Emp. Sacar partido a cada m2.pdf - Isabelgonzalez

La co nquistaUna buena planificación permite reducir el tamaño deuna oficina el 20% y aumenta la productividad de sus ocupantes.Unas reglas básicas te ayudarán a conseguir que el entornode trabajo mejore y las cuentas de tu empresa también.Sala multiusos.Con mamparas hastael techo y cerca de laentrada para podercelebrar reunionescon personas ajenasa la empresa.Pautas para sacar el máximo rendimiento a cada metro cuadrado de ofI l u m i n a c i ó n .Halógenos en la salamultiusos y recepción,focos de bajoconsumo en laszonas de paso y fluorescentesen lasáreas de trabajo.A r m a r i o s .Además de proporcionarcapacidad dearchivo sirven comopanel de separaciónde departamentoso zonas.i c inadel espacioFalso techo p a r ainstalar la iluminacióny climatización(aire acondicionado ycalefacción) y f a l s os u e l o para lasredes de voz y datos.O f i m á t i c a . F o t o-copiadora e impresorasaccesibles peroapartadas de la zonade trabajo para queno moleste el ruido yel movimiento degente que las usa.M o b i l i a r i oe l e c t r i f i c a b l e .Ayuda a distribuir lasredes de voz y datossin que los cables sevean y molesten.S i l l a s . Las depuesto de trabajohan de ser ergonómicasy en un color vivoque destaque con elcolorido suave general.Los confidentes(no son de puesto detrabajo) no tienenque ser regulables.D e s p a c h o sa b i e r t o s .Con paneles de 1,60metros, que aíslenpero que no lleguenhasta el techo para darsensación de amplitud.Si nos atenemos a las estadísticas,pasamos el 21% de nuestrotiempo, contando noches,fines de semana y fiestas, ennuestro espacio de trabajo. Con estedato en la mano, resulta sorprendenteque el esmero con que se planifica laorganización y decoración de la casano se traslade a las oficinas, el lugar detrabajo para 4,8 millones de españoles.Pero esto está cambiando. En losúltimos años, la planificación del espaciode trabajo ha cobrado auge. No setrata de una repentina pasión de lasempresas por la decoración, sino queresponde a razones muy calculadas decarácter económico.C o s t e s . Si se analiza el coste de unpuesto de trabajo, el 80% correspondeal coste del empleado, el 19% a los gastosinmobiliarios y el 1% al mobiliario.Con las plantillas ya muy ajustadas,reducir el gasto de alquiler o adquisicióndel local y de mantenimiento esun arma de recorte de gastos. Y unabuena planificación reduce hasta enun 20% el espacio necesario paraalbergar a igual número de personas,sin perder un ápice de comodidad.I m a g e n . Si la imagen de una personaestá condicionada por su aspectofísico, lo mismo se puede decir de lasempresas. La imagen corporativa se ➤R e c e p c i ó n .Un mostrador quesea el punto de referenciaa primera vistay una zona de espera.Un logotipo visibley mobiliario y decoracióncuidada paraque la primera impresiónsea buena.Pantallas dep u e s t o .Dan independenciasin entorpecerla comunicación.Con altura de 1,10metros se ve por encimasin necesidad delevantarse y con 1,30metros, sólo se ve porencima de pie.Puesto det r a b a j o . C o nmedidas mínimas de1,60x1,60 metros, 800lux de iluminación yuna distancia a la pantallade ordenador de71 centímetros.Una inversión que salta a la vistaEl presupuesto para este proyecto de oficina de 230 metros cuadrados, partiendo de un local sinninguna habilitación previa y con calidades medias de material y mobiliario, sería el siguiente.Falso sueloFalso techoI l u m i n a c i ó nV o z / d a t o s / e l e c t r i c i d a dC l i m a t i z a c i ó nTabiques modularesP i n t u r aM o q u e t a1 . 3 7 5 . 0 0 03 5 0 . 0 0 08 0 0 . 0 0 05 0 0 . 0 0 01 . 5 0 0 . 0 0 07 5 0 . 0 0 01 8 0 . 0 0 07 3 0 . 0 0 0T O TAL: 9.740.000Mobiliario:•14 puestos de trabajo (mesa+cajonera+silla+pantalla de privatización)•Mesa redonda+4 confidentes•Despacho independiente (mesa+cajonera+silla+mesa redonda+6 confidentes)•Despacho abierto (mesa+cajonera+silla+2 confidentes)•Sala multiusos (6 mesas+10 confidentes)•Recepción ( m o s t r a d o r + s i l l a )•Armarios generales3 . 4 7 5 . 0 0 01 . 6 1 0 . 0 0 09 0 . 0 0 03 1 5 . 0 0 01 6 5 . 0 0 04 0 0 . 0 0 01 7 5 . 0 0 08 0 0 . 0 0 0Proyecto y presupuesto elaborado por Cador.E m p r e n d e d o r e sE m p r e n d e d o r e s

Cuatro puestos que se ajustan a la funciónFrente al empeño de “todos somos iguales”, en laorganización de una oficina debe prevalecer elprincipio de “el espacio, para quien lo necesita”;y, dentro de eso, organizarlo para sacarle el mayorpartido posible, en comodidad y funcionalidad.El diseño de cada puesto de trabajo debe adecuarseC o n c e n t rado estoyEl diseño de este modelo resulta adecuado parapuestos de atención al cliente.Esta superficie de trabajoestá especialmentediseñada parapersonas que desarrollanun trabajo individual yque hacen un uso intensivode la informática. Esun puesto para personalno directivo y que norecibe visitas.Su principal característicaes que proporcionauna amplia superficie detrabajo en la que el ocupantetiene todo al alcancede la mano y puedeacceder a ello sin necesidadde desplazarse. Esole permite trabajar cómodamentecon la documentaciónen soportepapel que necesite.➤ ha convertido en un activo más dela compañía en el que se incluye susede. “A veces se invierte mucho dineroen diseñar el logotipo o en la papeleríay se deja de lado la decoración delos locales, que es lo que el cliente realmenteve cuando acude a la empresa”,señalan Carlos Siles y Susana Broguera s, socios y directores del estudio deinteriorismo Grupo 10.P r o d u c t i v i d a d .Un entorno de trabajobien diseñado reduce las molestiasfísicas y psicológicas de los trabajadores(cuando no las bajas por enfermedad)y les permite desarrollar sus tareascon mayor rapidez y eficacia.a las tareas que desarrolla la persona que lo vaya aocupar. Es lo que se llama ajustar la superficie de trabajoa las funciones. Las necesidades de aislamiento ode trabajo en equipo, el uso más o menos intensivo deordenador y la recepción o no de visitas externas sonlos principales elementos que definen los distintosPresta atenciónLa necesidad de recibirvisitas es lo quemanda en este puesto detrabajo. Quien lo ocuparecibe constantemente agente que no son compañeros,sino clientes op r o v e e d o r e s .Está pensado para trabajadoresque no necesitenuna utilización intensivadel ordenador, peroque tienen en él unaherramienta de trabajo oconsulta imprescindible.Este puesto de trabajo es idóneopara diseñadores gráficos.La combinación deestas dos características(flujo de visitas y prestacionesinformáticasmedias) hace que seatambién un puesto detrabajo adecuado parapuestos de dirección omedia dirección.En principio, se trata depuestos de trabajo individuales,que no necesitanuna comunicación intensivacon los compañerosde alrededor.Fuente: Departamento de Proyectos de Ofita.El concepto de moda en la gestión delos espacios de trabajo es la “oficinaabierta”, un término que resume unafilosofía: cuanto menos se compartimenteuna oficina, mejor.La caída del muroLas oficinas abiertas son plantas diáfanas,sin tabiques, divididas por panelesde distintas alturas según la necesidadde aislamiento, pero que no lleganhasta el techo. Sólo algún despachoimprescindible y una sala multiusosquedan independientes.Es cierto que el cambio en la culturacorporativa ha contribuido a derribarpuestos de trabajo y, con ello, las características decada espacio individual. A la evaluación de la superficiede trabajo hay que añadir la capacidad de archivoque se necesita. Con estos datos, se elige el mobiliario“que es como un mecano cuyas piezas puedes combinar”,recalca Fernando Iglesias, de la empresa Ofita.Con todo el equipoSe combina en estepuesto la necesidadde una utilización intensivadel ordenador con eltrabajo en equipo.Es adecuado para puestosoperativos que noreciben visitas, y no procedeen puestos dedirección o media dirección,ya que en éstos elel uso del ordenador noes intensivo y suelenrecibir gente.Favorece la comunicaciónentre las personasubicadas en el mismobloque y dispone de unasuperficie compartida detrabajo en equipo cuandose concatena.Por su diseño, admite laampliación de la zona detrabajo en común conmesas nómadas. Estasmesas se acoplan a la detrabajo y están dotadasde ruedas para trasladarlascon facilidad al lugardonde hagan falta parauna reunión de hastacuatro personas.La facilidad para trabajar en equipo es necesaria,por ejemplo, para el área de proyectos.los tabiques en favor de una estructuraque facilite la comunicación y unasrelaciones menos jerarquizadas .Pero no hay que desdeñar los motivospuramente prácticos. “La desapariciónde los tabiques permite ahorrarespacios en pasillos y zonas de paso,da mucha más flexibilidad para reconfigurarla oficina según las necesidadessin tener que hacer obra y permite gestionarde forma unificada la iluminacióny la climatización”, señala F e r-nando Iglesias, director de marketingde la empresa fabricante de mobiliariode oficinas y planificación Ofita.El peso de los factores económicosLos jefes intermedios usan el ordenador, necesitanzona de reunión y, además, reciben visitas.▲Mando en plazaPor la combinación delas distintas funcionalidades,este diseño esapropiado para puestosde media dirección.Ofrece prestacionesi n f o r m á t i c a smedias–altas y permitetrabajar con comodidaden el ordenador, aunqueno está pensada para unuso intensivo.Es adecuado para recibirvisitas, ya que el ordenadorno se interpone enel frente.El puesto también estápreparado para acogerfrecuentes reuniones detrabajo, gracias a laforma redondeada delextremo, que da cabida acuatro personas.En caso de necesidad,esta zona de reunionesse puede ampliar conuna mesa nómada.Para conseguir unamayor superficie de trabajoy facilitar así el usode las funciones derecepción de visitas yreuniones de equipo sepuede añadir un ala auxiliarde mayor o menortamaño, como apareceen el dibujo.Todo ello hace que seaun modelo muy versátilen el que se puedendesarrollar tareas individualesy trabajo en equipocon comodidad, yatender a las visitas delexterior sin desplazarsedel puesto de trabajo.hace llegar a una conclusión: “A la preguntade cuáles son las últimas tendenciasen organización de oficinashay una sola respuesta: optimizar costes”,afirma Miguel Azcoitia, r e s p o n s a-ble de la zona centro de Cador, firmade planificación y gestión del espacio.La oficina perfectaUna planificación eficiente de un centrode trabajo requiere tener en cuentacinco aspectos básicos:1. Ergonomía. El mobiliario (especialmentelas sillas) ha de garantizarque las posturas de trabajo sean cómodasy saludables. Con ello se reduce ➤Qué buen color tienesLa utilización de loscolores en la decoraciónde oficinas estácondicionada por unfactor fundamental: lacantidad de tiempo quepasamos en ella.Eso hace que el equilibriocromático tengaque estar muy estudiadopara combinar energíay relajación, tranquilidady dinamismo.En principio, la decoraciónde la zona de trabajotiene que estarpresidida por coloressuaves y los tonos atrevidoshan de reservarsepara las zonas de pasoo reunión (donde no sepasa tanto tiempo) opara detalles del mobiliarioque den vida alc o n j u n t o .El rojo, por ejemplo,está asociado a la energía,pero también a lapasión y la agresividad.Nadie sensato pintaríalas paredes de una oficinade rojo...Salvo quepretenda llevar a laP a ra no perder los papelesAgunos visionarios hablande la oficina sin papelesgracias a las maravillas de lainformática. Pero, mientraseso llega, el grado de acumulaciónde documentosrequiere una buena planificaciónde la capacidad de archivopara guardarlos.locura a sus ocupantes.Sin embargo, es uncolor muy adecuadopara la sillas, ya querompe la monotonía yno queda a la vistamientras se trabaja, opara algún detalle delm o b i l i a r i o .No obstante, los colorespuros raras veces seemplean en la decoración.Normalmente sematizan mezclándoloscon otros colores, loque permite encontrartonos más equilibradosque se pueden utilizarsin estridencias.C o l o r / m a t e r i a lA la hora de planificar elespacio se debe calcular lacapacidad de archivo quehace falta en tres vertientes.ARCHIVO DE PUESTO. Para ladocumentación que tiene queestar al alcance de la manopor la frecuencia con la quese utiliza. Lo integran losAprovechar los paneles divisorios para colocar estanteríaspermite ampliar la capacidad de archivo del puesto.paredes:50-70%techo:al menos 75%suelo:20-25%muebles20-55%Juego de lucesLa capacidad de los colores para reflejarla luz condiciona su utilización paralograr el grado de iluminación adecuadoen una estancia de trabajo. Así, eluso de los colores en la decoracióndepende de su factor de reflexión.Factor de reflexiónB l a n c o 100 %Papel blanco 80 - 85 %Marfil, amarillo limón 70 - 75 %Amarillo vivo, ocre claro, azul pastel, rosa pálido, crema 60 - 65 %Verde limón, gris pálido, rosa, naranja, azul gris 50 - 55 %Madera clara, azul cielo 40 - 45 %Roble, cemento seco 30 - 35 %Rojo profundo, verde hoja, verde oliva, verde pradera 20 - 25 %Azul oscuro, púrpura, gris pizarra 10 - 15 %N e g r o 0 %archivos de acceso directo ycontinuo, integrados en elpuesto de trabajo y queevitan que el trabajador tengaque moverse de la silla.ARCHIVO DEPARTAMENTAL.Contiene documentación a laque debe tener acceso fáciluna o varias personas de unárea. Requiere una buenacompartimentación parafacilitar el orden.Para aprovechar mejor elespacio,estos armarios hande situarse en disposiciónpetrimetral (alrededor laestancia) o utilizarse comotabiques de separación.ARCHIVO CORPORATIVO.Es el almacén de documentosque no se utilizan en el día adía de la empresa pero que sedeben guardar comoreferencia. En su diseño yorganización prima elaprovechamiento del espaciosobre la facilidad de acceso.E m p r e n d e d o r e sE m p r e n d e d o r e s

Una sala, muchos usosEn una época en laque la oficinaabierta ha echadoabajo los tabiques, almenos un sala seescapa de la quemay mantiene su independencia.Eso sí,gracias a biomboshasta el techo fácilmentedesmontablesque sustituyen a losmuros de obra.El máximo aprovechamientodel espaciohace agudizar elingenio para conseguiruna mayor flexibilidadde uso de lasinstalaciones y unasala bien habilitadapuede bastar paraUna gran mesa formada por bloquespermite reconvertir en pocos minutosuna sala de reuniones en un aula.➤ el cansancio y se evitan lesionesmusculares y de espalda.2. Cromoterapia. Es la ciencia queestudia los efectos de los colores sobrelos estados de ánimo. Su aplicación,junto con un buen estudio de la iluminación,ayuda a crear ambientes agradablesde trabajo.3. Gestión del espacio. Todo lo quecontribuya a reducir metros cuadradosde oficina y a optimizar su uso suponeun ahorro de costes.4. Flexibilidad. Utilizar mobiliario yestructuras que permitan una fácilreconfiguración de la oficina hará quese pueda adaptar mejor el espacio físicoa los cambios en la empresa.5. Funcionalidad. El mobiliario ydistribución del espacio deben estarsiempre subordinados a la comodidadde sus ocupantes para realizar las tareasde su puesto de trabajo. Eso incluyeque la zonificación sitúe cerca a laspersonas y departamentos que trabajanmás estrechamente.Este último principio es el más difícilcubrir todas lasn e c e s i d a d e s .Las imponentesmesas de reunionesde una sola piezahan dejado paso abloques, que puedencambiar de disposiciónfácilmente paratransformar una salade juntas en una salade formación, deconferencias o depresentaciones enunos pocos minutos.de aplicar en la práctica. Y es que, enen la cultura empresarial española seasocia todavía el estatus de una personaal espacio que ocupa: a más categoría,más espacio.A esto se suma que se liga cargo condespacho. “Aunque haya cinco directores,puede que no todos necesitendespacho por las funciones que realizan”,comenta Mig uel A zc oitia.“Hemos llegado a desmontar toda unacompartimentación porque un directordescubrió que su despacho tenía 15centímetros menos que los del resto”.El baile de las sillasPero, además deluso institucional y delas reuniones internas,también puedeutilizarse la estanciapara recibir visitase x t e r n a s .En ese caso, loideal es situar la salacerca de la entrada,para que los visitantespuedan accedera ella sin necesidadde pasearles portoda la oficina.Fuente: Departamento de Proyectos de Ofita.Los días en que uno llegabaa trabajar a “su” sitiose han terminado y la propiedadde los puestos detrabajo ha desaparecido.Un consultor o un comercialtienen que estar porprincipio, en la calle, no enla oficina. ¿Para qué tenermesas vacías? Basta un bloquede puestos mínimo quepuedan usar indistintamentecuando vayan a la sedede la empresa.Igual sucede con los trabajospor turnos, como elde atención telefónica.Cada teleoperador tiene uncajón con su llave e inclusoel asiento de las sillas seEl estatus tiende a reflejarse tambiénen el mobiliario: mesas más grandes ysillas más altas y de mejores calidades.“Conseguir un proyecto de oficinaajustado a las necesidades de sus ocupantes,incluidas las que tienen quever con su ego y sus relaciones, eshablar mucho con todos”, indicanCarlos Siles y Susana Brogueras.Se da el caso, por ejemplo, de que elpresidente y el vicepresidente de unagran empresa, que teóricamente tienenque estar cerca, quieren estar lejosporque están enfrentados.Con la zonificación ya decidida, llegael momento de hacer números. “Unagran ventaja es que un mismo diseñoestá disponible en materiales distintos,lo que permite ajustar el presupuestode un proyecto a todos los bolsillos”,explica Fernando Iglesias.“Una actuación completa en unespacio diáfano oscila, según las calidades,entre 20.000 y 60.000 pesetaspor metro cuadrado” apunta M i g u e lAzcoitia. Y habida cuenta del ahorroque supone, hay que planteárselocomo una inversión, no como ungasto. Esa mentalidad ayudará, además,a no despilfarrar en elementossuperfluos y ostentosos.Más a fondopuede desmontar para quecada uno tenga el suyo.Pero todos comparten elmismo puesto de trabajo.Luisa GómezEl color. Su naturaleza yaplicación en entornos de oficina.Ediciones Ofita.Manual de ergonomía.Fundación Mapfre.Cador. Tel. 91 433 30 63 (DelegaciónCentro)Grupo 10. Tel. 91 401 30 47Ofita. Tel. 91 766 02 00 (Deleg.Madrid. Tel 902 11 46 12 (Atenciónal cliente)sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diamnonummy nibh euismE m p r e n d e d o r e s