Mapa de riesgos - Gobernación del Quindío

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 1 de 25PROCESO: GERENCIAIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas delPlan deDesarrolloIncurrir encausales defaltasdisciplinarias oincumplimientodedisposicionesconstitucionalesy legalesTipo de riesgo(2)EstratégicoOperacionalCausas(3)- Disminuciónde recursopresupuestado- Factoresexternos:Política yeconomíanacional- Gestiónineficiente deundeterminadoproceso.- Mala gestiónde alguno delos procesos.Efectos –impacto(4)- Disminucióndel nivel desatisfacción dela comunidad.- Imageninstitucionaldesmejorada.Posiblesinvestigacionesy sanciones a laalta dirección(Gobernador –SecretarioPrivado)Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2Media.Impacto: 10ModeradoProbabilidad: 2Media.Impacto: 20Catastrófico.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Zona de RiesgoImportante = 40Actividades decontrol(7)- Formulación plande acción- Elaboración delPlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.- Revisión y firmade verificación porparte del líder decada procesoresponsable de losactosadministrativos ycontratación.- Actualizaciónjurídicapermanente porcada Secretaría deDespacho yDepartamentoAdministrativo.Descripción delos controlesExistentes(8)- Seguimiento ya los Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.- Firma derevisión deactosadministrativosy contratos porcada Secretariode Despacho oDirector deDepartamentoresponsable.- Manteneractualizadosjurídicamente alos funcionariosde cadaproceso.Valoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a1- Zona deRiesgo=Tolerable= 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a1. Zona deRiesgo=Moderado= 20Política deadministracióndel riesgo(10)Compartiry transferirCompartiry transferirActividadescontingentes(11)- Evaluación a losPlanes de acción.-Gestión deRecursosImplementaraccionescorrectivasnecesarias paradar cumplimiento alas disposicionesconstitucionales ylegales.Indicador(12)-% de Eficiencia-% de Eficacia% decumplimiento deacciones delplan demejoramientoinstitucionalResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Secretario Privado Anual AnualSecretario Privado Anual Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 2 de 25IdentificaciónDescripción(1)Desarrollo yrecepción deproductos y/oservicios sin lacalidad que losmismosameritanIncumplimientoen eventos ypublicacionesprogramadasTipo de riesgo(2)OperacionalOperacionalCausas(3)-No aplicarmanual deinterventoría-Favorecerintereses delcontratista- No contar conplanes decontingencia.- Cambios en laprogramaciónsin informar alos interesados.Efectos –impacto(4)Disminución enel porcentaje deeficiencia yeficacia- Imageninstitucionalafectada porincumplireventosprogramados.Calificacióndel riesgo(5)Evaluación delriesgo(6)Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado= 20Moderado.Probabilidad: 1BajaImpacto: 10ModeradoZona de RiesgoTolerable = 10Actividades decontrol(7)Aplicación de lasactividadesadministrativasfinancieras ytécnicas delmanual deinterventoría(manual decontratación)- Contar conplanes decontingencia.- Comunicar ainteresadoscambios deprogramaciónDescripción delos controlesExistentes(8)AplicaciónprocedimientoInterventoríaProgramar yhacerseguimiento a laejecución de loseventos ypublicaciones,comunicandooportunamentelos cambiosrealizadosValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye laprobabilidad a1 Baja– Zona deRiesgoTolerable =10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoAceptable = 5Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarAsumirActividadescontingentes(11)Verificar elcumplimiento acabalidad delobjeto contractualde forma previa ala liquidación finaldel contratoAplicar planes decontingencia eneventos ypublicaciones, ycomunicarcambios deprogramaciónIndicador(12)# de carpetasde interventoríaactualizadas / #de contratos enejecución% decumplimiento enla agenda delGobernadorResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Secretario Privado Semestral AnualSecretario Privado Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 3 de 25PROCESO: PLANEACIÓNIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas delPlan deDesarrolloToma dedecisionessobre datosinconsistentesTipo de riesgo(2)EstratégicoOperacionalCausas(3)Efectos –impacto(4)Disminución de Nivel derecurso satisfacción delpresupuestado cliente o usuarioInexactitud en lainformaciónrecibida de losmunicipios yprocesos delDepartamentoPococompromisopara diligenciarinformaciónveraz ysustentable porparte dealgunosmunicipiosAfectación en ladistribución delrecurso delSistemaGeneral deParticipacionesCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2Media.Impacto: 10ModeradoEvaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Probabilidad= 2Zona de riesgoMedia Impacto=Importante= 4020 CatastróficoActividades decontrol(7)- Formulación plande acción- Elaboración delPlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.-Capacitación-AsistenciaTécnicapersonalizada-Revisión y filtro dela informaciónDescripción delos controlesExistentes(8)- Elaboración yseguimiento y alos Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.-Operación delBPPID- Capacitación yAsistenciatécnica a losfuncionarios delos 12municipios.- Verificación dedatos antes desu envío al DNPValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a1- Zona deRiesgo=Tolerable= 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarentoncesCompartir o Transferirdisminuye laprobabilidad a1 Baja– Zona deRiesgoModerado =20Actividadescontingentes(11)Evaluación a losPlanes de acción.-Gestión deRecursosSensibilizar a losMunicipios de laimportancia y elcompromiso en elbuendiligenciamiento dela informaciónIndicador(12)% de Eficienciay % deEficacia# de municipiosevaluados/Total demunicipiosResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Director Anual AnualDirector Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 4 de 25IdentificaciónDescripción(1)Daños enhardware ysoftwareDivulgarinformación noverazNo implementarlos sistemas deControl Internoy de Gestión dela Calidad en laentidadTipo de riesgo(2)Operacional yTecnológicoOperacionalOperacionalCausas(3)- No efectuarcopias deseguridadperiódicamente- No asignarresponsabilidadsobre losdocumentosimpresosEmitirdocumentosconinformacióndesactualizadaNo validar lainformaciónsuministradapor la fuenteprimariaDesmotivaciónde servidorespúblicos a laimplantación denuevos modelosde desarrolloorganizacionalResistencia alcambioEfectos –impacto(4)Pérdida de lamemoriaInstitucional- Se dificulta elseguimiento.-Sobrecostos.- DesgasteadministrativoPerdida decredibilidad ydeterioro de laimageninstitucionalIneficacia en losprocesosCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 1BajaImpacto: 20CatastróficoProbabilidad= 3AltaImpacto= 10ModeradoEvaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Zona de RiesgoImportante = 30Probabilidad = 3Alta Zona de RiesgoImpacto = 10 Importante = 30Moderado.Actividades decontrol(7)Copias deseguridadperiódicas.Determinarresponsabilidadsobre losdocumentos yregistros en cadaprocedimientoValidar lainformación con lafuente primariaSensibilización yconcientización delo importante deimplementar ymantener procesosde desarrolloorganizacionalDescripción delos controlesExistentes(8)Cada servidorpublico esresponsable dehacer copia deseguridad ygarantizar lapreservación deladocumentacióna su cargoVerificación detodos los datosrecibidos yvalidación alencontrarinconsistenciasReuniones desensibilización ycapacitaciónValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 10– Zona deRiesgoTolerable = 10Los controlesestándocumentadosse aplican yson efectivos,disminuyendola probabilidada 1 y la Zonade RiesgoTolerable= 10Los controlesestándocumentadosse aplican yson efectivos,disminuyendola probabilidada 2 Zona deRiesgoModerado= 20Política deadministracióndel riesgo(10)ReducirActividadescontingentes(11)Recuperación dela información conla última copia deseguridaddisponible, o lafuente primaria deldocumentoCorregir lainformación erradaCompartir o Transferiry comunicar a laspartes interesadasReducirManteneractividades desensibilización ycapacitaciónIndicador(12)Copias deseguridadrealizadas /copias deseguridadprogramadas# dedocumentosvalidados/# dedocumentosrecibidos(# deActividades desensibilización ysocializaciónrealizadas/ # deactividadesprogramadas)*100ResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Director Semestral AnualDirector Semestral AnualDirector Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 5 de 25IdentificaciónDescripción(1)Elaboraciónde proyectossin elcumplimientode losrequisitoslegales ymetodologíasvigentes.Tipo de riesgo(2)OperacionalCausas(3)Aplicación demetodologíasdiferentes a laMGA.Deficienteelaboración deproyectosEfectos –impacto(4)Incumplimientode requisitos deleyRetraso en laviabilización delos proyectosCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad:1 BajaImpacto = 20CatastróficoEvaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Actividades decontrol(7)Capacitación yasesoría aresponsables deelaboración deproyectosDescripción delos controlesExistentes(8)Valoración delriesgo(9)Los controlesestánCapacitación endocumentados,Marco Lógico yse aplican y sonen laefectivos,MetodologíaentoncesGeneraldisminuye elAjustada.impacto a 10Asesoría– Zona depermanenteRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)ReducirActividadescontingentes(11)No emisión delconcepto deviabilidad hastaverificar elcumplimiento totalde los requisitoslegales ymetodológicosIndicador(12)# de proyectosviabilizados/ #de proyectosregistrados enel POAIResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Director Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 6 de 25PROCESO: DESARROLLO SOCIAL Y SEGURIDADIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas delPlan deDesarrolloEscasaparticipacióncomunitaria enprogramas yproyectos delGobierno.Tipo de riesgo(2)EstratégicoEstratégicoCausas(3)No teneridentificada lapoblación aatenderFalta depriorización denecesidad aatender.No se satisfacelas expectativasdel individuo.Efectos –impacto(4)- Se dificulta elcumplimiento demetas.- Se reducen losindicadores deeficacia.- Se reduce elindicador dedesempeñopara laevaluación dedesempeño delos servidoresde carrera.- Reducción delos indicadorespactados en losacuerdos degestión del nivelgerencialPocaefectividad eimpacto en lainversión derecursos.Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2Media.Impacto: 10ModeradoEvaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado = 20Moderado.Actividades decontrol(7)- Existencia dePlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.- Plan de acciónSensibilización ysocialización deprogramas yproyectos.Descripción delos controlesExistentes(8)Valoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonAplicación efectivos,procedimientos entoncesde Autocontrol. disminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Ampliaconvocatoria aorganismoscomunalesLos controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)CompartirReducirActividadescontingentes(11)- Realizarcronograma deactividades paraanalizar en equipode trabajo elcumplimiento demetas.- Adelantar con losfuncionarios deplaneaciónactividades deevaluación yseguimiento alcumplimiento demetas de plan dedesarrollo.Mantenimientobases de datosactualizados depoblación objetivoIndicador(12)% Eficiencia.% Eficacia.Poblaciónconvocada /poblaciónasistenteResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho – DirectorTécnicoSecretario deDespacho – DirectorTécnicoCronograma(14)AnualSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 7 de 25IdentificaciónDescripción(1)No atenciónoportuna dedesastresnaturalesNo cumplir conactividades ycompromisoslaboralesIncurrir el faltasdisciplinariaspor respuestainoportuna delos derechos depetición.Tipo de riesgo(2)EstratégicoTecnológicoCumplimientoCausas(3)Falta devinculación depersonal a losorganismos desocorro.Sobrecargalaboral.Ambiente detrabajoinadecuado.- La noaplicación delosprocedimientosde ley.- Ruta interna.Efectos –impacto(4)Inadecuadaprevención yatención dedesastresnaturales- Pérdida deinformación.- Demora en lagestión de losprocedimientos.SanciónCalificacióndel riesgo(5)Evaluación delriesgo(6)Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 20 Importante = 40Catastrófico.Probabilidad: 2MediaImpacto: 10ModeradoProbabilidad: 2MediaImpacto: 20Catastrófico.Zona de RiesgoModerado = 20Zona de RiesgoImportante = 40Actividades decontrol(7)Priorización denecesidades.Existencia deProcedimientos yPlan informático deSistemasExistencia deprocedimientos.Descripción delos controlesExistentes(8)Priorización denecesidadesque permitaatendersituaciones decalamidadAplicarprocedimientos,plan informáticode sistemas.Aplicar losprocedimientos.Valoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)ReducirCompartirCompartir y TransferirActividadescontingentes(11)Mantenimientobases de datosactualizados depoblación objetivoRealizar reunionescon el personal dela Secretaría paraestablecer elestado de losequipos decómputo.- Involucra AsuntosAdministrativos.- Realizar accionesde seguimientocon el personal dela Secretaríaencargado de darrespuestas.- Involucrarpersonal quetransfiereinformaciónIndicador(12)Coberturaemergencias ydesastres.Equiposobsoletos/totalde equipos.Respuestasoportunas /numero desolicitudesResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho – DirectorTécnicoSecretario deDespacho – DirectorTécnicoSecretario deDespacho – DirectorTécnicoCronograma(14)SemestralSemestralSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 8 de 25IdentificaciónDescripción(1)Daños o hurtosen documentoso equipos decomputo.Tipo de riesgo(2)Cumplimiento.Causas(3)Afectación deSofwar porvirus.Falta de controlpor el préstamode documentos.Efectos –impacto(4)- Se dificulta elseguimiento.- Sobrecostos.- Desgasteadministrativo.- Pérdida de lamemoriainstitucional.Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2MediaImpacto: 10Moderado.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Actividades decontrol(7)Existencia deprocedimiento LeyGeneral deArchivos ynormatividadexistente.Descripción delos controlesExistentes(8)Aplicaciónprocedimientodel proceso deadministraciónde documentos.Valoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)ReducirActividadescontingentes(11)- Realizarcronograma deactividades parasocializar conAdministración deDocumentos elmanejo y custodiade archivos.Indicador(12)# de carpetasactualizadas/InventariodocumentalResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho – DirectorTécnicoCronograma(14)SemestralPeríodo demedición yanálisis(15)Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 9 de 25PROCESO: DESARROLLO ECONÓMICO, RURAL Y AMBIENTALIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas delPlan deDesarrolloRecursosasignadosutilizados endestinacióndiferente.Compra depredios deinterés que nocumplen con losrequerimientoslegalesTipo de riesgo(2)EstratégicoOperacionalOperacionalCausas(3)RecursosinsuficientesEfectos –impacto(4)Disminución de Nivel derecursos satisfacción delpresupuestados cliente o usuarioDeficiencias enla planeaciónCambios enprogramas.ReducciónpresupuestalNo priorizar elinterés generalsobre elparticular.DeficientevaloracióntécnicaDisminución enlos niveles deproducción yproductividadDetrimentopatrimonialCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 3Alta.Impacto: 20CatastróficoEvaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoInaceptable =60Probabilidad = 2Media Zona de RiesgoImpacto = 20 Importante = 40Catastrófico.Probabilidad = 1Baja. Zona de RiesgoImpacto = 20 Moderado = 20Catastrófico.Actividades decontrol(7)- Gestión derecursos- Formulación plande acción- Elaboración delPlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.Sujeción al plan dedesarrollo, planindicativo, POAI,plan de acción ypresupuesto.Estudio yvaloración técnicapara optimizaradquisición depredios.Descripción delos controlesExistentes(8)- Gestión derecursos en losdiferentesniveles.- Seguimiento ya los Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.Seguimiento yevaluación aplanes deacción yacuerdos degestiónCumplimiento aestudios yvaloracióntécnica.Valoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a 2y el impacto a10. - Zona deRiesgoModerado = 20Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye laprobabilidad a 1y el impacto a10. – Zona deRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarReducirLos controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entonces Compartir o transferirdisminuye elimpacto a 10– Zona deRiesgoTolerable = 10Actividadescontingentes(11)Evaluación a losPlanes de acción.-Gestión deRecursosSujeción al plan dedesarrollo, planindicativo, POAI yplanes de acciónSeguimiento yevidenciascumplimiento aestudios técnicosIndicador(12)% de Eficiencia% de Eficacia# de proyectosen ejecución /# de proyectospresentados yviabilizados.# deViabilidades envaloracionestécnicas / #PrediosadquiridosResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho - DirectorTécnicoSecretario deDespacho – DirectorTécnicoSecretario deDespacho – DirectorTécnicoCronograma(14)AnualSemestralSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 10 de 25IDENTIFICACIÓNDESCRIPCIÓN(1)No logro demetasplanificadasDesgasteadministrativo enel trámite de losdocumentos decontratación ensu recorrido porlas diferentesdependenciasTIPO DERIESGO(2)EstratégicoOperacionalCAUSAS(3)Deficiente planeaciónestratégica; incertidumbre en laasignación de los recursos;factores exógenos de caráctersocial y culturalFalta de claridad en el recorrido,diligenciamiento yresponsabilidad de la custodiade los documentos que seutilizan en el proceso.Falta de estandarización de losprocedimientos.- Insuficiente capacitación alpersonal involucrado en esteproceso.EFECTOS – IMPACTO(4)Metas sin cumplir ocumplidasparcialmente;Reducción en elalcance deindicadores; afectaciónen el porcentaje degestión y controlInterno en el procesode evaluación dedesempeño; Reducciónde indicadorespactados en losacuerdos de gestióndel nivel gerencial.-Desgasteadministrativo.- Sobrecostos porineficiencia en elmanejo del proceso.CALIF DELRIESGO(5)Probabilidad:2 Media.Impacto: 10ModeradoProbabilidad:2: media.Impacto: 10:Moderado.EVALUACDELRIESGO(6)Zona deriesgoModerado:20Zona deRiesgoModerado:20PROCESO: EDUCACIONACTIVIDADES DECONTROL(7)Seguimiento yevaluación a losPlanes de Acción yPlan Indicativo- POAISeguimiento y gestiónante el MEN respectode la asignación derecursos.Existencia deprocedimientos ydirectrices.DESCRIPCIÓN DELOS CONTROLESEXISTENTES(8)Plan indicativoEducativo; Planes deAcción, POAI(Ejecuciones deGastos), DocumentosCONPES. Acuerdosde Gestión yCompromisoslaboralesAplicación delprocedimiento delproceso decontratación.VALORACIÓN DELRIESGO(9)Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5– Zonade Riesgo Tolerable10POLÍTICADEADMONDELRIESGO(10)CompartirLos controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesCompartirdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10ACTIVIDADESCONTINGENTES(11)Suscripción, ejecución yseguimiento a los planes demejoramiento por proceso eindividuales; ajuste a lasmetas del Plan de Desarrolloy plan de acción.- Diligenciamiento de lahistoria del contrato quepermita establecer lostiempos de duración de cadaetapa y actividad.INDICADOR(12)Evaluación delDesempeño.Eficiencia yEficacia.(EvaluaciónControl Interno)Tiempo medio delegalización decontratosΣ Tiemposlegalizacióncontratos / # Totalde contratosRESPONSABLEIMPLEMENTACIÓNY MEDICIÒN(13)Secretario deEducación- Secretario deDespachoCRONOGRAMA(14)AnualSemestralPERÍODODEMEDICIÓNY ANÁLISIS(15)AnualAnualPérdida parcial ototal de losdocumentos quehacen parte delas propuestas delos oferentes y delas carpetas delos contratos.Operacional- Los elementos del archivofísico del proceso no ofrecensuficiente seguridad.- Manejo del archivo a cargo depersonal no idóneo.- Desgasteadministrativo- sobrecostos- SancionesProbabilidad:1: Baja.Impacto: 10:Moderado.Zona deriesgoTolerable 10Existenciaprocedimientos ydirectrices de custodiay administración dedocumentos.Aplicación delprocedimiento deAdministración dedocumentos.Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade RiesgoAceptable: 5Asumir- Lista de verificación decarpetas de contratos quegaranticen que el contrato ysus anexos se diligencian deforma oportuna y completa.# carpetas decontrato consoportes completos/ # contratoslegalizados- Secretario deDespachoSemestralAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 11 de 25IDENTIFICACIÓNDESCRIPCIÓN(1)Pérdida de lamemoriainstitucional.TIPO DERIESGO(2)OperacionalTecnológicoCAUSAS(3)Desconocimiento de lanormatividad aplicable.Equipos obsoletos (hardware ysoftware) y recursostecnológicos.Deficiencia de mantenimientos.EFECTOS – IMPACTO(4)- Pérdida deinformación.- Demora en la gestiónde los procedi-mientos- Se dificulta elseguimiento.-Sobré costos.- Desgasteadministrativo.CALIF DELRIESGO(5)Probabilidad:1 bajaImpacto: 20Catastrófica.EVALUACDELRIESGO(6)Zona deriesgoModerado:20ACTIVIDADES DECONTROL(7)Existencia deprocedimiento leyGeneral de Archivos ynormatividad existente.DESCRIPCIÓN DELOS CONTROLESEXISTENTES(8)Aplicaciónprocedimiento delproceso deadministración dedocumentos.VALORACIÓN DELRIESGO(9)Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 10– Zonade Riesgo TolerablePOLÍTICADEADMONDELRIESGO(10)ReducirACTIVIDADESCONTINGENTES(11)Realizar cronograma deactividades para socializarcon Administración deDocumentos el manejo ycustodia de archivos.INDICADOR(12)# Copias deseguridadrealizadas /# copiasprogramadasRESPONSABLEIMPLEMENTACIÓNY MEDICIÒN(13)- Secretario deDespachoCRONOGRAMA(14)SemestralPERÍODODEMEDICIÓNY ANÁLISIS(15)AnualIncremento de lasaccionesjudiciales en Cumplimientocontra delDepartamentos.Deficiencia en lascomunicaciones internas;desconocimiento, inadecuadaaplicación de la normatividadvigente; toma de decisioneserradas; carencia deherramientas jurídicas quepermitan actualización yconsulta permanente.Desgaste del equipo detrabajo en respuestas atrámites judiciales;Detrimento patrimonial;investiga-ciones ysanciones.Probabilidad:1 BajaImpacto:20Catastrófica.Zona deriesgoModerado:20Existencia deprocedimientos.Aplicar losprocedimientos.Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 10 – Zonade Riesgo Tolerable10Evitar# de respuestasRealizar acciones dedentro de términosseguimiento con el personallegales/ # dede la secretaría encargadoderechos dede dar respuestas.petición recibidos- Secretario deDespachoSemestralAnualCertificación ycomunicación dela informacióninoportuna einexactaOperacionalSistema de informaciónGestione obsoletoActos administrativosincompletos y erróneosReporte de novedadesinoportunosPerdidas de registros yde tiempo por nuevadigitación;Registro incorrecto deinformación; expediciónde nuevos actos;generación de erroresen la expedición deactos adtivos;- Demora en elsuministro de lainformación; accionesjudiciales; denuncias einvestiga-cionesProbabilidad:2 MediaImpacto:20Catastrófico.Zona deriesgoImportante:40Cruce de informaciónentre el expedientefísico con respecto alos registrosmagnéticosNóminas físicas ymagnéticas;GESTIONE;expediente físico hojade vida.Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10ReducirGestionar ante el MEN laampliación de la plataformadel Sistema de InformaciónHumano para generación decertificaciones de tiemposde servicios y salarios;Solicitar a la DirecciónAdministrativa la definiciónde un sistema de control yautocontrol en la expediciónde actos administrativos;Actosadministrativosexpedidos concontrol yautocontrol /Total actosadministrativosexpedidos- Secretario deDespachoAnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 12 de 25IDENTIFICACIÓNDESCRIPCIÓN(1)Inconsistenciasvalores denóminaTIPO DERIESGO(2)OperacionalCAUSAS(3)Reporte inoportuno denovedades de retiro deadministrativos o docentes;error en la digitación de losdatos y revisión de la nómina;la ubicación física de la oficinade nóminaEFECTOS – IMPACTO(4)Detrimento patrimonial;investiga-cionesdisciplinarias,demandas judiciales;acceso directo delpúblico a la oficina.CALIF DELRIESGO(5)Probabilidad:2 MediaImpacto:20Catastrófico.EVALUACDELRIESGO(6)Zona deriesgoImportante:40ACTIVIDADES DECONTROL(7)Comparación con filtrosde verificación de losdatos digitados conrespecto a lasnovedades reportadas;aplicación del usuarioadministrador base dedatos y usuarioadministrador de lanómina.DESCRIPCIÓN DELOS CONTROLESEXISTENTES(8)Revisión de todas lasnóminas generadas;un usuarioadministrador basede datos y dosusuariosadministradores de lanóminaVALORACIÓN DELRIESGO(9)Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10POLÍTICADEADMONDELRIESGO(10)ReducirACTIVIDADESCONTINGENTES(11)Dar cumplimiento a lasfechas de cortes parareportes de novedadesestablecidos con laDirección Administrativa,Talento Humano, eInstituciones Educativas;ajustar las novedades en elperiodo siguiente; revisiónde la ubicación física de laoficina de nóminasINDICADOR(12)# Novedadesregistradasoportunamente anóminas/# novedadesreportadas;# Registro inexactode novedades/# total denovedadesRESPONSABLEIMPLEMENTACIÓNY MEDICIÒN(13)- Secretario deDespachoCRONOGRAMA(14)SemestralPERÍODODEMEDICIÓNY ANÁLISIS(15)AnualInconsistenciasen estadísticaseducativasEstratégicoRegistro inexacto e inoportunode los datos de matrícula,planta y datos estadísticogenerados por las InstitucionesEducativas; desconocimiento dela normatividad, directrices yparámetros vigentes; softwareobsoleto y sin soporte técnicopara la Administración de Hojasde vida; falta de continuidad enel personal competente para elmanejo de las bases de datosde los diferentes procedimientosDiagnósticos noajustados a la realidad-Toma de decisioneserróneas e inoportunas- Desgasteadministrativo.Deficienteadministración de losrecursosProbabilidad:2 MediaImpacto:20Catastrófico.Zona deriesgoImportante:40Validación de lainformación dematrícula;Aplicar las normas yprocedimientos.Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10ReducirNotificar a las InstitucionesEducativas por escrito lasinconsistencia presentadasen el reporte de lainformación; de clase;Gestionar y requerir alMinisterio de Educaciónpara la actualización delsoftware de Gestione; darcontinuidad al personal deplanta en losprocedimientos.# Notificaciones dedatosinconsistentes enmatrícula/ # datosinconsistentes dematrículaencontrados;# bases de datosaplicadascorrectamente/ #bases de datosimplementadas# Personascapacitadasresponsables deltema de lacapacitación/ #Capacitacionesprogramadas;- Secretario deDespachoSemestralAnual# Repotesgenerados/# de Reportessolicitados

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 13 de 25IDENTIFICACIÓNDESCRIPCIÓN(1)TIPO DERIESGO(2)CAUSAS(3)EFECTOS – IMPACTO(4)CALIF DELRIESGO(5)EVALUACDELRIESGO(6)ACTIVIDADES DECONTROL(7)DESCRIPCIÓN DELOS CONTROLESEXISTENTES(8)VALORACIÓN DELRIESGO(9)POLÍTICADEADMONDELRIESGO(10)ACTIVIDADESCONTINGENTES(11)INDICADOR(12)RESPONSABLEIMPLEMENTACIÓNY MEDICIÒN(13)CRONOGRAMA(14)PERÍODODEMEDICIÓNY ANÁLISIS(15)InformacióninconsistenteOperacionalTecnológicoRegistro del Simat reportadopor las Instituciones Educativascon inconsistencias.Diagnósticos noajustados a la realidad.Toma de decisioneserróneas.Probabilidad:2 MediaImpacto:20Catastrófico.Zona deriesgoImportante:40Verificación reportesdel SIMAT.Caracterización de lapoblación conNecesidadesEducativas EspecialesSIMAT, informacióndel MENLos controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10ReducirReportar a las Institucioneseducativas lasinconsistencias. Paraposterior ajustes .Datosinconsistentes enel Simat / totaldatos reportadosen el Simat- Secretario deDespachoSemestralAnualConvocatorias yrequerimientosextemporáneossin retornooportuno y exactode la informaciónOperacionalMetas ycompromisos sincumplir o retrasosOperacionalen lapresentación deinformesDeficientes canales decomunicación. Escasez y/olimitación del uso de los mediosde comunicación (Teléfono).Multiplicidad de nuevasfunciones. Asistencia areuniones imprevistas.Dificultades logísticas,transporte.Envío y recepción deinformaciónextemporánea.Falta de continuidad enlos procesosProbabilidad:2: media.Impacto: 10:Moderado.Probabilidad:2: media.Impacto: 10:Moderado.Zona deRiesgoModerado:20Zona deRiesgoModerado:20Envío de comunicaciónpor correo electrónico.Llamadas telefónicas.Remisión decomunicaciones por víafax.Realización deactividadesprogramadasReportes fax.Reportes correoselectrónicos.Reportes llamadas.Cronograma. Controlde visitas aInstitucionesEducativas. Controlde asistenciacapacitación.Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuyen elimpacto a 5 – Zonade Riesgo Tolerable10EvitarEvitarRealizar acciones de # de circularesseguimiento con el personal socializadas /de la Secretaría encargado # de convocatoriasde adelantar convocatorias. programasSeguimiento a cumplimientode cronogramas# informespresentadosoportunamente /# informes apresentar- Secretario deDespacho- Secretario deDespachoSemestralSemestralAnualsemestral

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 14 de 25PROCESO: INFRAESTRUCTURAIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas.Tipo de riesgo(2)EstratégicoCausas(3)No lograr elcumplimiento delas metas delplan dedesarrollo porproyectos nopriorizados,metassobredimensionadas,ineficienciaadministrativa,obsolescenciade equipos,voluntadpolítica,insuficientesrecursos,recortespresupuestalespor recesión,emergencias odesastresnaturales.Efectos –impacto(4)Nivel desatisfacción delcliente o usuarioCalificacióndel riesgo(5)Evaluación delriesgo(6)Probabilidad = 1Baja. Zona de RiesgoImpacto = 20 Moderado = 20Catastrófica.Actividades decontrol(7)Financiero a laejecución delpresupuesto(CDP, RP, PAC,BPPID).- Administrativos:Planeación, Plande Desarrollo,Formulación,Seguimiento planindicativo y plan deacción. control ysupervisiónDescripción delos controlesExistentes(8)- Seguimiento ya los Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.Valoración delriesgo(9)Política deadministracióndel riesgo(10)Los controlesexisten, seaplican y sonefectivos.Disminuye el Compartir o transferirimpacto 10 =moderado.Zona de RiesgoTolerable 10Actividadescontingentes(11)- Evaluación a losPlanes de acción.-Gestión deRecursosIndicador(12)% de EficienciaY% de EficaciaResponsableImplementación ymedición(13)Secretario DeDespacho - DirectorTécnicoCronograma(14)AnaulPeríodo demedición yanálisis(15)Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 15 de 25IdentificaciónDescripción(1)Retrasos en laprogramaciónde la ejecucióny entrega deobrasBajo nivel desatisfacción delcliente o usuarioTipo de riesgo(2)OperacionalOperacionalCausas(3)Nocumplimiento deprogramaciónpor demoras yretrasos en lostrámites decontratación,desactualizaciónnormativa,obsolescenciade equipos,ineficienciaadministrativas,recortespresupuestalespor recesión,emergencias odesastresnaturales(fuerza mayor ocaso fortuito).Medición delnivel desatisfacción delcliente o usuarioque recibeatención desolicitudes ybeneficiarios deobras.Efectos –impacto(4)Disminución enel porcentaje deeficiencia yeficaciaDisminución delnivel desatisfacción delcliente o usuarioCalificacióndel riesgo(5)Evaluación delriesgo(6)Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado= 20Moderado.Probabilidad = 1Baja.Impacto = 10Moderado.Zona de riesgoTolerable = 10Actividades decontrol(7)- Supervisión ycontrol a contratos.Programación yejecución depagos y avance enla ejecución.- Administrativos:Planeación, Plande Desarrollo,Formulación,Seguimiento planindicativo y plan deacción.Administrativos:CumplimientoPacto por latransparencia.Control a laejecución deobras. Priorizaciónproyectos.Descripción delos controlesExistentes(8)- AplicaciónprocedimientoInterventoría.- Seguimiento yevaluación.- Aplicaciónpacto por latransparencia.Supervisión ycontrolejecucióncontratos yproyectos.Valoración delriesgo(9)Política deadministracióndel riesgo(10)Los controlesexisten, seaplican y sonefectivos.Disminuye la Compartir o transferirprobabilidad 1 =baja.Zona de RiesgoTolerable 10Los controlesexisten, seaplican y sonefectivos.Disminuye elimpacto 5 =leve.Zona de RiesgoAceptable 5AsumirActividadescontingentes(11)Verificar elcumplimiento acabalidad delobjeto contractualde forma previa ala liquidación finaldel contratoSeguimiento yEvaluaciónIndicador(12)(# de proyectosejecutadossegúncronograma/ #total deproyectosejecutados) *100# de municipiosevaluados/Total demunicipiosResponsableImplementación ymedición(13)Secretario DeDespacho - DirectorTécnicoCronograma(14)SemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualDirector Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 16 de 25PROCESO: TURISMO Y CULTURAIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas delPlan deDesarrolloDescenso deldepartamentocomo destinoturísticoDesarrollo yrecepción deproductos y/oservicios sin lacalidad que losmismosameritanTipo de riesgo(2)EstratégicoEstratégicoOperacionalCausas(3)Efectos –impacto(4)Disminución de Nivel derecurso satisfacción delpresupuestado cliente o usuario- Disminuciónde recursosfinancieros(Recesióneconómica).- Falta degestión derecursos yactividades depromoción.- Desastresnaturales eimprevistos.-No aplicarmanual deinterventoría-Favorecerintereses delcontratistaDisminución dela demandaturística yrecesióneconómica parael QuindíoDisminución enel porcentaje deeficiencia yeficaciaCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2Media.Impacto: 10ModeradoProbabilidad: 2Media.Impacto: 20Catastrófico.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Zona de RiesgoImportante = 40Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado= 20Moderado.Actividades decontrol(7)- Formulación plande acción- Elaboración delPlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.- Gestionarrecursos yadelantaractividades para lapromociónturística.- Vincular al sectorturístico dentro delos planes deprevención yatención dedesastres.Aplicación de lasactividadesadministrativasfinancieras ytécnicas delmanual deinterventoría(manual decontratación)Descripción delos controlesExistentes(8)- Seguimiento ya los Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.- Planindicativo,presupuestoPOAI, Banco deprogramas yproyectos.- Convocar yvincular alsector turísticoen los planes deprevención yatención dedesastres.AplicaciónprocedimientoInterventoríaValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a1- Zona deRiesgo=Tolerable= 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo elimpacto a 10.Zona deRiesgo=Moderado= 20Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye laprobabilidad a1 Baja– Zona deRiesgoTolerable =10Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarCompartiry transferirEvitarActividadescontingentes(11)Evaluación a losPlanes de acción.-Gestión deRecursosIndicador(12)-% de Eficiencia-% de Eficacia# de actividadesde promociónGestionar recursosturísticay adelantardesarrolladas/#actividades para lade actividadespromociónde promociónturística.turísticaprogramadasVerificar elcumplimiento acabalidad delobjeto contractualde forma previa ala liquidación finaldel contrato# de carpetasde interventoríaactualizadas / #de contratos enejecuciónResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho – DirectorTécnicoSecretario deDespachoSecretario deDespacho – DirectorTécnicoCronograma(14)SemestralSemestralSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 17 de 25IdentificaciónDescripción(1)Incumplimientoen eventos deculturaprogramadosTipo de riesgo(2)OperacionalCausas(3)- No contar conplanes decontingencia.- Cambios en laprogramaciónsin informar alos interesados.Efectos –impacto(4)- Imageninstitucionalafectada porincumplireventosprogramados.Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 1BajaImpacto: 10ModeradoEvaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoTolerable = 10Actividades decontrol(7)- Contar conplanes decontingencia.- Comunicar ainteresadoscambios deprogramaciónDescripción delos controlesExistentes(8)Programar yhacerseguimiento a laejecución de loseventosculturales,comunicandooportunamentelos cambiosrealizadosValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoAceptable = 5Política deadministracióndel riesgo(10)AsumirActividadescontingentes(11)Aplicar planes decontingencia eneventos culturalesy comunicarcambios deprogramaciónIndicador(12)# de eventosculturalesrealizados/# deeventosculturalesprogramadosResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho – DirectorTécnicoCronograma(14)SemestralPeríodo demedición yanálisis(15)Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 18 de 25PROCESO: HACIENDAIdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode metas delplan dedesarrolloIncumplimientode términoslegales depresentaciónde documentosfinancieros(contables,tributarios ypresupuestales)Tipo de riesgo(2)EstratégicoOperacionalCausas(3)Traslados yreduccionespresupuestales- Fallastecnológicas decomunicación.-Inconsistenciasen solicitudes ytrámites.-Errores en laprogramaciónde cronogramasde trabajoEfectos –impacto(4)Disminución delNivel desatisfacción delcliente o usuarioReducción delos indicadorespactados en losacuerdos degestión.Disminución delos indicadoresde eficiencia yeficaciaIncurrir ensanciones yfaltasdisciplinarias.Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2Media.Impacto: 10ModeradoProbabilidad: 1Bajo.Impacto: 10Moderado.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Zona de RiesgoTolerable = 10Actividades decontrol(7)- Formulación plande acción- Elaboración delPlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.Aplicación decalendariotributario. Diseño yaplicacióncronograma paraelaboración ypresentación delpresupuesto yestadosfinancieros.Descripción delos controlesExistentes(8)- Seguimiento ya los Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.- Seguimiento acronogramas detrabajo.Aplicación deaccionescontingentespara cumplircronogramas deelaboración ypresentación deinformes ycalendariostributariosValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a1- Zona deRiesgo=Tolerable= 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,disminuyendo elimpacto = 5zona de riesgoaceptable =5Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarAsumirActividadescontingentes(11)- Evaluación a losPlanes de acción.- Gestión deRecursosBuscar alternativaspara presentaciónoportuna.PresentaciónextemporáneaasumiendoconsecuenciasIndicador(12)-% de Eficiencia-% de EficaciaNúmero deinformescontables ydeclaracionespresentadosoportunamente /número total dedeclaraciones einformescontablespresentados*100Número dedocumentospresupuestalesexpedidosoportunamentesobre total dedocumentospresupuestalesexpedidos.ResponsableImplementación ymedición(13)Secretario deDespacho – DirectorTécnicoSecretario dedespacho. – DirectorTécnico- Asesorcontador generalCronograma(14)AnualSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 19 de 25IdentificaciónDescripción(1)Deterioro,destrucción odesapariciónde lainformación delas bases dedatosDisminucióny/o pérdida delos ingresosTipo de riesgo(2)Tecnológico yOperacionalOperacionalCausas(3)-Fallas en lossistemasinformáticosFalta deresponsabilidadhumana en lamanipulación dedatos.Prescripcionesde losimpuestos.Inexactitud enlos valoresdeclarados.Falta dedivulgación yfomento a lacultura de pago.Carencia decontroles a lasrentas.Deficiencias enseguridad entesorería eingresospúblicos.Factores decorrupciónEfectos –impacto(4)Pérdida de lamemoriaInstitucional yde recursosEstrechezfinanciera parael cumplimientode las metas delplan dedesarrolloCalificacióndel riesgo(5)Evaluación delriesgo(6)Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 20 Importante= 40Catastrófico.Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado= 20Moderado.Actividades decontrol(7)Copias de seguridadperiódicas.Restricciones delacceso a las basesde datos.- Conciliacionesbancarias.-Arqueos de caja.- Cuadre diario deingresos.- Acciones defiscalización, decobro persuasivo ycoactivo, operativosde control a laevasión, alcontrabando yadulteración.- Divulgación debeneficios y fomentode la cultura depago.- Avisos derestricción deentradas enTesorería.- Alarmas y serviciosde seguridadpermanentesDescripción delos controlesExistentes(8)Programación decopias deseguridad.Asignación ycambios declaves.periódicamenteProgramar yejecutar lasactividades decontrol previstasValoración delriesgo(9)Política deadministracióndel riesgo(10)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesCompartir o transferirdisminuye laprobabilidad a1 Baja– Zona deRiesgoModerado=20Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye laprobabilidad a1 Baja– Zona deRiesgoTolerable=10AsumirActividadescontingentes(11)Restaurar copiasde seguridad.Control de accesoa bases de datos apersonal noautorizadoFiscalización decada una de lasdeclaracionespresentadas.Adelantarprocesos de cobropersuasivo ycoactivo adeudores deimpuestos.Adelantarprocesosadministrativospara sancionar aevasores oelusores.Divulgar a lossujetos pasivos eldeber de tributar yfomentar la culturade pago.Indicador(12)Copias deseguridadrealizadassobre copias deseguridadprogramadas*100# deactuaciones defiscalización,cobro y controlrealizadas / #de actuacionesprogramadas.# de arqueos,inspecciones yconciliacionesrealizados / #de arqueos,inspecciones yconciliacionesprogramadasResponsableImplementación ymedición(13)Secretaria deDespacho – DirectorTécnicoSecretaria deDespacho – DirectorTécnico – TesoreraGeneralCronograma(14)SemestralSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 20 de 25PROCESO: ASESORIA JURIDICAIdentificaciónDescripción(1)No logro de lasmetasplanificadasIncumplimientode términos ydisposicioneslegales enmateria decontrataciónTipo deriesgo(2)EstratégicoOperacionalCausas(3)Imprevistoscontexto internoy externo.Disminución derecursospresupuestadosEfectos –impacto(4)Nivel desatisfacción delcliente o usuario-Errores oinconsistenciasen estudios- Incurrir enprevios yposibles faltas yexpediente de lasancionesetapa predisciplinariascontractual-Aplicación denormas que nose encuentrenvigentes- Desgasteadministrativo enel trámite de losdocumentos decontratación ensu recorrido porlas diferentesdependencias.-Demora paralegalización decontratos.- Desgasteadministrativo.- Sobrecostospor ineficienciaen el manejodel proceso.Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 3Alta.Impacto: 10Moderado.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoImportante = 30Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado = 20Moderado.Actividades decontrol(7)Formulación yseguimiento alplan de acción.Ajustes a metas encaso de requerirseElaboración delcronograma conbase en lostérminosestablecidoslegalmente yseguimientoestricto alcumplimientoEstandarización deformatos a utilizarpor todos losprocesos(etapasprecontractual,contractual ypostcontractual)Descripción delos controlesExistentes(8)Seguimiento alplan de acciónAjuste demetasCumplimientoprocedimientoscontrataciónValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5.– Zona deRiesgoModerado = 15Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5.– Zona deRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarEvitarActividadescontingentes(11)Seguimiento yevaluación aplanes de acciónIndicador(12)% Eficiencia% Eficacia# de carpetas decontratosDiligenciar la listacompleta yde verificación delcorrectamentecontenido de lasdiligenciadas /carpetas de# total decontratos.carpetas decontratosResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Director Anual AnualDirector Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 21 de 25IdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode términospara laterminación yliquidación delos contratosDemandas nopresentadas y/ono contestadasoportunamenteTipo deriesgo(2)OperacionalOperacionalCausas(3)- InterventoresNo calificados enel objeto delcontrato.- Interventoresque desconocensuresponsabilidad.- Deficientesupervisón de losSecretarios.- Demoras en lacomunicacióninterna.- Falta deresponsabilidaden servidorespúblicosasignados y/oapoderados.Efectos –impacto(4)-Incurrir enfaltasdisciplinarias.- Hallazgosfiscales.- Sanciones.- Recursos nointerpuestos enlos términos deley-Extralimitaciónde términos-Condenas parala entidadCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 2Media.Impacto: 10Moderado.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoModerado = 20Probabilidad = 1Baja. Zona de RiesgoImpacto = 20 Moderado = 20Catastrófico.Actividades decontrol(7)-Aplicación delmanual decontratación porlos interventores-Comunicación adependenciassobre contratos aliquidar.Radicación yseguimiento a losprocesosjudiciales.Descripción delos controlesExistentes(8)Dentro delManual deInterventoría seencuentra elprocedimientoque regula lainterventoríaCumplimientode términoslegales ycronogramaValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoTolerable = 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5.– Zona deRiesgoAceptable = 5.Política deadministracióndel riesgo(10)Compartir o TransferirEvitarActividadescontingentes(11)CapacitacionesinvolucrandoSecretarías ydepartamentosadministrativos.-Evidencias deradicaciones ycomunicaciones-Visitas periódicasa los despachosjudicialesIndicador(12)# decomunicacionesa dependenciascon la relaciónde contratospendientes porliquidar /# decomunicacionesprogramadassobre contratospendientes porliquidar.# de trámitesprocesalesoportunos /# total detrámitesprocesales.ResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Director Semestral AnualDirector Semestral Anual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 22 de 25IdentificaciónDescripción(1)Incumplimientode los términoslegales para larevisión de losactosadministrativosy la emisión deConceptos.Administraciónde PersoneríasJurídicas yDerechos depeticiónTipo deriesgo(2)OperacionalCausas(3)-Municipios nopresentanoportunamentelos ActosAdministrativospara revisión-Gobernación norevise dentro delos tiemposestablecidos elrespectivo actoadministrativo- No aplicaciónde losprocedimientos ytérminos de ley.Efectos –impacto(4)-Extralimitaciónde términos-Incurrir enfaltas ysancionesdisciplinarias-ActosAdministrativossin autos derevisión y/oobservaciónCalificacióndel riesgo(5)Evaluación delriesgo(6)Probabilidad = 2Media. Zona de RiesgoImpacto = 10 Moderado = 20Moderado.Actividades decontrol(7)Coordinación ycomunicacióninterinstitucional.Descripción delos controlesExistentes(8)Radicación ycomunicaciónValoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5.– Zona deRiesgoTolerable = 10.Política deadministracióndel riesgo(10)ReducirActividadescontingentes(11)Evidenciasradicación ycomunicación-Sensibilizar ycapacitar a losmunicipios sobrela importancia depresentaroportunamente losActosadministrativosIndicador(12)# de solicitudesatendidasoportunamente/# de solicitudesradicadas.(ActosAdministrativos-Conceptos)ResponsableImplementación ymedición(13)Cronograma(14)Período demedición yanálisis(15)Director Semestral Anual- Pérdida dedocumentación.

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 23 de 25IdentificaciónDescripción(1)Tipo deriesgo(2)Incumplimientode metas del plan Estratégicode gestiónIncumplimientode términoslegales enderechos depeticiónDeterioro,destrucción odesaparición dela informacióndocumentalOperacionalOperacionalCausas(3)Disminución de recursopresupuestado- Falta de actualización ennormas, procedimientos,metodologías, mapa deriesgos, plan demejoramiento, planindicativo, que cambianconstantemente-Respuesta inoportuna desolicitudes.- Falta de responsabilidaden el manejo de losregistros y ladocumentación de laentidad.- Posibles desastresnaturales, incendios ohumedades en archivos.Efectos – impacto(4)Disminución delNivel desatisfacción delcliente o usuarioIncumplimiento dedisposicioneslegales yreglamentarias.Incurrir en causalesde faltasdisciplinarias porlos servidorespúblicosresponsables.Pérdida de lamemoriaInstitucional.Calificacióndel riesgo(5)Probabilidad:2 Media.Impacto: 10ModeradoProbabilidad:2 Media.Impacto: 10Moderado.Probabilidad= 2 Media.Impacto = 10Moderado.Evaluacióndel riesgo(6)Zona deRiesgoModerado =20Zona deRiesgoModerado =20Zona deRiesgoModerado=20PROCESO: ASUNTOS ADMINISTRATIVOSActividades decontrol(7)- Formulación plande gestión- Elaboración delPlan Indicativo- POAI- Banco deProgramas yproyectos.- Permanenteactualizaciónlegal,reglamentaria y deinformación.- Radicación ycontrol sobresolicitudes ypeticiones para elcumplimiento detérminos.Existencia deprocedimiento leyGeneral deArchivos, tablas deretención einventariosdocumentales.Descripción de loscontrolesExistentes(8)- Seguimiento y alos Planes deacción.-Seguimiento alPlan indicativo.- Actualización através de mediosdisponibles: Páginaweb, intranet,circulares.- Seguimiento ycontrol a tiempospara responderoportunamentetodas las solicitudesy peticiones.Aplicaciónprocedimiento delprocedimiento deadministración dedocumentos.Valoración delriesgo(9)Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a 1- Zonade Riesgo=Tolerable= 10Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos,disminuyendo laprobabilidad a 1- Zonade Riesgo=Tolerable= 10Los controles estándocumentados, seaplican y sonefectivos, entoncesdisminuye laprobabilidad a 1 Baja– Zona de RiesgoTolerable =10Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarEvitarEvitarActividadescontingentes(11)- Evaluación a losPlanes de acción.- Gestión deRecursosSeguimiento ycontrol para evitar elvencimiento detérminos yresponder dentro delmarco legal yreglamentariovigente.Verificaractualización delinventariodocumental conrespecto al archivofísicoIndicador(12)-% de Eficiencia -%de Eficacia(# de derechos depeticiónrespondidos dentrode términos legales/ # de derechos depetición radicados)* 100(# de carpetas deseriesdocumentales enArchivo Central / #total inventariodocumental) * 100ResponsableImplementacióny medición(13)Director deDepartamento –Director TécnicoDirector deDepartamento –Director TécnicoDirector deDepartamento –Director TécnicoCronograma(14)AnualSemestralSemestralPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 24 de 25PROCESO: CONTROL DE VERIFICACIÓNIdentificaciónDescripción(1)Deficientecumplimientodel Plan Tácticode la OficinaAsesora deControl InternoNo presentaciónoportuna deinformes alSeñorGobernador, alComitéCoordinador deControl Internoy los entes decontrolseccional ynacionalApatía y falta decompromisopara atenderlasobservaciones,sugerencias yrecomendaciones realizadaspor la oficinaasesora decontrol internoTipo de riesgo(2)EstratégicoOperacionalEstratégico yOperacionalCausas(3)Efectos –impacto(4)Insuficienterecurso humano Gestión y- equipo de resultadosauditoría limitados de lainterdisciplinario Oficina Asesorapara la de Controlejecución del Internoplan de tácticoFalta deplaneaciónIncumplimientode objetivosDesconocimiento de losprocedimientosinherentes aldebido procesode las auditoriasintegrales querealiza la oficinaasesora decontrol internoSanciones detipo fiscal ydisciplinario porparte de losentes de controlDeficienteefectividad delas auditoriasrealizadasInsatisfactorionivel de culturadel autocontrolCalificacióndel riesgo(5)Probabilidad: 3Alta.Impacto: 10moderado.Probabilidad: 2Media.Impacto: 20catastrófico.Probabilidad: 1Baja.Impacto: 20Catastrófico.Evaluación delriesgo(6)Zona de RiesgoImportante = 30Zona de RiesgoModerado = 20Zona de RiesgoModerado = 20Actividades decontrol(7)Seguimiento yevaluaciónperiódica a laejecución del plan.Elaboración de uncronograma deactividades, dondese incluyan lasfechas devencimiento detodos los informesde leyresponsabilidad dela oficina decontrol internoDivulgación de losplanes de auditoriainterna en lasdiferentesdependenciasDescripción delos controlesExistentes(8)Priorización delos previsto enel plan tácticode acuerdo conla disponibilidadde los recursosTanto el plantáctico como losseguimientos deley determinaunas fechaslimites para laremisión de lainformaciónsolicitada, a lacual se le debehacerseguimientoirrestrictoRealizar mesasde trabajo aliniciar lasauditoriasintegrales encada una de lasdependencias,así mismocuando se vayaa remitir elinforme final,permitiendo queabsuelvandudas, y serespeta eldebido proceso.Valoración delriesgo(9)Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 5– Zona deRiesgoModerado = 15Los controlesestándocumentados,se aplican yson efectivos,entoncesdisminuye laprobabilidad a1 – Zona deRiesgoTolerable = 10Los controlesestándocumentados,se aplican y sonefectivos,entoncesdisminuye elimpacto a 10– Zona deRiesgoTolerable = 10Política deadministracióndel riesgo(10)EvitarEvitarEvitar yAsumirActividadescontingentes(11)Informes deseguimiento a laejecución del plantácticoIndicador(12)Actividades delplan tácticoejecutadas/Actividades delplan tácticoplaneadasElaboraciónInformes de leycronograma deremitidosactividades para eloportunamente/cumplimiento deinformes de leylas fechas de losprogramados yinformes de ley aexigidoslos entes delegalmentecontrolDivulgar yconcertar con lasdependenciasauditas los planesy de auditoriaintegral,fomentando lacultura deautocontrolInformes deauditoriadivulgados yconcertados/auditoriasprogramadasResponsableImplementación ymedición(13)AsesorControl InternoAsesorControl InternoAsesorControl InternoCronograma(14)AnualAnualAnualPeríodo demedición yanálisis(15)AnualAnualAnual

MATRIZMapa de riesgosCódigo: MT-DAP-03Versión: 02Fecha: 26/02/2010Página 25 de 25ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓNElaborado por:Revisado por:Aprobado por:Comité Técnico y Operativo MECI - CalidadLorena Mira GonzálezJavier Ramírez MejíaCargo: Comité Técnico y Operativo Cargo: Técnico – Coordinador Calidad Cargo: Director – Representante Dirección