Universidad Tecnológica <strong>de</strong> PanamáSecretaría G<strong>en</strong>eralManual <strong>de</strong> <strong>Procedimi<strong>en</strong>to</strong>s<strong>Procedimi<strong>en</strong>to</strong> <strong>de</strong> <strong>Apoyo</strong> <strong>para</strong> <strong>Ceremonia</strong> <strong>de</strong> Graduación <strong>en</strong> <strong>los</strong> C<strong>en</strong>trosRegionales<strong>en</strong>ero <strong>de</strong> 1993.6.3 Cal<strong>en</strong>dario Académico.6.4 Cal<strong>en</strong>dario <strong>de</strong> Días <strong>de</strong> Asueto, Días Cívicos y Comp<strong>en</strong>sados.7 Descripción:7.1 Aproximadam<strong>en</strong>te seis meses antes <strong>de</strong> las ceremonias <strong>de</strong> <strong>los</strong> CR se hace laprogramación <strong>de</strong> las fechas tope <strong>para</strong> participar <strong>en</strong> <strong>los</strong> actos <strong>de</strong> graduación. Estaprogramación se <strong>en</strong>vía con una circular a <strong>los</strong> CR. (Ver Anexo 1: Circular a <strong>los</strong> CR<strong>para</strong> informar fechas <strong>para</strong> inscripción <strong>de</strong> <strong>los</strong> estudiantes <strong>en</strong> <strong>Ceremonia</strong> <strong>de</strong>Graduación).7.2 También se le proporciona a SG/TDDOCU, analistas <strong>de</strong> SG/SRF y SG/JRHA.7.3 Mediante nota se <strong>en</strong>vía a DIPROCE la programación <strong>de</strong> las fechas probables <strong>de</strong>graduación <strong>para</strong> su verificación. (Ver Anexo 2: Nota dirigida a DIPROCEsolicitando verificar las fechas <strong>para</strong> las <strong>Ceremonia</strong>s <strong>de</strong> Graduación <strong>en</strong> <strong>los</strong> CR).7.4 SG/COMCEG da seguimi<strong>en</strong>to a la respuesta <strong>de</strong> DIPROCE. Una vez que las fechashan sido aprobadas por Rectoría, SG/COMCEG comunica a <strong>los</strong> Directores <strong>de</strong> CR,Vicerrectores, DIPROCE, DICOMES y a <strong>los</strong> Decanos <strong>de</strong> las Faculta<strong>de</strong>s las fechas<strong>en</strong> que se realizarán las ceremonias. (Ver Anexo 3: Circular a <strong>los</strong> Directores <strong>de</strong> CRNotificando las Fechas <strong>de</strong> las <strong>Ceremonia</strong>s <strong>de</strong> Graduación y Anexo 4: Circular a<strong>los</strong> Vicerrectores, Decanos, DICOMES notificando fechas <strong>de</strong> las <strong>Ceremonia</strong>s <strong>de</strong>Graduación <strong>en</strong> <strong>los</strong> CR).7.5 SG/COMCEG <strong>en</strong>tregará copia <strong>de</strong> la circular que se <strong>en</strong>vió a <strong>los</strong> Vicerrectores,Decanos, DICOMES notificando las fechas <strong>de</strong> las <strong>Ceremonia</strong>s <strong>de</strong> Graduación <strong>en</strong><strong>los</strong> CR a las analistas <strong>de</strong> revisión final (Ver Anexo 4: Circular a <strong>los</strong> Vicerrectores,Decanos, DICOMES notificando fechas <strong>de</strong> las <strong>Ceremonia</strong>s <strong>de</strong> Graduación <strong>en</strong> <strong>los</strong>CR).7.6 SG/COMCEG <strong>en</strong>vía circular, aproximadam<strong>en</strong>te dos meses antes <strong>de</strong> la ceremonia,<strong>para</strong> confeccionar las tarjetas y programas a cada CR, <strong>en</strong> la que se solicita lainformación <strong>de</strong> lugar <strong>de</strong> la ceremonia, hora, fecha y cantidad <strong>de</strong> tarjetas que s<strong>en</strong>ecesitan. (Ver Anexo 5: Circular a <strong>los</strong> CR solicitando información <strong>para</strong>confeccionar las Tarjetas <strong>de</strong> Invitación).7.7 A medida que se recibe esta información, SG/COMCEG <strong>en</strong>vía mediante nota alDepartam<strong>en</strong>to <strong>de</strong> Producción Gráfica <strong>para</strong> la confección <strong>de</strong>l arte <strong>de</strong> las tarjetas <strong>de</strong>invitación y <strong>de</strong> <strong>los</strong> programas. (Ver Anexo 6: Nota solicitando elaboración <strong>de</strong>l Arte<strong>de</strong> Tarjetas y Anexo 7: Nota solicitando elaboración <strong>de</strong>l Arte <strong>de</strong> Programas <strong>para</strong>CR). El arte es proporcionado a la Secretaría G<strong>en</strong>eral qui<strong>en</strong> lo revisa y <strong>los</strong> <strong>en</strong>trega alDepartam<strong>en</strong>to <strong>de</strong> Impr<strong>en</strong>ta <strong>para</strong> la elaboración <strong>de</strong> las tarjetas y programas.7.8 Una vez que el Departam<strong>en</strong>to <strong>de</strong> Impr<strong>en</strong>ta confecciona las tarjetas y programas, lasremite a Secretaría G<strong>en</strong>eral que a su vez mediante nota <strong>los</strong> <strong>en</strong>vía a cada CR. (VerAnexo 8: Nota <strong>para</strong> <strong>en</strong>vío <strong>de</strong> Tarjetas a <strong>los</strong> CR).Código Revisión: Fecha: Página Docum<strong>en</strong>tado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 2 <strong>de</strong> 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar
Universidad Tecnológica <strong>de</strong> PanamáSecretaría G<strong>en</strong>eralManual <strong>de</strong> <strong>Procedimi<strong>en</strong>to</strong>s<strong>Procedimi<strong>en</strong>to</strong> <strong>de</strong> <strong>Apoyo</strong> <strong>para</strong> <strong>Ceremonia</strong> <strong>de</strong> Graduación <strong>en</strong> <strong>los</strong> C<strong>en</strong>trosRegionales7.9 Con un mes <strong>de</strong> antelación SG/JRHA selecciona el personal <strong>de</strong> Secretaría G<strong>en</strong>eral(analistas <strong>de</strong> SG/SRF) que asistirán a las ceremonias <strong>de</strong> graduación <strong>de</strong> <strong>los</strong> CR.Regularm<strong>en</strong>te asist<strong>en</strong> dos analistas a cada c<strong>en</strong>tro. Las analistas son las <strong>en</strong>cargadas<strong>de</strong> llevar <strong>los</strong> diplomas, cintas, medallas, listado oficial <strong>de</strong> estudiantes, al igual queprestan apoyo <strong>en</strong> la ceremonia <strong>de</strong> graduación (ubicar diplomas, or<strong>de</strong>nar estudiantes,arreglo <strong>de</strong> togas, cintas y medallas, etc.).7.10 Listado <strong>de</strong> Graduación <strong>de</strong> <strong>los</strong> C<strong>en</strong>tros Regionales (Ver Anexo 9: Listado <strong>de</strong>Graduación <strong>de</strong> <strong>los</strong> CR)7.10.1 Cada CR <strong>en</strong>vía a SG/JSP, a través <strong>de</strong>l correo electrónico <strong>en</strong> formato Excel oWord, el listado <strong>de</strong> <strong>los</strong> graduandos que <strong>de</strong>sean participar <strong>de</strong> la <strong>Ceremonia</strong> <strong>de</strong>Graduación.7.10.2 SG/JSP verifica a través <strong>de</strong>l “Sistema <strong>de</strong> Registro <strong>de</strong> Graduados eImpresión <strong>de</strong> Diplomas” <strong>los</strong> datos <strong>de</strong>l graduando (nombre que <strong>de</strong>be aparecer<strong>en</strong> el diploma, carrera, índice) y <strong>los</strong> or<strong>de</strong>na según facultad y or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>apellido.7.10.3 SG/JSP irá añadi<strong>en</strong>do o eliminando a <strong>los</strong> graduandos, según indicaciones<strong>de</strong>l CR.7.10.4 SG/JSP remite a SG/TDDOCU el listado <strong>de</strong> graduación <strong>de</strong>l CR <strong>para</strong> quelocalice <strong>los</strong> diplomas <strong>de</strong> <strong>los</strong> graduandos que participarán <strong>de</strong> la <strong>Ceremonia</strong> <strong>de</strong>Graduación, <strong>los</strong> cuales <strong>de</strong>be <strong>en</strong>tregárse<strong>los</strong> a SG/SRF.7.10.5 SG/JSP <strong>en</strong>trega a SG/SRF otro listado <strong>para</strong> que or<strong>de</strong>ne y verifique <strong>los</strong>diplomas que vayan recibi<strong>en</strong>do.7.10.6 SG/SRF señala cualquier error a SG/JSP <strong>para</strong> que se corrija.7.10.7 SG/JSP <strong>en</strong>vía <strong>los</strong> listados actualizados al CR a través <strong>de</strong>l correo electrónico.8 Manejo y Archivo <strong>de</strong> <strong>Procedimi<strong>en</strong>to</strong>s:“Cada <strong>de</strong>stinatario/área es responsable <strong>de</strong>l correcto manejo y archivo <strong>de</strong> <strong>los</strong> procedimi<strong>en</strong>tos.Entiéndase por archivo, la acción <strong>de</strong> mant<strong>en</strong>er <strong>los</strong> procedimi<strong>en</strong>tos <strong>en</strong> lugares seguros,apropiados y <strong>de</strong> fácil acceso <strong>para</strong> su consulta, revisión o puesta al día.”Código Revisión: Fecha: Página Docum<strong>en</strong>tado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 3 <strong>de</strong> 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar