Procedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los ...

Universidad Tecnológica de PanamáSecretaría GeneralManual de ProcedimientosProcedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los CentrosRegionales1 Introducción:Este procedimiento se refiere al apoyo brindado para las ceremonias oficiales de graduacióncelebradas en los Centros Regionales. Cada Centro Regional realiza una ceremonia al año.2 Objetivo del Procedimiento:Describir los pasos que se requieren en el trámite de apoyo a la realización de ceremoniasoficiales de graduación en los Centros Regionales.3 Campo de Aplicación:3.1 Universidad Tecnológica de Panamá3.2 Secretaría General3.3 Facultades3.4 Centros Regionales3.5 Departamento de Almacén3.6 Departamento de Imprenta3.7 Departamento de Producción Gráfica3.8 Graduandos4 Abreviaturas:4.1 UTP: Universidad Tecnológica de Panamá4.2 SG: Secretaría General4.3 COMCEG: Comisión de Ceremonia de Graduación4.4 CR: Centro Regional4.5 DIPROCE: Dirección de Protocolo, Ceremonial y Eventos4.6 DICOMES: Dirección de Comunicación Estratégica4.7 JSP: Jefe de Departamento de Servicio al Público4.8 JRHA: Jefe de Departamento de Registros e Historial Académico4.9 SRF: Sección de Revisión Final4.10 TDDOCU: Trámite de Diplomas y de Documentos Universitarios5 Definiciones:5.1 Año de Promoción: Corresponde al período académico en el que un estudiantegraduando completó su plan de estudios.5.2 Diploma: Es el título académico regular que confiere la UTP por medio de lasFacultades, a los estudiantes que concluyan una carrera o profesión.6 Referencias:6.1 Estatuto Universitario, julio de 2008.6.2 Reglamento de Revisiones Preliminares y Finales y Ceremonias de Graduación, 8 deCódigo Revisión: Fecha: Página Documentado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 1 de 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar

Universidad Tecnológica de PanamáSecretaría GeneralManual de ProcedimientosProcedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los CentrosRegionalesenero de 1993.6.3 Calendario Académico.6.4 Calendario de Días de Asueto, Días Cívicos y Compensados.7 Descripción:7.1 Aproximadamente seis meses antes de las ceremonias de los CR se hace laprogramación de las fechas tope para participar en los actos de graduación. Estaprogramación se envía con una circular a los CR. (Ver Anexo 1: Circular a los CRpara informar fechas para inscripción de los estudiantes en Ceremonia deGraduación).7.2 También se le proporciona a SG/TDDOCU, analistas de SG/SRF y SG/JRHA.7.3 Mediante nota se envía a DIPROCE la programación de las fechas probables degraduación para su verificación. (Ver Anexo 2: Nota dirigida a DIPROCEsolicitando verificar las fechas para las Ceremonias de Graduación en los CR).7.4 SG/COMCEG da seguimiento a la respuesta de DIPROCE. Una vez que las fechashan sido aprobadas por Rectoría, SG/COMCEG comunica a los Directores de CR,Vicerrectores, DIPROCE, DICOMES y a los Decanos de las Facultades las fechasen que se realizarán las ceremonias. (Ver Anexo 3: Circular a los Directores de CRNotificando las Fechas de las Ceremonias de Graduación y Anexo 4: Circular alos Vicerrectores, Decanos, DICOMES notificando fechas de las Ceremonias deGraduación en los CR).7.5 SG/COMCEG entregará copia de la circular que se envió a los Vicerrectores,Decanos, DICOMES notificando las fechas de las Ceremonias de Graduación enlos CR a las analistas de revisión final (Ver Anexo 4: Circular a los Vicerrectores,Decanos, DICOMES notificando fechas de las Ceremonias de Graduación en losCR).7.6 SG/COMCEG envía circular, aproximadamente dos meses antes de la ceremonia,para confeccionar las tarjetas y programas a cada CR, en la que se solicita lainformación de lugar de la ceremonia, hora, fecha y cantidad de tarjetas que senecesitan. (Ver Anexo 5: Circular a los CR solicitando información paraconfeccionar las Tarjetas de Invitación).7.7 A medida que se recibe esta información, SG/COMCEG envía mediante nota alDepartamento de Producción Gráfica para la confección del arte de las tarjetas deinvitación y de los programas. (Ver Anexo 6: Nota solicitando elaboración del Artede Tarjetas y Anexo 7: Nota solicitando elaboración del Arte de Programas paraCR). El arte es proporcionado a la Secretaría General quien lo revisa y los entrega alDepartamento de Imprenta para la elaboración de las tarjetas y programas.7.8 Una vez que el Departamento de Imprenta confecciona las tarjetas y programas, lasremite a Secretaría General que a su vez mediante nota los envía a cada CR. (VerAnexo 8: Nota para envío de Tarjetas a los CR).Código Revisión: Fecha: Página Documentado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 2 de 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar

Universidad Tecnológica de PanamáSecretaría GeneralManual de ProcedimientosProcedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los CentrosRegionales7.9 Con un mes de antelación SG/JRHA selecciona el personal de Secretaría General(analistas de SG/SRF) que asistirán a las ceremonias de graduación de los CR.Regularmente asisten dos analistas a cada centro. Las analistas son las encargadasde llevar los diplomas, cintas, medallas, listado oficial de estudiantes, al igual queprestan apoyo en la ceremonia de graduación (ubicar diplomas, ordenar estudiantes,arreglo de togas, cintas y medallas, etc.).7.10 Listado de Graduación de los Centros Regionales (Ver Anexo 9: Listado deGraduación de los CR)7.10.1 Cada CR envía a SG/JSP, a través del correo electrónico en formato Excel oWord, el listado de los graduandos que desean participar de la Ceremonia deGraduación.7.10.2 SG/JSP verifica a través del “Sistema de Registro de Graduados eImpresión de Diplomas” los datos del graduando (nombre que debe apareceren el diploma, carrera, índice) y los ordena según facultad y orden deapellido.7.10.3 SG/JSP irá añadiendo o eliminando a los graduandos, según indicacionesdel CR.7.10.4 SG/JSP remite a SG/TDDOCU el listado de graduación del CR para quelocalice los diplomas de los graduandos que participarán de la Ceremonia deGraduación, los cuales debe entregárselos a SG/SRF.7.10.5 SG/JSP entrega a SG/SRF otro listado para que ordene y verifique losdiplomas que vayan recibiendo.7.10.6 SG/SRF señala cualquier error a SG/JSP para que se corrija.7.10.7 SG/JSP envía los listados actualizados al CR a través del correo electrónico.8 Manejo y Archivo de Procedimientos:“Cada destinatario/área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos.Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros,apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día.”Código Revisión: Fecha: Página Documentado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 3 de 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar

Universidad Tecnológica de PanamáSecretaría GeneralManual de ProcedimientosProcedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los CentrosRegionales9 Anexo:No. Nombre Código actual Código anterior123Circular a los CR para informarfechas para inscripción de losestudiantes en Ceremonia deGraduaciónNota dirigida a DIPROCEsolicitando verificar las fechaspara las Ceremonias deGraduación en los CRCircular a los Directores de CRNotificando las Fechas de lasCeremonias de Graduación------- -------------- -------------- -------DocumentosInternos yExternosInternoInternoInterno4Circular a los Vicerrectores,Decanos, DICOMES NotificandoFechas de las Ceremonias deGraduación en los CR------- -------Interno5678Circular a los CR solicitandoinformación para confeccionar lasTarjetas de Invitación------- -------Nota solicitando elaboración delArte de Tarjetas ------- -------Nota solicitando elaboración delArte de Programas para CR ------- -------Nota para envío de Tarjetas a losCR ------- -------InternoInternoInternoInterno9Listado de Graduación de los CRFUTP-SG-AP-015-1 -------InternoCódigo Revisión: Fecha: Página Documentado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 4 de 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar

Universidad Tecnológica de PanamáSecretaría GeneralManual de ProcedimientosProcedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los CentrosRegionales10 Registro de Modificaciones a este ProcedimientoPágina11Descripción de ModificacionesSe modifica la sección del código del procedimiento ya que seestableció un comité para las graduaciones.PCUTP-SG-AA-004-1 por PCUTP-SG-COMCEG-001-2Se modifica el punto 4 Abreviatura:Se cambio AP por JSP y AA por COMCEG.Revisión Fecha02 3/7/201202 3/7/20122 Se cambia SG/AA por SG/COMCEG 02 9/7/20122222Punto7.3, la nota es dirigida a DIPROCE, ya que es la dirección quelleva la agenda de las actividades de rectoría y es la encargada depresentar las actividades a rectoría para su aprobaciónPunto7.4, se realiza una sola circular para los Vicerrectores,Decanos, DICOMES notificando las fechas de ceremonia degraduación de los CRPunto 7.5, a las analistas de revisión final se les entrega copia de lacircular enviada a los Vicerrectores, decanos, DICOMESnotificando las fechas de ceremonia de graduación de los CR. Seelimina la parte donde se les informa a las analistas que CR lescorresponde atender ya que esta descrito en el punto 7.9En el 7.7 se eliminaron (Ver Anexo 8: Modelo de Tarjeta de GraduaciónCR y Anexo 9: Programa de la Ceremonia de Graduación).02 3/7/201202 3/7/201202 3/7/201202 11/7/20123 Se cambia SG/AP por SG/JSP en los puntos 7.10.1 a 7.10.7 02 11/7/20121Se modifica el nombre de Almacén General a Departamento deAlmacén02 3/7/2012Código Revisión: Fecha: Página Documentado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 5 de 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar

Universidad Tecnológica de PanamáSecretaría GeneralManual de ProcedimientosProcedimiento de Apoyo para Ceremonia de Graduación en los CentrosRegionalesCódigo Revisión: Fecha: Página Documentado porPCUTP-SG-COMCEG-002-2 02 25/5/2012 Página 6 de 6Inda Olivares, Amparo Ábrego, MinervaEscobar