informe de gestiÃ³n upme 2006 - Unidad de PlaneaciÃ³n Minero ...

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REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICACENTRO DE DOCUMENTACIÓN1.- PROCESOS TÉCNICOSIngreso al Sistema WINISIS de toda la información sobre los Estudios y Proyectos financiadosy publicados0nnnnnnnnnnnhf por la UPME, procedimiento que incluye Catalogación,Clasificación, Análisis de Información, Organización Física de toda la documentación.2.- MANTENIMIENTO DE COLECCIONESEn forma continua se actualizan las colecciones de la Memoria Institucional “UPME” y lacolección correspondiente a Libros y documentos recibidos en calidad de donación por variasentidades del sector.Igualmente se realiza una evaluación de la colección, esto con el fin de poder determinar si elacervo bibliográfico está acorde con el propósito de la Unidad, ya que se estableció que laUPME debe mantener exclusivamente lo que la entidad requiere.Por lo anterior se debe mencionar que la evaluación de éstas colecciones debe concebirsecomo un proceso continuo y no como una actividad ocasional; en la evaluación por métodoscualitativos se determina qué material debe ser descartado por ser obsoleto; en la evaluaciónpor métodos cuantitativos se debe reubicar el material bibliográfico por el crecimiento delmismo.3.- SERVICIOSSe ofrece en forma permanente el servicio de referencia, con la información bibliográfica ydocumental contenida en las bases de datos, dirigida a todos los funcionarios de la UPME,asesores, estudiantes, investigadores del sector minero energético del país, igualmente seofrece información telefónica, vía fax y por Internet.Servicio de préstamo de libros al personal interno y préstamo ínter bibliotecario a través de losconvenios establecidos con las diversas instituciones del sector.4.- SISTEMA DE GESTION DE CALIDADSe documentaron los procesos relacionados con Catalogación y Clasificación, Mantenimientode Colecciones, Consulta y préstamo de documentos y Servicios de información.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co80
REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICASe cumplió con el objetivo propuesto para la implementación y mantenimiento del Sistema, elcuál fue auditado sin encontrar inconformidades ni hallazgos, sin embargo se estableció elseguimiento de las variables criticas de éstos procesos.5.- FORTALECIMIENTO DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓNCon la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, podemos confirmar que es unimportante indicador para medir la calidad de nuestra información y los servicios queofrecemos a la comunidad en general con material bibliográfico actualizado y óptimosservicios de información..Por otra parte, en cumplimiento de la política 3 del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativodonde está incluido como meta el “Fortalecimiento de las Bibliotecas del Sector”, el Centro deDocumentación de la UPME hace parte desde el mes de Abril del presente año en losComités Sectoriales, donde se inició con un diagnóstico de todas las bibliotecaspuntualizando tipo de biblioteca o Centro de Documentación, número de usuarios potenciales,servicios que presta, fortalezas y debilidades de la misma.La información fue suministrada al MME a fin de consolidar en un Informe Sectorial parapresentarlo al Ministro de Minas y Energía.ÁREA DE COMPRAS Y SERVICIOSEJECUCIÓN DEL PLAN DE AUSTERIDAD Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO EN ELAÑO 2006Las siguientes fueron las medidas tomadas en relación con la austeridad y racionalización delgasto en la Unidad de Planeación Minero Energética para el año 2006, con base en elDecreto 1737 de 1998 y la Directiva Presidencial No. 10 de 2002:ADQUISICIÓN DE BIENESCOMPRA DE EQUIPOSDebido a los altos costos en el mantenimiento de las zonas verdes, se decidió la compra deuna (1) guadañadora, la cual es manipulada por el operario de la empresa encargada delaseo, cafetería y mantenimiento.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co81
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