informe de gestión upme 2006 - Unidad de Planeación Minero ...
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REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA2.- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESSe realizó en forma exhaustiva e intensa para armonizar los documentos físicos acorde conel contenido de las Tablas de Retención Documental, optimizando los recursos yproporcionando mayor agilidad en la consulta de información, garantizando así una mejoracontinua del Sistema de Gestión de Calidad.Con éste avance en la confrontación TRD versus organización física de las carpetas,quedaron las cuatro dependencias de la Unidad, con la última versión en los archivos degestión año 2006.En el primer trimestre se trasladaron los Archivos de Gestión 2004 y 2005, al Archivo Central,organizados por cada dependencia.3. COMITÉ DE ARCHIVOEl Comité de Archivo y Correspondencia, ha realizado a la fecha 12 reuniones de comité,donde han quedado consignadas los avances de las actividades sobre la organización,depuración, traslado de información de todas las dependencias de la Unidad.( Ver Actividades en las 12 Actas de Comités).Los integrantes de éste Comité han intervenido intensamente para el cambio de imagen enlas instalaciones del archivo central, tomando medidas para ampliar los espacios y remodelarlas instalaciones en general como pisos, puertas y paredes.Se dio la oportunidad para subsanar problemas de humedad, grietas y filtraciones que en unfuturo afectaría la información; por otra parte se acondicionaron los espacios para la ubicaciónde otras dependencias como la de Bienestar SocialCon todo lo anterior el archivo Central se benefició de las obras, para la readecuación yremodelación del sótano, lugar dónde se almacena todo el acervo documental de la UPME.El Comité de Archivo y Correspondencia, velará también por el buen funcionamiento ymejoramiento continuo de los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad recientementeimplementado en la Unidad.4. SERVICIO DE CONSULTAAtención de usuarios y ubicación de solicitudes de préstamos de carpetas de contratosórdenes, propuestas y diferentes temas relacionados con información de archivo de acuerdocon los requerimientos de los Entes de Control (Contraloría, Procuraduría y Fiscalía)funcionarios de la Unidad. (ver Libro de Solicitudes, Consultas y préstamos de documentos).Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co78
REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA5. GESTION DE CALIDADSe dio cumplimiento a los requerimientos establecidos para la Implementación del Sistema deGestión de Calidad de la Unidad, quedando a entera satisfacción por parte de los Auditoresde la UPME.Aparte de la elaboración de los procesos, cabe mencionar algunas actividades que serealizaron y se verificaron para evaluar el buen funcionamiento de los mismos, como son:- Confrontación de la caracterización del proceso- Versión antigua y versión actualizada- Ubicación en el listado maestro- Ubicación y existencia de indicadores y de documentos6. PROYECTO ORGANIZACIÓN GESTION DOCUMENTALSe dio cumplimiento en todas las etapas para la contratación del Proyecto “Organización,Sistematización y Digitalización del Fondo Documental del Archivo Central de la UPME”Estas etapas son:- Elaboración de Términos de Referencia- Elaboración Ficha Técnica- Elaboración Necesidad, Conveniencia y Oportunidad- Evaluación de las Propuestas- Respuestas a las observaciones sobre la Evaluación en el Concurso Público No. 0367.- FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALCon la iniciación del Proyecto “Organización, Sistematización y Digitalización del FondoDocumental de la UPME, el Archivo Central tendrá la oportunidad de tener toda la informaciónorganizada y digitalizada, para ofrecer un mejor servicio a los usuarios de la entidad, entesde control y ciudadanos del común que lo consultan.La UPME, a través del Archivo Central aportó toda la información requerida por el Ministeriode Minas y Energía para elaborar el anteproyecto de “Archivo Central Sectorial” a solicitud de“El Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo Política Número 2 – AdministraciónDocumental”, igualmente se participó con los programas de cooperación archivísticaorganizadas por el Ministerio de Minas y Energía.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co79
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REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA5. GESTION DE CALIDADSe dio cumplimiento a los requerimientos establecidos para la Implementación <strong>de</strong>l Sistema <strong>de</strong>Gestión <strong>de</strong> Calidad <strong>de</strong> la <strong>Unidad</strong>, quedando a entera satisfacción por parte <strong>de</strong> los Auditores<strong>de</strong> la UPME.Aparte <strong>de</strong> la elaboración <strong>de</strong> los procesos, cabe mencionar algunas activida<strong>de</strong>s que serealizaron y se verificaron para evaluar el buen funcionamiento <strong>de</strong> los mismos, como son:- Confrontación <strong>de</strong> la caracterización <strong>de</strong>l proceso- Versión antigua y versión actualizada- Ubicación en el listado maestro- Ubicación y existencia <strong>de</strong> indicadores y <strong>de</strong> documentos6. PROYECTO ORGANIZACIÓN GESTION DOCUMENTALSe dio cumplimiento en todas las etapas para la contratación <strong>de</strong>l Proyecto “Organización,Sistematización y Digitalización <strong>de</strong>l Fondo Documental <strong>de</strong>l Archivo Central <strong>de</strong> la UPME”Estas etapas son:- Elaboración <strong>de</strong> Términos <strong>de</strong> Referencia- Elaboración Ficha Técnica- Elaboración Necesidad, Conveniencia y Oportunidad- Evaluación <strong>de</strong> las Propuestas- Respuestas a las observaciones sobre la Evaluación en el Concurso Público No. 0367.- FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALCon la iniciación <strong>de</strong>l Proyecto “Organización, Sistematización y Digitalización <strong>de</strong>l FondoDocumental <strong>de</strong> la UPME, el Archivo Central tendrá la oportunidad <strong>de</strong> tener toda la informaciónorganizada y digitalizada, para ofrecer un mejor servicio a los usuarios <strong>de</strong> la entidad, entes<strong>de</strong> control y ciudadanos <strong>de</strong>l común que lo consultan.La UPME, a través <strong>de</strong>l Archivo Central aportó toda la información requerida por el Ministerio<strong>de</strong> Minas y Energía para elaborar el anteproyecto <strong>de</strong> “Archivo Central Sectorial” a solicitud <strong>de</strong>“El Plan Sectorial <strong>de</strong> Desarrollo Administrativo Política Número 2 – AdministraciónDocumental”, igualmente se participó con los programas <strong>de</strong> cooperación archivísticaorganizadas por el Ministerio <strong>de</strong> Minas y Energía.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.<strong>upme</strong>.gov.co79
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