informe de gestión upme 2006 - Unidad de Planeación Minero ...

REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA2.- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESSe realizó en forma exhaustiva e intensa para armonizar los documentos físicos acorde conel contenido de las Tablas de Retención Documental, optimizando los recursos yproporcionando mayor agilidad en la consulta de información, garantizando así una mejoracontinua del Sistema de Gestión de Calidad.Con éste avance en la confrontación TRD versus organización física de las carpetas,quedaron las cuatro dependencias de la Unidad, con la última versión en los archivos degestión año 2006.En el primer trimestre se trasladaron los Archivos de Gestión 2004 y 2005, al Archivo Central,organizados por cada dependencia.3. COMITÉ DE ARCHIVOEl Comité de Archivo y Correspondencia, ha realizado a la fecha 12 reuniones de comité,donde han quedado consignadas los avances de las actividades sobre la organización,depuración, traslado de información de todas las dependencias de la Unidad.( Ver Actividades en las 12 Actas de Comités).Los integrantes de éste Comité han intervenido intensamente para el cambio de imagen enlas instalaciones del archivo central, tomando medidas para ampliar los espacios y remodelarlas instalaciones en general como pisos, puertas y paredes.Se dio la oportunidad para subsanar problemas de humedad, grietas y filtraciones que en unfuturo afectaría la información; por otra parte se acondicionaron los espacios para la ubicaciónde otras dependencias como la de Bienestar SocialCon todo lo anterior el archivo Central se benefició de las obras, para la readecuación yremodelación del sótano, lugar dónde se almacena todo el acervo documental de la UPME.El Comité de Archivo y Correspondencia, velará también por el buen funcionamiento ymejoramiento continuo de los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad recientementeimplementado en la Unidad.4. SERVICIO DE CONSULTAAtención de usuarios y ubicación de solicitudes de préstamos de carpetas de contratosórdenes, propuestas y diferentes temas relacionados con información de archivo de acuerdocon los requerimientos de los Entes de Control (Contraloría, Procuraduría y Fiscalía)funcionarios de la Unidad. (ver Libro de Solicitudes, Consultas y préstamos de documentos).Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co78