informe de gestiÃ³n upme 2006 - Unidad de PlaneaciÃ³n Minero ...

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REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICAIMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y FINANCIEROLa necesidad de esta adquisición nació de la adaptabilidad que debe tener el sistemafinanciero de la UPME con el Sistema Integrado de Información Financiera “SIIF” delMinisterio de Hacienda y Crédito Público, al igual que a los sistemas de información financieray administrativa desarrollados por la Contraloría General de la República y el DepartamentoNacional de Planeación.La UPME contaba con un aplicativo administrativo y financiero llamado PIMISYS, cuyascaracterísticas y funcionalidades presentaban obsolescencia ante los nuevos requerimientos.En el 2006 se realizó la implementación del Sistema de Información Administrativo, Financieroy de Recurso Humano, conforme a las exigencias actuales y se dio capacitación a losfuncionarios involucrados en estos procesos administrativos.IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ORFEOLa UPME, mediante convenio con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios,recibió el Sistema de Gestión Documental – ORFEO, inicialmente desarrollado por la SSPD,bajo licencia GPL, que permite administrar virtualmente la documentación interna, evitando elmanejo de papel.Las principales características de ORFEO son las siguientes:• Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que generaimágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandosetc).• Operaciones básicas sobre los documentos de un usuario tales como agendar, modificar,reasignar, devolver, solicitar Vo.Bo., archivar, anular, consultar.• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de laNación.• Generación de reportes de gestión.• Recepción de documentos para radicación vía fax.Con la implementación de este sistema de gestión documental se pretende disminuir elconsumo de papel, mejorar los tiempos de respuesta a solicitudes y disminuir los tiempos debúsqueda de información histórica.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co62
REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICAPÁGINA WEBA partir del 1 de abril de 2006 se coloco a disposición del público en general la nueva imagendel Home de la UPME, dándole un nuevo esquema de organización y resaltando en el lasúltimas publicaciones como productos bandera de la Entidad. Adicionalmente se posicionó elnuevo sitio en los principales buscadores mundiales, mediante una nueva indexación de cadauno de los vínculos vigentes en el nuevo esquema de la página principal de la UMPE.Finalmente se instaló una herramienta estadística en la página principal de la UPME y encada uno de los módulos del SIMEC, que nos permite evaluar diferentes aspectos conrespecto a:• Cómo llegan los visitantes al sitio• Contadores de visualizaciones a la fecha• País de procedencia de los visitantes• Seguimiento del tráfico por horas, días, semanas, meses, años• Proveedores y dominios• Qué tecnología usan: navegadores y sistemas operativos.• Espacios de tiempo de mayor actividad: horas o díasDIVULGACIÓN Y COMUNICACIONESCOMUNICACIÓN INTERNACon el objeto de difundir los temas de interés más relevantes para los funcionarios ymiembros de la Entidad, se publicó con periodicidad mensual, el boletín interno NOTI –UPME. Se distribuye vía e-mail en formato .pdf a todos los funcionarios y se fijan ejemplaresimpresos en las carteleras.Igualmente se han mantenido actualizadas las carteleras que se encuentran en los dosedificios.La Subdirección de Información ha coordinado la realización de los eventos “FlashInformativo” y “Jueves Académico”, espacios de comunicación y divulgación de informacióntécnica y administrativa al interior de la UPME.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co63
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