informe de gestión upme 2006 - Unidad de Planeación Minero ...

REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICAIMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y FINANCIEROLa necesidad de esta adquisición nació de la adaptabilidad que debe tener el sistemafinanciero de la UPME con el Sistema Integrado de Información Financiera “SIIF” delMinisterio de Hacienda y Crédito Público, al igual que a los sistemas de información financieray administrativa desarrollados por la Contraloría General de la República y el DepartamentoNacional de Planeación.La UPME contaba con un aplicativo administrativo y financiero llamado PIMISYS, cuyascaracterísticas y funcionalidades presentaban obsolescencia ante los nuevos requerimientos.En el 2006 se realizó la implementación del Sistema de Información Administrativo, Financieroy de Recurso Humano, conforme a las exigencias actuales y se dio capacitación a losfuncionarios involucrados en estos procesos administrativos.IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ORFEOLa UPME, mediante convenio con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios,recibió el Sistema de Gestión Documental – ORFEO, inicialmente desarrollado por la SSPD,bajo licencia GPL, que permite administrar virtualmente la documentación interna, evitando elmanejo de papel.Las principales características de ORFEO son las siguientes:• Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que generaimágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandosetc).• Operaciones básicas sobre los documentos de un usuario tales como agendar, modificar,reasignar, devolver, solicitar Vo.Bo., archivar, anular, consultar.• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de laNación.• Generación de reportes de gestión.• Recepción de documentos para radicación vía fax.Con la implementación de este sistema de gestión documental se pretende disminuir elconsumo de papel, mejorar los tiempos de respuesta a solicitudes y disminuir los tiempos debúsqueda de información histórica.Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. ColombiaPBX : (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537http://www.upme.gov.co62