FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoVisión: Ser una unidadd administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada losservicios de recepción, radicación y distribuciónde las comunicaciones oficiales, cumpliendo con las fasesde producción y/o recepción, trámite, distribución y consulta del Programa de Gestión Documentalimplementado en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA) de la Facultad de Ciencias.Funciones:1. Recibir, radicar, registrar y distribuir las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas en la FacultaddeCiencias, con celeridad, imparcialidadd y respetando el derecho de turno2. Brindar un eficiente, eficaz, efectivo y confiable servicio de mensajería, recepción y envío decomunicaciones oficiales3. Brindar un eficiente servicio de información a la comunidad dela Facultad,dentro de la debidareserva y confidencialidad de la documentación e información quese maneja4. Proponer y simplificar losprocedimientos administrativos referidos a la producción, registro,recepción y envío de comunicaciones oficiales, con elobjeto de mejorar la eficiencia institucional5. Incentivar el uso de nuevas tecnologías a fin de modernizar y agilizar los procesos6. Prestar asesoría en materiaa de administración de comunicacionesoficiales a las dependencias de laFacultad de Ciencias que lo requieran7. Atender con prioridad a menores de edad, discapacitados y adultos mayores que acudan a la unidadcon el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de surequerimiento8. Cumplir con el marco legal nacional e institucionalen las áreas de su competencia, sinllegar aconfundirse con las labores propias del archivo3.2.­ ESTADO DESEADO1. Contar con los espacios físicos, recursos tecnológicos, materiales, suministros necesarios quepermitan recibir, enviar y controlar oportunamentee el trámite de las comunicaciones de carácteroficial, mediante servicios de mensajeríaa interna‐externa, fax y digitalización, de modo quefacilitenla atención de las solicitudes presentadas por la comunidad2. Contar con personal suficiente, debidamente capacitado y comprometido para el cumplimiento desus funciones3. Contar con procesos levantados, simplificados y documentados de toda la Facultad de Ciencias y dela unidad misma4. Contar con tipologías documentales normalizadas para toda la Facultad de CienciasPágina Nº 6Octubre 2010