FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo• Seomiten pasos en la tramitación de documentos o en la consignación de recaudos en búsqueda derealizar los procesos de forma rápida• Seproducen copias innecesarias de documentos al no estar normalizados y estudiados los procesosy las copias exactas que se requieren para cada trámite• Muchos documentos permanecen en las oficinas luego de su producciónesperando que unmensajero lospase a retirar en el momento que estos consignen documentos enviados,evidenciandoque no existen rutas de mensajería que visiten las oficinas para entregar y retirarcorrespondencia permanentemente• No existe un sistema automatizado de control y registro de documentos• Muchos documentos son distribuidos por el personal de las oficinas, inclusive por losmismosproductores a fin de agilizarlos trámites• Estos problemas traen como consecuencia directa, retraso en la realizaciónde las actividades ydescontrol documental y delos procesoss3.­ UNIDAD DE MENSAJERRÍA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS:A partir delos problemas anteriormente reseñados, se propone la creación de una Unidad de Mensajería yRegistro de Documentos para la Facultad deCiencias, adscrita al Departamentode Documentación,Información y Archivo de la Coordinación Administrativa.No se incluye en el nombre de la unidad la palabra correspondencia, ya que lamisma se refiere adocumentos de índolepersonal que son enviados y recibidos por el recurso humano que laboraa en unaorganización.3.1.­ MISIÓN, VISIÓN Y FUNCIONESEsta unidad tendría como:Misión: Recibir, radicar, registrar, distribuir y brindar el servicio de información y mensajería sobre todas lascomunicaciones oficiales enviadas y recibidas a la Facultad de Ciencias, vigilando que la labor secumpladentro de la debida reserva, con oportunidad, eficiencia y orden consecutivo, con arreglo a losprocedimientos institucionales establecidos y el cumplimiento del marco legal nacional e institucional.Página Nº 5Octubre 2010