FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo2.­ PROBLEMÁTICA ACTUAL:• LaFacultad deCiencias nocuenta conuna unidadd administrativa que centralice la distribución,recepción y envío de documentos oficiales. Cada dependencia seencarga de realizar esta tarea dediferentes formas y con los recursos quedisponga• El Departamento de Administración se ha encargado de realizar algunas de estas tareas, sinconsolidar un registro y radicación de documentos, centrándose más ensu distribución sincontroles normados• No existe un registro único de documentos en la Facultad de Ciencias• No se radican los documentos enviados, recibidos y tramitados internamente• El Decanato dela Facultad tiene adscritovarios de los mensajeross tanto internos como externos, loscuales no se les tiene delimitadas sus tareas, formatos de trabajo,rutas de distribución, así como noseha coordinado adecuadamente la supervisión de sus actividades• Otras dependencias de la Facultad, tales como laCoordinación de Postgrado, el Instituto deZoología y Ecología Tropical y la Escuela de Química, poseen mensajeros, que siguen lineamientos ynormas establecidos por lasoficinas a las cuales estánadscritos• El Departamento de Administración posee un mensajero externo que sólorealiza gestiones demensajería para la Coordinación Administrativa• Los documentos de la Facultad de Ciencias no son radicados, por lo que no pueden ser controladosdurante el curso del trámite• No se han normalizado loscódigos de las dependencias, con el objeto de consolidar números decontrol de los diferentes documentos• Los productores de los documentos controlan el envío de estos dediferentes maneras:o Preparación de unacopia del documento principal que se remite junto con el original queva dirigida al destinatario. Tanto el original como la copia son sellados y firmados por eldestinatario. Se devuelve la copia al remitente con sello y firma de recibido comoconstancia de su recepcióno Producción de un original y dos copias, una conformada por la copia del documentoprincipal y la otra que incluye todos los recaudos o anexos que se remiten junto con eloriginal que van dirigidos al destinatario. El destinatario firma las dos copias y el original, sedevuelven al remitente las copia, la copia del documento principal es organizado en elcorrelativo de la oficina, la copia con recaudos se organiza en el expediente respectivo delarchivode la dependenciao Remisión del documento original producido por la entidadd productora junto con unformatode remisión o memorándum interno, que es firmado por el destinatario y devuelto alremitenteo Remisión del documento original sin ningunacopia o respaldo de su envío• Existen disparidades entree las diferentes oficinas en la manera como gestionan y registran sucorrespondencia, así como en su posterior organización• Algunas oficinas no poseen o no utilizan un sello de recepción de correspondencia, en muchos casostampoco se utilizan sellos de “copia” o de “devolver copia firmada” o de “urgente”Página Nº 4Octubre 2010