FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoPROYECTODE CREACIÓN DE LAUNIDAD DE MENSAJERÍA Y REGISTRO DEDOCUMENTOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS1.­ INTRODUCCIÓN:Uno de los requerimientos de cualquier organización que se centre en la calidad de sus servicios, tanto parasus usuarios y proveedores internos como externos, es que incluya entre sus políticas de gestión, laproducción normalizada, registro, control, organización, descripción, conservacióny eliminación de losdocumentos, como garantía de la eficiencia administrativa. Por ello, enel año 2001, en el marco de laaplicaciónde la NormaISO 9000 dela calidad, seaprueba a nivel mundial la norma ISO15489 de Gestión deDocumentos. En esta importante norma se define a la GESTIÓN DE DOCUMENTOS como el ámbito de lagestión administrativaa responsable del control eficientee y sistemático en la creación, recepción,mantenimiento, uso y eliminación de los documentos, incluyendo procesos para capturar y mantener laprueba y la información de las actividades y transacciones en forma de documentos, cubriendo todosaquellos procesos organizativos y archivísticoss relacionados con los documentos,desde que se crean,tramitan, organizan o se decide su conservación temporal, permanente o eliminación.A partir de lo expresado en esta norma, el primer paso para consolidar la gestión dedocumentos en unaorganización, es iniciarun proceso de revisión y simplificación de sus procesos administrativos, procurandonormalizar los diferentes tipos documentales que se han de producir durante la realización de las diferentesactividades expresadas en cada proceso. De allí que un paso paralelo al estudio de los procesos, es elestablecimiento de unaimagen institucional normada, que serefleje en lapapelería detoda la organización,incluyendo el uso adecuado de símbolos y logos.Un tercer paso en la aplicación de este método de gestión, serefiere al registro y control de los documentosque se producen y tramitan en el interior de la organización,así como delos que se envían o reciben fuerade ella, dando como resultando tangible, la consolidaciónde una Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos, comúnmente denominada de Correspondencia. Esta unidad debe ser la encargada decentralizar el registro de los documentos que se reciben y producen en la organización,iniciando con ello lostrámites administrativos, facilitandoel seguimiento y control de las actividades vinculadas con la traza queva dejando el documento durante su curso por el flujo del proceso, facilitandola recuperación deinformación, así comoo la alerta sobre posibles retrasos en la ejecución de las tareas, elementosde granimportancia para una institución que desee ser eficiente, eficaz y efectiva.La presente propuesta tiene como fin exponer al lector la problemática existente de laFacultad deCienciasde la UCVen materia de mensajería y registro de documentos oficiales y personales, estableciendolineamientos, servicioss y pautas en la consolidación de una nueva unidad administrativa encargada desolventar estas dificultades.Página Nº 3Octubre 2010