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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3.9. PROPUESTADE SELLOSUNIVERSIDAD CENTRA DEVENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓN ADMINSTRATIVAUnidad de Mensajería y Registro de Documentos ___________ ___________Fecha de recibido:_________ ___________Dirigido a:Funcionario recibe:Respuesta Nº:Fecha:Archivado en:3.10. GLOSARIO DE TERMINOSComunicaciones oficiales: Son todas aquellasrecibidas o producidas, en desarrollo de las funcionesasignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.Consecutivo de comunicaciones oficiales: conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneo, emanados de un órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones.Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a títulopersonal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.Constancia de recepción de documentos: Formato que sele entrega a la persona que consigna un(os)documento(s) (oficial, personal o publicaciones) ante la recepción de la Unidad de Correspondencia yMensajería, y en donde se incluyenn los caracteres internos y externos principales de dicho documento, asícomo los referidos a suradicación y recepción.Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitengarantizarr su autenticidad e integridad, entre estos, firma autorizada, sello autentificado de la institución odependencia y papelería institucional.Página Nº 27Octubre 2010
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoDocumento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en el ejercicio de su cargo o suintervención.Guía de despacho: Registro presentado en original y copia que elabora la dependencia productora dedocumentos, en donde reseñan los datos fundamentales de las distintas comunicaciones oficiales a serenviadas a través del servicio de mensajería.Hoja de ruta: Es un registro elaborado por la recepciónde la Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos, en donde se consignan los datos del recorrido y documentos que el mensajero va a entregaren las diferentes dependencias dela facultad, así como losreferidos al control de visita de mensajeros,fecha, hora y entrega de documentos.Radicación: procedimiento por medio del cual, las asignan un número consecutivo, a las comunicacionesrecibidas o producidas, dejando constancia dela fecha, hora de recibo o envío, con el propósito deoficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por el cual las entidades ingresas en sus sistemasmanuales,o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas, recibidas oingresadas, dándole un número de registro único que permita controlar su paso por las diferentesdependencias donde será tramitado.Registro de documentos: Instrumento que coadyuva al control de los documentos que ingresan y seproducen en una institución, departamento o unidad, y del seguimiento de los mismos en los distintospasos querequiere su procesamiento durante latramitación.No solamente este registro ha de llevarse paralos documentos recibidos sino también para los enviados, como garantía de la remisión y gestión de losasuntos que se realizano solicitan en la institución.Registro: Aquel documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica del control de laexpedición, salida, entrada y circulación de los documentos, se presentacomo un instrumento decontrolnormalmente en forma de volumen, (libro o encuadernado), o automatizado que contiene la inscripcióngeneralmente numerada en orden cronológico, de información o comunicaciones consideradas desuficiente interés como para ser exactas y formalmente asentadas. Estas informaciones puedensucederdirectamente de los actos administrativos internos, o de las remisiones de documentos que se realicen porentes u organizacionesexternas.Página Nº 28Octubre 2010
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Page 26 and 27: HOJA DE RUTA DE MENSAJEROS
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