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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo12 Tipo de Documento13 Nº deDocumento14 Fecha de producción15 Entidad destinataria16 Persona destinataria17 Asuntos y Anexos18 Observaciones19 Incluye Copia Recibido20 RadicaciónDe la lista disponible, seleccione el tipo dedocumento a ser enviado (ComunicaciónOficial,Circular, Invitación, Requisición de Compra,Solicitud de Viático, Solicitud dePago, Movimientode Personal, Resolución del Consejo de Facultad,CajaChica –FondoRotatorio,RegistrodeAsistencia Diaria, Planilla de Nota, Planilla deInscripción). Si el tipode documento no se incluyeen la lista, puede agregarse a fin de establecereste dato oficialmenteUtilizando las siglas propuestas para el código decontrol de documentos, transcriba el número dedocumento que envía (Ejemplo: DRRHH-FC-UCV159-2011)Incluya la fecha (dd-mm-aaaa) del año deproducción del documentoDe la lista disponible, seleccione el nombre de ladependencia o institución a la cual envía eldocumento. De no encontrarsee en la lista, escribaen la casilla el nombre de la dependencia oinstitución a la cual remite el documento, sies unaorganizaciónfuerade la UCV, coloqueladirección de la misma, a fin que el mensajeroexterno pueda consignar losdocumentos deforma eficienteTranscriba el nombre de la persona o funcionarioal cual remite el (los) documento(s)Incluya informaciónsobre el asunto de que trata eldocumento, así como de los documentos queincluye en anexoReseñe cualquier otra información que considereimportante para la remisión de los documentosDe la lista disponible, seleccione si el documentoque envía fue enviado con unacopia paraa que eldestinatario la firme como constancia de larecepción del original. De colocar la opción SI, lacopia leserá devuelta a su oficina, luego deculminarel proceso de despacho de mensajeríaNo escriba en este renglón ninguna informaciónPágina Nº 17Octubre 2010
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3. .8.5. Sobreel REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALESLaUnidad de Mensajería y Registro deDocumentos llevará de forma permanente un REGISTROUNICO Y CENTRALIZADO de los documentos, enviados, recibidos y tramitados por la Facultad deCiencias, reseñando datos tales como: número de radicación, fecha y hora de recibido, tipo dedocumento, fecha de elaboración del documento, número correlativo o de control de ladependencia productora, remitente (persona y/o entidad que envía), destinatario (persona y/oentidad), el asunto que trata, cantidad y clase de anexos que lo acompañan, tipo de empaque y rutadede mensajero, entre otros. La vigencia de todo trámite administrativo, comienza en el momentoenque el (los) documento(s) son radicado(s) en la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos.Este registro, utiliza opciones de lista pre‐diseñadas a objeto de optimizar los tiempos en latranscripción de la información que viene registrada en la Guía de Despacho de ComunicacionesOficiales. Se diseñó utilizando el programa Excel.Seestán adelantando gestiones para automatizar el proceso deregistro y seguimiento de trazasdocumentalesa través de un Sistema deGestión Electrónica, con ello se podrápreparar unreportedelas hojas deruta de mensajeros, en las cuales la información de los documentos enviados por lasdistintas dependencias se agrupen por dichas rutas, pudiendo distribuir las comunicacionesoficialesdeforma rápida y eficiente. De igual forma, el sistema facilitará la visualización de los tiempos deenvío, recepción y distribución de documentos, permitiendo establecer estrategias de mejora delservicio, garantizando que los datos de los documentos producidos queden almacenados en elsistema para su uso en otros sistemas de información, así como para su seguimiento a través de latraza que deja el documento por su tramitación durante la ejecución del proceso administrativo.Todo documento producido, enviado, recibido y tramitado en la Facultad de Ciencias deberá estarasentado en este registro, a fin de garantizar la transparencia de las actividades que se realizan, a lavez de dar cumplimiento a la legislaciónnacional vigente en esta materia, especificada en el punto3. 4 del presente documento.Página Nº 18Octubre 2010
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Page 26 and 27: HOJA DE RUTA DE MENSAJEROS
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