FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

More documents

Recommendations

Info

Actualmente se están adelantando gestiones para automatizar el proceso de envío de documentosa través de un Sistema de Gestión Electrónica, sin embargo el mismo mantendría la transcripción dedatos de los documentos al sistema por parte de los funcionarios o personas remitentes de losdocumentos, igual como si estuvieran llenando la Guía de Despacho de Documentos Oficiales, yaque todo proceso administrativo se inicia en la oficina o dependencia productora.3.8.4.1. Formato Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales: EspecificacionesDATOS GENERALESObjetivos del documento • Servir de registro y constancia de la consignación dedocumentos entregados al(los) mensajero(s) de laFacultad de Ciencias, para su distribución vía mensajería• Recopilar los datos principales de los documentos queserán incluidos en el Registro de Comunicaciones Oficialespara su distribución vía mensajeríaEspecificaciones• El formato deberá ser llenado en forma clara, completa ydetallada con la información requerida en cada campo,presentando original (Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos) y una (01) copia (Remitente)• Todos los mensajeros deberán hacerse responsables por losdocumentos que trasladan reseñados en la GUIA DEDESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, por lo queno podrán trasladar ningún documento que no seencuentre allí reseñado a la hora de prestar el servicio demensajería• Todos los mensajeros y funcionarios remitentes deberáncotejar los documentos en físico con los datos reseñadosde estos, en la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONESOFICIALES• El funcionario que envía los documentos, deberá incluir enla GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES,tanto en la original como en la copia, los datos delmensajero que recibe el(los) documento(s), incluyendoademás la fecha y hora de su consignación• El mensajero deberá firmar ambos ejemplares a fin dedejar constancia de su recepción• El formato electrónico se presenta diseñado con listasdesplegables para la facilidad y rapidez de la informacióna ser transcrita por los usuarios• Se ha incluido en las diferentes celdas del formatoelectrónico a ser utilizadas, un aviso automático dedescripción de las especificaciones que ha de seguir el
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivousuario para llenar este formato• Si el usuario desea remitir un lote demovimientos depersonal o de resolucionedel Consejo de Facultad,elabore un memorándum enviado al Departamento deRecursos Humanos, al Consejo de Facultad o a laDirección de Recursos Humanos de la UCV, en donde serelacione los diferentes documentos a ser enviados.Reseñe en la guía de despacho el memorándum de envíode dichos documentos.Con este procedimiento seformaliza adecuadamente sus labores, a la vez queahorratiempo en el llenado de estee formato.DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTOONº1Nombre del CampoDependencia ProductoraExplicación del CampoDe la lista desplegable seleccione el nombre de ladependencia que envía el lote de documentosvía mensajería2 Fecha de envíoColoquela fecha (dd-mm-aaaa) en la cual seestá enviadon los documentos3 Funcionario remitenteTranscriba el nombre y apellido del funcionarioque remite y/o elabora el formato4 Fecha de recepción UNMRDNo escriba en este renglón ninguna información5 Funcionario UMRD receptor No escriba en este renglón ninguna información6 Nº GuíaEspacio destinado para colocar un número decontrol de la guía dedespachoa enviar. Para ello,utilice el listado de siglas de dependenciasnormalizado por la UMRD y agregue un númerocorrelativo junto con el dato del año encurso.Ejemplo:DEC-001-2011 o ICTA-215-2011 o ICTA-216-2011. Lleve un control de los números correlativosutilizados para este formato, intentando norepetirdichos números en otras guíasque se elaborenposteriormente.7 Mensajero que recibeEscriba en letra de imprenta (a mano) los apellidosy nombresdel mensajero que recibelosdocumentos8 Fecha entrega mensajero Escriba en letra de imprenta (a mano) la fecha enla cual se le entregaal mensajero los documentos9 HoraEscriba en letra de imprenta (amano) la hora enla cual se le entregaal mensajero los documentos10 Firmarecibido mensajeroEl mensajero deberá estampar su firmaparaoficializar la recepción de los documentos a serdistribuidos por el servicio de mensajería11 IDNúmero consecutivoo y de control de los datos deldocumento a ser enviado vía mensajeríaPágina Nº 16Octubre 2010
Page 1 and 2: UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFAC
Page 20 and 21: REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OF
Page 22 and 23: 3.8.6. Sobre el Radicado de Docum
Page 26 and 27: HOJA DE RUTA DE MENSAJEROS
Page 38: UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFAC

FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?