FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3. .8.4.­ Sobre el envíode comunicaciones oficiales: GUIA DE DESPACHO DECOMUNICACIONES OFICIALESPara el envío o despacho de documentos oficiales a través del servicio de mensajería, todas lasdependenciasde la Facultad deberánutilizar la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONESOFICIALES, la cual fue diseñada en Excel utilizandoopciones de lista pre‐diseñadas a objeto deoptimizar los tiempos en la transcripciónn de la información. Este formato puede ser descargado porlos miembros de la comunidad de laFacultad de Ciencias para su uso, en la página web:http://www.ciens.ucv.ve/coordad/umrd.htmlEste formato tiene por objeto• Registrar la información básica de los documentos a ser enviados vía mensajería por todaslas dependencias dela Facultad de Ciencias• Servir de respaldo de la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las labores de mensajería ydistribución de documentos• Normalizar el uso de una misma forma de enviar y controlar los documentos que seremitenpor la mensajería, eliminando el uso de memos internos.Todas las dependencias dela Facultadque requieran enviar documentos a través de la UMRDdeberán utilizar este formato, a ser llenado de formaelectrónica o manual, e imprimirlo enoriginaly una copia. Laoriginal deberá ser entregada a los mensajeros con el lote de documentos y la copiadeberá ser firmada por los mensajeros como constancia que retirólas comunicaciones oficiales parasudistribución y conservadaa por la oficina productora.Esde la responsabilidad tanto de los funcionarios que envíen documentos víamensajería como delos mensajeros mismos, elverificar que los documentos que se encuentran reseñadoss en esteformato, se encuentre en físico en el lotede documentos a ser distribuido.Con la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, se dejarían de producir losmemorándumsinternos de envío de correspondencia, ahorrado de esta forma presupuesto,normalizando la produccióndocumentaly la consolidación y organización de archivos de gestión.Página Nº 13Octubre 2010