FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo• Con este sistema se garantiza la existencia de unarchivo en cada dependencia, a la vez que seestablecenmedidas de control detodos los documentosque se envían. Utilizando esteprocedimiento se deja de producir los memorándums internosde envío decorrespondencia.• Toda comunicación quede respuesta a otra, debe incluir en la introducción o saludo, los datosdel númerodel documento y fecha del que se le está dando larespuesta.• Sobre las comunicacionnes vía fax. Las mismas deberían centralizarse en la Unidad de Mensajeríay Registro, ingresando cada fax, dándole tratamiento de documentos externos recibidos. Siendoeste el caso, no se requerirían equipos de fax enlas dependencias. El quelas dependencias nose manejen por esta norma, trae como consecuencia que estos documentos recibidos no secontrolen, registren y radiquen.3. .8.3.­ Sobrelos métodos de control de los documentos enviados por las distintasdependencias de la FacultadLaUnidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá elaborar una lista de siglas básicas paraque sean utilizadas por lasdistintas dependenciasde la Facultad para sus números internos decontrol, pudiendo agregarle o combinarle al códigopropuesto, otros códigos de controlinterno.Pueden establecerse diferentes controles de documentos, tanto para memorándums, oficios,requisiciones,circulares enviados, entree otros, pero deberá mantenerse siempre las mismas siglasbásicas. En estee sentido, se proponen lassiguientes siglas:Dependencia/OficinaDecanatoConsejo de FacultadCoordinación AcadémicaCoordinación de InvestigaciónCoordinación de ExtensiónCoordinación de PostgradoCoordinación AdministrativaEscuela de BiologíaEscuela de ComputaciónEscuela de MatemáticaEscuela de FísicaEscuela de QuímicaInstituto de Biología ExperimentalSiglasDECCFCACADCINVCEXTCPOSTCADMEBECEMEFEQIBEPágina Nº 11Octubre 2010