FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3.8.­ POLÍTICAS, NORMAS Y LINEAMIENTOS3. .8.1.­ Sobrelos servicios de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos• Toda la comunidad de la Facultad de Ciencias deberá utilizar el serviciode mensajería, paraenviar, recibir y distribuir comunicaciones oficiales, por lo tanto ningún funcionario o usuario,deberá consignar de forma personaldocumentos, o establecer y/o utilizar servicios paralelos demensajeríaa interna, ya que estas actividades traen consigoo el uso de recursos extras a losdispuestoss oficialmentee y a la generación de problemas de comunicacióny seguimiento de losprocesos. Es importantela colaboración de todoslos miembros de la comunidad, inclusive en larecomendación de soluciones para la mejora de problemas puntuales de recepción ydistribución de las comunicaciones oficiales.3. .8.2.­ Sobre la elaboración y uso de copias delas comunicaciones y/omemorándum interno para la remisión de documentos vía mensajería• Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán mínimo en original ymáximo dos (02) copias, dependiendo del trámitey el procedimiento a seguir. Lo ideal es que seproduzca:• Unoriginal con sus anexos a ser remitido al destinatario• Una copia del documento principal sin anexos, enviada junto con el documentoo originalpara que sea firmado y sellado como acuse de recibido del documento por parte deldestinatario. Esta copia se conservará en el consecutivo y/o numérico de ladependencia remitente• Una copia con todos los anexos, que será organizada en el expediente administrativodel archivo de ladependencia remitenteOriginal y anexos: DestinatarioCopia del documento principal sinanexos: Correlativo de la OficinaProductoraCopia documento principal yanexos: Expediente Administrativode la Oficina ProductoraPágina Nº 10Octubre 2010