FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo• Coordinador (a) de la Unidad• Coordina las actividadesde la unidadd• Toma decisiones centradas en la prestación permanente y eficiente de la unidad• Supervisa y distribuye las actividadesentre el personal de la unidad• Trabaja conjuntamentecon la recepcionista en el mantenimiento de los diferentesregistros dedocumentos• Elabora indicadores, estadísticas e informes de gestión• Recepcionista:• Responsable de gestionar el envío y recepción de documentos:• Recibe, selecciona, radica, registra y distribuye documentos enviados y recibidos• Elabora y organiza las constancias de recepción dedocumentos• Prepara el( (los) sobre(s) para el envío de documentos, de acuerdo a las criteriosestablecidos• Elabora y organiza las hojas de ruta de los mensajeros• Coordina con los mensajeros la entrega y recepción de documentos• Organiza y controla las guías de despacho dedocumentos (copia Unidad deMensajería y Registro deDocumentos)• Coloca sellos de recibido, enviado, urgente, devuelto, y los demás que requiera launidad de acuerdo con sus funciones• Mensajeros• Cumplen con la distribución, envío y recolección de documentos asignada en la hojade ruta conla celeridad respectiva• Cumplen con los controles de registro diseñados para tal fin, de acuerdo con elhorario de reparto y distribución de documentos establecido• Verifican y reciben documentos a serenviados por las dependencias productoras enconcordancia con la Guíade Despacho• Notifica a la recepcionista y al Coordinador de laUnidad, cualquier inconvenienteque afecte la entrega, recolección y/odistribuciónde documentosPágina Nº 9Octubre 2010