FUNDAMENTOS UCM.pdf - Facultad de Ciencias-UCV ...

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVAFundamentos técnicos yprocedimentalespara la creación de unaUnidad de Mensajería y Registrode Documentos para laFacultad de Ciencias-UCVDepartamento de Documentación, Información yArchivoEquipo de Trabajo AdministrativoElaborado por:Lic. Arcángel Sánchez yLic. Marisol LandaetaCaracas, Octubre de 2010

Universidad Central de VenezuelaFacultad de CienciasCoordinación AdministrativaDepartamento de Documentación, Información y ArchivoPROYECTO DE CREACIÓN DE LA UNIDAD DEMENSAJERÍA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS DE LAFACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDADCENTRAL DE VENEZUELACaracas, Octubre de 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoTabla de contenido1.‐ INTRODUCCIÓN: .............................................................................................................................................32.‐ PROBLEMÁTICA ACTUAL: ...............................................................................................................................43.‐ UNIDAD DE MENSAJERÍA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS: ............................................................................53.1.‐ MISIÓN, VISIÓNY FUNCIONES ................................................................................................................53.2.‐ ESTADO DESEADO ...................................................................................................................................63.3.‐ PROCESOS ...............................................................................................................................................73.4.‐ MARCO LEGAL ..................... ....................................................................................................................73.5.‐ SERVICIOS ................................................................................................................................................83.6.‐ HORARIO DEL SERVICIO ..........................................................................................................................83.7.‐ PERSONAL ...............................................................................................................................................83.8.‐ POLÍTICAS, NORMAS Y LINEAMIENTOS ................................................................................................ 103.8.1.‐ Sobre los servicios de laUnidad de Mensajería y Registro de Documentos ................................ 103.8.2.‐ Sobre la elaboración y uso de copias de las comunicacionesy/o memorándum interno para laremisión de documentos vía mensajería ................................................................................................. 103.8.3.‐ Sobre los métodos de control de losdocumentos enviados por las distintas dependencias de laFacultad .................................................................................................................................................... 113.8.4.‐ Sobre el envío de comunicaciones oficiales: GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONESOFICIALES ................................................................................................................................................. 133.8.5.‐ Sobre el REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONESOFICIALES ...................................................... 183.8.6.‐ Sobre el Radicado de Documentos ............................................................................................... 213.8.7.‐ Sobre las Rutas de Mensajería ...................................................................................................... 213.8.8.‐ Sobre la recepción, cotejo y selección de comunicaciones oficiales ............................................ 263.8.9.‐ Sobre la eficiencia del servicio de mensajería .............................................................................. 263.9.‐ PROPUESTA DESELLOS ........................................................................................................................ 273.10.‐ GLOSARIO DE TERMINOS ................................................................................................................... 273.11.‐ FORMATOS ......................................................................................................................................... 29Página Nº 2Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoPROYECTODE CREACIÓN DE LAUNIDAD DE MENSAJERÍA Y REGISTRO DEDOCUMENTOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS1.­ INTRODUCCIÓN:Uno de los requerimientos de cualquier organización que se centre en la calidad de sus servicios, tanto parasus usuarios y proveedores internos como externos, es que incluya entre sus políticas de gestión, laproducción normalizada, registro, control, organización, descripción, conservacióny eliminación de losdocumentos, como garantía de la eficiencia administrativa. Por ello, enel año 2001, en el marco de laaplicaciónde la NormaISO 9000 dela calidad, seaprueba a nivel mundial la norma ISO15489 de Gestión deDocumentos. En esta importante norma se define a la GESTIÓN DE DOCUMENTOS como el ámbito de lagestión administrativaa responsable del control eficientee y sistemático en la creación, recepción,mantenimiento, uso y eliminación de los documentos, incluyendo procesos para capturar y mantener laprueba y la información de las actividades y transacciones en forma de documentos, cubriendo todosaquellos procesos organizativos y archivísticoss relacionados con los documentos,desde que se crean,tramitan, organizan o se decide su conservación temporal, permanente o eliminación.A partir de lo expresado en esta norma, el primer paso para consolidar la gestión dedocumentos en unaorganización, es iniciarun proceso de revisión y simplificación de sus procesos administrativos, procurandonormalizar los diferentes tipos documentales que se han de producir durante la realización de las diferentesactividades expresadas en cada proceso. De allí que un paso paralelo al estudio de los procesos, es elestablecimiento de unaimagen institucional normada, que serefleje en lapapelería detoda la organización,incluyendo el uso adecuado de símbolos y logos.Un tercer paso en la aplicación de este método de gestión, serefiere al registro y control de los documentosque se producen y tramitan en el interior de la organización,así como delos que se envían o reciben fuerade ella, dando como resultando tangible, la consolidaciónde una Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos, comúnmente denominada de Correspondencia. Esta unidad debe ser la encargada decentralizar el registro de los documentos que se reciben y producen en la organización,iniciando con ello lostrámites administrativos, facilitandoel seguimiento y control de las actividades vinculadas con la traza queva dejando el documento durante su curso por el flujo del proceso, facilitandola recuperación deinformación, así comoo la alerta sobre posibles retrasos en la ejecución de las tareas, elementosde granimportancia para una institución que desee ser eficiente, eficaz y efectiva.La presente propuesta tiene como fin exponer al lector la problemática existente de laFacultad deCienciasde la UCVen materia de mensajería y registro de documentos oficiales y personales, estableciendolineamientos, servicioss y pautas en la consolidación de una nueva unidad administrativa encargada desolventar estas dificultades.Página Nº 3Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo2.­ PROBLEMÁTICA ACTUAL:• LaFacultad deCiencias nocuenta conuna unidadd administrativa que centralice la distribución,recepción y envío de documentos oficiales. Cada dependencia seencarga de realizar esta tarea dediferentes formas y con los recursos quedisponga• El Departamento de Administración se ha encargado de realizar algunas de estas tareas, sinconsolidar un registro y radicación de documentos, centrándose más ensu distribución sincontroles normados• No existe un registro único de documentos en la Facultad de Ciencias• No se radican los documentos enviados, recibidos y tramitados internamente• El Decanato dela Facultad tiene adscritovarios de los mensajeross tanto internos como externos, loscuales no se les tiene delimitadas sus tareas, formatos de trabajo,rutas de distribución, así como noseha coordinado adecuadamente la supervisión de sus actividades• Otras dependencias de la Facultad, tales como laCoordinación de Postgrado, el Instituto deZoología y Ecología Tropical y la Escuela de Química, poseen mensajeros, que siguen lineamientos ynormas establecidos por lasoficinas a las cuales estánadscritos• El Departamento de Administración posee un mensajero externo que sólorealiza gestiones demensajería para la Coordinación Administrativa• Los documentos de la Facultad de Ciencias no son radicados, por lo que no pueden ser controladosdurante el curso del trámite• No se han normalizado loscódigos de las dependencias, con el objeto de consolidar números decontrol de los diferentes documentos• Los productores de los documentos controlan el envío de estos dediferentes maneras:o Preparación de unacopia del documento principal que se remite junto con el original queva dirigida al destinatario. Tanto el original como la copia son sellados y firmados por eldestinatario. Se devuelve la copia al remitente con sello y firma de recibido comoconstancia de su recepcióno Producción de un original y dos copias, una conformada por la copia del documentoprincipal y la otra que incluye todos los recaudos o anexos que se remiten junto con eloriginal que van dirigidos al destinatario. El destinatario firma las dos copias y el original, sedevuelven al remitente las copia, la copia del documento principal es organizado en elcorrelativo de la oficina, la copia con recaudos se organiza en el expediente respectivo delarchivode la dependenciao Remisión del documento original producido por la entidadd productora junto con unformatode remisión o memorándum interno, que es firmado por el destinatario y devuelto alremitenteo Remisión del documento original sin ningunacopia o respaldo de su envío• Existen disparidades entree las diferentes oficinas en la manera como gestionan y registran sucorrespondencia, así como en su posterior organización• Algunas oficinas no poseen o no utilizan un sello de recepción de correspondencia, en muchos casostampoco se utilizan sellos de “copia” o de “devolver copia firmada” o de “urgente”Página Nº 4Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo• Seomiten pasos en la tramitación de documentos o en la consignación de recaudos en búsqueda derealizar los procesos de forma rápida• Seproducen copias innecesarias de documentos al no estar normalizados y estudiados los procesosy las copias exactas que se requieren para cada trámite• Muchos documentos permanecen en las oficinas luego de su producciónesperando que unmensajero lospase a retirar en el momento que estos consignen documentos enviados,evidenciandoque no existen rutas de mensajería que visiten las oficinas para entregar y retirarcorrespondencia permanentemente• No existe un sistema automatizado de control y registro de documentos• Muchos documentos son distribuidos por el personal de las oficinas, inclusive por losmismosproductores a fin de agilizarlos trámites• Estos problemas traen como consecuencia directa, retraso en la realizaciónde las actividades ydescontrol documental y delos procesoss3.­ UNIDAD DE MENSAJERRÍA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS:A partir delos problemas anteriormente reseñados, se propone la creación de una Unidad de Mensajería yRegistro de Documentos para la Facultad deCiencias, adscrita al Departamentode Documentación,Información y Archivo de la Coordinación Administrativa.No se incluye en el nombre de la unidad la palabra correspondencia, ya que lamisma se refiere adocumentos de índolepersonal que son enviados y recibidos por el recurso humano que laboraa en unaorganización.3.1.­ MISIÓN, VISIÓN Y FUNCIONESEsta unidad tendría como:Misión: Recibir, radicar, registrar, distribuir y brindar el servicio de información y mensajería sobre todas lascomunicaciones oficiales enviadas y recibidas a la Facultad de Ciencias, vigilando que la labor secumpladentro de la debida reserva, con oportunidad, eficiencia y orden consecutivo, con arreglo a losprocedimientos institucionales establecidos y el cumplimiento del marco legal nacional e institucional.Página Nº 5Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoVisión: Ser una unidadd administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada losservicios de recepción, radicación y distribuciónde las comunicaciones oficiales, cumpliendo con las fasesde producción y/o recepción, trámite, distribución y consulta del Programa de Gestión Documentalimplementado en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA) de la Facultad de Ciencias.Funciones:1. Recibir, radicar, registrar y distribuir las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas en la FacultaddeCiencias, con celeridad, imparcialidadd y respetando el derecho de turno2. Brindar un eficiente, eficaz, efectivo y confiable servicio de mensajería, recepción y envío decomunicaciones oficiales3. Brindar un eficiente servicio de información a la comunidad dela Facultad,dentro de la debidareserva y confidencialidad de la documentación e información quese maneja4. Proponer y simplificar losprocedimientos administrativos referidos a la producción, registro,recepción y envío de comunicaciones oficiales, con elobjeto de mejorar la eficiencia institucional5. Incentivar el uso de nuevas tecnologías a fin de modernizar y agilizar los procesos6. Prestar asesoría en materiaa de administración de comunicacionesoficiales a las dependencias de laFacultad de Ciencias que lo requieran7. Atender con prioridad a menores de edad, discapacitados y adultos mayores que acudan a la unidadcon el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de surequerimiento8. Cumplir con el marco legal nacional e institucionalen las áreas de su competencia, sinllegar aconfundirse con las labores propias del archivo3.2.­ ESTADO DESEADO1. Contar con los espacios físicos, recursos tecnológicos, materiales, suministros necesarios quepermitan recibir, enviar y controlar oportunamentee el trámite de las comunicaciones de carácteroficial, mediante servicios de mensajeríaa interna‐externa, fax y digitalización, de modo quefacilitenla atención de las solicitudes presentadas por la comunidad2. Contar con personal suficiente, debidamente capacitado y comprometido para el cumplimiento desus funciones3. Contar con procesos levantados, simplificados y documentados de toda la Facultad de Ciencias y dela unidad misma4. Contar con tipologías documentales normalizadas para toda la Facultad de CienciasPágina Nº 6Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo1. Preparación y embalaje de documentos2. Envío de comunicaciones oficiales3. Distribución decomunicaciones oficiales4. Recepción de comunicacionnes oficiales, correspondencia y publicaciones5. Solicitud de remisión de comunicacionesoficiales para firmas autorizadas3.3.­ PROCESOS3.4.­ MARCO LEGAL1. Constitución de la RepúblicaBolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5908 de fecha 19‐02‐2009.2. Decreto con rango, valor y fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública. Decreto Nº 6.217,Gaceta Oficial Nº 5.890 extraordinaria defecha 31‐07‐2008.3. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 2.818 extraordinariade fecha01‐07‐1981.4. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos. Decreto Nº6. .265, Gaceta Oficial Nº 5.891 extraordinaria de fecha31‐07‐2008.5. Ley de Correos. Decreto Nº 474, Gaceta Oficial Nº 25.841 de fecha18‐12‐1958.6. Ley de Sellos. Gaceta Oficial Nº 25.393 de fecha 28‐06‐1957.7. Ley de Reforma Parcial del Código de Comercio. Gaceta Oficial Nº 475 extraordinaria de fecha 21‐12‐1955.8. Decreto Nº 363, con Rangoy Fuerza deLey de Reforma Parcial de Timbre Fiscal. Gaceta Oficial N°38.958 de fecha 23‐06‐2008.9. Exposición de Motivos. Decreto con Fuerza de Ley N° 1.204 del Mensajee de Datos y FirmasElectrónicas. Gaceta Oficial N° 37.148 Decreto Nº 1.024 de fecha 28‐02‐2001.10. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 extraordinaria defecha 07‐04‐2003.11. Ley de Archivos Nacionales.Gaceta Oficial Nº 21.760 de fecha 13‐07‐1945.12. Ley de RegistroPúblico y del Notariado. Gaceta Oficial Nº 5.833 extraordinariade fecha 22‐12‐2006.13. Ley de Reforma Parcial del Código de Procedimientoo Civil. Gaceta Oficial Nº 4.209 de fecha 18‐09‐1990.14. Ley Orgánica de Identificación. Gaceta Oficial Nº 38.458 de fecha 14‐06‐2006.15. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal.Gaceta Oficial Nº 37.347 defecha 17‐12‐2001.16. Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Gaceta Oficial Nº 38.236 defecha 26‐07‐2005.17. Sedicta el Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Sobre ServiciosdeInformaciónn al Público y Recepción y Entrega de Documentos. Gaceta Oficial Nº 36.199 de fecha06‐05‐1997.Página Nº 7Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo18. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial 38.648 Decreto Nº5. .262 de fecha31‐07‐2007.19. Decreto N° 5. .929, con Rango, Valor y Fuerza deLey de ContratacionesPúblicas. ReformadaParcialmente.Gaceta Oficial Nº 39.165 de fecha 24‐04‐2009.20. Ley de Publicaciones Oficiales. Gaceta Oficial Nº 20.546 de fecha 22‐07‐1941.21. Decreto Nº 4.433, mediante el cual se crea el Sistema Integral de Comunicación e Información delos órganos y entes de la Administraciónn Pública Nacional. Gacetaa Oficial Nº 38.476 de fecha 17‐04‐2006.22. Decreto Nº 825, mediante el cual se declara el acceso y el uso deInternet como política prioritariapara el desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de Venezuela.Gaceta Oficial Nº 36.955, Decreto Nº 825de fecha 10‐05‐2000.1. Atención al usuario2. Atención a consultas sobre el estado de trámites registrados3. Mensajería interna• Dependencias de laFacultad de Ciencias• Dependencias de laUCV4. Mensajería externa• De8:00 a.m. a 12:00 m y de1:00 p.m. a 4:00 p.m.• Horario de reparto y distribución (Rondade mensajeros):o Mañana: 9:00 a.m.o Tarde: 2:00 p.m.3.5.­ SERVICIOS3.6.­ HORARIOO DEL SERVICIO3.7.­ PERSONAL• Personal mínimo requerido:• Un (01) coordinador(a) de la unidad• Una (01) recepcionista• Tres (03) mensajeros internos• Un (01) mensajero externoPágina Nº 8Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo• Coordinador (a) de la Unidad• Coordina las actividadesde la unidadd• Toma decisiones centradas en la prestación permanente y eficiente de la unidad• Supervisa y distribuye las actividadesentre el personal de la unidad• Trabaja conjuntamentecon la recepcionista en el mantenimiento de los diferentesregistros dedocumentos• Elabora indicadores, estadísticas e informes de gestión• Recepcionista:• Responsable de gestionar el envío y recepción de documentos:• Recibe, selecciona, radica, registra y distribuye documentos enviados y recibidos• Elabora y organiza las constancias de recepción dedocumentos• Prepara el( (los) sobre(s) para el envío de documentos, de acuerdo a las criteriosestablecidos• Elabora y organiza las hojas de ruta de los mensajeros• Coordina con los mensajeros la entrega y recepción de documentos• Organiza y controla las guías de despacho dedocumentos (copia Unidad deMensajería y Registro deDocumentos)• Coloca sellos de recibido, enviado, urgente, devuelto, y los demás que requiera launidad de acuerdo con sus funciones• Mensajeros• Cumplen con la distribución, envío y recolección de documentos asignada en la hojade ruta conla celeridad respectiva• Cumplen con los controles de registro diseñados para tal fin, de acuerdo con elhorario de reparto y distribución de documentos establecido• Verifican y reciben documentos a serenviados por las dependencias productoras enconcordancia con la Guíade Despacho• Notifica a la recepcionista y al Coordinador de laUnidad, cualquier inconvenienteque afecte la entrega, recolección y/odistribuciónde documentosPágina Nº 9Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3.8.­ POLÍTICAS, NORMAS Y LINEAMIENTOS3. .8.1.­ Sobrelos servicios de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos• Toda la comunidad de la Facultad de Ciencias deberá utilizar el serviciode mensajería, paraenviar, recibir y distribuir comunicaciones oficiales, por lo tanto ningún funcionario o usuario,deberá consignar de forma personaldocumentos, o establecer y/o utilizar servicios paralelos demensajeríaa interna, ya que estas actividades traen consigoo el uso de recursos extras a losdispuestoss oficialmentee y a la generación de problemas de comunicacióny seguimiento de losprocesos. Es importantela colaboración de todoslos miembros de la comunidad, inclusive en larecomendación de soluciones para la mejora de problemas puntuales de recepción ydistribución de las comunicaciones oficiales.3. .8.2.­ Sobre la elaboración y uso de copias delas comunicaciones y/omemorándum interno para la remisión de documentos vía mensajería• Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán mínimo en original ymáximo dos (02) copias, dependiendo del trámitey el procedimiento a seguir. Lo ideal es que seproduzca:• Unoriginal con sus anexos a ser remitido al destinatario• Una copia del documento principal sin anexos, enviada junto con el documentoo originalpara que sea firmado y sellado como acuse de recibido del documento por parte deldestinatario. Esta copia se conservará en el consecutivo y/o numérico de ladependencia remitente• Una copia con todos los anexos, que será organizada en el expediente administrativodel archivo de ladependencia remitenteOriginal y anexos: DestinatarioCopia del documento principal sinanexos: Correlativo de la OficinaProductoraCopia documento principal yanexos: Expediente Administrativode la Oficina ProductoraPágina Nº 10Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo• Con este sistema se garantiza la existencia de unarchivo en cada dependencia, a la vez que seestablecenmedidas de control detodos los documentosque se envían. Utilizando esteprocedimiento se deja de producir los memorándums internosde envío decorrespondencia.• Toda comunicación quede respuesta a otra, debe incluir en la introducción o saludo, los datosdel númerodel documento y fecha del que se le está dando larespuesta.• Sobre las comunicacionnes vía fax. Las mismas deberían centralizarse en la Unidad de Mensajeríay Registro, ingresando cada fax, dándole tratamiento de documentos externos recibidos. Siendoeste el caso, no se requerirían equipos de fax enlas dependencias. El quelas dependencias nose manejen por esta norma, trae como consecuencia que estos documentos recibidos no secontrolen, registren y radiquen.3. .8.3.­ Sobrelos métodos de control de los documentos enviados por las distintasdependencias de la FacultadLaUnidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá elaborar una lista de siglas básicas paraque sean utilizadas por lasdistintas dependenciasde la Facultad para sus números internos decontrol, pudiendo agregarle o combinarle al códigopropuesto, otros códigos de controlinterno.Pueden establecerse diferentes controles de documentos, tanto para memorándums, oficios,requisiciones,circulares enviados, entree otros, pero deberá mantenerse siempre las mismas siglasbásicas. En estee sentido, se proponen lassiguientes siglas:Dependencia/OficinaDecanatoConsejo de FacultadCoordinación AcadémicaCoordinación de InvestigaciónCoordinación de ExtensiónCoordinación de PostgradoCoordinación AdministrativaEscuela de BiologíaEscuela de ComputaciónEscuela de MatemáticaEscuela de FísicaEscuela de QuímicaInstituto de Biología ExperimentalSiglasDECCFCACADCINVCEXTCPOSTCADMEBECEMEFEQIBEPágina Nº 11Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoInstituto de Zoología y Ecología TropicalInstituto de Ciencia y Tecnología de AlimentosInstituto de Ciencias de laTierraPostgrado en Biología CelularPostgrado en BotánicaPostgrado en ZoologíaPostgrado en EcologíaPostgrado en Ciencia y Tecnología de AlimentosPostgrado en ComputaciónPostgrado en GeoquímicaPostgrado en InstrumentaciónPostgrado en MatemáticaPostgrado en Modelos AleatoriosPostgrado en FísicaPostgrado en Física MédicaPostgrado en QuímicaDepartamento de AdministraciónDepartamento de PresupuestoDepartamento de Recursos HumanosDepartamento de Documentación, Información y ArchivoDepartamento de Ingeniería y MantenimientoDivisión de Control de EstudiosBiblioteca Alonso GameroUnidad de Promoción, Selección y AdmisiónUnidad de Servicio ComunitarioCentro de Microscopía ElectrónicaFundación Amigos de la Facultad de CienciasCoral de la Facultad de CienciasOficina de Apoyo al InvestigadorUnidad de Asesoría JurídicaOrganización de Bienestar EstudiantilUnidad de OrientaciónBolsa del LibroCentro de ComputaciónUnidad de Mensajería y Registro de DocumentosIZETICTAICTPGBCPGBOTPGZOOPGECOPGCTAPGCOMPGGEOPGINSTPGMATPGMAPGFISPGFMPGQUIMDADMDPRESDRRHHDDIADDIMCEBAGUPSAUSCCMEFAFCCFCOAIUAJOBEUORBLCCUMRDPágina Nº 12Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3. .8.4.­ Sobre el envíode comunicaciones oficiales: GUIA DE DESPACHO DECOMUNICACIONES OFICIALESPara el envío o despacho de documentos oficiales a través del servicio de mensajería, todas lasdependenciasde la Facultad deberánutilizar la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONESOFICIALES, la cual fue diseñada en Excel utilizandoopciones de lista pre‐diseñadas a objeto deoptimizar los tiempos en la transcripciónn de la información. Este formato puede ser descargado porlos miembros de la comunidad de laFacultad de Ciencias para su uso, en la página web:http://www.ciens.ucv.ve/coordad/umrd.htmlEste formato tiene por objeto• Registrar la información básica de los documentos a ser enviados vía mensajería por todaslas dependencias dela Facultad de Ciencias• Servir de respaldo de la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las labores de mensajería ydistribución de documentos• Normalizar el uso de una misma forma de enviar y controlar los documentos que seremitenpor la mensajería, eliminando el uso de memos internos.Todas las dependencias dela Facultadque requieran enviar documentos a través de la UMRDdeberán utilizar este formato, a ser llenado de formaelectrónica o manual, e imprimirlo enoriginaly una copia. Laoriginal deberá ser entregada a los mensajeros con el lote de documentos y la copiadeberá ser firmada por los mensajeros como constancia que retirólas comunicaciones oficiales parasudistribución y conservadaa por la oficina productora.Esde la responsabilidad tanto de los funcionarios que envíen documentos víamensajería como delos mensajeros mismos, elverificar que los documentos que se encuentran reseñadoss en esteformato, se encuentre en físico en el lotede documentos a ser distribuido.Con la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, se dejarían de producir losmemorándumsinternos de envío de correspondencia, ahorrado de esta forma presupuesto,normalizando la produccióndocumentaly la consolidación y organización de archivos de gestión.Página Nº 13Octubre 2010

Actualmente se están adelantando gestiones para automatizar el proceso de envío de documentosa través de un Sistema de Gestión Electrónica, sin embargo el mismo mantendría la transcripción dedatos de los documentos al sistema por parte de los funcionarios o personas remitentes de losdocumentos, igual como si estuvieran llenando la Guía de Despacho de Documentos Oficiales, yaque todo proceso administrativo se inicia en la oficina o dependencia productora.3.8.4.1.­ Formato Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales: EspecificacionesDATOS GENERALESObjetivos del documento • Servir de registro y constancia de la consignación dedocumentos entregados al(los) mensajero(s) de laFacultad de Ciencias, para su distribución vía mensajería• Recopilar los datos principales de los documentos queserán incluidos en el Registro de Comunicaciones Oficialespara su distribución vía mensajeríaEspecificaciones• El formato deberá ser llenado en forma clara, completa ydetallada con la información requerida en cada campo,presentando original (Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos) y una (01) copia (Remitente)• Todos los mensajeros deberán hacerse responsables por losdocumentos que trasladan reseñados en la GUIA DEDESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, por lo queno podrán trasladar ningún documento que no seencuentre allí reseñado a la hora de prestar el servicio demensajería• Todos los mensajeros y funcionarios remitentes deberáncotejar los documentos en físico con los datos reseñadosde estos, en la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONESOFICIALES• El funcionario que envía los documentos, deberá incluir enla GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES,tanto en la original como en la copia, los datos delmensajero que recibe el(los) documento(s), incluyendoademás la fecha y hora de su consignación• El mensajero deberá firmar ambos ejemplares a fin dedejar constancia de su recepción• El formato electrónico se presenta diseñado con listasdesplegables para la facilidad y rapidez de la informacióna ser transcrita por los usuarios• Se ha incluido en las diferentes celdas del formatoelectrónico a ser utilizadas, un aviso automático dedescripción de las especificaciones que ha de seguir el

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivousuario para llenar este formato• Si el usuario desea remitir un lote demovimientos depersonal o de resolucionedel Consejo de Facultad,elabore un memorándum enviado al Departamento deRecursos Humanos, al Consejo de Facultad o a laDirección de Recursos Humanos de la UCV, en donde serelacione los diferentes documentos a ser enviados.Reseñe en la guía de despacho el memorándum de envíode dichos documentos.Con este procedimiento seformaliza adecuadamente sus labores, a la vez queahorratiempo en el llenado de estee formato.DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTOONº1Nombre del CampoDependencia ProductoraExplicación del CampoDe la lista desplegable seleccione el nombre de ladependencia que envía el lote de documentosvía mensajería2 Fecha de envíoColoquela fecha (dd-mm-aaaa) en la cual seestá enviadon los documentos3 Funcionario remitenteTranscriba el nombre y apellido del funcionarioque remite y/o elabora el formato4 Fecha de recepción UNMRDNo escriba en este renglón ninguna información5 Funcionario UMRD receptor No escriba en este renglón ninguna información6 Nº GuíaEspacio destinado para colocar un número decontrol de la guía dedespachoa enviar. Para ello,utilice el listado de siglas de dependenciasnormalizado por la UMRD y agregue un númerocorrelativo junto con el dato del año encurso.Ejemplo:DEC-001-2011 o ICTA-215-2011 o ICTA-216-2011. Lleve un control de los números correlativosutilizados para este formato, intentando norepetirdichos números en otras guíasque se elaborenposteriormente.7 Mensajero que recibeEscriba en letra de imprenta (a mano) los apellidosy nombresdel mensajero que recibelosdocumentos8 Fecha entrega mensajero Escriba en letra de imprenta (a mano) la fecha enla cual se le entregaal mensajero los documentos9 HoraEscriba en letra de imprenta (amano) la hora enla cual se le entregaal mensajero los documentos10 Firmarecibido mensajeroEl mensajero deberá estampar su firmaparaoficializar la recepción de los documentos a serdistribuidos por el servicio de mensajería11 IDNúmero consecutivoo y de control de los datos deldocumento a ser enviado vía mensajeríaPágina Nº 16Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo12 Tipo de Documento13 Nº deDocumento14 Fecha de producción15 Entidad destinataria16 Persona destinataria17 Asuntos y Anexos18 Observaciones19 Incluye Copia Recibido20 RadicaciónDe la lista disponible, seleccione el tipo dedocumento a ser enviado (ComunicaciónOficial,Circular, Invitación, Requisición de Compra,Solicitud de Viático, Solicitud dePago, Movimientode Personal, Resolución del Consejo de Facultad,CajaChica –FondoRotatorio,RegistrodeAsistencia Diaria, Planilla de Nota, Planilla deInscripción). Si el tipode documento no se incluyeen la lista, puede agregarse a fin de establecereste dato oficialmenteUtilizando las siglas propuestas para el código decontrol de documentos, transcriba el número dedocumento que envía (Ejemplo: DRRHH-FC-UCV159-2011)Incluya la fecha (dd-mm-aaaa) del año deproducción del documentoDe la lista disponible, seleccione el nombre de ladependencia o institución a la cual envía eldocumento. De no encontrarsee en la lista, escribaen la casilla el nombre de la dependencia oinstitución a la cual remite el documento, sies unaorganizaciónfuerade la UCV, coloqueladirección de la misma, a fin que el mensajeroexterno pueda consignar losdocumentos deforma eficienteTranscriba el nombre de la persona o funcionarioal cual remite el (los) documento(s)Incluya informaciónsobre el asunto de que trata eldocumento, así como de los documentos queincluye en anexoReseñe cualquier otra información que considereimportante para la remisión de los documentosDe la lista disponible, seleccione si el documentoque envía fue enviado con unacopia paraa que eldestinatario la firme como constancia de larecepción del original. De colocar la opción SI, lacopia leserá devuelta a su oficina, luego deculminarel proceso de despacho de mensajeríaNo escriba en este renglón ninguna informaciónPágina Nº 17Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3. .8.5.­ Sobreel REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALESLaUnidad de Mensajería y Registro deDocumentos llevará de forma permanente un REGISTROUNICO Y CENTRALIZADO de los documentos, enviados, recibidos y tramitados por la Facultad deCiencias, reseñando datos tales como: número de radicación, fecha y hora de recibido, tipo dedocumento, fecha de elaboración del documento, número correlativo o de control de ladependencia productora, remitente (persona y/o entidad que envía), destinatario (persona y/oentidad), el asunto que trata, cantidad y clase de anexos que lo acompañan, tipo de empaque y rutadede mensajero, entre otros. La vigencia de todo trámite administrativo, comienza en el momentoenque el (los) documento(s) son radicado(s) en la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos.Este registro, utiliza opciones de lista pre‐diseñadas a objeto de optimizar los tiempos en latranscripción de la información que viene registrada en la Guía de Despacho de ComunicacionesOficiales. Se diseñó utilizando el programa Excel.Seestán adelantando gestiones para automatizar el proceso deregistro y seguimiento de trazasdocumentalesa través de un Sistema deGestión Electrónica, con ello se podrápreparar unreportedelas hojas deruta de mensajeros, en las cuales la información de los documentos enviados por lasdistintas dependencias se agrupen por dichas rutas, pudiendo distribuir las comunicacionesoficialesdeforma rápida y eficiente. De igual forma, el sistema facilitará la visualización de los tiempos deenvío, recepción y distribución de documentos, permitiendo establecer estrategias de mejora delservicio, garantizando que los datos de los documentos producidos queden almacenados en elsistema para su uso en otros sistemas de información, así como para su seguimiento a través de latraza que deja el documento por su tramitación durante la ejecución del proceso administrativo.Todo documento producido, enviado, recibido y tramitado en la Facultad de Ciencias deberá estarasentado en este registro, a fin de garantizar la transparencia de las actividades que se realizan, a lavez de dar cumplimiento a la legislaciónnacional vigente en esta materia, especificada en el punto3. 4 del presente documento.Página Nº 18Octubre 2010

REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES

REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES

3.8.6.­ Sobre el Radicado de Documentos• El RADICADO, consiste en consignar sobre el documento datos importantes en un lugar que noafecte el texto original, tales como: número consecutivo de radicación, fecha y hora de llegadadel documento, dependencia a la cual se direcciona. Esta información tiene por objetogarantizar que todos los documentos posean un número de control que permita su ubicacióndurante la realización de los trámites o su búsqueda en los registros de correspondencia parafines de ubicación de datos y referencia documental. Este número de control o de radicación escolocado a los documentos a medida que se van ingresando los datos en el REGISTRO DECOMUNICACIONES OFICINALES. Es importante garantizar que exista un estricto control en elorden consecutivo de la radicación de los documentos, ya sea por medios mecánicos, manualeso electrónicos. No debe confundirse el número de radicación de la Unidad de Mensajería yRegistro de Documentos, con el número de control o consecutivo de las dependenciasproductoras de los documentos. Cada año inicia con un número de radicación que comienza enel 001 más el año en curso. Ejemplo: 001‐2010.3.8.7.­ Sobre las Rutas de Mensajería• Cada dependencia administrativa incluida en la ruta de mensajeros se encargará de centralizarel control de la recepción y envío de la correspondencia de las demás unidades orgánicamenteadscritas• Los mensajeros pasarán por cada una de las dependencias de las rutas en el orden establecido,dos veces por día, una en la mañana y otra en la tarde, iniciando el recorrido a las 9:00 a.m. y alas 2:00 p.m. respectivamente• Se han establecido seis (06) rutas de mensajería, las cuales pueden ajustarse de acuerdo a lasnecesidades de distribución y recolección de documentosRutas de mensajería interna:ZONA DEPENDENCIAS A VISITAR RESPONSABLE1 Departamento de Documentación, Información y ArchivoDepartamento de Recursos HumanosCoordinación AcadémicaDecanatoConsejo de FacultadDepartamento de AdministraciónDepartamento de PresupuestoFundación de Amigos de la Facultad de CienciasRoberto Carpio

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo234Coordinación AdministrativaDepartamento de Ingeniería y MantenimientoDepartamento de Comunicaciones y Relaciones PúblicasCoordinación de InvestigaciónCoordinación de ExtensiónUnidad de IdiomasDirección de la Escuela de BiologíaCentro de Microscopía ElectrónicaDirección de la Escuela de QuímicaDirección del Instituto deCiencias de la TierraDirección del Instituto deZoología y Ecología TropicalDepartamento de MatemáticaDirección de la Escuela de MatemáticaDirección de la Escuela de FísicaBolsa del LibroBiblioteca Alonso GameroCoral de la Facultad de CienciasConsultoría JurídicaUnidad de Promoción, Selección y AdmisiónUnidad de Servicio ComunitarioUnidad de OrientaciónOrganización de Bienestar EstudiantilCentro de ComputaciónDirección de la Escuela de ComputaciónControl de EstudiosOficina de Apoyo al InvestigadorCoordinación de PostgradoPostgrado en EcologíaPostgrado en ZoologíaPostgrado en ComputaciónPostgrado en FísicaPostgrado en Física MédicaPostgrado en InstrumentaciónPostgrado en GeoquímicaPostgrado en MatemáticaPostgrado en Modelos AleatoriosPostgrado en QuímicaRoberto CarpioJesús CandaValdemar MartínezPágina Nº 22Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoRutas de mensajería externa:ZONA5ZONA6DEPENDENCIAS A VISITARDependencias Centrales y Facultades de la UCV (CampusUCV)DEPENDENCIAS A VISITAR• Instituto de Biología Experimental• Postgrado en Biología Celular• Postgrado en Botánica• Instituto de Ciencia y Tecnología de Alimentos• Postgrado en Ciencia y Tecnología de Alimentos• Dependencias ubicadas en el Centro ComercialLos Chaguaramos:o Consejo de Estudios de Postgradooo Dirección de Asistencia y Seguridad Socialo Comisión Clasificadora Centralo Comisión de Reválidas y Equivalenciaso Seguro de empleadosUCVo Dependencias de la Facultad deHumanidades y Educación y Facultad deCienciasEconómicas y Sociales• Consejo de Desarrollo Científico y Humanístico yComisión Electoral (La Floresta)• Jardín Botánico• Empresas públicas y privadasexternas al campusUCVRESPONSABLERoberto CarpioRESPONSABLEDomingo Hernández• Los mensajeros trabajarán con suss rutas en forma de red, gestionandoo adecuadamente losdocumentos que son enviados y recibidos para las rutas que le han sido asignadas. Ejemplo 1: Siel Postgrado en Zoología desea enviar documentos al Postgrado enBiología Celular, elmensajero de la Ruta 4, encargado de la mensajería de los postgrados, retirará de la oficina delPostgrado en Zoología los documentos a ser enviados y correctamente incluidos en laGuía deDespacho de Comunicaciones Oficiales, los llevará a la Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos, donde la recepcionistalos cotejará, revisará y radicará, asignándole la remisión através de la ruta de mensajero externo (Ruta 6),el cual llevará estos documentos al Postgradoen Biología Celular. Ejemplo 2: Si el Decanatodesea remitir documentos a la Escuela deQuímica, el mensajero encargado dela Ruta 1 que incluye el Decanato, retirará los documentosde esta dependencia correctamente incluidos en la Guía de Despachode ComunicacionesOficiales y los llevará a la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos, en donde sePágina Nº 23Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivocotejarán, revisarán y radicarán, reenviando los documentos a la Ruta 3 que incluye laEscuelade Química.• Los mensajeros distribuirán los documentos oficiales utilizando el formatoo HOJAS DE RUTA, asícomo otros formularios, elaborados para la remisión de documentos especiales, tales como:movimientos de personal, circulares, requisiciones de compra, órdenes de pago, viáticos, cajachica y búsqueda de firmas autorizadas. Utilizando el programa Excel, la recepcionista de laUMRD realiza una selección de todos los documentos a ser enviados por rutas dos veces al día(mañana y tarde) e imprime la hojade ruta, conel objeto que el mensajero pueda ordenar yconsignar los documentos de acuerdo al orden previamente establecido en las rutas demensajería. Este formato sirve para que los destinatarios firmen la recepción de los documentosoriginales, y a la vez para que el remitente firme la recepción de la copia del documentorecibido por parte del destinatario. Registrando de esta manera todo el proceso de mensajeríarealizado. La Hoja de Ruta incluye los datos principales del Registrode ComunicacionesOficiales.Página Nº 24Octubre 2010

HOJA DE RUTA DE MENSAJEROS

3.8.8.­ Sobre la recepción, cotejo y selección de comunicaciones oficiales• La Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá recibir las comunicaciones queconciernen a las competencias de la Facultad de Ciencias, en caso que no se relacionen, sedevolverán al respectivo destinatario• Las comunicaciones que recibe la Facultad se someterán a un proceso de selección antes deoficializar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácterinstitucional (oficial) o personal, o si amerita su registro y radicación. Los documentos decarácter oficial se asentarán en el Registro y Control de Comunicaciones Oficiales• Las comunicaciones de carácter privado o personal no deberán abrirse y se registrarán en unformato de control (Registro y Control de Comunicaciones Personales) distinto al de lacomunicaciones oficiales• Las publicaciones (libros, revistas, folletos, trípticos, publicidad, etc.) no deberán radicarse en elregistro de comunicaciones oficiales, por lo que se deberá llevar un registro a parte para estetipo de documentos (Registro y Control de Publicaciones)• Se le dará prioridad a los siguientes trámites: Solicitudes de compra o pago de servicio porrequisición de compra, movimientos de personal, solicitudes de firmas autorizadas, pagos denómina, solicitud de viáticos, remisiones de trámites a las Direcciones de Presupuesto,Administración y Recursos Humanos, inclusión de puntos para la reuniones del Consejo deFacultad, entre otros.3.8.9.­ Sobre la eficiencia del servicio de mensajería• Se deberá atender con prioridad menores de edad, incapacitados y adultos mayores que acudana la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos con el fin de entregar y radicarcomunicaciones, o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento• El personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deber guardar en estrictareserva o confidencialidad, sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y losasuntos de su competencia.• El personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá prestar asesoría enmateria de administración de comunicaciones oficiales a las dependencias que requieran• Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la facultad establecerá en losmanuales de procedimientos, la manera de elaborar, oficios, cartas, memorándums y otros,teniendo en cuenta las normas existentes.• Resulta importante para la adecuada realización del servicio de mensajería, el levantamiento,registro y simplificación de los procesos, ya que esta actividad apoyará la adecuada distribuciónde los documentos siguiendo el flujo de los procesos

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3.9.­ PROPUESTADE SELLOSUNIVERSIDAD CENTRA DEVENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓN ADMINSTRATIVAUnidad de Mensajería y Registro de Documentos ___________ ___________Fecha de recibido:_________ ___________Dirigido a:Funcionario recibe:Respuesta Nº:Fecha:Archivado en:3.10.­ GLOSARIO DE TERMINOSComunicaciones oficiales: Son todas aquellasrecibidas o producidas, en desarrollo de las funcionesasignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.Consecutivo de comunicaciones oficiales: conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneo, emanados de un órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones.Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a títulopersonal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.Constancia de recepción de documentos: Formato que sele entrega a la persona que consigna un(os)documento(s) (oficial, personal o publicaciones) ante la recepción de la Unidad de Correspondencia yMensajería, y en donde se incluyenn los caracteres internos y externos principales de dicho documento, asícomo los referidos a suradicación y recepción.Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitengarantizarr su autenticidad e integridad, entre estos, firma autorizada, sello autentificado de la institución odependencia y papelería institucional.Página Nº 27Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y ArchivoDocumento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en el ejercicio de su cargo o suintervención.Guía de despacho: Registro presentado en original y copia que elabora la dependencia productora dedocumentos, en donde reseñan los datos fundamentales de las distintas comunicaciones oficiales a serenviadas a través del servicio de mensajería.Hoja de ruta: Es un registro elaborado por la recepciónde la Unidad de Mensajería y Registro deDocumentos, en donde se consignan los datos del recorrido y documentos que el mensajero va a entregaren las diferentes dependencias dela facultad, así como losreferidos al control de visita de mensajeros,fecha, hora y entrega de documentos.Radicación: procedimiento por medio del cual, las asignan un número consecutivo, a las comunicacionesrecibidas o producidas, dejando constancia dela fecha, hora de recibo o envío, con el propósito deoficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por el cual las entidades ingresas en sus sistemasmanuales,o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas, recibidas oingresadas, dándole un número de registro único que permita controlar su paso por las diferentesdependencias donde será tramitado.Registro de documentos: Instrumento que coadyuva al control de los documentos que ingresan y seproducen en una institución, departamento o unidad, y del seguimiento de los mismos en los distintospasos querequiere su procesamiento durante latramitación.No solamente este registro ha de llevarse paralos documentos recibidos sino también para los enviados, como garantía de la remisión y gestión de losasuntos que se realizano solicitan en la institución.Registro: Aquel documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica del control de laexpedición, salida, entrada y circulación de los documentos, se presentacomo un instrumento decontrolnormalmente en forma de volumen, (libro o encuadernado), o automatizado que contiene la inscripcióngeneralmente numerada en orden cronológico, de información o comunicaciones consideradas desuficiente interés como para ser exactas y formalmente asentadas. Estas informaciones puedensucederdirectamente de los actos administrativos internos, o de las remisiones de documentos que se realicen porentes u organizacionesexternas.Página Nº 28Octubre 2010

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓNADMINISTRATIVADepartamento deDocumentación, Información y Archivo3.11.­ FORMATOSSe diseñaron una serie deformatos electrónicos paraa la distribucióny recepción de los documentos oficiales, los cualespodrán seguirse utilizando luego que se diseñe el Sistema de Gestión Electrónica de Documentos, ya que puedenvincularse con base de datos para su impresión. Estoss formatos fueron diseñadoss en el programa Infopath:Página Nº 29Octubre 2010

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