Modificación Manual de Contratación - Unidades Tecnológicas de ...

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”EL RECTOR DE LAS UNDIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER “UTS”,En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en elartículo 12 de la Ley 80 de 1.993, el artículo 8.1.6 del decreto 0734 de 2012, elartículo 37 del Decreto 2150 de 1.995, el artículo 9 de la Ley 489 de 1.998, elartículo 21 de la Ley 1150 de 2.007, el artículo 8.1.11º del decreto 0734 de 2012 y,CONSIDERANDO1) Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política ordenaque la función administrativa debe estar al servicio de los interesesgenerales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,mediante la descentralización, delegación y desconcentración defunciones.2) Que la actividad contractual de las Unidades Tecnológicas de Santander,es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón porla cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración yejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 dela Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General deContratación de la Administración Pública.3) Que se hace necesario actualizar el manual de contratación ya existente,debido precisamente a la entrada en vigencia del Decreto 0734 de abril13 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Estatuto General deContratación de la Administración Pública, y de esta manera ilustrar conlas normas vigentes a cada dependencia de la entidad, señalando losprocedimientos determinados legalmente y los pasos previos para larealización de un proceso de selección.4) Que el artículo 21 de la Ley 1150 de 2.007 adicionó un parágrafo alartículo 12 de la Ley 80 de 1.993 en el que prescribió: "Para los efectosde esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada deltrabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”implique autonomía administrativa en su ejercicio”. En consecuencia,contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentraciónadministrativa no procederá ningún recurso.”5) Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas transcritas, en lasreglamentaciones contenidas en el artículo 8.1.6º del decreto 0734 de2012, lo ordenado en el artículo 37 del Decreto - Ley 2150 de 1.995y el artículo 9 de la Ley 489 de 1.998, se estima necesario, parahacer más ágil y eficiente la actividad contractual de la entidad, acudir a lafigura de la desconcentración de funciones en materia de lacelebración de contratos o convenios.6) Para tales efectos, el Señor Rector con facultades conferidas por elConsejo Directivo, para la celebración de contratos, convenios y demásactos que sean necesarios con el fin de desarrollar el objeto de lainstitución, según lo dispuesto en el Acuerdo No. 01-028 de Diciembre 12de 2011, podrá delegar estas en el Vicerrector, Director Administrativo yFinanciero y Secretaría General.En mérito de lo expuesto,RESUELVECAPÍTULO PRIMERODISPOSICIONES GENERALESARTÍCULO PRIMERO: Actualizar para las Unidades Tecnológicas de Santander“UTS”, el Manual de Contratación expedido mediante resolución No. 02-593 de 2008y su correspondiente documentación del Proceso de Adquisición de Bienes, Obrasy Servicios, el cual será el instrumento guía y la base para la descripción de losprocesos y procedimientos que se deben acoger, respetar y seguir en toda laactividad contractual que se adelante en las diferentes dependencias de laInstitución.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”ARTICULO SEGUNDO: La presente resolución actualiza los procedimientos yactuaciones administrativas de las Unidades Tecnológicas de Santander “UTS” enmateria contractual en concordancia con la Ley 80 de 1.993, Ley 1150 de 2.007,Decreto 0734 de 2012 y demás decretos reglamentarios.PARÁGRAFO: En todos los casos en los que la selección del contratista debarealizarse mediante convocatoria pública y sin perjuicio de la aplicación de las reglascontenidas en la Ley 1150 de 2.007 y el Decreto 0734 de 2012 o las normas que lasmodifiquen, la adjudicación se realizará siempre en audiencia pública previa consultaal Comité de Contratos.ARTICULO TERCERO: Se delega en el Comité Asesor de Contratación, lacompetencia para definir procedimientos que se ajusten a la normatividad vigente ymejoren la eficiencia y economía de la contratación.CAPÍTULO SEGUNDODESCONCENTRACIÓN Y ORGANISMOS ASESORESARTÍCULO CUARTO: DESCONCENTRACION DE FUNCIONES, TRAMITES YPROCEDIMIENTOS: En los procesos contractuales se seguirán los trámites yprocedimientos previstos en el Estatuto de Contratación Estatal y las normas quelo adicionen o reglamenten y lo dispuesto en la presente Resolución.Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos nocontemplados expresamente en esta Resolución serán adelantados einterpretados de acuerdo con las normas que regulan la contratación estatalvigente.Entiéndase que la Delegación, por ley y reglamento para la ordenación del gasto yel ejercicio de la facultad de formar, adjudicar, celebrar, ejecutar, adicionar,modificar, aclarar, generar las órdenes de pago, suspender, terminar y liquidarconvenios y/o contratos a nombre de las Unidades Tecnológicas de Santander;con personas públicas o privadas, en los términos de la presente Resolución, y engeneral expedir los correspondientes actos administrativos que se produzcan conmotivo u ocasión de la actividad contractual que se adelante en cumplimiento de

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”la misión y funciones propias de la entidad, corresponde al Rector conforme a losestatutos de la Institución y las directrices del Consejo Directivo.Por tanto todos los documentos que expresen la anterior competencia decontratación y ordenación del gasto deben ser suscritos por el Rector de laInstitución o la persona en quien delegue dichas competencias.Para efectos del presente Manual y eficiencia de la contratación los procesos,procedimientos, funciones y trámites en todas las etapas contractuales sedistribuirán en todas las dependencias de la entidad, sin que ello impliqueautonomía administrativa en el ejercicio de la desconcentración de funciones.ARTICULO QUINTO: DESCONCENTRACION CONTRACTUAL. Desconcéntreseen las siguientes dependencias y funcionarios, los procesos contractuales de laInstitución:Desconcéntrese en el Secretario General, Decano de la Facultad de CienciasSocio-económicas y empresariales, y Decano de la Facultad de Ciencias Naturales eIngenierías, Jefe de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales, Jefe de Oficina deInvestigaciones, Jefe de Oficina de Desarrollo Académico, Director Administrativo yFinanciero, Vice- rector; en los términos del artículo cuarto de la presente resolución;la realización de todos los trámites, procesos, procedimientos, y funcionesrelacionados con los procesos contractuales iniciados en el ejercicio de la facultad delRector de celebrar contratos y /o convenios cuyo objeto corresponda a la misión yvisión de su dependencia.Las anteriores oficinas no poseen la delegación de la Contratación, solamente ladesconcentración del cumplimiento de las etapas contractuales.PARAGRAFO 1: Entiéndase por oficina gestora, la dependencia de caráctermisional o de apoyo de la entidad encargada de realizar los procedimientoscontractuales para la adquisición de determinado bien, servicio u obra para lainstitución, oficina de la cual surge la necesidad. Las oficinas gestorascorresponden a:

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”1. Oficina de Desarrollo Académico.- Procesos Misionales (Convenios)2. Oficina de Relaciones Interinstitucionales. (Convenios, proyección yextensión social; y procesos misionales).3. Oficina de Investigaciones. (Convenios de Investigación, ciencia yTecnología).4. Vice-rectoría: Procesos Misionales y estratégicos. (Bienestar Universitario:Salud, Deporte, Cultura y recreación de estudiantes, docentes, procesosoriginados del Comité de Innovación, procesos relacionados conimplementación de las normas de calidad y planeación institucional).5. Secretaría General.-Proceso de Apoyo. (Capacitación funcionarios,Bienestar institucional para personal administrativo; prestación de serviciosprofesionales, y de apoyo a la gestión, contratos de intermediación personal,contratos de personal docente).6. Dirección Administrativa y Financiera (Compras y Suministros. Proceso deApoyo. : Adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamientosadministrativo de la entidad, procesos relacionados con recursos físicos,adquisición de servicios financieros o contables será competencia delDirector Financiero).7. Decano Facultad Ciencias Socio-económicas y empresariales (adquisiciónde material bibliográfico y bienes para laboratorios).8. Decano Facultad Ciencias Naturales e Ingenierías. (Adquisición de materialBibliográfico y bienes para Laboratorios).PARAGRAFO 2: Las oficinas gestoras tendrán el apoyo de la oficina de compras ysuministros para la asesoría en compra y solicitud de cotizaciones.PARAGRAFO 3: La oficina de Recursos Físicos tendrá como competenciacoadyuvar los procesos contractuales de la Dirección Administrativa y Financiera

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”en lo de sus competencias.ARTÍCULO SEXTO: COMITÉ ASESOR DE CONTROL Y VIGILANCIA DELA CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación será el ente asesor que apoyaráal Rector y a los servidores públicos en quienes se desconcentran losprocedimientos de contratación que desarrolla la Institución, con el fin depropender al cumplimiento de los principios contractuales, en especial latransparencia y el deber de selección objetiva del contratista.PARAGRAFO: La Oficina Asesora Jurídica y la Secretaria General serán lasencargadas de realizar la publicación en el SECOP de los documentoscontractuales que adelanten conforme al artículo 2.2.5º del Decreto 0734 de2012.ARTÍCULO SEPTIMO.- COMPOSICIÓN: El Comité asesor de Contratación estaráintegrado por:1. El Vicerrector.2. Secretario General.3. El Funcionario titular de la oficina gestora.4. El Director Administrativo y Financiero.5. Profesional Universitario del área de compras y suministros.6. Jefe Oficina Asesora Jurídica quien lo presidirá.PARAGRAFO PRIMERO: El Asesor de Control Interno siempre debe serinvitado a las reuniones del Comité en ejercicio de sus funciones de controlpreventivo y correctivo.ARTÍCULO OCTAVO: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. ElComité de Contratación, asesorará al Rector o funcionarios en que se deleguen lacontratación y ordenación del gasto, con el objeto de garantizar que la actividadcontractual se desarrolle con sujeción a los principios y procedimientosestablecidos en la Constitución Política, el Estatuto de Contratación Estatal y lanormatividad reglamentaria vigente, el comité desarrollara un Control deTransparencia de la actividad contractual de la Institución.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”El Comité cumplirá las siguientes funciones:1. Asesorar el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública parala Administración de las Unidades Tecnológicas de Santander.2. Acompañar el proceso de consolidación del plan de adquisiciones debienes, servicios y obra pública.3. Proponer al área de compras y suministros, estrategias para optimizarlos recursos en la atención de las necesidades institucionales.4. Verificar la autorización previa del Rector del inicio de los procesoscontractuales.5. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de lasdistintas dependencias de las Unidades Tecnológicas de Santander en losprocesos de contratación.6. Recomendar al Rector el Comité evaluador para los procesos delicitación, concurso y selección abreviada.7. Asesorar al Rector y a los funcionarios delegados para contratar y ordenarel gasto en relación con los procesos contractuales a seguir en laadquisición de bienes y servicios.8. Emitir concepto previo sobre el texto definitivo de los pliegos decondiciones, la evaluación de las propuestas y la definición de los procesosde selección para la suscripción de contratos o convenios por parte delRector o funcionarios delegados, con personas de derecho público oprivado.9. Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comité de Conciliación y DefensaJudicial de la entidad, revisar los proyectos de respuesta elaborados por lasrespectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por los contratistas

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”o las que surjan en desarrollo de convenios suscritos por la Institución, sinconsideración a su cuantía, a efecto de verificar su correspondencia con lasdisposiciones legales vigentes en materia contractual.10. Aprobar los parámetros generales y minutas de pliegos de condiciones,invitaciones públicas, requisitos de selección para los procesos de contratacióndirecta, condiciones mínimas de participación y minutas de contratos oconvenios, que proyecte la Oficina Jurídica de la entidad.11. Emitir viabilidad a la solicitud de modificaciones de contratos referentes aplazo, valor, suspensiones, decisiones unilaterales de fondo, respuesta areclamaciones; sin importar la cuantía del contrato.12. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan darpleno alcance a lo dispuesto en la presente Resolución.13. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.PARÁGRAFO PRIMERO: La asesoría del Comité de Contratación se prestará parala celebración de contratos o convenios, sin importar su clase o naturaleza jurídicay la modalidad de selección que se utilice. No obstante lo anterior, el Comité deContratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratacióncuando así lo determine el Rector en cualquier etapa contractual excepto loreferente a la contratación de docentes y Convenios de CooperaciónInterinstitucional o Interadministrativos.PARÁGRAFO SEGUNDO: Las funciones atribuidas al Comité de Contrataciónse circunscriben, primordialmente, a la realización de una revisión formal integralpara garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigentey a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos cuando laformación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.ARTÍCULO NOVENO: REUNIONES Y QUORUM: El Comité de Contratación sereunirá cuando sea convocado por el Rector, el funcionario de la oficina gestora,el funcionario titular del área Jurídica o la Secretaria técnica del Comité.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”Constituirá quórum deliberatorio y decisorio la participación de por lo menos lamitad más uno de los miembros del Comité, como mínimo uno de ellos debeostentar la calidad de abogado y la asistencia obligatoria de la oficina gestora.ARTÍCULO DECIMO: FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA: Lasecretaría técnica del comité será ejercida por el profesional de la áreade compras y suministros, el cual cumplirá las siguientes funciones:1. Preparar el orden del día.2. Citar a los miembros del Comité de Contratación.3. Citar a los asesores y funcionarios de las diferentes dependencias y áreasde la Institución, cuando así se requiera.4. Levantar las actas y solicitar su suscripción.5. Organizar las actas, actualizar y custodiar el archivo del Comité deContratación.ARTÍCULO DECIMO PRIMERO: FUNCIONES DEL AREA JURIDICA: La OficinaJurídica en relación con los contratos que suscriba el Rector o los funcionariosdelegados para contratar y ordenar el gasto, cumplirán las siguientes funciones:1. Publicar los documentos que de conformidad con el artículo 2.2.5º delDecreto 0734 de 2.012, deben ser objeto de publicación en el SECOP, conbase en los proyectos enviados por cada una de las oficinas gestorasen medio magnético y escritas debidamente firmados y en forma oportuna.2. Realizar la notificación y comunicación de todos los actos administrativosque se expidan en desarrollo de la actividad contractual.3. Proyectar y viabilizar legalmente los proyectos de actos administrativos quese expiden con ocasión de la actividad contractual previa solicituddebidamente fundamentada de la oficina gestora; para la firma del Rector odel funcionario delegado para contratar y ordenar el gasto, en ejercicio delcontrol de legalidad mediante refrendación.4. Asesorar al Rector o funcionario delegado para contratar y ordenar el gastoen los asuntos relacionados con la actividad contractual.5. Realizar las minutas de contratos, sus modificaciones y viabilizar

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”legalmente la firma de los mismos mediante refrendación y una vezlegalizados, conservar el original con los respectivos soportes queregistren las actuaciones cumplidas durante su ejecución y hasta laliquidación para su anotación y archivo en el registro de contratación de laInstitución. La oficina gestora enviara de forma oportuna los originales delinforme de estudios y documentos previos con sus respetivos soportes(estudios de mercados, proyecto de inversión si se requiere y fichastécnicas) a la oficina jurídica, máximo dentro de los tres días hábilessiguientes a la fecha de su expedición.6. Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/osupervisores de los contratos o convenios que celebre la Institución.7. Realizar control de legalidad y formalidad, de las actas de liquidaciónde los contratos y convenios, y dar su viabilidad jurídica medianterefrendación.8. Realizar la solicitud de registro presupuestal a la Dirección Financiera,exigencia al contratista de la constitución de garantía y expedir laaprobación de la garantía.9. Realizar la invitación a los veedores ciudadanos a todos los procesoscontractuales de la Institución.10. Revisar y dar viabilidad jurídica a toda clase de modificaciones de contratosy respuestas a reclamaciones contractuales mediante refrendaciones yconceptos.11. El control de legalidad del Área Jurídica, deberá constar mediante firma derevisión jurídica en todos los documentos contractuales que sean objeto dedicho control.12. Elaborar el proyecto de pliegos de condiciones, con fundamento en elinforme de estudios y documentos previos presentados por la oficinagestora. Los pliegos de condiciones deben ser avalados en el Comité deContratos para la respectiva publicación en el SECOP.ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO: FUNCIONES DE LOS SERVIDORESPÚBLICOS EN QUIENES SE DESCONCENTRAN PROCESOS Y FUNCIONES:Corresponde a los servidores públicos en quienes se desconcentran losprocedimientos y procesos contractuales; tramitar y culminar las actuacionesadministrativas propias de la actividad contractual que les ha sido desconcentrado,

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”es decir proyectar actos administrativos precontractuales, contractuales y post–contractuales y expedir documentos de trámite de la actividad contractual. Dentrode estas actividades se entienden incorporadas, entre otras:1. Establecer por escrito la necesidad para la adquisición de un bien oservicio.2. Elaborar los informes de estudios y documentos previos de los procesos decontratación en los términos del Artículo 2.1.1º del Decreto 0734 de 2012 ysuscribirlos.3. Realizar el contenido técnico y financiero de evaluación, de los proyectos depliegos de condiciones y pliegos definitivos, conforme a las directrices delComité de Contratación en coordinación con la Oficina Jurídica.4. Realizar estudios de mercado por intermedio de la Oficina de Compras ySuministros.5. Realizar solicitud de propuestas por intermedio de la Oficina de Compras ySuministros.6. Realizar la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.7. Solicitar al Comité de Contratación para que efectúe la recomendación alRector y se proceda a la designación del Comité de evaluación en losprocesos de selección abreviada, licitación o concurso.8. Realizar la evaluación de propuestas en los procesos de mínima cuantía.9. Llevar a aprobación la evaluación de propuestas al comité de contratación.10. Dirigir las audiencias públicas previstas en la normatividad vigente encoordinación con la oficina de control interno y la Oficina Gestora.11. Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecución de loscontratos celebrados en desarrollo de la actividad misional de larespectiva dependencia y de aquellos que le hayan sido asignados por elRector.12. Fundamentar técnica y financieramente la suscripción de contratosadicionales, de modificación y ampliación del objeto, plazos y en general decualquier otra modificación. Lo anterior debe ir a concepto favorable delcomité de contratación y control del legalidad de la oficina jurídicasin importar la cuantía del contrato.13. Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y/o supervisores y laoficina jurídica, los inconvenientes y traumatismos que se presenten en

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”la ejecución de los contratos y decidir sobre la aplicación de losmecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para exigir elcumplimiento del objeto contractual en forma oportuna.14. Estudiar y elaborar junto con la oficina gestora, la respuesta a lasreclamaciones formuladas por los contratistas sobre mayores cantidades deobra, de permanencia, reajuste de precios y restablecimiento de laecuación contractual previo concepto del Comité de contratación y oficinaasesora jurídica.15. Proyectar la liquidación de los contratos y convenios. En caso deproceder liquidación unilateral enviaran oportunamente la información ala oficina jurídica para lo de su competencia.16. Solicitar a la Oficina Jurídica, la proyección de actos administrativos parala imposición de sanciones y multas contractuales durante la vigencia delcontrato y la declaración del incumplimiento una vez ocurra su vencimientoprevio concepto del comité de contratación.17. Proyectar en coordinación con la oficina jurídica, oportuna reclamaciónadministrativa ante los contratistas y compañías de seguros garantes parala restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demásreclamaciones que se presenten por fallas en los procesos decontratación. En el evento de no recuperarse los dineros por losconceptos anteriormente señalados, remitir los actos respectivos a laoficina jurídica para lo de su competencia.18. Actuar oportunamente en la solución de los conflictos y traumatismos quese presenten en la ejecución de los contratos y dar indicación previa parala aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizarpara el cumplimiento del objeto contractual.19. Remitir oportunamente a la Oficina Jurídica de la Institución, en mediofísico y magnético, todos los actos administrativos y actuaciones quedeben ser publicados en el SECOP, conforme a las normas vigentes.20. Convocar el Comité de contratación para recibir concepto previo sobre eltexto definitivo de los pliegos de condiciones, la evaluación de laspropuestas y la definición de los procesos de selección para la suscripciónde contratos o convenios que surjan de procesos de selección por licitacióno concurso o modificación de contratos.21. Cumplir con el debido proceso en la toma de decisiones que afecten al

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”contratista y la aseguradora en relación con la imposición de sanciones,declaración de siniestros, modificación de contratos.22. Dar respuesta a las observaciones a los prepliegos o pliegos decondiciones en sus aspectos técnicos, esta respuesta puede ser proyectadapor un funcionario idóneo en la materia, pero suscrito por el titular de laoficina gestora. Lo referente a los aspectos financieros siempre debecorresponder al Director Administrativo y Financiero de la entidad.23. Las demás inherentes al ejercicio de la desconcentración de funcionesen materia de contratación.PARAGRAFO: Para el inicio de todo proceso contractual para la adquisición de unbien, obra o servicio, debe existir autorización escrita del Rector, teniendo en cuentael formato contenido en el Sistema Integrado de Gestión.CAPÍTULO TERCERODEL PROCEDIMIENTO CONTRACUALARTÍCULO DECIMO TERCERO. FASES DEL PROCEDIMIENTOCONTRACTUAL: Son fases de la actividad contractual:1.) FASE PRE-CONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta laadjudicación o declaratoria de desierto del proceso.2.) FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y/OCONVENIO. Comprende el cumplimiento de los requisitos desuscripción, perfeccionamiento, legalización del contrato o convenio(cumplimiento de requisitos de ejecución) y el control en su ejecución.3.) FASE POST-CONTRACTUAL: Comprende los trámites tendientes aefectuar la liquidación del contrato y/o convenio de mutuo acuerdo y suliquidación unilateral, según el caso.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”ARTÍCULO DECIMO CUARTO. FASE PRECONTRACTUAL: La faseprecontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos:1. REQUISITOS PREVIOS GENERALES AL ACTO DE APERTURA O LAFORMULACIÓN DE LA INVITACIÓN.Antes de iniciar cualquier proceso de selección contractual, o suscripción deconvenios deberá existir un documento escrito donde el Rector autoriza el inicio delproceso contractual.De igual manera, se debe contar en todo proceso contractual, con la solicitud dedisponibilidad presupuestal, en la cual se relaciona el objeto del contrato y el valordel mismo.1.1. Autorización de inicio del proceso: Firmada por el Rector y el titular de laoficina gestora, según el formato establecido en el Sistemas de Gestión.1.2. Estudios y documentos previos del objeto a contratar. El documentode estudios previos se consignará en un escrito en el que se deberánreferir los aspectos relacionados en el artículo 25, numeral 12 de la ley 80 de1993 y el artículo 2.1.1 del Decreto 0734 de 2012.PARAGRAFO 1: Los estudios previos del objeto a contratar seacompañará de la solicitud de disponibilidad presupuestal, autorización deinicio del proceso y el soporte del estudio de mercados, además deberáestar proyectado y suscrito por el titular de la Oficina Gestora.1.3. Estudios y diseños. En caso que la complejidad del contrato loamerite la dependencia gestora elaborará o solicitará la contratación parala elaboración de los diseños o estudios correspondientes.1.4. Certificado de disponibilidad presupuestal. Si con la celebración delcontrato o convenio se compromete el presupuesto de la Institución, laoficina gestora solicitará a la Dirección Financiera la expedición del

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”certificado de disponibilidad correspondiente previo a la autorización deinicio del proceso contractual firmada por el Rector. El documento desolicitud debe estar suscrito por el Rector y la oficina gestora; con larefrendación del Financiero para su viabilidad oportuna de trámite.1.5. Autorizaciones, permisos y licencias. La oficina gestora verificará sipara la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento deautorizaciones, permisos o licencias de autoridades, funcionarios oparticulares. En caso de requerirse del cumplimiento de los anterioresrequisitos se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición delacto administrativo de apertura o a la formulación de la invitacióncorrespondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen deobligaciones sometidas a condición.1.6. Elaboración de los pliegos de condiciones. El pliego de condicionestendrá el contenido prescrito en el artículo 2.2.3º del Decreto 0734 de2.012 y debe ser elaborado por la Oficina Jurídica, coordinadamente con laOficina gestora en lo de su competencia, lo referente a la parte financiera,será la dirección administrativa y financiera de la institución, la dependenciaencargada de determinar estos parámetros. Los pliegos de condicionesserán presentados al Comité de Contratos quien autorizará su publicaciónen el SECOP.1.7. Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitación pública, selecciónabreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública, el cual sepublicará en el SECOP y en la página web de la entidad y contendrá lainformación necesaria de conformidad al artículo 2.2.1º del Decreto 0734 de2012, el cual será elaborado y refrendado por la oficina gestora y suscritopor el Rector o funcionario delegado para contratar y ordenar el gasto, concontrol de legalidad de la oficina jurídica y deberá contener los siguiente:a) Objeto que se pretende contratar.b) La modalidad de selección que se utilizará. (Licitación pública, selecciónabreviada o concurso de méritos).c) Si esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”vigente para el Estado Colombiano.d) El presupuesto oficial del contrato.e) Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto depliego de condiciones, el presupuesto oficial y los estudios y documentosprevios.Adicional a lo anterior, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, laconvocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme lo señalado en el Título IV deldecreto 734 de 2012.PARAGRAFO: No se harán publicaciones de los procedimientos en el SECOP, enlos casos contenidos en el parágrafo 3º del artículo 2.2.5º del decreto 0734 de2012.1.8. Convocatoria a Veeduría Ciudadanas. El control social se ejercerá en lasetapas precontractuales, contractuales y pos contractuales. Todo contratoque realice la entidad, independiente de su forma de selección, deberácontener el aviso de convocatoria a veedurías y publicarse en lugar visible,de conformidad a lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y elartículo 1 de la ley 850 de 2003.1.9. Publicación proyectos de pliegos, o sus equivalentes y estudiosprevios. Se publicará en el SECOP los proyectos de pliegos decondiciones, o sus equivalentes y los estudios previos al acto de apertura.Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen orechazan las observaciones a los proyectos de pliegos.La publicación de los anteriores documentos deberá hacerse en la fechade su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábilessiguientes.No se requiere de publicación en los mismos casos referidos en el numeralanterior y contenidos en el parágrafo 3º del artículo 2.2.5º del decreto0734 de 2012.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”La publicidad del proyecto de pliegos y pliegos definitivos en licitación yconcurso de méritos con propuesta técnica detallada, será de 10 díashábiles anteriores al acto de apertura; en el caso de selección abreviada yconcurso de méritos con propuesta técnica simplificada será de 5 díashábiles. Lo anterior según lo dispuesto en el articulo 2.2.6º del decreto 0734de 2012.1.10. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Para elcaso de la contratación directa se expedirá un acto administrativo deconformidad al artículo 3.4.1.1º del Decreto 0734 de 2.012, este actoadministrativo se elaborará en la Oficina Jurídica previa informaciónsoportada y remitida oportunamente por parte de la oficina gestora.PARAGRAFO: No se requiere de la expedición de este acto para el casode la celebración de contratos de empréstito y en los casos de urgenciamanifiesta. En este último caso el acto administrativo que la declara harálas veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.1.11. Acto de apertura y pliego de condiciones definitivo. Para el caso de lalicitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se expediráun acto administrativo de apertura del proceso y los pliegos de condicionesdefinitivos. Este acto administrativo se publicará en el SECOP el día de suexpedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.El acto administrativo será elaborado por la Oficina Jurídica previo recibode información oportuna de la oficina gestora. Los pliegos definitivos seránpresentados al Comité de Contratos, quien dará su aprobación para lapublicación en el SECOP.2. PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES A CADA MODALIDAD DESELECCIÓN:2.1. LICITACIÓN PÚBLICA: Una vez cumplidos los requisitos previos a los quese refiere el presente artículo en el numeral 1, la licitación pública secumplirá mediante la aplicación de las normas contenidas en el artículo

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”30 de la Ley 80 y el artículo 3.1.1º del Decreto 0734 de 2012:a) Manifestación de interés de limitar la convocatoria: Lamanifestación de interés de limitar la convocatoria a MYPES oMIPYMES según sea el caso deberá presentarse, a más tardar el díahábil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso deselección.b) Apertura del proceso y publicación del pliego definitivo. El Rectoro los funcionarios delegados para la contratación y ordenación delgasto, mediante acto administrativo motivado ordenarán la aperturadel proceso selectivo y, ese mismo día, ordenarán la publicación delreferido acto y los pliegos de condiciones definitivos en el SECOPpor intermedio de la oficina asesora jurídica.c) Audiencia de aclaración de pliegos. Dentro de los tres (3) díashábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación depropuestas, de oficio o a solicitud de cualquier interesado, secelebrará una audiencia pública con el objeto de precisar sucontenido y alcance de los mencionados documentos y de oír a losinteresados, igualmente se deberá tratar el tema de los riesgos enla contratación. A la audiencia concurrirá el funcionario de la oficinagestora, la Oficina Jurídica y los demás servidores públicos que serequiera. De lo debatido en esta audiencia se levantará un actasuscrita por los servidores públicos de la Institución. Los asistentesque lo deseen podrán dejar las constancias verbales o escritasque estimen pertinentes.d) Aclaraciones adicionales a los pliegos de condiciones.Dentro del plazo de la licitación cualquier interesado podrá solicitaraclaraciones adicionales a los pliegos de condiciones. La OficinaJurídica, con apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera y laoficina gestora, según el tipo de observación, proyectan lasrespuestas a las observaciones y se sustentan ante el Comité deContratos, quienes son los encargados de aprobar las respectivas

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”respuestas, que serán publicadas en el SECOP. Las adendasigualmente se publicarán en el SECOP y se agregarán a los pliegosde condiciones para la consulta.e) Expedición de Adendas. En el pliego se establecerá el plazomáximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En todo caso nopodrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en quese tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera paraextender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólose podrá realizar en días hábiles y horarios laborales.f) Cierre de la licitación. En el pliego de condiciones se estableceráfecha y hora para el cierre del proceso, que será la fecha límite paraentregar propuestas y poder participar en el mismo. Las ofertas seentregarán en un acto público del que se levantará un acta elaboradapor el oficina asesora jurídica, cuyo propósito será el de dejarconstancia de las propuestas presentadas con la respectiva cantidadde folios de cada una y un número de póliza. A esta diligenciaconcurrirá el Jefe de la oficina gestora, el Asesor de Control Internoo su delegado y demás funcionarios que se requieran según elcaso. En este acto, sí las propuestas no se encuentran foliadas, seprocederá a foliarlas de manera consecutiva, tanto en su original,como en las copias, de lo cual también se dejará constancia en elacta.A partir del momento de la entrega, las propuestas serán públicascon el fin de que los interesados puedan consultarlas, se dejará unacopia en la Oficina Asesora Jurídica.g) Comité evaluador. Para la evaluación de las propuestas en procesode selección por licitación, selección abreviada o concurso deméritos, el jefe de la Entidad o su delegado designará un comitéasesor, conformado por servidores públicos o por particularescontratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de maneraobjetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”pliego de condiciones.h) Evaluaciones. Las evaluaciones serán realizadas por el Comitéevaluador que recomiende el Comité de Contratos al Rector o alfuncionario delegado para la contratación u ordenación del gasto. Lasofertas serán evaluadas en su totalidad a pesar que no se hayancumplido uno o varios requisitos mínimos. Sin embargo, se dejaráconstancia expresa de las causales que podrían motivar el rechazode la oferta.i) Aclaraciones. El comité evaluador y/o el Rector o funcionariodelegado para la contratación u ordenación del gasto, podrán solicitaraclaraciones y explicaciones en relación con las ofertas.j) Evaluación de las propuestas: En el pliego de condiciones seseñalará el término dentro del cual el comité evaluador, elaborará laevaluación de las propuestas, la cual será firmada por el mencionadocomité, quien, en caso de ser necesario solicitará a los proponenteslas aclaraciones y explicaciones necesarias.k) Traslado de las evaluaciones. El informe de evaluación de laspropuestas permanecerá a disposición de los oferentes en la Oficinagestora por un término de cinco (5) días hábiles. Se podrá presentarobservaciones al informe de evaluación, pero no será permitido quelos oferentes completen, adicionen, modifiquen o mejoren laspropuestas.l) Proyecto de respuestas. El comité evaluador con apoyo de la OficinaJurídica preparará el proyecto de respuesta a las observaciones quese presentaron durante el traslado, previa consulta al Comité deContratación.m) Definición del proceso. La definición del proceso (sea adjudicacióno declaratoria desierta) se efectuará siempre en audiencia pública.Las reglas que se deben cumplir en la audiencia son las siguientes:

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”I. La audiencia será dirigida por la Oficina Jurídica en coordinación conla Oficina de Control Interno con presencia del ordenador delgasto o su delegado y se realizara conforme al artículo 3.1.3º deldecreto 0734 de 2012.II.III.IV.Al inicio de la audiencia la Institución dará a conocer a los oferenteslas respuestas a las observaciones presentadas. Los oferentespodrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por laInstitución a las observaciones presentadas respecto de los informesde evaluación. En ningún caso esta posibilidad implica una nuevaoportunidad para mejorar o modificar la oferta.En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del Rector ofuncionario delegado para la contratación y ordenación del gasto,requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de ladecisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el términorazonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y lacomprobación de lo alegado.Se podrá conceder el uso de la palabra al oferente que así lo solicite,con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación desu oferta se haya presentado por los intervinientes.V. Salvo que se trate de temas especializados que lo ameriten, laintervención de los oferentes en la audiencia deberá ser realizada poruna sola persona, y estará limitada a una duración máxima de cincominutos por cada oferente.VI.Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conductarespetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. ElRector o su delegado podrá tomar las medidas necesarias parapreservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendoexcluir de ella a quien con su comportamiento altere su normal curso.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”VII.VIII.IX.Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, previaconsulta al Comité de Contratos, la entidad procederá a informar ladecisión que corresponda y la notificará a los presentes, deconformidad con el art. 9 de la Ley 1150 de 2.007.El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la Institución y aladjudicatario, excepto cuando se constituyan la causales derevocatoria directa conforme a la ley.Si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y lasuscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad oincompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo pormedios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, laInstitución podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12del artículo 30 de la Ley 80 de 1.993 y art.9 de la Ley 1150 de 2.007.X. Sin perjuicio de las potestades a que se refiere el artículo 18 de la dela Ley 80 de 1.993, en aquellos casos en que la Institución declare lacaducidad del contrato y se encuentre pendiente de ejecución unporcentaje igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del mismo,con excepción de los contratos de concesión, se podrá contratar alproponente calificado en el segundo lugar en el proceso deselección respectivo, previa revisión de las condiciones a que hayalugar.n) Celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato (minuta,firmas, póliza y registro presupuestal).o) Notificación al interventor y/o al supervisor y elaboración del acta deinicio.PARAGRAFO: Según lo establecido en el artículo 3.2.4.1º, la entidad, en loscasos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad decontratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación,podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para elprocedimiento de selección abreviada de menor cuantía. No se aplicará lorelacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, lamanifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criteriohayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso secambie el objeto de la contratación.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA2.2.1. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA PARA LAADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICASTÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION: De conformidad conlo establecido en el artículo 3.2.1.2º del decreto 0734 de 2012 y sinconsideración de la cuantía del contrato a realizar, si el bien o serviciorequerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de comúnutilización, deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa,compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas deproductos.PARAGRAFO 1: Según lo establecido en el parágrafo transitorio del artículo3.2.1.2º del Decreto 734 de 2012, las entidades sometidas al EstatutoGeneral de Contratación de la Administración Pública, no podrán hacer usode los acuerdos marco de precios para la adquisición de los bienes yservicios de características técnicas uniformes y de común utilización, hastatanto no se expida la reglamentación correspondiente.2.2.2. MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA2.2.2.1 Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar enlínea, a través del uso de recursos tecnológicos.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”2.2.2.2 Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación delas propuestas durante esta, se harán con la presencia física de los proponentes ypor escrito.Las Unidades Tecnológicas de Santander por no poseer los medios electrónicosidóneos y suficientes para el desarrollo de una subasta inversa electrónica,desarrollara los procesos de compra de bienes y servicios de característicastécnicas uniformes y de común utilización a través de la modalidad de subastainversa presencial.2.2.3. TRAMITE PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DECARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUNUTILIZACION MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El trámite para laadquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y decomún utilización, a través de subasta inversa presencial es el siguiente:a) Una vez firmada la autorización de inicio del proceso contractual por parte delRector y cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1 delpresente artículo, el titular de la oficina gestora solicitará, el inicio del procesocontractual, previo control de legalidad y transparencia.b) Elaboración, aprobación y publicación de los estudios previos, conforme alartículo 2.1.1º del Decreto 0734 de 2012. El informe de estudios y documentosprevios estarán acompañados de la respectiva ficha técnica, según loestablecido en el artículo 3.2.1.1.3°. El informe de estudios y documentosprevios deberá ser publicado en el SECOP.c) Convocatoria a Veedurías Ciudadanas. El control social se ejercerá en lasetapas precontractual, contractual o post contractual. Todo contrato que realicela entidad, independiente de su forma de selección, deberá contener el aviso deconvocatoria a veedurías y publicarse en la cartelera de la Oficina AsesoraJurídica, en cumplimiento del artículo 66º de la Ley 80 de 1993 y del artículo 9ºdel Decreto 2170 de 2002.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”d) Aviso de Convocatoria Pública. El aviso de convocatoria contendrá lainformación necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad deselección que se utilizará, si esta cobijado por un acuerdo internacional o untratado de libre comercio vigente para el estado colombiano, el lugar físico oelectrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, elpresupuesto oficial del contrato, así como los estudios y documentos previos yadicionalmente se incluirá expresamente cuando ello corresponda, laconvocatoria limitada a MYPES o a MIPYMES, de conformidad con el articulo2.2.1º del Decreto 0734 de 2012 y el artículo decimo quinto de la presenteresolución.e) Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones y recibo de observaciones almismo. La publicación de los estudios y documentos previos se realizará cuandomenos con cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha del acto de apertura,de conformidad a lo establecido en el artículo 2.2.6º del decreto 0734 de 2012.El informe de estudios y documentos previos deberá contener la respectiva fichatécnica de los bienes o servicios que se van a contratar.f) Conformación del Comité Evaluador. Para la evaluación de las propuestas enproceso de selección abreviada, el jefe de la Entidad o su delegado designaráun comité asesor, conformado por servidores públicos o por particularescontratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva,ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.g) Recibo de manifestaciones de interés de limitar la convocatoria a MYPES oMIPYMES, de conformidad a lo establecido en el artículo 4.1.2 y 4.1.3. delDecreto 0734 de 2012.h) Respuesta Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones: En el términoestablecido por la entidad, se dará respuesta a las observaciones realizadas alproyecto de pliego de condiciones.i) Acto administrativo de apertura del proceso de selección y publicación del pliegode condiciones definitivo. El acto deberá contener de manera motivada, según loestablecido en el artículo 2.2.2º, la apertura del proceso de selección, el objeto

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”de la contratación, la modalidad de selección, el cronograma del proceso,especificación de las horas, fechas y lugares en que se llevará a cabo lasaudiencias, el lugar físico y electrónico en que se puede consultar el pliego decondiciones y los estudios y documentos previos, la convocatoria para laveedurías ciudadanas, el certificado de disponibilidad presupuestal y los otrosasuntos que se consideren pertinentes.Teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones definitivo como losestudios y documentos podrán ser consultados desde el mismo día de laapertura del proceso, se publicará el Pliego de Condiciones simultáneamentecon el acto que ordena la apertura del mismo.j) Junto con el acto de apertura del proceso de selección se publicará el pliego decondiciones definitivos, que deberá contener como mínimo, lo establecido en elartículo 2.2.3º del Decreto 0734 de 2012 y además la ficha técnica.k) Observaciones a los pliegos de condiciones definitivos. En el términoestablecido se recibirán las observaciones al pliego de condiciones definitivo.l) Dentro del pliego de condiciones se establecerá el término para dar respuesta alas observaciones a los pliegos de condiciones definitivos y el plazo máximopara la expedición de adendas. Lo anterior de conformidad al artículo 2.2.4º deldecreto 0734 de 2012.m) Cierre del Proceso. En el pliego de condiciones se establecerá fecha, hora ylugar para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregarpropuestas y poder participar en el mismo. De esta diligencia se levantará actaque se publicará en el Sistema Electrónico para la contratación pública“SECOP”.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”n) Una vez recepcionadas las ofertas, la entidad realizará la evaluación yverificación de los requisitos habilitantes. Se publicará en el SECOP la relaciónde los proponentes habilitados así como la evaluación de las ofertas.o) La entidad determinará el plazo máximo para subsanar documentos, deconformidad a lo establecido en el artículo 2.2.8° y 3.2.1.1.5 inciso segundo delDecreto 734 de 2012.p) Los oferentes podrán presentar observaciones a estas evaluaciones por untérmino hasta de tres (03) días hábiles.q) Vencido el término establecido en el numeral anterior, la entidad llevará a cabola audiencia de subasta inversa presencial. Para que una subasta puedallevarse a cabo, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios,por lo menos dos (2) proponentes.Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidadadjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no excedael presupuesto oficial y ajuste su oferta a un descuento mínimo. A efectos deeste ajuste de ofertas, la entidad invitará al proponente habilitado a unanegociación en la que se obtenga un menor precio de la oferta inicialmentepresentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá serinferior al descuento mínimo indicado en el pliego.Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la entidadampliara el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la ofertainicial de precio por el término indicado en el pliego de condiciones, el cual enningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si en esteevento no se presentara ningún proponente la entidad deberá declarar desiertoel proceso de selección.r) Si existieren más de dos proponentes habilitados, la subasta inversa presencialse desarrollara en audiencia pública bajo las siguientes reglas:

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”I. La subasta podrá tener lugar por ítems o por lotes, según se hayadeterminado previamente en el pliego de condiciones.II.III.IV.Al azar se asignarán las contraseñas a los proponentes.Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán losformularios para la presentación de sus lances. En dichosformularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado porel proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se haráningún lance de mejora de precios.Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos demejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no seránaceptables.V. La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio ycomunicara a los participantes en la audiencia, únicamente, cualfue la menor de ellas.VI.VII.VIII.La entidad otorgará a los proponentes un término común señaladoen los pliegos de condiciones, para hacer un lance que mejore lamenor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literalanterior.Los proponentes harán sus lances utilizando los formulariossuministrados.Un funcionario de la entidad recogerá el formulario que contiene ellance de cada uno de los participantes.IX. La entidad registrará los lances válidos y los ordenarádescendentemente. Con base en este orden, dará a conocerúnicamente el menor precio ofertado.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”X. Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán enlo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su ofertadefinitiva al último válido.XI.XII.XIII.La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anterioresliterales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no sereciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en laronda anterior.Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate,se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuestainicial. De persistir el empate, se desempatará por medio desorteo.Una vez finalizada la subasta, la entidad hará público el resultadodel certamen incluyendo la identidad de los proponentes.s) De la audiencia desarrollada la entidad expedirá un acta la cual será firmada porlos asistentes de los interesados y/o proponentes y por los representantes de laentidad que participaron en la subasta.t) El resultado de la subasta será presentado al Comité de Contratos de lainstitución a fin de que recomiende al ordenador del gasto la adjudicación o nodel contrato. Una vez el Comité de Contratos emita su concepto, la entidadexpedirá el acto administrativo correspondiente según lo recomendado.u) Firma de la minuta contractual por parte del proponente favorecido.v) En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de subastainversa, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicacióndel proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán loselementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en ladeclaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de lacontratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. Lo

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”anterior de conformidad a lo establecido en el parágrafo 2 del artículo3.2.1.1.5º del decreto 734 de 2012.2.2.4. SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA. El trámite de laselección abreviada de menor cuantía será el siguiente, de conformidad a loestablecido en el artículo 3.2.2.1º del Decreto 734 de 2012.a) Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1del presente artículo y la publicación de los mismos, el Rector o elfuncionario delegado para la contratación y ordenación del gasto, expedirá elacto de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos.Estos actos serán publicados en el SECOP.b) La entidad recibirá las observaciones al pliego de condiciones definitivo ydurante el término establecido en el, dará respuesta a las mismas.c) Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del acto deapertura y de los pliegos de condiciones definitivos, los interesados enparticipar en el proceso de selección manifestarán su interés en concurrir almismo mediante comunicación escrita o electrónica vía email institucional (elprescrito en los pliegos de condiciones), según el caso. En estacomunicación el interesado informará la dirección electrónica o física en lacual recibirá comunicaciones. La manifestación de interés en participar serárequisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.d) En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del plazoprevisto, la entidad declarara desierto el proceso.e) Cuando manifiesten interés más de diez (10) personas, la entidad podrá darpaso al sorteo de consolidación de oferentes con el fin de escoger entre ellos,un número no inferior a este, que podrá presentar oferta en el proceso deselección. Si manifiestan su interés un número igual o inferior a diez (10),todos podrán presentar propuesta. El sorteo se realizará en audienciapública el día hábil siguiente al vencimiento de término para manifestar elinterés en participar.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”PARAGRAFO 1: El mecanismo de sorteo se realizará mediante balotas decolores.PARAGRAFO 2: El sorteo lo realizará la Oficina Asesora Jurídica conacompañamiento de la Oficina de Control Interno o su delegado en calidadde veedor del sorteo.f) Vencido el término para la manifestación de interés, la institución, medianteacta que será publicada en el SECOP, conformara la lista de oferentes quepodrán participar en la selección abreviada de menor cuantía.g) La entidad dará respuesta a las observaciones al pliego de condicionesdefinitivos.h) La entidad expedirá el acta en la cual se declara el cierre y la entrega de laspropuestas, la cual deberá ser publicada en el SECOP.i) Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá alanálisis de requisitos habilitantes y evaluación de las ofertas, según locontemplado en el pliego de condiciones definitivo.j) Los resultados de la evaluación serán publicados por el término de tres (3)días hábiles, en el SECOP, con el fin que los proponentes presenten lasobservaciones a la evaluación que consideren pertinentes. Lasobservaciones serán resueltas por la entidad en el acto de adjudicación delproceso de selección.k) Vencido el término anterior, la institución, dentro del plazo previsto en elpliego de condiciones para el efecto adjudicará en forma motivada al oferenteque haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo a loestablecido en el numeral 3 del artículo 2.2.9º del decreto 734 de 2012. Elacta que se levante en la audiencia de adjudicación será publicada en elSECOP.2.2.5. DE LOS CONTRATOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DESALUD

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”Las Unidades Tecnológicas de Santander en el momento que requiera de laprestación de servicios de salud, seleccionará a su contratista haciendo uso delprocedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía.2.3. CONCURSO DE MÉRITOS.El concurso se podrá realizar mediante la modalidad de concurso abierto oconcurso con precalificación. En el caso de proyectos de arquitectura siempre seutilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados, el procedimientoaplicable será el señalado en el decreto 2326 de 1995, hasta tanto no se expida elreglamento que lo modifique.A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán losservicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de1993, a saber:1. Los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.2. Los estudios de diagnósticos, prefactibilidad o factibilidad para programas oproyectos específicos.3. Las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: Por éstas debeentenderse las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento yla administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, depuentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales,aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajesy pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transportede hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellasactividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley842 de 2003.4. Los que tienen por objeto la interventora, asesoría, gerencia de obra o deproyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectosy proyectos.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”5. Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto).Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad deadquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará a través delconcurso de méritos, sin perjuicio de la evaluación que la entidad realice de lascondiciones de calidad y precio de aquellos de acuerdo a lo señalado en el artículo2.2.9 del Decreto 734 de 2012.Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligacionesprincipales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyendiseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista debe adelantarsemediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, segúncorresponda. Lo anterior de conformidad a lo establecido al artículo 3.3.1.1º delDecreto 734 de 2012.La selección de intermediarios de seguros deberá realizarse a través del concursode méritos abierto, en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. Encasos excepcionales debidamente justificados por la entidad estatal, podráefectuarse esta selección de manera concomitante.2.3.1. Procedimiento de PrecalificaciónLa precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentespara uno o varios procesos de concursos de meritos. La precalificación que sehaga para un solo proceso de concurso de méritos, se denominara lista corta. Laque se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables,se denominará lista multiusos.El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los procesosde concurso de méritos para los que se aplique.2.3.1.1. La precalificación se surtirá a través de las siguientes etapas:2.3.1.1.1. Convocatoria Pública a través del SECOP, que deberá contener:Fecha limita para presentar la expresión de interés, los criterios que setendrán cuenta para conformar la lista limitada de oferentes, laindicación de si se trata de una lista corta o una lista multiusos, la

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales quese exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes, la forma devalorar la información allegada por los interesados con base en loscriterios establecidos en los literales a, b e inciso 7 del artículo 3.3.3.3del Decreto 734 de 2012.2.3.1.1.2. Los interesados expresarán su interés por escrito dentro del términoseñalado en la convocatoria y acompañaran su manifestación con ladocumentación que soporte el cumplimiento de los requisitoshabilitantes.2.3.2. CONFORMACION DE LISTA CORTA: Para la conformación de la listacorta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitoshabilitantes, y posteriormente valorará la información allegada con laexpresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso deconvocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y losfines de la contratación.La entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificadosque no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuestatécnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuestatécnica simplificada. La vigencia de la lista corta no podrá exceder de seis(6) meses contados a partir de la firmeza del acto administrativo por el cualqueda conformada. La conformación de la lista corta no genera obligaciónpara la entidad de dar apertura al proceso de selección.En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos interesados, la entidadrevisara las condiciones establecidas y hará lo ajustes que considerenecesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nuevaconvocatoria. Si en esta segunda oportunidad no se logra la conformación dela lista y se presenta un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso,siempre que la propuesta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos ysatisfaga los requerimientos contenidos en la convocatoria.El Comité preparará el informe de lista corta que servirá para adoptar ladecisión que la integre. Esta lista será publicada en el SECOP y se notificará

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”en la audiencia y contra el cual solo procederá el recurso de reposición deconformidad con lo previsto en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993.2.3.3. CONFORMACION DE LISTA MULTIUSOS: Es la que resulta de laprecalificación que haga la entidad de los interesados en participar envarios concursos de méritos determinados o determinables, que tenganobjeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestatécnicas simplificadas. Su vigencia no podrá exceder de seis (6) mesesy deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.Para su integración, la entidad hará una convocatoria pública través delSECOP, donde señalara condiciones, criterios y requisitos que debencumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales sedeterminarán conforme a lo preceptuado en el artículo 3.3.3.3 del Decreto0734 de 2012.Las condiciones de habilitación de los interesados, serán verificadas almomento de elaboración de las listas multiusos, sin prejuicio de laposibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia.Las listas multiusos se publicarán en el SECOP y se notificaran enaudiencia conforme a los previsto en el artículo 3.3.3.5 del Decreto 734 de2012, contra el cual solo procede el recurso de reposición.2.3.4. AUDIENCIA DE CONFORMACION DE LISTA CORTA O LISTAMULTIUSOSEn esta audiencia, se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:a) Los interesados podrán pronunciarse inicialmente sobre lasrespuestas dadas por la entidad a las observacionespresentadas respecto de los informes de evaluación. Enningún caso, esta posibilidad implica una nuevaoportunidad para mejorar o modificar la manifestación deinterés.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”Si se presentan pronunciamientos que a juicio de laentidad, requieran de análisis y cuya solución pueda incidiren el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puedeser suspendida por el término necesario para verificar losasuntos debatidos y comprobar lo alegado.b) Se puede conceder el uso de la palabra por una única vezal oferente que así lo solicite, con el fin de replicar lasobservaciones que sobre la evaluación de su manifestaciónde interés se haya presentado.c) Toda intervención deberá ser hecha por la persona opersonas previamente designadas por el interesado yestará limitada a la duración máxima que la entidad hayaseñalado con anterioridad.d) Durante la audiencia los asistentes deberán observar unaconducta respetuosa. Quien preside la audiencia podrátomar las medidas necesarias para preservar el orden ycorrecto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, aquien con su comportamiento altere su normal curso.e) Se podrá prescindir de la lectura del borrador del actoadministrativo de conformación de la lista, si este se hadado a conocer oportunamente para la lectura por parte delos oferentes.f) Terminada las intervenciones de los asistentes, se adoptarála decisión que corresponda, previa consulta al Comité deContratos, por lo que dicha diligencia será suspendida, paralo cual el funcionario que la preside señalará la fecha y horade reanudación de la misma.2.3.5. TRAMITE DEL CONCURSO DE MERITOS

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”I. Una vez cumplidos los requisitos previos referidos en el presente artículo, elRector o quienes se encuentren delegados para la contratación y ordenacióndel gasto, publicará a través del SECOP una convocatoria pública y elinforme de estudios y documentos previos correspondiente, así comotambién el proyecto de pliegos donde se establecerá, la modalidad depropuesta que deberá presentarse; propuesta técnica simplificada opropuesta técnica detallada, conforme al artículo 3.3.1.2º del Decreto 734 de2012, que señala:“Artículo 3.3.1.2º: Tipos de propuesta técnica. Para la selección deconsultores o de proyectos, la entidad definirá en el pliego de condiciones eltipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes.Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodologíaexacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas detrabajo para la misma, se exigirá la presentación de una Propuesta TécnicaSimplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema deconcurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o listamultiusos.Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicospara el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentesenfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una PropuestaTécnica Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por elsistema de precalificación con lista corta.II.III.IV.El Rector o quienes se encuentren delegados para la contratación yordenación del gasto, nombrará a través de acto administrativo el ComitéEvaluador.Recibo de observaciones al proyecto de pliego de condiciones.El Comité evaluador proyectará la respuesta a las observaciones,presentándolas al Comité de Contratos, quien realizará las recomendacionesrespectivas para realizar la publicación de las mismas en el SECOP.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”V. El Rector o quienes se encuentren delegados para la contratación yordenación del gasto, publicará el acto administrativo de apertura, el cual enlos eventos que se haga uso de precalificación, solo procederá una vez seencuentre en firme la conformación de la lista. Igualmente se publicará elpliego de condiciones definitivo donde se señalará la fecha y hora de cierre yentrega de propuestas.Dicho pliego deberá indicar los requerimientos técnicos de los servicios deconsultoría que se van a contratar, señalando cuando menos lo siguiente:• Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.• La descripción de tallada de los servicios requeridos y de losresultados o productos esperados, que podrán consistir en informes,diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto dela consultoría.• El listado y ubicación de la información disponible o para ser conocidapor los proponentes, tales como estudios, informes previos, análisis odocumentos definitivos.• La determinación del tipo de propuesta que se exige.VI.En el caso de concurso de méritos con precalificación la entidad, junto con laexpedición del acto administrativo de apertura, enviará a los integrantes de lalista, una carta de invitación a presentar propuestas, que contendrá :• El nombre de la entidad contratante• La fecha, hora y lugar límite para presentar propuestas• La indicación del lugar físico y electrónico donde pueden consultarseel pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.VII. Audiciencia de aclaración de pliego de condiciones en los procesos cuyovalor exceda de la menor cuantía.VIII. Término para presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo.IX. Audiencia aclaratoria de pliegos de condiciones y de asignación de riesgos.X. Respuesta observaciones a los pliegos de condiciones definitivos y plazomáximo para la expedición de adendas.XI. Cierre y entrega de propuestas. En el caso de concurso con precalificaciónlos interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”XII.parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobrescontendrá la oferta económica y el otro la propuesta técnica y la demásdocumentación exigida.Verificación de los requisitos habilitantes en concurso abierto y evaluación delas propuestas técnicas. Los criterios que se tendrán en cuenta para evaluarlas propuestas técnicas serán los siguientes entre otros:a) Experiencia especifica del proponente: Es aquella directamenterelacionada con el objeto a contratar que de acuerdo con la necesidadque se pretende satisfacer permite a la entidad valorar la idoneidaddel proponente, en exceso de la mínima habilitante.b) Experiencia especifica del equipo de trabajo: se acredita con base enel personal propuesto en la oferta, directamente relacionada con lasactividades que desarrollaran en la ejecución contractual y quepermite a la entidad valorar la idoneidad de aquel.Los pliegos podrán señalar aquellas condiciones que deban acreditar lasofertas a efectos de ser elegibles, de tal manera que si a pesar de cumplircon los requerimientos habilitantes no alcanzaron el nivel mínimo de calidadestablecido en dichas condiciones, no sea posible tenerlas en cuenta paraefectos del orden de adjudicación.Los criterios técnicos de la oferta o proyecto deberán ser proporcionales yrazonables a la naturaleza del contrato a suscribir. Para el efecto, se debetener en cuenta la incidencia de estos en la ejecución del contrato conformeal campo que se trate.La valoración del equipo de trabajo se debe realizar únicamente sobre el queejecutara el contrato.La entidad contratante verificara que el equipo de trabajo presentado este encapacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de laconsultoría.XIII.Elaboración y publicación del informe de evaluación de las propuestas

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”XIV.XV.XVI.XVII.técnicas: El comité asesor evaluará cada una de las propuestas de acuerdo alo señalado en el pliego de condiciones y en numeral XII de este manual.Para lo cual entregará a la entidad su informe que contendrá el análisisefectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejorpropuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluaciónestará suscrito por cada uno de los miembros del comité y será publicado enel SECOP..Traslado del informe de evaluación de propuestas por un término no superiora tres (3) días hábiles para que los proponentes puedan formularobservaciones las cuales se resolverán en el acto de adjudicación.En audiencia pública de adjudicación, se dará respuesta a las observacionespresentadas al informe de evaluación, posteriormente se dará a conocer elorden de calificación de las propuestas técnicas y se procederá a abrir elsobre que contiene la propuesta económica del proponente ubicado en elprimer lugar, en el orden de calificación; si el valor de la propuesta excede ladisponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrirla propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificacióny así sucesivamente. La entidad verificará la consistencia de la propuestaeconómica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica conel fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Comoresultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicosmínimos.Si de la verificación se identifica que estas no son consistentes se dará porterminada la revisión, se rechazará y procederá a abrir el sobre económicode la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad repitiendo elprocedimiento de la verificación de consistencia anteriormente descrito.La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos económicos ytécnicos alcanzados en esta revisión, con el fin de incluirlos en el respectivocontrato. Los acuerdos no podrán versar sobre aspectos que hayan sidoobjeto de ponderación en el proceso contractual.Con el fin de informar al Comité de Contratos el resultado de la audienciapública, la misma será suspendida y se reanudará una vez el mencionadoComité recomiende sobre la adjudicación de proceso.Reanudada la audiencia pública se dará lectura del acto administrativo deadjudicación o declaratoria desierta del proceso.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”XVIII.En caso de declararse desierto la entidad podrá iniciar de nuevo el proceso,prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. Si esnecesario, se modificaran los elementos de la futura contratación que hayansido determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso secambie el objeto de la contratación. Si se había conformado lista corta parael proceso fallido se podrá hacer uso de la misma en tanto cumpla con lasexigencias del pliego de condiciones para su utilización.2.3.6. SELECCIÓN DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROSDeberá realizarse a través del concurso de méritos abierto en forma previa a laescogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamentejustificados por la entidad estatal podrá efectuarse esta selección de maneraconcomitante.2.4. CONTRATACION DIRECTAEsta modalidad de selección, se rige por los principios de la ContrataciónAdministrativa y en especial por el principio de economía. Es una modalidad deselección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley,que permite la escogencia del contratista de forma directa, sin pluralidad deoferentes.2.4.1. Causales de Contratación Directa según el artículo 3.4.2.1.1 del Decreto734 de 2012.2.4.1.1. Contratos Interadministrativos: Las entidades señaladas en el artículo 2°de la Ley 80 de 1993 celebrarán directamente contratos entre ellas,siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con elobjeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidadcon lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objetodel correspondiente registro presupuestal.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”2.4.1.2. La contratación reservada al Sector Defensa y la Dirección Nacional deInteligencia.2.4.1.3. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas:En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas ytecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en elDecreto-ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen,adicionen o deroguen. En todo caso, en el acto administrativo que déinicio al proceso, la entidad justificará la contratación que se pretendarealizar en aplicación de esta causal.2.4.1.4. Cuando no exista pluralidad de oferentes: Se considera que no existepluralidad de oferentes: Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o elservicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o delos derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo.Las anteriores circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta lacontratación.2.4.1.5. Para la Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la Gestión opara la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse adeterminadas personas naturales: Por medio de esta causal, la entidadpodrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté encapacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado laidoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que setrate, sin que sea necesario que haya obtener previamente varias ofertas,de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.2.4.1.5.1. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Corresponden aaquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como losrelacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.2.4.1.5.2. Para la contratación de trabajos artísticos: Corresponde a aquellosque solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, laentidad deberá justificar dicha situación en el acto administrativocorrespondiente.2.4.1.6. Para el arrendamiento y la adquisición de inmuebles: Sin perjuicio delo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, la entidadpodrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienesinmuebles mediante negociación directa.Para efectos de la adquisición de inmuebles, la entidad solicitará unavalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúopodrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o porcualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentreregistrada en el Registro Nacional de Avaluadores.De igual manera, la entidad deberá contar con un estudio previo, quecontemple diferentes alternativas en el sector del municipio de que setrate, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similarescaracterísticas, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la demenor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.En lo relacionado con el contrato de arrendamiento, la entidad podrá contratartomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que serequiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad aefecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escritaen el respectivo expediente de la contratación.PARAGRAFO: Para este tipo de contratos no será obligatoria la exigencia degarantías.2.4.2. TRAMITE PARA LA CONTRATACION DIRECTA

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”a. Autorización de inicio de proceso contractual.b. Estudios Previos, estos deben contener como mínimo objeto a contratar, suscaracterísticas técnicas, la necesidad y oportunidad de la contratación y elestudios de mercado con la única oferta.c. En caso de ser un contrato de prestación de servicios profesionales, se debediligenciar la certificación de no existencia de personal de planta suscrita porla Secretaría General o Jefe de Talento Humano).d. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.e. Convocatoria a veedurías ciudadanasf. Expedición de certificación de disponibilidad presupuestal.g. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. De conformidadcon el artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012, la entidad deberá expedir unacto administrativo, que justifique la contratación directa, el cual señalará:• Causal de contratación directa que se invoca• Determinación del objeto a contratar• Presupuesto para la contratación• La indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios ydocumentos previos.h. Resolución de adjudicación del contrato al oferente.i. Elaboración y suscripción del Contratoj. Publicación del Contrato en el SECOP.2.4.3. CONTRATACIÓN DIRECTA EN PERIODO ELECTORAL

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”De conformidad con lo establecido en la ley 996 de 2005, todas las entidades delestado no podrán hacer uso de la modalidad de selección de contratación directadentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones presidenciales.Para las demás elecciones distintas a las presidenciales, incluidas las eleccionesatípicas, las entidades territoriales, adicional a las demás prohibiciones establecidasen el parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005, no podrán celebrar contratoso convenios interadministrativos cuando ejecuten recursos públicos, dentro de loscuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.Las prórrogas, modificaciones o adiciones de los contratos suscritos antes de laentrada en vigencia de las prohibiciones anotadas, así como la cesión de losmismos, podrán tener lugar dentro de los cuatro (4) meses anteriores a laselecciones, sin que ello haga nugatoria la restricción de la contratación directa ysiempre que cumplan las reglas aplicables a la materia, dentro del principio deplaneación, transparencia y responsabilidad.2.5. MINIMA CUANTIAPor esta modalidad de selección, se realiza la adquisición de bienes, servicios yobras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de laentidad.2.5.1. TRAMITE Y PROCEDIMIENTO PARA LA MINIMA CUANTIAa. Autorización de inicio de proceso contractualb. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:• La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con lacontratación

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”• La descripción del objeto a contratar• Las condiciones técnicas exigidas• El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como elplazo de ejecución del mismo• Solicitud del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestalque respalda la contratación.c. Convocatoria a veedurías ciudadanasd. Expedición de certificación de disponibilidad presupuestal.e. Invitación pública: De conformidad con lo establecido en el artículo 3.5.3 delDecreto 734 de 2012, la entidad formulará una invitación pública a participara cualquier interesado, la cual se publicará en el SECOP y señalará lasiguiente información:• El objeto• Plazo de ejecución• Forma de pago• Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o ladeclaratoria de desierta del proceso• El cronograma del proceso especificando la validez mínima de lasofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas delprocedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas ala invitación y para extender las etapas previstas.• El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de lasofertas.• Requisitos habilitantes: se indicará la manera en que se acreditará lacapacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experienciamínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y deservicios.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”f. Los proponentes interesados podrán presentar observaciones a la invitaciónpública, las cuales serán resueltas por la entidad en el término que seespecifique en la mencionada invitación.g. En la fecha y hora establecida en la invitación pública, la entidad realizará elcierre y recibo de las ofertas, de lo cual se levantara un acta, que deberá serpublicada en el SECOP.h. Verificación de requisitos habilitantes: el comité de contratos de la entidad,realizará la verificación de los requisitos establecidos en la invitación pública,se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio másbajo. En caso de que este no cumpla con los mismos procederá laverificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente.De esta verificación se dejará un acta, la cual será publicada en el SECOP.No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma depago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios uobras.i. De la verificación y la evaluación del menor precio, realizada por el Comitéde contratos de la entidad, se otorgará un plazo único de un día hábil paraque los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Lasrespuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamentecon la comunicación de aceptación de la oferta.j. Adjudicación del contrato.k. Elaboración y suscripción del Contrato.l. Publicación del Contrato en el SECOP.PARAGRAFO 1: La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo hayapresentado una oferta, y cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempreque la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.PARAGRAFO 2: En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entregade las mismas.ARTICULO DECIMO QUINTO: PROMOCION AL DESARROLLO Y PROTECCIONDE LA INDUSTRIA NACIONAL ART. 4.1.1. DECRETO REGLAMENTARIO 734 DE2012.1. Convocatoria limitada a MYPES: En los procesos de selección deLicitación Pública, Selección abreviada y Concurso de Méritos, laconvocatoria se limitará exclusivamente a MYPES (Micro y Pequeñaempresa) siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:I. La cuantía del proceso este por debajo de los US $ 75.000 dólaresamericanos.II. Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitandolimitar la convocatoria exclusivamente a MYPES.III. Se hayan acreditado mínimo un año de existencia por parte de la MYPESque manifestó interés.La manifestación de interés de limitar la convocatoria a MYPES debe presentarse amas tardar el día hábil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso deselección de licitación pública, concurso de méritos abierto y selección abreviada,acreditando la condición de MYPES a través de la presentación de una certificaciónexpedida por el Contador Público o Revisor Fiscal, según sea el caso, en la que seseñale tal condición y su tamaño empresarial, además deberá presentar elcertificado expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad que sea competentepara acreditar su antigüedad. Cuando se trate de un concurso de meritos conprecalificación, la oportunidad para manifestar interés en limitar la convocatoria seráhasta el tercer día hábil siguiente a la publicación de aviso de convocatoria en elSECOP.PARAGRAFO 1: Las MYPES que participen en la convocatoria limitada debengarantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en lacontratación. Para tales efectos, sin perjuicio de la convocatoria limitada a MYPES,la selección se deberá hacer por la modalidad que corresponda.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”PARAGRAFO 2: Cuando la entidad decida realizar convocatorias limitadas quebeneficien a las MYPES del ámbito municipal o departamental correspondiente a lade la ejecución del contrato, se entenderá para determinar el domicilio principal dela MYPES, el departamento y municipio al que pertenece la dirección que aquellaseñaló en su RUT.Para efectos de determinar las micros, pequeñas y medianas empresas se seguiránlos criterios establecidos en el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011.2. Convocatoria limitada a MIPYMES: Si no se cumplen los requisitosestablecidos para limitar la convocatoria a MYPES (Micro y pequeñasempresas), se permitirá la participación a medianas empresas, quienestambién podrán manifestar interés en los mismos plazos establecidos paralas MYPES, con la salvedad que su participación solo se permitirá si no sereciben tres (3) manifestaciones de interés de MYPES. En todo caso, paraque la convocatoria se limite a MIPYMES se requerirá al menos tres (3)manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas.Además en los procesos de licitación pública, selección abreviada yconcurso de méritos cuyo valor sea entre setenta y cinco mil un dólaresamericanos (US $ 75.001) y ciento veinticinco mil dólares americanos (US$125.000), la convocatoria se limitará a MIPYMES y se seguirán las reglasestablecidas en el numeral anterior , en cuanto a número de manifestaciones,plazo para presentarla, antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria,garantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicasrequeridas en la contratación y la forma de determinar su domicilio, cuando laentidad decida favorecer las MIPYMES del ámbito municipal odepartamental.3. PROCEDIMIENTO EN CASO DE CONVOCATORIA LIMITADA A MYPES YMIPYMES. Verificado el cumplimiento de los requisitos y reglas señalados enlos artículos precedentes, y sin perjuicio de las normas especiales de cadamodalidad de selección, la entidad expedirá el acto de apertura, indicandoque en el proceso sólo podrán presentar ofertas quienes ostenten la

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”calidad de Mipymes, y si es del caso, solo Mypes.En el concurso de méritos con precalificación, al día hábil siguiente alvencimiento del plazo para manifestar interés en esta modalidad deselección, la entidad expedirá un acto administrativo en el que indique si laprecalificación se limitara o no a Mipymes, y si es del caso, solo Mypes.Si al momento del cierre sólo se ha presentado una (1) oferta en el casode la licitación pública, concurso de méritos abierto o selección abreviada,o una (1) manifestación de interés para conformar lista en el concurso deméritos con precalificación, la entidad ampliará el plazo para larecepción de las mismas por un término igual al inicialmente señalado enel pliego de condiciones o aviso de convocatoria, según el caso, sin lalimitación de la convocatoria Mypes, permitiendo la participación demedianas empresas, y si la convocatoria era limitada a Mipymes, podráparticipar cualquier interesado. Durante este tiempo la oferta omanifestación de interés presentada por la Mype o Mipyme, según el caso,deberá permanecer cerrada, para ser evaluada con las demás que sepresenten durante la ampliación del plazo.Si vencido el nuevo plazo no se presenta ninguna otra oferta, podráadjudicarse a la Mype o Mipyme, según el caso, siempre y cuando suoferta cumpla con los requisitos y criterios establecidos en el pliego decondiciones. En el concurso de méritos con precalificación, si no sepresenta ninguna otra manifestación de interés, se deberá revisar lascondiciones establecidas y hacer los ajustes que se consideren necesariosen los criterios para su conformación y dar paso a una nueva convocatoria.En el caso que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación dela lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso,siempre y cuando la oferta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos ysatisfaga los requerimientos contenidos en el pliego de condiciones.El proceso de selección abierto con limitación en su convocatoria quesea declarado desierto, no podrá ser iniciado nuevamente con larestricción de participación a MYPES y MIPYMES.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”PARÁGRAFO. En las convocatorias limitadas a Mypes y a Mipymes podránparticipar uniones temporales o consorcios, los cuales deberán estarintegrados únicamente por Mypes o Mipymes, según el caso. En talcaso, para efectos de la limitación de la convocatoria, cada consorcio ounión temporal se contará por sí mismo, y no por el número deMipymes que los integren; que deberán cumplir de manera individuallos requisitos mínimos anteriormente señalados.ARTICULO DECIMO SEXTO: FASE CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN. La fasecontractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato oconvenio. Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalizacióny ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo delcontratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los queadelante la Institución para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos queestarán identificados con un número secuencial por anualidad y serán debidamentefoliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contratoformando un expediente. Dicho expediente deberá poseer un formato de controldocumental donde se desglosé cada documento con su fecha de expedición enorden cronológico.1. ETAPA CONTRACTUAL1.1. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO OCONVENIO.Notificado el contratista seleccionado, la oficina gestora remitirá toda ladocumentación correspondiente a la Oficina Jurídica de la Institución para laelaboración de la minuta del contrato correspondiente y el respectivo control delegalidad.Una vez elaborada la minuta del contrato, la Oficina Jurídica realizará el

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”procedimiento de perfeccionamiento y legalización del contrato a saber: Solicitudde firma del Rector o del funcionario delegado para contratar o efectuar laordenación del gasto y del contratista, solicitud de registro presupuestal a laDirección Financiera, exigencia al contratista de la constitución de garantía yexpedir la aprobación de la garantía. Seguidamente la Oficina Jurídica deberáenviar copia de la anterior documentación al respectivo interventor o supervisordesignado por el ordenador del gasto para que proceda a suscribir el acta de inicio.1.2. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.La Institución controlará la ejecución de contratos o convenios mediante lainterventoria y supervisión que para cada caso particular, designe y establezca elordenador del gasto. Dicho interventor debe desarrollar sus funciones conformeal manual de interventoría y supervisión vigente para la Institución.1.2.1. Oportunidad para designar el InterventorEn el estudio previo se dejará constancia de la necesidad de realizar o no lacontratación de interventoría externa, que de ser así, requiere el trámite en formaparalela el estudio previo para la contratación del interventor, de conformidad con elprocedimiento que le sea exigible.En aquellos casos en los que la Institución haya contratado interventoría externa, sedesignará en la respectiva dependencia un Supervisor que verificará elcumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto. Elsupervisor designado deberá guiarse conforme al manual de interventoría ysupervisión vigente para la Institución.1.3. EJECUCION DEL CONTRATO.1.3.1. ACTA DE INICIO: Deberá ser suscrita por el supervisor y el contratista,conforme a lo establecido en el manual de interventoría y supervisión,siguiendo los formatos previamente establecidos en la base documentaldel sistema integrado de gestión de la entidad.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”1.3.2. ACTA DE ENTREGA DE ANTICIPO: Deberá ser suscrita por elcontratista, interventor y/o supervisor, conforme a lo establecido en elmanual de interventoría y supervisión, siguiendo los formatospreviamente establecidos en la base documental del sistema integrado degestión de la entidad.1.3.3. ACTAS PARCIALES: Deberá ser suscrita por el supervisor y elcontratista, conforme a lo establecido en el manual de interventoría ysupervisión, siguiendo los formatos previamente establecidos en la basedocumental del sistema integrado de gestión de la entidad.1.3.4. MODIFICACIONES: Toda modificación debe realizarse previajustificación técnica y económica de favorabilidad para la entidad.En caso que la modificación afecte el presupuesto, se deberá emitirpreviamente un estudio de necesidad y el certificado de disponibilidadpresupuestal conforme a los procedimientos prescritos en la faseprecontractual del presente manual, además se deberá surtir la respectivaautorización al Comité de Contratación.El procedimiento para las Modificaciones Contractuales, deberá iniciarcon la solicitud del Interventor y Supervisor a la Oficina gestora,fundamentada técnicamente. El titular de la oficina gestora analizara suviabilidad, y si es procedente llevara la respectiva solicitud alComité de Contratación.ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO: REVISION DE PRECIOS. Para la revisión deprecios o restablecimiento del equilibrio financiero del contrato o ecuacióncontractual, el contratista a través de la Oficina Gestora, o ésta última, según elcaso, solicitará a la Oficina Jurídica, la modificación del contrato.Para ello se ajustará la actuación al siguiente procedimiento:a.) El interventor debe presentar un informe técnico que registre lascircunstancias de hecho y la evaluación técnico-económica, el cual debe ser

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”evaluado por la Oficina gestora. En el evento de no existir interventor, elinforme técnico lo debe presentar el supervisor u oficina gestora.b.) Remitir a la Oficina Jurídica de la Institución, el informe técnico de que tratael literal anterior, debidamente aprobado por el Jefe de la Oficina Gestorapara el análisis jurídico de la petición.c.) Convocar el Comité de Contratación para analizar y viabilizarcorrespondiente modificación.lad.) Suscribir entre el contratista y el Jefe de la Oficina Gestora, el acta querefleje los acuerdos alcanzados para la modificación de precios y/ocondiciones incluyendo los valores a que dé lugar la legalización de lareforma del contrato.e.) En caso de proceder la revisión de precios, la Oficina Jurídica, elaborala respectiva modificación del contrato, para la firma de las partes.PARAGRAFO: De no existir acuerdo entre las partes sobre la actualización de losprecios y/o condiciones, cuando a ello hubiere lugar, la Institución podrámediante Resolución motivada, modificar las cláusulas del contrato adoptandolas medidas que conduzcan al equilibrio financiero del mismo conforme a laspoderes exorbitantes del Estado.ARTÍCULO DECIMO OCTAVO: DECISIONES UNILATERALES. CLAUSULASEXHORBITANTES Y MULTAS.- Para los efectos previstos en los artículos 15, 16,17 y 18 de la Ley 80 de 1.993, el interventor y/o supervisor, informará al Jefe de laOficina Gestora, sobre la eventual paralización o afectación del servicio público queel contrato pretende satisfacer.Previo a la toma de la decisión mediante acto administrativo motivado elaborado porla oficina jurídica y cumpliendo el debido proceso se debe convocar el comité decontratación e informar a la Oficina Asesora Jurídica para lo de su competencia.Mediante los mecanismos previstos en el artículo 68 y siguientes de la Ley 80 de

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”1.993, se buscará el acuerdo entre las partes, como antecedentes de la Resoluciónmotivada que proyectará la Oficina Asesora Jurídica para interpretar, modificar oterminar unilateralmente un contrato, en caso de no existir dicho acuerdo, previoinforme del Supervisor y la oficina gestora.La Oficina Gestora del contrato con la coordinación de la Oficina Jurídica, tomarálas medidas de control e intervención que considere convenientes para garantizar ladebida ejecución del objeto contractual cuando quiera que las circunstancias deincumplimiento del contratista no ameriten la declaratoria de caducidad.Las multas se deberán aplicar conforme al procedimiento prescrito en el manual deinterventoría y supervisión, al debido proceso y la Ley.ARTICULO DECIMO NOVENO.- ACTA DE TERMINACION Y RECIBO FINAL: A lafecha correspondiente al último día de ejecución del contrato se deberásuscribir el acta de terminación por parte del Interventor y/o Supervisor, la oficinagestora y el contratista. Las actas deben ser proyectadas por el Interventor. Elacta de recibo final se expide dentro del plazo contractual a la fecha de entrega asatisfacción del objeto contractual.ARTICULO VIGESIMO.- FASE DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/OCONVENIO LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. En cumplimiento de loestablecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1.993 y el artículo 11 de la Ley 1150de 2.007 serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva yaquellos que lo requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes dedeterminar, o por su terminación en forma anormal. Para la liquidación; elInterventor y la Oficina gestora tendrán en cuenta los siguientes parámetros:1. Liquidación de mutuo acuerdo: Se invita al contratista en formaescrita, remitiéndole el proyecto de liquidación, el cual debe serelaborado por la oficina gestora en coordinación con la oficina asesorajurídica .Se elabora el Acta de Liquidación, en la que el contratista tendrá derecho aefectuar salvedades a la liquidación, y en la que se podrán incorporar las

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”transacciones que sean del caso para la declaración a paz y salvo, siempre ycuando dichas transacciones sean fruto del contrato. Las transacciones queno sean fruto del contrato, esto es, las extracontractuales deberán tramitarsea través de una conciliación prejudicial o a través de una acción judicialcontenciosa.Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del término fijadoen los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que seacordó con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordadotérmino, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientesa la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a laexpedición del acto administrativo que ordene la terminación.En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidaciónprevia notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes nolleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad deliquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, deconformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.2. Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no sepresente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le realice elinterventor y/o supervisor, según el caso, o no se llegue a un acuerdo sobresu contenido, la Institución ordenará la liquidación del contrato mediante actoadministrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes, deconformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A. CódigoContencioso Administrativo.Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado laliquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de losdos años siguientes al vencimiento del término; la Oficina Jurídica de laInstitución elaborará el proyecto de Resolución de la liquidaciónunilateral, en coordinación con el interventor y/o supervisor el cual rendirá elcorrespondiente informe técnico-financiero del contrato, avalado por el Jefede la Oficina Gestora.3. Alcance. Se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin dedeclararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entrelas partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias que considerepertinentes.4. Soportes. Los interventores o supervisores del contrato o conveniopresentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación delmismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al responsablede la dependencia.5. Archivo. El Acta de liquidación o la Resolución, según el caso, seenviará a la Oficina Jurídica, para que sea archivada en el respectivoexpediente del contrato.ARTICULO VIGESIMO PRIMERO: FASE POSTCONTRACTUAL. LaDependencia que dio origen al contrato y/o convenio hará un seguimiento alcumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidacióndel contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro derepuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales. En caso de presentarseincumplimiento en las referidas obligaciones coordinará con la Oficina Jurídica de laInstitución o la oficina gestora, según el caso, las acciones administrativas yjudiciales que correspondan.ARTÍCULO VIGESIMO SEGUNDO: PRESERVACION E INMUTABILIDAD DELOS CONTRATOS. Para garantizar su preservación e inmutabilidad, loscontratos y convenios celebrados por la Institución, deben reposar durante suvigencia y en un término no menor de un (1) año, en la Oficina Jurídica de laInstitución, constituyéndose un expediente identificado con el número del contratoy conformado por su original y el de cada uno de sus soportes, debidamentefoliados.Vencido el plazo anterior o liquidado el contrato, la Oficina Jurídica,trasladará el respectivo expediente, al Grupo de Archivo de la Institución o ala dependencia que haga sus veces, donde se propenderá por su guarda yconservación permanente.

RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 de 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”ARTICULO VIGESIMO TERCERO: PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICION DEMULTAS:Una vez verificado el hecho de incumplimiento por parte del interventor, estedebe informar por escrito a la oficina gestora inmediatamente, una vez recibido porla oficina gestora, se debe citar en el término de un día hábil al contratista para querinda descargos en audiencia en la cual debe asistir el titular de la oficina gestora, elinterventor y el titular de la oficina asesora jurídica. Previamente la oficina gestoradeberá dar la información pertinente a la Oficina asesora jurídica. Una vez recibidoslos descargos en audiencia, se dejara constancia de la misma, y al tercer día hábilsiguiente se tomara la decisión de aplicación o no de la multa mediante actoadministrativo motivado, y con posibilidad de recurso.ARTICULO VIGESIMO CUARTO.- La presente resolución rige a partir de lafecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le seancontrarias.El presente manual se aplicara en conjunto con la Ley 80 de 1993, ley 1150 de2007 y el decreto 734 de 2012 y demás normas vigentes dentro del marco de laConstitución Nacional.PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.Dado en Bucaramanga, a los veintinueve (29) días del mes de Noviembre de 2012.ORIGINAL FIRMADOALFREDO REYES SERPARECTOR (E)