Modificación Manual de Contratación - Unidades Tecnológicas de ...
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RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”EL RECTOR DE LAS UNDIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER “UTS”,En uso <strong>de</strong> sus faculta<strong>de</strong>s legales y estatutarias, en especial las conferidas en elartículo 12 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993, el artículo 8.1.6 <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong> 2012, elartículo 37 <strong>de</strong>l Decreto 2150 <strong>de</strong> 1.995, el artículo 9 <strong>de</strong> la Ley 489 <strong>de</strong> 1.998, elartículo 21 <strong>de</strong> la Ley 1150 <strong>de</strong> 2.007, el artículo 8.1.11º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong> 2012 y,CONSIDERANDO1) Que <strong>de</strong> conformidad con el artículo 209 <strong>de</strong> la Constitución Política or<strong>de</strong>naque la función administrativa <strong>de</strong>be estar al servicio <strong>de</strong> los interesesgenerales y se <strong>de</strong>sarrolla con fundamento en los principios <strong>de</strong> igualdad,moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,mediante la <strong>de</strong>scentralización, <strong>de</strong>legación y <strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong>funciones.2) Que la actividad contractual <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r,es una manifestación <strong>de</strong>l ejercicio <strong>de</strong> la función administrativa, razón porla cual, <strong>de</strong>be ceñirse en cuanto a los procesos <strong>de</strong> selección, celebración yejecución <strong>de</strong> los contratos estatales, a los postulados <strong>de</strong>l artículo 209 <strong>de</strong>la Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General <strong>de</strong>Contratación <strong>de</strong> la Administración Pública.3) Que se hace necesario actualizar el manual <strong>de</strong> contratación ya existente,<strong>de</strong>bido precisamente a la entrada en vigencia <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> abril13 <strong>de</strong> 2012, por medio <strong>de</strong>l cual se reglamenta el Estatuto General <strong>de</strong>Contratación <strong>de</strong> la Administración Pública, y <strong>de</strong> esta manera ilustrar conlas normas vigentes a cada <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> la entidad, señalando losprocedimientos <strong>de</strong>terminados legalmente y los pasos previos para larealización <strong>de</strong> un proceso <strong>de</strong> selección.4) Que el artículo 21 <strong>de</strong> la Ley 1150 <strong>de</strong> 2.007 adicionó un parágrafo alartículo 12 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993 en el que prescribió: "Para los efectos<strong>de</strong> esta ley, se entien<strong>de</strong> por <strong>de</strong>sconcentración la distribución a<strong>de</strong>cuada <strong>de</strong>ltrabajo que realiza el jefe o representante legal <strong>de</strong> la entidad, sin que ello
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”implique autonomía administrativa en su ejercicio”. En consecuencia,contra las activida<strong>de</strong>s cumplidas en virtud <strong>de</strong> la <strong>de</strong>sconcentraciónadministrativa no proce<strong>de</strong>rá ningún recurso.”5) Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas transcritas, en lasreglamentaciones contenidas en el artículo 8.1.6º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong>2012, lo or<strong>de</strong>nado en el artículo 37 <strong>de</strong>l Decreto - Ley 2150 <strong>de</strong> 1.995y el artículo 9 <strong>de</strong> la Ley 489 <strong>de</strong> 1.998, se estima necesario, parahacer más ágil y eficiente la actividad contractual <strong>de</strong> la entidad, acudir a lafigura <strong>de</strong> la <strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong> funciones en materia <strong>de</strong> lacelebración <strong>de</strong> contratos o convenios.6) Para tales efectos, el Señor Rector con faculta<strong>de</strong>s conferidas por elConsejo Directivo, para la celebración <strong>de</strong> contratos, convenios y <strong>de</strong>másactos que sean necesarios con el fin <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrollar el objeto <strong>de</strong> lainstitución, según lo dispuesto en el Acuerdo No. 01-028 <strong>de</strong> Diciembre 12<strong>de</strong> 2011, podrá <strong>de</strong>legar estas en el Vicerrector, Director Administrativo yFinanciero y Secretaría General.En mérito <strong>de</strong> lo expuesto,RESUELVECAPÍTULO PRIMERODISPOSICIONES GENERALESARTÍCULO PRIMERO: Actualizar para las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r“UTS”, el <strong>Manual</strong> <strong>de</strong> Contratación expedido mediante resolución No. 02-593 <strong>de</strong> 2008y su correspondiente documentación <strong>de</strong>l Proceso <strong>de</strong> Adquisición <strong>de</strong> Bienes, Obrasy Servicios, el cual será el instrumento guía y la base para la <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> losprocesos y procedimientos que se <strong>de</strong>ben acoger, respetar y seguir en toda laactividad contractual que se a<strong>de</strong>lante en las diferentes <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> laInstitución.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”ARTICULO SEGUNDO: La presente resolución actualiza los procedimientos yactuaciones administrativas <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r “UTS” enmateria contractual en concordancia con la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993, Ley 1150 <strong>de</strong> 2.007,Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012 y <strong>de</strong>más <strong>de</strong>cretos reglamentarios.PARÁGRAFO: En todos los casos en los que la selección <strong>de</strong>l contratista <strong>de</strong>barealizarse mediante convocatoria pública y sin perjuicio <strong>de</strong> la aplicación <strong>de</strong> las reglascontenidas en la Ley 1150 <strong>de</strong> 2.007 y el Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012 o las normas que lasmodifiquen, la adjudicación se realizará siempre en audiencia pública previa consultaal Comité <strong>de</strong> Contratos.ARTICULO TERCERO: Se <strong>de</strong>lega en el Comité Asesor <strong>de</strong> Contratación, lacompetencia para <strong>de</strong>finir procedimientos que se ajusten a la normatividad vigente ymejoren la eficiencia y economía <strong>de</strong> la contratación.CAPÍTULO SEGUNDODESCONCENTRACIÓN Y ORGANISMOS ASESORESARTÍCULO CUARTO: DESCONCENTRACION DE FUNCIONES, TRAMITES YPROCEDIMIENTOS: En los procesos contractuales se seguirán los trámites yprocedimientos previstos en el Estatuto <strong>de</strong> Contratación Estatal y las normas quelo adicionen o reglamenten y lo dispuesto en la presente Resolución.Se enten<strong>de</strong>rá que los trámites, procedimientos, requisitos y <strong>de</strong>más aspectos nocontemplados expresamente en esta Resolución serán a<strong>de</strong>lantados einterpretados <strong>de</strong> acuerdo con las normas que regulan la contratación estatalvigente.Entiéndase que la Delegación, por ley y reglamento para la or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto yel ejercicio <strong>de</strong> la facultad <strong>de</strong> formar, adjudicar, celebrar, ejecutar, adicionar,modificar, aclarar, generar las ór<strong>de</strong>nes <strong>de</strong> pago, suspen<strong>de</strong>r, terminar y liquidarconvenios y/o contratos a nombre <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r;con personas públicas o privadas, en los términos <strong>de</strong> la presente Resolución, y engeneral expedir los correspondientes actos administrativos que se produzcan conmotivo u ocasión <strong>de</strong> la actividad contractual que se a<strong>de</strong>lante en cumplimiento <strong>de</strong>
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”la misión y funciones propias <strong>de</strong> la entidad, correspon<strong>de</strong> al Rector conforme a losestatutos <strong>de</strong> la Institución y las directrices <strong>de</strong>l Consejo Directivo.Por tanto todos los documentos que expresen la anterior competencia <strong>de</strong>contratación y or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto <strong>de</strong>ben ser suscritos por el Rector <strong>de</strong> laInstitución o la persona en quien <strong>de</strong>legue dichas competencias.Para efectos <strong>de</strong>l presente <strong>Manual</strong> y eficiencia <strong>de</strong> la contratación los procesos,procedimientos, funciones y trámites en todas las etapas contractuales sedistribuirán en todas las <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> la entidad, sin que ello impliqueautonomía administrativa en el ejercicio <strong>de</strong> la <strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong> funciones.ARTICULO QUINTO: DESCONCENTRACION CONTRACTUAL. Desconcéntreseen las siguientes <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias y funcionarios, los procesos contractuales <strong>de</strong> laInstitución:Desconcéntrese en el Secretario General, Decano <strong>de</strong> la Facultad <strong>de</strong> CienciasSocio-económicas y empresariales, y Decano <strong>de</strong> la Facultad <strong>de</strong> Ciencias Naturales eIngenierías, Jefe <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Relaciones Interinstitucionales, Jefe <strong>de</strong> Oficina <strong>de</strong>Investigaciones, Jefe <strong>de</strong> Oficina <strong>de</strong> Desarrollo Académico, Director Administrativo yFinanciero, Vice- rector; en los términos <strong>de</strong>l artículo cuarto <strong>de</strong> la presente resolución;la realización <strong>de</strong> todos los trámites, procesos, procedimientos, y funcionesrelacionados con los procesos contractuales iniciados en el ejercicio <strong>de</strong> la facultad <strong>de</strong>lRector <strong>de</strong> celebrar contratos y /o convenios cuyo objeto corresponda a la misión yvisión <strong>de</strong> su <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia.Las anteriores oficinas no poseen la <strong>de</strong>legación <strong>de</strong> la Contratación, solamente la<strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las etapas contractuales.PARAGRAFO 1: Entiéndase por oficina gestora, la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> caráctermisional o <strong>de</strong> apoyo <strong>de</strong> la entidad encargada <strong>de</strong> realizar los procedimientoscontractuales para la adquisición <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminado bien, servicio u obra para lainstitución, oficina <strong>de</strong> la cual surge la necesidad. Las oficinas gestorascorrespon<strong>de</strong>n a:
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”1. Oficina <strong>de</strong> Desarrollo Académico.- Procesos Misionales (Convenios)2. Oficina <strong>de</strong> Relaciones Interinstitucionales. (Convenios, proyección yextensión social; y procesos misionales).3. Oficina <strong>de</strong> Investigaciones. (Convenios <strong>de</strong> Investigación, ciencia yTecnología).4. Vice-rectoría: Procesos Misionales y estratégicos. (Bienestar Universitario:Salud, Deporte, Cultura y recreación <strong>de</strong> estudiantes, docentes, procesosoriginados <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong> Innovación, procesos relacionados conimplementación <strong>de</strong> las normas <strong>de</strong> calidad y planeación institucional).5. Secretaría General.-Proceso <strong>de</strong> Apoyo. (Capacitación funcionarios,Bienestar institucional para personal administrativo; prestación <strong>de</strong> serviciosprofesionales, y <strong>de</strong> apoyo a la gestión, contratos <strong>de</strong> intermediación personal,contratos <strong>de</strong> personal docente).6. Dirección Administrativa y Financiera (Compras y Suministros. Proceso <strong>de</strong>Apoyo. : Adquisición <strong>de</strong> bienes y servicios para el normal funcionamientosadministrativo <strong>de</strong> la entidad, procesos relacionados con recursos físicos,adquisición <strong>de</strong> servicios financieros o contables será competencia <strong>de</strong>lDirector Financiero).7. Decano Facultad Ciencias Socio-económicas y empresariales (adquisición<strong>de</strong> material bibliográfico y bienes para laboratorios).8. Decano Facultad Ciencias Naturales e Ingenierías. (Adquisición <strong>de</strong> materialBibliográfico y bienes para Laboratorios).PARAGRAFO 2: Las oficinas gestoras tendrán el apoyo <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong> compras ysuministros para la asesoría en compra y solicitud <strong>de</strong> cotizaciones.PARAGRAFO 3: La oficina <strong>de</strong> Recursos Físicos tendrá como competenciacoadyuvar los procesos contractuales <strong>de</strong> la Dirección Administrativa y Financiera
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”en lo <strong>de</strong> sus competencias.ARTÍCULO SEXTO: COMITÉ ASESOR DE CONTROL Y VIGILANCIA DELA CONTRATACIÓN. El Comité <strong>de</strong> Contratación será el ente asesor que apoyaráal Rector y a los servidores públicos en quienes se <strong>de</strong>sconcentran losprocedimientos <strong>de</strong> contratación que <strong>de</strong>sarrolla la Institución, con el fin <strong>de</strong>propen<strong>de</strong>r al cumplimiento <strong>de</strong> los principios contractuales, en especial latransparencia y el <strong>de</strong>ber <strong>de</strong> selección objetiva <strong>de</strong>l contratista.PARAGRAFO: La Oficina Asesora Jurídica y la Secretaria General serán lasencargadas <strong>de</strong> realizar la publicación en el SECOP <strong>de</strong> los documentoscontractuales que a<strong>de</strong>lanten conforme al artículo 2.2.5º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong>2012.ARTÍCULO SEPTIMO.- COMPOSICIÓN: El Comité asesor <strong>de</strong> Contratación estaráintegrado por:1. El Vicerrector.2. Secretario General.3. El Funcionario titular <strong>de</strong> la oficina gestora.4. El Director Administrativo y Financiero.5. Profesional Universitario <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> compras y suministros.6. Jefe Oficina Asesora Jurídica quien lo presidirá.PARAGRAFO PRIMERO: El Asesor <strong>de</strong> Control Interno siempre <strong>de</strong>be serinvitado a las reuniones <strong>de</strong>l Comité en ejercicio <strong>de</strong> sus funciones <strong>de</strong> controlpreventivo y correctivo.ARTÍCULO OCTAVO: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. ElComité <strong>de</strong> Contratación, asesorará al Rector o funcionarios en que se <strong>de</strong>leguen lacontratación y or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto, con el objeto <strong>de</strong> garantizar que la actividadcontractual se <strong>de</strong>sarrolle con sujeción a los principios y procedimientosestablecidos en la Constitución Política, el Estatuto <strong>de</strong> Contratación Estatal y lanormatividad reglamentaria vigente, el comité <strong>de</strong>sarrollara un Control <strong>de</strong>Transparencia <strong>de</strong> la actividad contractual <strong>de</strong> la Institución.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”El Comité cumplirá las siguientes funciones:1. Asesorar el plan <strong>de</strong> adquisiciones <strong>de</strong> bienes, servicios y obra pública parala Administración <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r.2. Acompañar el proceso <strong>de</strong> consolidación <strong>de</strong>l plan <strong>de</strong> adquisiciones <strong>de</strong>bienes, servicios y obra pública.3. Proponer al área <strong>de</strong> compras y suministros, estrategias para optimizarlos recursos en la atención <strong>de</strong> las necesida<strong>de</strong>s institucionales.4. Verificar la autorización previa <strong>de</strong>l Rector <strong>de</strong>l inicio <strong>de</strong> los procesoscontractuales.5. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia <strong>de</strong> lasdistintas <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r en losprocesos <strong>de</strong> contratación.6. Recomendar al Rector el Comité evaluador para los procesos <strong>de</strong>licitación, concurso y selección abreviada.7. Asesorar al Rector y a los funcionarios <strong>de</strong>legados para contratar y or<strong>de</strong>narel gasto en relación con los procesos contractuales a seguir en laadquisición <strong>de</strong> bienes y servicios.8. Emitir concepto previo sobre el texto <strong>de</strong>finitivo <strong>de</strong> los pliegos <strong>de</strong>condiciones, la evaluación <strong>de</strong> las propuestas y la <strong>de</strong>finición <strong>de</strong> los procesos<strong>de</strong> selección para la suscripción <strong>de</strong> contratos o convenios por parte <strong>de</strong>lRector o funcionarios <strong>de</strong>legados, con personas <strong>de</strong> <strong>de</strong>recho público oprivado.9. Sin perjuicio <strong>de</strong> las funciones asignadas al Comité <strong>de</strong> Conciliación y DefensaJudicial <strong>de</strong> la entidad, revisar los proyectos <strong>de</strong> respuesta elaborados por lasrespectivas <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias a las reclamaciones formuladas por los contratistas
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”o las que surjan en <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> convenios suscritos por la Institución, sinconsi<strong>de</strong>ración a su cuantía, a efecto <strong>de</strong> verificar su correspon<strong>de</strong>ncia con lasdisposiciones legales vigentes en materia contractual.10. Aprobar los parámetros generales y minutas <strong>de</strong> pliegos <strong>de</strong> condiciones,invitaciones públicas, requisitos <strong>de</strong> selección para los procesos <strong>de</strong> contratacióndirecta, condiciones mínimas <strong>de</strong> participación y minutas <strong>de</strong> contratos oconvenios, que proyecte la Oficina Jurídica <strong>de</strong> la entidad.11. Emitir viabilidad a la solicitud <strong>de</strong> modificaciones <strong>de</strong> contratos referentes aplazo, valor, suspensiones, <strong>de</strong>cisiones unilaterales <strong>de</strong> fondo, respuesta areclamaciones; sin importar la cuantía <strong>de</strong>l contrato.12. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan darpleno alcance a lo dispuesto en la presente Resolución.13. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.PARÁGRAFO PRIMERO: La asesoría <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong> Contratación se prestará parala celebración <strong>de</strong> contratos o convenios, sin importar su clase o naturaleza jurídicay la modalidad <strong>de</strong> selección que se utilice. No obstante lo anterior, el Comité <strong>de</strong>Contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso <strong>de</strong> contratacióncuando así lo <strong>de</strong>termine el Rector en cualquier etapa contractual excepto loreferente a la contratación <strong>de</strong> docentes y Convenios <strong>de</strong> CooperaciónInterinstitucional o Interadministrativos.PARÁGRAFO SEGUNDO: Las funciones atribuidas al Comité <strong>de</strong> Contrataciónse circunscriben, primordialmente, a la realización <strong>de</strong> una revisión formal integralpara garantizar el cumplimiento <strong>de</strong> los requisitos previstos en la normativa vigentey a la realización <strong>de</strong> una revisión sustancial <strong>de</strong> los mismos requisitos cuando laformación profesional <strong>de</strong> sus integrantes o la complejidad <strong>de</strong>l asunto lo permita.ARTÍCULO NOVENO: REUNIONES Y QUORUM: El Comité <strong>de</strong> Contratación sereunirá cuando sea convocado por el Rector, el funcionario <strong>de</strong> la oficina gestora,el funcionario titular <strong>de</strong>l área Jurídica o la Secretaria técnica <strong>de</strong>l Comité.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”Constituirá quórum <strong>de</strong>liberatorio y <strong>de</strong>cisorio la participación <strong>de</strong> por lo menos lamitad más uno <strong>de</strong> los miembros <strong>de</strong>l Comité, como mínimo uno <strong>de</strong> ellos <strong>de</strong>beostentar la calidad <strong>de</strong> abogado y la asistencia obligatoria <strong>de</strong> la oficina gestora.ARTÍCULO DECIMO: FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA: Lasecretaría técnica <strong>de</strong>l comité será ejercida por el profesional <strong>de</strong> la área<strong>de</strong> compras y suministros, el cual cumplirá las siguientes funciones:1. Preparar el or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día.2. Citar a los miembros <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong> Contratación.3. Citar a los asesores y funcionarios <strong>de</strong> las diferentes <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias y áreas<strong>de</strong> la Institución, cuando así se requiera.4. Levantar las actas y solicitar su suscripción.5. Organizar las actas, actualizar y custodiar el archivo <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong>Contratación.ARTÍCULO DECIMO PRIMERO: FUNCIONES DEL AREA JURIDICA: La OficinaJurídica en relación con los contratos que suscriba el Rector o los funcionarios<strong>de</strong>legados para contratar y or<strong>de</strong>nar el gasto, cumplirán las siguientes funciones:1. Publicar los documentos que <strong>de</strong> conformidad con el artículo 2.2.5º <strong>de</strong>lDecreto 0734 <strong>de</strong> 2.012, <strong>de</strong>ben ser objeto <strong>de</strong> publicación en el SECOP, conbase en los proyectos enviados por cada una <strong>de</strong> las oficinas gestorasen medio magnético y escritas <strong>de</strong>bidamente firmados y en forma oportuna.2. Realizar la notificación y comunicación <strong>de</strong> todos los actos administrativosque se expidan en <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> la actividad contractual.3. Proyectar y viabilizar legalmente los proyectos <strong>de</strong> actos administrativos quese expi<strong>de</strong>n con ocasión <strong>de</strong> la actividad contractual previa solicitud<strong>de</strong>bidamente fundamentada <strong>de</strong> la oficina gestora; para la firma <strong>de</strong>l Rector o<strong>de</strong>l funcionario <strong>de</strong>legado para contratar y or<strong>de</strong>nar el gasto, en ejercicio <strong>de</strong>lcontrol <strong>de</strong> legalidad mediante refrendación.4. Asesorar al Rector o funcionario <strong>de</strong>legado para contratar y or<strong>de</strong>nar el gastoen los asuntos relacionados con la actividad contractual.5. Realizar las minutas <strong>de</strong> contratos, sus modificaciones y viabilizar
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”legalmente la firma <strong>de</strong> los mismos mediante refrendación y una vezlegalizados, conservar el original con los respectivos soportes queregistren las actuaciones cumplidas durante su ejecución y hasta laliquidación para su anotación y archivo en el registro <strong>de</strong> contratación <strong>de</strong> laInstitución. La oficina gestora enviara <strong>de</strong> forma oportuna los originales <strong>de</strong>linforme <strong>de</strong> estudios y documentos previos con sus respetivos soportes(estudios <strong>de</strong> mercados, proyecto <strong>de</strong> inversión si se requiere y fichastécnicas) a la oficina jurídica, máximo <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los tres días hábilessiguientes a la fecha <strong>de</strong> su expedición.6. Llevar el control <strong>de</strong> la <strong>de</strong>signación o contratación <strong>de</strong> interventores y/osupervisores <strong>de</strong> los contratos o convenios que celebre la Institución.7. Realizar control <strong>de</strong> legalidad y formalidad, <strong>de</strong> las actas <strong>de</strong> liquidación<strong>de</strong> los contratos y convenios, y dar su viabilidad jurídica medianterefrendación.8. Realizar la solicitud <strong>de</strong> registro presupuestal a la Dirección Financiera,exigencia al contratista <strong>de</strong> la constitución <strong>de</strong> garantía y expedir laaprobación <strong>de</strong> la garantía.9. Realizar la invitación a los veedores ciudadanos a todos los procesoscontractuales <strong>de</strong> la Institución.10. Revisar y dar viabilidad jurídica a toda clase <strong>de</strong> modificaciones <strong>de</strong> contratosy respuestas a reclamaciones contractuales mediante refrendaciones yconceptos.11. El control <strong>de</strong> legalidad <strong>de</strong>l Área Jurídica, <strong>de</strong>berá constar mediante firma <strong>de</strong>revisión jurídica en todos los documentos contractuales que sean objeto <strong>de</strong>dicho control.12. Elaborar el proyecto <strong>de</strong> pliegos <strong>de</strong> condiciones, con fundamento en elinforme <strong>de</strong> estudios y documentos previos presentados por la oficinagestora. Los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>ben ser avalados en el Comité <strong>de</strong>Contratos para la respectiva publicación en el SECOP.ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO: FUNCIONES DE LOS SERVIDORESPÚBLICOS EN QUIENES SE DESCONCENTRAN PROCESOS Y FUNCIONES:Correspon<strong>de</strong> a los servidores públicos en quienes se <strong>de</strong>sconcentran losprocedimientos y procesos contractuales; tramitar y culminar las actuacionesadministrativas propias <strong>de</strong> la actividad contractual que les ha sido <strong>de</strong>sconcentrado,
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”es <strong>de</strong>cir proyectar actos administrativos precontractuales, contractuales y post–contractuales y expedir documentos <strong>de</strong> trámite <strong>de</strong> la actividad contractual. Dentro<strong>de</strong> estas activida<strong>de</strong>s se entien<strong>de</strong>n incorporadas, entre otras:1. Establecer por escrito la necesidad para la adquisición <strong>de</strong> un bien oservicio.2. Elaborar los informes <strong>de</strong> estudios y documentos previos <strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong>contratación en los términos <strong>de</strong>l Artículo 2.1.1º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012 ysuscribirlos.3. Realizar el contenido técnico y financiero <strong>de</strong> evaluación, <strong>de</strong> los proyectos <strong>de</strong>pliegos <strong>de</strong> condiciones y pliegos <strong>de</strong>finitivos, conforme a las directrices <strong>de</strong>lComité <strong>de</strong> Contratación en coordinación con la Oficina Jurídica.4. Realizar estudios <strong>de</strong> mercado por intermedio <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Compras ySuministros.5. Realizar solicitud <strong>de</strong> propuestas por intermedio <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Compras ySuministros.6. Realizar la solicitud <strong>de</strong> certificado <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal.7. Solicitar al Comité <strong>de</strong> Contratación para que efectúe la recomendación alRector y se proceda a la <strong>de</strong>signación <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong> evaluación en losprocesos <strong>de</strong> selección abreviada, licitación o concurso.8. Realizar la evaluación <strong>de</strong> propuestas en los procesos <strong>de</strong> mínima cuantía.9. Llevar a aprobación la evaluación <strong>de</strong> propuestas al comité <strong>de</strong> contratación.10. Dirigir las audiencias públicas previstas en la normatividad vigente encoordinación con la oficina <strong>de</strong> control interno y la Oficina Gestora.11. Ejercer el control administrativo y <strong>de</strong> seguimiento a la ejecución <strong>de</strong> loscontratos celebrados en <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> la actividad misional <strong>de</strong> larespectiva <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y <strong>de</strong> aquellos que le hayan sido asignados por elRector.12. Fundamentar técnica y financieramente la suscripción <strong>de</strong> contratosadicionales, <strong>de</strong> modificación y ampliación <strong>de</strong>l objeto, plazos y en general <strong>de</strong>cualquier otra modificación. Lo anterior <strong>de</strong>be ir a concepto favorable <strong>de</strong>lcomité <strong>de</strong> contratación y control <strong>de</strong>l legalidad <strong>de</strong> la oficina jurídicasin importar la cuantía <strong>de</strong>l contrato.13. Analizar y resolver, con el apoyo <strong>de</strong> los interventores y/o supervisores y laoficina jurídica, los inconvenientes y traumatismos que se presenten en
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”la ejecución <strong>de</strong> los contratos y <strong>de</strong>cidir sobre la aplicación <strong>de</strong> losmecanismos que las entida<strong>de</strong>s estatales pue<strong>de</strong>n utilizar para exigir elcumplimiento <strong>de</strong>l objeto contractual en forma oportuna.14. Estudiar y elaborar junto con la oficina gestora, la respuesta a lasreclamaciones formuladas por los contratistas sobre mayores cantida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>obra, <strong>de</strong> permanencia, reajuste <strong>de</strong> precios y restablecimiento <strong>de</strong> laecuación contractual previo concepto <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong> contratación y oficinaasesora jurídica.15. Proyectar la liquidación <strong>de</strong> los contratos y convenios. En caso <strong>de</strong>proce<strong>de</strong>r liquidación unilateral enviaran oportunamente la información ala oficina jurídica para lo <strong>de</strong> su competencia.16. Solicitar a la Oficina Jurídica, la proyección <strong>de</strong> actos administrativos parala imposición <strong>de</strong> sanciones y multas contractuales durante la vigencia <strong>de</strong>lcontrato y la <strong>de</strong>claración <strong>de</strong>l incumplimiento una vez ocurra su vencimientoprevio concepto <strong>de</strong>l comité <strong>de</strong> contratación.17. Proyectar en coordinación con la oficina jurídica, oportuna reclamaciónadministrativa ante los contratistas y compañías <strong>de</strong> seguros garantes parala restitución <strong>de</strong> anticipos, pago <strong>de</strong> in<strong>de</strong>mnizaciones y <strong>de</strong>másreclamaciones que se presenten por fallas en los procesos <strong>de</strong>contratación. En el evento <strong>de</strong> no recuperarse los dineros por losconceptos anteriormente señalados, remitir los actos respectivos a laoficina jurídica para lo <strong>de</strong> su competencia.18. Actuar oportunamente en la solución <strong>de</strong> los conflictos y traumatismos quese presenten en la ejecución <strong>de</strong> los contratos y dar indicación previa parala aplicación <strong>de</strong> los mecanismos que las entida<strong>de</strong>s estatales pue<strong>de</strong>n utilizarpara el cumplimiento <strong>de</strong>l objeto contractual.19. Remitir oportunamente a la Oficina Jurídica <strong>de</strong> la Institución, en mediofísico y magnético, todos los actos administrativos y actuaciones que<strong>de</strong>ben ser publicados en el SECOP, conforme a las normas vigentes.20. Convocar el Comité <strong>de</strong> contratación para recibir concepto previo sobre eltexto <strong>de</strong>finitivo <strong>de</strong> los pliegos <strong>de</strong> condiciones, la evaluación <strong>de</strong> laspropuestas y la <strong>de</strong>finición <strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong> selección para la suscripción<strong>de</strong> contratos o convenios que surjan <strong>de</strong> procesos <strong>de</strong> selección por licitacióno concurso o modificación <strong>de</strong> contratos.21. Cumplir con el <strong>de</strong>bido proceso en la toma <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisiones que afecten al
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”contratista y la aseguradora en relación con la imposición <strong>de</strong> sanciones,<strong>de</strong>claración <strong>de</strong> siniestros, modificación <strong>de</strong> contratos.22. Dar respuesta a las observaciones a los prepliegos o pliegos <strong>de</strong>condiciones en sus aspectos técnicos, esta respuesta pue<strong>de</strong> ser proyectadapor un funcionario idóneo en la materia, pero suscrito por el titular <strong>de</strong> laoficina gestora. Lo referente a los aspectos financieros siempre <strong>de</strong>becorrespon<strong>de</strong>r al Director Administrativo y Financiero <strong>de</strong> la entidad.23. Las <strong>de</strong>más inherentes al ejercicio <strong>de</strong> la <strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong> funcionesen materia <strong>de</strong> contratación.PARAGRAFO: Para el inicio <strong>de</strong> todo proceso contractual para la adquisición <strong>de</strong> unbien, obra o servicio, <strong>de</strong>be existir autorización escrita <strong>de</strong>l Rector, teniendo en cuentael formato contenido en el Sistema Integrado <strong>de</strong> Gestión.CAPÍTULO TERCERODEL PROCEDIMIENTO CONTRACUALARTÍCULO DECIMO TERCERO. FASES DEL PROCEDIMIENTOCONTRACTUAL: Son fases <strong>de</strong> la actividad contractual:1.) FASE PRE-CONTRACTUAL. Compren<strong>de</strong> los trámites hasta laadjudicación o <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> <strong>de</strong>sierto <strong>de</strong>l proceso.2.) FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y/OCONVENIO. Compren<strong>de</strong> el cumplimiento <strong>de</strong> los requisitos <strong>de</strong>suscripción, perfeccionamiento, legalización <strong>de</strong>l contrato o convenio(cumplimiento <strong>de</strong> requisitos <strong>de</strong> ejecución) y el control en su ejecución.3.) FASE POST-CONTRACTUAL: Compren<strong>de</strong> los trámites tendientes aefectuar la liquidación <strong>de</strong>l contrato y/o convenio <strong>de</strong> mutuo acuerdo y suliquidación unilateral, según el caso.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”ARTÍCULO DECIMO CUARTO. FASE PRECONTRACTUAL: La faseprecontractual compren<strong>de</strong> el cumplimiento <strong>de</strong> los siguientes requisitos:1. REQUISITOS PREVIOS GENERALES AL ACTO DE APERTURA O LAFORMULACIÓN DE LA INVITACIÓN.Antes <strong>de</strong> iniciar cualquier proceso <strong>de</strong> selección contractual, o suscripción <strong>de</strong>convenios <strong>de</strong>berá existir un documento escrito don<strong>de</strong> el Rector autoriza el inicio <strong>de</strong>lproceso contractual.De igual manera, se <strong>de</strong>be contar en todo proceso contractual, con la solicitud <strong>de</strong>disponibilidad presupuestal, en la cual se relaciona el objeto <strong>de</strong>l contrato y el valor<strong>de</strong>l mismo.1.1. Autorización <strong>de</strong> inicio <strong>de</strong>l proceso: Firmada por el Rector y el titular <strong>de</strong> laoficina gestora, según el formato establecido en el Sistemas <strong>de</strong> Gestión.1.2. Estudios y documentos previos <strong>de</strong>l objeto a contratar. El documento<strong>de</strong> estudios previos se consignará en un escrito en el que se <strong>de</strong>beránreferir los aspectos relacionados en el artículo 25, numeral 12 <strong>de</strong> la ley 80 <strong>de</strong>1993 y el artículo 2.1.1 <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012.PARAGRAFO 1: Los estudios previos <strong>de</strong>l objeto a contratar seacompañará <strong>de</strong> la solicitud <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal, autorización <strong>de</strong>inicio <strong>de</strong>l proceso y el soporte <strong>de</strong>l estudio <strong>de</strong> mercados, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong>beráestar proyectado y suscrito por el titular <strong>de</strong> la Oficina Gestora.1.3. Estudios y diseños. En caso que la complejidad <strong>de</strong>l contrato loamerite la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia gestora elaborará o solicitará la contratación parala elaboración <strong>de</strong> los diseños o estudios correspondientes.1.4. Certificado <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal. Si con la celebración <strong>de</strong>lcontrato o convenio se compromete el presupuesto <strong>de</strong> la Institución, laoficina gestora solicitará a la Dirección Financiera la expedición <strong>de</strong>l
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”certificado <strong>de</strong> disponibilidad correspondiente previo a la autorización <strong>de</strong>inicio <strong>de</strong>l proceso contractual firmada por el Rector. El documento <strong>de</strong>solicitud <strong>de</strong>be estar suscrito por el Rector y la oficina gestora; con larefrendación <strong>de</strong>l Financiero para su viabilidad oportuna <strong>de</strong> trámite.1.5. Autorizaciones, permisos y licencias. La oficina gestora verificará sipara la celebración o ejecución <strong>de</strong>l contrato se requiere <strong>de</strong>l otorgamiento <strong>de</strong>autorizaciones, permisos o licencias <strong>de</strong> autorida<strong>de</strong>s, funcionarios oparticulares. En caso <strong>de</strong> requerirse <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> los anterioresrequisitos se <strong>de</strong>berán impartir o recibir con anterioridad a la expedición <strong>de</strong>lacto administrativo <strong>de</strong> apertura o a la formulación <strong>de</strong> la invitacióncorrespondiente. Lo anterior sin perjuicio <strong>de</strong> la aplicación <strong>de</strong>l régimen <strong>de</strong>obligaciones sometidas a condición.1.6. Elaboración <strong>de</strong> los pliegos <strong>de</strong> condiciones. El pliego <strong>de</strong> condicionestendrá el contenido prescrito en el artículo 2.2.3º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong>2.012 y <strong>de</strong>be ser elaborado por la Oficina Jurídica, coordinadamente con laOficina gestora en lo <strong>de</strong> su competencia, lo referente a la parte financiera,será la dirección administrativa y financiera <strong>de</strong> la institución, la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>nciaencargada <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar estos parámetros. Los pliegos <strong>de</strong> condicionesserán presentados al Comité <strong>de</strong> Contratos quien autorizará su publicaciónen el SECOP.1.7. Aviso <strong>de</strong> convocatoria. Para el caso <strong>de</strong> la licitación pública, selecciónabreviada y concurso <strong>de</strong> méritos se hará convocatoria pública, el cual sepublicará en el SECOP y en la página web <strong>de</strong> la entidad y contendrá lainformación necesaria <strong>de</strong> conformidad al artículo 2.2.1º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong>2012, el cual será elaborado y refrendado por la oficina gestora y suscritopor el Rector o funcionario <strong>de</strong>legado para contratar y or<strong>de</strong>nar el gasto, concontrol <strong>de</strong> legalidad <strong>de</strong> la oficina jurídica y <strong>de</strong>berá contener los siguiente:a) Objeto que se preten<strong>de</strong> contratar.b) La modalidad <strong>de</strong> selección que se utilizará. (Licitación pública, selecciónabreviada o concurso <strong>de</strong> méritos).c) Si esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado <strong>de</strong> libre comercio
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”vigente para el Estado Colombiano.d) El presupuesto oficial <strong>de</strong>l contrato.e) Lugar físico o electrónico don<strong>de</strong> pue<strong>de</strong> consultarse el proyecto <strong>de</strong>pliego <strong>de</strong> condiciones, el presupuesto oficial y los estudios y documentosprevios.Adicional a lo anterior, se <strong>de</strong>berá incluir expresamente, cuando ello corresponda, laconvocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme lo señalado en el Título IV <strong>de</strong>l<strong>de</strong>creto 734 <strong>de</strong> 2012.PARAGRAFO: No se harán publicaciones <strong>de</strong> los procedimientos en el SECOP, enlos casos contenidos en el parágrafo 3º <strong>de</strong>l artículo 2.2.5º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong>2012.1.8. Convocatoria a Veeduría Ciudadanas. El control social se ejercerá en lasetapas precontractuales, contractuales y pos contractuales. Todo contratoque realice la entidad, in<strong>de</strong>pendiente <strong>de</strong> su forma <strong>de</strong> selección, <strong>de</strong>berácontener el aviso <strong>de</strong> convocatoria a veedurías y publicarse en lugar visible,<strong>de</strong> conformidad a lo dispuesto en el artículo 66 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1993 y elartículo 1 <strong>de</strong> la ley 850 <strong>de</strong> 2003.1.9. Publicación proyectos <strong>de</strong> pliegos, o sus equivalentes y estudiosprevios. Se publicará en el SECOP los proyectos <strong>de</strong> pliegos <strong>de</strong>condiciones, o sus equivalentes y los estudios previos al acto <strong>de</strong> apertura.Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen orechazan las observaciones a los proyectos <strong>de</strong> pliegos.La publicación <strong>de</strong> los anteriores documentos <strong>de</strong>berá hacerse en la fecha<strong>de</strong> su expedición, o, a más tardar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los tres (3) días hábilessiguientes.No se requiere <strong>de</strong> publicación en los mismos casos referidos en el numeralanterior y contenidos en el parágrafo 3º <strong>de</strong>l artículo 2.2.5º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto0734 <strong>de</strong> 2012.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”La publicidad <strong>de</strong>l proyecto <strong>de</strong> pliegos y pliegos <strong>de</strong>finitivos en licitación yconcurso <strong>de</strong> méritos con propuesta técnica <strong>de</strong>tallada, será <strong>de</strong> 10 díashábiles anteriores al acto <strong>de</strong> apertura; en el caso <strong>de</strong> selección abreviada yconcurso <strong>de</strong> méritos con propuesta técnica simplificada será <strong>de</strong> 5 díashábiles. Lo anterior según lo dispuesto en el articulo 2.2.6º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734<strong>de</strong> 2012.1.10. Acto administrativo <strong>de</strong> justificación <strong>de</strong> la contratación directa. Para elcaso <strong>de</strong> la contratación directa se expedirá un acto administrativo <strong>de</strong>conformidad al artículo 3.4.1.1º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2.012, este actoadministrativo se elaborará en la Oficina Jurídica previa informaciónsoportada y remitida oportunamente por parte <strong>de</strong> la oficina gestora.PARAGRAFO: No se requiere <strong>de</strong> la expedición <strong>de</strong> este acto para el caso<strong>de</strong> la celebración <strong>de</strong> contratos <strong>de</strong> empréstito y en los casos <strong>de</strong> urgenciamanifiesta. En este último caso el acto administrativo que la <strong>de</strong>clara harálas veces <strong>de</strong>l acto <strong>de</strong> justificación y no se requerirá <strong>de</strong> estudios previos.1.11. Acto <strong>de</strong> apertura y pliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo. Para el caso <strong>de</strong> lalicitación pública, concurso <strong>de</strong> méritos y selección abreviada, se expediráun acto administrativo <strong>de</strong> apertura <strong>de</strong>l proceso y los pliegos <strong>de</strong> condiciones<strong>de</strong>finitivos. Este acto administrativo se publicará en el SECOP el día <strong>de</strong> suexpedición, o, a más tardar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los tres (3) días hábiles siguientes.El acto administrativo será elaborado por la Oficina Jurídica previo recibo<strong>de</strong> información oportuna <strong>de</strong> la oficina gestora. Los pliegos <strong>de</strong>finitivos seránpresentados al Comité <strong>de</strong> Contratos, quien dará su aprobación para lapublicación en el SECOP.2. PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES A CADA MODALIDAD DESELECCIÓN:2.1. LICITACIÓN PÚBLICA: Una vez cumplidos los requisitos previos a los quese refiere el presente artículo en el numeral 1, la licitación pública secumplirá mediante la aplicación <strong>de</strong> las normas contenidas en el artículo
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”30 <strong>de</strong> la Ley 80 y el artículo 3.1.1º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012:a) Manifestación <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> limitar la convocatoria: Lamanifestación <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> limitar la convocatoria a MYPES oMIPYMES según sea el caso <strong>de</strong>berá presentarse, a más tardar el díahábil anterior a la fecha prevista para la apertura <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong>selección.b) Apertura <strong>de</strong>l proceso y publicación <strong>de</strong>l pliego <strong>de</strong>finitivo. El Rectoro los funcionarios <strong>de</strong>legados para la contratación y or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>lgasto, mediante acto administrativo motivado or<strong>de</strong>narán la apertura<strong>de</strong>l proceso selectivo y, ese mismo día, or<strong>de</strong>narán la publicación <strong>de</strong>lreferido acto y los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivos en el SECOPpor intermedio <strong>de</strong> la oficina asesora jurídica.c) Audiencia <strong>de</strong> aclaración <strong>de</strong> pliegos. Dentro <strong>de</strong> los tres (3) díashábiles siguientes al inicio <strong>de</strong>l plazo para la presentación <strong>de</strong>propuestas, <strong>de</strong> oficio o a solicitud <strong>de</strong> cualquier interesado, secelebrará una audiencia pública con el objeto <strong>de</strong> precisar sucontenido y alcance <strong>de</strong> los mencionados documentos y <strong>de</strong> oír a losinteresados, igualmente se <strong>de</strong>berá tratar el tema <strong>de</strong> los riesgos enla contratación. A la audiencia concurrirá el funcionario <strong>de</strong> la oficinagestora, la Oficina Jurídica y los <strong>de</strong>más servidores públicos que serequiera. De lo <strong>de</strong>batido en esta audiencia se levantará un actasuscrita por los servidores públicos <strong>de</strong> la Institución. Los asistentesque lo <strong>de</strong>seen podrán <strong>de</strong>jar las constancias verbales o escritasque estimen pertinentes.d) Aclaraciones adicionales a los pliegos <strong>de</strong> condiciones.Dentro <strong>de</strong>l plazo <strong>de</strong> la licitación cualquier interesado podrá solicitaraclaraciones adicionales a los pliegos <strong>de</strong> condiciones. La OficinaJurídica, con apoyo <strong>de</strong> la Dirección Administrativa y Financiera y laoficina gestora, según el tipo <strong>de</strong> observación, proyectan lasrespuestas a las observaciones y se sustentan ante el Comité <strong>de</strong>Contratos, quienes son los encargados <strong>de</strong> aprobar las respectivas
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”respuestas, que serán publicadas en el SECOP. Las a<strong>de</strong>ndasigualmente se publicarán en el SECOP y se agregarán a los pliegos<strong>de</strong> condiciones para la consulta.e) Expedición <strong>de</strong> A<strong>de</strong>ndas. En el pliego se establecerá el plazomáximo <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l cual puedan expedirse a<strong>de</strong>ndas. En todo caso nopodrán expedirse a<strong>de</strong>ndas <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los tres (3) días anteriores en quese tiene previsto el cierre <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> selección, ni siquiera paraexten<strong>de</strong>r el término <strong>de</strong>l mismo. La publicación <strong>de</strong> estas a<strong>de</strong>ndas sólose podrá realizar en días hábiles y horarios laborales.f) Cierre <strong>de</strong> la licitación. En el pliego <strong>de</strong> condiciones se estableceráfecha y hora para el cierre <strong>de</strong>l proceso, que será la fecha límite paraentregar propuestas y po<strong>de</strong>r participar en el mismo. Las ofertas seentregarán en un acto público <strong>de</strong>l que se levantará un acta elaboradapor el oficina asesora jurídica, cuyo propósito será el <strong>de</strong> <strong>de</strong>jarconstancia <strong>de</strong> las propuestas presentadas con la respectiva cantidad<strong>de</strong> folios <strong>de</strong> cada una y un número <strong>de</strong> póliza. A esta diligenciaconcurrirá el Jefe <strong>de</strong> la oficina gestora, el Asesor <strong>de</strong> Control Internoo su <strong>de</strong>legado y <strong>de</strong>más funcionarios que se requieran según elcaso. En este acto, sí las propuestas no se encuentran foliadas, seproce<strong>de</strong>rá a foliarlas <strong>de</strong> manera consecutiva, tanto en su original,como en las copias, <strong>de</strong> lo cual también se <strong>de</strong>jará constancia en elacta.A partir <strong>de</strong>l momento <strong>de</strong> la entrega, las propuestas serán públicascon el fin <strong>de</strong> que los interesados puedan consultarlas, se <strong>de</strong>jará unacopia en la Oficina Asesora Jurídica.g) Comité evaluador. Para la evaluación <strong>de</strong> las propuestas en proceso<strong>de</strong> selección por licitación, selección abreviada o concurso <strong>de</strong>méritos, el jefe <strong>de</strong> la Entidad o su <strong>de</strong>legado <strong>de</strong>signará un comitéasesor, conformado por servidores públicos o por particularescontratados para el efecto, que <strong>de</strong>berá realizar dicha labor <strong>de</strong> maneraobjetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”pliego <strong>de</strong> condiciones.h) Evaluaciones. Las evaluaciones serán realizadas por el Comitéevaluador que recomien<strong>de</strong> el Comité <strong>de</strong> Contratos al Rector o alfuncionario <strong>de</strong>legado para la contratación u or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto. Lasofertas serán evaluadas en su totalidad a pesar que no se hayancumplido uno o varios requisitos mínimos. Sin embargo, se <strong>de</strong>jaráconstancia expresa <strong>de</strong> las causales que podrían motivar el rechazo<strong>de</strong> la oferta.i) Aclaraciones. El comité evaluador y/o el Rector o funcionario<strong>de</strong>legado para la contratación u or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto, podrán solicitaraclaraciones y explicaciones en relación con las ofertas.j) Evaluación <strong>de</strong> las propuestas: En el pliego <strong>de</strong> condiciones seseñalará el término <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l cual el comité evaluador, elaborará laevaluación <strong>de</strong> las propuestas, la cual será firmada por el mencionadocomité, quien, en caso <strong>de</strong> ser necesario solicitará a los proponenteslas aclaraciones y explicaciones necesarias.k) Traslado <strong>de</strong> las evaluaciones. El informe <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> laspropuestas permanecerá a disposición <strong>de</strong> los oferentes en la Oficinagestora por un término <strong>de</strong> cinco (5) días hábiles. Se podrá presentarobservaciones al informe <strong>de</strong> evaluación, pero no será permitido quelos oferentes completen, adicionen, modifiquen o mejoren laspropuestas.l) Proyecto <strong>de</strong> respuestas. El comité evaluador con apoyo <strong>de</strong> la OficinaJurídica preparará el proyecto <strong>de</strong> respuesta a las observaciones quese presentaron durante el traslado, previa consulta al Comité <strong>de</strong>Contratación.m) Definición <strong>de</strong>l proceso. La <strong>de</strong>finición <strong>de</strong>l proceso (sea adjudicacióno <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong>sierta) se efectuará siempre en audiencia pública.Las reglas que se <strong>de</strong>ben cumplir en la audiencia son las siguientes:
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”I. La audiencia será dirigida por la Oficina Jurídica en coordinación conla Oficina <strong>de</strong> Control Interno con presencia <strong>de</strong>l or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>lgasto o su <strong>de</strong>legado y se realizara conforme al artículo 3.1.3º <strong>de</strong>l<strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong> 2012.II.III.IV.Al inicio <strong>de</strong> la audiencia la Institución dará a conocer a los oferenteslas respuestas a las observaciones presentadas. Los oferentespodrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por laInstitución a las observaciones presentadas respecto <strong>de</strong> los informes<strong>de</strong> evaluación. En ningún caso esta posibilidad implica una nuevaoportunidad para mejorar o modificar la oferta.En caso <strong>de</strong> presentarse pronunciamientos que a juicio <strong>de</strong>l Rector ofuncionario <strong>de</strong>legado para la contratación y or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto,requieran <strong>de</strong> análisis y cuya solución podría incidir en el sentido <strong>de</strong> la<strong>de</strong>cisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el términorazonable necesario para la verificación <strong>de</strong> los asuntos <strong>de</strong>batidos y lacomprobación <strong>de</strong> lo alegado.Se podrá conce<strong>de</strong>r el uso <strong>de</strong> la palabra al oferente que así lo solicite,con el objeto <strong>de</strong> replicar las observaciones que sobre la evaluación <strong>de</strong>su oferta se haya presentado por los intervinientes.V. Salvo que se trate <strong>de</strong> temas especializados que lo ameriten, laintervención <strong>de</strong> los oferentes en la audiencia <strong>de</strong>berá ser realizada poruna sola persona, y estará limitada a una duración máxima <strong>de</strong> cincominutos por cada oferente.VI.Durante la audiencia los asistentes <strong>de</strong>berán observar una conductarespetuosa hacia los servidores públicos y los <strong>de</strong>más presentes. ElRector o su <strong>de</strong>legado podrá tomar las medidas necesarias parapreservar el or<strong>de</strong>n y correcto <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> la misma, pudiendoexcluir <strong>de</strong> ella a quien con su comportamiento altere su normal curso.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”VII.VIII.IX.Terminadas las intervenciones <strong>de</strong> los asistentes a la audiencia, previaconsulta al Comité <strong>de</strong> Contratos, la entidad proce<strong>de</strong>rá a informar la<strong>de</strong>cisión que corresponda y la notificará a los presentes, <strong>de</strong>conformidad con el art. 9 <strong>de</strong> la Ley 1150 <strong>de</strong> 2.007.El acto <strong>de</strong> adjudicación es irrevocable y obliga a la Institución y aladjudicatario, excepto cuando se constituyan la causales <strong>de</strong>revocatoria directa conforme a la ley.Si <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l plazo comprendido entre la adjudicación <strong>de</strong>l contrato y lasuscripción <strong>de</strong>l mismo, sobreviene una inhabilidad oincompatibilidad o si se <strong>de</strong>muestra que el acto se obtuvo pormedios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, laInstitución podrá aplicar lo previsto en el inciso final <strong>de</strong>l numeral 12<strong>de</strong>l artículo 30 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993 y art.9 <strong>de</strong> la Ley 1150 <strong>de</strong> 2.007.X. Sin perjuicio <strong>de</strong> las potesta<strong>de</strong>s a que se refiere el artículo 18 <strong>de</strong> la <strong>de</strong>la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993, en aquellos casos en que la Institución <strong>de</strong>clare lacaducidad <strong>de</strong>l contrato y se encuentre pendiente <strong>de</strong> ejecución unporcentaje igual o superior al cincuenta por ciento (50%) <strong>de</strong>l mismo,con excepción <strong>de</strong> los contratos <strong>de</strong> concesión, se podrá contratar alproponente calificado en el segundo lugar en el proceso <strong>de</strong>selección respectivo, previa revisión <strong>de</strong> las condiciones a que hayalugar.n) Celebración, perfeccionamiento y legalización <strong>de</strong>l contrato (minuta,firmas, póliza y registro presupuestal).o) Notificación al interventor y/o al supervisor y elaboración <strong>de</strong>l acta <strong>de</strong>inicio.PARAGRAFO: Según lo establecido en el artículo 3.2.4.1º, la entidad, en loscasos <strong>de</strong> <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> <strong>de</strong>sierta <strong>de</strong> la licitación, si persiste la necesidad <strong>de</strong>contratar y la entidad estatal no <strong>de</strong>ci<strong>de</strong> a<strong>de</strong>lantar un nuevo proceso <strong>de</strong> licitación,podrá iniciar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los cuatro (4) meses siguientes a la <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> <strong>de</strong>sierta
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”un proceso <strong>de</strong> selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para elprocedimiento <strong>de</strong> selección abreviada <strong>de</strong> menor cuantía. No se aplicará lorelacionado con, la publicación <strong>de</strong>l proyecto <strong>de</strong>l pliego <strong>de</strong> condiciones, lamanifestación <strong>de</strong> interés ni con el sorteo <strong>de</strong> consolidación <strong>de</strong> oferentes.La entidad podrá modificar los elementos <strong>de</strong> la futura contratación que a su criteriohayan sido <strong>de</strong>terminantes en la <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> <strong>de</strong>sierta, sin que en ningún caso secambie el objeto <strong>de</strong> la contratación.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA2.2.1. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA PARA LAADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICASTÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION: De conformidad conlo establecido en el artículo 3.2.1.2º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong> 2012 y sinconsi<strong>de</strong>ración <strong>de</strong> la cuantía <strong>de</strong>l contrato a realizar, si el bien o serviciorequerido por la entidad es <strong>de</strong> características técnicas uniformes y <strong>de</strong> comúnutilización, <strong>de</strong>berá hacerse uso <strong>de</strong> procedimientos <strong>de</strong> subasta inversa,compra por acuerdo marco <strong>de</strong> precios o adquisición a través <strong>de</strong> bolsas <strong>de</strong>productos.PARAGRAFO 1: Según lo establecido en el parágrafo transitorio <strong>de</strong>l artículo3.2.1.2º <strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong> 2012, las entida<strong>de</strong>s sometidas al EstatutoGeneral <strong>de</strong> Contratación <strong>de</strong> la Administración Pública, no podrán hacer uso<strong>de</strong> los acuerdos marco <strong>de</strong> precios para la adquisición <strong>de</strong> los bienes yservicios <strong>de</strong> características técnicas uniformes y <strong>de</strong> común utilización, hastatanto no se expida la reglamentación correspondiente.2.2.2. MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA2.2.2.1 Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar enlínea, a través <strong>de</strong>l uso <strong>de</strong> recursos tecnológicos.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”2.2.2.2 Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances <strong>de</strong> presentación <strong>de</strong>las propuestas durante esta, se harán con la presencia física <strong>de</strong> los proponentes ypor escrito.Las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r por no poseer los medios electrónicosidóneos y suficientes para el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> una subasta inversa electrónica,<strong>de</strong>sarrollara los procesos <strong>de</strong> compra <strong>de</strong> bienes y servicios <strong>de</strong> característicastécnicas uniformes y <strong>de</strong> común utilización a través <strong>de</strong> la modalidad <strong>de</strong> subastainversa presencial.2.2.3. TRAMITE PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DECARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUNUTILIZACION MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El trámite para laadquisición <strong>de</strong> bienes y servicios <strong>de</strong> características técnicas uniformes y <strong>de</strong>común utilización, a través <strong>de</strong> subasta inversa presencial es el siguiente:a) Una vez firmada la autorización <strong>de</strong> inicio <strong>de</strong>l proceso contractual por parte <strong>de</strong>lRector y cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1 <strong>de</strong>lpresente artículo, el titular <strong>de</strong> la oficina gestora solicitará, el inicio <strong>de</strong>l procesocontractual, previo control <strong>de</strong> legalidad y transparencia.b) Elaboración, aprobación y publicación <strong>de</strong> los estudios previos, conforme alartículo 2.1.1º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012. El informe <strong>de</strong> estudios y documentosprevios estarán acompañados <strong>de</strong> la respectiva ficha técnica, según loestablecido en el artículo 3.2.1.1.3°. El informe <strong>de</strong> estudios y documentosprevios <strong>de</strong>berá ser publicado en el SECOP.c) Convocatoria a Veedurías Ciudadanas. El control social se ejercerá en lasetapas precontractual, contractual o post contractual. Todo contrato que realicela entidad, in<strong>de</strong>pendiente <strong>de</strong> su forma <strong>de</strong> selección, <strong>de</strong>berá contener el aviso <strong>de</strong>convocatoria a veedurías y publicarse en la cartelera <strong>de</strong> la Oficina AsesoraJurídica, en cumplimiento <strong>de</strong>l artículo 66º <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1993 y <strong>de</strong>l artículo 9º<strong>de</strong>l Decreto 2170 <strong>de</strong> 2002.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”d) Aviso <strong>de</strong> Convocatoria Pública. El aviso <strong>de</strong> convocatoria contendrá lainformación necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad <strong>de</strong>selección que se utilizará, si esta cobijado por un acuerdo internacional o untratado <strong>de</strong> libre comercio vigente para el estado colombiano, el lugar físico oelectrónico don<strong>de</strong> pue<strong>de</strong> consultarse el proyecto <strong>de</strong> pliego <strong>de</strong> condiciones, elpresupuesto oficial <strong>de</strong>l contrato, así como los estudios y documentos previos yadicionalmente se incluirá expresamente cuando ello corresponda, laconvocatoria limitada a MYPES o a MIPYMES, <strong>de</strong> conformidad con el articulo2.2.1º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012 y el artículo <strong>de</strong>cimo quinto <strong>de</strong> la presenteresolución.e) Publicación <strong>de</strong>l Proyecto <strong>de</strong> Pliego <strong>de</strong> Condiciones y recibo <strong>de</strong> observaciones almismo. La publicación <strong>de</strong> los estudios y documentos previos se realizará cuandomenos con cinco (5) días hábiles <strong>de</strong> anterioridad a la fecha <strong>de</strong>l acto <strong>de</strong> apertura,<strong>de</strong> conformidad a lo establecido en el artículo 2.2.6º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong> 2012.El informe <strong>de</strong> estudios y documentos previos <strong>de</strong>berá contener la respectiva fichatécnica <strong>de</strong> los bienes o servicios que se van a contratar.f) Conformación <strong>de</strong>l Comité Evaluador. Para la evaluación <strong>de</strong> las propuestas enproceso <strong>de</strong> selección abreviada, el jefe <strong>de</strong> la Entidad o su <strong>de</strong>legado <strong>de</strong>signaráun comité asesor, conformado por servidores públicos o por particularescontratados para el efecto, que <strong>de</strong>berá realizar dicha labor <strong>de</strong> manera objetiva,ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego <strong>de</strong> condiciones.g) Recibo <strong>de</strong> manifestaciones <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> limitar la convocatoria a MYPES oMIPYMES, <strong>de</strong> conformidad a lo establecido en el artículo 4.1.2 y 4.1.3. <strong>de</strong>lDecreto 0734 <strong>de</strong> 2012.h) Respuesta Observaciones al Proyecto <strong>de</strong> Pliego <strong>de</strong> Condiciones: En el términoestablecido por la entidad, se dará respuesta a las observaciones realizadas alproyecto <strong>de</strong> pliego <strong>de</strong> condiciones.i) Acto administrativo <strong>de</strong> apertura <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> selección y publicación <strong>de</strong>l pliego<strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo. El acto <strong>de</strong>berá contener <strong>de</strong> manera motivada, según loestablecido en el artículo 2.2.2º, la apertura <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> selección, el objeto
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”<strong>de</strong> la contratación, la modalidad <strong>de</strong> selección, el cronograma <strong>de</strong>l proceso,especificación <strong>de</strong> las horas, fechas y lugares en que se llevará a cabo lasaudiencias, el lugar físico y electrónico en que se pue<strong>de</strong> consultar el pliego <strong>de</strong>condiciones y los estudios y documentos previos, la convocatoria para laveedurías ciudadanas, el certificado <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal y los otrosasuntos que se consi<strong>de</strong>ren pertinentes.Teniendo en cuenta que tanto el pliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo como losestudios y documentos podrán ser consultados <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el mismo día <strong>de</strong> laapertura <strong>de</strong>l proceso, se publicará el Pliego <strong>de</strong> Condiciones simultáneamentecon el acto que or<strong>de</strong>na la apertura <strong>de</strong>l mismo.j) Junto con el acto <strong>de</strong> apertura <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> selección se publicará el pliego <strong>de</strong>condiciones <strong>de</strong>finitivos, que <strong>de</strong>berá contener como mínimo, lo establecido en elartículo 2.2.3º <strong>de</strong>l Decreto 0734 <strong>de</strong> 2012 y a<strong>de</strong>más la ficha técnica.k) Observaciones a los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivos. En el términoestablecido se recibirán las observaciones al pliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo.l) Dentro <strong>de</strong>l pliego <strong>de</strong> condiciones se establecerá el término para dar respuesta alas observaciones a los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivos y el plazo máximopara la expedición <strong>de</strong> a<strong>de</strong>ndas. Lo anterior <strong>de</strong> conformidad al artículo 2.2.4º <strong>de</strong>l<strong>de</strong>creto 0734 <strong>de</strong> 2012.m) Cierre <strong>de</strong>l Proceso. En el pliego <strong>de</strong> condiciones se establecerá fecha, hora ylugar para el cierre <strong>de</strong>l proceso, que será la fecha límite para entregarpropuestas y po<strong>de</strong>r participar en el mismo. De esta diligencia se levantará actaque se publicará en el Sistema Electrónico para la contratación pública“SECOP”.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”n) Una vez recepcionadas las ofertas, la entidad realizará la evaluación yverificación <strong>de</strong> los requisitos habilitantes. Se publicará en el SECOP la relación<strong>de</strong> los proponentes habilitados así como la evaluación <strong>de</strong> las ofertas.o) La entidad <strong>de</strong>terminará el plazo máximo para subsanar documentos, <strong>de</strong>conformidad a lo establecido en el artículo 2.2.8° y 3.2.1.1.5 inciso segundo <strong>de</strong>lDecreto 734 <strong>de</strong> 2012.p) Los oferentes podrán presentar observaciones a estas evaluaciones por untérmino hasta <strong>de</strong> tres (03) días hábiles.q) Vencido el término establecido en el numeral anterior, la entidad llevará a cabola audiencia <strong>de</strong> subasta inversa presencial. Para que una subasta puedallevarse a cabo, <strong>de</strong>berán resultar habilitados para presentar lances <strong>de</strong> precios,por lo menos dos (2) proponentes.Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidadadjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no excedael presupuesto oficial y ajuste su oferta a un <strong>de</strong>scuento mínimo. A efectos <strong>de</strong>este ajuste <strong>de</strong> ofertas, la entidad invitará al proponente habilitado a unanegociación en la que se obtenga un menor precio <strong>de</strong> la oferta inicialmentepresentada por parte <strong>de</strong>l único habilitado, cuyo rango <strong>de</strong> mejora no podrá serinferior al <strong>de</strong>scuento mínimo indicado en el pliego.Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la entidadampliara el plazo para la presentación <strong>de</strong> los documentos habilitantes y la ofertainicial <strong>de</strong> precio por el término indicado en el pliego <strong>de</strong> condiciones, el cual enningún caso podrá ser mayor <strong>de</strong> la mitad <strong>de</strong>l inicialmente previsto. Si en esteevento no se presentara ningún proponente la entidad <strong>de</strong>berá <strong>de</strong>clarar <strong>de</strong>siertoel proceso <strong>de</strong> selección.r) Si existieren más <strong>de</strong> dos proponentes habilitados, la subasta inversa presencialse <strong>de</strong>sarrollara en audiencia pública bajo las siguientes reglas:
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”I. La subasta podrá tener lugar por ítems o por lotes, según se haya<strong>de</strong>terminado previamente en el pliego <strong>de</strong> condiciones.II.III.IV.Al azar se asignarán las contraseñas a los proponentes.Antes <strong>de</strong> iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán losformularios para la presentación <strong>de</strong> sus lances. En dichosformularios se <strong>de</strong>berá consignar únicamente el precio ofertado porel proponente o la expresión clara e inequívoca <strong>de</strong> que no se haráningún lance <strong>de</strong> mejora <strong>de</strong> precios.Los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>terminarán márgenes mínimos <strong>de</strong>mejora <strong>de</strong> ofertas por <strong>de</strong>bajo <strong>de</strong> los cuales los lances no seránaceptables.V. La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales <strong>de</strong> precio ycomunicara a los participantes en la audiencia, únicamente, cualfue la menor <strong>de</strong> ellas.VI.VII.VIII.La entidad otorgará a los proponentes un término común señaladoen los pliegos <strong>de</strong> condiciones, para hacer un lance que mejore lamenor <strong>de</strong> las ofertas iniciales <strong>de</strong> precio a que se refiere el literalanterior.Los proponentes harán sus lances utilizando los formulariossuministrados.Un funcionario <strong>de</strong> la entidad recogerá el formulario que contiene ellance <strong>de</strong> cada uno <strong>de</strong> los participantes.IX. La entidad registrará los lances válidos y los or<strong>de</strong>nará<strong>de</strong>scen<strong>de</strong>ntemente. Con base en este or<strong>de</strong>n, dará a conocerúnicamente el menor precio ofertado.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”X. Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán enlo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta<strong>de</strong>finitiva al último válido.XI.XII.XIII.La entidad repetirá el procedimiento <strong>de</strong>scrito en los anterioresliterales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no sereciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en laronda anterior.Cuando no haya más lances <strong>de</strong> mejora <strong>de</strong> precio y exista empate,se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuestainicial. De persistir el empate, se <strong>de</strong>sempatará por medio <strong>de</strong>sorteo.Una vez finalizada la subasta, la entidad hará público el resultado<strong>de</strong>l certamen incluyendo la i<strong>de</strong>ntidad <strong>de</strong> los proponentes.s) De la audiencia <strong>de</strong>sarrollada la entidad expedirá un acta la cual será firmada porlos asistentes <strong>de</strong> los interesados y/o proponentes y por los representantes <strong>de</strong> laentidad que participaron en la subasta.t) El resultado <strong>de</strong> la subasta será presentado al Comité <strong>de</strong> Contratos <strong>de</strong> lainstitución a fin <strong>de</strong> que recomien<strong>de</strong> al or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto la adjudicación o no<strong>de</strong>l contrato. Una vez el Comité <strong>de</strong> Contratos emita su concepto, la entida<strong>de</strong>xpedirá el acto administrativo correspondiente según lo recomendado.u) Firma <strong>de</strong> la minuta contractual por parte <strong>de</strong>l proponente favorecido.v) En caso <strong>de</strong> <strong>de</strong>clararse <strong>de</strong>sierto el proceso <strong>de</strong> selección abreviada <strong>de</strong> subastainversa, la entidad podrá iniciarlo <strong>de</strong> nuevo, prescindiendo <strong>de</strong> la publicación<strong>de</strong>l proyecto <strong>de</strong> pliego <strong>de</strong> condiciones. De ser necesario se modificarán loselementos <strong>de</strong> la futura contratación que hayan sido <strong>de</strong>terminantes en la<strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> <strong>de</strong>sierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto <strong>de</strong> lacontratación, sin perjuicio <strong>de</strong> ajustes en las cantida<strong>de</strong>s y el presupuesto. Lo
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”anterior <strong>de</strong> conformidad a lo establecido en el parágrafo 2 <strong>de</strong>l artículo3.2.1.1.5º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 734 <strong>de</strong> 2012.2.2.4. SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA. El trámite <strong>de</strong> laselección abreviada <strong>de</strong> menor cuantía será el siguiente, <strong>de</strong> conformidad a loestablecido en el artículo 3.2.2.1º <strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong> 2012.a) Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1<strong>de</strong>l presente artículo y la publicación <strong>de</strong> los mismos, el Rector o elfuncionario <strong>de</strong>legado para la contratación y or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto, expedirá elacto <strong>de</strong> apertura <strong>de</strong>l proceso y los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivos.Estos actos serán publicados en el SECOP.b) La entidad recibirá las observaciones al pliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo ydurante el término establecido en el, dará respuesta a las mismas.c) Dentro <strong>de</strong> los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación <strong>de</strong>l acto <strong>de</strong>apertura y <strong>de</strong> los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivos, los interesados enparticipar en el proceso <strong>de</strong> selección manifestarán su interés en concurrir almismo mediante comunicación escrita o electrónica vía email institucional (elprescrito en los pliegos <strong>de</strong> condiciones), según el caso. En estacomunicación el interesado informará la dirección electrónica o física en lacual recibirá comunicaciones. La manifestación <strong>de</strong> interés en participar serárequisito habilitante para la presentación <strong>de</strong> la respectiva oferta.d) En caso <strong>de</strong> no presentarse manifestación <strong>de</strong> interés <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l plazoprevisto, la entidad <strong>de</strong>clarara <strong>de</strong>sierto el proceso.e) Cuando manifiesten interés más <strong>de</strong> diez (10) personas, la entidad podrá darpaso al sorteo <strong>de</strong> consolidación <strong>de</strong> oferentes con el fin <strong>de</strong> escoger entre ellos,un número no inferior a este, que podrá presentar oferta en el proceso <strong>de</strong>selección. Si manifiestan su interés un número igual o inferior a diez (10),todos podrán presentar propuesta. El sorteo se realizará en audienciapública el día hábil siguiente al vencimiento <strong>de</strong> término para manifestar elinterés en participar.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”PARAGRAFO 1: El mecanismo <strong>de</strong> sorteo se realizará mediante balotas <strong>de</strong>colores.PARAGRAFO 2: El sorteo lo realizará la Oficina Asesora Jurídica conacompañamiento <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Control Interno o su <strong>de</strong>legado en calidad<strong>de</strong> veedor <strong>de</strong>l sorteo.f) Vencido el término para la manifestación <strong>de</strong> interés, la institución, medianteacta que será publicada en el SECOP, conformara la lista <strong>de</strong> oferentes quepodrán participar en la selección abreviada <strong>de</strong> menor cuantía.g) La entidad dará respuesta a las observaciones al pliego <strong>de</strong> condiciones<strong>de</strong>finitivos.h) La entidad expedirá el acta en la cual se <strong>de</strong>clara el cierre y la entrega <strong>de</strong> laspropuestas, la cual <strong>de</strong>berá ser publicada en el SECOP.i) Vencido el término para la presentación <strong>de</strong> ofertas, la entidad proce<strong>de</strong>rá alanálisis <strong>de</strong> requisitos habilitantes y evaluación <strong>de</strong> las ofertas, según locontemplado en el pliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo.j) Los resultados <strong>de</strong> la evaluación serán publicados por el término <strong>de</strong> tres (3)días hábiles, en el SECOP, con el fin que los proponentes presenten lasobservaciones a la evaluación que consi<strong>de</strong>ren pertinentes. Lasobservaciones serán resueltas por la entidad en el acto <strong>de</strong> adjudicación <strong>de</strong>lproceso <strong>de</strong> selección.k) Vencido el término anterior, la institución, <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l plazo previsto en elpliego <strong>de</strong> condiciones para el efecto adjudicará en forma motivada al oferenteque haya presentado la oferta más favorable para la entidad, <strong>de</strong> acuerdo a loestablecido en el numeral 3 <strong>de</strong>l artículo 2.2.9º <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto 734 <strong>de</strong> 2012. Elacta que se levante en la audiencia <strong>de</strong> adjudicación será publicada en elSECOP.2.2.5. DE LOS CONTRATOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DESALUD
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”Las Unida<strong>de</strong>s Tecnológicas <strong>de</strong> Santan<strong>de</strong>r en el momento que requiera <strong>de</strong> laprestación <strong>de</strong> servicios <strong>de</strong> salud, seleccionará a su contratista haciendo uso <strong>de</strong>lprocedimiento previsto para la selección abreviada <strong>de</strong> menor cuantía.2.3. CONCURSO DE MÉRITOS.El concurso se podrá realizar mediante la modalidad <strong>de</strong> concurso abierto oconcurso con precalificación. En el caso <strong>de</strong> proyectos <strong>de</strong> arquitectura siempre seutilizará el sistema <strong>de</strong> concurso abierto por medio <strong>de</strong> jurados, el procedimientoaplicable será el señalado en el <strong>de</strong>creto 2326 <strong>de</strong> 1995, hasta tanto no se expida elreglamento que lo modifique.A través <strong>de</strong> la modalidad <strong>de</strong> selección <strong>de</strong> concurso <strong>de</strong> méritos se contratarán losservicios <strong>de</strong> consultoría a que se refiere el numeral 2 <strong>de</strong>l artículo 32 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong>1993, a saber:1. Los estudios necesarios para la ejecución <strong>de</strong> proyectos <strong>de</strong> inversión.2. Los estudios <strong>de</strong> diagnósticos, prefactibilidad o factibilidad para programas oproyectos específicos.3. Las asesorías técnicas <strong>de</strong> coordinación, control y supervisión: Por éstas <strong>de</strong>beenten<strong>de</strong>rse las llevadas a cabo con ocasión <strong>de</strong> la construcción, el mantenimiento yla administración <strong>de</strong> construcciones <strong>de</strong> edificios y viviendas <strong>de</strong> toda índole, <strong>de</strong>puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales,aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajesy pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas <strong>de</strong> conducción y transporte<strong>de</strong> hidrocarburos; líneas <strong>de</strong> transmisión eléctrica, y en general todas aquellasactivida<strong>de</strong>s relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° <strong>de</strong> la Ley842 <strong>de</strong> 2003.4. Los que tienen por objeto la interventora, asesoría, gerencia <strong>de</strong> obra o <strong>de</strong>proyectos, dirección, programación y la ejecución <strong>de</strong> diseños, planos, anteproyectosy proyectos.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”5. Los proyectos <strong>de</strong> arquitectura (Decreto 2326 <strong>de</strong> 1995) (Concurso abierto).Cuando <strong>de</strong>l objeto <strong>de</strong> la consultoría a contratarse se <strong>de</strong>sprenda la necesidad <strong>de</strong>adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará a través <strong>de</strong>lconcurso <strong>de</strong> méritos, sin perjuicio <strong>de</strong> la evaluación que la entidad realice <strong>de</strong> lascondiciones <strong>de</strong> calidad y precio <strong>de</strong> aquellos <strong>de</strong> acuerdo a lo señalado en el artículo2.2.9 <strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong> 2012.Si el objeto contractual involucra servicios <strong>de</strong> consultoría y otras obligacionesprincipales, como por ejemplo en el caso <strong>de</strong> ejecución <strong>de</strong> proyectos que incluyendiseño y construcción <strong>de</strong> la obra, la escogencia <strong>de</strong>l contratista <strong>de</strong>be a<strong>de</strong>lantarsemediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, segúncorresponda. Lo anterior <strong>de</strong> conformidad a lo establecido al artículo 3.3.1.1º <strong>de</strong>lDecreto 734 <strong>de</strong> 2012.La selección <strong>de</strong> intermediarios <strong>de</strong> seguros <strong>de</strong>berá realizarse a través <strong>de</strong>l concurso<strong>de</strong> méritos abierto, en forma previa a la escogencia <strong>de</strong> la entidad aseguradora. Encasos excepcionales <strong>de</strong>bidamente justificados por la entidad estatal, podráefectuarse esta selección <strong>de</strong> manera concomitante.2.3.1. Procedimiento <strong>de</strong> PrecalificaciónLa precalificación consiste en la conformación <strong>de</strong> una lista limitada <strong>de</strong> oferentespara uno o varios procesos <strong>de</strong> concursos <strong>de</strong> meritos. La precalificación que sehaga para un solo proceso <strong>de</strong> concurso <strong>de</strong> méritos, se <strong>de</strong>nominara lista corta. Laque se realice para varios concursos <strong>de</strong> méritos <strong>de</strong>terminados o <strong>de</strong>terminables,se <strong>de</strong>nominará lista multiusos.El procedimiento <strong>de</strong> precalificación es anterior e in<strong>de</strong>pendiente <strong>de</strong> los procesos<strong>de</strong> concurso <strong>de</strong> méritos para los que se aplique.2.3.1.1. La precalificación se surtirá a través <strong>de</strong> las siguientes etapas:2.3.1.1.1. Convocatoria Pública a través <strong>de</strong>l SECOP, que <strong>de</strong>berá contener:Fecha limita para presentar la expresión <strong>de</strong> interés, los criterios que setendrán cuenta para conformar la lista limitada <strong>de</strong> oferentes, laindicación <strong>de</strong> si se trata <strong>de</strong> una lista corta o una lista multiusos, la
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”indicación <strong>de</strong> los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales quese exigen a los integrantes <strong>de</strong> la lista limitada <strong>de</strong> oferentes, la forma <strong>de</strong>valorar la información allegada por los interesados con base en loscriterios establecidos en los literales a, b e inciso 7 <strong>de</strong>l artículo 3.3.3.3<strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong> 2012.2.3.1.1.2. Los interesados expresarán su interés por escrito <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l términoseñalado en la convocatoria y acompañaran su manifestación con ladocumentación que soporte el cumplimiento <strong>de</strong> los requisitoshabilitantes.2.3.2. CONFORMACION DE LISTA CORTA: Para la conformación <strong>de</strong> la listacorta el comité asesor verificará el cumplimiento <strong>de</strong> los requisitoshabilitantes, y posteriormente valorará la información allegada con laexpresión <strong>de</strong> interés a partir <strong>de</strong> los criterios señalados en el aviso <strong>de</strong>convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses <strong>de</strong> la entidad y losfines <strong>de</strong> la contratación.La entidad conformará la lista corta con un número plural <strong>de</strong> precalificadosque no podrá exce<strong>de</strong>r <strong>de</strong> seis (6) cuando se <strong>de</strong>ba presentar una propuestatécnica <strong>de</strong>tallada, ni <strong>de</strong> diez (10) cuando se <strong>de</strong>ba presentar una propuestatécnica simplificada. La vigencia <strong>de</strong> la lista corta no podrá exce<strong>de</strong>r <strong>de</strong> seis(6) meses contados a partir <strong>de</strong> la firmeza <strong>de</strong>l acto administrativo por el cualqueda conformada. La conformación <strong>de</strong> la lista corta no genera obligaciónpara la entidad <strong>de</strong> dar apertura al proceso <strong>de</strong> selección.En caso <strong>de</strong> no lograr integrar la lista con al menos dos interesados, la entidadrevisara las condiciones establecidas y hará lo ajustes que consi<strong>de</strong>renecesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nuevaconvocatoria. Si en esta segunda oportunidad no se logra la conformación <strong>de</strong>la lista y se presenta un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso,siempre que la propuesta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos ysatisfaga los requerimientos contenidos en la convocatoria.El Comité preparará el informe <strong>de</strong> lista corta que servirá para adoptar la<strong>de</strong>cisión que la integre. Esta lista será publicada en el SECOP y se notificará
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”en la audiencia y contra el cual solo proce<strong>de</strong>rá el recurso <strong>de</strong> reposición <strong>de</strong>conformidad con lo previsto en el artículo 77 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1993.2.3.3. CONFORMACION DE LISTA MULTIUSOS: Es la que resulta <strong>de</strong> laprecalificación que haga la entidad <strong>de</strong> los interesados en participar envarios concursos <strong>de</strong> méritos <strong>de</strong>terminados o <strong>de</strong>terminables, que tenganobjeto común o similar, en los que se exija la presentación <strong>de</strong> propuestatécnicas simplificadas. Su vigencia no podrá exce<strong>de</strong>r <strong>de</strong> seis (6) mesesy <strong>de</strong>berá contener un mínimo <strong>de</strong> veinticinco (25) integrantes.Para su integración, la entidad hará una convocatoria pública través <strong>de</strong>lSECOP, don<strong>de</strong> señalara condiciones, criterios y requisitos que <strong>de</strong>bencumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales se<strong>de</strong>terminarán conforme a lo preceptuado en el artículo 3.3.3.3 <strong>de</strong>l Decreto0734 <strong>de</strong> 2012.Las condiciones <strong>de</strong> habilitación <strong>de</strong> los interesados, serán verificadas almomento <strong>de</strong> elaboración <strong>de</strong> las listas multiusos, sin prejuicio <strong>de</strong> laposibilidad <strong>de</strong> actualizar el soporte <strong>de</strong> las mismas durante su vigencia.Las listas multiusos se publicarán en el SECOP y se notificaran enaudiencia conforme a los previsto en el artículo 3.3.3.5 <strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong>2012, contra el cual solo proce<strong>de</strong> el recurso <strong>de</strong> reposición.2.3.4. AUDIENCIA DE CONFORMACION DE LISTA CORTA O LISTAMULTIUSOSEn esta audiencia, se tendrán en cuenta las siguientes consi<strong>de</strong>raciones:a) Los interesados podrán pronunciarse inicialmente sobre lasrespuestas dadas por la entidad a las observacionespresentadas respecto <strong>de</strong> los informes <strong>de</strong> evaluación. Enningún caso, esta posibilidad implica una nuevaoportunidad para mejorar o modificar la manifestación <strong>de</strong>interés.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”Si se presentan pronunciamientos que a juicio <strong>de</strong> laentidad, requieran <strong>de</strong> análisis y cuya solución pueda incidiren el sentido <strong>de</strong> la <strong>de</strong>cisión a adoptar, la audiencia pue<strong>de</strong>ser suspendida por el término necesario para verificar losasuntos <strong>de</strong>batidos y comprobar lo alegado.b) Se pue<strong>de</strong> conce<strong>de</strong>r el uso <strong>de</strong> la palabra por una única vezal oferente que así lo solicite, con el fin <strong>de</strong> replicar lasobservaciones que sobre la evaluación <strong>de</strong> su manifestación<strong>de</strong> interés se haya presentado.c) Toda intervención <strong>de</strong>berá ser hecha por la persona opersonas previamente <strong>de</strong>signadas por el interesado yestará limitada a la duración máxima que la entidad hayaseñalado con anterioridad.d) Durante la audiencia los asistentes <strong>de</strong>berán observar unaconducta respetuosa. Quien presi<strong>de</strong> la audiencia podrátomar las medidas necesarias para preservar el or<strong>de</strong>n ycorrecto <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> la misma, pudiendo excluir <strong>de</strong> ella, aquien con su comportamiento altere su normal curso.e) Se podrá prescindir <strong>de</strong> la lectura <strong>de</strong>l borrador <strong>de</strong>l actoadministrativo <strong>de</strong> conformación <strong>de</strong> la lista, si este se hadado a conocer oportunamente para la lectura por parte <strong>de</strong>los oferentes.f) Terminada las intervenciones <strong>de</strong> los asistentes, se adoptarála <strong>de</strong>cisión que corresponda, previa consulta al Comité <strong>de</strong>Contratos, por lo que dicha diligencia será suspendida, paralo cual el funcionario que la presi<strong>de</strong> señalará la fecha y hora<strong>de</strong> reanudación <strong>de</strong> la misma.2.3.5. TRAMITE DEL CONCURSO DE MERITOS
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”I. Una vez cumplidos los requisitos previos referidos en el presente artículo, elRector o quienes se encuentren <strong>de</strong>legados para la contratación y or<strong>de</strong>nación<strong>de</strong>l gasto, publicará a través <strong>de</strong>l SECOP una convocatoria pública y elinforme <strong>de</strong> estudios y documentos previos correspondiente, así comotambién el proyecto <strong>de</strong> pliegos don<strong>de</strong> se establecerá, la modalidad <strong>de</strong>propuesta que <strong>de</strong>berá presentarse; propuesta técnica simplificada opropuesta técnica <strong>de</strong>tallada, conforme al artículo 3.3.1.2º <strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong>2012, que señala:“Artículo 3.3.1.2º: Tipos <strong>de</strong> propuesta técnica. Para la selección <strong>de</strong>consultores o <strong>de</strong> proyectos, la entidad <strong>de</strong>finirá en el pliego <strong>de</strong> condiciones eltipo <strong>de</strong> propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes.Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodologíaexacta para la ejecución <strong>de</strong> la consultoría, así como el plan y cargas <strong>de</strong>trabajo para la misma, se exigirá la presentación <strong>de</strong> una Propuesta TécnicaSimplificada (PTS). En estos casos proce<strong>de</strong> la selección por el sistema <strong>de</strong>concurso abierto, o mediante el <strong>de</strong> precalificación con lista corta o listamultiusos.Cuando los servicios <strong>de</strong> consultoría señalados en los requerimientos técnicospara el respectivo concurso <strong>de</strong> méritos puedan <strong>de</strong>sarrollarse con diferentesenfoques o metodologías, se exigirá la presentación <strong>de</strong> una PropuestaTécnica Detallada (PTD). En estos casos sólo proce<strong>de</strong> la selección por elsistema <strong>de</strong> precalificación con lista corta.II.III.IV.El Rector o quienes se encuentren <strong>de</strong>legados para la contratación yor<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto, nombrará a través <strong>de</strong> acto administrativo el ComitéEvaluador.Recibo <strong>de</strong> observaciones al proyecto <strong>de</strong> pliego <strong>de</strong> condiciones.El Comité evaluador proyectará la respuesta a las observaciones,presentándolas al Comité <strong>de</strong> Contratos, quien realizará las recomendacionesrespectivas para realizar la publicación <strong>de</strong> las mismas en el SECOP.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”V. El Rector o quienes se encuentren <strong>de</strong>legados para la contratación yor<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto, publicará el acto administrativo <strong>de</strong> apertura, el cual enlos eventos que se haga uso <strong>de</strong> precalificación, solo proce<strong>de</strong>rá una vez seencuentre en firme la conformación <strong>de</strong> la lista. Igualmente se publicará elpliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo don<strong>de</strong> se señalará la fecha y hora <strong>de</strong> cierre yentrega <strong>de</strong> propuestas.Dicho pliego <strong>de</strong>berá indicar los requerimientos técnicos <strong>de</strong> los servicios <strong>de</strong>consultoría que se van a contratar, señalando cuando menos lo siguiente:• Los objetivos, metas y alcance <strong>de</strong> los servicios que se requieren.• La <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> tallada <strong>de</strong> los servicios requeridos y <strong>de</strong> losresultados o productos esperados, que podrán consistir en informes,diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto <strong>de</strong>la consultoría.• El listado y ubicación <strong>de</strong> la información disponible o para ser conocidapor los proponentes, tales como estudios, informes previos, análisis odocumentos <strong>de</strong>finitivos.• La <strong>de</strong>terminación <strong>de</strong>l tipo <strong>de</strong> propuesta que se exige.VI.En el caso <strong>de</strong> concurso <strong>de</strong> méritos con precalificación la entidad, junto con laexpedición <strong>de</strong>l acto administrativo <strong>de</strong> apertura, enviará a los integrantes <strong>de</strong> lalista, una carta <strong>de</strong> invitación a presentar propuestas, que contendrá :• El nombre <strong>de</strong> la entidad contratante• La fecha, hora y lugar límite para presentar propuestas• La indicación <strong>de</strong>l lugar físico y electrónico don<strong>de</strong> pue<strong>de</strong>n consultarseel pliego <strong>de</strong> condiciones y los estudios y documentos previos.VII. Audiciencia <strong>de</strong> aclaración <strong>de</strong> pliego <strong>de</strong> condiciones en los procesos cuyovalor exceda <strong>de</strong> la menor cuantía.VIII. Término para presentar observaciones al pliego <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivo.IX. Audiencia aclaratoria <strong>de</strong> pliegos <strong>de</strong> condiciones y <strong>de</strong> asignación <strong>de</strong> riesgos.X. Respuesta observaciones a los pliegos <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong>finitivos y plazomáximo para la expedición <strong>de</strong> a<strong>de</strong>ndas.XI. Cierre y entrega <strong>de</strong> propuestas. En el caso <strong>de</strong> concurso con precalificaciónlos interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”XII.parámetros señalados en el pliego <strong>de</strong> condiciones. Uno <strong>de</strong> los sobrescontendrá la oferta económica y el otro la propuesta técnica y la <strong>de</strong>másdocumentación exigida.Verificación <strong>de</strong> los requisitos habilitantes en concurso abierto y evaluación <strong>de</strong>las propuestas técnicas. Los criterios que se tendrán en cuenta para evaluarlas propuestas técnicas serán los siguientes entre otros:a) Experiencia especifica <strong>de</strong>l proponente: Es aquella directamenterelacionada con el objeto a contratar que <strong>de</strong> acuerdo con la necesidadque se preten<strong>de</strong> satisfacer permite a la entidad valorar la idoneidad<strong>de</strong>l proponente, en exceso <strong>de</strong> la mínima habilitante.b) Experiencia especifica <strong>de</strong>l equipo <strong>de</strong> trabajo: se acredita con base enel personal propuesto en la oferta, directamente relacionada con lasactivida<strong>de</strong>s que <strong>de</strong>sarrollaran en la ejecución contractual y quepermite a la entidad valorar la idoneidad <strong>de</strong> aquel.Los pliegos podrán señalar aquellas condiciones que <strong>de</strong>ban acreditar lasofertas a efectos <strong>de</strong> ser elegibles, <strong>de</strong> tal manera que si a pesar <strong>de</strong> cumplircon los requerimientos habilitantes no alcanzaron el nivel mínimo <strong>de</strong> calida<strong>de</strong>stablecido en dichas condiciones, no sea posible tenerlas en cuenta paraefectos <strong>de</strong>l or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> adjudicación.Los criterios técnicos <strong>de</strong> la oferta o proyecto <strong>de</strong>berán ser proporcionales yrazonables a la naturaleza <strong>de</strong>l contrato a suscribir. Para el efecto, se <strong>de</strong>betener en cuenta la inci<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> estos en la ejecución <strong>de</strong>l contrato conformeal campo que se trate.La valoración <strong>de</strong>l equipo <strong>de</strong> trabajo se <strong>de</strong>be realizar únicamente sobre el queejecutara el contrato.La entidad contratante verificara que el equipo <strong>de</strong> trabajo presentado este encapacidad real y efectiva <strong>de</strong> cumplir con la carga y plan <strong>de</strong> trabajo <strong>de</strong> laconsultoría.XIII.Elaboración y publicación <strong>de</strong>l informe <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> las propuestas
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”XIV.XV.XVI.XVII.técnicas: El comité asesor evaluará cada una <strong>de</strong> las propuestas <strong>de</strong> acuerdo alo señalado en el pliego <strong>de</strong> condiciones y en numeral XII <strong>de</strong> este manual.Para lo cual entregará a la entidad su informe que contendrá el análisisefectuado por el comité y el puntaje final <strong>de</strong> las propuestas. La mejorpropuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe <strong>de</strong> evaluaciónestará suscrito por cada uno <strong>de</strong> los miembros <strong>de</strong>l comité y será publicado enel SECOP..Traslado <strong>de</strong>l informe <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> propuestas por un término no superiora tres (3) días hábiles para que los proponentes puedan formularobservaciones las cuales se resolverán en el acto <strong>de</strong> adjudicación.En audiencia pública <strong>de</strong> adjudicación, se dará respuesta a las observacionespresentadas al informe <strong>de</strong> evaluación, posteriormente se dará a conocer elor<strong>de</strong>n <strong>de</strong> calificación <strong>de</strong> las propuestas técnicas y se proce<strong>de</strong>rá a abrir elsobre que contiene la propuesta económica <strong>de</strong>l proponente ubicado en elprimer lugar, en el or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> calificación; si el valor <strong>de</strong> la propuesta exce<strong>de</strong> ladisponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se proce<strong>de</strong>rá a abrirla propuesta económica <strong>de</strong>l siguiente oferente según el or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> calificacióny así sucesivamente. La entidad verificará la consistencia <strong>de</strong> la propuestaeconómica respecto <strong>de</strong> las activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>scritas en la propuesta técnica conel fin <strong>de</strong> efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Comoresultado <strong>de</strong> estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicosmínimos.Si <strong>de</strong> la verificación se i<strong>de</strong>ntifica que estas no son consistentes se dará porterminada la revisión, se rechazará y proce<strong>de</strong>rá a abrir el sobre económico<strong>de</strong> la ubicada en el siguiente or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> elegibilidad repitiendo elprocedimiento <strong>de</strong> la verificación <strong>de</strong> consistencia anteriormente <strong>de</strong>scrito.La entidad y el proponente elaborarán un acta <strong>de</strong> los acuerdos económicos ytécnicos alcanzados en esta revisión, con el fin <strong>de</strong> incluirlos en el respectivocontrato. Los acuerdos no podrán versar sobre aspectos que hayan sidoobjeto <strong>de</strong> pon<strong>de</strong>ración en el proceso contractual.Con el fin <strong>de</strong> informar al Comité <strong>de</strong> Contratos el resultado <strong>de</strong> la audienciapública, la misma será suspendida y se reanudará una vez el mencionadoComité recomien<strong>de</strong> sobre la adjudicación <strong>de</strong> proceso.Reanudada la audiencia pública se dará lectura <strong>de</strong>l acto administrativo <strong>de</strong>adjudicación o <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong>sierta <strong>de</strong>l proceso.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”XVIII.En caso <strong>de</strong> <strong>de</strong>clararse <strong>de</strong>sierto la entidad podrá iniciar <strong>de</strong> nuevo el proceso,prescindiendo <strong>de</strong> la publicación <strong>de</strong>l proyecto <strong>de</strong> pliego <strong>de</strong> condiciones. Si esnecesario, se modificaran los elementos <strong>de</strong> la futura contratación que hayansido <strong>de</strong>terminantes en la <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong>sierta, sin que en ningún caso secambie el objeto <strong>de</strong> la contratación. Si se había conformado lista corta parael proceso fallido se podrá hacer uso <strong>de</strong> la misma en tanto cumpla con lasexigencias <strong>de</strong>l pliego <strong>de</strong> condiciones para su utilización.2.3.6. SELECCIÓN DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROSDeberá realizarse a través <strong>de</strong>l concurso <strong>de</strong> méritos abierto en forma previa a laescogencia <strong>de</strong> la entidad aseguradora. En casos excepcionales <strong>de</strong>bidamentejustificados por la entidad estatal podrá efectuarse esta selección <strong>de</strong> maneraconcomitante.2.4. CONTRATACION DIRECTAEsta modalidad <strong>de</strong> selección, se rige por los principios <strong>de</strong> la ContrataciónAdministrativa y en especial por el principio <strong>de</strong> economía. Es una modalidad <strong>de</strong>selección, que proce<strong>de</strong> únicamente en los casos <strong>de</strong>finidos expresamente por la Ley,que permite la escogencia <strong>de</strong>l contratista <strong>de</strong> forma directa, sin pluralidad <strong>de</strong>oferentes.2.4.1. Causales <strong>de</strong> Contratación Directa según el artículo 3.4.2.1.1 <strong>de</strong>l Decreto734 <strong>de</strong> 2012.2.4.1.1. Contratos Interadministrativos: Las entida<strong>de</strong>s señaladas en el artículo 2°<strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1993 celebrarán directamente contratos entre ellas,siempre que las obligaciones <strong>de</strong>l mismo tengan relación directa con elobjeto <strong>de</strong> la entidad ejecutora. Cuando fuere <strong>de</strong>l caso y <strong>de</strong> conformidadcon lo dispuesto por las normas orgánicas <strong>de</strong> presupuesto serán objeto<strong>de</strong>l correspondiente registro presupuestal.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”2.4.1.2. La contratación reservada al Sector Defensa y la Dirección Nacional <strong>de</strong>Inteligencia.2.4.1.3. Los contratos para el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> activida<strong>de</strong>s científicas y tecnológicas:En la contratación directa para el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> activida<strong>de</strong>s científicas ytecnológicas, se tendrá en cuenta la <strong>de</strong>finición que <strong>de</strong> tales se tiene en elDecreto-ley 591 <strong>de</strong> 1991 y las <strong>de</strong>más normas que lo modifiquen,adicionen o <strong>de</strong>roguen. En todo caso, en el acto administrativo que déinicio al proceso, la entidad justificará la contratación que se pretendarealizar en aplicación <strong>de</strong> esta causal.2.4.1.4. Cuando no exista pluralidad <strong>de</strong> oferentes: Se consi<strong>de</strong>ra que no existepluralidad <strong>de</strong> oferentes: Cuando no existiere más <strong>de</strong> una persona inscrita en el RUP. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o elservicio por ser titular <strong>de</strong> los <strong>de</strong>rechos <strong>de</strong> propiedad industrial o <strong>de</strong>los <strong>de</strong>rechos <strong>de</strong> autor, o por ser su proveedor exclusivo.Las anteriores circunstancias <strong>de</strong>berán constar en el estudio previo que soporta lacontratación.2.4.1.5. Para la Prestación <strong>de</strong> Servicios Profesionales y <strong>de</strong> apoyo a la Gestión opara la ejecución <strong>de</strong> trabajos artísticos que solo pue<strong>de</strong>n encomendarse a<strong>de</strong>terminadas personas naturales: Por medio <strong>de</strong> esta causal, la entidadpodrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté encapacidad <strong>de</strong> ejecutar el objeto <strong>de</strong>l contrato y que haya <strong>de</strong>mostrado laidoneidad y experiencia directamente relacionada con el área <strong>de</strong> que setrate, sin que sea necesario que haya obtener previamente varias ofertas,<strong>de</strong> lo cual el or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto <strong>de</strong>berá <strong>de</strong>jar constancia escrita.2.4.1.5.1. Los servicios profesionales y <strong>de</strong> apoyo a la gestión: Correspon<strong>de</strong>n aaquellos <strong>de</strong> naturaleza intelectual diferentes a los <strong>de</strong> consultoría que se
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”<strong>de</strong>rivan <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las funciones <strong>de</strong> la entidad; así como losrelacionados con activida<strong>de</strong>s operativas, logísticas, o asistenciales.2.4.1.5.2. Para la contratación <strong>de</strong> trabajos artísticos: Correspon<strong>de</strong> a aquellosque solo pue<strong>de</strong>n encomendarse a <strong>de</strong>terminadas personas naturales, laentidad <strong>de</strong>berá justificar dicha situación en el acto administrativocorrespondiente.2.4.1.6. Para el arrendamiento y la adquisición <strong>de</strong> inmuebles: Sin perjuicio <strong>de</strong>lo dispuesto en las leyes <strong>de</strong> reforma urbana y reforma agraria, la entidadpodrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienesinmuebles mediante negociación directa.Para efectos <strong>de</strong> la adquisición <strong>de</strong> inmuebles, la entidad solicitará unavalúo comercial que servirá como base <strong>de</strong> la negociación. Dicho avalúopodrá ser a<strong>de</strong>lantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o porcualquier persona natural o jurídica <strong>de</strong> carácter privado, que se encuentreregistrada en el Registro Nacional <strong>de</strong> Avaluadores.De igual manera, la entidad <strong>de</strong>berá contar con un estudio previo, quecontemple diferentes alternativas en el sector <strong>de</strong>l municipio <strong>de</strong> que setrate, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles <strong>de</strong> similarescaracterísticas, caso en el cual <strong>de</strong>berán ser comparadas para elegir la <strong>de</strong>menor costo <strong>de</strong> acuerdo a las características técnicas requeridas.En lo relacionado con el contrato <strong>de</strong> arrendamiento, la entidad podrá contratartomando como única consi<strong>de</strong>ración las condiciones <strong>de</strong>l mercado, sin que serequiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad aefecto <strong>de</strong> establecer las condiciones <strong>de</strong> mercado, se <strong>de</strong>jará constancia escritaen el respectivo expediente <strong>de</strong> la contratación.PARAGRAFO: Para este tipo <strong>de</strong> contratos no será obligatoria la exigencia <strong>de</strong>garantías.2.4.2. TRAMITE PARA LA CONTRATACION DIRECTA
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”a. Autorización <strong>de</strong> inicio <strong>de</strong> proceso contractual.b. Estudios Previos, estos <strong>de</strong>ben contener como mínimo objeto a contratar, suscaracterísticas técnicas, la necesidad y oportunidad <strong>de</strong> la contratación y elestudios <strong>de</strong> mercado con la única oferta.c. En caso <strong>de</strong> ser un contrato <strong>de</strong> prestación <strong>de</strong> servicios profesionales, se <strong>de</strong>bediligenciar la certificación <strong>de</strong> no existencia <strong>de</strong> personal <strong>de</strong> planta suscrita porla Secretaría General o Jefe <strong>de</strong> Talento Humano).d. Solicitud <strong>de</strong> Certificado <strong>de</strong> Disponibilidad Presupuestal.e. Convocatoria a veedurías ciudadanasf. Expedición <strong>de</strong> certificación <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal.g. Acto administrativo <strong>de</strong> justificación <strong>de</strong> la contratación directa. De conformidadcon el artículo 3.4.1.1 <strong>de</strong>l Decreto 734 <strong>de</strong> 2012, la entidad <strong>de</strong>berá expedir unacto administrativo, que justifique la contratación directa, el cual señalará:• Causal <strong>de</strong> contratación directa que se invoca• Determinación <strong>de</strong>l objeto a contratar• Presupuesto para la contratación• La indicación <strong>de</strong>l lugar don<strong>de</strong> se podrán consultar los estudios ydocumentos previos.h. Resolución <strong>de</strong> adjudicación <strong>de</strong>l contrato al oferente.i. Elaboración y suscripción <strong>de</strong>l Contratoj. Publicación <strong>de</strong>l Contrato en el SECOP.2.4.3. CONTRATACIÓN DIRECTA EN PERIODO ELECTORAL
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”De conformidad con lo establecido en la ley 996 <strong>de</strong> 2005, todas las entida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>lestado no podrán hacer uso <strong>de</strong> la modalidad <strong>de</strong> selección <strong>de</strong> contratación directa<strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones presi<strong>de</strong>nciales.Para las <strong>de</strong>más elecciones distintas a las presi<strong>de</strong>nciales, incluidas las eleccionesatípicas, las entida<strong>de</strong>s territoriales, adicional a las <strong>de</strong>más prohibiciones establecidasen el parágrafo <strong>de</strong>l artículo 38 <strong>de</strong> la Ley 996 <strong>de</strong> 2005, no podrán celebrar contratoso convenios interadministrativos cuando ejecuten recursos públicos, <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> loscuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.Las prórrogas, modificaciones o adiciones <strong>de</strong> los contratos suscritos antes <strong>de</strong> laentrada en vigencia <strong>de</strong> las prohibiciones anotadas, así como la cesión <strong>de</strong> losmismos, podrán tener lugar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los cuatro (4) meses anteriores a laselecciones, sin que ello haga nugatoria la restricción <strong>de</strong> la contratación directa ysiempre que cumplan las reglas aplicables a la materia, <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l principio <strong>de</strong>planeación, transparencia y responsabilidad.2.5. MINIMA CUANTIAPor esta modalidad <strong>de</strong> selección, se realiza la adquisición <strong>de</strong> bienes, servicios yobras cuyo valor no exceda <strong>de</strong>l diez por ciento (10%) <strong>de</strong> la menor cuantía <strong>de</strong> laentidad.2.5.1. TRAMITE Y PROCEDIMIENTO PARA LA MINIMA CUANTIAa. Autorización <strong>de</strong> inicio <strong>de</strong> proceso contractualb. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:• La sucinta <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> la necesidad que preten<strong>de</strong> satisfacer con lacontratación
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”• La <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong>l objeto a contratar• Las condiciones técnicas exigidas• El valor estimado <strong>de</strong>l contrato justificado sumariamente, así como elplazo <strong>de</strong> ejecución <strong>de</strong>l mismo• Solicitud <strong>de</strong>l correspondiente certificado <strong>de</strong> disponibilidad presupuestalque respalda la contratación.c. Convocatoria a veedurías ciudadanasd. Expedición <strong>de</strong> certificación <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal.e. Invitación pública: De conformidad con lo establecido en el artículo 3.5.3 <strong>de</strong>lDecreto 734 <strong>de</strong> 2012, la entidad formulará una invitación pública a participara cualquier interesado, la cual se publicará en el SECOP y señalará lasiguiente información:• El objeto• Plazo <strong>de</strong> ejecución• Forma <strong>de</strong> pago• Las causales que generarían el rechazo <strong>de</strong> las ofertas o la<strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> <strong>de</strong>sierta <strong>de</strong>l proceso• El cronograma <strong>de</strong>l proceso especificando la vali<strong>de</strong>z mínima <strong>de</strong> lasofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas <strong>de</strong>lprocedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir a<strong>de</strong>ndas ala invitación y para exten<strong>de</strong>r las etapas previstas.• El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo <strong>de</strong> lasofertas.• Requisitos habilitantes: se indicará la manera en que se acreditará lacapacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá <strong>de</strong> experienciamínima en los casos <strong>de</strong> contratación <strong>de</strong> obra, <strong>de</strong> consultoría y <strong>de</strong>servicios.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”f. Los proponentes interesados podrán presentar observaciones a la invitaciónpública, las cuales serán resueltas por la entidad en el término que seespecifique en la mencionada invitación.g. En la fecha y hora establecida en la invitación pública, la entidad realizará elcierre y recibo <strong>de</strong> las ofertas, <strong>de</strong> lo cual se levantara un acta, que <strong>de</strong>berá serpublicada en el SECOP.h. Verificación <strong>de</strong> requisitos habilitantes: el comité <strong>de</strong> contratos <strong>de</strong> la entidad,realizará la verificación <strong>de</strong> los requisitos establecidos en la invitación pública,se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio másbajo. En caso <strong>de</strong> que este no cumpla con los mismos proce<strong>de</strong>rá laverificación <strong>de</strong>l proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente.De esta verificación se <strong>de</strong>jará un acta, la cual será publicada en el SECOP.No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma <strong>de</strong>pago establecida sea contra entrega a satisfacción <strong>de</strong> los bienes, servicios uobras.i. De la verificación y la evaluación <strong>de</strong>l menor precio, realizada por el Comité<strong>de</strong> contratos <strong>de</strong> la entidad, se otorgará un plazo único <strong>de</strong> un día hábil paraque los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Lasrespuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamentecon la comunicación <strong>de</strong> aceptación <strong>de</strong> la oferta.j. Adjudicación <strong>de</strong>l contrato.k. Elaboración y suscripción <strong>de</strong>l Contrato.l. Publicación <strong>de</strong>l Contrato en el SECOP.PARAGRAFO 1: La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo hayapresentado una oferta, y cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempreque la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.PARAGRAFO 2: En caso <strong>de</strong> empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> entrega<strong>de</strong> las mismas.ARTICULO DECIMO QUINTO: PROMOCION AL DESARROLLO Y PROTECCIONDE LA INDUSTRIA NACIONAL ART. 4.1.1. DECRETO REGLAMENTARIO 734 DE2012.1. Convocatoria limitada a MYPES: En los procesos <strong>de</strong> selección <strong>de</strong>Licitación Pública, Selección abreviada y Concurso <strong>de</strong> Méritos, laconvocatoria se limitará exclusivamente a MYPES (Micro y Pequeñaempresa) siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:I. La cuantía <strong>de</strong>l proceso este por <strong>de</strong>bajo <strong>de</strong> los US $ 75.000 dólaresamericanos.II. Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones <strong>de</strong> interés solicitandolimitar la convocatoria exclusivamente a MYPES.III. Se hayan acreditado mínimo un año <strong>de</strong> existencia por parte <strong>de</strong> la MYPESque manifestó interés.La manifestación <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> limitar la convocatoria a MYPES <strong>de</strong>be presentarse amas tardar el día hábil anterior a la fecha prevista para la apertura <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong>selección <strong>de</strong> licitación pública, concurso <strong>de</strong> méritos abierto y selección abreviada,acreditando la condición <strong>de</strong> MYPES a través <strong>de</strong> la presentación <strong>de</strong> una certificaciónexpedida por el Contador Público o Revisor Fiscal, según sea el caso, en la que seseñale tal condición y su tamaño empresarial, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong>berá presentar elcertificado expedido por la Cámara <strong>de</strong> Comercio o la autoridad que sea competentepara acreditar su antigüedad. Cuando se trate <strong>de</strong> un concurso <strong>de</strong> meritos conprecalificación, la oportunidad para manifestar interés en limitar la convocatoria seráhasta el tercer día hábil siguiente a la publicación <strong>de</strong> aviso <strong>de</strong> convocatoria en elSECOP.PARAGRAFO 1: Las MYPES que participen en la convocatoria limitada <strong>de</strong>bengarantizar la satisfacción <strong>de</strong> las condiciones técnicas y económicas requeridas en lacontratación. Para tales efectos, sin perjuicio <strong>de</strong> la convocatoria limitada a MYPES,la selección se <strong>de</strong>berá hacer por la modalidad que corresponda.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”PARAGRAFO 2: Cuando la entidad <strong>de</strong>cida realizar convocatorias limitadas quebeneficien a las MYPES <strong>de</strong>l ámbito municipal o <strong>de</strong>partamental correspondiente a la<strong>de</strong> la ejecución <strong>de</strong>l contrato, se enten<strong>de</strong>rá para <strong>de</strong>terminar el domicilio principal <strong>de</strong>la MYPES, el <strong>de</strong>partamento y municipio al que pertenece la dirección que aquellaseñaló en su RUT.Para efectos <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar las micros, pequeñas y medianas empresas se seguiránlos criterios establecidos en el artículo 43 <strong>de</strong> la Ley 1450 <strong>de</strong> 2011.2. Convocatoria limitada a MIPYMES: Si no se cumplen los requisitosestablecidos para limitar la convocatoria a MYPES (Micro y pequeñasempresas), se permitirá la participación a medianas empresas, quienestambién podrán manifestar interés en los mismos plazos establecidos paralas MYPES, con la salvedad que su participación solo se permitirá si no sereciben tres (3) manifestaciones <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> MYPES. En todo caso, paraque la convocatoria se limite a MIPYMES se requerirá al menos tres (3)manifestaciones <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> micros, pequeñas o medianas empresas.A<strong>de</strong>más en los procesos <strong>de</strong> licitación pública, selección abreviada yconcurso <strong>de</strong> méritos cuyo valor sea entre setenta y cinco mil un dólaresamericanos (US $ 75.001) y ciento veinticinco mil dólares americanos (US$125.000), la convocatoria se limitará a MIPYMES y se seguirán las reglasestablecidas en el numeral anterior , en cuanto a número <strong>de</strong> manifestaciones,plazo para presentarla, antigüedad, los requisitos <strong>de</strong>l aviso <strong>de</strong> convocatoria,garantizar la satisfacción <strong>de</strong> las condiciones técnicas y económicasrequeridas en la contratación y la forma <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar su domicilio, cuando laentidad <strong>de</strong>cida favorecer las MIPYMES <strong>de</strong>l ámbito municipal o<strong>de</strong>partamental.3. PROCEDIMIENTO EN CASO DE CONVOCATORIA LIMITADA A MYPES YMIPYMES. Verificado el cumplimiento <strong>de</strong> los requisitos y reglas señalados enlos artículos prece<strong>de</strong>ntes, y sin perjuicio <strong>de</strong> las normas especiales <strong>de</strong> cadamodalidad <strong>de</strong> selección, la entidad expedirá el acto <strong>de</strong> apertura, indicandoque en el proceso sólo podrán presentar ofertas quienes ostenten la
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”calidad <strong>de</strong> Mipymes, y si es <strong>de</strong>l caso, solo Mypes.En el concurso <strong>de</strong> méritos con precalificación, al día hábil siguiente alvencimiento <strong>de</strong>l plazo para manifestar interés en esta modalidad <strong>de</strong>selección, la entidad expedirá un acto administrativo en el que indique si laprecalificación se limitara o no a Mipymes, y si es <strong>de</strong>l caso, solo Mypes.Si al momento <strong>de</strong>l cierre sólo se ha presentado una (1) oferta en el caso<strong>de</strong> la licitación pública, concurso <strong>de</strong> méritos abierto o selección abreviada,o una (1) manifestación <strong>de</strong> interés para conformar lista en el concurso <strong>de</strong>méritos con precalificación, la entidad ampliará el plazo para larecepción <strong>de</strong> las mismas por un término igual al inicialmente señalado enel pliego <strong>de</strong> condiciones o aviso <strong>de</strong> convocatoria, según el caso, sin lalimitación <strong>de</strong> la convocatoria Mypes, permitiendo la participación <strong>de</strong>medianas empresas, y si la convocatoria era limitada a Mipymes, podráparticipar cualquier interesado. Durante este tiempo la oferta omanifestación <strong>de</strong> interés presentada por la Mype o Mipyme, según el caso,<strong>de</strong>berá permanecer cerrada, para ser evaluada con las <strong>de</strong>más que sepresenten durante la ampliación <strong>de</strong>l plazo.Si vencido el nuevo plazo no se presenta ninguna otra oferta, podráadjudicarse a la Mype o Mipyme, según el caso, siempre y cuando suoferta cumpla con los requisitos y criterios establecidos en el pliego <strong>de</strong>condiciones. En el concurso <strong>de</strong> méritos con precalificación, si no sepresenta ninguna otra manifestación <strong>de</strong> interés, se <strong>de</strong>berá revisar lascondiciones establecidas y hacer los ajustes que se consi<strong>de</strong>ren necesariosen los criterios para su conformación y dar paso a una nueva convocatoria.En el caso que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación <strong>de</strong>la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso,siempre y cuando la oferta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos ysatisfaga los requerimientos contenidos en el pliego <strong>de</strong> condiciones.El proceso <strong>de</strong> selección abierto con limitación en su convocatoria quesea <strong>de</strong>clarado <strong>de</strong>sierto, no podrá ser iniciado nuevamente con larestricción <strong>de</strong> participación a MYPES y MIPYMES.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”PARÁGRAFO. En las convocatorias limitadas a Mypes y a Mipymes podránparticipar uniones temporales o consorcios, los cuales <strong>de</strong>berán estarintegrados únicamente por Mypes o Mipymes, según el caso. En talcaso, para efectos <strong>de</strong> la limitación <strong>de</strong> la convocatoria, cada consorcio ounión temporal se contará por sí mismo, y no por el número <strong>de</strong>Mipymes que los integren; que <strong>de</strong>berán cumplir <strong>de</strong> manera individuallos requisitos mínimos anteriormente señalados.ARTICULO DECIMO SEXTO: FASE CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN. La fasecontractual correspon<strong>de</strong> a la celebración y ejecución <strong>de</strong>l objeto <strong>de</strong>l contrato oconvenio. Esta etapa compren<strong>de</strong>rá la celebración, perfeccionamiento, legalizacióny ejecución <strong>de</strong>l contrato y estará integrada por todos los actos a cargo <strong>de</strong>lcontratista tendientes al cumplimento <strong>de</strong> sus obligaciones contractuales y los quea<strong>de</strong>lante la Institución para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.La etapa contractual se <strong>de</strong>sarrollará a través <strong>de</strong> la celebración <strong>de</strong> contratos queestarán i<strong>de</strong>ntificados con un número secuencial por anualidad y serán <strong>de</strong>bidamentefoliados todos los documentos que hagan parte <strong>de</strong> la carpeta <strong>de</strong>l respectivo contratoformando un expediente. Dicho expediente <strong>de</strong>berá poseer un formato <strong>de</strong> controldocumental don<strong>de</strong> se <strong>de</strong>sglosé cada documento con su fecha <strong>de</strong> expedición enor<strong>de</strong>n cronológico.1. ETAPA CONTRACTUAL1.1. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO OCONVENIO.Notificado el contratista seleccionado, la oficina gestora remitirá toda ladocumentación correspondiente a la Oficina Jurídica <strong>de</strong> la Institución para laelaboración <strong>de</strong> la minuta <strong>de</strong>l contrato correspondiente y el respectivo control <strong>de</strong>legalidad.Una vez elaborada la minuta <strong>de</strong>l contrato, la Oficina Jurídica realizará el
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”procedimiento <strong>de</strong> perfeccionamiento y legalización <strong>de</strong>l contrato a saber: Solicitud<strong>de</strong> firma <strong>de</strong>l Rector o <strong>de</strong>l funcionario <strong>de</strong>legado para contratar o efectuar laor<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto y <strong>de</strong>l contratista, solicitud <strong>de</strong> registro presupuestal a laDirección Financiera, exigencia al contratista <strong>de</strong> la constitución <strong>de</strong> garantía yexpedir la aprobación <strong>de</strong> la garantía. Seguidamente la Oficina Jurídica <strong>de</strong>beráenviar copia <strong>de</strong> la anterior documentación al respectivo interventor o supervisor<strong>de</strong>signado por el or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto para que proceda a suscribir el acta <strong>de</strong> inicio.1.2. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.La Institución controlará la ejecución <strong>de</strong> contratos o convenios mediante lainterventoria y supervisión que para cada caso particular, <strong>de</strong>signe y establezca elor<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto. Dicho interventor <strong>de</strong>be <strong>de</strong>sarrollar sus funciones conformeal manual <strong>de</strong> interventoría y supervisión vigente para la Institución.1.2.1. Oportunidad para <strong>de</strong>signar el InterventorEn el estudio previo se <strong>de</strong>jará constancia <strong>de</strong> la necesidad <strong>de</strong> realizar o no lacontratación <strong>de</strong> interventoría externa, que <strong>de</strong> ser así, requiere el trámite en formaparalela el estudio previo para la contratación <strong>de</strong>l interventor, <strong>de</strong> conformidad con elprocedimiento que le sea exigible.En aquellos casos en los que la Institución haya contratado interventoría externa, se<strong>de</strong>signará en la respectiva <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia un Supervisor que verificará elcumplimiento <strong>de</strong>l contrato <strong>de</strong> interventoría y el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l proyecto. Elsupervisor <strong>de</strong>signado <strong>de</strong>berá guiarse conforme al manual <strong>de</strong> interventoría ysupervisión vigente para la Institución.1.3. EJECUCION DEL CONTRATO.1.3.1. ACTA DE INICIO: Deberá ser suscrita por el supervisor y el contratista,conforme a lo establecido en el manual <strong>de</strong> interventoría y supervisión,siguiendo los formatos previamente establecidos en la base documental<strong>de</strong>l sistema integrado <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong> la entidad.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”1.3.2. ACTA DE ENTREGA DE ANTICIPO: Deberá ser suscrita por elcontratista, interventor y/o supervisor, conforme a lo establecido en elmanual <strong>de</strong> interventoría y supervisión, siguiendo los formatospreviamente establecidos en la base documental <strong>de</strong>l sistema integrado <strong>de</strong>gestión <strong>de</strong> la entidad.1.3.3. ACTAS PARCIALES: Deberá ser suscrita por el supervisor y elcontratista, conforme a lo establecido en el manual <strong>de</strong> interventoría ysupervisión, siguiendo los formatos previamente establecidos en la basedocumental <strong>de</strong>l sistema integrado <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong> la entidad.1.3.4. MODIFICACIONES: Toda modificación <strong>de</strong>be realizarse previajustificación técnica y económica <strong>de</strong> favorabilidad para la entidad.En caso que la modificación afecte el presupuesto, se <strong>de</strong>berá emitirpreviamente un estudio <strong>de</strong> necesidad y el certificado <strong>de</strong> disponibilidadpresupuestal conforme a los procedimientos prescritos en la faseprecontractual <strong>de</strong>l presente manual, a<strong>de</strong>más se <strong>de</strong>berá surtir la respectivaautorización al Comité <strong>de</strong> Contratación.El procedimiento para las Modificaciones Contractuales, <strong>de</strong>berá iniciarcon la solicitud <strong>de</strong>l Interventor y Supervisor a la Oficina gestora,fundamentada técnicamente. El titular <strong>de</strong> la oficina gestora analizara suviabilidad, y si es proce<strong>de</strong>nte llevara la respectiva solicitud alComité <strong>de</strong> Contratación.ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO: REVISION DE PRECIOS. Para la revisión <strong>de</strong>precios o restablecimiento <strong>de</strong>l equilibrio financiero <strong>de</strong>l contrato o ecuacióncontractual, el contratista a través <strong>de</strong> la Oficina Gestora, o ésta última, según elcaso, solicitará a la Oficina Jurídica, la modificación <strong>de</strong>l contrato.Para ello se ajustará la actuación al siguiente procedimiento:a.) El interventor <strong>de</strong>be presentar un informe técnico que registre lascircunstancias <strong>de</strong> hecho y la evaluación técnico-económica, el cual <strong>de</strong>be ser
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”evaluado por la Oficina gestora. En el evento <strong>de</strong> no existir interventor, elinforme técnico lo <strong>de</strong>be presentar el supervisor u oficina gestora.b.) Remitir a la Oficina Jurídica <strong>de</strong> la Institución, el informe técnico <strong>de</strong> que tratael literal anterior, <strong>de</strong>bidamente aprobado por el Jefe <strong>de</strong> la Oficina Gestorapara el análisis jurídico <strong>de</strong> la petición.c.) Convocar el Comité <strong>de</strong> Contratación para analizar y viabilizarcorrespondiente modificación.lad.) Suscribir entre el contratista y el Jefe <strong>de</strong> la Oficina Gestora, el acta querefleje los acuerdos alcanzados para la modificación <strong>de</strong> precios y/ocondiciones incluyendo los valores a que dé lugar la legalización <strong>de</strong> lareforma <strong>de</strong>l contrato.e.) En caso <strong>de</strong> proce<strong>de</strong>r la revisión <strong>de</strong> precios, la Oficina Jurídica, elaborala respectiva modificación <strong>de</strong>l contrato, para la firma <strong>de</strong> las partes.PARAGRAFO: De no existir acuerdo entre las partes sobre la actualización <strong>de</strong> losprecios y/o condiciones, cuando a ello hubiere lugar, la Institución podrámediante Resolución motivada, modificar las cláusulas <strong>de</strong>l contrato adoptandolas medidas que conduzcan al equilibrio financiero <strong>de</strong>l mismo conforme a laspo<strong>de</strong>res exorbitantes <strong>de</strong>l Estado.ARTÍCULO DECIMO OCTAVO: DECISIONES UNILATERALES. CLAUSULASEXHORBITANTES Y MULTAS.- Para los efectos previstos en los artículos 15, 16,17 y 18 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993, el interventor y/o supervisor, informará al Jefe <strong>de</strong> laOficina Gestora, sobre la eventual paralización o afectación <strong>de</strong>l servicio público queel contrato preten<strong>de</strong> satisfacer.Previo a la toma <strong>de</strong> la <strong>de</strong>cisión mediante acto administrativo motivado elaborado porla oficina jurídica y cumpliendo el <strong>de</strong>bido proceso se <strong>de</strong>be convocar el comité <strong>de</strong>contratación e informar a la Oficina Asesora Jurídica para lo <strong>de</strong> su competencia.Mediante los mecanismos previstos en el artículo 68 y siguientes <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong>
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”1.993, se buscará el acuerdo entre las partes, como antece<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> la Resoluciónmotivada que proyectará la Oficina Asesora Jurídica para interpretar, modificar oterminar unilateralmente un contrato, en caso <strong>de</strong> no existir dicho acuerdo, previoinforme <strong>de</strong>l Supervisor y la oficina gestora.La Oficina Gestora <strong>de</strong>l contrato con la coordinación <strong>de</strong> la Oficina Jurídica, tomarálas medidas <strong>de</strong> control e intervención que consi<strong>de</strong>re convenientes para garantizar la<strong>de</strong>bida ejecución <strong>de</strong>l objeto contractual cuando quiera que las circunstancias <strong>de</strong>incumplimiento <strong>de</strong>l contratista no ameriten la <strong>de</strong>claratoria <strong>de</strong> caducidad.Las multas se <strong>de</strong>berán aplicar conforme al procedimiento prescrito en el manual <strong>de</strong>interventoría y supervisión, al <strong>de</strong>bido proceso y la Ley.ARTICULO DECIMO NOVENO.- ACTA DE TERMINACION Y RECIBO FINAL: A lafecha correspondiente al último día <strong>de</strong> ejecución <strong>de</strong>l contrato se <strong>de</strong>berásuscribir el acta <strong>de</strong> terminación por parte <strong>de</strong>l Interventor y/o Supervisor, la oficinagestora y el contratista. Las actas <strong>de</strong>ben ser proyectadas por el Interventor. Elacta <strong>de</strong> recibo final se expi<strong>de</strong> <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l plazo contractual a la fecha <strong>de</strong> entrega asatisfacción <strong>de</strong>l objeto contractual.ARTICULO VIGESIMO.- FASE DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/OCONVENIO LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. En cumplimiento <strong>de</strong> loestablecido en el artículo 60 <strong>de</strong> la Ley 80 <strong>de</strong> 1.993 y el artículo 11 <strong>de</strong> la Ley 1150<strong>de</strong> 2.007 serán objeto <strong>de</strong> liquidación los contratos <strong>de</strong> ejecución sucesiva yaquellos que lo requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes <strong>de</strong><strong>de</strong>terminar, o por su terminación en forma anormal. Para la liquidación; elInterventor y la Oficina gestora tendrán en cuenta los siguientes parámetros:1. Liquidación <strong>de</strong> mutuo acuerdo: Se invita al contratista en formaescrita, remitiéndole el proyecto <strong>de</strong> liquidación, el cual <strong>de</strong>be serelaborado por la oficina gestora en coordinación con la oficina asesorajurídica .Se elabora el Acta <strong>de</strong> Liquidación, en la que el contratista tendrá <strong>de</strong>recho aefectuar salveda<strong>de</strong>s a la liquidación, y en la que se podrán incorporar las
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”transacciones que sean <strong>de</strong>l caso para la <strong>de</strong>claración a paz y salvo, siempre ycuando dichas transacciones sean fruto <strong>de</strong>l contrato. Las transacciones queno sean fruto <strong>de</strong>l contrato, esto es, las extracontractuales <strong>de</strong>berán tramitarsea través <strong>de</strong> una conciliación prejudicial o a través <strong>de</strong> una acción judicialcontenciosa.Se realizará la liquidación <strong>de</strong> mutuo acuerdo <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l término fijadoen los pliegos <strong>de</strong> condiciones o sus equivalentes, o <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l que seacordó con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordadotérmino, la liquidación se realizará <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los cuatro (4) meses siguientesa la expiración <strong>de</strong>l término previsto para la ejecución <strong>de</strong>l contrato o a laexpedición <strong>de</strong>l acto administrativo que or<strong>de</strong>ne la terminación.En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidaciónprevia notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes nolleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad <strong>de</strong>liquidar en forma unilateral <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los dos (2) meses siguientes, <strong>de</strong>conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 <strong>de</strong>l C. C. A.2. Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no sepresente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le realice elinterventor y/o supervisor, según el caso, o no se llegue a un acuerdo sobresu contenido, la Institución or<strong>de</strong>nará la liquidación <strong>de</strong>l contrato mediante actoadministrativo motivado <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los dos (2) meses siguientes, <strong>de</strong>conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 <strong>de</strong>l C.C.A. CódigoContencioso Administrativo.Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado laliquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> losdos años siguientes al vencimiento <strong>de</strong>l término; la Oficina Jurídica <strong>de</strong> laInstitución elaborará el proyecto <strong>de</strong> Resolución <strong>de</strong> la liquidaciónunilateral, en coordinación con el interventor y/o supervisor el cual rendirá elcorrespondiente informe técnico-financiero <strong>de</strong>l contrato, avalado por el Jefe<strong>de</strong> la Oficina Gestora.3. Alcance. Se efectuará un balance <strong>de</strong> la ejecución <strong>de</strong> las prestaciones
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”<strong>de</strong>l contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin <strong>de</strong><strong>de</strong>clararse en paz y a salvo. En caso <strong>de</strong> no lograrse un acuerdo pleno entrelas partes, cada una <strong>de</strong> ellas podrá <strong>de</strong>jar las constancias que consi<strong>de</strong>repertinentes.4. Soportes. Los interventores o supervisores <strong>de</strong>l contrato o conveniopresentarán la totalidad <strong>de</strong> los soportes que amparen la liquidación <strong>de</strong>lmismo y remitirán los proyectos <strong>de</strong>l acta correspondiente al responsable<strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia.5. Archivo. El Acta <strong>de</strong> liquidación o la Resolución, según el caso, seenviará a la Oficina Jurídica, para que sea archivada en el respectivoexpediente <strong>de</strong>l contrato.ARTICULO VIGESIMO PRIMERO: FASE POSTCONTRACTUAL. LaDepen<strong>de</strong>ncia que dio origen al contrato y/o convenio hará un seguimiento alcumplimiento <strong>de</strong> las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación<strong>de</strong>l contrato, tales como la garantía <strong>de</strong> calidad y estabilidad, el suministro <strong>de</strong>repuestos y el pago <strong>de</strong> salarios y prestaciones sociales. En caso <strong>de</strong> presentarseincumplimiento en las referidas obligaciones coordinará con la Oficina Jurídica <strong>de</strong> laInstitución o la oficina gestora, según el caso, las acciones administrativas yjudiciales que correspondan.ARTÍCULO VIGESIMO SEGUNDO: PRESERVACION E INMUTABILIDAD DELOS CONTRATOS. Para garantizar su preservación e inmutabilidad, loscontratos y convenios celebrados por la Institución, <strong>de</strong>ben reposar durante suvigencia y en un término no menor <strong>de</strong> un (1) año, en la Oficina Jurídica <strong>de</strong> laInstitución, constituyéndose un expediente i<strong>de</strong>ntificado con el número <strong>de</strong>l contratoy conformado por su original y el <strong>de</strong> cada uno <strong>de</strong> sus soportes, <strong>de</strong>bidamentefoliados.Vencido el plazo anterior o liquidado el contrato, la Oficina Jurídica,trasladará el respectivo expediente, al Grupo <strong>de</strong> Archivo <strong>de</strong> la Institución o ala <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia que haga sus veces, don<strong>de</strong> se propen<strong>de</strong>rá por su guarda yconservación permanente.
RESOLUCION Nº 02 – 1268(Bucaramanga, Noviembre 29 <strong>de</strong> 2012)“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL DE LASUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”ARTICULO VIGESIMO TERCERO: PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICION DEMULTAS:Una vez verificado el hecho <strong>de</strong> incumplimiento por parte <strong>de</strong>l interventor, este<strong>de</strong>be informar por escrito a la oficina gestora inmediatamente, una vez recibido porla oficina gestora, se <strong>de</strong>be citar en el término <strong>de</strong> un día hábil al contratista para querinda <strong>de</strong>scargos en audiencia en la cual <strong>de</strong>be asistir el titular <strong>de</strong> la oficina gestora, elinterventor y el titular <strong>de</strong> la oficina asesora jurídica. Previamente la oficina gestora<strong>de</strong>berá dar la información pertinente a la Oficina asesora jurídica. Una vez recibidoslos <strong>de</strong>scargos en audiencia, se <strong>de</strong>jara constancia <strong>de</strong> la misma, y al tercer día hábilsiguiente se tomara la <strong>de</strong>cisión <strong>de</strong> aplicación o no <strong>de</strong> la multa mediante actoadministrativo motivado, y con posibilidad <strong>de</strong> recurso.ARTICULO VIGESIMO CUARTO.- La presente resolución rige a partir <strong>de</strong> lafecha <strong>de</strong> su publicación y <strong>de</strong>roga todas las disposiciones que le seancontrarias.El presente manual se aplicara en conjunto con la Ley 80 <strong>de</strong> 1993, ley 1150 <strong>de</strong>2007 y el <strong>de</strong>creto 734 <strong>de</strong> 2012 y <strong>de</strong>más normas vigentes <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l marco <strong>de</strong> laConstitución Nacional.PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.Dado en Bucaramanga, a los veintinueve (29) días <strong>de</strong>l mes <strong>de</strong> Noviembre <strong>de</strong> 2012.ORIGINAL FIRMADOALFREDO REYES SERPARECTOR (E)