POL-PRO-FAPP03 new. - Colypro

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOSDEPARTAMENTO DE FORMACIÓN ACADÉMICA, PROFESIONAL Y PERSONALPOLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEEDUCACIÓN CONTINUA DIRIGIDA A LAS PERSONAS COLEGIADAS(cursos, talleres, otras)Dirigido a: Órganos, Colaboradores y colegiadosNomenclatura:POL/PRO-FAPP03Versión: 8Agosto 2013Creado por: Departamento de Formación Académica, Profesional y PersonalFecha de emisión: Julio 2009 Reemplaza a: POL/PRO-FAPP03 versión 7 yPOL/PRO-FAPP04Revisado por: Comisión de Revisión de Políticas Aprobado para entrar en vigencia: SesiónOrdinaria 074-2009 celebrada el 07-09-09,acuerdo No. 09OBJETIVO:Establecer los requisitos y procedimientos de definición, planificación, organización, ejecución,seguimiento y evaluación de las diversas actividades de Educación Continua, organizadosdirectamente por el Departamento de Formación Académica, Profesional y Personal (DFAPP) oen coordinación con otras organizaciones e instituciones educativas afines.POLÍTICAS GENERALES:1. Le corresponderá al DFAPP realizar los estudios y diagnósticos que fundamenten laorganización y coordinación de las diversas actividades de educación continua querealiza el Colegio, así como, velar por la correcta ejecución y evaluación de los mismos.2. El DFAPP programará anualmente las diversas actividades de educación continua, paralas cuales se atenderán las solicitudes presentadas por las organizaciones e institucioneseducativas, según los lineamientos establecidos y el presupuesto asignado.3. Los temas de capacitación para las actividades de educación continua, losdeterminará el DFAPP basado en los resultados de su propio diagnóstico y necesidadesdetectadas por otros organismos o instituciones educativas.4. Para los cursos de corta duración el 80% de las personas participantes deben estarcolegiadas y encontrarse al día con sus obligaciones económicas y en pleno goce desus derechos ante la Corporación. En cursos de 20 y 40 horas, sean presenciales o cursosvirtuales el 100% de los participantes deben ser colegiados y estar al día con susobligaciones económicas y en pleno goce de sus derechos.Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 1 / 10POL/PRO-FAPP03

5. El mínimo de participantes en el inicio de un curso presencial es de 15 personascolegiadas, mientras que para los cursos virtuales se requiere un mínimo 25 personascolegiadas.6. Las personas colegiadas inscritas en un curso, de 20 ó 40 horas (presencial o virtual), queno participen en el mismo, no podrán recibir ningún otro curso en un lapso de un año.7. Los cursos virtuales únicamente serán ofertados a nivel nacional, por lo que no seatenderá solicitudes de ninguna institución en particular.8. En el caso de los cursos virtuales el colegiado podrá recibir un curso cada 6 meses,debido a la demanda de éstos.9. El Colegio cancelará a las personas facilitadoras de las actividades de educacióncontinua el pago de los siguientes rubros:a) Servicios profesionales: de acuerdo a los montos aprobados por la JuntaDirectiva del Colypro.b) Reintegro de los gastos por concepto de materiales didácticos: los utilizados parael desarrollo de la actividad (si es de 4, 6 u 8 horas le corresponde el pagomáximo de una hora profesional de un bachiller universitario y si la actividad esde 20 o 40 horas se reconocerá hasta un máximo de dos horas profesional demaestría.c) Tabla de pagos por traslado para facilitadores que impartan cursos de cortaduración (4, 6, 8 horas) y para cursos de larga duración (40 y 20 horas). Segúnacuerdo 18 de la sesión ordinaria 103-2012 de Junta Directiva celebrada el 15 denoviembre de 2012.Cuadro No 1: COSTOS DE TRASLADO PARA IMPARTIR CURSOS CORTOSKilometrajeMontoDe 0 Km a 25 Km 0De 26 Km a 50 Km ¢17.000Más de 51 Km ¢34.000CUADRO No. 2: COSTOS DE TRASLADO PARA IMPARTIR CURSOSDE 20 Y 40 HORASKilometraje Monto 40 horas Monto 20 horasDe 0 Km a 25 Km 0 0De 26 Km a 50 Km ¢45.000 ¢27.000De 51 Km a 100 Km ¢85.000 ¢51.000De101 Km a 150 km ¢130.000 ¢78.000Más de 151 Km ¢160.000 ¢96.000Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 2 / 10POL/PRO-FAPP03

d) Reconocimiento por suspensión de cursos según F-FAPP15, por parte delCOLYPRO con una antelación de:POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 6 o más días hábiles; no se reconocerá pago alguno y se procuraráreprogramar la actividad. 3 a 5 días hábiles; se le reconocerá un 10% del monto pactado en lacarta de compromiso. 2 o menos días hábiles; se le reconocerá el 15% del monto pactado enla carta de compromiso.1. Las solicitudes de los cursos deberán ser presentadas mediante el formulario F-FAPP01,adjuntando la lista como se indica en el F-FAPP02, así como atendiendo los requisitosexplícitos en la página dos de la solicitud, la cual se someterá a un análisis paradeterminar la concordancia con los planes anuales de trabajo del Departamento y lasnecesidades apremiantes de los colegiados.2. Cada institución o grupo de colegiados podrán solicitar como máximo dos cursos cortos(4 a 8 horas) y dos cursos de 20 ó 40 horas durante el año, salvo casos donde el DFAPPvalorará la anuencia de atender otra solicitud según pertinencia y contenidopresupuestaria.3. Los cursos o actividades de educación continua serán aprobados por la Jefatura delDFAPP, con el visto bueno de la Jefatura Financiera ratificando el contenidopresupuestario y el cumplimiento de esta política.4. La persona facilitadora debe verificar que la lista de asistencia autorizada correspondaa las personas presentes (no menor a 15 personas colegiadas), caso contrario debeconsultar al DFAPP la inscripción de nuevos asistentes o cualquier otra situación anómalaque se presente.5. El programa de los cursos debe elaborarse de acuerdo a lo establecido en el formulario(F-DFAPP07).6. Toda persona que se matricule en un curso virtual debe asumir el compromiso ético queéste plantea como primer requisito.7. Al finalizar la actividad de educación continua se aplicará una Guía de Evaluación (F-FAPP16 para cursos presenciales y el F-FAPP17 cuando se trate de cursos virtuales) bajola responsabilidad de alguna de las siguientes personas en el siguiente orden:a) Auxiliar Regionalb) Gestor o gestora académica o representante del DFAPP.c) Representante institucional del Colyprod) Director/a del organismo o institución educativa solicitante del curso.e) Coordinador académico o persona de enlace de la institución.f) Facilitador /a8. Para efectos del pago de los compromisos financieros, el facilitador/a debe aportar alDFAPP los siguientes documentos:a. Un Informe de la actividad desarrollada (F-DFAPP19).Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 3 / 10POL/PRO-FAPP03

. La lista de asistencia diaria con su respectivo control de firmas (F-DFAPP15).c. Las guías de evaluación aplicadas al curso (F-DFAPP16) y sus respectivas boletas,cuando no fuesen aplicadas por un representante del DFAPP.d. Factura timbrada a nombre del Colegio de Licenciados y Profesores,consignando su nombre y los dos apellidos, firma, número de cédula, número deteléfono, dirección y el monto acordado según carta de compromiso firmadacon antelación. Además, si la hubiera, la factura de los gastos incurridos porconcepto de materiales didácticos aportados, todo a nombre del Colypro.e. Número de cuenta corriente del Banco Nacional de Costa Rica o cuenta clienteen el caso de cualquier otra entidad bancaria o cooperativa, a la cual deberealizarse la transferencia.9. El DFAPP elaborará y entregará a la Dirección Ejecutiva, trimestralmente, un informesobre los cursos u otras actividades de educación continua desarrollados bajo suresponsabilidad directa o en coordinación con otros organismos o institucioneseducativas afines.10. El Colegio facilitará sus instalaciones físicas para la realización de actividades deeducación continua, según disponibilidad y previa solicitud.11. En caso de incumplimiento con lo establecido en alguno de los aspectos incluidos en laboleta de solicitud y/o listas de participantes inscritos, la institución solicitante o grupo decolegiados no podrá recibir el beneficio de otro curso en un lapso de 6 meses.12. Podrán participar en los cursos presenciales y virtuales, aquellas personas previamenteinscritas y los participantes que se incorporen posteriormente previa consulta delfacilitador al DFAPP solicitando la verificación en el sistema de colegiados y laautorización respectiva.*** FIN DE LA POLÍTICA ***A. SUB PROCEDIMIENTO: Solicitudes presentadas por instituciones educativasNo. Actividades Responsable:1. Identifica la necesidad de la actividad de educacióncontinua mediante el diagnóstico hecho por: elDFAPP, la Junta Regional, la Dirección Regional deEducación, los Organismos o Institución Educativasolicitante.2. Completa y entrega con al menos un mes deantelación al DFAPP, los formularios F-FAPP01 y F-FAPP02 con al menos un mes de antelación al iniciode la actividad.3. Vela porque las personas inscritas en el curso asistandiariamente.4. Recibe la solicitud y verifica el cumplimiento de éstapolítica, al inicioJefatura DFAPP /Junta Regional /Dirección Regional EducaciónDirector (a) del Organismo oInstitución Educativasolicitante.Dirección del Organismo, JuntaRegional o InstituciónEducación solicitante.Director o responsable de lainstitución solicitanteSecretariaManual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 4 / 10POL/PRO-FAPP03

5. Comprueba la condición de colegiatura y elcumplimiento de las obligaciones económicas con laCorporación de las personas inscritas en el curso.6. Traslada la petición del curso a la Gestor(a)Académica correspondiente de acuerdo a la regióno el área temática.7. Envía el formulario F-DFAPP03 de concurso para lacontratación a los facilitadores del área temática porsi desean y pueden impartir el curso.8. Solicita al facilitador seleccionado sus atestadosacadémicos cuando éste se desempeñará porprimera vez como facilitador del Colypro y lostraslada a la secretaria correspondiente,9. Estudia la solicitud y comunica a los facilitadores/asla existencia del curso para que manifiesten su interésde ser tomados en cuenta, selecciona según criteriosestablecidos y comunica a la secretaria el nombredel facilitador asignado.10. Confecciona la Carta de Compromiso, envía delistas de participantes, fórmula de control deasistencia, evaluaciones u otro documento requeridoal facilitador.11. Confirma a la persona facilitadora su selección ycomunica al Organismo o Institución Educativasolicitante sobre la realización de la actividad.12. Firman la Carta de Compromiso o el documentorequerido.13. Completa el formulario (F-DFAPP14) correspondientea la declaración jurada y la entrega a la secretaria 114. Realiza la planificación curricular y didáctica delcurso y la entrega a la Gestoría Académicarespectiva para su revisión y aprobación.15. Revisa, si fuera necesario emite sugerencias, apruebael programa de la actividad y le comunica alfacilitador /a seleccionado.16. Elabora la resolución para la aprobaciónpresupuestaria del curso solicitado con el apoyo dela Gestor/a Académica respectiva cuando así serequiera.17. Divulga, en coordinación con el Departamento deComunicaciones, las actividades ofertadas.18. Ejecuta el curso de acuerdo al programa elaboradoy avalado por el Gestor/a Académico respectiva.19. Comunica al DFAPP cualquier situación anómala quese presente al iniciar el curso, ejemplos menos de 15personas colegiadas asistentes, presencia depersonas no inscritas, cambio de sede, u otrasituación no prevista.SecretariaSecretariaGestor/a AcadémicoGestor/a AcadémicoGestor/a AcadémicoSecretariaGestor/a AcadémicoFacilitador/aJefe DFAPPFacilitador/a.Facilitador/a.Gestor/a AcadémicoSecretariaJefatura DFAPP /Jefatura del Depto. deComunicacionesSecretaria 2Facilitador /a.- Facilitador/a20. Aplica la Guía de Evaluación del Curso.Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 5 / 10POL/PRO-FAPP03

- Auxiliar Regional- Gestor o gestoraacadémicaorepresentante del DFAPP.- Representante institucionaldel Colypro- Director/a del organismo oinstitución educativasolicitante del curso.- Coordinador académico opersona de enlace de lainstitución.- Facilitador /a21. Prepara y entrega al DFAPP los siguientesdocumentos: informe de la actividad, listas deasistencia diarias o de jornadas de trabajo, facturatimbrada a su nombre y si fuese necesario otras anombre de Colypro, la guía de evaluación aplicada ylas notas de los participantes cuando son cursos de40 horas.22. Recibe el informe del curso y la documentación derespaldo para tramitar el pago de los serviciosprofesionales del facilitador/a, comprueba lacondición de colegiatura y el cumplimiento de lasobligaciones económicas con la Corporación de laspersonas asistentes en el curso.23. Recopila los documentos entregados por elfacilitador y verifica que éstos son los requeridos paragestionar su pago ante la Unidad de Tesorería delDpto. Financiero.Facilitador /aSecretariaSecretaria24. Procesa las Guías de Evaluación del Curso que sehayan recibido e ingresa la información a la base dedatos.25. Tabula la información sobre la evaluación del curso yprepara un informe sobre los cursos ejecutadosdurante el mes y lo coloca en una carpetaelectrónica para la consulta de la Jefatura delDFAPP, gestores académicos u otra persona cuandoasí se requiera.26. Revisa el informe mensual de la evaluación de loscursos que organizó e informa a la Jefatura en casode irregularidades para tomar las medidas que serequieran.27. Analiza los resultados de las evaluaciones y el informedel curso con la finalidad de valorar el desempeñoSecretaria encargada de latabulación de las evaluacionesSecretaria encargada de latabulación de las evaluacionesGestor/a Académica.Gestor/a Académica.Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 6 / 10POL/PRO-FAPP03

del facilitador para futuras contrataciones28. Comunica mensualmente a la Jefatura del DFAPP lasactividades tramitadas.29. Visita a los Centros Educativos y hace entrega de loscertificados de las actividades según corresponda.SecretariaAuxiliar RegionalB. DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO: Cursos ofertados por el DFAPP(presencial o virtual)No. Actividades Responsable:1. Identifica la necesidad de la actividad de educación Gestor/a Académicacontinua de acuerdo con el diagnóstico hecho por:el DFAPP y sobre la base de los resultados de lasevaluaciones en los cursos.2. Completa el formulario F-FAPP30 del curso a ofertar Gestor/a Académica3. Contacta a las personas matriculadas en el cursomediante uno de los siguientes medios: correoelectrónico, mensajes de texto o llamadas telefónica;para motivarlas a participar de la capacitación.4. Comprueba la condición de colegiatura y elcumplimiento de las obligaciones económicas con laCorporación de las personas inscritas en el curso.5. Envía el formulario F-DFAPP03 de concurso para lacontratación a los facilitadores del área temática porsi desean y pueden impartir el curso para así ofertarloo no.6. Responde por escrito su interés de ser tomado encuenta para impartir el curso.7. Selecciona al facilitador pertinente o el másadecuado para que imparta el curso de acuerdocon sub procedimiento D, referido a la contrataciónde facilitadores y contenido en esta misma política.Gestor/a AcadémicaSecretariaGestor/a AcadémicoFacilitador/aGestor/a Académico8. Confirma a la persona facilitadora su selección ycomunica e informa a la Secretaria encargada derealizar este trámite la designación del facilitadorseleccionado9. Divulga, en coordinación con el Departamento deComunicaciones, las actividades ofertadas.Gestor/a AcadémicoJefatura DFAPP /Jefatura del Depto. deComunicacionesSecretariaSecretaria10. Confecciona la Carta de Compromiso y la envía alfacilitador.11. Firman la Carta de Compromiso según se requiera uFacilitador/aotro que sea necesario.Jefe DFAPP12. Completa el formulario (F-DFAPP14) correspondiente Facilitador/a.Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 7 / 10POL/PRO-FAPP03

a la declaración jurada y la entrega a la Secretariaencargada de este trámite.13. Realiza la planificación del curso (F-DFAPP07) y laentrega al Gestor/a Académico respectiva para suFacilitador/a.revisión y aprobación.14. Revisa, si fuera necesario emite sugerencias, aprueba Gestor/a Académicoel programa de la actividad y le comunica alfacilitador /a seleccionado.15. Elabora la resolución para la aprobaciónpresupuestaria del curso solicitado con el apoyo deSecretariala Gestor/a Académica respectiva cuando así serequiera.16. Ejecuta el curso de acuerdo al programa elaboradoy avalado por el Gestor/a Académico respectiva.Facilitador /a.17. Aplica la Guía de Evaluación del Curso (F-DFAPP16) - Auxiliar Regional- Gestor o gestoraacadémicaorepresentante del DFAPP.- Representante institucionaldel Colypro- Director/a del organismo oinstitución educativasolicitante del curso.- Coordinador académico opersona de enlace de lainstitución.- Facilitador /a18. Comunica al DFAPP cualquier situación anómala quese presente al iniciar el curso, ejemplos menos de 15personas colegiadas asistentes, presencia depersonas no inscritas, cambio de sede, u otrasituación no prevista.- Facilitador/a19. Prepara y entrega al DFAPP los siguientesdocumentos: informe de la actividad, listas deasistencia diarias o de jornadas de trabajo, facturatimbrada a su nombre y si fuese necesario otras anombre de Colypro, la guía de evaluación aplicada ylas notas de los participantes cuando son cursos de40 horas.20. Recibe el informe del curso y la documentación derespaldo para tramitar el pago de los serviciosprofesionales del facilitador/a, comprueba lacondición de colegiatura y el cumplimiento de lasobligaciones económicas con la Corporación de laspersonas asistentes en el curso.21. Recopila los documentos entregados por elfacilitador y verifica que éstos son los requeridos paragestionar su pago ante la Unidad de Tesorería delFacilitador /aSecretariaSecretariaManual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 8 / 10POL/PRO-FAPP03

Dpto. Financiero.22. Procesa las Guías de Evaluación del Curso que sehaya recibido e ingresa la información a la base dedatos.23. Tabula la información sobre la evaluación del curso yprepara un informe sobre los cursos ejecutadosdurante el mes y lo coloca en una carpetaelectrónica para la consulta de la Jefatura delDFAPP, gestores académicos u otra persona cuandoasí se requiera.24. Analiza los resultados de las evaluaciones y el informedel curso con la finalidad de valorar el desempeñodel facilitador para futuras contrataciones25. Revisa el informe mensual de la evaluación de loscursos e informa a la Jefatura en caso deirregularidades para tomar las medidas que serequieran.26. Comunica mensualmente a la Jefatura del DFAPP lasactividades tramitadas.Secretaria encargada de latabulación de las evaluacionesSecretaria encargada de latabulación de las evaluacionesGestor/a Académica.Gestor/a Académica.SecretariaC. SUB PROCEDIMIENTO: Inscripción de facilitadores.No. Actividades Responsable:1. Comunican al menos una vez al año a través de la prensaescrita la invitación a profesionales en distintas áreasinteresados en participar como facilitadores de actividades deeducación continua. Además mediante boletines tanto en elColypro como en otros colegios profesionales cuando seanecesario.2. Planifican y ejecutan cada dos o tres años una reunión conprofesionales que podrían ser potenciales facilitadores en lasregiones a su cargo.Jefatura del DFAPP,Gestor/aAcadémico/a y Dptode ComunicacionesJefatura y gestoresacadémicoscorrespondientes a laregión3.Reciben y confrontan los atestados de los profesionales contralos originales, sellando y firmando las copias de los profesionalesque desean participar como facilitadoresOficialesdePlataformasRegionales, sedes deSan José y Alajuela,Secretarias del DFAPPManual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 9 / 10POL/PRO-FAPP03

D. Subprocedimiento: Concurso de contratación de facilitadoresNo. Actividades Responsable:1. Atiende en la medida que corresponda la sugerencia de lainstitución cuando solicita a un determinado facilitador.2. Analiza la sugerencia presentada por la institución solicitante en elformulario F-DFAPP01, en cuanto al profesional que recomiendanpara el desarrollo del curso, en caso de no proceder; se envía a losfacilitadores tanto nuevos como a los existentes, la informacióndel curso mediante el formulario F-DFAPP03 por si desean sertomados en cuenta.Gestor/aAcadémicaGestor/aAcadémicaJefaturay3. Informa en correo electrónico la anuencia de ser tomado encuenta en la actividad indicada.4. Selecciona de la lista de facilitadores interesados en impartir elcurso, al que cumpla con los requisitos o criterios en formasatisfactoria, los cuales se citan a continuación:a. Especialidad en el área que se necesita.b. Experiencia en el área o disciplina requeridac. Experiencia como docente en esta áread. Experiencia como facilitador/ae. Calificaciones obtenidas en las capacitaciones queha impartido.f. Cercanía con la sedeg. Otro_____________________________Facilitador /aGestor/aAcadémicaJefatura DFAPPy5. Comunica al facilitador seleccionado su designación. Gestor/aAcadémica6. Suspende la realización del curso hasta tanto encuentre elprofesional idóneo para que lo imparta.GestorAcadémico/a*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. 10 / 10POL/PRO-FAPP03