Decreto No 129-10 Reglamento de la Ley General de ... - Infotep
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-13-3.A fin derealizar1% evaluacionesde1asseriesdocum entalesseutilizarâelformularioSNA-F003de1anexo.ARTiCULO 10.Tablasde retenci6nLa tabla de retenciôn documentales un instrum ento archivistico m ediante elcualseestablecen 1os plazos de permanencia de 1as series y 1os tipos docum entales en cadaarchivo,deacuerdo con elciclo vitalde1osdocumentos.Lastablasderetenciôn debenserelaboradaspor1osarchivosdegestiôn,conjuntamentecon elarchivo centralde lainstituciôn,y som etidas a1osorganismoscompetentespara su aprobaciôn.E1modelo detabladeretenciôn quesedeberâutilizareselformulario SNA-F004,de1anexo.ARTiCULO 11.Comisi6n deEvaluaci6n InstitucionalLas instituciones integrantes de1 SNA conformarân una Comisiôn de Evaluaciônlnstitucional(CE1),queserâlaresponsablede1procesodevaloraciôn,la cualdesarolarâsusatribucionesen elâmbito de1archivocentral.Estarâ integrada por:l.2.3.4.E1titulardelaentidadosu representante.E1encargado de1archivo centraldelainstituciôn.E1ConsultorJuridicodelaentidad.E1Encargadode1Archivodegestiôn.quecustodia laserieporvalorar.Susfunciones son 1% siguientes:l. Evaluary determ inarla vigencia adm inistrativa y legalde 1osdocum entos en susdiferentesform atos.Someter,a la Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Docum entales,1astablasderetenciôn dedocumentos,elaboradaspor cadaentidad parasu aprobaciôn.Someter, a la Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, lapropuesta deelim inaciôn dedocumentos.4. Velarpor elcumplimiento de1osplazos de conservaciôn y transferenciasde 1osdocumentos',asi com o de cualquier otra disposiciôn relacionada con el buenfuncionam ientode1osarchivosdesu âmbito.Utilizar 1os instructivos,formularios y demâs instrum entos necesarios para elcumplimientodesusfunciones.ARTiCULO 12.Eliminaci6n documentalLa elim inaciôn de1osdocumentos,una vez aprobadaporla Comisiôn de Evaluaciôn yAcceso deFondosDocum entales,esrealizadaporlaComisiôndeEvaluaciôn lnstitucionaldelaentidad con-espondiente,en presencia deun representantede1AGN y 1ostestigosqueserequieran parata1efecto.
-14-Para la elim inaciôn fisica dedocum entosseestableceun plazo de 60 dias,a partirde lapublicaciôn delaresoluciôn de elim inaciôn,en un medio de circulaciôn nacional.Paradicho expurgoseutilizarâelform ularioSNA-F005,de1anexo.PiR IAFO:E1actadeeliminaciôn sehaceporduplicado,unode1oscualesseconserva enelarchivo centralde la entidad productora de 1os documentos elim inadosy el otro seremitealaComisiôn deEvaluaciôn y AccesodeFondosDocumentales.ARTiCULO 13.Transferenciasalarchivohist6ricoLas tablasde retenciôn de 1os archivos centrales deben prever 1astransferencias a 1osarchivoshistôricos,1ascualesseharân deacuerdo con elcalendario aprobadoporlaJuntadeCoordinaciônTécnica,afin deevitarcongestionam ientos.Lastransferenciasdesdeelarchivo centralalhistôrico cumplen 1osmism osrequisitosque1as realizadasdesdeelarchivode gestiôn alcentral,pero seestableceque larelaciôn deentregasehagaportriplicado',unacopia para elarchivo quetransfiere,otraparaelarchivocentraly laterceraparaelâreadeadm isiôn de1archivocon-espondiente.Lastransferenciasalarchivo histôrico serân preparadas,conformealformularioSNA-F006,de1anexo.PiR IAFO:Ladocumentaciôn producida por1osorganismosde1sectorpflblico,adscritosovinculadosa1osM inisterios,cuyoscam posdeacciôn sean 1asprovincias,municipiosydistritosmunicipales,setransferirâalarchivo regionalcorrespondiente.ARTiCULO 14.Archivo degesti6nEn el archivo de gestiôn,1os docum entos deben perm anecer hasta agotar su trâmiteadministrativo o quesu necesidad de consultasea frecuente.Lasprincipalesfuncionesyatribucionesde1archivodegestiôn son 1assiguientes:l. Organizary conservarladocum entaciôn resultantedelagestiôn administrativa.2. Suministrarlainformaciôn querequierala adm inistraciôn.3. Elaborar,en coordinaciôn con elarchivo central,1astablas de retenciôn de 1osdocumentosgenerados.4. Controlarelpréstamo documental y asegurarla recuperaciôn de1osdocumentosoexpedientesm ediantesuregistro.Confeccionarficherosy otrosinstrum entospararecuperarlainformaciôn.Limpiar1osdocumentosantesdesu transferenciaalarchivocentral(quitargrapas,clips,bandas de goma, carpetilas, fôlders innecesarios) o a la bibliotecainstitucional,en elcasode1osdocumentosinformativos(libros,folletos,catâlogos,brochures,invitaciones).Transferiralarchivocentral1osdocumentosoriginaleso susrespectivosregistros,conform e a 1os plazos establecidos y conservar copias de 1as transferenciasrealizadas.
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-13-3.A fin <strong>de</strong>realizar1% evaluaciones<strong>de</strong>1asseriesdocum entalesseutilizarâelformu<strong>la</strong>rioSNA-F003<strong>de</strong>1anexo.ARTiCULO <strong>10</strong>.Tab<strong>la</strong>s<strong>de</strong> retenci6nLa tab<strong>la</strong> <strong>de</strong> retenciôn documentales un instrum ento archivistico m ediante elcualseestablecen 1os p<strong>la</strong>zos <strong>de</strong> permanencia <strong>de</strong> 1as series y 1os tipos docum entales en cadaarchivo,<strong>de</strong>acuerdo con elciclo vital<strong>de</strong>1osdocumentos.Lastab<strong>la</strong>s<strong>de</strong>retenciôn <strong>de</strong>bensere<strong>la</strong>boradaspor1osarchivos<strong>de</strong>gestiôn,conjuntamentecon e<strong>la</strong>rchivo central<strong>de</strong> <strong>la</strong>instituciôn,y som etidas a1osorganismoscompetentespara su aprobaciôn.E1mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong>tab<strong>la</strong><strong>de</strong>retenciôn quese<strong>de</strong>berâutilizareselformu<strong>la</strong>rio SNA-F004,<strong>de</strong>1anexo.ARTiCULO 11.Comisi6n <strong>de</strong>Evaluaci6n InstitucionalLas instituciones integrantes <strong>de</strong>1 SNA conformarân una Comisiôn <strong>de</strong> Evaluaciônlnstitucional(CE1),queserâ<strong>la</strong>responsable<strong>de</strong>1proceso<strong>de</strong>valoraciôn,<strong>la</strong> cual<strong>de</strong>saro<strong>la</strong>râsusatribucionesen elâmbito <strong>de</strong>1archivocentral.Estarâ integrada por:l.2.3.4.E1titu<strong>la</strong>r<strong>de</strong><strong>la</strong>entidadosu representante.E1encargado <strong>de</strong>1archivo central<strong>de</strong><strong>la</strong>instituciôn.E1ConsultorJuridico<strong>de</strong><strong>la</strong>entidad.E1Encargado<strong>de</strong>1Archivo<strong>de</strong>gestiôn.quecustodia <strong>la</strong>serieporvalorar.Susfunciones son 1% siguientes:l. Evaluary <strong>de</strong>term inar<strong>la</strong> vigencia adm inistrativa y legal<strong>de</strong> 1osdocum entos en susdiferentesform atos.Someter,a <strong>la</strong> Com isiôn <strong>de</strong> Evaluaciôn y Acceso <strong>de</strong> Fondos Docum entales,1astab<strong>la</strong>s<strong>de</strong>retenciôn <strong>de</strong>documentos,e<strong>la</strong>boradaspor cadaentidad parasu aprobaciôn.Someter, a <strong>la</strong> Com isiôn <strong>de</strong> Evaluaciôn y Acceso <strong>de</strong> Fondos Documentales, <strong>la</strong>propuesta <strong>de</strong>elim inaciôn <strong>de</strong>documentos.4. Ve<strong>la</strong>rpor elcumplimiento <strong>de</strong>1osp<strong>la</strong>zos <strong>de</strong> conservaciôn y transferencias<strong>de</strong> 1osdocumentos',asi com o <strong>de</strong> cualquier otra disposiciôn re<strong>la</strong>cionada con el buenfuncionam iento<strong>de</strong>1osarchivos<strong>de</strong>su âmbito.Utilizar 1os instructivos,formu<strong>la</strong>rios y <strong>de</strong>mâs instrum entos necesarios para elcumplimiento<strong>de</strong>susfunciones.ARTiCULO 12.Eliminaci6n documentalLa elim inaciôn <strong>de</strong>1osdocumentos,una vez aprobadapor<strong>la</strong> Comisiôn <strong>de</strong> Evaluaciôn yAcceso <strong>de</strong>FondosDocum entales,esrealizadapor<strong>la</strong>Comisiôn<strong>de</strong>Evaluaciôn lnstitucional<strong>de</strong><strong>la</strong>entidad con-espondiente,en presencia <strong>de</strong>un representante<strong>de</strong>1AGN y 1ostestigosqueserequieran parata1efecto.
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