Decreto No 129-10 Reglamento de la Ley General de ... - Infotep

-8-VISTA :Lacomunicaciôn No.20135,de126 defebrerode2010,dirigidaporelM inisteriodela Mujer,alSefiorPresidenteConstitucionaldelaRepflblicaDominicana,Dr.LeonelFernândezReyna.En ejerciciode1asatribucionesquemeconfiereelArticulol28delaConstituciôn delaRepflblica,dictoelsiguienteD E C R E T 0 :ARTiCULO 1.-Seotorga la MedalaalMérito delaMujercomoun reconocimientoa 1osesfuerzosrealizadosypordistinguirseen 1osdiferentescam posde1quehacersocial,a 1assiguientesdamas:Maria TeresaQuidielo CastiloGiovanny SibiliaEllen KoeningJuana FranciscaCampusano Jim énezFlorSilvestreTaverasBalderasJuana Lom iLesbia RecioGladysPérezdeHolguinRenglôn Educaciôn.Ciencia y Tecnologia.Profesional.LaborComunitaria.LaborComunitaria.Participaciôn Politica.Artes.ARTiCULO 2.-EnviesealMinisteriodelaMujer,para1osfinescorespondientes.DADO en Santo Domingo de Guzm ân, Distrito Nacional, capital de la RepflblicaDominicana,a1osdos(2)diasde1mesdemarzodedosmi1diez(2010).,afiosl67 delalndependenciay l47 delaRestauraciôn.LEONEL FERNiNDEZDec.No.129-10queestableceelReglam ento paralaAplicaci6n de laLey G eneraldeArchivosdelaRepùblica Dominicana,No.481-08 del11dediciem brede2008.LEONEL FERNANDEZPresidentedela RepùblicaDom inicanaNUM ERO :129-10

CONSIDEIU NDO:QueelArticulo66 delaConstituciôn delaRepflblicaDominicana,proclam ada el26 deenero de2010,establecequeelEstadodebepreservarelpatrimoniocultural,histôrico,urbanistico,artistico,arquitectônico y arqueolôgico.CONSIDEIANDO:Que,deacuerdo alNumeral4 de1Articulo64delaConstituciôn delaRepflblicaDominicana,elpatrimonioculturaldelaNaciôn,materialeinmaterial,estâbajola salvaguarda de1Estado,que garantizarâ su protecciôn,enriquecimiento,conservaciôn,restauraciôn y puestaen valor.CONSIDEIANDO:La importanciahistôrica,cultural,administrativa,juridicaociudadanay de gestiôn que tiene la conservaciôn de 1os acervos documentales de la Naciôndom inicanaocontribuyendo,pordem âs,a la preservaciôn dela mem oriahistôrica nacional.CONSIDEIANDO:Que1osdocumentospreservadosen 1osarchivosseconstituyen enfuentesdeprim erorden parahistoriadores,intelectuales,cientificos,periodistaso cualquierprofesionalinteresadoen su uso racionalduranteelprocesodeinvestigaciôn.CONSIDEIANDO:Queun profundo procesodemodernizaciôn enmateria archivistica,adem âs de incorporar 1as nuevas tecnologias digitales a la conservaciôn, control yrecuperaciôn de1osdocumentos,también conlevalaorganizaciôn de1Sistem aNacionaldeArchivos,encabezadoporelArchivoGeneraldela Naciôn,aparejadoa laintegraciôn dearchivos regionales que capten y conserven adecuadamente 1os fondos documentalesproducidos en 1os municipios y 1as provincias de1 pais, la profesionalizaciôn de1archivismo,latransformaciônde 1osarchivosen gestoresdeinformaciôn docum entaly ellibreaccesoala inform aciôn y a1osfondosdocumentales.CONSIDEIU NDO:QueelArticulo76,delaLey No.48l-08,de1lldediciembrede2008,Ley General de Archivos de la Repflblica Dominicana, dispone que el PoderEjecutivo dictarâelReglamento deaplicaciôn deesaley,dentro deun plazodeun (l)afio,contadoa partirdela prom ulgaciôn dedichaley,y tomandoen consideraciônla propuestapresentada porelDirectorde1ArchivoGeneraldelaNaciôn(AGN).VISTO S:LosArticulos5l,52,64,Num eral4,y 66,delaConstituciôn dela RepflblicaDominicana,proclamada el26deenero de2010.VISTA :LaLey No.481-08,de1lldediciembrede 2008,Ley GeneraldeArchivosdelaRepflblicaDominicana.VISTA:La Ley No.200-04,de128dejulio de2004,Ley GeneraldeLibreAcceso alalnform aciôn Pflblica.VISTA :LaLey No.126-02,de14 deseptiembre de2002,sobre Comercio Electrônico,Documentosy FirmasDigitales.VISTA :La Ley de Funciôn Pflblica No.41-08,de1 16 de enero de 2008,que crea laSecretaria deEstadodeAdm inistraciôn Pflblica.

-10-En ejerciciode1asatribucionesquemeconfiereelArticulo 128,dela Constituciôn delaRepflblica Dominicana,dicto elsiguiente:REGLAM ENTO DE APLICACION DE LA LEY No.481-08, DEL 11 DEDICIEMBRE DE 2008,LEY GENEM L DE ARCHIVOS DE LA REPVBLICADO M INICANAARTiCIJLO 1.Prop6sitoCAPiTULO IDISPO SICIONES GENEIU LESE1presenteReglamento proporciona 1asnorm ativasy 1aspautasde aplicaciôn dela LeyNo.48l-08,de1 ll de diciem bre de 2008,para todas 1% instituciones pertenecientes alSistema Nacionalde Archivos(SNA),con elobjetivo de homologar1osprocesosarchivisticosmediantepoliticasy normativasquegaranticen la protecciôn de1patrimoniodocumental',asicom ola eficienciay eficaciade1osserviciosqueprestan1osarchivosalaadministraciôn y a laciudadania.PiR IAFO:Lasnormasy1asdisposicionescontenidasen elpresenteReglamentopodrânserampliadasy especificadasatravésdecircularesqueemanen de1Archivo GeneraldelaNaciôn,mediante1osorganismoscompetentes.ARTiCIJLO 2.NormativaE1Archivo Generalde laNaciôn (AGN) como organismo rectorde1SNA tiene laresponsabilidad deestablecer1% politicasy 1asnormasdeprocedimientospara lagestiônde1osarchivos de1sistema.Con elas se busca imprimira 1asprécticasarchivisticas laprofesionalidad y lam odernizaciôn queexigen 1asnorm asinternacionalesen vigencia,afindeconvertir1osarchivosde1SNA enagenteseficacesdedesarrolonacional.ARTiCULO 3.Gesti6n documentalLostitularesde1asinstitucionesde1SNA son responsablesdelacustodiadesusarchivosydela gestiôn de 1osdocumentos,desde su origen o recepciôn,hastasu disposiciôn final.Esteproceso sedebehacerconform ea 1aspoliticasy 1asnorm ativasdescritasen elpresenteReglam ento y dem âsinstrum entossefialadosen é1.Para estepropôsito,1asinstitucionesdebendotarsedeunmanualpropio,queexpreselaadopciôn de1asmedidasnecesariasparagarantizar la organizaciôn, integridad, conservaciôn y acceso de 1os usuarios a ladocumentaciôn quecreay gestionaen elcumplim ientode susfunciones.ARTiCULO 4.Patrimonio documentaldominicanoE1Patrim onio Documentalde laRepflblica Dominicanaestâ formadopor1osdocumentosque se conservan en elAGN;1osproducidosy recibidospor 1osôrganos de1Gobierno

-11-Central,elPoderLegislativo,elPoderJudicial,1osorganismosmunicipalesyprovinciales,1as universidades pflblicas,academ ias y demâs instituciones de igualnaturaleza',1%notarias; 1os registros pflblicos de instituciones eclesiâsticas y 1os archivos privadosadscritosalSNA.ARTiCULO 5. Ministerio deCultum y elAGNLa supervigilanciay la facultaddetutela ejercidaporelMinisterio deCulturasobreelAGN,previstaen elPérrafo Unico de1Articulo l2,de laLeyNo.48l-08,de1ll dediciembrede 2008,selimitaacomprobarquesusactuacionesserealicen deacuerdo con1asdisposicioneslegalesydeconform idad conlapoliticaculturalde1Estado.PiR IAFO. En caso de diferendo entre ambas instituciones, el Ministerio deAdministraciôn Pflblica ejercerâlafunciôn deârbitro,con la potestad dedirimir1asdiferenciasentre1aspartes,mediantelaudodefinitivo.CAPiTULO 11SISTEM A NACIO NAL DE ARCHIVO SARTiCIJLO 6. Hom ologaci6n deprocesosarchivisticosE1SistemaNacionaldeArchivos(SNA)establecelanormalizaciôny la homologaciôn de1osprocesosarchivisticosen 1asinstitucionesquelo conforman para garantizarla eficaciaadministrativa,la salvaguarda de1patrimonio documentaldelaNaciôn,elacceso de 1osciudadanosala inform aciôn y la conformaciôn deun estado dederecho.ARTiCULO 7.Programa degesti6n documentalLostitulares de 1asinstituciones pflblicasy privadas que form an parte de1SNA debenconformarun ProgramadeGestiônDocumental,compuesto porelconjuntodeestructuras,normas,funciones,procedim ientosy recursosutilizadosporcadaorganism o en lagestiônde1osdocumentosdesdesucreaciôn hastasu disposiciôn final.Dichosprogramasdeberânseradaptadosa1asnormasde1ôrganorectorde1sistem a.PiRIU FO:Las instituciones que carezcan deun Programa de Gestiôn Documentalconform arân un Sistema lnstitucionalde Archivos,integrado porelarchivo central,1osarchivosdegestiôn y elarchivohistôrico,en 1% institucionesdondeexistaestefltim o.ARTiCIJLO 8.Archivo CentralCorespondealasegundaetapade1ciclo vitalde1osdocumentos.Setransfieren alarchivocentralaquellosdocum entos quehan cumplido elplazo de permanencia en elarchivo degestiôn.E1archivocentraleselresponsablede1funcionamiento de1osarchivosdegestiônde la instituciôn.Las principales funciones y atribuciones de1archivo centralson 1assiguientes:

-12-Coordinary controlarelfuncionamiento de1os archivosde gestiôn de la entidadcorrespondiente.Recibiryregistrar1osdocum entostransferidospor1osarchivosdegestiôn.Elaborar1osrepertoriosdeseriesdocumentalesde1archivo centralpara facilitar1%tareastécnicascon-espondientes.A estefin seutilizarâ elformulario SN A-FOOI,de1anexo.Aplicarprincipiosprâcticosy técnicosde valoraciôn a travésde la Com isiôn deEvaluaciônlnstitucional.Garantizarelcontrol,laconservaciôn preventiva,la valoraciôn y la utilizaciôn de1osdocum entoshasta quesetransfieran alarchivo histôrico con-espondiente.Presentar 1as propuestas de valoraciôn de 1os documentos a la Comisiôn deEvaluaciônlnstitucionalparasu conocimientoy finesdelugar.Elaborar manuales, instructivos y dem âs instrumentos que posibiliten elfuncionam ientode1osarchivosdegestiôn.Aplicar1asnormasy 1osprocedimientosestablecidosparala gestiôn docum ental.Crear1ascondicionesnecesariasparala gestiôn,en beneficiodelaadm inistraciôn yde1SNA.l0. Establecer1osplazospara1astransferenciasdesde1osarchivosdegestiôn para quesehagan en eltiempoen queresultemâsconveniente.l1. M anteneractualizado elcuadro de clasificaciôn de la instituciôn,incluyendo 1oscuadrosde1osarchivosdegestiôn.l2. Coordinarcon 1osarchivosdegestiôn laelaboraciônde1astablas deretenciôn parasusometimiento a laComisiôn deEvaluaciôn y AccesodeFondosDocumentales.l3. Asignarlacodificaciôn con-espondientea1osarchivosdegestiôn.l4. Recomendarmedidasparamejorar1osprocesosdegestiôn documental.l5. Describir1asseriesdocumentales,deacuerdo con 1% normasinternacionalesy 1oscriterios establecidos por elôrgano rector de1 SNA.A este fin se utilizarâ elformularioSNA-FOOZ,de1anexo.Elaborarplanesdeprevenciôn antedesastresy recomendar1asmedidasnecesariasen situacionesdeemergencia.ARTiCULO 9.Valoraci6n documentalLa valoraciôn es obligatoria para cualquier serie documentaly se deberealizaren 1osarchivosdegestiôn,centraly en 1os histôricos,paraaquelasseriesquecarezcan deela.E1procedim ientodevaloraciôn serealizarâdela forma siguiente:l.E1encargado de1archivocentral,encoordinaciôn con elresponsabledecadaarchivo degestiôn,identificarâ 1as series y elaborarâ 1as tablas de retenciôn que determ inarân eltiem po depermanencia decadauna ellasen 1osarchivosde lainstituciôn.Dichastablasserân aprobadasporlaCom isiôn deEvaluaciôn y AccesodeFondosDocumentales.2.Con elauxilio detécnicoscalificados,elencargado de1archivo centralpresentarâ lapropuesta de 1as series,con susrespectivas evaluaciones a la Com isiôn de Evaluaciônlnstitucional,la cualconocerâ la m isma y la tramitarâ a la Comisiôn de Evaluaciôn yAcceso deFondosDocum entales,para 1osfinesdelugar.

-13-3.A fin derealizar1% evaluacionesde1asseriesdocum entalesseutilizarâelformularioSNA-F003de1anexo.ARTiCULO 10.Tablasde retenci6nLa tabla de retenciôn documentales un instrum ento archivistico m ediante elcualseestablecen 1os plazos de permanencia de 1as series y 1os tipos docum entales en cadaarchivo,deacuerdo con elciclo vitalde1osdocumentos.Lastablasderetenciôn debenserelaboradaspor1osarchivosdegestiôn,conjuntamentecon elarchivo centralde lainstituciôn,y som etidas a1osorganismoscompetentespara su aprobaciôn.E1modelo detabladeretenciôn quesedeberâutilizareselformulario SNA-F004,de1anexo.ARTiCULO 11.Comisi6n deEvaluaci6n InstitucionalLas instituciones integrantes de1 SNA conformarân una Comisiôn de Evaluaciônlnstitucional(CE1),queserâlaresponsablede1procesodevaloraciôn,la cualdesarolarâsusatribucionesen elâmbito de1archivocentral.Estarâ integrada por:l.2.3.4.E1titulardelaentidadosu representante.E1encargado de1archivo centraldelainstituciôn.E1ConsultorJuridicodelaentidad.E1Encargadode1Archivodegestiôn.quecustodia laserieporvalorar.Susfunciones son 1% siguientes:l. Evaluary determ inarla vigencia adm inistrativa y legalde 1osdocum entos en susdiferentesform atos.Someter,a la Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Docum entales,1astablasderetenciôn dedocumentos,elaboradaspor cadaentidad parasu aprobaciôn.Someter, a la Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, lapropuesta deelim inaciôn dedocumentos.4. Velarpor elcumplimiento de1osplazos de conservaciôn y transferenciasde 1osdocumentos',asi com o de cualquier otra disposiciôn relacionada con el buenfuncionam ientode1osarchivosdesu âmbito.Utilizar 1os instructivos,formularios y demâs instrum entos necesarios para elcumplimientodesusfunciones.ARTiCULO 12.Eliminaci6n documentalLa elim inaciôn de1osdocumentos,una vez aprobadaporla Comisiôn de Evaluaciôn yAcceso deFondosDocum entales,esrealizadaporlaComisiôndeEvaluaciôn lnstitucionaldelaentidad con-espondiente,en presencia deun representantede1AGN y 1ostestigosqueserequieran parata1efecto.

-14-Para la elim inaciôn fisica dedocum entosseestableceun plazo de 60 dias,a partirde lapublicaciôn delaresoluciôn de elim inaciôn,en un medio de circulaciôn nacional.Paradicho expurgoseutilizarâelform ularioSNA-F005,de1anexo.PiR IAFO:E1actadeeliminaciôn sehaceporduplicado,unode1oscualesseconserva enelarchivo centralde la entidad productora de 1os documentos elim inadosy el otro seremitealaComisiôn deEvaluaciôn y AccesodeFondosDocumentales.ARTiCULO 13.Transferenciasalarchivohist6ricoLas tablasde retenciôn de 1os archivos centrales deben prever 1astransferencias a 1osarchivoshistôricos,1ascualesseharân deacuerdo con elcalendario aprobadoporlaJuntadeCoordinaciônTécnica,afin deevitarcongestionam ientos.Lastransferenciasdesdeelarchivo centralalhistôrico cumplen 1osmism osrequisitosque1as realizadasdesdeelarchivode gestiôn alcentral,pero seestableceque larelaciôn deentregasehagaportriplicado',unacopia para elarchivo quetransfiere,otraparaelarchivocentraly laterceraparaelâreadeadm isiôn de1archivocon-espondiente.Lastransferenciasalarchivo histôrico serân preparadas,conformealformularioSNA-F006,de1anexo.PiR IAFO:Ladocumentaciôn producida por1osorganismosde1sectorpflblico,adscritosovinculadosa1osM inisterios,cuyoscam posdeacciôn sean 1asprovincias,municipiosydistritosmunicipales,setransferirâalarchivo regionalcorrespondiente.ARTiCULO 14.Archivo degesti6nEn el archivo de gestiôn,1os docum entos deben perm anecer hasta agotar su trâmiteadministrativo o quesu necesidad de consultasea frecuente.Lasprincipalesfuncionesyatribucionesde1archivodegestiôn son 1assiguientes:l. Organizary conservarladocum entaciôn resultantedelagestiôn administrativa.2. Suministrarlainformaciôn querequierala adm inistraciôn.3. Elaborar,en coordinaciôn con elarchivo central,1astablas de retenciôn de 1osdocumentosgenerados.4. Controlarelpréstamo documental y asegurarla recuperaciôn de1osdocumentosoexpedientesm ediantesuregistro.Confeccionarficherosy otrosinstrum entospararecuperarlainformaciôn.Limpiar1osdocumentosantesdesu transferenciaalarchivocentral(quitargrapas,clips,bandas de goma, carpetilas, fôlders innecesarios) o a la bibliotecainstitucional,en elcasode1osdocumentosinformativos(libros,folletos,catâlogos,brochures,invitaciones).Transferiralarchivocentral1osdocumentosoriginaleso susrespectivosregistros,conform e a 1os plazos establecidos y conservar copias de 1as transferenciasrealizadas.

-15-ARTiCULO 15.Formaci6n deexpedientesLa formaciôn deexpedientes en la oficina se inicia con eldocumento que da origen altrâmite.Luego se agregan sucesivam ente 1os demâs docum entos,pruebas,didâmenes,notificaciones,entreotros,queform an partede1asuntohastasu resoluciôn.ARTiCULO 16.Identificaci6n documentalEn la fase de identificaciôn docum entalelarchivo de gestiôn procederâ de la manerasiguiente:l. ldentifica elsujeto productor,conformecon 1asnormasinternacionalesvigentessobrela m ateria y elaboraoen coordinaciôn con elarchivo central,su cuadro declasificaciôn.2. Determina 1% competenciasamparadaspordisposicioneslegalesy administrativas.3. ldentifica 1ostiposdocumentalesgeneradosenlaoficina.4 Registra1osdatosobtenidosenfichasdeidentiticaciôn de series,1ascualesserânremitidasalarchivo centralpara formarelrepertoriogeneral.ARTiCULO 17.Clasificaci6n documentalCadaarchivodegestiôn tendrâsu cuadro declasificaciôn,elcualdeberâserelaborado encoordinaciôn con elarchivocentral y abarcarâtodos1osexpedientesquegenerela oficina.E1m ismo representa laorganizaciôn fisicade1osdocumentosgenerados.Laclasificaciônserealizarâ de lamanera siguiente'.1. Asignaciôn de1côdigo,quesehace desdeelmomento dela creaciôn o recepciônde1docum ento,conforme con la codificaciôn asignadaporelarchivo centralde lainstituciônDenom inaciôn delaserie,conform econ elcuadrodeclasificaciôn con-espondiente.Aplicaciôn de1oscriteriosorgânico,orgânico-funcionalofuncional,deacuerdoconlaestructura decadaentidadyrespetando elprincipiodeprocedencia.ARTiCIJLO 18.OrdenaciônLa ordenaciônde1osdocum entosserealizadespuésdeconcluida lafasedeclasificaciôn yseharâconforme alanaturalezade1asseries,auxiliândosede1ossistemasm âscomunes,com o son:l. Cronolôgico:Se observa elsiguiente orden para 1os expedientes que la integran(afio,mes,dia).Losexpedientesseordenarân demaneraadministrativa:deabajohaciaaniba,enelordenen quefueron creados,excepto cuandoexistan anexos,para1os cualesno se tom arâ en cuenta la fechaoy se colocarân en ellugarque 1escorresponde.

-16-Alfabético:Se ordena siguiendo el alfabeto,ya sea por m aterias,nombres depersonasodelugares(geogrâficosotoponimicos).En casodepersonas,primero secolocan 1osapelidosyluego 1osnombres.Numérico:Se establece la ordenaciôn de 1os documentos siguiendo la serie delogaritm os,desdeelunoen adelante, en forma corelativa, para su ubicaciôn en elespaciofisico con-espondiente.ARTiCULO 19.Descripci6n deexpedientesEn elarchivodegestiôn,elprocesodedescripciôn serealiza aniveldeexpediente,para loqueseutilizarâelformularioSNA F-002,de1anexo.ARTiCULO 20.Tmnsferenciasalarchivo centralE1plazo depermanenciade1osdocumentosen elarchivo degestiôn,unavezfinalizadosutrâmite,no podrâ sermayorde cinco afios,a cuyo término son transferidos alarchivocentralcon-espondiente.Latransferenciadesdeelarchivo degestiôn alcentralserealizarâen la form aindicadaen elform ularioSNA-FOO7,de1anexo.ARTiCULO 21.Archivo hist6ricoLas instituciones de1 Estado y 1% privadas incorporadas alSN A,que acogiéndose alArticulo 27,delaLey No.48l-08,tengan suspropiosarchivoshistôricos,deberân cumplircon 1osrequerimientosdedicha1ey y elpresenteReglam ento.Lasfuncionesprincipalesde1archivohistôricoson 1assiguientes:Conservar1osdocumentosquetengan valorhistôrico y cultural.Elaborarguias,inventarios,catélogoso cualquierotro instrumento dedescripciônquefaciliteelacceso.Difundirlariquezadocum entalpor1osm ediosapropiados.Aplicar medidaspreventivas de conservaciôn para la preservaciôn de su acervodocumental.Habilitar espacio para la consulta de documentos por parte de investigadoresypersonasinteresadas',asicomopara servicio dereproducciôn.Ofrecerservicio de reproducciôn de documentosy expedircertificacionesde 1osm ismos,conform ea loestablecidoporla1ey y esteReglamento.ARTiCULO 22.Descripci6n en elarchivohist6ricoSeprocederâ a ladescripciôn deaquellasseriesdocumentalesqueno hayan sidodescritasdesdesu procedencia.Siguiendo la descripciônmultinivel,éstasedeberâcom pletarhastaelniveldefondo,deacuerdocon 1asnormasnacionaleseinternacionalesvigentes.Parata1finseusarâelformulario SNA F-008.

PiR IAFO:La descripciôn de colecciones personales,protocolos notarialesy otrosdocumentos especiales, se hace conforme con 1os instrum entos consignados en 1osm anualeseinstructivoselaboradosa talesfines.ARTiCULO 23.Documentoselectr6nicosLas instituciones de1 SNA deberân aplicar el Sistema de Gestiôn de Docum entosElectrônicosaprobado porla Junta de Coordinaciôn Técnica de1AGN.Entretanto,1osplanesarchivisticosseajustarân a1ossiguientescriterios:Son docum entos electrônicos o documento-e que requieren tratamiento archivistico,aquélosque:a)tienen valorcontable(facturaselectrônicaso facturas-e).b)contienen firmaelectrônica yvalorjuridico (convenios,contratos,entreotros).c)basesdedatos,informesy otrosqueseconsideren devalortrascendente en suformatoelectrônico (censos,entreotros).Seprepararân 1astablasde retenciôn dedocumentos,discriminando pormedio de laevaluaciôn archivistica1osquesedeben conservar.3- lmplementar1astécnicasde conservaciôn de 1osdocumentoselectrônicosadecuadaspara contrarestarla posible pérdida de inform aciôn,ya sea por eldeterioro de 1ossoportescomo de 1ossoftwares,mediantelaprogramaciôn de1asmigracionesde 1osdatosy otrasmedidasdeseguridad quepermitan elaccesocontinuoa1osm ismos.ARTiCULO 24.Normasdedescripci6nEn 1osdiferentesnivelesdedescripciôn,fondos,subfondos,series,unidadesdocumentalescompuestasy simples,seaplican 1osprocedim ientosprevistosen 1asnormassiguientes:Norma Dom inicana deDescripciôn Archivistica.Norma lnternacionalGeneraldeDescripciôn ArchivisticaISAG (G).Norma lnternacionalsobre1osRegistrosdeAutoridaddeArchivosRelativosa lnstituciones,Personasy Familias(ISSAR-CPF).Norma lnternacionalparaDescribirlnstitucionesqueCustodian FondosdeArchivos(ISDIAH).ARTiCULO 25.ArchivosregionalesLos archivos regionales son ôrganos encargados de dirigir y coordinar la funciônarchivistica aniveles distrital,municipaly provincial,1oscualesaplican 1% politicasy

-19-Presentar inform es periôdicos alAGN de la situaciôn y funcionam iento de 1osarchivospflblicosy 1osprivadosdelaregiôn,incorporadosalSNA.4. Elaborar 1os planes operativos para el desarolo y elfuncionam iento de 1osarchivosbajosu direcciôn,1oscualesdeberân sersometidosaconsideraciôn de1ConsejoDirectivovia laDirecciôn Generalde1AGN.lnformara laDirecciôn Generalde1AGN la necesidad depersonalparaelnorm aldesempefio de1Archivo,pudiendo recom endar candidatos para lenar 1as plazasdisponibles.RepresentaralDirectorde1AGN,en actividadesrelativasasusfunciones,en casodeserrequerido.Expedircertificacionesde1osdocumentosbajosu custodia.PiRIU FO:E1Subdirectorde1ArchivoRegionalejercerâ interinamentelarepresentaciônde1Director,en caso de ausencia temporalde éste,con todas 1% atribuciones que leconfiereelpresenteReglamentoocualquierotraasignadapordicho titular.ARTiCULO 29. Comisi6n deEvaluaci6n y AccesodeFondosDocumentalesdelosarchivosregionalesEstaComisiôn tendrâ1asfuncionessiguientes:l. Aprobar1aspropuestasdetablasderetenciôn de1osarchivosbajosu jurisdicciôn,loquedebeinform ara la Com isiôn deEvaluaciôn yAccesodeFondosDocumentalesde1AGN.RemitiralDirectorGeneralde1AGN 1aspropuestasdeelim inaciôn dedocum entosquereciba dela Com isiôn deEvaluaciôn lnstitucionaldecada entidad.Conocerlagestiôn dedeclaratoriadeutilidadpflblicadearchivosprivadosconvalorhistôrico iniciada por 1os archivosregionales,para su trâm ite a la Comisiôn deEvaluaciôn y Acceso deFondosDocum entalesde1AGN.4. Otrasno atribuidasporlaLey GeneraldeArchivosala Com isiôn deEvaluaciônyAccesodeFondosDocum entalesde1AGN.ARTiCULO 30.Incorpomci6n dearchivosprivadosalSNALa incorporaciôn de1osarchivosprivadosalSNA sehacedelaform asiguiente:l. E1representante de1archivointeresado solicitaporescrito alDirectorGeneralde1AGN su incorporaciôn alSNA.Lasolicituddebecontenerunadescripciônsom erade 1as principales caracteristicas de1archivo,en cuanto a condiciones fisicas yambientales,inventario de la docum entaciôn,instrumentosde consulta y norm asempleadas,personaldisponibleyformaciôn de1m ismo.E1Directorde1AGN designarâunacomisiôn querendirâun informedelasituaciônde1 archivo de que se trate. La misma estarâ integrada por el Director de1Departamentode1Sistema NacionaldeArchivoselnspectoria,el Encargado delaUnidad deAdm isionesy unTécnicode1DepartamentodeConservaciôn.

-20-La prioridad para la incorporaciôn de 1os archivos privados al SNA estarâdeterm inadapor1osvalorescientifico,culturalehistôricodela docum entaciôny elestado deconservaciôn delamisma.Agotadas 1asgestionesrelativasa la incorporaciôn,laCom isiôn de Evaluaciôn yAcceso deFondosDocumentalesemitirâ unaresoluciôn para acogerorechazarlapeticiôn.Los archivos privados incorporados al SNA serân inscritos en la Secciôn deArchivosPrivadosde1Registro NacionaldeArchivos,bajoladirecciôn de1AGN,sin perdersu carâcterprivado.PiRIGFO:E1Consejo Directivode1AGN propondrâalPoderEjecutivoun régimen deestim ulos no pecuniariospara 1os archivos privados incorporados alSNA,tales como:premios anuales, asistencia técnica, divulgaciôn,pasantias,fondos concursables paraproyectosarchivisticos,programasdebecasy otros.ARTiCULO 31.Supenrisi6n dearchivosprivadosE1Estadodominicanoatravésde1AGN ejercela supervisiônpara lapreservaciôn sobre1osdocumentos,en posesiôn depersonasnaturalesojuridicasprivadas,declaradosdeinterésculturaly o histôrico,entodos1osarchivosincorporadosalSNA.ARTiCULO 32.RegistrosdelSNALosarchivosde1SNA utilizarân 1osregistrosdem andadospor1osdistintosdepartam entosyâreas,para eldesempefiode1% funcionesarchivisticas.PiR IAFO.Loslibrosregistrosde1SNA serân inicializadoselprimerdialaborabledeenero decadaafio y clausurados elfltim odia laborabledediciem brede1m ismo afio.Encadalibro,seconsignarâ suusoy la cantidaddefoliosquecontienen.CAPiTULO IIIORGANOS DEL SISTEM A NACIONAL DE ARCHIVOSARTiCULO 33.ôrganoscreadosporleyLosôrganosde1SNA creadospor1ey son1ossiguientes:l.2.3.4.5.ArchivoGeneraldelaNaciôn.ConsejoDirectivode1AGN.ComisiôndeEvaluaciôn y AccesodeFondosDocum entales.JuntadeCoordinaciôn Técnica de1AGN.Archivosregionales.ARTiCULO 34.Estructura delAGNLa estructuraorganizativade1Archivo Generaldela Naciôneslasiguiente:

-21-3.4.5.6.7.Direcciôn General.SubdirecciônGeneral.DirectorEjecutivo.SecretariaGeneral.DepartamentodeRecursosHum anos.DepartamentoAdministrativo y Financiero.Departamentode1Sistem aNacionaldeArchivoselnspectoria.8. Departamentodelnvestigaciôn y Divulgaciôn.9. DepartamentodeMaterialesEspeciales.l0. DepartamentodeConservaciôn y ServiciosTécnicos.l1. DepartamentodeDescripciôn.l2. DepartamentodeReferencias.l3. DepartamentodeHemerotecay Biblioteca.PiRIAFO 1:Laestructurade1ConsejoDirectivode1AGN,de1osarchivosregionales,dela JuntadeCoordinaciôn Técnicade1AGN,de la Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso deFondosDocum entales,estâdefinida en laLey GeneraldeArchivos,en susarticulosl9,35,48y 5l,respectivamente.PiRRAFO II:E1DirectorGeneralmedianteelEstatutoOrgânico definirâ1% funcionesdecada departam ento y âreascontempladosenlaestructurageneralde1AGN.ARTiCULO 35.ResolucionesdelDirector delAGNLosactosde1DirectorGeneralde1AGN expedidosen elejerciciodesusfuncionessedenominan Resoluciones.Son de cum plimiento obligatorio en todas 1as instituciones einstancias,queconforman elSNA,y seasientan en un registro bajo custodiadelaSecretaria General.ARTiCULO 36.FuncionesdelAGNAdemâs de1asestablecidasen laLey,constituyen funcionesde1AGN:1. Prom overlaorganizaciôn y elfortalecimiento de 1os archivosanivelesnacional,regionaly municipalpara garantizar la eficacia de la gestiôn de1 Estado y laconservaciônde1patrimoniodocum entaldelaNaciôn.Respaldar 1os archivos privados que presten servicios pflblicos y aquelos querevistan especialimportancia culturalo histôrica.Prom over la investigaciôn,en base a la informaciôn contenida en 1os distintosarchivos.Garantizareluso y la consulta de 1os archivospara 1asdecisionesde la gestiônadministrativa.Publicary difundirobrasdeinterésarchivistico,histôricoy cultural.Llevarun registro de archivo depersonasnaturalesojuridicaspropietarias,poseedorasotenedorasdedocumentoscon valorhistôricoocultural.

-22-Contratarpersonasnaturalesojuridicas,con 1ascondicionesrequeridas,pararealizar1asactividadesdeacopio,organizaciôn,conservaciôn y custodia defondosdocumentales,ocualquierotra actividad requeridaen su funcionamiento.Regular1asactividadesreferentesalmanejodefondos documentalesproducidospor1asentidadesprivadasintegradasalSNA.9. Codificar1osarchivoscentrales,histôricosyregionalesde1SNA.l0. Organizar,cada dos afios,un encuentro nacionalde archivos,y periôdicamentecongresos,seminarios,taleresy cursosdeformaciôn,adualizaciôn eintercambiosdeexperienciasenmateria archivisticaadistintosniveles.ARTiCULO 37.AdosdelConsejoDirectivo delAGNLosactosadministrativosde1Consejo Directivode1AGN sedenominan Resolucionesy,aligualque 1as actas de sus reuniones,son suscritas porsu Presidente y el Secretario yasentadasenun registro bajocustodia delaSecretariaGeneral.ARTiCULO 38. FuncionesdelDepartamento delSistema NacionaldeArchivoseInspectoriaE1Departam ento de1Sistem a Nacionalde Archivose lnspectoria tendrâ a su cargo 1assiguientesfunciones:l. Vigilaren buen funcionam iento de1Sistem aNacionalde Archivosde la RepflblicaDominicana.Planificar1asactuacionesdepoliticaarchivisticaorelacionadascon la gestiôn de1osdocumentosde1osorganismosde1SNA.3. Coordinarla red dearchivosintegradosen elsistem a.4. Elaborary difundirla norm ativaarchivisticaaplicada a1osorganismosde1SNA.5. lnspeccionarelfuncionamiento de 1osarchivosde1SNA.6. Actualizar elcenso de1patrim onio docum entaldom inicano,1% estadisticas,eldirectoriodearchivosy realizarcualquierotroprogramapara elmejoramiento de1SNA.Elaborar1osinstrumentosdecontrolde1osprocesosarchivisticos.Asignar1oscôdigoscon-espondientesa organism osde1SNA.ARTiCULO 39.Asiento de la Comisi6n de Evaluaci6n y Acceso de FondosDocum entesLa Comisiôn deEvaluaciôny AccesodeFondosDocumentestendrâsu asientoen elAGNy susfuncionesadm inistrativasestarân adscritasala Secretaria General.ARTiCULO 40.Funci6n dela JuntadeCoordinaci6n TécnicaAdemâs de 1% funciones contenidas en la Ley General de Archivos, la Junta deCoordinaciôn Técnica establecerâ 1as norm as para la gestiôn de 1os docum entoselectrônicos.

-23-ARTiCULO 41.Consenraci6n preventivaCAPiTIJLO IvCONSERVACION DE DOCUMENTOSLosarchivos de1 SNA deben implem entarprogram as de conservaciôn preventiva paraasegurarlaintegridad de1osdocumentosdesdesu creaciôn hastasu disposiciônfinal.E1AGN establecerâ 1os criterios para implementar procedimientos de conservaciôn ypreservaciôn de 1os docum entos.Lasinstitucionesde1SNA deberân presentarinform esanualesdela ejecuciôn de1osplanesdeconservaciôn preventiva.PiRIAFO 1:Seentiendeporconservaciôn preventiva elconjuntodeaccionestendentesagarantizar la preservaciôn de1patrim onio documental,m ediante program as para lograrcondiciones ambientales adecuadas, procedimientos de manejo, almacenamiento,exhibiciôn y traslado de 1os documentos. Para la conservaciôn preventiva de 1osdocumentossedeben ejecutar1asaccionessiguientes:3.4.5.Limpiaradecuadamente1asinstalaciones,estanteriasy unidadesdeconservaciôn.Monitoreary controlar1osfactores ambientalesde 1os depôsitos(temperatura,humedadrelativaoiluminaciôn y ventilaciôn).Realizardiagnôstico de1estado deconservaciôn de1osdocum entos.Establecerplanesdeprevenciôn y respuestasante desastres.Elaborar planes de controlintegraldeplagas,con productosperm itidos quenodafiennielambienteni1osdocumentos.Establecerprocedimientosparaelmanejo,almacenamiento,exhibiciôny trasladode1osdocumentos.PiRRAFO II:Losdocumentoscustodiadospor1osarchivossedebenresguardardelahum edad, altas temperaturas, la intemperie, estar colocados en lugares adecuados yseparadosdeobjetosajenosa 1osmismos.ARTiCULO 42.Documentosen soportesespecialesLosarchivoshistôricos,pormotivodeconservaciôn,deben crear1asseccionesfacticiasqueserequieran,a fin depreservarfotografias,diapositivas,lâminas,dibujos,mapas,planosyotrosmaterialescuyosoporteoform atorequieran deun cuidadoparticular.Secolocarâ untestigoo ficha,en ellugardeorigen con-espondiente,queremitaalaunidad deinstalaciôndela secciôncreada parasu conservaciôn y viceversa.PiR IAFO:Losarchivoscentralesalhacersusrelacionesdeentrega deberân indicaren lacolumnaquecorresponda cuâlesexpedientestransferidoscontienen materialesen soportesespeciales.ARTiCULO 43.Restaum ci6n dedocumentos

-24-La restauraciôn serefierealconjuntodeintervencionesdecarâcterfacultativo aplicadasaldocumento originalo equivalente almism o,destinadasarestablecersu aspecto form alyestéticoparafacilitarsulecturay comprensiôn,segfm elprincipio dem inima intervenciôn,deacuerdo con la naturaleza y elestado de conservaciôn de1soporte,conform e con 1asnormasderestauraciôn y 1osserviciosexistentesen elpais.PiRIU FO 1:Los métodos aplicados en la restauraciôn de documentos deben seraprobadosporla Juntade Coordinaciôn Técnicade1SNA y supervisadosperiôdicam entepor1osinspectoresde1SNA.PiRRAFO II: Cualquier proceso de restauraciôn debe tener como principio lareversibilidad de 1os m étodos utilizados,de m odo que no cause un dafio mayor aldocumentoen ellargoplazo.ARTiCULO 44.Digitalizaci6n ymicrofilmaci6n dedocumentosLa digitalizaciôn yla m icrofilmaciônson m ediosdepreservaciôn y difusiôn de1osfondosdocumentales.Estosprocesostécnicosestân sujetosa1osinstructivosinternosde1osarchivosintegrantesde1SNA,unavez hayan sidohomologadosporelAGN.Losmétodosutilizadospara la reproducciôn digitalo en microfilm,de docum entosantiguos,debengarantizarsuintegridad.PiRIU FO:Ladocumentaciôn en su soporteoriginalconsiderada devalorpermanentesedebemanteneren dichosoporte,aunquesereproduzca dichainformaciôn porotrosm ediosde alm acenamiento. En ningfm caso, 1os originales se deben destruir,pues siemprepertenecen alpatrim onio documentaldela naciôn.ARTiCULO 45.Edificio dearchivoLosedificiosdearchivosdeben cumplir1ascondicionestécnicasestablecidasporelAGN y1as normas internacionales sobre la m ateria.Para ta1 propôsito el Director Generalestablecerâuna normativa,deacuerdo conelConsejoDirectivo y seintegrarâunacomisiônmixta con 1asautoridadesde1Ministerio deObrasPflblicasyComunicaciones(SEOPC),aprobada por la Junta de Coordinaciôn Técnica.Entre 1os criterios técnicos para 1asedificaciones dearchivosseencuentran:l.2.3.4.Funcionalidad archivisticay calidad arquitectônica.Separar1osdepôsitosde1asâreas técnicasy deservicios.Destinarelsesentaporcientode1edificiodearchivoparadepôsitosdedocumentos.Garantizareldesplazamiento y la seguridad de1personal,asicom o la adecuadam anipulaciôn deladocumentaciôn.Garantizar 1% condiciones am bientales adecuadas para la conservaciôn de 1osdocumentos.Poseer elem entos de control y aislam iento que garanticen la seguridad de 1osacervosdocum entales.

-25-ARTiCULO 46.Dep6sitosdearchivoLosresponsablesde1osarchivosde1SNA deben garantizar1osespaciosy 1asinstalacionesnecesariasparasu mejorfuncionamiento,deacuerdo con 1oscriteriosestablecidospara 1osedificiosdearchivos.PiR IAFO:Lasinstitucionesde1SNA podrân establecerdepôsitosintermediosfuera desu instalaciôn principal,donde transferirân la documentaciôn pendiente de tratamientoarchivistico,oen casosdeemergencia,conformealpresenteReglamento.ARTiCULO 47.Mobiliario dearchivoE1disefiode1mobiliariodearchivoestâsujeto a 1ascondicionespropiasde1osdocumentos,de acuerdo con su naturaleza:dim ensiones, volum en y peso. Debe contar con 1ascaracteristicas de resistencia,solidez estructural,recubrimiento,aislamiento,seguridad,distribuciôn para garantizarlacorrectamanipulaciôn y adecuadaconservaciôn,acordecon1as medidas consignadas en este Reglam ento y en 1% resoluciones e instructivos alrespecto emitidosporelAGN.ARTiCULO 48.Archivo deSeguridadLas instituciones de1 SNA crearân archivos de seguridad, dotados de condicionesambientalesespecialesy protecciôn parala conservaciôn de1ossoportes,y,en loposible,sedebenubicaren lugardiferentedeaquéldondeseconservan 1osdocum entosoriginales.Estascondicionesson establecidasm edianteresoluciôn em itida porelDirectorGeneralde1AGN.Losarchivosdeseguridadestân integradospor:l. Lasprimerascopiasdetodas1asreproduccionesrealizadasenejecuciônde1osprogram asde1archivocon-espondiente.Lasprimerascopiasde1asreproduccionesrealizadasasolicitud de1osusuarios.Cualesquieraotrasque1essean remitidasparasu custodia.PiRIU FO:Losarchivosdeseguridad nosepueden utilizarpara consulta pflblica;serestringesuutilizaciôn paralaem isiôn denuevascopias.CAPiTULO VACCESO Y CO NSULTA DE LO S DOCUM ENTOSARTiCULO 49.Acceso a losdocumentosLos titulares de archivos de1SNA son responsables de garantizar el acceso de 1osciudadanosa 1osdocumentosbajosucustodia,conformealaLey GeneraldeArchivos,laLey deLibreAcceso a la lnformaciôn Pflblica y cualquierotradisposiciôn legalespecifica.La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de FondosDocumentales definirâ 1osplazos deaccesoa 1osdocum entosrestringidos,deacuerdoconlo establecidoporla Ley No.48l-08,en susArticulos56 y 57.

-26-ARTiCULO 50.InstructivosdesenriciosLosarchivoscentralesehistôricosde1SNA deben elaborary hacercumplirsusinstructivosdeusuariosy servicios,1os cualessecolocan en un lugarvisibley deben sercum plidosestrictam entepor 1os usuarios.Toda peticiôn de servicio se debe realizarsiguiendo 1osprocedim ientosestablecidosen cadainstructivo.ARTiCULO 51.Consulta dedocumentosLa consulta dedocumentosen 1osarchivosde1SNA serealizaen espacioshabilitadosy por1osm ediosdisponiblesalefecto.Losusuariosdeben cum plirestrictam entecon 1asnorm asdeconsulta.ARTiCULO 52.Reproducci6n ycertificaci6n dedocumentosLosarchivosde1SNA podrân tenerserviciosdereproducciôn dedocumentos(fotocopias,microfilm,fotografia digital)y expedircertificacionesdeinformacionescontenidasen 1osdocumentoscustodiados.PARRXFO:Lassolicitudesdecertificaciôn seharân medianteelformulario SNA-F009,de1anexo,y su expediciônseregistrarâen ellibroconvspondiente.ARTiCULO 53.Reproducci6n por causa deconsenraci6nLos documentos que presenten deterioro fisico, que impida su uso directo, serânreproducidosmedianteun sistem aqueno aceleresu deterioro,permitiendoasielacceso a1asreproduccionesy a la conservaciôn de1osoriginales.ARTiCULO 54.IngresodedocumentosCAPiTULO VIINGRESO Y SALIDA DE DOCUM ENTO SE1ingreso dedocumentosen 1os archivoshistôricosde1SNA serealizarâ utilizando 1oscontrolesadministrativosquegaranticen su accesoy conservaciôn.Lasform asdeingresodedocumentosson 1as siguientes'.l. Transferenciasregulares.2. Donaciônolegado.3. Compra.4. Expropiaciôn.5. Comodato.ARTiCULO 55.Transferenciasregulares

-27-Estaforma deingreso de documentosse consigna en 1osArticulos 14 y 21de1presenteReglam ento,relativoal ArchivoCentraly aldeGestiôn,respectivam ente.La Comisiôn deEvaluaciôn yAccesodeFondosDocumentalesdefinirâelcalendariodetransferenciahaciaelAGN y1osarchivosregionales.ARTiCULO 56.Donaci6n dedocumentosLa donaciôn dedocumentosesunade1asformasdeingresoa1osarchivos,mediantela cualuna persona fisica o moral entrega de m anera gratuita y definitiva docum entos a unainstituciôn archivistica para su custodiay odifusiôn.E1procedim ientoparala donaciôn dedocumentoseselsiguiente:l. E1donante expresa porescrito su voluntad de donar1os docum entos alarchivoreceptor.Seadjunta un inventario somerodeladocumentaciôn,en elcualseespecifica tipodocum ental,contenidoy fechasextrem as.E1archivo receptorcrea una comisiôn para evaluarladocum entaciôn y rendiruninformealaCom isiôn deEvaluaciôn yAccesodeFondosDocumentales.Unavez decididoelingreso de1osdocum entos,elarchivoreceptorprocede adarentradaa1osmismosen elLibro delngreso,bajo elcontroldelaUnidad deAdmisiôn.A estefin,seutilizarâelActa deDonaciôn SNA-FOIO,de1anexo.Concluido elproceso de1ingreso de la donaciôn,se designarâ con elnombreacordadoentre1osdonantesyelreceptor.ARTiCULO 57.Recepci6n depublicacionesLas publicaciones oficiales, como la Gaceta Oficial, 1os boletines de 1as câmaraslegislativasy de1osm inisteriossedebenremitirala Hemerotecade1AGN.PiR IAFO:E1plazopara que1oseditoresnacionalesdepositen suspublicacionesen laBibliotecade1AGN esdetreinta (30)diaso un mes,apartirdela fechadela ediciôn de1asm ismas.ARTiCULO 58.Compra dedocumentosLa compradedocum entosseharâ conformeaunestudioya una valoraciôn previa,con laaprobaciôn de la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales,la cualautorizarâ alDirectorGeneralde1AGN para suejecuciôn.Lacompra seharâ deacuerdocon 1asnorm asestablecidaspor1asleyesvigentessobrelamateria.ARTiCULO 59.Expropiaci6n dedocumentosE1ingreso de documentos porexpropiaciôn se realizarâ cuando elAGN se entere,porcualquiermedio,dequeun archivoprivadodevalorhistôrico seencuentreen condicionesderiesgo,queimpliquen destrucciôn,pérdidaodeteriorototalo parcialde1osdocumentos.En ta1caso,se designarâunaComisiôn queseencarguedehacer1ascomprobacionesde1estadodeconservaciôn de1osdocumentos.

-28-PiRIU FO:E1DirectorGeneralde1AGN orientarâalpropietariode1archivoa tomar1asm edidasnecesariasde conservaciôn y organizaciôn dela docum entaciôn,para lo cualelpropietario podrâ contar con la asesoria de1AGN .En caso de que no obtem pere,seprocederâ a la adquisiciôn por compra, donaciôn o expropiaciôn de dicho acervodocumental.La expropiaciônrealizadaseanotarâen unregistroqueestarâ bajo elcontroldela UnidaddeAdmisiôn de1archivo corespondiente.ARTiCULO 60.ElcomodatoE1comodato esun contrato porelcualunapersonafisicao moral entrega gratuitamentedocumentosaun archivode1SNA para su custodiay difusiôn,con laespecificaciôn de laaccesibilidad y elplazo de devoluciôn de 1os mism os. Esta form a de ingreso dedocumentosseefectfladelasiguientem anera:E1archivo receptordebeinformarala Com isiôn deEvaluaciôn y AccesodeFondosDocumentaleslapropuesta de suscribirun convenio de com odato,para que éstaemitasu opiniôn.La Comisiôn de Evaluaciôny Acceso deFondosDocumentalesprocedea evaluar1osdocumentosobjetode1contrato.En caso de opiniôn favorable,la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de FondosDocumentalesautoriza la elaboraciôn de1contrato,porpartede1archivoreceptor.4. E1archivoreceptorlleva un registrode1osdocumentosrecibidos,en elcualsehaceconstar1ascondicionesdeaccesoy lafecha dedevoluciôn acordada en elconvenio.ARTiCULO 61.Salida dedocumentosPara la salida temporal de documentos histôricos o adm inistrativos,se debe seguir elprocedim ientosiguiente:La entidad o persona fisicainteresada solicitarâ porescrito altitularde1archivocorrespondienteelpréstam ode1osdocumentosdesuinterés.E1archivocon-espondientetram itarâ lasolicitud alDirectorGeneralde1AGN.Aprobadalasolicitud,en casodedocumentoshistôricos,seprocederâala tasaciônde1osm ismos,porpersonalcalificadoparatalesfines.E1 solicitante, de ser requerido por el AGN, deberâ contratar una pôlizaproporcional al valorestipulado en la tasaciôn,que asegure la documentaciôndurantesu permanenciafuerade1archivo.E1DirectorGeneralde1AGN autorizarâ porescrito la salidade1osdocumentos.Losgastosdeembalajey transportecoren acargo de1solicitantey éstossedebenrealizarporunaem presa especializadaoporelpersonaldearchivo,quegaranticeque1osdocumentosestén debidamenteprotegidos.Los documentos serân retirados por personaldebidamente acreditado,mediantecarta de entrega suscrita por elencargado de1archivo y la parte solicitante.Laentidad prestataria harâ una copiadeseguridadde1osdocumentossolicitados,cuyocostoasumirâ elsolicitante.

-29-8.Si1os documentosobjeto depréstamo estân destinadosaserexhibidos,1ascondicionesdesu exposiciôn deberâseraprobadaspreviamenteporelAGN .Lospréstamosdedocumentosseasentarân en un registrobajo custodia de1DepartamentooâreadeReferenciade1Archivo con-espondiente.PiRIU FO 1:Lospréstamosinternosdedocumentosestarân sujetosa 1osinstructivoselaborados para tales fines, conform e alformulario SNA-FOIl de1 anexo y al LibroRegistrocorrespondiente.PiRRAFO II:Lasolicituddepréstamosexternosdedocumentossecursarâ poranteelDirectorGeneralde1AGN,quien la som eterâa la Comisiôn deEvaluaciôn y Acceso deFondosDocumentalesparasu conocimiento.A talesfines,seutilizarâelformulario SNA-F0l2,de1anexo.PiRRAFO 111:La salidadefinitivadedocumentosde1osarchivosde1SNA serealizarâportransferenciao elim inaciôn.Am basformasestân consignadasen 1osArticulosl2,l3,14y 20de1presenteReglamento.CAPiTIJLO vIIRtGIM EN DE PERSONALARTiCULO 62.Deberesdelpersonalde archivoLosservidorespflblicos de1SNA estarân sometidos alrégim en legalvigentey deberâncumplir 1os requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza de1cargo y 1as funcionespropiasde1trabajo a desarollaren cadaarchivo.PiR IAFO:La conducta de 1os archiveros debe respondera 1os côdigos de éticaprofesionalesdefinidospor1asinstituciones,elSNA y por1asasociacionesprofesionalesde1ram o.ARTiCULO 63.Categorizaci6n delpersonalE1personaldearchivoseclasificarâ entécnicoy administrativo.Espersonaltécnicoelquetieneasucargolaaplicaciôn de1osprincipiosy1astareasarchivisticasquehacen efectivalagestiôn documentaly administrativo,elquesirve deapoyo albuen funcionam iento de1osarchivos.PiR IAFO: E1 personal técnico y administrativo serâ clasificado en categoriasocupacionales,deacuerdocon ladefiniciôn depuestosy funcionesestablecidosdecomfmacuerdoporelAGN yelM inisteriodeAdministraciôn Pflblica.ARTiCULO 64.Formaci6n delpersonalE1 AGN propiciarâ acuerdos con el M inisterio de Administraciôn Pflblica y otrosorganismosde1Estado paraim pulsarprogramasdeform aciôn en archivisticaalpersonalde

-30-1osarchivosde1SNA;asicom oprogram asdecapacitaciôn desan-oladosporsim ismo oenasociaciôn con otrasinstitucioneseducativas.PiRIU FO:LaJuntadeCoordinaciôn Técnica podrâhacerpropuestasparaeldesarrolodeprogram as de formaciôn profesionalaniveluniversitario,através de la SEECYT orecom eldarProgramasyaexisteltes.ARTiCULO 65.Responsabilidad altérminodefuncionesLosservidorespflblicosresponsablesde1osarchivos,alcesarsusfunciones,entregarân1osm ismos alnuevo titular, debidam ente inventariados, conforme con 1as normas y 1osprocedim ientosqueestablezca elAGN,sin queimpliqueexoneraciôn de responsabilidaden caso dein-egularidades.ARTiCIJLO 66.De la inspectoriaCAPITULO VIIIDE LAS INFM CCIONES Y SANCIONESE1Departam ento de1Sistem aNacionalde Archivos e lnspectoriarealizarâ inspeccionesperiôdicasparagarantizarlaconservaciôn eintegridad de1patrim oniodocumentaly rendirâ1osinformesy 1asrecomendacionesquesean necesarios.Establecerâplazosparacorregir1as in-egularidades y 1% violaciones a la Ley General de Archivos y el presenteReglam ento.ARTiCULO 67.ProcedimientoanteviolacionesLasin-egularidadesy violacionesqueafecten elpatrimonio documentaly 1osdemâsbienesde1SNA serânobjetode1assancionesprevistasen 1asleyes.A estefin,elDepartamentode1Sistema NacionaldeArchivoselnspectoria procederâdelaformasiguiente:l. Realizarâlainvestigaciôn con-espondiente,queincluirâ inten-ogatorios,fotografias,videosy cualquierotro elem entodeprueba necesariopara tipificarla infracciôn.Levantarâ Actadelnfracciôn,conform ealformulario SNA-FO l3,de1anexo.CAPiTIJLO IXDISPO SICIONES FINALES Y TM NSITORIA SARTiCULO 68.AlcancedelasresolucionesdelAGNLasresoluciones decarâctertécnico-administrativo,dictadasporelDirectorGeneralde1AGN,tienenla fuerza deaplicabilidad juridica complementaria,tantodelaLey GeneraldeArchivosNo.481-08,de1lldediciembrede2008,comode1presenteReglamento.

-31-ARTiCULO 69.Obligatoriedad delReglamentoEste Reglamento esde carâcter obligatorio y portanto deroga toda disposiciôn deigualjerarquiaqueleseacontraria y entrarâenvigenciaaldiasiguientede1decretocontentivode1m ismo.A partirdela promulgaciôn de1presenteReglam ento,1asinstitucionespflblicastendrân un plazodedos(2)afiosparasu implementaciôn,y 1asprivadasincorporadasalSNA,dispondrân detres(3)afios.ARTiCULO 70.Expurgosy transferenciasen cursoLas instituciones que conservan grandes volflm enes de docum entos y que no hayanrealizado laevaluaciôn con-espondientedeberân iniciarla m isma,identificando 1asseriesquecumplen con 1osrequisitosminimosdela 1ey parasu conservaciôn permanente.éstasserân transferidas de acuerdo con el calendario establecido. Las dem âs series dedocumentospodrân sersometidasen propuestasdeexpurgo a1asinstanciasinstitucionalesy de1SNA competentes.ARTiCULO 71.Suspensi6n tempom ldetmnsferenciasDadala disponibilidad lim itadadeespacioen 1osdepôsitosde1AGN,quedan suspendidas1astransferencias,salvo aquélasautorizadasporla Direcciôn Generalde1AGN.éstaavisarâm edianteResoluciôn elreiniciode1astransferenciasregulares.ARTiCULO 72.AnexosdelReglamentoLosanexosquesiguen form an partede1presenteReglam ento,cuyo contenidopresentamosacontinuaciôn:SNA-FOOI:FormularioparaRepertoriodeSeriesSNA-F002:FormularioparaDescripciôn ArchivisticaSNA-F003:Formularioparaldentificaciôn y ValoraciônSNA-F004:FormularioparaTabla deRetenciônSNA-F005:FormulariodeActadeEliminaciônSNA-F006:FormularioparaTransferenciasalArchivoHistôricoSNA-F007:FormularioparaTransferenciasalArchivoCentralSNA-F008:Formulario paraIaDescripciönde Fondosy ColeccionesSNA-F009:FormularioparaSolicitud deCertificaciônSNA-FOIO:FormulariodeActadeDonaciônSNA-FOII:FormularioparaSolicitud paraPréstamolnternoSNA-F012:FormularioparaSolicitud dePréstam oExternoSNA-F013:FormulariodeActadelnfracciôn

-32-A NEX O SARCHIVO GENEIU L DE LA NACICGFO RM ULARIO PAIG REPERTORIO DE SERIESSNA-FOOINom breseriedocum entalNo. deAûosFechaderegistrogeneral SignaturasFecha desalida Fechapor salidadepor Observacionesingreso deentradatransferencia eliminaciônINSTRUCTIVOl. Seconsignarâeltitulodelaserie.2. Sesefialarâ elsujetoproductorylaoficina productora.3. Seasignarân 1osafiosdelaserie.4. Seespecificarâ lafecha en queserecibiôla serie.5. Se consignarâ el nflmero de entrada quetiene la serie en elLibro deRegistroGeneraldeEntrada.6. Seasignarâla signatura topogrâfica delaserieparasu ubicaciôn enelestante.7. Seanotarâ la fechaenqueserealizalatransferencia.8. En caso de eliminaciôn seespecificarâlafechaen queserealiza.9. Observaciones.

-33-ARCHIV O G ENEM L DE LA NACIONFORM ULARIO PAIG DESCRIPCION ARCHIW STICASNA-F002liREA DE IDENTIFICACION1.lCôdigodereferencia:DO AGNl.2Titulo:l.3Fechasextremas:l.5Volum en:l.4 Niveldedescripciôn:EnUnidad de lnstalaciôncompuesta (Expediente)(Documento)Serie) EnUnidad documentalUnidad documental simple2iREA DE CONTEXTO2.lNombrede1productor.3.iREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTUM3.lAlcancey contenido:4iREA DE CONDICIONES DE ACCESO4.lCaracteristicasfisicas 4.1.lEstadodeconservaciôn: B R M4.l.2ldioma:4.l.3Letra4.l.4Software4.l.5Hardware5.iREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA5.lUnidadesdedescripciôn relacionadas

-34-6.iREA DE PUNTOSDE ACCESO6.lDescriptoresonomâsticos:6.2Descriptoresdem ateria6.3Descriptoresgeogrâficos6.4Descriptoresinstitucionales:7.iREA DE NOTAS7.lèlotas:8.iREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION8.lDescripciôn realizadapor:8.2Fecha deladescripciônINSTRUCTIVOLa descripciôn archivistica en sus diferentes niveles estâ fundamentada en la NormaDominicana de Descripciôn Archivistica,en 1osdiferentesinstructivoscon-espondientesyen laNormalnternacionalGeneraldeDescripciôn Archivistica ISAD (G),persiguevariospropôsitos:l. Garantizardescripcionesconsistentesy apropiadas.Facilitarla recuperaciôn y elintercambiode inform aciôn eintegrarla descripciôndediferentesarchivosen un sistem aunificadodeinformaciôn.lnterconectar1osdistintosnivelesdedescripciôn sin repetirinformaciôn.

-35-La unidad fundamental de descripciôn es elfondo o conjunto de documentos,orgânicamentecreadosy orecibidos,poruna instituciôn,unparticulary unafam ilia en eldesarolodesusfunciones,respetandoelprincipio deorigen y procedencia,sin tenerencuentalaform ao elsoporte,usados.La descripciôn multinivelsesustenta en la norma ISAD (G).A travésdelacombinaciôndesus26 elementossepuedereconstruirla descripciôn decualquierunidaddocum ental,acualquiernively laform aciôn detodos1osinstrum entosdedescripciôn.La recuperaciôn de inform aciôn se consigue por medio de la creaciôn de tpuntos deacceso'quedeben reflejarelprincipiodeprocedencia.Lasâreasen quesedistribuyen 1os26elementosdedescripciôn dela ISAD-(G)son:. XREA DE IDENTIFICACIUNXREA DE CONTEXTO. XREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAXREA DE ACCESO Y UTILIZACIUN. XREA DE DOCUMENTACIUN ASOCIADA. XREA DE PUNTOSDE ACCESO. XREA DE NOTAS. XREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIUN1.iREA DE IDENTIFICACION:Seincluyeinformaciôn esencialpara identificarlaunidad dedescripciôn.1.l CôdigodeReferencia:Côdigode1paisquesegfm la Norm a1SO 3166 esDO,m iselcôdigo de1archivo y elconjuntodeletrasy nflmeroscon1osqueseidentificaylocalizaen eldepôsito.N (nave)E (estante)A (anaquel)Signatura(expedientey legajo)Ejemplo:DO AGN FONDO N -E-A TOPOGRXFICODO ..........côdigodepaisAGN ........siglasdearchivoN ...........NflmerodedepôsitoE.......... .Nflm erodeestanteA...........NflmerodeanaquelSignatura.....Nflmero delegajo,deexpediente,nflmero deinventariotopogrâfico.l.2Titulo:Denominalaunidaddedescripciôn.Sereflejaeltitulo querepresentaala seriedocumental.

-36-Consignar eltitulo form al,asignarle un titulo conciso,de acuerdo con 1asreglas dedescripciôn m ultinively 1asnormasnacionales.En casonecesario,sieltituloformaleslargo,éstesepuedeabreviarsiem prequeno sepierda informaciônesencial.Cuandose utiliceun titulo atribuido,sedeberâincluiren 1osnivelesinferiory superiorelnombrede1productor.Sepuedeincluir,porejemplo,elnombrede1autorde1documento',asicomo un térm ino que indique eltipo documentalde la unidad dedescripciôn y,en sucaso,algunaexpresiôn quereflejelafunciôn,actividad,objeto,laubicaciônoeltema.Distinguir entre 1os titulos form ales y 1os atribuidos,de acuerdo con 1as norm asnacionaleso idiomâticas.Ejemplo:Ayuntamiento RealdeBayaguana(Fondo)Alcaldia MunicipaldeBayaguana (Secciôn)Expedientesdecausasciviles(Serie)Ejemplos:SeriesdocumentalesExpedientesdepresupuestosordinariosde1Ayuntam ientodeSanto Domingo.Expedientesdeventasdeterenos.ExpedientessobreventadeesclavosExpedientessobrenombram ientosdealcaldes.Actasde1asaudienciasde1TribunaldePrimeralnstanciadePuertoPlata.l.3Fechas:ldentificaryconsignar1% (s)fecha (s)delaunidaddedescripciôn.Secumplirâtanto para series como para expedientesy se indicalafecha inicialy la fltima queabarcaladocum entaciôn quesedescribe.Paracadadescripciôn,consignar,alm enos,unode1ossiguientestiposdefechas,elm âsadecuado a la documentaciôn y alniveldedescripciôn.@@@La (s)fecha(s)en la (s)queelproductoracumulô 1osdocumentosen elejercicio o desarrolo desu actividad.La (s)fecha(s)deproducciôn de1osdocumentos:Aquiseincluyen 1asfechasde 1as copias,ediciones o versiones, anexos u originales de 1% unidadesdocumentalesproducidascon anterioridad asu acumulaciôn.Precisareltipodefechautilizado.Deacuerdo con 1asnorm asnacionalespuedenemplearseeidentificarseotrasfechas.Consignar,segfm 1os casos,una sola fecha o un intervalo de fechas la cualdebeentenderse siempre como inclusive,a no ser que la unidad de descripciôn sea unarchivoconienteopartedeé1.

-37-Ejemplos:1844-10-25(Expedientesqueabarquen unasolafecha).1861-1962 (Secoloca laprimeray flltima fechacontenidaen elexpediente).Primero elafio,luego elmesy porfltim o,eldiaEjemplo:182-03-29 1962-04-121885-1898predominante 1887-1896(19251-07-26 1927-04-ll(Parafechasconfusas,borrosas,ilegiblessecolocarâlafechaentrecorchetes).l.4Niveldedescripciôn:ldentificary consignarelnivelde organizaciôndelaunidad dedescripciôn.Ejemplos:FondoSub-fondoSerieSub-serieUnidad documentalcompuesta expedienteUnidad documentalsimple docum ento.Serecomiendautilizar1osnivelesdefondo,serie,unidadsim pley compuestaorespetandolanorma porm edio de1osnflmerosqueindican elnivel.Volumen y SoportedelaUnidad dedescripciôn (Cantidad,tamafio,dimensiones).ldentificala extensiônfisica con elnflmeroexacto delibros,legajos,expedientesydocumentos,segfm elnivelqueseestédescribiendo.Consignar el volum en de la unidad de descripciôn especificando el nflmero deunidadesfisicasen cifrasarébigas y la unidad dem edida.Especificarelsoporteosoportesdela unidad dedescripciôn.Alternativam ente,consignar1osmetroslinealesdeestanteria o 1osmetroscflbicosdealm acenamiento de la unidad de descripciôn. Si el volumen de la unidad dedescripciôn se especifica en m etros lineales y se considera conveniente afiadirinformaciôn adicional,éstadebefigurarentreparéntesis.Ejemplos:2000 expedientes

-38-250fotografias27kilômetros dedocumentos30m etros linealesSoporte:Se indica elsoportede la serie o de 1osdocumentoscuando no estén en elsoportetradicionaldepapel,ejemplo:microfilm,basesdedatos,etc.2.iREA DE CONTEXTOCiertainformaciôn deesta ârea,porejemplo,elnombrede1ode1osproductor(es)y lahistoriainstitucionalbiogrâficasepuede,en determ inadasaplicaciones,incluirseen1oscorrespondientesficherosdeencabezam ientosautorizados.2.lNombrede1ode1osproductores:Sirveparaidentificaralproductoro productoresdelaunidad dedescripciôn.Designarelnombredela(s)entidad(es)opersona(s)fisica (s)responsable(s)delaproducciôn, acum ulaciôn y conservaciôn de 1os documentos de la unidad dedescripciôn.E1nom bre se deberâ especificarde maneranormalizada,de acuerdo con1asnormasnacionaleseinternacionalesycon 1osprincipiosdela ISAAR (CPF).Ejemplos:JuzgadodePrim era lnstanciadeSamanâColecciôn dedocumentos JoséGabrielGarcia2.2Historialnstitucional Resefia biogrâficaAsignarbrevementecualquierdato significativo sobreelorigen,evoluciôn,desarrolo ylafunciôn delaentidad(0entidades)osobrelavida y eltrabajodela(s)persona(s)fisica (s)responsable(s)delaproducciônde1osdocumentos.En elcaso dequeexistainformaciôn adicionalen alguna publicaciôn,citardicha fuente.Lasâreasdeinformaciôn delaISAAR (CPF)contienen informacionesespecificasquepueden serincluidas en este elemento.Para personas o fam ilias,consignardatos comonom bres completosy titulos,fechas y lugaresde nacimiento y fallecimiento,sucesivosdom icilios, actividades,empleos o cargos,nombre original,otros posibles nombres yacontecim ientossignificativos.2.3HistoriaArchivistica:Sefialar1ostraspasossucesivosdepropiedad,responsabilidady o custodia dela unidad dedescripciôn e indicaraqueloshechosque hayan contribuido aconform arsu estructurayorganizaciôn actual,porejemplo,la historiade su organizaciôn,laproducciôn deinstrumentosdedescripciôn contemporâneos,lareutilizaciôn de1osdocumentosparaotrosobjetivoso1asmigracionesdeformatos.

-39-Precisar,en elcaso de queseconozcan,1asfechas deestoshechos.Sise desconoce lahistoria archivisticao indicar este dato.Opcionalm ente,si la unidad de descripciôn setransfieredirectamentedesdeelproductor,noconsignarlahistoriaarchivistica,perohacerconstarlaformadeingreso.2.4Form adeingreso:lndicar elorigen dela unidaddedescripciôn,lafechay o elm ododeadquisiciôn,siemprequenosetrate,en todooen parte,deinformaciôn confidencial.Sielorigen sedesconoce,consignarestedato.Opcionalmente,afiadirnflm ero deaccesoocôdigos.Ejemplos:Transferidaporla Presidencia delaRepflblicaen septiembrede2004.Adquirida porelArchivoGeneraldelaNaciôn en octubrede2001.3.iREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTUM3.lSebrindainformaciôn relativaalobjeto,organizaciôn y valorpotencialdelaunidaddedescripciôn.Seespecificalaestructuraalaqueperteneceelnivelquesedescribe,sefialando direcciôn,secciôn,subsecciôn y negociado,segfm aparezcaenladocumentaciôn.Sesefialaelnflm eroquetienelaserieenelcuadrodeclasificaciôn.Estefltim oaspecto nolorecogelanormaoperoseconsideraimportanteporqueesun instrumentoégilquepermiteunarépidarecuperaciôn dela informaciôn.3.2Alcancey Contenido:Ofreceinformaciônnecesaria paraapreciarelvalorpotencialdelaunidad dedescripciôn.Permiteuna visiôndeconjunto(porejemplo:periodosdetiempo,âmbitogeogrâfico)y realizaun resumen decontenido (porejemplo:tiposdocumentales,m ateria principal,procedimientos adm inistrativosy la existencia de originalesy copias,ademâsde1repertoriolegislativo quecorresponda alaseriedescrita).Ejemplo:E1FondoJuzgadosdePaz fuerem itido alArchivo GeneraldelaNaciôn portransferencia.Contienedocum entaciôn relativaasentenciasciviles,sentenciaspenales,libro deactasdeconciliaciones,libros de asientosde sentencias,côdigos,decretos,ordenanzas,actas deconsejosdefamilias,entreotros.Los fondos que cuentan con instrum entos de descripciôn como catâlogos,ficheros,relacionesde entrega,se pueden tomaren cuenta para facilitarla descripciôn y sedebepartirde1% descripcioneselaboradascon elobjetivodemejorarlasosustituirlasen1os

-40-casosnecesariosy sôlo confeccionar1os indices dem ateriaoonomâsticos,geogrâficos einstitucionales,para facilitarlarecuperaciôndela inform aciôn.Eliminaraquelasfichasde1osexpedientesnolocalizadospordeterm inadascausas.3.3Folios:Seponelacantidad depâginasquetieneeldocumentodescrito y fmicamenteselenaenladescripciôn deexpediente.Valoraciôn,selecciôny elim inaciôn:Consignar1asactividadesdevaloraciôn,selecciôn yelim inaciôn realizadas o planificadas sobre la unidad de descripciôn,especialm ente siafectandealgunamaneraalainterpretaciôn deladocumentaciôn.Ensu casoestableceralresponsabledela acciôn.4.iREA DE CONDICIONESDE ACCESO Y UTILIZACION4.l Caracteristicasfisicasy requisitostécnicos:Ofrece inform aciôn acerca de cualquiercaracteristica fisica importante o requisito técnico que afecte aluso de la unidad dedescripciôn.lndica cualquier condiciôn fisica im portante,tales como:necesidades depreservaciôn,que afecten aluso de launidad dedescripciôn y 1ossoftwarey ohardwarenecesariospara accedera launidad dedescripciôn.Ejemplos:Estadodeconservaciôn Bueno(B)Regular(R)Malo(M).4.2ldiomaescriturats)de1osdocumentos:lnformalalenguay oescrituray sistemasdesimbolosutilizadosen la unidaddedescripciôn.Seespecificaelidioma cuando1osdocumentosestén enun idioma queno sea elcastellano.Seresefia la(s)elidioma(s)y o escritura(s)de1osdocumentosqueforman la unidad dedescripciôn. Especifica cualquier tipo de alfabeto, escriturao sistema de sim bolosabreviaturasutilizadas.Opcionalmente,también seutilizan 1oscon-espondientescôdigos1SO delenguas(1SO 639-ly 1SO 639-2:NormaslnternacionalesparaCôdigosdeLenguas)oescritura(s),(1SOl5924:NormalnternacionalparaNombresdeEscrituras).4.3Letra:Sesefialarâsieldocumentooserieestâm anuscrito,mecanografiadooimpreso,yeltipodeletra.5.iREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA5.l Existencia y localizaciôn deoriginales:Silaunidad de descripciôn estâform ada porcopias,indicarsu existencia,localizaciôn,disponibilidad y o eliminaciôndeoriginales.Sieloriginaldelaunidad dedescripciôn estâdisponible(en lapropiainstituciôn o en otrolugar),especificarsu localizaciôn juntocon cualquierotrocontrolsignificativo.

-41-Si1osoriginalesya noexisten o su localizaciôn sedesconoce,consignarestehecho.Ejemplos:Originalesen M inisteriodeCulturaOriginalesdestruidosen 1999.5.2Existenciay localizaciôn decopias:lndicalaexistencia,localizaciôn y disponibilidaddecopiasdela unidaddedescripciôn.Sila copia dela unidad dedescripciôn estâdisponible(en lamismainstituciôn o en otrolugar)especificarsu localizaciôn,y cualquierotrocontrolsignificativo.Ejemplo:Digitalizaciôn dedocumentosde1fondo.5.3Unidadesdedescripciôn relacionadas:Aquiseconsignaréosino sehubiesereflejado aniveldefondo,1asunidadesdeotrosfondosrelacionadascon estasseries.lnform aracerca de1% unidadesdedescripciôn queseencuentranen elm ismo archivo oenotrolugary quetengan algunarelaciôn con launidad dedescripciôn,porelprincipio deprocedenciao porcualquierotraclasedeasociaciôn (es).Emplearunaintroducciôn adecuaday explicarlanaturalezadedicha relaciôn.Silaunidadde descripciôn relacionada esun instrumento de descripciôn,consignarelelemento dedescripciôn de1instrum entodedescripciôn.Ejemplos:LpgardenacimientoLOPEZ DE MIGUEL,JUAN (NATURAL DE SANTIAGO DE LOSCABALLEROS)CASASECA,JOSV LUIS(NATURAL DE ESPASA)ParentescoGUMEZ TORO,FRANCISCO (HIJO DE M YXIMO GUMEZ)HENRIQUEZ UREXA,PEDRO (HIJO DE SALOMV URESA)6.iREA DE NOTAS7.lNotasde1archivero:Se brindarâinformaciôn adicionalquenohaya sido incluida enninguna de1asotrasâreas.Consignarinform aciôn especialo cualquier otrainformaciônsignificativaquenohaya sidoincluida en ningfm otroelementodeladescripciôn.Ejemplo:lncompleto:Faltalapâgina50 eneloriginal.

-42-7.iREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION7.lNotade1archivero:Especificarquién realizôla descripciôn.Especificar1asfuentesconsultadaspara prepararla descripciônyquiénla elaborôFecha (s)dela (s)descripciôn (es):lndicarcuândo fueelaboraday o revisada (dia,mesyafio).Sefialarla(s)fecha(s)en la queseha preparadoy orevisadola descripciôn.

-43-ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNFORM ULARIO DE IDENTIFICACION Y VALOM CIONSNA-F0031.IDENTIFICACIUN1.DENOM INACIUN DE LA SERIEDenom inaciôn vigenteDenom inacionesanterioresOtrasdenominacionesFechainicialdelaserieFechafinalSeriesubordinada Si: No:Nombrerinci alde la serieCôdigodelaserie:2.PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIUN Y EXTINCIUNOrganismo Unidad Fecha Fechaadm inistrativa funciôn inicial final3.CONTENIDO

-44-4.LEGISLACIONRango Disposiciôn Fecha de Fecha de G. 0.aprobaciôn publicaciôn No.5.PROCEDIM IENTO DEL EXPEDIENTE TIPODocum entos Tradiciôn documental Observaciones6.SERIESRELACIONADASA SERIESDUPLICADAS:Nombredela serie Organismo Unidad Administrativa

-45-B)SERIESSUBORDINADASNombredela serie Organism o Unidad AdministrativaC) SERIES QUE CONTENGAN INFORMACIUN COM PLEMENTARIA ORECOPILATORIANombredelaserie Organism o Unidad Administrativa7.ORDENACIUNOrdenaciônNum éricaAlfabéticaD D D QOtros Onomâstica M aterias GeogrâficaObservaciones:8.DESCRIPCIUNPorunidad deinstalaciônPorunidad docum entalD

-46-Observaciones9.VOLUM ENArchivodegestiônArchivocentralHistôricoNo.unidadesinstalaciônM etroslinealesl0.SOPORTE FiSICOPapellnform âticoOtrosDDDl1.VALORES PRIM ARIOSY SECUNDARIOSAdm inistrativoFiscalJuridicoPlazoPlazoPlazolnform ativo'.Histôrico:JustificaciônJustificaciôn

-47-l2.RéGIMEN DE ACCESO:11.SELECCIUNl3.SELECCIONA)PROPUESTA DE SELECCIUN DE LA SERIE:Conservaciôn EliminaciônB)PROPUESTA DE TIPO DE MUESTREO:Selectivo:Aleatorio:M ixto:Probabilistico:Otros:C)PLAZOSDE TRANSFERENCIAS:A1 Archivo Central:plazo yjustificaciônA1Archivo Histôrico:plazo yjustificaciôn1V.OBSERVACIONESl4.OBSERVACIONES

-48-v.XREA DE CONTROLResponsable de1 estudio deldentificaciôn Valoraciôn:Archivosdondesehallevadoacaboeltraba'odecam 0:Fechas extrem asestudiado:de1 periodoFecha derealizaciôn:Fecha derevisiôn:INSTRUCTIVO :Seconsigna la denominaciôn delaseriey 1asfechasextremas.Se sefiala elôrgano productory 1asfuncionesde launidad administrativaque genera laseriedocum ental.Seanota la fecha inicialde1organismoproductory lafinal(sidesaparece).Seespecificaelcontenidodelaserie.Seindicala legislaciôn relacionadacon la funciôn delaoficina productora.Seconsigna la tipologiaqueseutilizôparaconocer1asfuncionesdelaoficinaproductora.Seanotan 1asseriesquecontienen informaciôn similaro com plem entaria,1asqueprecedenosuceden a la queseestâvalorando.Se consigna el sistema de ordenaciôn utilizado para la serie documentalque se estâvalorando.Seespecificasisehan elaboradoindiceseinventariosSeespecificaelvolumen delaserie documental(nflmero deunidadesdeinstalaciônymetroslineales)Seespecificaelvalordelaserie:temporal(administrativo,fiscal,juridico)o permanente(informativoehistôrico)y 1osplazosde1osmismos.Seconsigna silaserietienelibreaccesoosiesteesrestringido

-49-ARclllvo GENEM L DE LA NACIôNFORM ULARIO PAIG TABLA DE RETENCIONSNA-F004No .dehoja(l)Oficinaproductora:(3)Aprobaciôn de laSeries Valordelaserie Plazo de Com isiôn dedocumentales (5) retenciôn Evaluaciôn y Observaciones(4) (6) Acceso 7INSTRUCTIVO :1.Sedeben consignarelnflmero que identifica cadahoja,siguiendoun ordenconsecutivoquedeterminarâ eltotalde1ashojasutilizadas.Seescribirâelnombredela entidad u organism o.Seespecificarâ elnom bredelaunidad administrativa.4. Seriesdocumentales:Nombresde1asseries.5. Seespecificarâ silaserieesdevalortemporaloperm anente.6. Se especificarâ el plazo en términos de tiempo que 1os documentos debenpermaneceren elarchivo degestiôn oen elarchivo central.Seespecificarâ la fecha en queseaprobaron 1osplazosderetenciôn.8. Observaciones.

-50-ACTA DE ELIM INACIONsNA-F005ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNProductor:Resoluciôn No. defecha:Descripciôn delaserie aeliminar(totaloparcial)Nflmerodeunidadesadestruir(en letrasy nflmeros):Fechasextremasdeladocum entaciôn:Referenciaa 1asm uestras aconservarse y su localizaciônFecha lugar de elim inaciôn fisica de 1os docum entosNombrey firm ade1responsabledelaeliminaciônINSTRUCTIVO :E1DirectorGeneralde1AGN,quienpresidela Com isiôn deEvaluaciôny Acceso deFondos Documentales,convoca a 1os demâs miembros de la m isma e indica lafinalidad,lugar,fecha yhora delasesiôn.

-51-2. E1Directorde1AGN procedeasometeradiscusiôn lapropuestadela Comisiôn deEvaluaciôn lnstitucionalde laentidad,la cualdebeindicar1ostiposdocum entalesaelim inar.En casodeestarcontempladosen 1% tablasderetenciônindicarsu nflmero,fechasextremasy cantidad.3. En casodequela documentaciônaeliminarnoestécontempladaen 1astablasderetenciôn se deberâpresentarladescripciôn de1tipodocumentaldeformagenérica,launidad productora,fechasextrem asy cantidad.q. La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales seleccionarâm uestras de 1as series eliminadas que serân conservadas por el Archivo Centralcorrespondiente.5. E1DirectorGeneralde1AGN procederâ apublicaren un medio de circulaciônnacional,laresoluciôndeelim inaciôn.6. La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales expedirâ laresoluciôn de eliminaciôn dela seriea eliminar, y procederâa levantarelacta deelim inaciôn.7. Lasactasdeeliminaciôn seasentarân en un libroregistro para talesfines,bajolaresponsabilidad delaSecretariaGeneralde1AGN.

-52-ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNFO RM ULARIOSNA-F006CôdigoNo.PAIG TM NSFERENCIAS AL ARCHIVO HISTORICONo.totaldehojasFecha delatransferenciadia mes afioProductor:No.CuadrodeClasificaciônNo.ordenFechasextremassjgnaturatopogrâficaCantidaddeexpedientesContenidodelaunidadINSTRUCTIVORevisiôn de1asseriesatransferirparacomprobarsu existencia.Comprobaciôn de queno falte ningfm expediente dentro de cada serie y que estédebidamenteorganizada.La transferencia de 1asseriesseharâ en carpetas,libres depresilas,clips,ligas ocualquierotro tipodematerialquepuedadegradarelpapel.4. La colocaciôn de1osdocumentossedebehaceren cajasnormalizadas(decartôn y Phneutro),o encualquiertipo deenvolturaquegaranticelaconservaciôn.Numeraciôndetodas1ascajasoenvolturaspara identificarcadaunadeestasunidadesdeinstalaciôn,segfm elmodeloderelaciôndeentrega.Adem âs,sedebeconsignaren lacajaoenvolturaelnombredela entidad,archivodequeprocede,fechasextremasycôdigos.lncluirjuntoa la documentaciôn quesetransfiere1osinstrumentosdedescripciônelaboradosen elarchivoremitente(indices,inventarios,catâlogos).Envio de la relaciôn de entrega en duplicado porpartede1Archivo deCentralalhistôrico,antesde latransferenciafisicadela documentaciôn. E1encargado deésteautorizarâ latransferencia luego de comprobar su exactitud.De 1% relaciones de

-54-ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNFO RM ULARIO PAIG TM NSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTM LSNA-F007CôdigoNo.CantidaddeexpedientesArchivoremitente'.lnstituciôndeprocedencia:Unidad administrativa:No.totaldehojasNo.decajasNo.deregistro generaldeingresos:Productor:Calendariodetransferencia:No.cuadrodeclasiticaciônNo.deordenContenidoArchivoremitenteFechasextrem asSignaturatopogrâficaArchivo receptorINSTRUCTIVOl. Revisiôn de1osexpedientesatransferirparacomprobarsu existencia.

-55-Comprobaciôn dequenofalteningfm documentos dentrodecadaexpediente y queestédebidam ente organizado.La transferenciade1osexpedientes seharâen carpetas,libresdepresilas,clips,ligasocualquierotro tipodematerialquepuedadegradarelpapel.4. La colocaciôn de1osdocumentossedebehaceren cajasnormalizadas(decartôn y Phneutro),oen cualquiertipo deenvolturaquegaranticela conservaciôn.Numeraciôn detodas1% cajas o envolturaspara identificarcada unadeestasunidadesde instalaciôn,segfm elmodelo de relaciôn de entrega.Ademâs,sedebeconsignaren lacajao envolturaelnombredela entidad,archivodequeprocede,fechasextremasy côdigos.lncluirjuntoaladocumentaciôn quesetransfiere,1osinstrumentosdedescripciônelaboradosen elarchivoremitente(indices,inventarios,catâlogos).Envio de larelaciôn deentregaen duplicado,antesdela transferenciafisicade ladocumentaciôn.E1encargadode1archivo centralautorizarâlatransferencia luegodecomprobarsu exactitud.Elaboraciôn deunregistro detransferenciasform ado por1asrelacionesdeentrega.

-58-ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNFORM ULARIO PAIG SOLICITUD DE CERTIFICACIONSNA-F009SolicitudNo.IliarnesahoYoportadora de laCédula de ldentidad y Electoral (0 Pasaporte) No.nacionalidad , con domicilio y, deresidencia endela Provincia,solicito que secopieycertifiquelaexistencia en esteArchivoGeneraldelaNaciôn(AGN)de1documentoquesedescribe mâs abajo,a fin de presentardicha certificaciôn como es debido antepara 1osfinesde lugaren.Hago lapresentesolicitud:a)paramimismo a b)paraotrapersonaquien presentoautorizaciôn ocartapoderpararepresentarlo.deSonAera docum ento solicitado ParaPorlocualfirmola presentesolicitud.SolicitanteNota:Lascertificaciones serân entregadas a partir de 2ldias laborables dehecha estasolicitud. Por favor,antes de pasar a recogerla lam e a la Direcciôn de1 AGN paraconfirmarquelam isma estélista.

-59-ARCHIVO GENEIU L DE LA NACIONFORM ULARIO DE ACTA DE DONACIONSNA-FOIOYo , nacionalidadmayorde edad,portadorde la Cédula de ldentidad yElectoral (0 Pasaporte) No. residente encale casaNo. de1sector ,cedo atitulode donaciôn definitiva la colecciôn de, autorizando alArchivoa haceruso y difusiôn de lam isma en provecho de laNaciôn dominicana.Dado en ,a 1os ( )dias de1mes de1afio ( ).Firma de1donanteEncargado de1archivoreceptor

-60-ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNFORM ULARIO DE SOLICITUD PAIG PR/STAMO INTERNOSNA-FOIIOr anismoNo.depréstamoNombrede1solicitanteFechaM otivosde1préstamo:No.deregistroDocumentaciôn generalsolicitadaSignatura Unidad de Fechaconservaciôn devoluciôndeSolicitante

-61-ARCHIV O G ENEML DE LA NACIONFORM ULARIO DE SOLICITUD DE PR/STAMO EXTERNOSNA-F012Or anismoNo.depréstam oNombrede1solicitanteFechaM otivosde1préstamo:Destino:Fonnatransporte:No.deregistroDocumentaciôn generalsolicitadaSignatura Unidad de Fechaconservaciôn devoluciôndeFirma solicitante

-62-ARclllvo GENEM L DE LA NACIUNSISTEM A NACIONAL DE ARCHIVOS E INSPECTORWFORM ULARIO DE ACTA DA INFM CCIONSNA-F013Acta nùm.lnvolucrados:NombreCédulaNo.NombreCédulaNo.NombreCédulaNo.lnforme Ejecutivo de lnspectoria:Bienesafectados

-63-En caso de infraestrudurao plataforma,informâticaom obiliario,especificar dafios y sum agnitud:Nombresy firm as:lnspectorlnspectorTestigoTestigoDADO en Santo Domingo de Guzm ân, Distrito Nacional, capital de la RepflblicaDominicana,a1osdos(2)diasde1mesdemarzodedosmi1diez(2010).,afiosl67 delalndependenciay l47 delaRestauraciôn.LEONEL FERNiNDEZDec.No.130-10 que coloca en situaci6n deretiro con disfrute de pensi6n,a variosoficialesgeneralesdela Policia Nacional.LEONEL FERNANDEZPresidentedela RepùblicaDom inicanaNUM ERO :130-10