Veure pdf - Universitat Rovira i Virgili

Memòria del Consell Social de la URV 2012i financen aquests programes estableixen nous mecanismes de gestió mésexigents i subjectes a auditories més estrictes; 2) la mateixa URV demandacada cop més dades, xifres i informes de mobilitat que s’han de facilitar, jaque estan vinculats a indicadors de visibilitat internacional i finançament.Aquest canvi, complex per la ràpida evolució i necessitat d’adaptar-sea l’entorn, no està resultant fàcil. En primer lloc comporta articular tots elsactors i unitats implicats en la mobilitat (Centre Internacional, coordinadorsde mobilitat, secretaria de centre, Servei de Gestió Econòmica...), sense quehi hagi procediments de coordinació clarament definits. Així mateix, exigeixgestionar correctament la informació, la qual cosa implica informatitzar idigitalitzar tot un conjunt de processos que fins al 2010 eren del tot manualsi poc definits.A continuació descrivim de forma breu els principals canvis implantatsen el procés administratiu de la gestió de la mobilitat durant el curs 2010-11,per a la convocatòria 2011-12. La situació, fins al setembre de 2010, era quela mobilitat, fins que es va crear el Centre Internacional, és gestionava desde l’antiga Oficina de Relacions Internacionals. La gestió era manual i nohi havia processos clars ni definits. Hi havia un escàs ús de mecanismes deregistre de la documentació i aquesta estava en format paper, fet que dificultavael control real de les mobilitats entrants i sortints.Aquesta situació es traduïa en una escassa informatització: tota la informacióde registre, control, pagaments, contactes i convenis estava suportadaen documents Word i Excel, que no s’actualitzaven de forma sistemàtica.Els principals problemes d’aquest sistema de funcionament era un excés dedocumentació en paper, una integritat nul·la de les dades, dificultats importantsper generar informes, oferta de convenis caducats, inexistència d’unaconvocatòria pública de mobilitat, manca de criteris comuns de selecció idificultats en la gestió econòmica i rendiment de comptes. A partir de 2010i fins al juliol de 2011, per tal de donar resposta als principals problemes, esva dissenyar el procés per aportar-li noves eines de control. La primera decisióva ser centralitzar la gestió administrativa, que fins aquell moment estrobava dispersa entre els coordinadors de mobilitat. Aquesta centralitzacióha d’acabar permetent tenir un control més exhaustiu de les dades que calgestionar, aprofitant sinergies i homogeneïtzant processos entre els diferentscentres. En la primera fase s’ha millorat la gestió, el control i l’explotació deles dades de la mobilitat; per aconseguir-ho, es va confeccionar, des del CentreInternacional, les bases de dades que permetin controlar la gestió diària,així com nodrir els indicadors i els informes pertinents. Així mateix, aquestes37