uso de los sellos notariales (seco y húmedo) - Poder Judicial

A.- USO DE LOS SELLOS NOTARIALES (SECO Y HÚMEDO)1.- EN LAS AUTENTICAS:a) Utilice el sello húmedo para cancelar los timbres del Colegio de Abogados ypara sellar los codos de cobro que paga el Banco Atlántida.b) Aplique el sello seco (con el cual autoriza la autentica) al final del texto de laautentica, en el lugar de costumbre o sea en los renglones posteriores a lanota “ULTIMA LINEA” (sin dejar espacios), luego firme (firma entera) a lapar del sello.2.- EN EL PROTOCOLO, TESTIMONIOS O COPIAS, ACTAS NOPROTOCOLARES, Y CERTIFICADOS DE RESOLUCIONES:a) En el protocolo únicamente se utilizará el sello húmedob) Si se trata de testimonios o copias, con el sello húmedo cancele el o lostimbres que lleva adheridosa) Autorice el documento aplicando el sello seco al final del mismo, en el lugaracostumbrado, ponga su firma entera a la par del sello seco.NOTA: En todo lo demás (actas no protocolares, certificados de resoluciones)aplique el sello seco al final de las mismas.B.- CIERRE DEL PROTOCOLOSiendo obligación del Notario cerrar su protocolo el último día de cada año,procederá de la siguiente manera:a) Después del último instrumento autorizado durante el año notarial, elNotario cerrará su protocolo consignando la nota de cierre, luego agregaráun folio en blanco para cumplir con lo establecido en el Articulo 38 delCódigo del Notariado: “Las notas de apertura y cierre de los protocolos seconsignarán en pliegos individuales”. Después del folio en blanco incluirá elíndice con los datos que se especifican en el Articulo 54 del Reglamento delCódigo del Notariado; en seguida deberá finalizar integrando al protocolodiez folios en blanco.

NOTAS: 1.- Si para realizar las actividades antes especificadas no cuenta conpapel especial notarial de color verde, (solo por esta vez) utilice el papel de coloranaranjado.2.- La forma de elaborar el índice es optativa, no existe disposición algunaque obligue al Notario estructurarlo de tal o cual manera, lo importante es quecontenga los datos que establece el Artículo 54 antes mencionado.3.- En virtud de que el Notario depositará en la Contraloría del Notariadolos protocolos contentivos de escrituras matrices, se produce entre Notario yContraloría un cambio en las responsabilidades (expedición de copias,certificaciones etc.) ya que son asumidas por la Contraloría; y, en razón de que loscinco espacios para efectos de anotaciones ya han sido utilizadas por el Notario, esabsolutamente necesario que el Notario adhiera al final del protocolo los diez foliosen blanco (preferentemente de color verde si los tiene) para que la Contraloría delNotariado pueda efectuar las anotaciones que posteriormente al depósito de losprotocolos contentivos de escrituras matrices tenga que efectuar.C.- CREDITO A FAVOR DE LOS NOTARIOS1. Los Notarios tienen un plazo de tres meses que vencen el 31 de marzo de2013, para depositar en la Contraloría del Notariado los protocoloscontentivos de escrituras matrices autorizados durante el año 2012; y, unplazo de 6 meses efectivos a partir del 26 de octubre de 2012 paradepositar los correspondientes del año 2006 al 2011, esto último, so penade tener problema para adquirir papel especial notarial de color verde.2. Los Notarios al depositar en la Contraloría del Notariado el protocolocorrespondiente al año 2012, adjuntarán de forma separada los folios delpapel especial notarial impreso en color verde que no hubiesen utilizado, ymediante escrito al efecto lo entregarán al Departamento de Archivo,Registro y Control quien lo contabilizará, cruzara la información con el papelutilizado en el último tomo para comprobar el sobrante, lo archivará bajo suresponsabilidad emitirá la respectiva nota de crédito al Notario, quien a suvez la presentará a la Secretaria General de la Contraloría del Notariado,mediante escrito de solicitud de pago del valor del papel no utilizado ydevuelto. La Contraloría del Notariado remitirá durante el mes de abril decada año un listado de Notarios que hayan entregado papel especialsobrante color verde y adjuntándose las copias de las notas de crédito a laPagaduría Especial de Justicia, ésta informará a través de la Contraloría delNotariado la forma y fecha en que recibirán su pago.CONTRALORIA DEL NOTARIADOABOG. Julio C. Raudales L.