INFORME DE ACTIVIDADES - Gobierno en línea.

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALMODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALCONVENIO INTERADMINISTRATIVODE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Coordinación de Investigación, Políticas yEvaluaciónPrograma Agenda de ConectividadEstrategia de Gobierno en línea© República de Colombia – Derechos ReservadosBogotá, DC., Diciembre de 2011CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 1 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNFORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTOTítulo:Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea territorialFecha elaboración 2011 – 12 – 07Este documento tiene como objetivo generar la definición del Modelo de Implementación dela Estrategia de Gobierno en línea en orden territorial el cual tendrá en cuenta la definiciónSumario:del Manual 3.0 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y los insumosgenerados en actividades de discusión y aporte de ideas realizados en fases anteriores.Palabras Claves:Modelo, Implementación, Territorial, Estrategia, Gobierno en líneaFormato: DOC Lenguaje: EspañolDependencia:Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: Programa Agenda deConectividad. Estrategia de Gobierno en línea.Código: N/A Versión: 2.0 Estado: AprobadoCategoría:Documento técnicoAutor (es):CINTELRevisó:Fernando Augusto Segura RestrepoLíder Gobierno en línea territorial.Coordinación de Articulación yAcompañamiento.Firmas:Aprobó:Ana Carolina RodríguezCoordinación Investigación, Políticas yEvaluaciónInformación Adicional:No adicionalUbicación:CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 2 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALCONTROL DE CAMBIOSVERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN1.0 2011–10–30Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobiernoen línea territorial.1.1 2011–12–07 Documento ajustado.2.0 2011–12–26 Documento aprobado.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 3 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNTABLA DE CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN 62. ANTECEDENTES Y OBJETIVOS 122.1 Objetivo general 142.2 Objetivos específicos 143. METODOLOGÍA DE LA FASE DE CONSTRUCCIÓN DEL MODELO DEIMPLEMENTACIÓN 153.1 Relación de actividades 154. MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEATERRITORIAL 174.1 Estructura general 174.2 Audiencia del Modelo 194.3 Principios 204.4 Metodología de Autodescubrimiento 214.5 Guías para la implementación del Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea 364.5.1 Introducción 364.5.2 Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0 384.5.3 Matriz de Actividades Sugeridas por Temática 394.6 Caja de Herramientas 414.6.1 Estructura 414.6.2 Temáticas 414.6.3 Métodos de aplicación práctica 424.6.4 Guías y lineamientos 424.6.5 Referencias a casos de éxito 425. CONSIDERACIONES FINALES 43CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 4 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALLISTA DE FIGURASFigura 1 Mapa estratégico para las investigaciones de Gobierno en línea ...................................................................................... 6Figura 2 Arquitectura de Gobierno en línea ...................................................................................................................................... 8Figura 3 Relación de actividades de la Fase 2. Construcción del Modelo de Implementación...................................................... 15Figura 4 Estructura general del Modelo de Implementación para la Estrategia del Gobierno en línea territorial....................... 18Figura 5 Mapa de actores involucrados en el Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea territorial ..... 20Figura 6 Estructura de desglose de una temática ........................................................................................................................... 31Figura 7 Instrumento de autodescubrimiento – Cuestionario........................................................................................................ 34Figura 8 Instrumento de autodescubrimiento – Valoración y presentación de resultados .......................................................... 35Figura 9 Estructura general de las Guías para la implementación del Manual 3.0. ....................................................................... 37Figura 10 Estructura de la Matriz de aspectos requeridos por componente y nivel de madurez del Manual 3.0. ...................... 39Figura 11 Estructura de la Matriz de Actividades Sugeridas por Temática .................................................................................... 40Figura 12 Estructura general de la Caja de Herramientas ............................................................................................................... 41Figura 13 Caja de Herramientas – Página Principal Wiki ................................................................................................................ 45Figura 14 Caja de Herramientas – Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0 ...................................................................... 46Figura 15 Caja de Herramientas – Matriz de Actividades Sugeridas por Temática ........................................................................ 46Figura 16 Caja de Herramientas – Mapa de Ruta de una Temática................................................................................................ 47Figura 17 Caja de Herramientas – Información de contexto para un Aspecto Requerido............................................................. 47Figura 18 Caja de Herramientas – Descripción de actividades para un Aspecto Requerido ......................................................... 48CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 5 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓN1. INTRODUCCIÓNLa estrategia de Gobierno en línea contribuye con la construcción de un Estado más eficiente,más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda lasociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar lacompetitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos loscolombianos.Para lograr esta visión, se han adoptado los siguientes objetivos:Facilitar la eficiencia y colaboración en y entre las entidades del Estado, así como con lasociedad en su conjuntoFortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el mejoramiento de lacalidad de vidaContribuir al incremento de la transparencia en la gestión públicaPromover la participación ciudadana haciendo uso de los medios electrónicosEn el marco de las investigaciones que adelanta CINTEL, y con el fin de satisfacer los objetivosplanteados por la Estrategia de Gobierno en línea, se han establecido los siguientes elementosestratégicos, que se han organizado desde las dimensiones Cliente, Financiera, Procesos y deAprendizaje y Desarrollo:Figura 1 Mapa estratégico para las investigaciones de Gobierno en línea||CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 6 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL1. En la perspectiva Cliente, para satisfacer las necesidades de los clientes del Gobierno enlínea es necesario considerar elementos como:a. Escuchar a los clientes a través de mecanismos de comunicación bidireccional, esdecir entre las entidades y los clientes (crowdsourcing).b. Empoderar a los clientes en la toma de decisiones.c. Permitir la construcción colectiva del Estado, en conjunto con los clientes.d. Proveer servicios fáciles, rápidos, accesibles, confiables, interoperables y queanticipen el comportamiento de los clientes.2. En la perspectiva Financiera, con el fin de involucrar a toda la sociedad en el desarrollo dela Estrategia de Gobierno en línea, se debe:a. Propiciar la inversión racional y sostenible en la modernización de los procesosinternos y de prestación de servicios por parte de las Entidades a través de las TIC.b. Incentivar la creación de modelos de negocio a partir de la prestación de serviciospor parte de terceros.c. Propiciar que el costo del acceso a los servicios por parte de los clientes seaequilibrado y competitivo.d. Generar incentivos para impulsar el desarrollo de servicios, tanto por las entidadescomo por terceros.3. En la perspectiva de Procesos, es necesario orientar los procesos a:a. Prestar servicios sin barreras de acceso, orientados a satisfacer necesidades de losusuarios.b. Crear, distribuir y manipular información electrónica masiva, protegiendo lainformación del individuo.c. Conocer a los clientes; sus gustos, necesidades y su comportamiento.d. Promover y divulgar los servicios de Gobierno.4. Finalmente, en la perspectiva de Aprendizaje y desarrollo, se deben contemplar lossiguientes aspectos estratégicos:a. Generar capacidad de colaboración entre los funcionarios de las diferentesEntidades.b. Crear una cultura digital que aproveche las TIC para crear valor a los clientes.c. Habilitar canales de formación para la sociedad para la apropiación de las TIC y laparticipación y colaboración.d. Generar capacidades de innovación permanente en las Entidades del Estado.Posteriormente, y con el fin de organizar todos los modelos en una arquitectura de referencia, seconstruyó la siguiente visión de arquitectura de Gobierno en línea, la cual es una definiciónconceptual del modelo a desarrollar por la Estrategia de Gobierno en línea:CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 7 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNFigura 2 Arquitectura de Gobierno en líneaLa arquitectura está compuesta de tres componentes: Una red de servicios, un entorno decolaboración y un componente de Gobernabilidad.1. La red de servicios, contiene una serie de servicios interrelacionados de información,transacción y participación; los cuales son accedidos a través de diferentes canales deacceso. Entre los canales de acceso que se puede encontrar están la Televisión, elInternet, el Celular, los Canales Presenciales, entre otros. Los servicios de información corresponden a aquellos servicios que se generanexclusivamente para publicar información. Entre los servicios de informaciónencontramos el Portal Único de Contratación, los Portales Territoriales, los Portalesde las Entidades, entre otros. Los servicios de transacción corresponden a aquellos servicios sobre los cuales losclientes pueden realizar operaciones con el Estado. Entre estos serviciosencontramos la Ventanilla Única de Registro de Propiedad del Inmueble, elCertificado de Antecedentes Fiscales, la Solicitud de constancia juramentada porperdida, extravió de documentos o elementos, entre otros. Los servicios de Participación corresponden a aquellos que dispone el Gobiernopara promover la participación ciudadana en la toma de decisiones. Entre estosCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 8 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALservicios se encuentra la Urna de Cristal, el Micrositio de Vive Gobierno en línea,entre otros.2. El entorno de colaboración es el lugar donde interactúan todos los actores de la sociedaden la construcción de los servicios que serán prestados en la Red de Servicios. En esteentorno se pueden identificar Ciudadanos, Empresas del Sector Productivo, Entidades delEstado y la Academia. Este entorno de colaboración da origen a un proceso continuo dePublicación de datos, publicados por las Entidades; generación de procesos de negocioque hacen uso de estos datos, por parte de todos los actores; esquemas de co-creación,que permiten la interacción de múltiples actores de la sociedad para la prestación de losservicios, y finalmente estrategias de prestación de servicio, en donde cada actor definecómo prestar el servicio que va a colocar en la red de servicios. Adicionalmente, esteproceso se retroalimenta a partir de la participación de los usuarios, desde la mejora a lacalidad de los datos, hasta la estrategia de prestación de servicio. Lo que da origen a unproceso permanente que promueve la publicación de más datos, que a su vez conllevan ala prestación de más servicios.3. En el Entono de Colaboración los diferentes actores interactúan de la siguiente manera: Entidades: Requieren transformarse para poder integrar a los diferentes actores dela sociedad en la prestación de servicios. Sector Productivo: Genera nuevos modelos de negocio, para facilitar la prestación yprovisión de servicios a los ciudadanos. Academia: Participa entregando conocimiento a partir de sus investigaciones sobrelos actores de la sociedad. Ciudadano: Participa a través de la creación de comunidades para la participación yconstrucción colectiva.Este entorno de colaboración se soporta en unos componente de apoyo, que involucrantanto Soluciones de soporte como de Infraestructura Tecnológica. Las Soluciones de soporte corresponden a aquellas soluciones que se requieren poruno o varios servicios, y que facilitan la dinámica del entorno de colaboración alfacilitar la concentración de esfuerzos en la construcción de funciones de valor paralos clientes. Entre las soluciones de soporte encontramos la solución deAutenticación en línea, Notificación en línea, Botón de pago, Tramitador en línea.Estas soluciones pueden ser provistas tanto por las entidades del Estado, como porterceros, y dependerá de su uso estratégico quien las desarrolle. La Infraestructura Tecnológica corresponde a la base tecnológica sobre la cualoperarán los servicios de la Red de Servicios. Entre los componentes de laInfraestructura Tecnológica encontramos Centros de Datos, Redes deComunicación, Centros de Contacto. Cada uno de estos componentes puede serprestado por varias Entidades o Empresas, y debe cumplir con un conjunto deestándares de calidad, prestación de servicio y seguridad, que hacen parte de laGobernabilidad. Finalmente, se encuentran en este componente de apoyo, los esquemas deincentivos, acompañamiento y medición, los cuales facilitan la masificación de laEstrategia y la construcción del Entorno de Colaboración.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 9 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓN4. El componente de Gobernabilidad facilita que la construcción de la arquitectura se puedarealizar por parte de todos los actores de la sociedad, a partir de unos principios,lineamientos, metodologías, guías y estándares, así como con la administración de la basede conocimiento y la revisión permanente del Marco legal y regulatorio.El modelo de implementación manual v3.0 de Gobierno en línea para las entidades Territorialesde la república de Colombia es el instrumento a partir del cual se busca facilitar la implementaciónde esta estrategia en las entidades del orden territorial hasta el 2019. Este documento tiene encuenta los componentes definidos en la Estrategia de Gobierno en línea 1 (Mapa estratégico yarquitectura), el Manual 3.0 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea –oManual 3.0, así como el referente brindado por el Modelo de Abordaje de las Fases deInteracción y Transacción de la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial 2 ; ycorresponde a una evolución del Modelo de Abordaje de las Fases de Interacción y Transacciónde la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial desarrollado en el año 2008.Este modelo se ha construido en el marco de la investigación relacionada con definir la estrategiade implementación del Manual 3.0. Esta investigación se divide en cuatro grandes fases, a saber,1) Fase de Diagnóstico, 2) Fase de Construcción del Modelo de Implementación de la Estrategiade Gobierno en línea territorial, 3) Fase de Construcción de herramientas de apoyo para laimplementación del Modelo, y 4) Fase de Diseño de una prueba piloto de la puesta en prácticadel Modelo de Implementación en una o más entidades.El presente documento desarrolla los contenidos asociados a la Fase de Construcción del Modelode Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea territorial, el cual a su vez utiliza comoinsumos principales: 1) los resultados de la Fase de Diagnóstico de esta investigación y, 2) losresultados de investigaciones realizadas por el Programa Gobierno en línea en temas deprospectiva y estrategia alrededor de la implementación del Manual 3.0 de la estrategia deGobierno en línea.Este documento presenta en el Capítulo 2 los antecedentes asociados al desarrollo deactividades de apropiación de la estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial, así comoen el diseño y construcción del Modelo de implementación. En el capítulo 3 se establece elobjetivo general y los objetivos específicos de este documento a la luz del alcance propuesto parael desarrollo de la Fase de Construcción del Modelo de implementación. El capítulo 4 establece la1 Gobierno en línea. (2011). “Evolución del Gobierno en línea en Colombia” Ministerio de Tecnologías de la Información y las Co municaciones.Consultado en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/Documento_de_evoluci_n_de_la_pol_tica_GEL_20110630.pdf.Consultado el: 15 de Octubre de2011.2 Gobierno en línea. (2011). “Evolución del Gobierno en línea en Colombia” Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.Consultado en:http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/Documento_de_evolucin_de_la_poltica_GEL_20110630.pdf. Consultado el: 15 de Octubre de 2011.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 10 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALmetodología definida para la construcción de este documento. La metodología evidencia lasmúltiples fuentes documentales y actores territoriales que sirvieron como punto de referencia yvalidación de los contenidos sugeridos a las entidades del orden territorial en el Modelo deimplementación. Finalmente, en el capítulo 5 se presenta el Modelo de implementación de laestrategia de Gobierno en línea territorial, modelo que brinda continuidad a los esfuerzosdesarrollados por el Programa Gobierno en línea durante los años 2006 – 2011 alrededor de laimplementación de la estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden territorial.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 11 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓN2. ANTECEDENTES Y OBJETIVOSLas diversas cumbres mundiales realizadas durante los últimos años, sea la de Sociedad de laInformación en Ginebra (2004) y Túnez (2005) 3 , la de Las Américas o la de Autoridades Locales(2005 y 2009) 4 , exhiben como visión común el uso de las TIC en los gobiernos locales como unacondición –más que como simple opción– para el progreso y modernización del Estado.Desde esa perspectiva, el tránsito de los gobiernos locales hacia la incorporación de las TICrepresenta un inmenso desafío, no tanto en la perspectiva tecnológica, como por la innovaciónorganizacional y cultural que exige y demanda a los municipios. En ese sentido, el gobiernoelectrónico se constituye en un proyecto fundamentalmente político, que comporta grandescambios en las esferas institucional, organizacional, gerencial y cultural.En este contexto, la estrategia de Gobierno en línea en el nivel territorial constituye unaherramienta fundamental para alcanzar la modernización del estado a través de la promoción deservicios de tecnología que simplifiquen y faciliten la comunicación de los ciudadanos y empresascon el estado y potencien la labor de los funcionarios públicos 5 . Es por ésta razón que desde elPrograma Gobierno en línea se viene realizando importantes esfuerzos para apoyar el proceso deimplementación de la Estrategia en los municipios y departamentos colombianos, más aunteniendo en cuenta el papel estratégico que éstos cumplen en la interacción y relación directacon los ciudadanos.Con este propósito el Programa Gobierno en línea adelanta desde el año 2006 un proceso deacompañamiento y capacitación que busca generar las capacidades locales a través de lascuales se masifique el uso y apropiación del Gobierno en línea apoyando así el proceso demodernización del Estado.El enfoque general de acompañamiento y capacitación que recibieron los municipios ydepartamentos para iniciar el proceso de implementación de la Estrategia y consolidar la fase deinformación, se basó en un modelo de intervención integral que se desarrolla en cuatromomentos: sensibilización, coordinación institucional, capacitación y profundización,sostenibilidad y socialización. Su ejecución se realizó fundamentalmente de forma presencial através de una entidad operadora con la responsabilidad de coordinar la realización de lasdiferentes acciones para el logro de los objetivos planteados por la Estrategia.3 Organización de las Naciones Unidas para las Tecnologías de la Información y la Comunicación-UIT. “Cumbre Mundial sobre la Sociedad de laInformación (Ginebra 2003 y Túnez 2005)”. Consultado en:http://www.itu.int/wsis/index-es.html. Consultado el: 20 de Septiembre de 2011.4 Organización de los Estados Americanos. “Quinta Cumbre de las Américas: Puerto España, Trinidad y Tobago, 17 al 19 de abril d e 2009”.Consultado en: http://www.summit-americas.org/v_summit_sp.html. Consultado el: 20 de Septiembre de 2011.5 Gobierno En línea. (2009). “Documento Descriptivo de la estrategia Gobierno en línea territorial”. Ministerio de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 12 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALDe esa forma, el desarrollo de la labor de acompañamiento a los municipios se realizó en dosetapas diferenciadas: Etapa 1 en los años 2006 – 2007 beneficiando 619 municipios. Etapa 2 en los años 2007 – 2008 en 426 municipios.En general el trabajo en campo planteado para el desarrollo de las etapas mencionadas, incluyolas siguientes actividades:● Visita exploratoria: donde se presentaba la Estrategia de Gobierno en línea de manerageneral y las actividades del acompañamiento.● Primera visita: Inicio del uso del sitio Web, en algunos fue necesario adelantar capacitaciónen ofimática.● Segunda visita: Acompañamiento con el diligenciamiento de algunos canales del sitio Web.● Acompañamiento virtual: Acceso de los funcionarios al uso del el aula virtual paracontinuar su aprendizaje, lo que se planteó como opcional.Con el propósito de fortalecer este proceso de acompañamiento, y basados en la expedición delDecreto 1151 de 2008, el Programa decidió adelantar un ciclo denominado de “actualización ysostenibilidad” que buscaba profundizar la fase de información de la Estrategia de Gobierno enlínea y consolidar las condiciones para el desarrollo de las siguientes fases.Posteriormente, con el fin de avanzar en las fases de Interacción y Transacción en el nivelterritorial el Programa definió un Modelo de Implementación el cual constituye una herramientaque busca desarrollar en las entidades del nivel territorial las capacidades y condicionesnecesarias para cumplir con los objetivos planteados en ambas fases de la Estrategia.El Modelo de Implementación es un instrumento de uso práctico que busca facilitar laimplementación de la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial. Este Modelo agrupaelementos teóricos y prácticos que soportan las actividades de capacitación, articulación yacompañamiento a entidades por parte del Programa Gobierno en línea.Con la aparición y consolidación de tendencias como Gobierno Abierto, Gobierno 2.0, el uso deprácticas Web 2.0 en los modelos de gobierno electrónico, el rol de la información –y enparticular, el de los datos– como mecanismo base para el desarrollo de iniciativas y proyectos degobierno electrónico que se alinean a principios de eficiencia y transparencia, participación ycolaboración ciudadana 6 , por mencionar algunos, así como los avances que ha tenido laEstrategia de Gobierno en línea en Colombia 7 , surge la necesidad de evolucionar esta estrategiapara los años venideros, y por consiguiente el Modelo de Implementación.6 Gobierno en Línea. (2010) “Visión y Prospectiva del Gobierno en línea al 2019”. Vol. 4.0.1. Ministerio de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones-CINTEL. Consultado en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/Evolucion_de_la_eGEL_vcorta_25_ago_10.pdf.Consultado el: 05 de Septiembre de 20117 Gobierno en Línea. (2011). “Evolución del Gobierno en línea en Colombia” Ministerio de Tecnologías de la Información y las Co municaciones.Consultado en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/Documento_de_evolución_de_la_politica_GEL_20110630.pdf.Consultado el: 05 de Septiembre de2011.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 13 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓN2.1 Objetivo generalDesarrollar el Modelo de Implementación orientado a establecer la estrategia de implementacióndel Manual de Gobierno en línea V3.0, en las entidades territoriales. Considerando para ello comoinsumos la generación de espacios de discusión y mesas de trabajo con expertos 8 y el aporterealizado en la Fase de Diagnóstico 9 y la Fase de Construcción 10 del Modelo de estainvestigación.2.2 Objetivos específicos●●●Formular y presentar la estructura sobre la cual se basa el Modelo de Implementación dela Estrategia de Gobierno en línea territorial.Desarrollar los contenidos conceptuales y metodológicos asociados a cada elemento queconforma la estructura del Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobierno enlínea territorial.Introducir los contenidos y establecer referencias a las herramientas y/o metodologíasnecesarias para el desarrollo e implementación de cada una de los componentes delManual de Gobierno en línea V3.0 en las entidades de nivel territorial. Lo que soporta ladefinición del Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea territorial.8 Mesa de trabajo con expertos9 La Fase de Diagnóstico contemplo la visita presencial a 8 entidades territoriales.10 La Fase de Construcción del Modelo de Implementación contempló la realización de 2 foros de validación con entidades del orden nacional yterritorial.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 14 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL3. METODOLOGÍA DE LA FASE DE CONSTRUCCIÓN DELMODELO DE IMPLEMENTACIÓN3.1 Relación de actividadesCon el fin de brindar claridad y soporte a los resultados de la Fase de Construcción del Modelo deImplementación presentado en este documento, se establece la metodología esquematizadapresentada en la Figura 3.Figura 3 Relación de actividades de la Fase 2. Construcción del Modelo de ImplementaciónLa Fase de Construcción del Modelo de Implementación contempla el desarrollo de actividadesque permitan generar el Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobierno en líneaterritorial en donde se establecen las directrices y la metodología guía para la implementación dela Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial, a saber:A. Formulación: En donde se define la estructura, enfoque y metodología del Modelo deImplementación para las entidades territoriales. Como punto importante, se presenta laestructura, enfoque y alcance de un conjunto de guías orientadoras para la implementacióndel Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea.Como resultado de la metodología del Modelo de Implementación, se define una estructuratemática para la Caja de Herramientas; instrumento en donde se referencian contenidoscomo casos de éxito, metodologías, buenas prácticas, guías y recomendaciones que orientanen la implementación del Manual 3.0, a las entidades territoriales.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 15 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNB. Validación: En donde a partir de la realización de un foro, grupos focales y mesas de trabajocon entidades del orden nacional y territorial así como expertos, se incorporan lassugerencias y recomendaciones requeridas para brindar completitud, calidad y congruenciaal Modelo de Implementación y la estructura temática para la Caja de Herramientas.C. Presentación de resultados: En donde a partir de la realización de una validación conexpertos temáticos–entidades del orden nacional y territorial–, se presentan los resultadosfinales del Modelo de Implementación y los contenidos asociados a la Caja deHerramientas 11 .Los capítulos posteriores de este documento presentan los resultados de las actividadesrelacionadas en la Figura 3.11 La Caja de Herramientas se traduce a la construcción de una base de conocimiento que almacena la totalidad de contenidos de i nterés ysoporte para el uso del Modelo de Implementación.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 16 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL4. MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DEGOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL4.1 Estructura generalEl Modelo de Implementación de la Estrategia del Gobierno en línea territorial es un instrumentoque busca facilitar la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea para los años 2013 a2019 en las entidades del orden territorial. Para ello, presenta una serie de contenidos que lepermitan a las entidades, entre otros aspectos:●●●●Acceder a herramientas metodológicas que faciliten la implementación colaborativa de laEstrategia de Gobierno en línea.Adelantar acciones internas que orienten y faciliten la implementación de la Estrategia deGobierno en línea.Comprender en un lenguaje sencillo el alcance e impacto del Manual 3.0 para laimplementación de la Estrategia de Gobierno en línea.Conocer herramientas tecnológicas que apoyen la implementación de la Estrategia deGobierno en línea.En la Figura 4 se observa la estructura del Modelo de Implementación, en el cual se definen tres(3) grandes componentes que facilitan la comprensión y apropiación de la Estrategia de Gobiernoen línea..1. Metodología de Autodescubrimiento: Permite que la entidad pueda evaluar su nivel deconocimiento alrededor de las diferentes temáticas involucradas en la implementación dela Estrategia de Gobierno en línea, así como identificar y perfilar aspectos de interés que lepermitan abordar su implementación.2. Guía de Actividades Sugeridas: Orienta a la entidad territorial en la implementación dela Estrategia de Gobierno en línea.3. Caja de Herramientas: Agrupa contenidos de gran ayuda para la implementación de lasactividades sugeridas.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 17 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNFigura 4 Estructura general del Modelo de Implementación para la Estrategia del Gobierno en líneaterritorial.El objetivo principal de los tres componentes referenciados en la Figura 4, es el de facilitar lacapacidad de aprendizaje y desarrollo autónomo de las capacidades requeridas en una entidadpara la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.La Metodología de Autodescubrimiento, que busca brindar a la entidad territorial la capacidadde identificar de manera independiente el nivel de conocimiento actual y/o requerido para unaadecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Esta metodología apunta a laidentificación de fortalezas y debilidades de los procedimientos, organización, estructura yfuncionamiento de la entidad para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.Nota importante: Es importante resaltar que la Metodología de Autodescubrimiento no constituyeun mecanismo oficial para validar o certificar el avance en la implementación de la Estrategia deGobierno en línea por parte de la entidad. El resultado de su aplicación no reemplaza losresultado del Sistema de Monitoreo y Evaluación aplicado por el Programa Gobierno en línea. Noobstante, se considera un instrumento complementario y útil que facilita la identificación de puntosde fortalecimiento para la implementación de la Estrategia en la entidad, así como el punto deacceso para el uso de las Guías para la Implementación del Manual 3.0 y la Caja deHerramientas.Las Guías para la Implementación del Manual 3.0 se dividen de la siguiente manera: 1) Unamatriz que relaciona aspectos sugeridos por el Modelo de Implementación que se consideranrequeridos para abordar cada componente y nivel de madurez definidos en el Manual 3.0, y2) una matriz de actividades facilitadoras segmentadas por temática de la Estrategia de Gobiernoen línea.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 18 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALLa Caja de Herramientas, que constituye un compendio de información estructurada y dinámicaalrededor de las temáticas involucradas en la Estrategia de Gobierno en línea. Facilita el acceso acontenidos de diferente tipo que le permite a las entidades apropiar nuevo conocimiento, asícomo desarrollar capacidades importantes en sus modelos de gestión, por ejemplo, referencias acasos de éxito en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de otrasentidades, referencias a documentos normativos y legales que brinda legitimidad a laimplementación de iniciativas de Gobierno en línea, metodologías de apoyo para el desarrollo deiniciativas4.2 Audiencia del ModeloEl Modelo de Implementación se encuentra alineado integralmente con el Manual 3.0 para laimplementación de la Estrategia de Gobierno en línea; en este sentido, el Modelo reconoce laimportancia de contemplar la totalidad de actores que se benefician de él. Para esto, se segmentala audiencia en tres grandes grupos: 1) Implementadores del Modelo, 2) Aliados colaboradores y3) Beneficiarios finales.Implementadores del ModeloLos actores principales a los que se encuentra dirigido del Modelo de Implementación son: Gobernaciones Alcaldías Entes descentralizados Contralorías Asambleas ConcejosAdicionalmente el Programa Gobierno en línea direcciona su evoluciona y sirve como actorfacilitador para la implementación del mismo.Aliados ColaboradoresEn el sector público, las entidades del orden nacional involucradas en la Estrategia de Gobiernoen línea pueden apalancarse y soportar el Modelo de Implementación y las relaciones entre elgobierno nacional y el gobierno territorial que se desprenden de su aplicación. Se identifican almenos: ministerios, entidades adscritas, departamentos administrativos, superintendencias,empresas del Estado, sociedades de economía mixta.En el sector privado, se identifica al menos: empresas con conocimiento y experiencia consultivae implementación de Gobierno electrónico, desarrolladores de software, universidades, centrosde investigación, organizaciones no gubernamentales.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 19 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNBeneficiarios finalesCiudadanos y sector privado en general con acceso a los servicios y contenidos de gobierno.La Figura 5 establece las relaciones entre los diferentes actores que conforman la audiencia delModelo de Implementación.Figura 5 Mapa de actores involucrados en el Modelo de Implementación de laEstrategia de Gobierno en línea territorial4.3 PrincipiosLa evolución de la Estrategia de Gobierno en línea fomenta la creación y consolidación dedinámicas que faciliten el trabajo en equipo en y entre entidades, la difusión y replicación decasos exitosos, así como el apalancamiento en buenas prácticas que agreguen valor a lasentidades al momento de involucrarse en su implementación.El Modelo de Implementación se alinea con una serie de principios que buscan fortalecer la visiónen el corto, mediano y largo plazo de la Estrategia de Gobierno en línea. Estos principios seenuncian a continuación:CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 20 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALAutonomía y LiderazgoLas entidades, conscientes de sus fortalezas y debilidades, son autónomas para seleccionar yaplicar los mecanismos institucionales que dentro de sus capacidades resulten mejores para laimplementación de la Estrategia de Gobierno en línea. El liderazgo de aquellas que cuentan conmejores oportunidades y capacidad de avance debe verse reflejado en su participación para elmejoramiento mismo del Modelo de Implementación, y más importante el de la Estrategia deGobierno en línea.Crecimiento colectivoLa Estrategia de Gobierno en línea reconoce la existencia de un ecosistema conformado pormúltiples actores y elementos que requieren interactuar de manera coordinada y colectiva parapermitir su evolución. Divulgar y compartir el conocimiento adquirido y los casos de éxito quepuedan ser de interés para otros actores que conforman el Gobierno en línea territorial esresponsabilidad de toda entidad.AutoaprendizajeEs fundamental fomentar una dinámica en donde las entidades promuevan permanentemente laconsulta, mejoramiento e innovación en la forma de aplicar conocimiento alrededor de laimplementación de la Estrategia de Gobierno en línea, así como en aquellos aspectosfundamentales que le permitan desarrollar y consolidar un modelo de gestión más moderno.EquilibrioEl Modelo de Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea territorial puede ser usadopor cualquier entidad del orden territorial –gobernación, alcaldía, entes descentralizados,contralorías, asambleas y concejos– al incorporar estadios básicos y avanzados que se alineancon la heterogeneidad y capacidades de los territorios. En cualquier caso podrá ser reutilizado porentidades del orden nacional que deseen fortalecer sus conocimientos en aspectos particulares ogenerales de la Estrategia de Gobierno en línea territorial.4.4 Metodología de Autodescubrimiento4.4.1 IntroducciónEl Modelo de Implementación establece como punto de partida el desarrollo de un ejercicio deautodescubrimiento en la entidad que le permita dimensionar el nivel de conocimiento y lascapacidades que deberá desarrollar en pro de avanzar en la Estrategia de Gobierno en línea, yen particular, en la implementación del Manual 3.0. En el contexto del Modelo de Implementación,las ventajas de aplicación del ejercicio de autodescubrimiento se resumen de la siguiente manera:CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 21 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓN●●●Brinda una estructura lógica para el análisis y evaluación sobre el desarrollo de lasacciones y resultados de la entidad territorial frente a las Estrategia Gobierno en línea.Es una manera eficiente en cuanto a tiempo y recursos para identificar restricciones,oportunidades, capacidades de la entidad en la implementación de la Estrategia deGobierno en línea.Facilita la identificación de conocimiento o capacidades que la entidad debe apropiar odesarrollar para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.Con base en lo anterior, se identifica una serie de objetivos para la definición de una metodologíaque soporte la realización del ejercicio de autodescubrimiento, a saber:●●●Proporcionar a las entidades territoriales un instrumento que permita valorar su nivel deconocimiento e interés en el contexto de la implementación de la Estrategia de Gobiernoen línea.Facilitar a las entidades posibles rutas para el abordaje de las temáticas que son fuertesy/o fortalecer sus capacidades para involucrarse en aquellas que son débiles.Fomentar el interés en la entidad para ahondar y acceder a más y mejor información sobreel entendimiento y abordaje de las temáticas de la Estrategia de Gobierno en líneaterritorial.Para ello, se define una metodología que soporta el ejercicio de autodescubrimiento en la entidadque se guía por lo siguiente:●●●La metodología se soporta en un instrumento de autodescubrimiento; materializado encuestionarios cortos con una estructura de preguntas cerradas. El instrumento buscaevaluar nivel de conocimiento en cada temática por parte de la entidad.La aplicación adecuada del instrumento requiere de la participación de múltiples actores alinterior de la entidad. En particular aquellas dependencias o personas con conocimiento enel ámbito institucional, tecnológico, legal, y de la prestación de servicios al interior de laentidad.Como resultado de la aplicación del instrumento, se obtiene una valoración cualitativa quele permite a la entidad identificar el conjunto de aspectos requeridos y por ende lasactividades que le permitan apropiar conocimiento que facilite la implementación de laEstrategia de Gobierno en línea, y como consecuencia le ayude en el cumplimiento de loscriterios del Manual 3.0.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 22 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL4.4.2 MetodologíaLa Metodología de Autodescubrimiento se estructura en torno al listado de temáticas sobre lascuales se orienta la Estrategia de Gobierno en línea. Estas temáticas constituyen, en otrostérminos, las áreas de conocimiento en donde la entidad deberá involucrarse para efectos decomprender y abordar adecuadamente el enfoque, alcance y los resultados esperados de laimplementación de la Estrategia.Con el fin de presentar el contexto sobre el que se desarrolla la Metodología deAutodescubrimiento, se listan y enuncian a continuación cada una de las temáticas:Apertura de InformaciónLa temática de apertura de información comprende dos líneas de trabajo para la entidad:información y datos; la primera consiste en la publicación de información de interés para losciudadanos en el sitio web y otros canales de la entidad, para lo cual el Manual de Gobiernoen línea establece información básica a publicar (datos de ubicación de la entidad,organigrama de la entidad, entre otros). La segunda línea de trabajo, la apertura de datos,conocida en inglés como Open Data, busca poner a disposición del público conjuntos dedatos sin procesarLa diferencia entre información y datos radica en que la información se encuentra procesaday lista para ser utilizada por un usuario final, tal como el documento del plan de desarrollomunicipal; los datos por su parte son registros a ser utilizados por terceros para laconstrucción de servicios y aplicaciones. Bajo esta línea de pensamiento, podría plantearseque si todas las entidades publicaran información de su gasto presupuestal, un tercero podríadesarrollar una aplicación que muestre el gasto de presupuesto por regiones.La apertura de datos parte de 8 principios básicos, a saber:Los datos deben estar completos: Se debe permitir el acceso a todos los datospúblicos, lo cuales son aquellos que no están sujetos a ningún tipo de restricción opolíticas de privacidad, seguridad o privilegio. De esta forma, la información y losdatos a publicar incluyen: documentos, bases de datos, grabaciones ytranscripciones.Los datos deben ser primarios: La publicación de los datos debe ser tal cual sonrecolectados, tratando de dar la mayor precisión y el detalle que sea posible, no deforma agregada o con modificaciones.Los datos deben ser oportunos: Los datos se publican tan pronto como seaposible para que su valor de uso sea mayor.Los datos deben ser accesibles dado que existe una gama amplia de usuarios,cada uno con propósitos distintos al acceder a los datos abiertos.Los datos deben ser procesables por máquinas, es decir, se debe hacer unaestructuración de los datos que haga posible que sean manejados de maneraautomatizada.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 23 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNEl acceso no debe ser discriminatorio, en este sentido, los datos y la informaciónpublicada debe estar disponible para todo el público sin requerimientos de registro.Los formatos de los datos no deben ser de uso restringido, dicho de otra forma,ninguna entidad debe tener el control exclusivo de los formatos en los cuales sepublica la información o los datos.Los datos deben ser de uso libre, así las cosas, sobre los datos e informaciónpublicada no debe haber restricciones de uso por derechos de autor, marcas,secreto, entre otros. Así mismo, no deben recaer sobre ellos políticas de privacidad,seguridad o privilegio.La Estrategia Gobierno en línea promueve la apertura de información y datos en sucomponente de información; para ello, pondrá a disposición de todas las entidades unaplataforma única en la cual los usuarios podrán acceder de manera centralizada a los datos einformación abierta de todas las entidades públicas colombianas; en este sentido, laresponsabilidad de las entidades públicas del orden territorial consiste en poner a disposiciónde esta plataforma los datos e información que se ha determinado que pueden abrir. Aún así,la apertura de datos en una entidad no debe depender de la puesta en marcha de estaplataforma, dado que también deberían publicarse en el portal institucional de cada una delas entidades.Cero Papel“El concepto de oficinas cero papel u oficina sin papel se relaciona con la reducciónsistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel porsoportes y medios electrónicos. Es una consecuencia de la administración electrónica que serefleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soporteselectrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. Laexperiencia de países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que losdocumentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que elEstado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o enpapel.” 12 .El Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea incorpora la temática de Cero Papeldentro de la fase de transformación, siendo este un tema estrechamente relacionado con laautomatización de trámites y servicios, los formularios electrónicos, apertura de información ypuntualmente con iniciativas de firma y notificación electrónica. Adicionalmente, la temática12 Programa Gobierno en Línea. (2011). “Cómo comenzar una estrategia de cero papel en su entidad”. Ministerio de Comunicaciones. Bogotá-Colombia. Consultado en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/GUIA_2_Como_comenzar_cero _papel.pdf. Consultado el: 17 de noviembre de 2011.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 24 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALde Cero Papel se relaciona con un proceso transversal en las entidades como la GestiónDocumental, en la que se debe tener en cuenta la implementación de Sistemas de Gestiónde Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, considerando la conservación a largoplazo del patrimonio documental digital.Servicios de Interacción con el CiudadanoEl principio que rige el servicio público es aquel que ubica al ciudadano como eje de lagestión y razón de ser de la administración. Ninguna función administrativa o actividad estataltiene justificación si no está dirigida a garantizar los derechos de los ciudadanos y asatisfacer las necesidades de la ciudadanía.La entidad territorial debe estar organizada para los ciudadanos y en esa perspectiva losservidores públicos son precisamente eso, servidores, cuyo principal objetivo es la atenciónequitativa, respetuosa e incluyente al ciudadano . Debe notarse la importancia de cambiar lacultura de servicio en la Administración Municipal y orientarla hacia la satisfacción integral,eficaz y equitativa de las necesidades de los ciudadanos.[1]Las tecnologías de información y comunicaciones permiten apalancar el servicio y la atenciónal ciudadano a través de medios digitales, interactivos y de acceso masivo, permitiendoentablar una relación cercana y directa con la ciudadanía, al tiermpo que se atiernden susnecesidades.El desarrollo de estos servicios se encuentra enmarcado en la fase de interacción de laEstrategia de Gobierno en Línea “habilitando la comunicación de dos vías entre losservidores públicos y la ciudadanía, mediante mecanismos que acercan al ciudadano con laadministración y le posibilitan contactarla”.Trámites y ServiciosEsta temática busca el mejoramiento de la provisión de trámites y servicios a los ciudadanosy empresas mediante la utilización de medios y herramientas tecnológicas para que lasentidades del Estado sean más eficientes y ofrezcan servicios de mayor calidad a lacomunidad.Para poder alcanzar el objetivo de la temática la ruta de abordaje brinda un caminocronológico que le presenta a la entidad las herramientas sobre las cuales puede apoyar laautomatización de trámites y servicios, las cuales pueden estar presentes en las entidadespero no es fácil de evidenciar la forma como pueden ser utilizadas en éste tema que espercibido por las entidades como de alto costo de implementación.Aunque la temática se centra en la utilización de medios y herramientas tecnológicas, esa partir de la simplificación, mejoramiento y racionalización de procesos, procedimientos yCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 25 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNtrámites promovida por la política antitrámites que se desencadenan los proyectos deaprovechamiento de las tecnologías de la información en la prestación de trámites yservicios, por lo cual es recomendable que las entidades aborden estos temas con antelacióno de forma paralela al abordaje de esta temática. El Departamento Administrativo de laFunción Pública es quien apoya estos temas, contando con la documentación y experiencianecesaria para realizar el acompañamiento a las entidades, pero debido a que este tema esrelevante para el abordaje de esta temática, es posible obtener mayor información en lasiguiente página de la Wiki: Racionalización de procesos, procedimientos y trámites.También es útil para el abordaje de esta temática la implementación del Modelo Estándar deControl Interno (MECI) y del sistema de gestión de calidad, los cuales brindan la identificaciónde trámites y servicios de la entidad, los procesos asociados, usuarios afectados y entidadesexternas inmersas en los procesos, lo cual facilita la visualización de optimizaciones a losprocesos que pueden aprovechar el uso de tecnologías de información, además la entidadpodrá observar con mayor claridad los beneficios que trae consigo el abordaje de éstatemática.Sistema de Contratación Pública – SECOP“El Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP – es un sistema gerencialbasado en una herramienta tecnológica de apoyo a la contratación pública que integra lossistemas de información actuales, facilitando información sobre estos procesos y entregandoa las entidades estatales herramientas para modernizar y optimizar la gestión contractual” 13 .Este sistema se crea mediante el decreto No. 2178 de 2006, el cual, en su articulo 1establece: “Créase el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) como uninstrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá lainteracción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y ORG”.El SECOP cuenta con dos fases para su implementación: la informativa y la transaccional. Laprimera fase se refleja en el Portal Único de Contratación (PUC), que fundamentalmentefacilita el acceso a información relacionada con la contratación de bienes y servicios quehace el Estado. Esta primera fase se concentra en la promoción de la trasparencia parahacer públicas las contrataciones del estado a través del uso de las TIC. Por otro lado, la fasetransaccional busca proporcionar herramientas para permitir a las entidades realizar procesosde selección y contratación en línea apalancándose en medios electrónicos.En este sentido, este sistema busca facilitar y agilizar los aspectos contractuales de lasentidades estatales, particularmente el tiempo destinado al proceso de selección, así mismo,13 Programa Gobierno en línea. “Sistemas Electrónico para la Contratación Pública – SECOP”. Consultado en:http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/Documento_General_SECOP.pdfCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 26 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALproveer información veraz y confiable que permita una correcta toma de decisiones por partede las entidades. En general, la herramienta busca incorporar las TIC como un soporte a lacontratación de las entidades del estado para mejorar su eficiencia y disminuir los costosasociados al uso de medios tradicionales que no han sido del todo eficientes.Participación CiudadanaLa Participación Ciudadana constituye un elemento fundamental que busca mejorar larelación entre el gobierno y los ciudadanos, posibilitando a los mismos, a través de nuevosespacios y formas de participación, ejercer un rol activo en la toma de decisiones y enformulación de las políticas públicas en los distintos niveles y ámbitos del gobierno.Con la participación ciudadana se pueden desarrollar e implementar políticas más informadasy favorecer una mayor transparencia y responsabilidad de las administraciones, generandoasí una mayor confianza en el gobierno y las instituciones. Adicionalmente, la participaciónciudadana permite satisfacer la creciente demanda de los ciudadanos para que sus puntosde vista se tengan más en cuenta y haya una mayor transparencia en la gestión política.Por su parte la llamada participación electrónica (e-participación), entendida como lautilización y aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) parala promoción y desarrollo de la participación ciudadana, permiten lograr que los procesos dedecisión incorporen más alternativas, más personas, de manera más rápida y eficiente. Eneste sentido el surgimiento de nuevos medios de comunicación y colaboración apoyados enel uso intensivo de las TIC está afectando y favoreciendo la forma en que losciudadanos participan y desarrollan su compromiso cívico.InteroperabilidadPara entender la importancia y beneficios de que todas las entidades adoptenrecomendaciones comunes para intercambiar información, es fundamental unificar losprincipales conceptos a los que hace referencia esta guía, entre los que se resaltan:interoperabilidad, marco de interoperabilidad para Gobierno en línea y servicio de intercambiode información.Si bien la interoperabilidad ha sido entendida como la habilidad de dos o más sistemas ocomponentes para intercambiar y utilizar información, dentro del Gobierno en línea suinterpretación se extiende más allá del concepto puramente técnico. Involucra retos dediversos tipos para el intercambio efectivo de información, bajo un enfoque sistémico queredunde en mejores servicios hacia la ciudadanía, retos relacionados con la voluntad política,la formación y apropiación al interior de las entidades, con la necesidad de integrar procesosinterinstitucionales o con la ausencia de un marco legal adecuado que le otorgue lasfacultades a una entidad para intercambiar su información.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 27 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNEs por esto que para el desarrollo de la estrategia de Gobierno en línea la definición deinteroperabilidad es acogida como:“El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información yconocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar laentrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas la academia y a otras entidades”A su vez, el Marco de Interoperabilidad para Gobierno en línea es un conjunto de elementosque orientan el intercambio de información a nivel público y está constituido por:Principios y políticas que orientan los esfuerzos en políticas, aspectos legales yorganizacionales de las entidades, con el fin de facilitar la interoperabilidad.Un modelo de administración compuesto por un modelo de madurez, un modelo deadministración y uno de implementación.Un conjunto de recomendaciones, protocolos, estándares y guías metodológicas,necesarias para que las entidades compartan información a través de servicios deintercambio de información, con el propósito de facilitar la prestación de sus servicios aciudadanos, empresas y otras entidades públicas en Colombia.Un servicio de intercambio de información tiene por característica que se realiza a través deun medio de transmisión electrónica, un mecanismo magnético, electrónico o telemático parael intercambio de información, sin que esto genere costo alguno para la entidad que solicita lainformación. La definición consignada en el Marco para la Interoperabilidad de Gobierno enlínea y en el Manual para la implementación de la Estrategia 3.0 es el siguiente:“Forma en la que dos o más entidades coordinan su actuar desde el dominiopolítico-legal, sociocultural, organizacional, semántico y técnico paragarantizar que el intercambio de información entre ellas se realiza de formalegal, correcta y eficiente”Múltiples CanalesLos cambios dinámicos de las Tecnologías de la Información – TIC han conducido a que sedé una evolución en los canales que son usados por los ciudadanos para comunicarse conlas entidades públicas. Esta temática aborda esos diferentes canales que se usan por losciudadanos para comunicarse con las entidades, así las cosas tenemos canales como:presenciales, página web, redes sociales, líneas de atención al ciudadano, entre otras.Un aspecto vital en esta temática es la accesibilidad, es decir, la posibilidad que existe deque los múltiples canales de la entidad puedan ser accedidos y usados por la mayor cantidadde usuarios, independientemente de las limitaciones del individuo u otros factores decontexto; en otras palabras, estamos hablando de que los canales de la entidad seanCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 28 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALaccesibles indiferentemente del hardware o software usado, la infraestructura de red, elidioma, la cultura, localización geográfica, capacidad de los usuarios, entre otros.Gestión de Tecnologías de la InformaciónLas organizaciones actuales hacen inversiones importantes en recursos de tecnología de lainformación para apoyar sus procesos. El valor significativo y relevante que el uso dela información tiene para las entidades determina que todos los procesos relativos a laproducción, administración y uso de servicios de Tecnologías de la Información (TI) debenser óptimamente gestionados y controlados para asegurar la calidad de la información,niveles de servicio y soporte al cumplimiento de los objetivos de la entidad.Al interior de las entidades existe un área o personas particulares que generan y proveen losservicios de TI y un grupo de clientes internos (usuarios en otras áreas de la entidad) yexternos (ciudadanos, otras entidades) que demandan esos servicios y esperan suprestación oportuna y con calidad. Las relaciones y comunicaciones entre el proveedor de TIy los clientes de TI deben ser administradas a través de un área que garantice la óptimaentrega y soporte de servicios.Gestión de TI se considera una temática transversal dado que en ella se desarrollancapacidades en la entidad que soportan el desarrollo de las demás temáticas, tal como laprovisión de infraestructura y conectividad, el manejo de proveedores de tecnología, y engeneral la administración de los proyectos e iniciativas de tecnología de la entidad.Seguridad de la InformaciónLa información es en la actualidad el elemento primordial de cualquier organización, de talmanera se hace importante la implementación de medidas que propendan por salvaguardarla integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información que manejan las entidades,con el fin de asegurar la operación de las mismas.Bajo la óptica y alcance de los principios definidos en la Estrategia de Gobierno en línea,existen dos principios que corresponden a: “Protección de la información del individuo” y“Credibilidad y confianza en el Gobierno en línea”. Para lograr el cumplimiento de estosprincipios, se requiere que tanto los Servicios de Gobierno en línea como la IntranetGubernamental cumplan con los tres elementos fundamentales de la Seguridad de laInformación ya mencionados, a saber:Confidencialidad: la información debe ser accesible sólo a aquellas personasautorizadas a tal fin.Integridad: la información y sus métodos de procesamiento deben ser completos yexactos.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 29 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNDisponibilidad: la información y sus recursos relacionados deben estar disponiblescada vez que se los requiera.Para la correcta administración de la Seguridad Informática se deben establecer y mantenerprogramas y mecanismos que busquen cumplir con los tres requerimientos mencionados, noúnicamente bajo la perspectiva tecnológica de las mejores prácticas y estándaresinternacionales en seguridad de la información, sino también es necesario, abordar laproblemática de la seguridad desde la perspectiva organizacional y jurídica, con el fin deconsolidar una buena práctica en el Estado Colombiano, en lo referente a la prestaciónsegura de los Servicios de Gobierno en línea.En materia de seguridad de la información existe un amplio panorama de normas técnicas,estándares y mejores prácticas que han sido emitidas por entidades gubernamentales,grupos de interés, institutos de normalización, organizaciones independientes y comunidadacadémica. En Colombia, las normas internacionales en seguridad de la información, hansido adoptadas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC,por otra parte, el Gobierno Colombiano ha generado normativas de control interno como elMECI 1000 y de calidad como la NTCGP 1000 apoyado por estándares internacionales(COSO, ISO9001 respectivamente).El desarrollo de cada temática se ve reflejado en los criterios que evidencia el Manual 3.0, y quepor lo tanto, demanda una adecuada comprensión de su naturaleza, complejidad y lasinterrelaciones que existen entre ellas. Con el propósito de facilitar el desarrollo de estasactividades, el Modelo de Implementación, establece una estructura de desglose que le permitade manera progresiva e incremental profundizar en cada temática.Teniendo en cuenta que la naturaleza de las actividades es diversa y varía de acuerdo a latemática a la que se encuentre asociada, éstas son agrupadas en diferentes elementosagrupadores que facilitan la comprensión misma de una temática. La Figura 6 Estructura dedesglose de una temática relaciona la estructura de desglose de una temática.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 30 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALFigura 6 Estructura de desglose de una temáticaEn primera instancia se establece un Mapa de Ruta que relaciona una secuencia de etapasordenadas de acuerdo a su nivel de complejidad. El Mapa de Ruta es el mecanismo principalpara que una entidad identifique los pasos –o etapas– a seguir con el propósito de desarrollar unatemática. Más adelante se describe la relación entre cada etapa del mapa de ruta y los niveles demadurez definidos en el Manual 3.0.Posteriormente, cada etapa se asocia a un conjunto de Aspectos Requeridos. Un aspectorequerido no es más que una característica deseada en la gestión de la entidad dentro delcontexto de la Estrategia de Gobierno en línea, por ejemplo, para la temática de Cero Papel, laapropiación de conocimiento o habilidades para el uso de herramientas ofimáticas o electrónicascomo el correo electrónico puede ser considerado como un aspecto requerido.Finalmente, el desarrollo de Actividades concretas asociadas a los diferentes aspectosrequeridos que habilitan o materializan la apropiación de conocimiento o el desarrollo de nuevascapacidades al interior de la entidad. Así entonces, son estas actividades las que el Modelo deImplementación lista, describe y soporta a lo largo de sus contenidos, en particular con la ayudade la Caja de Herramientas. Con el propósito de sugerir el perfil de las dependencias o personasque pueden liderar el desarrollo de las actividades al interior de la entidad, estas actividades seasocian a dimensiones 14 de la entidad, a saber:14 Estas dimensiones son adoptadas del Modelo de Abordaje de las Fases de Interacción y Transacción de la Estrategia de Gobierno en línea enel orden territorial.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 31 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNInstitucionalHace referencia a las actividades que deben desarrollarse para asegurar que las entidadestengan la organización institucional y capacidad necesaria para definir y gestionar políticas deGobierno en línea. Resalta la importancia de considerar las medidas a nivel político de tomade decisiones en las entidades, organizacionales y técnicas necesarias para desarrollar eimplementar de manera exitosa el Gobierno en línea. Adicionalmente, fomenta lamodernización de aspectos organizacionales referentes a diseño y rediseño de procesos denegocio, mejoramiento en la segmentación de roles y responsabilidades de los funcionarios,y la adopción de estrategiaPersonal con conocimiento en los procesos de negocio y la estructura organizacional de laentidad resulta relevante para el liderazgo de actividades asociadas a esta dimensión, porejemplo, aquel perteneciente a las oficinas de secretaría general, planeación y controlinterno.Contenidos y ServiciosHace referencia a todas aquellas actividades encaminadas a analizar las necesidades clavesobre la producción de contenidos y la gestión de servicios en iniciativas de Gobierno enlínea. Contempla actividades de caracterización y perfilamiento de las necesidades de losusuarios de la entidad. Fomenta de igual manera la estadarización de los procedimientosutilizados para la construcción de contenidos y servicios con una alta orientación alciudadano.Oficinas como la de control interno, comunicaciones, atención al ciudadano pueden sercandidatos adecuadas para el desarrollo de estas actividades.Marco LegalProcesos de definición de normas y reglamentos legales y regulatorios que dan validez a losservicios de Gobierno en línea, y que sirven de mecanismo para promover el uso de losmismos por parte de los ciudadanos.Personal del área jurídica de la entidad son los llamados a liderar el desarrollo de estasactividades.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 32 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALPromoción y DivulgaciónActividades que deben desarrollarse para el diseño de mecanismos de estímulo a laparticipación, de todos aquellos que consumen o demandan información, trámites y serviciosde Gobierno en línea dirigidos no sólo a los ciudadanos, sino a los demás clientes delGobierno en línea como son las empresas, o los servidores públicos. Contempla actividadesde mejoramiento de contenidos y servicios a partir de esquemas de participación ciudadana,y servicios de interacción con el ciudadano.Oficinas como la de comunicaciones, atención al ciudadano pueden ser candidatosadecuadas para el desarrollo de estas actividades.TecnologíaActividades para la combinación efectiva de hardware, software y mecanismos decomunicaciones o de conectividad, con la finalidad de crear una plataforma tecnológica quesoporte las iniciativas de Gobierno en línea de una manera robusta, fiable y segura. Evalúalas capacidades de gestión de tecnología con la que cuentan aquellos que se vinculan a laprestación de trámites y servicios por medios electrónicos. Fomenta la incorporación deaspectos estratégicos a la gestión de tecnología en las entidades, así como la evolución deoficinas de sistemas a oficinas de tecnología e información.Oficinas como la de planeación, sistemas e informática son sugeridas como líderes para estetipo de actividades.Un ejercicio de autodescubrimiento objetivo y acorde a la realidad de la entidad es la maneraadecuada para identificar los contenidos que más le serán útiles. Se recomienda que laMetodología de Autodescubrimiento sea liderado y ejecutado por las personas que vienensoportando o se espera soporten la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea alinterior de la entidad.Una vez comprendida la estructura que soporta el entendimiento de una temática, esimportante comprender la manera en que se aplica la metodología, caracterizada por trespasos que se describen a continuación.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 33 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNPaso 1. Aplicación del instrumento de autodescubrimiento.El instrumento de autodescubrimiento –Conocimiento– se materializa en un cuestionarioque aborda la totalidad de temáticas de la Estrategia de Gobierno en línea. En este,relaciona la descripción detallada de cada temática, los beneficios esperados deinvolucrarse en ella –en el contexto de la implementación de la Estrategia de Gobierno enlínea–, y una descripción de los factores más importantes a tener en cuenta para que seadesarrollada de manera apropiada en la entidad.Para evaluar el nivel de conocimiento se establecen preguntas cerradas alrededor de losdiferentes aspectos requeridos que conforman las diferentes etapas de una temática.Figura 7 Instrumento de autodescubrimiento – CuestionarioCon base en las respuestas de la entidad el cuestionario totaliza los resultados. y asignauna valoración preliminar por cada aspecto requerido que conforma las diferentes etapasdel mapa de ruta de la temática. Para efectos ilustrativos, la Figura 7 Instrumento deautodescubrimiento – Cuestionario muestra un ejemplo sencillo de preguntas que evalúannivel de conocimiento para la temática de Participación Ciudadana en su etapa 1, y cuyasrespuestas son de tipo “Si – No”.La valoración final de cada aspecto requerido es un número entre 0 y 2, y su asignación esel resultado de ponderar la totalidad de respuestas consignadas en el cuestionario.Nota importante: Los cuestionarios podrán contener preguntas cuya respuesta varíen entipo –selección múltiple, falsa o verdadera, por mencionar algunos–. Esto con el fin defacilitar la valoración y el cumplimiento del objetivo de cada pregunta.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 34 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALNota importante: Para brindar flexibilidad en la aplicación de la Metodología deAutodescubrimiento, la entidad puede aplicar cualquiera de los instrumentos –nivel deconocimiento o nivel de interés– para evaluar un conjunto de temáticas particulares, oaquellas que sean de su interés, conllevando a que no sea estrictamente necesario laevaluación integral de todas las temáticas.Paso 2. Valoración y presentación de resultadosDe acuerdo con la calificación obtenida en el paso 1, se establece una matriz de valoracióny presentación de resultados que se evidencian en la Figura 8.Figura 8 Instrumento de autodescubrimiento – Valoración y presentación deresultadosLa matriz contiene la siguiente información:●●●La sumatoria de las valoraciones asignadas a los aspectos requeridos de cadaetapa de la temática. Fila denominada Sumatoria.Una valoración cualitativa –Adecuado, Aceptable o Deficiente– sugerida por cadaetapa de la temática. Fila denominada Valoración de Conocimiento por Etapa.El estado sugerido en el cual se podría situar la entidad, a saber: 1) PreparaciónRequerida, 2) Capacidad de Implementación o 3) Capacidad de Mejoramiento. Filadenominada Estado Sugerido para la Entidad.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 35 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNEl estado de “Preparación Requerida” denota la necesidad de la entidad de apropiar elconocimiento requerido para desarrollar la capacidad de implementar un determinadoaspecto requerido.El estado de “Capacidad de Implementación” denota la posibilidad de la entidad de darinicio a la implementación de un aspecto requerido.El estado de “Capacidad de Mejoramiento” denota la posibilidad de la entidad paraimplementar aspectos requeridos de mayor nivel de complejidad.Nota importante: Si bien la matriz de valoración y presentación de resultados sugiere unestado en el cual la entidad puede situarse, es responsabilidad de ésta identificar aquellosaspectos o actividades de estados previos que considere relevantes o necesarios en sucontexto.Paso 3. Sugerencias de intervenciónLuego que la entidad identifica el estado en que lo sitúa la matriz de valoración ypresentación de resultados, el instrumento de autodescubrimiento establece sugerencia deintervención, o en otras palabras, un listado de actividades o aspectos requeridos que sesugieren abordar y/o implementar en la entidad. Estos listados y el detalle de loscontenidos que lo conforman hacen parte de la Caja de Herramientas.El paso final de la Metodología de Autodescubrimiento se conecta directamente con losdos componentes restantes de la estructura del Modelo de Implementación, es decir lasGuías para la Implementación del Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea y laCaja de Herramientas. Las secciones 4.5 y 4.6 describen en detalle la estructura de estosdos componentes y la manera en que complementan la Metodología deAutodescubrimiento presentada en esta sección.4.5 Guías para la implementación del Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea4.5.1 IntroducciónLa Metodología de Autodescubrimiento busca guiar la manera en que la entidad se involucre enel contexto de la Estrategia de Gobierno en línea. En particular, el Manual 3.0 es el instrumentoque define una serie de criterios a cumplir por la entidad en periodos de tiempo concretos. Elvalor agregado del Modelo de Implementación es el de ofrecer un nivel de detalle adicional paraque la entidad comprenda adecuadamente el contexto en el que estos criterios se deben cumplir;es decir, la manera sugerida en que debería abordarse y la temática a los que se encuentranasociados.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 36 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALEl Modelo de Implementación sugiere la aplicación de unas guías que facilitan la implementacióndel Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea. Los contenidos que forman parte de estasguías se estructuran de tal forma que la entidad conozca:●●●La manera en que los criterios del Manual 3.0 tiene relación directa con los aspectosrequeridos que define el Modelo de Implementación.El conjunto de aspectos requeridos asociados a cada componente y nivel de madurez delManual 3.0.El conjunto de actividades que conforman cada uno de los aspectos requeridos, y que sesugieren para su desarrollo.Las guías son materializadas en la Caja de Herramientas del Modelo de Implementación, y enellas se incorporan contenidos de apoyo para la entidad tales como métodos de aplicaciónpráctica, guías y recomendaciones, referencias a casos de éxito, entre otros. La sección 5.6 Cajade Herramientas describe en detalle el alcance de estos contenidos y su relevancia dentro delModelo de Implementación. Así entonces, se define una estructura general de las Guias para laimplementación del Manual 3.0 –Ver Figura 9–.Figura 9 Estructura general de las Guías para la implementación delManual 3.0.Las guías para la implementación del Manual 3.0 se desagregan en dos elementos principales, asaber:Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0, en donde se establecen los aspectosrequeridos asociados a cada componente y nivel de madurez del Manual 3.0. Esimportante recordar que cada aspecto requerido se encuentra asociado a una temáticaparticular, razón por la cual la entidad deberá desarrollar capacidades que le permitan enun momento del tiempo, y con el fin de dar cumplimiento a los criterios del Manual 3.0,involucrarse de manera paralela en diferentes aspectos requeridos.Matriz de Actividades Sugeridas por Temática, que relaciona integralmente para cadatemática la totalidad de etapas –del mapa de ruta–, aspectos requeridos y actividades quepermiten su desarrollo. Esta matriz se considera fundamental para el entendimiento de unaCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 37 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNtemática particular y la identificación de las actividades concretas que se sugierendesarrollar para involucrarse en los diferentes aspectos requeridos que se listan en laMatriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0.Es importante aclarar que aunque estas matrices varían en estructura, ambas permiten el accesoa la totalidad de aspectos requeridos identificados dentro del contexto del Modelo deImplementación. La diferencia principal radica en que la Matriz de Aspectos Requeridosrelacionados con el Manual 3.0 presenta los aspectos requeridos que se consideran relevantespara cada componente y nivel de madurez del Manual 3–0, mientras que la Matriz de ActividadesSugeridas por Temática presenta una secuencia lógica para el desarrollo de aspectos requeridosasociados a una temática particular.Las secciones posteriores describen la estructura detallada y el alcance de cada una de lasmatrices que conforman las guías para la implementación del Manual 3.0.4.5.2 Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0La Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0 es el instrumento que le permite a una entidadidentificar de manera ágil y sencilla, aquellos aspectos requeridos que se encuentraninvolucrados en el cumplimiento de los criterios del Manual 3.0 para cada componente y nivel demadurez.Tal y como se mencionó en la sección anterior, lo que resulta importante para una entidad, escomprender que todo aspecto requerido que formula el Manual de Implementación tiene unarelación directa con los criterios que define el Manual 3.0.Nota importante: El valor agregado de un aspecto requerido es que se asocia con un conjuntoactividades concretas que le permiten a la entidad involucrarse en él; característica que no tienenlos criterios del Manual 3.0.Nota importante: Para efectos complementarios, la Caja de Herramientas ofrece un listadodetallado que cruza la totalidad de aspectos requeridos del Modelo de Implementación contra loscriterios del Manual 3.0.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 38 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALFigura 10 Estructura de la Matriz de aspectos requeridos por componente y nivelde madurez del Manual 3.0.Se espera que la entidad utilice la Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0 como punto dereferencia principal para identificar el alcance, esfuerzo y complejidad asociada al cumplimientode los criterios del Manual 3.0.El detalle de cada aspecto requerido, es decir sus temáticas y respectivas actividades asociadas,son presentadas en la Matriz de Actividades Sugeridas por Temática.4.5.3 Matriz de Actividades Sugeridas por TemáticaLa Matriz de Actividades Sugeridas por Temática es el instrumento que presenta los mapas deruta –Ver Figura 6 Estructura de desglose de una temática -Estructura de desglose de una Temática–por cada una de las temáticas. En este sentido, es la principal fuente de apoyo práctico a laentidad que el Modelo de Implementación ofrece.A diferencia de la Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0, esta matriz establece latotalidad de aspectos requeridos y actividades que forman parte de una temática. Con el ánimode facilitar su comprensión, la matriz establece estados en los cuales se agrupan uno o másaspectos requeridos.En los casos donde sea posible para cada aspecto requerido o actividad, se lista una serie deconsideraciones legales o normativas que pueden servir como mecanismos de apoyo que brindalegitimidad, bien sea al aspecto requerido o la actividad en cuestión.Finalmente, a nivel del aspecto requerido o en algunos casos a nivel de actividades, sereferencian vínculos a contenidos que apoyan su implementación; la totalidad de estoscontenidos forman igualmente parte de la Caja de Herramientas.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 39 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNFigura 11 Estructura de la Matriz de Actividades Sugeridas por TemáticaVale la pena resaltar que el volumen de etapas, aspectos requeridos y actividades varía deacuerdo con la temática a la que pertenecen. Esto resulta congruente si se tiene en cuenta queexisten temáticas de la Estrategia de Gobierno en línea que demanden un mayor esfuerzo o enotro escenario, que tengan aspectos requeridos que puedan tener relevancia en otras temáticas.En este sentido, es posible encontrar escenarios tales como:● Para una temática particular, exista más de una etapa asociada a cualquiera de losestados definidos –Preparación, Implementación, Mejoramiento–.● Para una temática particular, las actividades de uno o más de sus aspectos requeridos noaborden la totalidad de estados definidos.● Para dos o más temáticas particulares existan aspectos requeridos que son comunes entresí.Se espera que la “Matriz de Actividades Sugeridas por Temática” sea el punto de acceso para latotalidad de contenidos que ofrece la Caja de Herramientas. Lo interesante de esta Matriz es quela entidad, de acuerdo con su nivel de conocimiento e interés particular, podrá evidenciar lasrelaciones entre temáticas de la estrategia, y por lo tanto entre criterios del Manual 3.0,permitiéndole por un lado reducir el esfuerzo que se requiere para dar cumplimiento a un conjuntode criterios relacionados, y por otro acceder a documentación valiosa que puede ser útil en otroscontextos –aparte de aquel asociado a la Estrategia de Gobierno en línea– de su gestión.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 40 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL4.6 Caja de Herramientas4.6.1 EstructuraLa Caja de Herramientas incorpora la totalidad de contenidos metodológicos tratados en estedocumento, junto con los instrumentos necesarios para su desarrollo. El objetivo de la Caja deHerramientas es servir como base de conocimiento integrada para los aspectos más relevantesde la Estrategia de Gobierno en línea territorial.La Caja de Herramientas es un instrumento que se encuentra sujeto a revisión y enriquecimientopermanente por parte de la audiencia del Modelo de Implementación. La relevancia de suscontenidos depende directamente del uso e impacto que puedan tener en la audiencia del Modelode Implementación para efectos de implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, yadicionalmente, en el contexto de la administración de la información, procesos y tecnología enlas entidades.La Figura 12 presenta la estructura general sobre la cual se construye la caja de herramientas. Enparticular, esta sección del documento se concentra en presentar el alcance y enfoque de loscontenidos que almacena la Caja de Herramientas en presentación de las temáticas de laEstrategia de Gobierno en línea, así como aquellos contenidos de apoyo para el desarrollo de lasactividades sugeridas en la “Matriz de Actividades Sugeridas por Temática” cuya estructura yalcance fue presentada en la sección 4.5.3 Matriz de Actividades Sugeridas por Temática.Figura 12 Estructura general de la Caja de Herramientas4.6.2 TemáticasTeniendo en cuenta la importancia de las temáticas en el contexto general del Modelo deImplementación, las Guías para la Implementación del Manual 3.0, en particular la Matriz deActividades Sugeridas por Temática, utiliza como base una serie de contenidos que relacionan larelevancia de cada temática dentro del contexto de la Estrategia de Gobierno en línea. De igualCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 41 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNmanera, se listan una serie de beneficios esperados del abordaje de cada temática por parte de laentidad.4.6.3 Métodos de aplicación prácticaLos métodos de aplicación práctica son referencias a contenidos que evidencian la estructura yalcance de metodologías de gran aplicabilidad para la entidad, y que resultan relevantes en elcontexto de cada temática y en general para la implementación de la Estrategia de Gobierno enlínea.Estos métodos pueden ser liderados por actores externos a la Estrategia –actores del sectorprivado o la academia– así como por actores asociados a ella –el Programa Gobierno en línea,entidades del orden nacional o territorial, empresas consultoras de gobierno electrónico odesarrolladoras de software, universidades u ONGs por mencionar algunos–. Todo esto, enrespuesta y bajo los lineamientos desarrollados por la estrategia de masificación de Gobierno enlínea.4.6.4 Guías y lineamientosLas guías y lineamientos son implementadas por los actores involucrados en la formulación delModelo de Implementación. Son contenidos que facilitan el desarrollo de aspectos requeridos oactividades puntuales de las Guías para la Implementación del Manual 3.0, y que surgen como elresultado de la experiencia de las entidades, el Programa Gobierno en línea y demás actorescontemplados en la audiencia del Modelo de Implementación.4.6.5 Referencias a casos de éxitoLos casos de éxito son considerados una de las fuentes principales para la apropiación deconocimiento por parte de las entidades, toda vez que permiten evidenciar los escenarios en losque otros actores –participantes o no de la Estrategia de Gobierno en línea– han logrado avancessignificativos en la implementación de las diferentes temáticas, los resultados obtenidos y elimpacto generado.Los casos de éxito referencian experiencias nacionales e internacionales, que varían en nivel dedetalle frente a las temáticas relevantes para la Estrategia de Gobierno en línea, y en generalfrente a iniciativas de gobierno electrónico y gestión de la administración pública.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 42 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALAdicionalmente, los casos de éxito se convierten en un punto de referenciación de entidades oactores claves que puedan facilitar o transferir conocimiento a aquellos que lo considerenrelevante.5. CONSIDERACIONES FINALESComo aspecto final, se listan a continuación algunas de las consideraciones más importantes quecomo entidad, se deben tener en cuenta frente al uso del Modelo de Implementación.Las bondades del uso del Modelo de Implementación…El Modelo de Implementación representa un instrumento que le permitirá a la entidad territorialacceder a conocimiento actualizado y relevante dentro del contexto de la Estrategia de Gobiernoen línea y en general, para su gestión como institución. Como tal, el Modelo recoge lasexperiencias de las entidades territoriales involucradas en la Estrategia desde el año 2006mediante los mecanismos de acompañamiento liderados por el Programa Gobierno en línea, asícomo con los lineamientos dictados en el año 2008 por el decreto 1151.Por estas razones, se motiva a las entidades territoriales y aquellos actores involucrados en eldiseño e implementación de la Estrategia de Gobierno en línea a participar del uso y evolución delModelo de Implementación, toda vez que se convierte en uno de los instrumentos principales quebrinda cobertura completa de las temáticas tratadas en el Manual 3.0, y profundiza en detalleActivación de la autonomía y liderazgo en las entidades…En respuesta a la evolución de la Estrategia de Gobierno en línea, el Modelo de Implementaciónimpulsa desde sus mismos principios e instrumentos de uso diario la generación de dinámicas detrabajo que lleven a las entidades a ser más autónomas y líderes. Elementos como lametodología de autodescubrimiento en donde la entidad con ayuda de contenidos de apoyo, escapaz de perfilar sus puntos de fortalecimiento, denotan la necesidad de fomentar un espíritu detrabajo autocritico y objetivo a la hora de planear, diseñar y ejecutar iniciativas para laimplementación de la Estrategia de Gobierno en línea.Adicionalmente, luego de más de cinco años de trabajo por parte de las entidades territorialesalrededor de la Estrategia, se identifican aquellas que por su interés y resultados notorios seCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 43 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNencuentra en capacidad de transferir conocimiento valioso que les permita a otras incrementarsus posibilidades de éxito y mejoramientoComplemento al Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea…Si bien los criterios establecidos en el Manual 3.0 tienen un carácter de cumplimiento obligatorio,el Modelo de Implementación profundiza y estructura contenidos que pueden acelerar sucomprensión e implementación de manera notoria. No obstante, el Modelo de Implementación sesugiere como un instrumento facilitador de carácter complementario y opcional, lo que permitiráseleccionar aquellos contenidos que le sean de mayor relevancia en cualquier momento deltiempo. Los contenidos del Modelo de Implementación podrán ser renovados o derogados deacuerdo al uso e impacto que generen en las entidades.El nuevo rol y enfoque de la Caja de Herramientas…A diferencia de la caja de herramientas concebida hasta antes de la construcción del Modelo deImplementación, cuyo uso estuvo orientado a facilitar el desarrollo de actividades operativas quese derivaban de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, el Modelo deImplementación entrega una base de conocimiento que sirva como insumo para el desarrollo deactividades estratégicas por parte de las entidades territoriales, por ejemplo, la apropiación deconocimiento y adopción de buenas prácticas de industria.La Caja de Herramientas consolida la totalidad de contenidos propuestos por el Modelo deImplementación, incluyendo la Metodología de Autodescubrimiento y las Guías para laImplementación del Manual 3.0 de la Estrategia de Gobierno en línea. Con el fin de facilitar elacceso, visibilidad y flexibilidad de los mismos, ésta se materializa en una herramienta deadministración de conocimiento denominada Wiki 15 . Las principales ventajas de una Wiki son:Mantiene un control de versiones de cada edición sobre sus contenidos.Permite la edición de contenidos por múltiples usuarios.Brinda acceso a la edición de contenidos web en usuarios con poco o ningúnconocimiento técnico.Brinda flexibilidad de estructura, razón por la cual puede ser usada con múltiplespropósitos.15 Una Wiki es un sitio web que permite la creación y edición de un sinnúmero de páginas web vinculadas entre sí a través de un navegador web.Las Wikis se utilizan comúnmente en un ámbito de trabajo colaborativo conformado por múltiples usuarios.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 44 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALLos contenidos publicados son de acceso inmediato, eliminando cualquier depedenciaentre la creación y la publicación de los mismos.Para efectos ilustrativos, se presentan a continuación algunas capturas de pantallacorrespondientes a la Wiki desarrollada como caja de herramientas del Modelo deImplementación.Figura 13 Caja de Herramientas – Página PrincipalWikiLa pantalla principal de la Wiki, deja verun menú compuesto por 4 ítems deinformación, a saber: Inició, o página de inicio endonde se describe la Estrategiade Gobierno en línea territorial,sus antecedentes másrelevantes, y manera en que suenfoque y alcance se alinea conla evolución de la Estrategia deGobierno en línea y el nuevoManual 3.0 para laimplementación de la Estrategiade Gobierno en línea. Modelo de Implementación,que presenta los contenidos quedescriben la estructura delmodelo, así como unaReferencia a detalles del mismo, en particular al listado de temáticas de la Estrategia deGobierno en línea, y la Metodología de Autodescubrimiento.Guías para la Implementación del Manual 3.0, en donde se presentan las matrices quefacilitan el acceso al desarrollo de las diferentes temáticas.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 45 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNTemáticas, en donde se desarrollan la totalidad de contenidos asociados a cada una de.En la sección de Guías para la Implementación del Manual 3.0, el usuario tiene accesointeractivo con las dos matrices que se establecen como punto de entrada a los contenidos delas diferentes temáticas.Figura 14 Caja de Herramientas – Matriz deAspectos Requeridos del Manual 3.0Figura 15 Caja de Herramientas – Matrizde Actividades Sugeridas por TemáticaEl usuario puede seleccionar la mejor manera de acceder a los contenidos de interés, bien seateniendo presente el nivel de madurez y el componente al que corresponde un listado deaspectos requeridos –Matriz de Aspectos Requeridos del Manual 3.0 - Figura 14– o aquellosrelacionados con una Temática particular la cual a su vez tiene un nivel de relacionamientofuerte con uno o más componentes de la Estrategia de Gobierno en línea –Matriz deActividades Sugeridas por Temática - Figura 15–. Las 10 temáticas relacionadas con laestrategia de Gobierno en línea.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 46 de 48

MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIADE GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIALFigura 16 Caja de Herramientas – Mapa de Ruta deuna TemáticaA medida que se navegan los de lasmatrices, el usuario se ira encontrandocon contenidos con mayor nivel dedetalle, sin dejar lado el contexto endonde estos son relevantes.Por ejemplo, cuando un usuario navegauna temática, podrá encontrar el listadode etapas secuenciales que formanparte de ella, su descripción yrespectivos aspectos requeridosasociados –Ver Figura 16–.Adicionalmente, cuando el usuarionavega por los contenidos de unaspecto requerido, independiente de lamatriz que haya utilizado como puntode entrada, la Wiki visualiza lainformación de cómo este se relacionacon la Temática y el Manual 3.0, talcomo lo ejemplifica la Figura 17.Figura 17 Caja de Herramientas – Información de contexto para un Aspecto RequeridoCONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 47 de 48

COORDINACIÓN DEINVESTIGACIÓN, POLÍTICAS Y EVALUACIÓNFinalmente, se presenta un listado de actividades con su respectivo título, detalle, dimensionesasociadas. El detalle de cada actividad referencia a contenidos internos o externos de la Wiki quecomplementan y describen a profunidad un instrumento de apropiación de conocimiento, porejemplo, una guía metodológica, un video alusivo.Con el fin de facilitar lacomprensión de lasactividades, estas serelacionan con los estadosdepreparación,implementación, o mejorapermanente.Figura 18 Caja de Herramientas – Descripción de actividadespara un Aspecto RequeridoFinalmente, se relacionanormatividad asociada alaspecto requerido, junto conreferencias externas einternas de apoyo.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 308 DE 2011Pág. 48 de 48