resumen ejecutivo del resultado del proyecto pnud/col/00042564

RESUMEN EJECUTIVODEL RESULTADO DEL PROYECTO PNUD/COL/00042564“REALIZAR EL DESARROLLO DE UNAESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓNDE TRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO”Área de Articulación y GestiónÁrea de DesarrolloPrograma Agenda de ConectividadEstrategia de Gobierno en línea© República de Colombia - Derechos ReservadosBogotá, D.C. septiembre de 2009Pág. 1 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAFORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTOTítulo:Fecha elaboraciónaaaa-mm-dd:Sumario:Palabras Claves:RESUMEN EJECUTIVO RESULTADO DEL PROYECTO OPTICA2009 – 09 – 23El presente documento contiene el resumen ejecutivo del resultado delproyecto PNUD/COL/00042564 PROGRAMA DE RENOVACIÓN DE LAADMINISTRACIÓN PÚBLICA – PRAP / REALIZAR EL DESARROLLO DE UNAESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES PARA ELSECTOR PÚBLICO.OPTICA – resumen ejecutivo – resultados del proyectoFormato: Word Lenguaje: EspañolDependencia:Área de Articulación y GestiónCódigo: Versión: 3.0 Estado:Categoría:Autor (es):Revisó:Aprobó:InformaciónAdicional:everisClaudia Patricia HernándezConsultorÁrea de Articulación y GestiónPrograma Gobierno en líneaFrancisco Camargo SalasDirector Área de Articulación yGestiónPrograma Gobierno en líneaFirmas:Ubicación:\Poira\Areas\Articulación y Gestion\Proyecto Óptica\DocumentoPág. 2 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAVERSIÓNFECHANo.SOLICITUDCONTROL DE CAMBIOSRESPONSABLE1.0 10-06-2009 everis Versión inicial2.0 17-06-2009 everis3.0 23-09-09 everisDESCRIPCIÓNAjustes del documento con observaciones del ProgramaGobierno en líneaAjustes del documento con observaciones del ProgramaGobierno en líneaPág. 3 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICATABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 121. ANTECEDENTES.................................................................................................................................................................. 121.1 MARCO LEGAL ................................................................................................................................................................. 121.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................................................................ 122. OBJETIVOS DEL PROYECTO........................................................................................................................................... 122.1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................................................... 122.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................................................................... 123. METODOLOGÍA................................................................................................................................................................... 123.1 PREPARACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................................................... 123.2 IDENTIFICACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES ................................................................................................................... 123.3 DISEÑO PLAN DE OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES .......................................................... 123.4 OPTIMIZACIÓN DE 6 CADENAS DE TRÁMITES................................................................................................................... 124. EQUIPO DE TRABAJO ....................................................................................................................................................... 124.1 LÍDERES DEL PROYECTO OPTICA Y DE LAS CADENAS DE TRÁMITES OPTIMIZADAS........................................................ 124.2 ENTIDADES INVOLUCRADAS EN LAS CADENAS DE TRÁMITES OPTIMIZADAS.................................................................... 124.2.1 SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS ................................................................................................................ 124.2.2 SOLICITUD, RENOVACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE REGISTRO SANITARIO........................................................................... 124.2.3 SOLICITUD DE PENSIÓN POR VEJEZ ANTE EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES .............................................................. 124.2.4 AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA AL SISTEMA DE LA PROTECCIÓN SOCIAL ................................................................... 124.2.5 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE INFORMES POR TRÁFICO DE ESTUPEFACIENTES PARA SUSTANCIAS QUÍMICASCONTROLADAS.............................................................................................................................................................................. 124.2.6 INSPECCIÓN FÍSICA SIMULTÁNEA DE MERCANCÍAS – RÉGIMEN EXPORTACIÓN – PUERTOS AEROPUERTOS Y PASOS DEFRONTERA..................................................................................................................................................................................... 125. ACTIVIDADES POR ETAPA Y PRODUCTOS ENTREGADOS................................................................................... 125.1 ETAPA 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO......................................................................................................................... 125.2 ETAPA 2 - IDENTIFICACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES................................................................................................... 125.3 ETAPA 3 - DISEÑO PLAN DE OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE CADENAS DE TRÁMITES.......................................... 125.4 ETAPA 4 - OPTIMIZACIÓN DE 6 CADENAS DE TRÁMITES .................................................................................................. 125.4.1 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN........................................................................................................................... 125.4.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL ................................................................................................................................ 125.4.3 MODELO DE OPTIMIZACIÓN........................................................................................................................................... 125.4.4 MARCO NORMATIVO...................................................................................................................................................... 125.4.5 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MEDIANTES CASOS DE USO............................................................ 125.4.6 ESTIMACIÓN DE COSTOS................................................................................................................................................ 125.4.7 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.................................................................................................................................... 125.5 DOCUMENTO CON DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS OPTIMIZADOS Y LA SOLUCIÓN DE AUTOMATIZACIÓN DE LAS 6CADENAS DE TRÁMITES SELECCIONADAS ..................................................................................................................................... 125.5.1 SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS ................................................................................................................ 125.5.2 SOLICITUD, RENOVACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE REGISTRO SANITARIO........................................................................... 125.5.3 SOLICITUD DE PENSIÓN POR VEJEZ ANTE EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES .............................................................. 125.5.4 AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA AL SISTEMA DE LA PROTECCIÓN SOCIAL ................................................................... 125.5.5 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE CARENCIA DE INFORMES POR TRÁFICO DE ESTUPEFACIENTES PARA SUSTANCIASQUÍMICAS CONTROLADAS ............................................................................................................................................................ 12Pág. 4 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA5.5.6 INSPECCIÓN FÍSICA SIMULTÁNEA DE MERCANCÍAS – RÉGIMEN EXPORTACIÓN - PUERTOS, AEROPUERTOS Y PASOS DEFRONTERA..................................................................................................................................................................................... 125.6 INFORME DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS............................................................... 125.6.1 CURSO “PRESENTACIÓN DE LAS METODOLOGÍAS DE IDENTIFICACIÓN, PRIORIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE CADENAS DETRÁMITES DEL ESTADO COLOMBIANO”. ........................................................................................................................................ 125.6.2 INSTRUCCIÓN PARA EL “MANEJO DEL PROGRAMA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CADENAS Y SUBCADENAS DE TRÁMITES”125.6.3 SEMINARIO – TALLER “OPTIMIZACIÓN DE LAS CADENAS DE TRÁMITES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA –UNA TENDENCIA ACTUAL PARA LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO” ............................................................................................. 126. EJECUCIÓN CONTRACTUAL ........................................................................................................................................... 127. LECCIONES APRENDIDAS, RECOMENDACIONES Y FACTORES DE ÉXITO .................................................... 127.1 LECCIONES APRENDIDAS.................................................................................................................................................. 127.2 RECOMENDACIONES......................................................................................................................................................... 127.3 FACTORES DE ÉXITO......................................................................................................................................................... 128. REFERENCIAS ..................................................................................................................................................................... 129. ANEXOS................................................................................................................................................................................. 128.1 ENTIDADES Y SERVIDORES PÚBLICOS QUE PARTICIPARON EN LA OPTIMIZACIÓN DE LAS CADENAS DE TRÁMITESPRIORIZADAS................................................................................................................................................................................. 128.2 PRESENTACIONES GRAT – PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ........................................................................................... 12Pág. 5 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICARELACIÓN DE ILUSTRACIONESIlustración 1. Etapas de ejecución del proyecto OPTICA. ------------------------------------------------------------------------------ 12Ilustración 2. Tabla conexión de Cadenas de Trámites. -------------------------------------------------------------------------------- 12Ilustración 3. Ejemplo Cadenas de Trámites. --------------------------------------------------------------------------------------------- 12Ilustración 4. Matriz de priorización de Cadenas de Trámites.------------------------------------------------------------------------ 12Ilustración 5. Etapas optimización de Cadenas de Trámites.-------------------------------------------------------------------------- 12RELACIÓN DE TABLASTabla 1. Líderes del proyecto OPTICA y de las Cadenas de Trámites optimizadas. ----------------------------------------------------- 12Tabla 2. Productos esperados y entregados etapa 1. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 3. Resumen de información recibida y analizada . ------------------------------------------------------------------------------------ 12Tabla 4. Productos esperados y entregados etapa 2. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 5. Productos esperados y entregados etapa 3. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 6. Productos esperados y entregados etapa 4. ----------------------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 7. Agenda de capacitación DAFP.------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 8. Entidades y Servidores Públicos participantes en el Seminario Taller.---------------------------------------------------------- 12Tabla 9. Agenda del Seminario Taller.---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 10. Resultados medición de satisfacción de los asistentes. --------------------------------------------------------------------------- 12Tabla 11. Presentaciones Cadenas de Trámites Sesión de Clausura. ---------------------------------------------------------------------- 12Tabla 12. Ejecución contractual. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12Pág. 6 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAINTRODUCCIÓNL a necesidad sentida de cambio en la Administración Pública a favor del ciudadano con el fin defacilitar su interacción con el Estado y en cumplimiento de la normatividad establecida para laracionalización y automatización de trámites, enmarcó el proyecto adelantado por la Unión TemporalUniversidad Sergio Arboleda – everis para identificar, priorizar y optimizar las Cadenas de Trámites delEstado colombiano.El Gobierno de Colombia y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), suscribieron elAcuerdo Básico de Cooperación el 29 de mayo de 1974 y bajo los términos de dicho Acuerdo convinieron larealización del proyecto COL/00042564 con el Ministerio de Comunicaciones – Agenda de Conectividadpara la administración del Contrato de Préstamo BID-1561-OC-CO PROGRAMA DE RENOVACION DE LAADMINISTRACION PUBLICA. En desarrollo del mismo el PNUD convocó el proceso No. 70236 con fin deadelantar el proyecto “REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓNDE TRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO” que una vez adjudicado mediante el contrato 4292 del 5 deoctubre de 2007 se denominó proyecto OPTICA (Optimización de Cadenas de Trámites). Por solicitud delPrograma Agenda de Conectividad mediante el Otrosí No.2 del 12 de septiembre de 2008 se adicionó alcontrato el desarrollo de la “Optimización y Definición de los Lineamientos Tecnológicos del proceso deinspección física simultánea de carga en los nodos de transferencia”.El presente resumen ejecutivo resalta los puntos más relevantes de la ejecución del proyecto para lo cualse presentan siete capítulos así: El primer capítulo se presenta los antecedentes del proyecto detallando elmarco legal y su justificación; el segundo capítulo establece los objetivos generales y específicos; el tercercapítulo señala la metodología utilizada teniendo en cuenta las etapas establecidas para el Proyecto en elproceso licitatorio; el cuarto capítulo relaciona las entidades y servidores públicos que lideraron laoptimización de las Cadenas de Trámites priorizadas por el Proyecto; el quinto capítulo especifica lasactividades por etapa y productos entregados, el cual incluye los resúmenes ejecutivos de las Cadenas dePág. 7 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICATrámites optimizadas; el sexto capítulo establece los principales hitos de la ejecución contractual yfinalmente, el séptimo capítulo distingue las lecciones aprendidas y factores de éxito.Pág. 8 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA1. ANTECEDENTESL a pérdida de confianza del ciudadano en la capacidad del Estado para atender sus necesidades másapremiantes, evidencia la complejidad administrativa de los organismos y entidades que a través de lostrámites no garantizan o dificultan la adquisición y ejecución de derechos o cumplimiento de obligacionesde los ciudadanos. Este hecho, ha considerado imprescindible una modernización de la AdministraciónPública como un factor fundamental para generar una nueva gestión de los recursos públicos por treselementos fundamentales:• Mayor nivel de participación y de decisión de los ciudadanos en la construcción y control depolíticas públicas.• Procesos de renovación de la Administración Pública orientados al servicio del ciudadano y alempresario como ejes de acción de su cambio.• Mejores niveles de eficiencia en la gestión de la Administración Pública que respondan a lasdemandas de los ciudadanos que exigen más y mejores servicios.Es así que a partir de la Constitución Política de 1991 la Administración Pública ha propendido por elmejoramiento de la eficiencia, eficacia y transparencia de los organismos y entidades del Estado,sustentado en reformas administrativas con una nueva concepción de racionalización de trámites yprocedimientos e incentivos de la utilización de medios tecnológicos o electrónicos que faciliten la relacióncon los particulares.A continuación se presenta el sustento legal desarrollado a partir de la Constitución, que justificó elproyecto para “REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN DETRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO”.Pág. 9 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA1.1 Marco legalLa normatividad que regula al tema de racionalización y automatización de trámites y procedimientos haciauna gestión administrativa eficiente, eficaz y transparente, para facilitarle al ciudadano la efectividad desus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones es la siguiente:La Constitución Política de 1991 establece en los artículos 83, 84, 113, 209 y 233 la protección y aplicaciónde los derechos de las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, garantizando lafunción administrativa al servicio de los intereses generales con actuaciones coordinadas para elcumplimiento de los fines del Estado y del ejercicio de la actividad económica sin exigir permisos previos nirequisitos, sin autorización de la ley. La norma en este sentido es específica al precisar, que aunque losdiferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, deben colaborar armónicamente en larealización de sus fines.El Decreto 2150 de 1995 1 en desarrollo de las facultades extraordinarias previstas en el artículo 83 de laLey 190 de 1995 2 , suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en laAdministración Pública, consagra la eliminación de toda regulación, trámite o requisito que dificulte elejercicio de las libertades ciudadanas. Así mismo, ordenó a las entidades de la Administración Públicahabilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban informaciónrequerida en sus actuaciones frente a la Administración Pública.La ley 489 de 1998 3 estableció en el artículo 17 que las políticas de desarrollo administrativo formuladaspor el Departamento Administrativo de la Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán encuenta, entre otros, los aspectos la Racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo. Enel artículo 18 fijó que la supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de laAdministración Pública en desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la ConstituciónPolítica y en la misma ley 489, siendo el Departamento Administrativo de la Función Pública quien oriente1 Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en laAdministración Pública.2 Ley 190 del 6 de junio de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con elfin de erradicar la corrupción administrativa.3 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expidenlas disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constituciónPolítica y se dictan otras disposiciones.Pág. 10 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAla política de simplificación de trámites, con el apoyo de los comités sectoriales para el desarrolloadministrativo y con la cooperación del sector privado. Para tal fin, los planes de desarrollo administrativodeben diagnosticar y proponer la simplificación de procedimientos, la supresión de trámites innecesarios yla observancia del principio de buena fe en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos ousuarios.La definición y reglamentación del acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de lasfirmas digitales, al igual que las entidades de certificación, fueron contempladas en la Ley 527 de 1999 4 .En el año 2000 mediante el Decreto 1677 5 se reestructuró el Departamento Administrativo de la FunciónPública, creando la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites, la cualtiene dentro de sus funciones la de formular y orientar políticas sobre racionalización de trámites, métodosy procedimientos de trabajo. El artículo 2º relaciona las políticas de Administración Pública formuladas porel Departamento Administrativo de la Función Pública en materias relacionadas con la aplicación detecnologías administrativas y el artículo 19 orienta la política de simplificación de trámites con el apoyo delos comités sectoriales para el desarrollo administrativo y con la cooperación del sector privado.La estrategia No. 6 “Gobierno en línea” de la Directiva Presidencial 02 de 2000 6 comisionó en la Agenda deConectividad, “el Salto a Internet”, con la misión de velar por que las entidades públicas del nivel centralofrecieran a través de Internet trámites y servicios total o parcialmente.Los lineamientos generales, el alcance y los mecanismos de evaluación del Programa de Renovación de laAdministración Pública (PRAP) se definieron en el documento CONPES 3248 de 2003, donde se establecela estrategia anti trámites que busca generar un marco de política que permita simplificar, integrar yracionalizar los trámites de la Administración Pública, señalando acciones para que el Gobierno diseñe eimplante proyectos de racionalización y de un Programa de Gobierno en línea para la prestación deservicios y trámites al empresario y ciudadano.4 Ley 527 del 18 de agosto de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmasdigitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.5 Decreto 1677 del 1 de septiembre de 2000, por el cual se reestructura el Departamento Administrativo de la Función Pública.6 Directiva Presidencial 02 del 28 de agosto de 2000, referencia Gobierno en línea.Pág. 11 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAEl Decreto 519 de 2003 7 en su artículo 6º establece que en el marco del Programa Presidencial deModernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, se ejercerá colaboración enproyectos que mediante la utilización de tecnología permitan conectar las entidades y organismos delEstado, permitiendo realizar trámites en línea y que propendan por la masificación del acceso a latecnología.El CONPES 3292 de 2004 relaciona el proyecto de racionalización y automatización de trámites con elobjetivo de establecer un marco de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos yempresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación,racionalización, normalización y automatización de los trámites ante la Administración Pública. Dentro delas estrategias de racionalización de trámites establece la Coordinación institucional y adecuaciónnormativa, el análisis funcional para la racionalización y el fortalecimiento tecnológico.La Ley 962 de 2005 8 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativosde los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestanservicios públicos. En la misma se contemplan disposiciones comunes a toda la Administración Pública muyútiles entre las que se destacan la reserva legal de permisos, licencias o requisitos; procedimiento paraestablecer los trámites autorizados por la ley; información y publicidad de requisitos; el fortalecimientotecnológico y el uso de medios electrónicos para poner a disposición la información al público.El Decreto 4669 de 2005 9 reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005 determinando que el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública dentro de las funciones del Grupo de Racionalización y Automatizaciónde Trámites – GRAT, le corresponde entre otras funciones proponer al Gobierno Nacional las iniciativas deeliminación, integración, simplificación, estandarización y automatización de trámites, y que como órganorector en materia de trámites, deberá coordinar el proyecto de racionalización y automatización de trámitesy dar consistencia en la expedición de normas en esta materia.7 Decreto 519 del 5 de marzo de 2003, por el cual se suprimen, se transforman y se crean unas consejerías y programas presidenciales.8 Ley 962 del 8 de julio de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos yentidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.9 Decreto 4669 del 21 de diciembre de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.Pág. 12 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAFinalmente, el Decreto 1151 de 2008 10 establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobiernoen Línea de la República de Colombia y unifica la terminología de trámite y trámites en línea.1.2 Justificación del ProyectoDentro de la estrategia anti trámites establecida para el Programa de Renovación de la AdministraciónPública, el CONPES 3292 de 2004 presentó el proyecto de racionalización y automatización de trámitesidentificando que la normalización, estandarización y simplificación de trámites ha sido una preocupaciónconstante del Estado Colombiano puesto que en ella se resume tanto la relación con la ciudadanía, como laeficiencia y eficacia de las entidades estatales, por tanto se deben convertir los trámites en un mecanismopara agilizar las relaciones entre la administración y la sociedad. Dentro de esta perspectiva se planteó lanecesidad de adelantar acciones para diseñar e implantar proyectos de racionalización de trámites,procesos y procedimientos de la Administración Pública con fundamentos en la coordinacióninterinstitucional y la utilización de nuevas tecnologías para facilitar la interacción directa entre el Estado ylos ciudadanos, su pleno acceso a la información y los servicios, y óptimas facilidades de vigilancia yparticipación.La estrategia de racionalización y automatización de trámites debía tener en cuenta una visión sistémica ysinérgica de la Administración Pública, que permitiera modelar los flujos de información como Cadenas deTrámites al servicio de los ciudadanos y de manera articulada por los organismos y entidades, soportadosen la utilización las TIC como un medio para recoger, procesar y distribuir la información requerida,mejorando de esta manera la realización de un trámite.En este marco y bajo los términos del Acuerdo Básico de Cooperación del 29 de mayo de 1974 suscritoentre el Gobierno de Colombia y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), se convinorealizar el proyecto COL/00042564 con el Ministerio de Comunicaciones – Agenda de Conectividad, para laadministración del Contrato de Préstamo BID-1561-OC-CO PROGRAMA DE RENOVACION DE LAADMINISTRACION PUBLICA, con el fin de llevar a cabo el proyecto para “REALIZAR EL DESARROLLODE UNA ESTRATEGIA GENERAL DE AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL SECTORPÚBLICO”, con el liderazgo del Programa Agenda de Conectividad como responsable técnico del diseño e10 Decreto 1151 del 14 abril de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia,se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.Pág. 13 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAimplementación de la estrategia de la promoción electrónica de trámites públicos, y al DepartamentoAdministrativo de Función Pública como responsable del eje de cambios normativos, administrativos yorganizacionales. Con el propósito de articular la gestión entre los organismos, entidades, ciudadanos yempresarios, se vinculó al proyecto la Alta Consejería Presidencial para la Competitividad y las Regiones.Por solicitud del Programa Agenda de Conectividad se adicionó al contrato el desarrollo de la “Optimizacióny Definición de los Lineamientos Tecnológicos del proceso de inspección física simultánea de carga en losnodos de transferencia”.En el contexto del marco legal enunciado y en atención a la estrategia anti trámites del Programa deRenovación de la Administración Pública, se llevó a cabo el proyecto OPTICA el cual se detalla en lossiguientes capítulos.Pág. 14 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA2. OBJETIVOS DEL PROYECTOD e acuerdo con los lineamientos establecidos por el Documento de Solicitud de Propuestas ProcesoNo. 70236 del 30 de abril de 2007 se suscribió el contrato 4292 entre el PNUD y la Unión TemporalUniversidad Sergio Arboleda – everis bajo el cual se desarrollo el Proyecto y se denominó OPTICA(Optimización de Cadenas de Trámites) con los siguientes objetivos:2.1 Objetivo generalDesarrollo de una estrategia general de automatización de trámites para el sector público, que a partir dela recopilación y optimización de los flujos de información entre la administración pública, los empresariosy/o ciudadanos, defina una estrategia general de automatización de Cadenas de Trámites para el sectorpúblico y la priorización de su correspondiente automatización en la Plataforma de Interoperabilidad (PDI).2.2 Objetivos específicosPara la ejecución del proyecto se plantearon como objetivos específicos:• Diseñar una metodología integral de identificación, priorización, optimización y automatización deCadenas de Trámites.• Orientar la identificación y elaboración de Cadenas de Trámites desde las necesidades delciudadano.• Definir la solución de automatización en la medida que sea posible a través de la Plataforma deInteroperabilidad de la Intranet Gubernamental del Estado.• Facilitar la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea en las entidades del Estado.Pág. 15 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA3. METODOLOGÍAE l enfoque metodológico utilizado para la ejecución del proyecto se fundamentó en el cumplimiento delos requerimientos establecidos en los términos de referencia, considerando la perspectiva global deracionalizar y automatizar los trámites de la Administración Pública y los flujos de información teniendo encuenta los siguientes criterios:• El vínculo del trámite con otros trámites de la Administración Pública. La mayoría de los trámiteshacen parte de una Cadenas de Trámites que sobrepasa los límites de una entidad pública e inclusode un sector administrativo. Por esta razón, se observó la interrelación entre un trámite y elconjunto de trámites que proveen los organismos y entidades del Estado.• El intercambio de información que debe existir entre organismos y entidades que componen laAdministración Pública. Es decir, considerando la interoperabilidad que debe existir entre distintosorganismos y entidades Públicas que intervienen directa o indirectamente en el trámite, con el finde no solicitarle al ciudadano información y de no duplicar información que ya está en poder deotros organismo y entidades.• El uso de elementos comunes a disposición de los organismos y entidades del Estado que facilitan,fomentan y optimizan la simplificación y automatización de trámites. El intercambio de informaciónpermite que mediante el uso de nuevas tecnologías faciliten el contacto del ciudadano con lasentidades, por ejemplo: a) identificación única del ciudadano frente a duplicidad de registros, b)Notificación, c) Pago Electrónico.Se definieron cuatro (4) etapas para la ejecución del proyecto y el logro de los objetivos planteados, lascuales se presentan a continuación:Ilustración 1. Etapas de ejecución del proyecto OPTICA.Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3Etapa 4PreparacióndelproyectoIdentificaciónde cadenasde trámitesDiseño o plande optimizaciónyautomatizaciónOptimizaciónde 5 cadenasde trámitesPág. 16 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA3.1 Preparación del ProyectoSe desarrollaron las actividades tendientes a la preparación del proyecto tales como la definición del marcoestratégico del proyecto, revisión de la documentación, verificación del alcance, identificación de losriesgos potenciales asociados al proyecto, organización y capacitación de los grupos a participar en elproyecto y concertación del plan de proyecto, considerando las políticas y directrices señaladas por elPrograma Agenda de Conectividad.3.2 Identificación de Cadenas de TrámitesSe realizó un análisis de la información de trámites existente en el Sistema Único de Información deTrámites – SUIT del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP y otras fuentes deinformación que se determinaron, con el fin de establecer y aplicar un esquema de clasificación adecuado yglobal con visión de Estado, que permitió la identificación de las Cadenas de Trámites.3.3 Diseño plan de optimización y automatización de Cadenas de TrámitesUna vez identificadas las Cadenas de Trámites, se eligieron unos criterios de priorización, conformarongrupos de trabajo para realizar el ejercicio de priorización y seleccionaron las cinco Cadenas a optimizardentro del proyecto OPTICA las cuales fueron:1. “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del Fondo Nacional de Ahorro.2. “Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario” del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos INVIMA.3. “Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales” del ISS.4. “Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección Social” del Mi Ministerio de la ProtecciónSocial.5. “Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para SustanciasQuímicas Controladas” de la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE.Por solicitud del Programa Agenda de Conectividad se adicionó el desarrollo de la Cadenas de Trámites:6. Inspección física simultánea de mercancías - Régimen de exportación – puertos, aeropuertos ypaso de frontera.Pág. 17 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAEl plan debía estar orientado a optimizar los flujos de información entre la administración pública y elempresario y/o ciudadano, a través de la optimización y automatización de las cadenas de trámitespreviamente identificadas y priorizadas en el mapa general de trámites.En esta etapa adicionalmente a las Cadenas de Trámites identificadas y priorizadas se les definió:• Metodología de priorización de Cadenas de Trámites y elaboración y mantenimiento del plan deacción para su optimización.• Plan estratégico de optimización y automatización de Cadenas de Trámites en la administraciónpública colombiana.3.4 Optimización de 6 Cadenas de TrámitesDe acuerdo con la metodología definida para la optimización y automatización de las Cadenas de Trámitesse levantaron y entregaron los estudios técnicos los cuales permitieron detectar los problemas,disfunciones y deficiencias, señalando los aspectos en los que se apreciaron posibilidades de mejora.La presentación de los resultados de cada documento del estudio técnico se centró en el análisis deltrámite principal y de los trámites y servicios entre entidades que la integraban. Para tal efecto secontemplaron como pasos esenciales el levantamiento de la información, el análisis de la situación inicial,propuesta de un modelo de optimización, presentación del marco normativo, integración de los sistemas deinformación, estimación de costos y presentación de los resultados finales del estudio.Para concluir, es importante destacar que la metodología se ejecutó en las cuatro etapas contempladasdentro del documento de Solicitud de Propuestas Proceso No. 70236. Las actividades desarrollas y losproductos entregados se detallan en el capítulo 5 del presente documento.Pág. 18 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA4. EQUIPO DE TRABAJOP ara la ejecución del proyecto se identificaron líderes para cada Cadenas de Trámites, los cuales sedetallan en el presente capítulo, así como, los organismos y entidades involucradas dentro del modelo deoptimización y automatización propuesto.4.1 Líderes del proyecto OPTICA y de las Cadenas de Trámites optimizadasEn el marco del PRAP, se definió como responsable técnico a la Agenda de Conectividad y comoresponsable del eje de Cambios Normativos, Administrativos y Organizacionales al DepartamentoAdministrativo de Función Pública. La Alta Consejería para la Competitividad y de las Regiones se vinculócomo apoyo para articular la gestión entre los organismos, entidades, ciudadanos y empresarios.En la tabla 1 se describen los nombres de las personas de los organismos y entidades asignadas comoresponsables de liderar la optimización y automatización de las Cadenas de Trámites priorizadas.Tabla 1. Líderes del proyecto OPTICA y de las Cadenas de Trámites optimizadas.Nombre Entidad CargoMiguel Esteban Peñaloza Barrientos Alta Consejeria Presidencial para Competitividad y las Regiones Alto ConsejeroPablo jaramillo quintero Alta Consejeria Presidencial para Competitividad y las Regiones AsesorMaría Isabel Mejía Programa Agenda de Conectividad DirectoraFrancisco Camargo Programa Agenda de Conectividad Director Área de Articulación y GestiónJohanna Pimiento Programa Agenda de Conectividad Directora Área de DesarrolloFernando Grillo Departamento Administrativo de la Función Pública DirectorElizabeth Cristina Rodríguez Departamento Administrativo de la Función Pública DirectoraMarial del Pilar Arango Departamento Administrativo de la Función Pública Directora Control Interno y Racionalización de TrámitesMaria del Pilar García Departamento Administrativo de la Función Pública Coordinadora grupo GRATCarlos Jorge Rodríguez Restrepo Ministerio de la Protección Social Viceministro TécnicoMaría Eulalia Arteta Ministerio de la Protección Social Gerente Proyecto SISPROAmparo Lucia Vega Dirección Nacional de Estupefacientes Subdirectora de EstupefacientesDaniel Ariza Heredia Fondo Nacional del Ahorro - FNA Jefe Oficina de PlaneaciónClara Isabel Rodríguez Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimento Subdirectora Registro SanitarioClara Ivy González Instituto de Seguros Sociales - ISS PresidentaWlater Orozco Instituto de Seguros Sociales - ISS VicepresidenteRicardo Duarte Duarte Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Viceministro de Desarrollo EmpresarialYelitza Cárdenas Rojas Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Directora de Productividad y CompetitividadRafael Torres Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Director de ComercioGermán Cutillas López everis Responsable Sector Público ColombiaGermán García Pinzón everis Gerente Proyecto OPTICAWilson Ordóñez Romero everis Gerente Proyecto OPTICAPág. 19 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAEn el Anexo 8.1 se pueden consultar las entidades y servidores públicos que participaron en la optimizaciónde las seis Cadenas de Trámites priorizadas.4.2 Entidades involucradas en las Cadenas de Trámites optimizadasTeniendo en cuenta que en las Cadenas de Trámites existe la relación de trámites o servicios prestados porotras entidades en función de los requisitos exigidos al ciudadano, se identificaron las entidadesinvolucradas así:4.2.1 Solicitud de retiro parcial de cesantíasEntidad Responsable: Fondo Nacional de AhorroEntidades involucradas:• Superintendencia de Notariado y Registro• Ministerio de la Protección Social4.2.2 Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitarioEntidad Responsable: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMAEntidades involucradas:• Superintendencia de Industria y Comercio• Confecámaras4.2.3 Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros SocialesEntidad Responsable: Instituto de Seguros Sociales ISSEntidades involucradas:• Ministerio de la Protección Social• Ministerio de HaciendaPág. 20 de 69

4.2.4 Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección SocialEntidad Responsable: Ministerio de la Protección Social.Administradoras involucradas:• Administradoras de salud• Administradoras de pensiones• Administradoras de cesantías• Administradoras de riesgos profesionales• Cajas de compensación familiarÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA4.2.5 Expedición del Certificado de Informes por Tráfico de Estupefacientes para SustanciasQuímicas ControladasEntidad Responsable: Dirección Nacional de EstupefacientesEntidades involucradas:• Dirección de Policía Judicial – DIJIN• Dirección Antinarcóticos – DIRAN• Grupo Control Precursores Químicos – COPRE• Armada Nacional• Fuerza Aérea Colombiana• Ejército Nacional• Departamento Administrativo de Seguridad – DAS• Centro de Información Sobre Actividades Delictivas – CISAD• Unidad de Antinarcóticos e Interdicción Marítima – UNAIM• Consejo Superior de la Judicatura – CsdeJPág. 21 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA4.2.6 Inspección Física Simultánea de Mercancías – régimen exportación – puertosaeropuertos y pasos de fronteraEntidad Responsable: Ministerio de Comercio, Industria y TurismoEntidades involucradas:• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN• Instituto Colombiano Agropecuario ICA• Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA• Dirección Antinarcóticos – Policía Nacional• Superintendencia de Puertos y TransportePág. 22 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA5. ACTIVIDADES POR ETAPA Y PRODUCTOS ENTREGADOSA continuación se presentan las actividades ejecutadas por etapas y los productos entregados deacuerdo con lo contemplado en el Documento de Solicitud de Propuestas Proceso No. 70236.5.1 Etapa 1 - Preparación del ProyectoEn esta primera etapa se revisó la documentación disponible por parte del Programa Gobierno en línea, elDepartamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de Planeación y otrasentidades, que sirvieron como fuente de información inicial para el desarrollo de la consultoría.Se validó el alcance definido en el Documento de Solicitud de Propuestas, se concertó el cronogramadetallado considerando las actividades propuestas por la Unión Temporal Universidad Sergio Arboleda –everis y se levantó una matriz de riesgos potenciales asociados con el proyecto donde se plantearonpropuestas de mitigación.Finalmente, se identificaron y organizaron los organismos y entidades del orden nacional involucrados, asícomo los usuarios que debían suministrar los requerimientos solicitados para el desarrollo del proyecto,invitándolos a un desayuno de trabajo en el Hotel Tequendama el 12 de diciembre de 2007 donde se lespresentó formalmente el Proyecto y se les requirió la información para levantar el mapa general deCadenas de Trámites, de acuerdo con lo establecido en la Etapa 1 “Preparación de Proyecto”.En la tabla 2 se relacionan los productos esperados y entregados en esta etapa así como la fuente deverificación en el Programa Gobierno en línea.Pág. 23 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICATabla 2. Productos esperados y entregados etapa 1.PRODUCTOS ESPERADOS PRODUCTOS ENTREGADOS FUENTE DE VERIFICACIÓNDocumento de planeación delproyecto que incluye:- Presentación del Kick Off- Entendimiento de entregables- Gestión de riesgos- Matriz de involucrados- Plan de Comunicación- Cronograma detallado- Plan del proyectoDocumento de planeación delproyecto que incluye:- Presentación del Kick Off- Entendimiento de entregables- Gestión de riesgos- Matriz de involucrados- Plan de Comunicación- Cronograma detallado- Plan del proyectoFísico:Carpeta 7Caja 91No. contrato 4292Contenidos compartidos:\\Poira\proyectos\ProyectoOptica\ProcesosContractuales\Entregables\Etapa I5.2 Etapa 2 - Identificación de Cadenas de TrámitesPara la identificación de las Cadenas de Trámites se revisaron las experiencias y criterios tanto nacionalescomo internacionales (principalmente en España, Chile, Corea del Sur, Singapur, Canadá, Estados Unidos,Brasil, Australia, Nueva Zelandia), verificando la forma como agrupaban los trámites en la AdministraciónPública, se identificaron algunos conceptos básicos y se definió la metodología de identificación de Cadenasde Trámites teniendo como premisa la relación ciudadano – Estado y los Momentos Esenciales delCiudadano (MEC).Se entienden como Momentos Esenciales del Ciudadano como aquellos en los cuales el ciudadano entraen contacto con el Estado para adquirir y ejercer derechos o cumplir obligaciones, obteniendo un resultadoespecífico a través de la realización de trámites, cada vez que lo requiera o deba realizar en la vida, sin queéstos momentos sean obligatoriamente cronológicos, ni dependientes, ni cíclicos, ni permanentes en eltiempo. 11El objetivo principal de esta etapa fue el de conformar el Mapa General de Cadenas de Trámites del ordennacional, para lo cual se verificó con el DAFP el listado oficial de los organismos y entidades del ordennacional con información diligenciada en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT del Portal delEstado Colombiano con corte al 28 de noviembre de 2007, analizando de manera transversal la11 Fuentes: Guía de identificación de Cadenas de Trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea / Metodología deidentificación de Cadenas de Trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.Pág. 24 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAinterrelación de todos los trámites. Paralelamente se realizaron sesiones de trabajo con las demásentidades de mayor conocimiento y experticia en este tema tales como el Departamento Nacional dePlaneación, la Dirección de Servicio al Ciudadano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,D.C, el Programa Gobierno en línea, Confecámaras y la Cámara de Comercio de Bogotá.El listado oficial inicial lo integraron 185 entidades con 2190 trámites, de las cuales remitieron información111 entidades. La información de las entidades faltantes se tomó del Sistema Único de Información deTrámites. Con la información remitida por cada una de las entidades se integró el listado oficial dedocumentos con el cual se validaron y ajustaron los trámites vigentes con la fecha de corte inicialestablecida y se identificaron los trámites que se encontraban en el SUIT pero que ya habían sidoeliminados como trámites en los organismos o entidades para quedar finalmente 1847 trámites como serefleja en la tabla 3.La metodología de identificación señaló que “a partir de las necesidades identificadas por los ciudadanos segenera una contacto ciudadano-Estado que se resuelve mediante la ejecución de trámites. La relación quese establece entre estos trámites en función de los requisitos exigidos para su realización, los cuales secumplen a través de otros trámites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas detrámites. Esta relación puede darse intra e inter-sectorial, ya sea entre entidades del Estado o conparticulares que desempeñan funciones administrativas. 12Así mismo en la metodología de identificación de cadenas se definieron los siguientes términos:Cadenas de Trámites tipo: Agrupación de cadenas, cuyo trámite origen comienza en la misma entidad yse asemejan por tener un patrón similar en el proceso de tramitación. 13Subcadenas de Trámites: Es aquella parte de una Cadenas de Trámites que se repite en dos a máscadenas de trámites. 1412 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.13 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.14 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.Pág. 25 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICATrámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuariospara adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se iniciacuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina(como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando lasolicitud. 15Por tanto, la identificación de Cadenas de Trámites implicó el detallar los vínculos que genera cada uno delos documentos requeridos por un trámite desde la entidad que los solicita desde su inicio, con la entidadoferente de ese documento solicitado y el(los) trámite(es) que genera(n) dicho documento. Para ello serecopila la información en tres componentes (entidad solicitante, documento y entidad oferente) y serelaciona en la tabla de conexión de eslabones como se presenta en la ilustración 2 donde se presenta elejemplo de una conexión de Cadenas de Trámites.Ilustración 2. Tabla conexión de Cadenas de Trámites.Entidad Solicitante Documento Entidad OferenteNombre Entidad Nombre Trámite Consecutivo Nombre Documento Nombre Entidad Nombre TrámiteC1C33C34C2C56C3C89Ex T1 1 D1 E7 T27E7 T27 1 D121 E11 Servicio (S)E7 T27 2 D122 Ciudadano (C ) -Ex T1 2 D2 E12 T44E12 T44 1 D347 E12 -Ex T1 3 D3 E21 T32E21 T32 1 D45 Entidad Privada (P) -En este caso, el Trámite 1 (T1) se realiza ante la Entidad X (Ex) la cual le solicita al ciudadano solo undocumento para generar el trámite Documento 1 (D1). Pero para poder entregar ese D1 el ciudadanotiene que tramitarlo ante la Entidad 7 (E7) a través del Trámite 27 (T27).15 Fuente: Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la Administración Pública, DepartamentoAdministrativo de la Función Pública, septiembre de 2008.Pág. 26 de 69

C1C3ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEASiguiendo el listado de conexiones, nos indica que, para ejecutar el T27 requiere los D121 y D122. Portanto, la entidad E7 pasa de ser una entidad oferente a una entidad solicitante de estos dos documentospara poder ejecutar el trámite T27. Como se aprecia en la ilustración 2, el documento D121 lo ofrece laentidad E11 mediante un servicio (S), mientras que el documento D122 lo aporta directamente elciudadano (C). Si se sigue el ejemplo de esta forma la Cadenas de Trámites elaborada quedaría como semuestra en la Ilustración 3:Ilustración 3. Ejemplo Cadenas de Trámites.D121 E11 SC33C34D1E7T27D122CC2C56ExT1D2E12T44D347 E12 MC89D3E21T32D45PEn la tabla 3 se presenta un resumen del resultado de las cadenas identificadas con el listado oficial de los1847 trámites depurados de donde se identificaron un total de 834 cadenas, 109 subcadenas y 904trámites. A las 834 cadenas se le eliminaron las 297 cadenas que tenían un solo trámite que correspondíaa la cédula de ciudadanía, por tanto quedaron en total 537 cadenas, a las que se le incluyó la subcadena“Solicitud de expedición de visa” como cadena debido a su importancia reflejada en la demanda desolicitudes, por lo que el resultado final fue de 538 cadenas.Debido al ejercicio realizado el Distrito Capital, se pudo concluir que la metodología de identificación decadenas es flexible, porque permite implementarse ya sea en el orden territorial o Nacional, por endepuede asegurar la inclusión de todos los trámites del Estado Colombiano y durante el análisis de lainformación recibida se pueden estandarizar entidades, trámites y documentos.Pág. 27 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICATabla 3. Resumen de información recibida y analizada .INFORMACIÓN RECIBIDANÚMERO DE FICHAS ENVIADAS A ENTIDADES 2190NÚMERO DE FICHAS RECIBIDAS POR EVERIS DE LAS ENTIDADES 1738Validadas 1502Eliminadas por la entidad 236NÚMERO DE FICHAS QUE NO SE RECIBIERON 452Número de Fichas que no se tuvieron en cuenta por estar eliminadas, en edición o incluidas en CAR 112Número de fichas que everis validó (porque las entidades finalmente no lo hicieron) 340INFORMACIÓN ANALIZADADESCRIPCIÓN DE LOS TRÁMITES:Número de trámites iniciales 2190Eliminados (aparecia como eliminados en el SUIT) -91En proceso de reestructuración -49En edición sin documentos -17Incluidos en CAR todas -166Desactivados -3Pendiente de aprobación -1Libreta Militar (fusionados) -6En corrección -1Fusionados por las entidades -14Nuevos trámites de SUPERFINACIERA 5TOTAL 1847CIFRAS DEL PROYECTOANALISIS CADENAS SIN BOGOTÁNÚMERO DE CADENAS 834NÚMERO DE SUBCADENAS 109NÚMERO DE TRÁMITES 904TOTAL 1847ANALISIS CADENAS TIPONÚMERO DE CADENAS INICIALES 834Cadenas con 1 trámite y que éste es de identificación del ciudadano 297TOTAL CADENAS 537ANALISIS CADENAS CON BOGOTÁNÚMERO DE CADENAS 796Cadenas con origen Nacional 537Cadenas con origen en Bogotá 259NÚMERO DE SUBCADENAS 122Subadenas con origen Nacional 109Subadenas con origen en Bogotá 13NÚMERO DE TRÁMITES 1032Trámites sueltos Nacional 904Trámites sueltos Bogotá 128TOTAL TRAMITES 2247BOGOTÁTOTAL DE DATOS DE INFORMACIÓN 963NÚMERO DE SERVICIOS 563NÚMERO DE TRAMITES 400Cadenas 259Subcadenas 13Trámites sueltos 128Pág. 28 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEALos productos esperados y entregados en esta etapa así como la fuente de verificación en el ProgramaGobierno en línea de acuerdo con los términos de referencia se detallan en la tabla 4.Tabla 4. Productos esperados y entregados etapa 2.PRODUCTOS ESPERADOS PRODUCTOS ENTREGADOS FUENTE DE VERIFICACIÓN• Documento del Mapa general deCadenas de Trámites• Mapa general de trámites• Metodología de identificación deCadenas de Trámites• Mapa general de Cadenas deTrámitesFísico:Mapa General de Cadenas deTrámites.Metodología de identificación deCadenas de TrámitesNo. contrato 4292Contenidos compartidos:\\Poira\proyectos\ProyectoOptica\ProcesosContractuales\Entregables\Etapa II5.3 Etapa 3 - Diseño plan de optimización y automatización de Cadenas de TrámitesCon el propósito de proceder a priorizar la optimización y automatización de las Cadenas de Trámitesidentificadas, se diseñó una metodología que mediante unos criterios específicos, facilitó la organización deun listado ordenado de selección a corto, mediano y largo plazo.En el ejercicio de priorización se conformaron unos grupos de trabajo que lideraron el proceso depriorización y se realizaron sesiones donde se obtuvo un listado preliminar de criterios de priorización, loscuales fueron analizados y ponderados en función de la importancia que el grupo les otorgo a cada uno deellos. Como producto final se obtuvo un Listado Oficial de Criterios de Priorización al que se le aplicó, apartir de unas escalas definidas, una evaluación con los siguientes parámetros:• Impacto con los que se mide la incidencia de cada una de las cadenas sobre el ciudadano, elempresario y el Estado.• Dificultad de implantación que evalúa el grado de facilidad o dificultad de la implementacióndel proceso de optimización y automatización de la Cadenas de Trámites.• Prelación que agrupa los criterios que permiten medir la importancia relativa entre cadenas,es decir, permite diferenciar aquellas cadenas cuyos criterios de “impacto” y “dificultad deimplantación” son similares o iguales.Pág. 29 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAUna vez aplicados los criterios y los parámetros de priorización a las 538 Cadenas de Trámites identificadasse construyó una matriz inicial como se detalla en la Ilustración 2, donde se representan los siguientescuadrantes:• Quick-Win: Incluye las Cadenas de Trámites cuya optimización tenían un gran impacto y unadificultad de implantación relativamente baja, con lo que son Cadenas de Trámites que sepodrán implementar en el corto plazo.• Medio Plazo: Este cuadrante se representaron las Cadenas de Trámites que debido a su bajacomplejidad de implantación y su bajo o medio impacto, se deben implementar en elmediano plazo.• Largo plazo: En este cuadrante se identificaron aquellas cadenas que tenían un altoimpacto, pero cuya implantación se estimó excesivamente compleja como paraimplementarlas en el corto plazo.• No aporta valor: En este cuadrante quedaron representadas aquellas cadenas que por suescaso impacto y su elevada complejidad, se consideraron que su optimización no aportabagran valor.Ilustración 4. Matriz de priorización de Cadenas de Trámites.4Priorización de Cadenas a Optimizar3,532,5Impacto21,510,500 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4Dificultad de ImplementaciónQuick Win Mediano Plazo Largo Plazo No Aporta ValorPág. 30 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEALuego de identificar la matriz de priorización y teniendo un conocimiento más detallado por parte delPrograma Agenda de Conectividad de las entidades involucradas como Quick Win y Mediano Plazo,respecto a la resistencia al cambio y la voluntad de la Alta Dirección en implementar la optimización yautomatización de las Cadenas de Trámites, se seleccionaron las 5 Cadenas a optimizar y automatizar. Lasexta Cadena se adicionó por solicitud de Programa Agenda de Conectividad.Después de priorizar todas las cadenas y situarlas en la matriz de priorización, se presentó unametodología para elaborar un Plan de Acción o cronograma de optimización de las cadenas de trámitesidentificadas, teniendo en cuenta como aspectos principales la prioridad de las cadenas y la duración en laimplementación de las cadenas.La prioridad de las cadenas ordena en el tiempo la implementación de las cadenas de trámitesidentificadas. Para ello, se comienza por aquellas cadenas de trámites incluidas dentro del cuadrante de“Quick-Win”, posteriormente aquellas que hayan quedado identificadas como “Medio Plazo” y finalmentelas cadenas de trámites que pertenezcan al cuadrante de “Largo Plazo”. Aquellas cadenas representadasen el cuadrante inferior derecho se deben considerar en última instancia, teniendo en cuenta que suoptimización no aporta gran valor al proceso.Dentro de cada uno de los cuadrantes, las cadenas de trámites identificadas, se deben priorizar en funciónde su situación dentro del cuadrante y la prelación de las mismas. De esta forma, las cadenas que seimplementan en primer lugar serán aquellas que están más cercanas al ángulo superior izquierdo, es decir,aquellas que presentan mayores valores en la variable de Impacto y menores en la Dificultad deImplementación.La duración en la implementación de las cadenas pretende evaluar el tiempo necesario (aproximado) paraoptimizar cada una de las cadenas priorizadas de acuerdo con la dificultad de implantación, la duración delejercicio de optimización y el equipo de trabajo que se determine para el proyecto de optimización.Una de las principales características que debe tener el Plan de Acción es que se pueda mantener de unaforma sencilla a lo largo del tiempo.Pág. 31 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAAsí mismo, con el propósito de definir los objetivos estratégicos de optimización y automatización detrámites del Gobierno en línea, se estructuró el Plan estratégico de optimización y automatización decadenas de trámites en la Administración Pública colombiana. Este documento se identificaron los EjesEstratégicos de Acción que equivalen a los ejes de acción del Gobierno en línea, del Programa Agenda deConectividad. A partir de ellos, se definieron las líneas de acción prioritarias o líneas estratégicas quedeben conducir a mejorar la eficiencia del Estado Colombiano, así como un conjunto de indicadores quepermitirán conocer su evolución.Los productos esperados y entregados se detallan en la tabla 5 .Tabla 5. Productos esperados y entregados etapa 3.PRODUCTOS ESPERADOS PRODUCTOS ENTREGADOS FUENTE DE VERIFICACIÓN• Metodología que permitaelaborar y mantener el planestratégico de automatizaciónde las Cadenas de Trámites.• Plan estratégico deautomatización de las cadenasque forman parte del mapa detrámites.• 5 Cadenas de Trámitesseleccionadas y aprobadas porla Agenda de Conectividad.• Guía de establecimiento de loscriterios de priorización.• Ficha de Cadena de Trámitespara cada Cadena.• Metodología de priorización deCadenas de Trámites y deelaboración y mantenimientodel plan de acción para suoptimización• Plan estratégico de optimizacióny automatización de Cadenas deTrámites en la AdministraciónPública Colombiana• Fichas de Cadenas de Trámites• Descripción del proceso depriorización de Cadenas deTrámites• Relación entre Cadenas deTrámites y MECsFísico:Metodología de priorización deCadenas de Trámites y deelaboración y mantenimiento delplan de acción para suoptimización.Plan estratégico de optimización yautomatización de Cadenas deTrámites en la AdministraciónPública Colombiana.No. contrato 4292Contenidos compartidos:\\Poira\proyectos\ProyectoOptica\ProcesosContractuales\Entregables\EtapaIII5.4 Etapa 4 - Optimización de 6 Cadenas de TrámitesEn esta última etapa se entregaron los estudios técnicos respectivos de las 6 Cadenas de Trámitespriorizadas, el informe del plan de capacitación y transferencia de conocimientos y el resumen ejecutivo delresultado del proyecto.La presentación de cada estudio técnico se centró en el análisis del trámite principal y de los trámites yservicios entre entidades que lo integraban. Para tal efecto, se contemplaron siete etapas esenciales:Pág. 32 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAIlustración 5. Etapas optimización de Cadenas de Trámites.Etapa ILevantamientode informaciónEtapa IIAnálisis de lasituación inicialEtapa IIIModelo deoptimizaciónEtapa IVMarco normativoEtapa VEspecificación derequerimientos mediantecasos de usoEtapa VIEstimación de costosEtapa VIIPresentación deresultados5.4.1 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓNPara el levantamiento de la información se realizaron las siguientes actividades:- Identificación de trámites y servicios entre entidades: Se identificó el inventario de trámites yservicios entre entidades asociados a la misma, las entidades involucradas con sus responsablesdirectos y el alcance del documento. Cada una de las entidades involucradas fue convocada parapresentarle formalmente el proyecto y construir el grupo de trabajo que reportó la informaciónpertinente solicitada, la cual se constituyó en la base para el análisis de la cadena, permitiendoasí, tener la visión sistémica de la operación y funcionalidad de los procesos que soportan cadauno de los trámites y servicios entre entidades involucradas.- Estandarización de la información: Recibida la información de las entidades involucradas, esta fuerevisada, ajustada y analizada, confirmando que la documentación entregada estuviera completa(todos los campos diligenciados) y que respondiera a los requerimientos solicitados (informacióncorrecta), siendo la base para establecer los aspectos principales referentes a cuales áreas ypersonas participan en la ejecución del trámite, qué actividades ejecutan, cuándo lo hacen, cómoy dónde lo hacen, el tiempo que necesitan para hacerlo y la normatividad que sustenta laejecución del trámite.- Verificación de la información: Una vez identificada, documentada y estandarizada la informaciónrequerida, se realizaron reuniones con los responsables de las entidades involucradas en laoptimización de la Cadenas de Trámites, con el fin de verificar la información levantada, darrespuesta a las inquietudes detectadas previamente y ajustar los requerimientos de acuerdo conlos resultados de las reuniones, las cuales fueron documentadas a través de actas y ayudas dememoria.Pág. 33 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA5.4.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL- Análisis de trámites y servicios entre entidades asociadas a la cadena: Se hizo un análisis de lassituaciones relevantes encontradas, problemas, disfunciones y deficiencias detectadas en laejecución de cada trámite y servicios entre entidades, teniendo en cuenta como puntos esencialesla estrategia, procesos, organización, tecnología y normatividad.- Identificación de indicadores actuales de la cadena: Se determinaron los principales aspectos amedir de la Cadenas de Trámites con el fin de establecer los indicadores importantes y susresultados de medición actuales.- Diagnóstico de la Cadenas de Trámites: En esta etapa se valoraron las fortalezas, problemas,deficiencias y necesidades de los diferentes factores que interactúan en cada proceso que dansustento al trámite y servicio entre entidades de la cadena que permiten concluir el estado en quese encuentra las Cadenas de Trámites en la fecha del estudio.5.4.3 MODELO DE OPTIMIZACIÓN- Detalle de racionalización: En el entendido que el objetivo final de la racionalización es realizar elrediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos al interior de cada entidad,se identificaron los aspectos a mejorar para cada entidad involucrada en la Cadenas de Trámites,teniendo en cuenta la perspectiva de voluntad y posibilidades de cada entidad, lo cual se expresóen el diagrama de actividades que permite visualizar el orden lógico en la decisión tomada.- Detalle de simplificación: En el sentido que la simplificación de trámites está orientada arediseñar, suprimir o fusionar trámites, procesos o procedimientos transversales que integranmás de una entidad del Estado, se determinaron los aspectos a mejorar que permiten unaintegración más favorable y coordinada de las relaciones entre entidades y sectores con el fin dereducir los cuellos de botella o problemas para compartir información de uso común.- Detalle de automatización: Teniendo en cuenta las condiciones tecnológicas de la situaciónactual, el diagnóstico de la Cadenas de Trámites y en gran medida del interés y voluntadmanifestados por cada entidad, se establecieron los aspectos a mejorar en cuanto a laautomatización de los procesos involucrados, mejoras que se detallan en los apartes de análisisde la diferencia (GAP) y especificación de requerimientos que hacen parte del estudio técnico.Pág. 34 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA5.4.4 MARCO NORMATIVO- Revisión: Se revisó el marco normativo que ampara cada trámite y servicio entre entidades deacuerdo con la información suministrada por cada entidad.- Análisis: Para cada aspecto a mejorar de racionalización y simplificación se hizo un análisis de lapertinencia y necesidad de modificaciones normativas directamente relacionadas que permitanhacer posibles las soluciones propuestas.- Propuestas normativas: Basados en el análisis de la necesidad de modificaciones del marconormativo requerido, se presentaron las propuestas convenientes (artículos, convenios,instrucciones, institucionalización de programas, entre otros.) que se recomiendan para hacerposibles las soluciones con el fin que cada entidad involucrada en la Cadenas de Trámitesgestione la aprobación pertinente.5.4.5 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MEDIANTES CASOS DE USO- Diagrama de contexto de arquitectura: Se elaboró un diagrama general de arquitectura quecontiene la representación de los elementos tecnológicos que intervienen en el procesamiento dela Cadenas de Trámites. El nivel de detalle del diagrama es el requerido para contextualizar lasespecificaciones de los casos de uso y brindar un entendimiento de los principales componentes ysu relación.- Especificación de casos de uso: Para cada caso de uso identificado se documentó unaespecificación que contiene el detalle de su funcionamiento.- Especificación de requerimientos funcionales: Se definió a nivel global el conjunto derequerimientos funcionales que deberán ser implementados como parte de la solucióninformática. Para la representación gráfica de la especificación de los requerimientos funcionalesse utilizaron diagramas de casos de uso en notación UML.Pág. 35 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA5.4.6 ESTIMACIÓN DE COSTOS- A partir de las recomendaciones del modelo de optimización se consideraron las actividades deautomatización a realizar. Con este análisis se definió el esfuerzo necesario para implementarcada una de las propuestas, estimando los costos en que incurrirían las entidades, para el detallede la propuesta.5.4.7 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS- Plan de implementación: Se recomendó un cronograma de actividades principales que debenseguir cada una de las entidades involucradas en las Cadenas de Trámites para laimplementación del modelo de optimización propuesto, sobre el cual el Programa Gobierno enlínea y el Departamento Administrativo de la Función Pública a través del Grupo deRacionalización y Automatización de Trámites – GRAT, harán control al cumplimiento de losacuerdos establecidos mediante comités de seguimiento.- Matriz de riesgos del plan de implementación: Se detectaron dificultades en las cuales puedenincurrir las entidades involucradas en la Cadenas de Trámites.- Recomendaciones de la consultoría: Se plantearon una serie de propuestas cuya finalidad esmitigar los riesgos detectados.La tabla 6 relaciona los productos esperados y entregados en la etapa 4.Pág. 36 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEATabla 6. Productos esperados y entregados etapa 4.PRODUCTOS ESPERADOS PRODUCTOS ENTREGADOS FUENTE DE VERIFICACIÓN• Documento con descripción delos procedimientos optimizadosy la solución de automatizaciónde las 6 Cadenas de Trámitesseleccionadas.• Informe del Plan deCapacitación y Transferencia deConocimientos• Resumen ejecutivo delresultado del proyecto.• Acta de Finalización delproyecto• Seis (6) documentos de estudiotécnico con descripción de lasCadenas de Trámitesoptimizadas así:1. Solicitud de retiro parcialde cesantías – FNA.2. Solicitud, renovación y/omodificación de registrosanitario – INVIMA.3. Solicitud de pensión porvejez ante el Instituto deSeguros Sociales – ISS.4. Afiliación Única Electrónicaal Sistema de la ProtecciónSocial – Ministerio de laProtección Social.5. Expedición del Certificadode Carencia de Informespor Tráfico deEstupefacientes paraSustancias QuímicasControladas – DNE.6. Inspección FísicaSimultánea de mercancías– Régimen Exportación –puertos, aeropuertos ypasos de frontera• Informe del Plan deCapacitación y Transferencia deConocimientos• Resumen ejecutivo delresultado del proyecto.• Acta de Finalización delproyectoFísico:Documentos Técnicos y CDs de:1. Solicitud de retiro parcialde cesantías – FNA.2. Solicitud, renovación y/omodificación de registrosanitario – INVIMA.3. Solicitud de pensión porvejez ante el Instituto deSeguros Sociales – ISS.4. Afiliación Única Electrónicaal Sistema de la ProtecciónSocial – Ministerio de laProtección Social.5. Expedición del Certificadode Carencia de Informespor Tráfico deEstupefacientes paraSustancias QuímicasControladas – DNE.6. inspección físicasimultánea de mercancías- régimen de exportación –puertos, aeropuertos ypasos de fronteraNo. contrato 4292Contenidos compartidos:\\Poira\proyectos\ProyectoOptica\ProcesosContractuales\Entregables\EtapaIV5.5 Documento con descripción de los procedimientos optimizados y la solución deautomatización de las 6 Cadenas de Trámites seleccionadasEs de mencionar que la entrega formal del estudio técnico se hizo mediante la firma de Actas de Entregade Solución PGELDEFM-009 y se hicieron presentaciones en la Presidencia de la República en ComitésSectoriales del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites GRAT (Ver Anexo 8.2).A continuación se presenta un resumen del desarrollo de cada una de las 6 Cadenas de Trámitespriorizadas y optimizadas.Pág. 37 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA5.5.1 Solicitud de retiro parcial de cesantíasInicialmente, se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y serviciosentre las entidades asociadas a la Cadenas de Trámites, las entidades involucradas con sus responsablesdirectos y el alcance del estudio técnico de la Cadenas de Trámites “Solicitud de retiro parcial decesantías”. Una vez proporcionada la información por parte del Fondo Nacional de Ahorro, laSuperintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de la Protección Social, la misma fue revisada,estandarizada y analizada en conjunto con los responsables de las entidades involucradas siendo la basepara establecer los aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico de la Cadena de Trámites.Es así que en el Fondo Nacional de Ahorro se identificaron siete trámites con el mismo procedimientointerno, por lo que se recomendó fusionarlos en un “trámite tipo” que le permita a la entidad optimizar suproceso interno, disminuir tiempos de respuesta y mejorar el servicio al afiliado.Igualmente se encontró que para realizar el retiro parcial de cesantías, el afiliado tenía que hacer una seriede trámites previos para obtener la documentación y así dar inicio del proceso dentro del Fondo Nacionalde Ahorro, los cuales le generan gastos adicionales. Inicialmente el interesado en solicitar un retiro parcialde cesantías invierte?, en promedio, 145,2 minutos realizando los trámites previos (el tiempo medido es eltiempo realmente invertido en la ejecución de las actividades necesarias para hacer la solicitud y no eltiempo de duración del mismo), mientras que el costo promedio en que incurre el afiliado para realizar eltrámite es de $6.732.Como propuesta de mejora se planteo que el empleador haga uso de la Plataforma de Interoperabilidaddel Programa Gobierno en línea (antes Agenda de Conectividad), y así tener acceso al formulario vía Webpara eliminar los trámites previos al empleado. De esta forma se consigue que el formulario sea la únicadocumentación que requiere el FNA para que sus afiliados puedan realizar el retiro parcial de lascesantías. Para llevar a cabo esta solución se aprobó la Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cualse adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración deCuentas y Pago de Cesantías” y al interior del Fondo Nacional de Ahorro la Circular No. 003/2008 queconsiste en “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para elpago de cesantías”. La solución planteada tiene como beneficios la disminución del tiempo del trámitedebido que una vez optimizado se reducirá aproximadamente a 9,7 minutos promedio, con un reajuste dePág. 38 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAcostos a $1.661 promedio, y la eliminación de actividades que no generan valor agregado en el procesointerno del Fondo Nacional de Ahorro, pasando de 13 a 3 actividades.Al iniciar el estudio se identificó una dificultad para garantizar la veracidad en la documentación entregadapor el afiliado, debido a que se presentaban falsificaciones en los certificados de tradición y libertad deinmuebles y demás documentos. Para resolver el tema de la falsificación del certificado, se planteó comomejora la implementación de una consulta electrónica a los sistemas de la Superintendencia de Notariado yRegistro. La mejora planteada le generó beneficios tanto al afiliado como al Fondo Nacional de Ahorro.Durante el desarrollo del proyecto el Fondo Nacional de Ahorro estableció mediante Resolución No. 212 de2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías delproceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna 003/2008 expedida por lapresidencia del Fondo eliminar el requerimiento del certificado de tradición y libertad de inmuebles comorequisito del trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. Esta acción de racionalización implica laeliminación de esta consulta del modelo de automatización que se identificó inicialmente como propuestadel estudio. Sin embargo, dada la importancia de esta consulta utilizada en muchas otras Cadenas deTrámites (se estima que participa como subcadena en 227 Cadenas de Trámites), se determinó diseñar unmodelo de consulta en línea del certificado de tradición y libertad partiendo del proyecto de VentanillaÚnica de Registro – VUR de la Superintendencia de Notariado y Registro.Se propuso que el Fondo Nacional de Ahorro, junto con el Ministerio de la Protección Social, incluyerancomo una de las propuestas para el proyecto de ley antitrámites, eliminar la solicitud de la autorizaciónexpedida por el Ministerio para el retiro parcial de cesantías, siendo uno de los requisitos para los afiliadosdel sector privado.5.5.2 Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitarioSiguiendo la metodología de optimización, inicialmente se realizó el levantamiento de información donde seidentificaron los trámites y servicios entre las dos entidades asociadas a la Cadenas de Trámites, losentidades involucradas con sus responsables directos y el alcance del estudio técnico de la Cadenas deTrámites “Solicitud, renovación y/o modificación de registro sanitario”. Una vez entregada la informaciónPág. 39 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICApor parte del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA y la Superintendenciade Industria y Comercio, la misma fue revisada, estandarizada y analizada siendo la base para establecerlos aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico.Es así que en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA se halló enprimera instancia que existían seis (6) modalidades para realizar el trámite de “Solicitud, renovación ymodificación de registro sanitario” y que no existía diferencia sustancial en las actividades que se ejecutandentro del procedimiento interno, por lo que se recomendó fusionarlos en un “trámite tipo” que le permitaa la entidad optimizar su proceso interno, disminuir tiempos de respuesta y mejorar el servicio a losciudadanos y empresarios.Igualmente se encontró que para acceder a los trámites antes mencionados, el ciudadano debíapresentarse a las oficinas del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA pararadicar su solicitud, o puede hacerlo a través del sitio Web de la entidad, enviando posteriormente losdocumentos por correo certificado. Como propuesta de mejora se recomendo hacer uso de la Plataformade Interoperabilidad (PDI) del Programa Gobierno en línea, la cual permitirá vía Web el acceso alformulario, envío de documentación anexa, el pago correspondiente al trámite seleccionado y lanotificación al peticionario.Por otro lado, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA requiere que elciudadano presente al momento de radicar su solicitud, el Certificado de Existencia y Representación Legal,lo que obliga al solicitante a desplazarse físicamente a las Cámaras de Comercio para su obtención. Por loanterior se recomendó, mediante una circular interna del INVIMA, modificar la forma de consulta de esterequerimiento y elaborar un convenio interadministrativo con Confecámaras (RUE), con el apoyo delPrograma Agenda de Conectividad para la consulta de los datos de la empresa solicitante y de surepresentante legal a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI) del Programa Agenda deConectividad.Así mismo, se evidenció que para el grupo de medicamentos, productos fitoterapeuticos, bebidasalcohólicas, productos plaguicidas, medicamentos homeopáticos complejos, reactivos de diagnostico InPág. 40 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAVitro categorías I, II y III, se requiere que el solicitante presente el Certificado de Marca. Para obtener estedocumento el ciudadano debe presentarse a la Superintendencia de Industria y Comercio, realizar el pagoen la ventanilla de la entidad o en el Banco de Bogotá y radicar su solicitud. Para esto se recomendómediante circular interna modificar la forma de consulta de este requerimiento y elaborar un conveniointeradministrativo con la Superintendencia de Industria y Comercio que permita el pago en línea y laconsulta vía Web del estado del Certificado de Marca a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI)del Programa Gobierno en línea.Se verificó que existe represamiento de expedientes en el centro de documentación y que éste es causadopor el tiempo que se emplea en escanear los documentos anexos que contienen las solicitudes. Así mismo,se pudo constatar que los expedientes que son digitalizados y cargados en el sistema no son consultadospor los grupos de evaluación porque la información que se requiere no se encuentra en su totalidad endicho sistema. Por lo anterior, se recomendó que en un corto plazo se elimine el paso de digitalización deexpedientes y la revisión se haga sobre los documentos físicos y para un mediano plazo se permita elingreso de información digital de soporte directamente por el solicitante con el apoyo de un sistema degestión documental que garantice el posterior acceso a los contenidos de la solicitud y su documentaciónanexa.Por otro lado se evidenció retraso y represamiento en la actividad de firma para aprobación de resolucionespor parte del subdirector de registro sanitario. Durante el levantamiento de información (con corte a juniode 2008) se encontró que la entidad ya adquirió la firma digital y está siendo utilizada para la aprobaciónde los autos pero no ha sido implementada para la emisión de las resoluciones. Para ello se propuso laadecuada implementación de la firma digital para aprobación de resoluciones.Adicional al punto anterior, se comprobó la existencia de represamiento de expedientes pendientes denotificación debido al volumen de peticiones que se maneja en el Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA. Para esto se recomendó que las resoluciones se notifiquen haciendouso de la Plataforma de Interoperabilidad del (PDI) del Programa Gobierno en línea.Pág. 41 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAAsí mismo, se identificó la necesidad de implementar indicadores de control y seguimiento de lasactividades dentro del proceso interno que soporta el trámite de registro sanitario, con el fin de evaluar ymantener la trazabilidad del trámite.5.5.3 Solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros SocialesInicialmente se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y servicios entrelas entidades involucradas en la cadena. A continuación, se identificaron los responsables directos y elalcance de la optimización. La información entregada por parte del Instituto de Seguros Sociales fuerevisada, estandarizada y analizada con los responsables de la entidad siendo la base para establecer losaspectos mejorables propuestos en el estudio técnico.En el análisis de la situación inicial se tuvieron en cuenta puntos relevantes como la estrategia, procesos,organización, tecnología y normatividad con los cuales se evidenciaron los problemas, disfunciones,deficiencias y se determinó el diagnóstico de la situación inicial, que junto con los indicadores identificadospor su relevancia e impacto, sirvieron como referencia para la propuesta de optimización de la Cadenas deTrámites que incluye aspectos mejorables desde el punto de vista de racionalización, simplificación,automatización y normativos.Es importante mencionar que el Instituto de Seguros Sociales se encuentra en proceso de liquidación paradar paso a Colpensiones y la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y ContribucionesParafiscales de la Protección Social – UGPP. La primera estará a cargo del Ministerio de la Protección Socialy asumirá los afiliados del Instituto de Seguros Sociales, Caprecom y Cajanal. LA UGPP estará adscrita alMinisterio de Hacienda y Crédito Público y será responsable del reconocimiento de derechos pensionalesasí como, auxilios funerarios, causados a cargo de administradoras del Régimen de Prima Media del ordennacional y de las entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento depensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación. De acuerdo conconversaciones con representantes del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el proceso optimizado desolicitud de pensión por vejez desarrollado en el documento técnico será asumido por estas dos entidades.Pág. 42 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEASe acordó con el Instituto de Seguros Sociales que la optimización de esta cadena se circunscribiría a lapensión por vejez, quedando excluidas las cadenas relacionadas con pensión de invalidez, sobrevivencia yauxilio funerario, dado que los procedimientos a seguir son considerablemente diferentes para cada uno delos casos y no se podía considerar como una Cadenas de Trámites tipo que incluya las 4 tipologías depensión. Esto no quiere decir que algunos de los puntos propuestos de optimización de la cadena, noapliquen para las demás, pero será el Instituto de Seguros Sociales quien determinará el momentooportuno para su implementación. El análisis realizado justificó la decisión tomada pues se estableció quela solicitud de pensión por vejez ante el Instituto de Seguros Sociales representa el 70% de las solicitudesal año, siendo la solicitud de ocurrencia más alta.Durante el levantamiento de la información se evidenciaron las siguientes problemáticas para las cuales sepropusieron puntos de mejora así: Los expedientes que requerían pruebas, quedaban en el archivo enespera a que se anexaran las mismas y no se contaba con el personal que realizara esta actividad.Inicialmente solo se anexaban pruebas cuando por el volumen de expedientes represados, se creaba unplan de contingencia para que los funcionarios dejaran de hacer sus actividades y anexaran pruebas a losexpedientes. Para esto se propuso contar con personas que realizan servicio social y/o practicantes delSENA que se dediquen a anexar las pruebas a los expedientes que reposan en el archivo, mediante unproceso claramente definido y soportado por un sistema que informe al decisor que el expediente yacuenta con las pruebas necesarias para continuar con el trámite. Dada la limitación del presupuestomanejado por el Instituto de Seguros Sociales, de no conseguir estudiantes que realicen servicio social y/opracticantes del SENA, se continuará con el plan de contingencia mencionado.La revisión realizada a los expedientes por el Dactiloscopista además de no ser una actividad que serealizaba en todos los centros de decisión, generaba un cuello de botella debido al volumen de expedientesy la cantidad de funcionarios realizando esta actividad. Para esto se propuso en un corto plazo que todoslos centros de decisión del país cuenten con el número de dactiloscopistas necesarios para atender elvolumen de expedientes que se revisan en cada centro y en el largo plazo eliminar esta actividad así comocontar con un servicio Web que permita la autenticación del solicitante con la Registraduría Nacional delEstado Civil.Pág. 43 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICASe propuso eliminar el requisito donde se le pide al solicitante certificar que no está afiliado a otraadministradora de pensiones y que no se encuentra tramitando otro tipo de prestación, así como, lacertificación de afiliación a AFP´s junto con extracto de movimientos y crear en servicio Web donde elInstituto de Seguros Sociales haga el requerimiento a ASOFONDOS en forma automatizada. De estamanera, tampoco será necesaria la comunicación con las Administradoras de Fondos de Pensionessolicitando detalles de los tiempos cotizados. En conclusión, con ASOFONDOS se tendrán dos serviciosautomatizados, uno para la validación de multiafiliación que se encuentra en funcionamiento y otro para lahistoria laboral por demanda.Se propuso eliminar el requisito de certificación de cotizaciones a EPS y reemplazarlo por una consulta a labase de datos de compensación del Fosyga. Para esto se requiere una instrucción impartida por elMinisterio de la Protección Social al administrador fiduciario Fidufosyga, quien maneja la base de datos quecontiene la información de ingreso base de cotización de las personas que han aportado al RégimenContributivo a través de EPS´s o EOC.Basados en los datos suministrados por el Instituto de Seguros Sociales, se halló demora en laconfirmación de las entidades públicas sobre certificaciones laborales suministradas por los solicitantes enel momento de la radicación del trámite. Para esto se propuso que un funcionario del Instituto de SegurosSociales consulte la base de datos Pasivonal, administrada por el Ministerio de Hacienda, para buscar encuales entidades se tiene información de historia laboral del peticionario y enviar oficios requiriendo lascertificaciones. Se recomendó que el AFE genere alertas cuando se cumplan los tiempos establecidos por laley para la respuesta a estos requerimientos. En el caso excepcional que Pasivonal no cuente con los datosde una entidad en la que el afiliado ha reportado que tiene historia laboral, será este quien tendrá queacercarse a la entidad donde laboró para solicitar la certificación del tiempo trabajado.De otra parte, durante el desarrollo de la consultoría, el Instituto de Seguros Sociales detectó deficienciasen sus procesos y propuso alternativas de optimización. Por ejemplo, se comprobó que el proceso denotificación no se encuentra estandarizado; para esto se planteó realizar auditorías internas para revisardentro de las seccionales que exista el mismo entendimiento y que se realicen las mismas actividades delos procesos. Por otra parte, se está adelantando un proyecto para la organización, depuración, limpieza,custodia y manejo de expedientes, debido a que no se está gestionando de manera adecuada el archivoPág. 44 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAfísico de la entidad. Una vez adelantadas estas actividades, se digitalizará la totalidad de los documentosde los expedientes. También se recomendó gestionar la tercerización del archivo por regionales,estableciendo prioritariamente la tabla de retención de expedientes con los cuales se decide la prestación.Para el caso del proceso de notificación, durante el análisis del estudio técnico se llegó a la conclusión deutilizar como parte de la solución de automatización el uso de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI)para la notificación del Acto Administrativo donde se informa la decisión que ha tomado el Instituto deSeguros Sociales acerca de la solicitud de pensión.En resumen dentro de los principales logros obtenidos en el proceso de optimización y automatización dela Cadenas de Trámites, se encuentran: Disminución en la cantidad de documentos exigidos al ciudadanoya que inicialmente el solicitante, en el momento de iniciar el trámite debe presentar ocho (8) documentos;una vez implementadas las propuestas solo se deberán presentar seis (6) documentos. Por otra parte, eltiempo de duración para cada una de las modalidades se reduce así: Tiempos ISS de 4,12 meses pasa a2,5 meses como una mejora del 39,32%; ISS con AFP de 12,32 meses a 4 meses con una mejora del67,5%; ISS con Caja de 13,72 meses pasa a 4 meses con una mejora de 70,8%; ISS con AFP y Caja de18,47 meses pasa a 4 meses con una mejora de 78,3%. En síntesis, al aplicar las propuestas deracionalización, simplificación y normativas el tiempo promedio del trámite pasará de 4,77 meses a 2,5meses, de esta forma se lograría reducir a la mitad el tiempo exigido por la Ley para definir la prestación.5.5.4 Afiliación Única Electrónica al Sistema de la Protección SocialLa optimización de la Cadena de Trámites buscaba implementar un modelo de afiliación unificado quefuera de forma electrónica y que facilitará el acceso a las prestaciones asistenciales de salud, pensión,cesantías, riesgos profesionales, subsidio familiar y económico a quienes tienen una relación laboral ocapacidad económica.Inicialmente para el levantamiento de la información se realizaron reuniones con ASOFONDOS, ACEMI yFASECOLDA (Gremios involucrados en la afiliación de seguridad social). También se llevaron a caboreuniones con algunas administradoras tales como MAPFRE, COMPENSAR E.P.S, PORVENIR, COMPENSARPág. 45 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICALos sistemas de Salud y Pensión cuentan con bases de datos unificadas que permiten el control demultiafiliaciones. Estas bases de datos se encuentran a cargo de los diferentes Gremios; en Salud ACEMIcuenta con el Sistema de Información de Afiliación y Movilidad – SIAM y para Pensiones y CesantíasASOFONDOS (fondos privados) cuenta con el Sistema de Información de Administradoras de Fondo dePensiones – SIAFP.Para el caso de Cesantías, el Fondo Nacional de Ahorro administra su información de forma independiente,por tanto no se encuentra dentro de estas bases de datos mencionadas. A pesar de lo anterior esnecesario aclarar que en el caso de cesantías se pueden presentar multiafiliaciones a diferentes fondos yno se cuenta con una base de datos unificada.Para el Sistema de Riesgos Profesionales se encontró que actualmente no cuenta con un sistema de basede datos donde se registren la totalidad de las empresas afiliadas y como consecuencia se presentanmultiafiliaciones. En algunos casos y dependiendo de los nichos de mercado, se evidencia dilatación odesestimulación en el proceso de entrega de los formularios antecediéndola con una reunión, cita o cursosprevios para la presentación de la ARP, considerado causas adicionales de selección adversa.En las Cajas de Compensación Familiar se evidenció que no cuentan con un sistema de informaciónunificado, por lo cual, cuando una empresa quiere realizar un traslado se extiende el tiempo para la tomade la decisión y además se le solicita el paz y salvo de los pagos efectuados de acuerdo con locontemplado en la ley 21 de 1983.En el levantamiento de la información se evidenció que existen documentos que son solicitados por lasadministradoras de los sistemas los cuales no se encuentran normados. Este hecho hace que el proceso deafiliación sea más engorroso y dilate aún más el tiempo de radicación. Por ejemplo actualmente para latotalidad del Sistema de la Protección Social, se solicitan alrededor de 239 documentos, para realizar 29trámites en los que se cuentan afiliaciones, traslados y novedades.Como propuesta de mejora se planteó que el empleador haga uso de un formulario único electrónico através del cual se pueda realizar la afiliación al Sistema de la Protección Social y se puedan hacer lasvalidaciones de la información haciendo uso de las bases de datos con que cuentan el Ministerio de laPág. 46 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAProtección Social, la DIAN, CONFECAMARAS, y la Registraduría Nacional del Estado Civil. Estas validacionesconllevan a un único trámite de forma electrónica; de esta forma se reduciría a 110 el número dedocumentos.Actualmente el empleado que debe afiliarse ante las diferentes administradoras tarda en promedio tres (3)días, generándole al empleador un costo por empleado de $46.150 pesos (tomando como referencia elsalario mínimo legal vigente de 2008) y sin garantizar la confirmación de la afiliación ya que el resultadodel trámite puede durar un (1) mes, de acuerdo con las normas que establecen los tiempos de respuestasde las administradoras:• Salud: Decreto 806 de 1998: “Por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Socialen Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Saludy como servicio de interés general, en todo el territorio nacional.”• Pensión: Decreto 692 de 1994: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 100 de 1993.”• Riesgos Profesionales: Decreto 1772 de 1994 “Por el cual se reglamenta la afiliación y lascotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales.”• Caja de Compensación Familiar: Ley 21 de 1983 “Por la cual se modifica el régimen del Subsidiofamiliar y se dictan otras disposiciones.”Como propuesta de mejora se planteó que el empleador haga uso del formulario electrónico sin necesidadque el trabajador se desplace a las diferentes administradoras y dejando como plazo de confirmación delproceso un máximo de un (1) día para afiliación y un total de quince (15) días para traslado, y singenerarle costo a los empleadores para dicho proceso.Como propuesta de mejora se recomendó contar con una consulta del estado de las afiliaciones a los cinco(5) Sistemas de la Protección Social: salud, pensiones, cesantías, riesgos profesionales y cajas decompensación familiar; a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI) del Programa Gobierno enlínea. Dicha consulta contribuirá con la disminución de las certificaciones que son solicitadas en losdiferentes procesos de contratación actual, y evitará el desplazamiento de los ciudadanos a las diferentesadministradoras para solicitar su estado de afiliación.Por último, el Ministerio de la Protección Social en continuidad del Decreto 2060 de 2008, deberá expediruna Resolución por la cual se defina el contenido del Formulario Único Electrónico de Afiliación a laPág. 47 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAProtección Social, los diferentes actores que intervienen en el proceso de afiliación, los requerimientos yestándares que se deben tener en cuenta para la entrada de su fase de producción del Sistema deAfiliación Única de acuerdo con lo establecido en dicho Decreto. La propuesta de la Resolución quedóincluida dentro del documento técnico de la solución propuesta entregada al Ministerio.5.5.5 Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes paraSustancias Químicas ControladasCabe anotar que la DNE propuso en el marco del GRAT el proyecto “optimización y racionalización deltrámite de Expedición del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes” del cualhacen parte los trámites relacionados con la expedición de certificados para Sustancias QuímicasControladas, certificados con destino a la Aeronáutica Civil, certificados con destino a la Dirección GeneralMarítima DIMAR y certificados para Sustancias de Control Especial. Estos trámites cumplen conprocedimientos similares y su única diferencia es la finalidad para la que son emitidos. Para el estudio seacordó tomar como referencia los trámites relacionados con la Solicitud de Certificados para SustanciasQuímicas Controladas debido a que son las solicitudes de mayor complejidad para la expedición delcertificado.Inicialmente, se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y serviciosentre entidades involucradas, sus responsables directos y el alcance del documento. La informaciónentregada por la Dirección Nacional de Estupefacientes, Dirección de Policía Judicial - DIJIN, DirecciónAntinarcóticos - DIRAN, Grupo Control Precursores Químicos - COPRE, Armada Nacional, Fuerza AéreaColombiana, Ejército Nacional, Departamento Administrativo de Seguridad - DAS, Centro de InformaciónSobre Actividades Delictivas - CISAD, Unidad de Antinarcóticos e Interdicción Marítima - UNAIM, el ConsejoSuperior de la Judicatura - CSdeJ y Certicámara S.A., fue revisada, estandarizada y analizada con losresponsables de las entidades involucradas siendo la base para establecer los aspectos mejorablespropuestos en el estudio técnico.Entre los principales aspectos identificados en el diagnóstico como deficientes y sus propuestas de mejorase mencionan:Pág. 48 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEASe evidenció en primera instancia que la Dirección Nacional de Estupefacientes solicitaba como requisitoprevio a la expedición del CCITE para Sustancias Químicas Controladas, el documento físico del Certificadode Existencia y Representación Legal (para personas jurídicas), lo que obliga al solicitante a desplazarsefísicamente a las Cámaras de Comercio para su obtención, hacer el pago correspondiente al CCITE en lassucursales de la entidad bancaria con la cuales la Dirección Nacional de Estupefacientes tiene convenio yrecopilar los documentos generales y específicos según la finalidad del certificado.Como propuesta de mejora se recomendó diseñar el acceso al trámite de Expedición del Certificado deCarencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes para Sustancias Químicas Controladas a través delportal de Estado Colombiano (PEC), permitiendo al solicitante ingresar la información y los documentosdigitalizados necesarios. Las soluciones de optimización y automatización propuestas para agilizar lasolicitud del trámite fueron:Realizar el pago en línea de la solicitud del CCITE para Sustancias Químicas Controladas empleando losmedios digitales de pago provistos por la PDI, lo cual disminuye el desplazamiento del ciudadano yagiliza el proceso de expedición.Validar la identidad y antecedentes de personas naturales en línea a través del SICOP de la PolicíaNacional, permitiendo la validación previa al inicio del trámite de la autenticidad de los documentos deidentidad suministrada y si poseen o no antecedentes, evitando de esta manera la presentación defotocopias de documentos.Contrastar en línea la información reportada por el solicitante referente a la constitución de empresasconsultando el RUE de Confecámaras a través de la PDI.Como se identificó que los trámites relacionados con el Certificado de Carencia de Informes por Tráfico deEstupefacientes para Sustancias Químicas Controladas cumplen con procedimientos similares, se establecióun trámite tipo que le permite a la entidad optimizar sus actividades internas, disminuir tiempos derespuesta y mejorar el servicio a los ciudadanos y empresarios.Pág. 49 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICASe evidenció que el tiempo de respuesta de la información sobre antecedentes, anotaciones y novedadesrequeridas por la DNE a los Organismos de Inteligencia y Seguridad del Estado para el análisis y expedicióndel CCITE para Sustancias Químicas Controladas era un cuello de botella debido a que la comunicaciónmás usada es el correo físico, se requiere de autorizaciones de personas de alto nivel de las entidades, seconsultan archivos físicos, existen actividades que no generan valor agregado, la calidad de la informaciónno es categorizada y la ejecución de visitas de inspección en los casos que se requiere.Como propuestas de mejora para enviar la solicitud y recibir respuesta de información se propusieron trescategorías a implementar:- El acceso directo con respuesta en línea desde el sistema de Información de Estupefacientes –SIE2 de la DNE, donde se invocan servicios Web publicados en las plataformas de las entidadespara la consulta y respuesta de la información de los siguientes sistemas: DAS (SIFDAS), PolicíaNacional (SISOP, SIEDCO), Fiscalía General de la Nación (SIAN, SPOA y SIJUF) y el ConsejoSuperior de la Judicatura (SIURJ).- La solicitud de visita inspectiva realizada por el COPRE de la Policía Nacional, será llevada a cabopor el sistema SIE2 de la DNE a través de un servicio WEB publicado por el sistema SICOP. Lainformación correspondiente al resultado de la visita se suministrará a través de un servicio WEBpublicado por la DNE (sistema SIE2) el cual será consumido desde el SICOP.- La Fuerza Aérea Colombiana, Armada Nacional e INTERPOL, recibirán las consultas de informaciónsolicitada por la DNE a través del portal de la extranet del SIE2 y empleando el mismo medioreportaran las respuestas. El uso de las bases de datos en cualquiera de los casos anteriores seformaliza mediante convenios suscritos entre la DNE y cada una de las entidades que reporta lainformación.Se diseñó como propuesta la consulta en cualquier momento del estado del trámite a través del Portal delEstado Colombiano.Se propuso ejercer control de tiempos para la respuesta de la información solicitada en cumplimiento delos plazos establecidos por el artículo 89 del Decreto 2150 de 1995.Pág. 50 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAEl CCITE para Sustancias Químicas Controladas pasará de ser un documento impreso a ser un documentovirtual que puede ser validado en línea evitando posibles falsificaciones.En relación con la información requerida a la Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana, se verificóque el número de respuestas en las que se presentaban ampliaciones con información positiva relativa a laLey 30 de 1986 y conexos es baja, por tanto se recomienda tenerlas en cuenta como control posterior parala expedición de los certificados que autorizan el uso de Sustancias Químicas Controladas.En cuanto al proceso interno que soporta el trámite del CCITE en la DNE, se revisaron, identificaron yeliminaron las actividades que no generaban valor agregado; para lo cual se ajustará el manual deprocesos, se expedirán los CCITE para Sustancias Químicas Controladas en forma digital y se implementarála solución de notificación electrónica adelantada por el Programa Gobierno en línea.Basados en todas las propuestas de mejora mencionadas anteriormente y una vez implementadas en sutotalidad, se espera disminuir el tiempo de expedición del CCITE para Sustancias Químicas Controladasdesde el inicio del trámite hasta la notificación al peticionario de 41,17 días a 3 días en caso de no existirvisita de inspección física. Para el caso en que se deba realizar visita de inspección física se pretende pasarde 63,84 días a 27 días.5.5.6 Inspección Física Simultánea de Mercancías – Régimen Exportación - puertos,aeropuertos y pasos de fronteraCon la coordinación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la participación de las autoridades decontrol involucradas (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, el Instituto AgropecuarioColombiano - ICA, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA y la PolicíaNacional – Dirección Antinarcóticos) se realizó el levantamiento de la información donde se identificaron lostrámites y servicios entre las entidades involucradas en la cadena.A continuación, se definieron los responsables directos y el alcance del documento. La informaciónentregada por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y las autoridades de control fuerevisada, analizada y estandarizada con los responsables de las entidades siendo la base para establecerPág. 51 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAlos aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico.En las primeras reuniones sostenidas con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las autoridades decontrol y el Programa Gobierno en línea, se acordó que la optimización de esta cadena se circunscribiría alproceso de exportación, quedando excluido el proceso de importación debido a que este último seencuentra sujeto a cambios normativos que definirán las responsabilidades, trámites, documentos yprocedimientos que serán empleados para la realización del mismo. Esto no quiere decir que algunos delos puntos propuestos de optimización de la cadena, no apliquen para el régimen de importación, pero seráel Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conjuntamente con las autoridades de control quienesdeterminaran el momento oportuno para su implementación.Durante el levantamiento de información se evidenciaron las siguientes problemáticas para las cuales sepropusieron puntos de mejora así:El pago para los trámites presentados ante el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA y el InstitutoNacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA no se realizaba de manera unificada. Paraesto, se adelantaron reuniones con el Director de la Unidad de Negocios y el Líder de Producto de PSE deACH Colombia, donde se explicaron los mecanismos tecnológicos que facilitarán la realización del pagounificado a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE por concepto de la solicitud deinspección que se efectúa ante las dos (2) autoridades de control.Se constató que no existía un sistema de información que soporte el proceso de Inspección físicasimultánea de mercancías para el régimen de exportación en puertos, aeropuertos y pasos de frontera.Para esto, la consultoría diseñó los lineamientos tecnológicos del Sistema de Información de InspecciónSimultánea – SIIS, con el apoyo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y las autoridades decontrol lo que permitirá consultar la trazabilidad del trámite y los resultados de la inspección.El proceso de salida de mercancías realizado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIANno se encontraba constituido como un trámite ante el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT.Para esto, la DIAN adelantó la gestión para que el proceso sea registrado formalmente como trámite anteel SUIT.Pág. 52 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEANo se contaba con indicadores unificados que midieran el proceso de inspección física de mercancías. Paraesto, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conjuntamente con las autoridades de controldefinieron indicadores iniciales que se generarán con la información recopilada durante el desarrollo delproceso de inspección física simultánea de mercancías – régimen de exportación.De los cuatro (4) trámites que se realizan ante el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA se encontró quesolo dos (2) están automatizados. Por lo cual se propuso la automatización de los dos trámites restantes:“Solicitud del certificado fitosanitario de exportación” y “Solicitud del certificado zoosanitario para exportaranimales acuáticos vivos, sus productos, materias primas de origen animal para elaborar alimentos paraanimales acuáticos o alimentos completos para los mismos”. Adicionalmente para estos dos trámites segeneraron propuestas para racionalizar y simplificar 16 actividades, 6 documentos y 2 contactos para elprimer trámite y 17 actividades, 7 documentos y 3 contactos para el segundo trámite.Para ingresar y realizar los trámites en línea relacionados con los procesos de inspección física demercancías, se requiere el registro de usuario en el sistema de cada una de las autoridades de control. Seplanteó proveer acceso en línea al ciudadano a todos los trámites a través de un único sistemacentralizado.Dentro del proceso de inspección se requieren por las autoridades de control, documentos físicos comorequisitos para efectuar la inspección, para lo que se sugirió la digitalización de los mismos para serentregados vía electrónica.La inspección física simultánea no se lleva a cabo en todos los nodos de transferencia, para esto se planteóque el Sistema de Información de Inspección Simultánea – SIIS, recopile los resultados de la selectividaddada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y por la Policía Nacional - DirecciónAntinarcóticos, además de las solicitudes de inspección del Instituto Colombiano Agropecuario – ICA y delInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA, en los casos en los que aplique.Con esta información y con la asignación de turno, hora y fecha, el SIIS comunicará a las autoridades decontrol participantes y a los usuarios que participan en el proceso, a través de los sistemas de informacióncorrespondientes, el momento en que se realizará la inspección física de la mercancía.Pág. 53 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICASe evidenció que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN no genera un acta en elmomento de la inspección sino que la diligencia en sus servicios informáticos después de efectuado elproceso de inspección, las autoridades de control restantes elaboran las actas de inspección de maneramanual, lo que requiere su transcripción para la expedición del certificado respectivo en cada una de lasoficinas de las autoridades ubicadas en diferentes puntos de control operativo, incrementando el tiempo deexpedición debido al desplazamiento y la digitalización. Se propuso que las autoridades participantes en elproceso de inspección física simultánea de mercancías, utilicen dispositivos móviles que permitan elregistro de la información pertinente a la inspección y la entrega del certificado en tiempo real.5.6 Informe del plan de capacitación y transferencia de conocimientosSe presentó el “Informe Plan de Capacitación y Transferencia de Conocimientos” en el cual se expusieronlas tres estrategias que se identificaron y se ejecutaron cuyos resultados principales se detallan acontinuación.5.6.1 Curso “Presentación de las metodologías de identificación, priorización y optimizaciónde Cadenas de Trámites del estado colombiano”.En sesión del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites realizada el día 25 de noviembre de2008, el Alto Consejero Presidencial para la Competitividad y las Regiones propuso que la capacitación ytransferencia de conocimientos fuera participativa y presencial por parte de los servidores públicos delDepartamento Administrativo de la Función Pública como rector de la política antitrámites, con el propósitoque la preparación de estos funcionarios permita dar soporte a la implementación de las metodologías a losdemás organismos y entidades del Estado.Para tal fin, se hizo una presentación introductoria de las metodologías el 9 de octubre de 2008 a 13servidores públicos de la Coordinación de Racionalización de Trámites del DAFP y se integraron 3funcionarios de la misma Coordinación al equipo de trabajo para la optimización de la cadena de Trámites“Inspección física simultánea de mercancías – régimen exportación – puertos, aeropuertos y pasos defrontera” de tiempo parcial (50%) participando de forma presencial en el desarrollo de la metodología deoptimización. Así mismo, asistieron 5 servidores públicos del DAFP en el Seminario Taller dictado en la enla Universidad Sergio Arboleda.Pág. 54 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEASe coordinaron sesiones de transferencia de conocimientos adicionales con el propósito de capacitar a losdemás funcionarios de la Coordinación de Racionalización de Trámites con la siguiente agenda:Tabla 7. Agenda de capacitación DAFP.MóduloFecha derealizaciónContenidoIdentificación decadenas de trámitesIdentificación decadenas de trámitesPriorización deCadenas de trámitesOptimización decadenas de trámites22/05/200904/06/200923/06/2009Optimización decadenas de trámites 30/06/2009Optimización decadenas de trámites 01/07/2009Optimización decadenas de trámites 02/07/2009Clausura decapacitación03/07/2009Introducción a las fases del proyecto OPTICAConceptos básicosIdentificación de cadenas de trámitesa) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la informaciónc) Identificación de cadenasPriorización de cadenas de trámitesIntroducciónAntecedentes metodológicosa) Definición de parámetros generales.b) Identificación de grupos de trabajo.c) Determinación de criterios priorización.d) Ponderación de los criterios de priorización.Enfoque metodológicoa) Evaluación de los criterios de priorización.b) Ponderación de los criterios de priorización.c) Elaboración de matriz de priorización.Optimización de Cadenas TrámitesIntroducciónEtapas de Optimizacióna) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la situación inicialEtapas de Optimizaciónc) Modelo de optimizaciónd) Marco Normativoe) Especificación de requerimientos mediante casosde uso (parte 1)Etapas de Optimizacióne) Especificación de requerimientos mediante casosde uso (parte 2)f) Estimación de costosEtapas de Optimizacióng) Plan de implementación y presentación deresultados definitivosResumen del Proyecto OPTICAEntrega de certificadosLas guías de identificación, priorización, optimización y otro material soporte de las cadenas de trámites seentregaron al DAFP para ser puestas a disposición de los servidores públicos y de los ciudadanos en lapágina web de la entidad.Pág. 55 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICACon lo anterior, el DAFP está en la capacidad de replicar la metodología a las entidades del Estado quesoliciten su asesoría para la optimización de Cadenas de Trámites.5.6.2 Instrucción para el “Manejo del programa para la construcción de cadenas ysubCadenas de Trámites”El Programa Gobierno en línea asignó a una persona para que recibiera la instrucción correspondiente almanejo del programa para la construcción de cadenas y sub cadenas de trámites, y se le entregó el CDcon el siguiente contenido.- Carpeta Demos de capacitación- Ejecutables.rar – Programa Cadenas V01- Manual de usuario cadena vo3.doc- Plantilla mapa de cadena OPTICA 2008.xls- Tabla maestra OPTICA 2008.xls- Tabla programa de cadenas.xlsSe realizó la capacitación de la construcción de los entregables por parte de everis y funcionamiento de laaplicación del programa de Cadenas V01. Se entregó adicionalmente una copia de los entregables de lafase III.5.6.3 Seminario – taller “Optimización de las Cadenas de Trámites de la administraciónpública colombiana – Una tendencia actual para la modernización del Estado”De las 43 entidades inscritas al Seminario Taller participaron durante todas las sesiones 32 y se les entregócertificados de asistencia a 72 servidores públicos que se relacionan en la tabla 8.Pág. 56 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEATabla 8. Entidades y Servidores Públicos participantes en el Seminario Taller.# Entidad Participante Taller # Entidad Participante Taller1 Aeronáutica Civil Carmen Rosa Murcia Calderón 37Fondo de Pasivo Social de FerrocarrilesNacionales de ColombiaYudy Lizeth Torres2 Aeronáutica Civil Laura Yadira Velasco Prada 38 Fondo de Previsión Social del Congreso Armando Ricardo Delgado3 Aeronáutica Civil Andrés Felipe Molina Barrios 39 Fondo de Previsión Social del Congreso Carolina Tobar Sierra4 Agencia Logística de las Fuerzas Militares Gina Gil García 40 Fondo de Previsión Social del Congreso Paola Cuarán Arciniegas5 Agencia Logística de las Fuerzas Militares Rubiela Olivera Morales 41 Fuerza Aérea Olga Constanza Valiente6 Agencia Logística de las Fuerzas Militares Martha Esperanza García 42 Fuerza Aérea Orlando Dussan Cano7 Alcaldia Mayor de Bogotá Maria Constanza Romero 43 ICBF Rubby L. Clavijo Torres8 Alcaldia Mayor de Bogotá Guillermo Medina Sepulveda 44 ICETEX Gloria Mendez Ibañez9 Archivo General de la Nación Carlos Manuel Socha 45 ICETEX Janeth Adriana Mariño10 Archivo General de la Nación Héctor Oswaldo Bonilla Rodríguez 46 INCO Cristina Tabares11 Archivo General de la Nación Lilia Yaneth Cañón 47 INCO Antonio Herrera S.12 Armada Nacional Edith Constanza Soler Dueñas 48 INCO Janeth Rodríguez H.13 Armada Nacional Luis Eduardo Gómez Díaz 49 INCODER Farid Urrutia L.14 Armada Nacional Julio César Mayorga Beltrán 50 Industria Militar - INDUMIL César Augusto Riaño15 Armada Nacional César Armando Rodríguez C. 51 Industria Militar - INDUMIL Leyda Nelcy Aguirre Martínez16Caja de Sueldos de Retiro de la PolicíaNacionalJorge Samuel Yandar Martínez 52 INVIAS Mara Luz Barrios Arrieta17 Cajanal EICE Jaime Hernán Suárez Torres 53 Ministerio de Comunicaciones Gloria Patricia Rincón18 Cajanal EICE María Teresa Casilimas Álvarez 54 Ministerio de Comunicaciones Olga Regina Garzon19 Caprecom Luz Marlén Bula 55 Ministerio de Comunicaciones Pedro P. Sánchez H.20 Comando General las FFMM Lady Yadira Velásquez Perea 56Ministerio de Defensa Nacional - ComandoGeneral FFMMOlga Lucy Lopez de Moya21 Comando General las FFMM María del Pilar Londoño Muñoz 57 Ministerio de Minas y Energía Olga Patricia Rocha22 DAFP Maria Esperanza Peña 58 Ministerio de Minas y Energía Martha Lucía Torres23 DAFP Myriam Díaz 59 Ministerio de Minas y Energía Sigifredo Correa24 DAFP Nathalia Silva 60 Policía Nacional Doris Gamboa25 DAFP Lady Yadira Velasquez 61 Policia Nacional - Grupo Atención al German Antonio Rua Davidciudadano26 DAFP Carlos Enrique Gómez 62 Presidencia de la República Carlos Caicedo González27 DAFP Aseneth Correa Rodríguez 63 Programa Gobierno en línea Diana Patricia Porto Alvarez28 Defensa Civil Colombiana Gloria Estela Jiménez Aldana 64 Programa Gobierno en línea Patricia Hernández29 Defensa Civil Colombiana Miguel Ángel Chaparro Mendivelso 65 Programa Gobierno en línea John Jairo Clavijo Ocampo30 Dirección de Sanidad Militar María Victoria de Castro 66 RTVC Alcira Cuchivaguen Coronado31 Dirección de Sanidad Militar José Augusto Acosta Buitrago 67 RTVC Irlene Herrera Santoyo32 Dirección General Marítima Gloria Imelda Álvarez Fandiño 68 Superintendencia de Industria y Comercio Carlos Enrique Polania Falla33 Dirección General Marítima Rocío Aranguren Delgado 69 Superintendencia de Sociedades Manuel Guillermo tovar Gómez34 Dirección General Marítima Alba Lucía Moreno Díaz 70 Superintendencia de Subsidio Familiar Clara Inés Martinez Bornacelly35 Dirección General Marítima Diana Carolina Guiza 71 Superintendencia de Subsidio Familiar Martha Vásquez Miranda36Fondo de Pasivo Social de FerrocarrilesNacionales de ColombiaSilvano Martínez López 72Superintendencia de Vigilancia y SeguridadPrivadaWillinigton GranadosEl Seminario Taller se desarrollo en las instalaciones de la Universidad Sergio Arboleda en siete sesionescuyo contenido se detallan en la tabla 9.Pág. 57 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICATabla 9. Agenda del Seminario Taller.Fecha derealización16/04/200923/04/200930/04/200907/05/200914/05/2009ContenidoInstalación del Seminario Taller por parte delDepartamento Administrativo de la FunciónPúblicaInstalación del Seminario Taller por parte delPrograma Gobierno en líneaPresentación de la Universidad SergioArboledaPresentación de everisPresentación de la metodología del tallerFundamentos conceptualesLa Modernización del Estado y la EstrategiaGELIntroducción a las fases del proyecto OPTICAConceptos básicosIdentificación de cadenas de trámitesa) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la informaciónc) Identificación de cadenasPriorización de cadenas de trámitesIntroducciónAntecedentes metodológicosa) Definición de parámetros generales.b) Identificación de grupos de trabajo.c) Determinación de criterios priorización.d) Ponderación de los criterios de priorización.Enfoque metodológicoa) Evaluación de los criterios de priorización.b) Ponderación de los criterios de priorización.c) Elaboración de matriz de priorización.La interoperabilidad como requisitofundamental para la optimización de lascadenas de trámitesConferencistaElizabeth Rodríguez, Directora DAFP.Francisco Camargo SalasDirector Área de Articulación y GestiónPrograma GELIgnacio Gaitán, Universidad SergioArboledaLuis Redonet, Director everis ColombiaWilson Ordóñez Romero, Gerente ProyectoOPTICA everisFrancisco Camargo SalasDirector Área de Articulación y GestiónPrograma GELGermán García Pinzón, Gerente BusinesseverisGermán García Pinzón, Gerente BusinesseverisJohanna Pimiento, Directora Área deDesarrollo Programa GELOptimización de Cadenas TrámitesIntroducciónWilson Ordóñez Romero, Gerente ProyectoEtapas de OptimizaciónOPTICA everisa) Levantamiento de informaciónb) Análisis de la situación inicialEtapas de Optimizaciónc) Modelo de optimización Wilson Ordóñez Romero, Gerente ProyectoJuan Carlos Rondón, Universidad Sergiod) Marco NormativoArboledae) Especificación de requerimientos mediante casosde uso (parte 1)Carlos Nieto Lara, Consultor everisEtapas de Optimizacióne) Especificación de requerimientos mediante casosde uso (parte 2)Carlos Nieto Lara, Consultor everisf) Estimación de costos Juan Sebastían Escobar, Consultor everis21/05/200928/05/2009Etapas de Optimizacióng) Plan de implementación y presentación deresultados definitivosPreparación presentación ejercicio prácticodel seminario-tallerPresentación ejercicio práctico del seminario-tallerEvaluaciónEntrega de certificadosWilson Ordóñez Romero, Gerente ProyectoOPTICA everisEntidades participantesEntidades participantesEntidades participantesPág. 58 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEALa medición de satisfacción de los asistentes se hizo de acuerdo con la encuesta establecida por elPrograma Gobierno en línea la cual se realizó en cada sesión. La encuesta midió cuatro criteriosmetodología, material, expositores y organización que se describen en la tabla 10, con una escala quedetermina 1 como la calificación más baja y 4 la más alta.Tabla 10. Resultados medición de satisfacción de los asistentes.Criterio Tema 1 2 3 4 PromedioLos objetivos de la capacitación fueron claros 0 3 131 155 3,53MetodologíaLos contenidos de la capacitación fueron suficientepara alcanzar los objetivos propuestos0 9 137 143 3,46La capacitación fue relevante y útil 0 8 102 179 3,59Los materiales que recibieron fueron acertados ysuficientes4 23 139 122 3,30MaterialExpositoresOrganizaciónLas presentaciones fueron claras y fáciles de seguir 0 10 122 157 3,51El contenido fue oportuno y de calidad 0 6 124 159 3,53La capacitación fue suficiente para implementar losconocimientos en su trabajo0 17 143 129 3,39Los expositores dominan los temas tratados 0 1 66 222 3,76Los expositores tienen dominio de grupo 0 6 68 215 3,72Los expositores estimulan la participación eintercambio de ideas y experiencias0 10 90 189 3,62La organización del taller y el soporte logísticofueron apropiados2 8 118 161 3,52La sesión o sesiones se cumplieron en el horariodispuesto1 3 107 178 3,60TOTAL0% 3% 39% 58% 3,54El resultado final de la calificación promedio del seminario taller permitió establecer el grado de satisfacciónexpresado por los asistentes, evidenciando que el 97% de los participantes expresaron su complacencia delos cuales el 58% conceptuaron su conformidad plena con una calificación de 4 y el 39% con unacalificación de 3.Todo el material utilizado en el Seminario Taller se encuentra publicado en la página web del ProgramaGobierno en línea.Pág. 59 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAEn la sesión de clausura del seminario taller como parte del ejercicio de evaluación, 14 entidadesrelacionadas en la tabla 11, presentaron sus cadenas de trámites seleccionadas con la situación inicial y laidentificación de las principales oportunidades de mejora.Tabla 11. Presentaciones Cadenas de Trámites Sesión de Clausura.EntidadCadena de Trámites1. Agencia Logística de las Fuerzas Militares Solicitud de crédito de libre inversión2. Armada Nacional Ingreso personal a la Armada Nacional3. Comando General de las Fuerzas MilitaresSolicitud renovación del permiso para porte de armas deprotección personal para persona natural o jurídica4. Defensa Civil Solicitud de capacitación e instrucción a voluntarios5. Dirección General Marítima Solicitud de expedición matrícula naves6. Fondo de Pasivo Social de FerrocarrilesPensión de jubilaciónNacionales de Colombia7. Fondo de Previsión Social del Congreso Solicitud de reconocimiento de pensión por jubilación8. ICETEX Solicitud otorgamiento de crédito9. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Adopción de niña o niño colombiano10. INCODER Solicitud titulación terreno baldío11. INDUMIL12. Policía Nacional13. RTVC14. Unidad Administrativa Especial deAeronáutica CivilSolicitud de inscripción para ingresar como uniformado ala Policía NacionalSolicitud de codificación de comerciales regulares ycódigos cívicosSolicitud de permisos de operación y de funcionamientoEn conclusión, el plan de capacitación y transferencia de conocimientos se ejecutó en sus tres estrategiaspropuestas, confirmando la facilidad de desarrollo de las guías y metodologías, las cuales se encuentranalineadas con la normatividad expedida para el tema de trámites y procedimientos de la AdministraciónPública Colombiana.Pág. 60 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA6. EJECUCIÓN CONTRACTUALE l contrato No. 0004292 suscrito el 5 de octubre de 2007, tenía una duración inicial de nueve (9)meses contados a partir de la fecha de firma del acta de iniciación de los servicios, es decir, desde el 1 denoviembre de de 2007 hasta el 1 de julio de 2008.Durante la ejecución del contrato se firmaron siete (7) otrosí para prórroga de plazo incluyendo la adiciónde un nuevo producto correspondiente al Otrosí No. 6 que se describen en la tabla 12.Tabla 12. Ejecución contractual.Otrosí Fecha Descripción1 30/07/20082 12/09/20083 14/10/20084 14/11/20085 08/01/2009Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 45 díascalendario, para la terminación del proyecto OPTICA.Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes,para la terminación del proyecto OPTICA.Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes,para la revisión y ajustes de los entregables de la fase IV.Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 2 meses,en razón a que en la última valoración de las propuestas deoptimización y automatización del de las cinco (5) cadenas detrámites seleccionadas en el marco del proyecto OPTICA, seevidenciaron algunas novedades y cambios en los sistemas deinformación de las entidades, en particular en aquellos de lasentidades que participan en la cadena de certificados de carencia deinformes por tráfico de estupefacientes , liderada por la DirecciónNacional de Estupefacientes – DNE, que requirió la actualización delas soluciones de implantación de los modelos de optimización.Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes,con el fin de dar culminación a las actividades correspondientes alproyecto OPTICA.Adicionó al contrato el producto cuyo objeto es: "Optimización ydefinición de los lineamientos tecnológicos del proceso de inspecciónfísica simultánea de carga en los nodos de transferencia".6 09/02/2009 Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 5 meses,con el fin de dar inicio al proceso de optimización y definición de loslineamientos tecnológicos de las cadenas de trámites involucradas enPág. 61 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICAOtrosí Fecha Descripciónel proceso de inspección física simultánea de carga en los nodos detransferencia.7 13/07/2009Prorrogó el plazo de duración del contrato por el término de 1 mes,con el fin de verificar, corregir y aprobar la documentación de laCadena de “Inspección Física Simultánea – Régimen Exportación –puertos, aeropuertos y pasos de frontera”, con la calidad requeridapor Agenda de Conectividad y por todas las entidades participantesen dicha cadena.Pág. 62 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA7. LECCIONES APRENDIDAS, RECOMENDACIONES Y FACTORES DE ÉXITOL a ejecución del Proyecto para “REALIZAR EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GENERAL DEAUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL SECTOR PÚBLICO”, permitió identificar unas leccionesaprendidas y unos factores críticos de éxito que se detallan a continuación.7.1 Lecciones aprendidasLas principales lecciones aprendidas de este proceso de optimización y automatización de Cadenas deTrámites del sector público con el fin de prestar un mejor servicio al ciudadano se encuentran:• El involucramiento y seguimiento por parte del Alto Consejero para la Competitividad y las Regionespermitió el compromiso de la Alta Dirección de los organismos y entidades involucradas en elcumplimiento de los fines propuestos por el Proyecto OPTICA.• El trabajo articulado entre la Alta Consejería para la Competitividad y las Regiones, elDepartamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de Planeación y elPrograma Gobierno en línea, garantizó trabajar con criterios unificados para la elaboración de lasmetodologías de identificación, priorización y optimización de Cadenas de Trámites.• El seguimiento del Proyecto OPTICA y de los compromisos adquiridos en los planes deimplementación resultado de los estudios técnicos, a través del Grupo de Racionalización yAutomatización de Trámites – GRAT, ha logrado que los organismo y entidades presenten tanto losavances como dificultades para el cumplimiento de los objetivos propuestos.• Racionalizar los trámites, procesos y procedimientos en función de automatizarlos teniendo encuenta las necesidades del ciudadano y su acercamiento a la Administración Pública, cambio elenfoque tradicional de mejoramiento en los organismos y entidades del Estado.• Facilitar el intercambio de información facilitó elaborar los modelos de optimización yautomatización propuestos en beneficio de los ciudadanos, organismos y entidades del Estado.• La elaboración de las metodologías y guías de identificación, priorización y optimización de Cadenasde Trámites permite mantener los criterios unificados y dar continuidad a los objetivos propuestosPág. 63 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICApor el proyecto OPTICA “Realizar el desarrollo de una estrategia general de automatización detrámites para el sector público”.• La capacitación y transferencia de conocimiento con soporte en las guías difundidas en medioimpreso y magnético en las páginas web del Programa Gobierno en línea y del DepartamentoAdministrativo de la Función Pública, aseguró un mejor entendimiento por parte de los serividorespúblicos que participaron en el proceso de capacitación y transferencia de conocimientos.• El involucrar al Distrito Capital en el Proyecto reconoció que las metodologías son aplicables en losorganismos y entidades del orden territorial.7.2 RecomendacionesDentro de las recomendaciones a tener en cuenta para la optimización y automatización de Cadenas deTrámites se pueden mencionar las siguientes:• Establecer políticas públicas (reformas administrativas, gerenciales, planes, programas, comités,comisiones) que unifiquen, garanticen, soporten y obliguen la implementación de la racionalizacióny automatización de trámites, procesos y procedimientos. Estas políticas se deben enmarcar conestrategias principalmente centralizadas, coherentes y fundamentadas en la inversión financiera, laestimación de tiempo requerido y la formación cultural necesaria para su cumplimiento.• Determinar la(s) entidad(es) responsable(s) de las políticas públicas de optimización y deautomatización de Cadenas de Trámites, así como para ofrecer sensibilización, capacitación yasesoría en la implementación de las metodologías, garantizando el acompañamiento durante eldesarrollo de las mismas y el seguimiento de los compromisos suscritos en el plan deimplementación con el fin de garantizar los resultados esperados.• Continuar con el trabajo articulado y el compromiso entre la Alta Consejería para la Competitividady las Regiones, el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional dePlaneación y el Programa Gobierno en línea, lo cual permite trabajar con criterios unificados y elliderazgo en los proyectos por parte de los organismos y entidades del Estado involucrados en losproyectos de optimización y automatización de Cadenas de Trámites.• Continuar el trabajo de seguimiento de los proyectos optimización y automatización de Cadenas deTrámites a través del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites – GRAT con el fin dePág. 64 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEAgarantizar el cumplimiento en los tiempos establecidos de los compromisos adquiridos en los planesde implementación.• Contar con un sistema de información que le permita al Estado identificar las Cadenas de Trámites(estableciendo la relación entre los trámites en función de los requisitos exigidos al ciudadano parasu realización y otros trámites o servicios prestados por otras entidades), donde se puedareconocer los contactos ciudadano-Estado.• Priorizar la racionalización y automatización de las Cadenas de Trámites de acuerdo con los criteriospolíticos y tecnológicos según se establezcan, tales como, impacto al ciudadano, facilidad, prelacióny voluntad de implementación.• Enfatizar que la racionalización debe propender por la automatización de los sistemas que soportanlos trámites, procesos y procedimientos al interior de las entidades, por lo que se requiere mejorarlos Sistemas de información de los organismos y entidades del Estado.• Analizar la vigencia y pertinencia jurídica de las normas que soportan la exigencia de documentos yrequisitos de los trámites, con el propósito de poder determinar entre otros aspectos la pertinencia,soporte y el valor agregado que generan en la ejecución de los mismos, con el fin de presentarpropuestas normativas que garanticen su racionalización y automatización de forma eficiente.• Establecer claramente la línea de base con datos y variables concretas que permitan medir ycomparar los resultados finales del proceso de optimización y automatización.• Los organismos y entidades del Estado deben comprometerse en implementar los desarrollos,mecanismos y procedimientos necesarios o requeridos que permitan de forma segura y eficiente elintercambio de información, lo cual debe preferiblemente ser facilitado a través de una plataformade interoperabilidad del Estado.7.3 Factores de éxitoLos factores clave de éxito identificados a lo largo de la implementación del Proyecto de Optimización deCadenas de Trámites son:• Garantizar el compromiso del alto Gobierno (Presidencia y Alta Consejería para la Competitividad ylas Regiones) como líderes políticos del Proyecto.• Asegurar el compromiso y la participación activa de los altos cargos de las entidades involucradasen las cadenas seleccionadas para optimización.Pág. 65 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA• Hacer seguimiento continuo de los compromisos del Proyecto a través del GRAT, identificandoriesgos y planes de mitigación para los mismos.• Valorar que un Estado moderno no es solo el que hace uso intensivo de las TIC, es aquel que setransforma desde adentro con criterios desde afuera, esto es el reconocimiento de que elaccionistas de lo público es el ciudadano y que los servidores públicos está para eso, para servir.• Reconocer que la modernización de la Administración Pública no es tener solamente menos trámitesu ofrecerlos en línea, es buscar estrategias concretas que permitan la transformación desde adentrode la estructura y de la forma de operar del Estado y buscar siempre una constante, amable y fácilinterrelación con los ciudadanos y empresarios.• Integrar un equipo interdisciplinario competente para implementar todo el proceso deracionalización y automatización, otorgando diferentes visiones al mismo, preferiblemente evitandocambios de interlocutores durante el desarrollo del proyecto.• Nombrar de manera formal y desde el inicio del proyecto de optimización y automatización el líderfuncional y técnico con disponibilidad de tiempo y capacidad de decisión.• Evitar cambios de interlocutor durante el desarrollo del proyecto de optimización y automatización.• Adelantar las gestiones internas necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas delproyecto de optimización y automatización, con el fin de agilizar los procesos administrativos ygarantizar la participación activa de las áreas requeridas que aseguren el desarrollo del proyecto enlos plazos establecidos.• Suministrar la información y documentación requerida para el desarrollo del proyecto deoptimización y automatización en los tiempos que se estipulen para tal fin.• Asistir y participar en las sesiones de trabajo (cumplimiento de plazos para contestar a la propuestade documentación, duración, desarrollo y consecución de objetivos).• Revisar y aprobar de manera oportuna los entregables con el fin de no afectar la calidad delresultado esperado ni el plan de trabajo.• Considerar trabajos anteriores o en curso relacionados con el rediseño de procedimientosadministrativos y propuestas normativas afines con la cadena objeto de optimización.• Validar la información suministrada y documentos generados en desarrollo del proyecto durante laejecución de cada etapa.Pág. 66 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA8. REFERENCIAS- CONPES 3248 de 2003, Lineamientos generales, el alcance y los mecanismos de evaluación delPrograma de Renovación de la Administración Pública (PRAP).- CONPES 3292 de 2004, Proyecto de racionalización y automatización de trámites.- Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámitesinnecesarios en la Administración Pública.- Decreto 1677 de 2000, (artículo 2o): relaciona las políticas de Administración Pública formuladaspor el Departamento Administrativo de la Función Pública en materias relacionadas con laaplicación de tecnologías administrativas. El artículo 19 orienta la política de simplificación detrámites con el apoyo de los comités sectoriales para el desarrollo administrativo y con lacooperación del sector privado.- Decreto 4669 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.- Decreto 1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia deGobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005,y se dictan otras disposiciones.- Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la inscripción y racionalización detrámites y servicios de la Administración Pública, septiembre de 2008.- Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la racionalización de trámites,procesos y procedimientos, junio de 2002.- Departamento Administrativo de la Función Pública, Hacia una visión sistémica de la gestiónpública DAFP.- Ley 489 de 1998, (artículo 18): Por la cual se dictan normas sobre la organización yfuncionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios yreglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 delartículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.- Ley 527 de 1999, por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes dedatos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establece las entidades decertificación y se dictan otras disposiciones.Pág. 67 de 69

RESUMEN EJECUTIVORESULTADO DEL PROYECTO OPTICA- Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites yprocedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares queejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.- Ministerio de Comunicaciones, Plan Nacional de Tecnologías de la Información y lascomunicaciones 2008 – 2019, mayo de 2008.- Guía de identificación de Cadenas de Trámites, Bogotá, D.C., marzo de 2009.- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Guía de priorización de Cadenasde Trámites, Bogotá, D.C., marzo de 2009.- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Metodología de identificación decadenas de trámites, marzo de 2009.- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Plan estratégico de optimización yautomatización de cadenas de trámites en la Administración Pública colombiana, marzo de 2009.- Programa Gobierno en línea – Estrategia de Gobierno en línea, Metodología de identificación deCadenas de Trámites, marzo de 2009.Pág. 68 de 69

ÁREA DE ARTICULACIÓNÁREA DE DESARROLLOPROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA9. ANEXOS8.1 Entidades y servidores públicos que participaron en la optimización de las Cadenasde Trámites priorizadas8.2 Presentaciones GRAT – Presidencia de la RepúblicaPágina 69 de 69