REGLAMENTO DE CONTRATACIÃN - Cámara de Comercio de Neiva
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<strong>REGLAMENTO</strong> <strong>DE</strong> CONTRATACIÓN
INTRODUCCIÓNEl presente Reglamento <strong>de</strong>fine las políticas y procedimientos para llevar a cabo elproceso <strong>de</strong> adquisición <strong>de</strong> bienes, ejecución <strong>de</strong> obras, prestación <strong>de</strong> servicios yconsultoría <strong>de</strong> la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, las normas generales para laadministración y manejo <strong>de</strong> los contratos, la <strong>de</strong>finición y asignación <strong>de</strong>responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> cada una <strong>de</strong> las áreas que intervienen en las diferentes etapas<strong>de</strong> contratación.2
CAPITULO I<strong>DE</strong> LAS NORMAS GENERALESARTICULO I. OBJETO: El presente Reglamento <strong>de</strong> Contratación tiene como objetodisponer los principios, las competencias, los procedimientos para la formación <strong>de</strong>lcontrato y en general las reglas que rigen la contratación <strong>de</strong> la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong><strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>.ARTICULO 2. <strong>DE</strong>L CAMPO <strong>DE</strong> APLICACIÓN: El presente reglamento se aplica a lacontratación que realice la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, en <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> susfunciones. Los contratos <strong>de</strong> obra, consultoría, prestación <strong>de</strong> servicios, suministros,concesiones, convenios, y los <strong>de</strong>más que en el ejercicio <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> susfunciones se presenten.ARTICULO 3. <strong>DE</strong> LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES: Lasactuaciones <strong>de</strong> quienes intervengan en la contratación <strong>de</strong> la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong><strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, se <strong>de</strong>sarrollarán atendiendo los principios <strong>de</strong> transparencia, buena fé,economía, responsabilidad, equilibrio contractual, planeación, literalidad, solemnida<strong>de</strong>n la contratación, eficacia y publicidad.a) Principio <strong>de</strong> transparencia: En virtud <strong>de</strong> este principio la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong><strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, se obliga a adoptar y utilizar procesos <strong>de</strong> selección <strong>de</strong>l contratista,con base en reglas claras y objetivas, que sean <strong>de</strong> público conocimiento y quegaranticen la selección <strong>de</strong> la propuesta más favorable para la institución.Deberá así mismo garantizar la igualdad <strong>de</strong> oportunida<strong>de</strong>s para la presentación<strong>de</strong> las propuestas y para su evaluación con fundamento en los términos <strong>de</strong>referencia.b) Principio <strong>de</strong> buena fé: la contratación se tramitará, celebrará y ejecutará <strong>de</strong>buena fé. Por tanto, ella se presumirá en todas las gestiones y actuaciones <strong>de</strong> losparticulares ante la institución.c) Principio <strong>de</strong> Economía: en la contratación se observarán los trámitesestrictamente necesarios para lo cual se señalarán los términos perentorios <strong>de</strong>las diferentes etapas <strong>de</strong> contratación; así mismo los funcionarios <strong>de</strong> la institución<strong>de</strong>berán dar el impulso oficioso y eficaz a las correspondientes actuaciones, <strong>de</strong>tal forma que los procedimientos sirvan para agilizar las <strong>de</strong>cisiones y actuaran <strong>de</strong>tal manera que el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> las activida<strong>de</strong>s contractuales corresponda a losobjetivos, priorida<strong>de</strong>s, estrategias y orientaciones <strong>de</strong> la política general <strong>de</strong> lainstitución.3
d) Principio <strong>de</strong> responsabilidad: Todos los servidores <strong>de</strong> la institución queintervengan en cualquier etapa <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> contratación, respon<strong>de</strong>rán porsus actuaciones y omisiones, y <strong>de</strong>berán in<strong>de</strong>mnizar por los daños que causen porrazón a ella a la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, a los contratistas, y a tercerossin perjuicio <strong>de</strong> las sanciones que <strong>de</strong> su actuación u omisión se <strong>de</strong>riven.e) Principio <strong>de</strong> equilibrio contractual: en los contratos que celebre la institución semantendrá la igualdad o equidad entre <strong>de</strong>rechos y obligaciones surgidas almomento <strong>de</strong> proponer o contratar según el caso. Si dicha igualdad oequivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, laspartes adoptaran en el menor tiempo posible las medidas necesarias para surestablecimiento.f) Principio <strong>de</strong> planeación: los procedimientos contractuales <strong>de</strong>ben estarprecedidos por una idónea planeación, en la cual se verifique su a<strong>de</strong>cuación alos planes, proyectos y programas <strong>de</strong> la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, asícomo al Plan Anual <strong>de</strong> Compras y al Presupuesto <strong>de</strong> la misma.En virtud <strong>de</strong> este principio no podrá iniciarse ningún proceso contractual sin laexistencia previa <strong>de</strong> disponibilidad presupuestal.g) Principio <strong>de</strong> literalidad: Todos los contratos que celebre la Institución <strong>de</strong>beránconstar por escrito. En ellos, como mínimo se indicarán claramente los elementosnecesarios para la existencia <strong>de</strong>l contrato, el plazo, la forma <strong>de</strong> pago, lasobligaciones especiales <strong>de</strong> las partes, las condiciones en que la instituciónejercerá la vigilancia <strong>de</strong>l contrato, las garantías <strong>de</strong>l contrato cuando ella serequieran, las condiciones <strong>de</strong> liquidación <strong>de</strong>l mismo, y las cláusulasexcepcionales, si a ellas hubiere lugar.h) Principio <strong>de</strong> Solemnidad en la contratación: a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> constar por escrito loscontratos que celebra la institución, estarán sometidos a las condicionessustanciales y requisitos <strong>de</strong> vali<strong>de</strong>z que imponga la ley para cada contrato.i) Principio <strong>de</strong> eficacia: en virtud <strong>de</strong> este principio todos los procedimientosadministrativos que se a<strong>de</strong>lanten para la selección <strong>de</strong>l contratista o en laejecución <strong>de</strong> los contratos, tienen por objeto la consecución <strong>de</strong> los fines <strong>de</strong> lacontratación.j) Principio <strong>de</strong> publicidad: en virtud <strong>de</strong>l principio <strong>de</strong> publicidad y en caso que elbien o servicio a contratar supere los 20 S.M.L.V., la institución <strong>de</strong>berá hacer unadivulgación en la página web y en las carteleras <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> atención alpúblico, hasta el día siguiente a la fecha establecida para la recepción <strong>de</strong> laspropuestas <strong>de</strong> los proveedores por parte <strong>de</strong> la Cámara.ARTICULO 4.- APLICACIÓN <strong>DE</strong>L CÓDIGO <strong>DE</strong> ÉTICA: los funcionarios <strong>de</strong> la Entidad, losproponentes y/o contratistas <strong>de</strong>berán conocer y cumplir el Código <strong>de</strong> Ética <strong>de</strong> laCámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, <strong>de</strong> tal manera que las negociaciones y el<strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> los contratos, presenten absoluta transparencia, equidad eimparcialidad en la celebración <strong>de</strong>l negocio jurídico correspondiente y se4
garantice a la Entidad la más absoluta claridad y ventaja para sus intereses en lacontratación que se celebre en su nombre.CAPITULO II<strong>DE</strong> LA COMPETENCIA, <strong>DE</strong>LEGACION Y CAPACIDAD PARA CONTRATARARTICULO 5. COMPETENCIA CONTRACTUAL: El Presi<strong>de</strong>nte Ejecutivo <strong>de</strong> la Cámara <strong>de</strong><strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, en su condición <strong>de</strong> representante legal <strong>de</strong> la Entidad, es elresponsable <strong>de</strong> todos los procesos contractuales <strong>de</strong> la Institución.Para dar cumplimiento a ello se cuenta con un Comité <strong>de</strong> Compras el cual estáconformado por el Jefe Administrativo y Financiero, el Auxiliar Administrativo(almacenista) y el coordinador (asistente <strong>de</strong> presi<strong>de</strong>ncia). Este Comité <strong>de</strong>berárespon<strong>de</strong>r ante el Presi<strong>de</strong>nte Ejecutivo por el análisis y transparencia en la escogencia<strong>de</strong> los contratistas, <strong>de</strong> acuerdo al tipo <strong>de</strong> contratación.PARAGRAFO 1.- No obstante, <strong>de</strong> conformidad con los estatutos, el Presi<strong>de</strong>nte Ejecutivorequiere autorización <strong>de</strong> la Junta Directiva en los siguientes casos:1. Para transferir a cualquier título o gravar los inmuebles <strong>de</strong> propiedad <strong>de</strong> laEntidad.2. Para celebrar operaciones <strong>de</strong> crédito.3. Para la creación o participación <strong>de</strong> empresas, corporaciones, fundaciones,asociaciones, o cualquier persona jurídica.PARAGRAFO 2.- De igual forma requiere autorización <strong>de</strong> la Comisión <strong>de</strong> la Mesa, paracelebrar cualquier clase <strong>de</strong> contrato cuya cuantía sea superior a 250 S.M.L.M.V.ARTICULO 6. <strong>DE</strong>LEGACION <strong>DE</strong> LA COMPETENCIA CONTRACTUAL: El Presi<strong>de</strong>nte Ejecutivo<strong>de</strong> la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, podrá <strong>de</strong>legar la facultad or<strong>de</strong>nadora <strong>de</strong>l gasto<strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l límite <strong>de</strong> sus propias faculta<strong>de</strong>s. En tal virtud, otorga los po<strong>de</strong>res a losor<strong>de</strong>nadores <strong>de</strong>l gasto para aceptación <strong>de</strong> ofertas o celebración <strong>de</strong> contratos.Esta <strong>de</strong>legación se otorgará mediante resolución expresa, <strong>de</strong>terminando las funcionesespecíficas que se <strong>de</strong>legan.ARTICULO 7. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: podrán celebrar contratos con la Cámara<strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, todas las personas naturales o jurídicas consi<strong>de</strong>radas comocapaces, conforme a las disposiciones legales vigentes.También podrán celebrar contratos los consorcios y las uniones temporales.PARAGRAFO.- Las personas jurídicas nacionales o extranjeras <strong>de</strong>berán acreditar que suduración no es inferior a la <strong>de</strong>l plazo <strong>de</strong>l contrato y un año más. Las personas jurídicas<strong>de</strong> <strong>de</strong>recho privado y personas naturales que ejerzan una actividad comercial,conforme a las normas <strong>de</strong>l código <strong>de</strong> comercio <strong>de</strong>berán <strong>de</strong>mostrar que su constitucióne inscripción en la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> sus respectivos domicilios, antece<strong>de</strong> en un5
mínimo <strong>de</strong> un (1) año a la fecha <strong>de</strong> suscripción <strong>de</strong>l contrato y su matrícula seencuentra renovada al momento <strong>de</strong> contratar.CAPITULO III<strong>DE</strong> LA FORMA <strong>DE</strong> CONTRATACIÓN, <strong>DE</strong> LOS REQUISITOS Y <strong>DE</strong> LA SELECCIÓN <strong>DE</strong>LCONTRATISTAARTICULO 8. <strong>DE</strong> LA FORMA <strong>DE</strong> CONTRATACIÓN:1. Or<strong>de</strong>nes <strong>de</strong> servicio o pedido <strong>de</strong> almacén2. Contrato con 3 invitaciones3. Contrato con invitación pública a través <strong>de</strong> página webARTICULO 9. OR<strong>DE</strong>NES <strong>DE</strong> SERVICIO O PEDIDO <strong>DE</strong> ALMACEN: Cuando la cuantía <strong>de</strong>lcontrato sea igual o inferior a 5 S.M.L.M.V., la Cámara podrá comprar o adquirir bieneso servicios mediante la suscripción <strong>de</strong> una or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> servicio o pedido <strong>de</strong> almacén. Entodo caso el valor <strong>de</strong>l objeto <strong>de</strong>l contrato aten<strong>de</strong>rá los precios <strong>de</strong>l mercado.ARTICULO 10. CONTRATO CON 3 INVITACIONES: Habrá contrato con 3 invitaciones,cuando la cuantía sea superior a 5 S.M.L.M.V., y hasta 20 S.M.L.M.V; se invitarámediante comunicación escrita a tres proponentes.PARAGRAFO: La Institución realizará la adjudicación <strong>de</strong>l contrato siguiendo elprocedimiento establecido en el proceso <strong>de</strong> Gestión Financiera, (ProcedimientoCompras, servicios y Contratos).ARTICULO 11. CONTRATO CON INVITACION PUBLICA A TRAVES <strong>DE</strong> PAGINA WEB: Cuandola cuantía <strong>de</strong>l contrato sea superior a 20 S.M.L.M.V., la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>,invitará a por lo menos tres proponentes a través <strong>de</strong> comunicación escrita, en lapágina web <strong>de</strong> la institución y en las carteleras <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> atención al público <strong>de</strong> lase<strong>de</strong> principal, por un término <strong>de</strong> cuatro días hábiles; tiempo durante el cual serecepcionarán las propuestas.PARAGRAFO: La Institución realizará la adjudicación <strong>de</strong>l contrato siguiendo elprocedimiento establecido en el proceso <strong>de</strong> Gestión Financiera, (ProcedimientoCompras, servicios y Contratos).ARTICULO 12.- CONTRATOS O CONVENIOS QUE NO REQUIEREN INVITACION ESCRITA OPUBLICACION EN PAGINA WEB O CARTELERA1. Cuando se <strong>de</strong>ban celebrar convenios interinstitucionales con entida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> <strong>de</strong>rechopúblico o privado.2. Cuando se trate <strong>de</strong> contratos <strong>de</strong> arrendamiento o adquisición <strong>de</strong> inmuebles.6
3. Cuando se trate <strong>de</strong> contratos <strong>de</strong> prestación <strong>de</strong> servicios intuitu personae.4. Cuando la necesidad inminente o la urgencia o motivo <strong>de</strong>l servicio no permitasolicitar ofertas o cotizaciones.5. Cuando en el mercado exista un único proveedor <strong>de</strong>l bien o servicio a contratar.CAPITULO IVREGLAS GENERALES <strong>DE</strong> LA CONTRATACIONARTICULO 13.- Los contratos no podrán adicionarse en más <strong>de</strong>l cincuenta por ciento(50%) <strong>de</strong> su valor inicial.ARTICULO 14.- Podrá pactarse el pago <strong>de</strong>l contrato en forma parcial, a medida que larealización o entrega <strong>de</strong> obras, bienes o servicios se vayan presentando. El pagoparcial se hará previa certificación <strong>de</strong>l funcionario o interventor <strong>de</strong>signado paraverificar el cumplimiento <strong>de</strong> dichas obligaciones.ARTÍCULO 15.- Los contratos que celebre la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, podránmodificarse, adicionarse o prorrogarse, en forma motivada y <strong>de</strong> común acuerdo entrelas partes, siempre y cuando se mantenga su objeto.ARTICULO 16. <strong>DE</strong> LA INTERVENTORIA <strong>DE</strong> LOS CONTRATOS: La Institución hará lainterventoria <strong>de</strong> cada contrato que se celebre a través <strong>de</strong> un funcionario idóneo<strong>de</strong>signado por el Jefe <strong>de</strong>l <strong>de</strong>partamento Administrativo y Financiero, salvo que sea éstequien <strong>de</strong>ba cumplir esa función; en tal caso será el Presi<strong>de</strong>nte Ejecutivo quien lo<strong>de</strong>signe. Cuando la institución no cuente con el funcionario competente paraefectuar la interventoria <strong>de</strong>berá contratarla.Correspon<strong>de</strong> al interventor cumplir las funciones que se encuentran consignadas en elmanual <strong>de</strong> Interventoria.ARTICULO 17. <strong>DE</strong> LA CONSTITUCION <strong>DE</strong> GARANTIAS: Con el fin <strong>de</strong> garantizar elcumplimiento <strong>de</strong> todas las obligaciones estipuladas en los contratos que celebre lainstitución, el contratista <strong>de</strong>berá constituir las pólizas <strong>de</strong> acuerdo al bien o servicio quese contrate, <strong>de</strong> acuerdo a la siguiente tabla:TIPO <strong>DE</strong>CONTRATOPOLIZAVALORASEGURADOVIGENCIACumplimiento.Del 10% al 30% <strong>de</strong>lvalor <strong>de</strong>l contrato.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.EJECUCION<strong>DE</strong> OBRABuen manejo <strong>de</strong>lanticipo.100% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lanticipo.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.Estabilidad.30% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lcontrato.La <strong>de</strong>l contrato y60 meses más.7
Salarios yprestacionessociales.10% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lcontrato.La <strong>de</strong>l contrato y39 meses más.ResponsabilidadCivilExtracontractual.Del 10% al 20% <strong>de</strong>lvalor <strong>de</strong>l contrato.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.Cumplimiento.Del 10% al 30% <strong>de</strong>lvalor <strong>de</strong>l contrato.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.PRESTACION<strong>DE</strong>SERVICIOS YCONSULTORIABuen manejo <strong>de</strong>lanticipo.Calidad.Salarios yprestacionessociales.100% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lanticipo.30% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lcontrato.10% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lcontrato.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.La <strong>de</strong>l contrato yhasta 1 año más.La <strong>de</strong>l contrato y39 meses más.Cumplimiento.Del 10% al 30% <strong>de</strong>lvalor <strong>de</strong>l contrato.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.SUMINISTROBuen manejo <strong>de</strong>lanticipo.100% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lanticipo.La <strong>de</strong>l contrato ytres meses más.Calidad.30% <strong>de</strong>l valor <strong>de</strong>lcontrato.La <strong>de</strong>l contrato y12 meses más.PARAGRAFO: En cualquier evento en que se aumente el valor <strong>de</strong>l contrato o seprorrogue su vigencia <strong>de</strong>berá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.CAPITULO VPERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION <strong>DE</strong> LOS CONTRATOSARTICULO 18. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION: En aplicación <strong>de</strong>l principio <strong>de</strong>literalidad los contratos se perfeccionarán con el certificado <strong>de</strong> disponibilidadpresupuestal y la firma <strong>de</strong> las partes; para su ejecución se requiere la aprobación <strong>de</strong> lasgarantías exigidas, y la firma <strong>de</strong>l acta <strong>de</strong> iniciación, suscrita por el Contratista y elInterventor.CAPITULO VI<strong>DE</strong> LA TERMINACION Y LIQUIDACION <strong>DE</strong> LOS CONTRATOS Y CLAUSULA PENALARTICULO 19. TERMINACION <strong>DE</strong> LOS CONTRATOS: Los contratos <strong>de</strong> la instituciónterminarán por las siguientes causales:1. Por vencimiento <strong>de</strong>l plazo2. Por cumplimiento <strong>de</strong> las obligaciones a cargo <strong>de</strong> las partes3. Cuando a juicio <strong>de</strong> la Cámara el objeto <strong>de</strong>l contrato no se esté cumpliendo en<strong>de</strong>bida forma.8
4. Por mutuo acuerdo entre la Cámara y el contratista.5. Cuando el contratista se encuentre incurso en cualquier causal <strong>de</strong> inhabilidad oincompatibilidad para contratar con la Cámara.6. Las <strong>de</strong>más que señale la ley.ARTICULO 20. LIQUIDACION <strong>DE</strong> LOS CONTRATOS: Todo contrato <strong>de</strong>berá ser liquidado y<strong>de</strong>be contener entre otros aspectos, el objeto ejecutado, el valor <strong>de</strong>l contrato, el plazo<strong>de</strong> ejecución y la fecha <strong>de</strong> iniciación.PARAGRAFO 1.- De la liquidación se levantará un acta que suscribirán las partesintervinientes. Si el contratista no asiste, se <strong>de</strong>jará constancia por parte <strong>de</strong>l interventor,en el evento <strong>de</strong> quedar algún saldo a favor <strong>de</strong>l contratista que no asista, se realizará el<strong>de</strong>pósito judicial correspondiente.PARAGRAFO 2.- La liquidación se efectuará <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l siguiente mes a la terminación<strong>de</strong>l contrato.ARTICULO 21. CLAUSULA PENAL: En los contratos que celebre la Cámara <strong>de</strong> <strong>Comercio</strong><strong>de</strong> <strong>Neiva</strong> podrá pactarse una cláusula penal pecuniaria que se hará efectivadirectamente por la institución, por el cumplimiento <strong>de</strong>l Contratista, <strong>de</strong> alguna <strong>de</strong> susobligaciones contractualesARTICULO 22.- CLAUSULA COMPROMISORIA: En los contratos que celebre la Cámara<strong>de</strong> <strong>Comercio</strong> <strong>de</strong> <strong>Neiva</strong>, <strong>de</strong>berá establecerse una cláusula compromisoria que indiqueque toda diferencia que se presente entre las partes con ocasión <strong>de</strong>l contrato, durantesu ejecución o con motivo <strong>de</strong> su terminación serán sometidas a la <strong>de</strong>cisión <strong>de</strong> unárbitro nombrado por el Colegio <strong>de</strong> Abogados <strong>de</strong>l Huila que se sujetará a lo dispuestoen la ley 446 y el <strong>de</strong>creto 1818 <strong>de</strong> 1998. El arbitramento será en <strong>de</strong>recho, funcionará enel Centro <strong>de</strong> Arbitraje y Conciliación <strong>de</strong> la Universidad Cooperativa <strong>de</strong> Colombia yestará integrada por un solo árbitro.9