SELECCIÓN ABREVIADA: BOLSA DE PRODUCTOS

SELECCIÓN ABREVIADA:BOLSA DE PRODUCTOSELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓNElaborado porRevisado por:Aprobado por:Germán Darío Grisales Rodríguez Luz Adriana Gómez Ocampo Luz Adriana Gómez OcampoCargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Despacho Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 2 de 9TABLA DE CONTENIDO1. OBJETO............................................................................................................ 32. ALCANCE ......................................................................................................... 33. DEFINICIONES................................................................................................. 34. NORMATIVIDAD............................................................................................... 45. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 56. CONTENIDO..................................................................................................... 77. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 98. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 99. ANEXOS ............................................................................................................ 9

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 3 de 91. OBJETOEste procedimiento tiene por objeto la adquisición de bienes y servicios concaracterísticas técnicas uniformes y de común utilización.2. ALCANCEEste procedimiento aplica para la contratación mediante modalidad de selecciónabreviada a través de bolsa de productos para toda la administración central,incluye la participación directa de la Secretaría Jurídica e involucra a lasdependencias o unidades administrativas responsables de la ejecucióncontractual.3. DEFINICIONES3.1 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDPSe expide con el objeto de que antes de iniciar cualquier proceso contractual queafecte las apropiaciones presupuestales se verifique y garantice la existencia deapropiación suficiente para atender el respectivo egreso, generando al ordenadordel gasto seguridad en la ejecución y a los posibles oferentes certeza en laseriedad de la solicitud de propuestas.3.2 CONTRATO ESTATALSe considera contrato estatal a todo acto jurídico generador de obligaciones quecelebren las entidades a que se refiere el estatuto general de contratación de laadministración pública, previstos en las normas civiles y comerciales o endisposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.3.3 INTERVENTORServidor público o persona designada por la entidad para velar por el cabalcumplimiento del contrato.

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 4 de 93.4 PLIEGO DE CONDICIONESDocumento que detalla claramente los requerimientos para la presentación de laspropuestas por parte de los oferentes.3.5 PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PACInstrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de pagos de laentidad. Corresponde a la programación del flujo de fondos, tanto para la parte deingresos como de egresos, con el fin de controlar su ejecución.3.6 REGISTRO PRESUPUESTALSe realiza para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningúnotro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de lasprestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito deperfeccionamiento del contrato.3.7 SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓNCorresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoríaque se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.3.8 TIPO DE CONTRATOCorresponde a la clasificación o características de contrato, dentro de las cualesse encuentran, entre otros, los de obra pública, suministro, consultoría, concesión,compraventa, transporte, seguro, prestación de servicios, arrendamiento,convenio o comodato.4. NORMATIVIDAD- Ley 80 de 1993.- Ley 100 de 1993.- Ley 190 de 1995.- Ley 358 de 1997.- Ley 489 de 1998.- Ley 527 de 1999.- Ley 598 de 2000.- Ley 599 de 2000 Artículos 408, 409, 410.- Ley 610 de 2000.

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 5 de 9- Ley 617 de 2000.- Ley 678 de 2001 Acción de Repetición.- Ley 617 de 2001.- Ley 734 de 2002.- Ley 789 de 2002.- Ley 821 de 2003.- Ley 828 de 2003.- Ley 850 de 2003.- Ley 1122 de 2007.- Ley 1150 de 2007, artículo 2 literal a).- Decreto 2474 de 2008, Artículos 29 al 43.- Decreto Ley 222 de 1983, artículos 108 a 113.- Decreto 2326 de 1995.- Decreto 111 de 1996.- Decreto 2170 de 2002, artículos 6, 9 y 24.- Decreto 3512 de 2003.- Resoluciones 5313-5314 y 5339 de 2002 Contraloría General de la Republica.- Acuerdos del Comité para la operación del SICE.5. CONDICIONES GENERALES5.1 CLASIFICACIÓNPROCESO: Gestión Jurídica y Contractual.SUBPROCESO: Gestión de la Contratación.5.2 INTERRELACIONESPROVEEDOR: Secretaría Jurídica.CLIENTE: Unidades administrativas o dependencias de la Administración Central.5.3 RIESGOS Y CONTROLES5.3.1 Riesgos- Fallas técnicas del módulo de contratación.- Falta de planeación oportuna del contrato.- Fallas técnicas en las operaciones de bolsa de productos electrónica.

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 6 de 9- Fallas en los procesos de contratación de las bolsas de productos.5.3.2 Puntos de control- Dar aplicación al cronograma de la contratación que se establezca dentro delos pliegos de condiciones y/o en el acto de apertura. (Actividad 2).- Interventoría. Consecuencialmente el Departamento designa al funcionariopara la vigilancia y control, quien será un empleado de la Secretaría oDepartamento que solicita la compra, quien a su vez entrará a supervisar laejecución del negocio en la rueda correspondiente hasta la entrega de losproductos. (Artículo 42 Decreto 2474 de 2008). (Actividad 6).- Equipos en buen estado.- Constante Capacitación Módulo Contratación PCT.- Revisión de los documentos, verificando que estén completos (Actividad 1).

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 7 de 96. CONTENIDONo. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO1 Recibir solicitud de contrato junto con elestudio previo y la disponibilidadpresupuestal de parte del Secretario deDespacho, analizar el mismo yseleccionar la modalidad de selecciónabreviada, mediante la opción bolsa deproductos conforme al literal a) delarticulo 2 de la Ley 1150 de 2007 yartículos 29 al 43 decreto 2474 de 2008.2 Seguir el procedimiento de formación,celebración, perfeccionamiento,ejecución y liquidación del contrato ocontratos a celebrar con base en elrégimen legal aplicable para lanegociación en estas bolsas (Art. 29Decreto 2474 de 2008), una vezseleccionada la modalidad de bolsa deproductos.Modalidad deContrataciónAplicaciónRégimen LegalProfesionalUniversitario2 horas24 horas3 Seleccionar objetivamente uncomisionista debidamente acreditado, aquien le puede exigir la garantía única,de conformidad con el articulo 37 delDecreto 2474 de 2008.Selección delcomisionistaComitéEvaluador24 horas4 Constituir garantía de cumplimiento afavor del organismo de compensaciónde la bolsa de productos, artículo 38Decreto 2474 de 2008.Constitución deGarantíaProfesionalUniversitario2 horas5 Coordinar rueda de negociación demanera presencial o electrónica yescoger al mejor postor (Comisionistas),que es quien ofrezca el menor precio(Artículos 40 - 41 Decreto 2474 de2008).Selección delMejor PostorComitéEvaluadorDuracióndelproceso

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 8 de 9No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO6 Designar al funcionario para la vigilanciay control, quien será un empleado de laSecretaría u Oficina que solicita lacompra, quien a su vez entrará asupervisar la ejecución del negocio en larueda correspondiente hasta la entregade los productos. (Art. 42 Decreto 2474de 2008).Supervisión einterventoríaSecretario deDespachoCincoPrimerosdías decada mes7 Publicar los contratos de comisión en elSICE, la operación efectuada por laentidad estatal y los precios de intenciónde venta que se le brindaron a la entidaddurante la rueda de negociación en elSECOP. (Art. 43 Decreto 2474 de 2008).Publicidad de lasoperacionesBolsas deProductos2 horas

PROCEDIMIENTOSelección abreviada:Bolsa de productosCódigo: P-JUR-26Versión: 02Fecha: 19/09/2011Página 9 de 97. REGISTROS DE CALIDADIDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓNDISPOSICIÓNFINALCódigo Nombre Recolección Indización ClasificaciónNo aplicaF-JUR-04RegistroPresupuestalHistoria delcontratoDirectorFinancieroAuxiliarAdministrativoBase deDatos -Módulo decontrataciónPCTCronológico yconsecutivoPersonalAutorizadoDirectorFinancieroCarpeta Consecutivo AuxiliarAdministrativoTiempo deRetenciónMétodo2 años ArchivoCentral2 años ArchivoCentralNo aplicaNo aplicaCarpeta deContratoInformesdiferentesinstanciasAuxiliarAdministrativoAuxiliarAdministrativoCarpeta Consecutivo AuxiliarAdministrativoCarpeta Consecutivo AuxiliarAdministrativo2 años ArchivoCentral2 años ArchivoCentral8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA8.1 Instructivo de contratación.8.2 Manual de interventoría.8.3 Minutas del contrato.8.4 Estatuto general de la contratación de la administración pública.8.5 Identificación de documentos utilizados o consultados en la ejecución delprocedimiento.9. ANEXOS9.1 F-JUR-04 Historia del contrato.