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A – 5 − Contabilidad debe tener mas cuidado de estampar el sello de CANCELADO en las - BANCOS facturas adjuntas a la reposición del fondo de caja chica para demostrar la aceptación del gasto y evitar que sean doblemente contabilizados Se revisó al azar los movimientos con bancos obteniéndose los siguientes observaciones: a) Las chequeras y libretas de las cuentas se encuentran en custodia del Jefe de Contabilidad pero las mismas no se guardan en un lugar seguro. Se las mantiene durante el día, sobre el escritorio de trabajo del Jefe de Contabilidad y durante la noche o fines de semana en un cajón de dicho escritorio, con seguridades mínimas Ver recomendación de control interno No. 22 en AR - 5. b) Efectivamente, se constató la firma de autorización del Gerente en las notas de emisión de cheques. Ver recomendación de control interno No. 13 en AR - 5. c) Se revisaron las conciliaciones bancarias mensuales de cada cuenta y se constató que los cheques cobrados fueron guardados en secuencia numérica en un fólder específico para el efecto. Sin embargo, estos fólderes de conciliación bancaria son guardados en un archivero sin seguridad alguna y en un lugar de acceso público. Ver recomendación de control interno No. 19 en AR - 5. d) Los cheques girados y cobrados se mantienen en un archivo por banco y en orden numérico. Se observó que este archivo no está adecuadamente custodiado pues se encuentra en una gaveta sin las seguridades del caso. Ver recomendación de control interno No. 19 en AR - 5. e) Se observó que al pié de cada conciliación bancaria se encontraba la firma de conformidad del Gerente. f) Se encontraron cheques girados en blanco en poder del Departamento de Contabilidad. Ver recomendación de control interno No. 23 en AR - 5. ALCANCE: Se tomó una muestra al azar de Cheques de bancos para verificar el control interno.
COMENTARIOS: A – 6 − Cuando se emiten cheques en blanco existe alto riesgo de robo o mala utilización de los fondos de la compañía. − Es necesario que los archivos contables en general y específicamente aquellos relacionados con los movimientos en bancos se encuentre correctamente guardados en un lugar seguro.
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