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NVMERO:129-10
CONSIDERANDO:QueelArticulo 66,de laConstituci6n dela ReptiblicaDon'liniuana,
proclamada el26 de enero de 2010, establece que elEstado debe preservarelpatrim tmio
cultural,hist6rico,urbanfstico,artistico,arquitecténico y arqueolégico.
CONSIDERANDO:Que,de acuerdo alNumeral4,de1Articulo 64,de la Constituciôn de
la Reptiblica D om inicana,elpatrim onio culturalde la Nacién,m ateriale inm aterial,estâ
bajo la salvaguarda del Estado, que garantizaré su protecciôn, enriquecimiento,
conservacitm,restauraciény puesta en valor.
CONSIDERANDO:Laimportanciahistérica,cultural,administrativa,juridica,ciudadana
y de gestiön que tiene la conservacién de los acervos docum entales de la Nacitsn
dom inicana,contribuyendo,pordem és,alapreservacitm dela m em oriahistôricanacional.
CONSIDERANDO :Que Iosdocumentospreservadosen losarchivos se constituyen en
fuentesdeprim erorden para historiadores,intelectuales,cientfficos,periodistaso cu'alquier
profesionalinteresado en su uso racionalduranteelprocesodeinvestigaciôn.
CONSIDERANDO:Queun profundo proceso .demodernizlwit-yn en materia archivfstica,
adem és de incorporar 1as nuevas tecnologfas digitales a la qonservaciép, control y
recuperaciôn de losdocum entos,tam bién conlleva la orgànizaciôn delSistem a N acionalde
Arihivos,encabezado porelArchivo Generaldela Naciéntapare-iado a la integracibn de
archivos regionales que capten y conserven adecuadam ente los fondos documentales
producidosen losmunicipiosy 1asprovinciasdelpais,la pro f esona i lizaciôn delarehivismo ,
Iatransform aciôn de losarchivosengestoresde inform aciôn docum entaly ellibreacceso a
Iainform acién y a losfondosdocum entales.
CONSIDE DO:Que elArticulo 76,dela Ley No.481-08,dell1dediciembrede2008,
Ley Gene'raldeArchivosde la RepflblicaDominicanardisponeque elPoderFjecutivo
dictaré elReglamento deaplicacitm de esaley,dentro deun plazo deun (1)al-io,contado a
partirdela prom ulgaciön dedicha ley,y tom ando enconsideracién la propuesta presentada
porelDirectordeIArchivo Generaldela Naclén (AGN).
VISTO S:Los artfculos 5l,52,64,N tlm eral4,y 66,.de,la Constituciön de la Reptiblica
Dom inicana,proclam ada el26deenero dc 2010.
VlsTA :La Ley No.481-08,de1l1de dicicm brcdc 2008,Ley Generalde Archivosde la
ReptiblicaD om inicana.

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W STA:LaLey No.200-04,del28dejuliode2004,Ley GeneraldeLibreAccesoala
lnform aciôn Pflblica.
VISTA :La Ley N o. 126-02,de14 de septiem bre de 2002,sobre Com ercio Electrénico,
Docum entosy Firm asDigitales.
VISTA : La Ley de Funciôn Pûblica N o.41-08,del 16 de enero de 2008,que crea la
M inisterio de A dm inistraciôn Pûblica.
En ejercicio de lasatribucionesque me confiere elArticulo 128,deIa Constituci6ndela
RepûblicaDom inicana,dicto elsiguiente'.
REGLAM ENTO DE APLICACIUN DE LA LEY No.481-08, DEL 11 DE
DICIEMBRE DE 2008,LEY GENEM L DE ARCHIVOS DE LA REPIY LICA
D OM INICANA
CAPiTULO I
DISPO SICION ES G EN ER ALES
ARTiCULO 1.Propôsito
Elpresente Reglam ento proporciona las norm ativas y laspautas de aplicacién de la Ley
N o.481-08,de1 11 de diciem bre de 2008,para todas las instituciones pertenecientes al
Sistema Nacional de Archivos (SNA), con el objetivo de homologar los procesos
archivfsticos mediante politicas y norm ativas que garanticen la protecciôn delpatrimonio
docum ental;asicom o la eficiencia y eficacia de losserviciosque prestan losarchivosa Ia
adm inistraciôn y alaciudadania.
PiRRAFO:Lasnormasy lasdisposicionescontenidasen elpresenteReglamento podrân
seram pliadasy especificadasatravésde circularesque em anen delArchivo G eneralde la
N aciôn,mediantelosorganismoscom petentes.
ARTiCULO 2.Normativa
ElArchivo Generalde la Naciôn (AGN)como organismo rector delSNA tiene la
responsabilidad deestablecerlaspoliticasy lasnorm asdeprocedim ientospara la gestiôn de
los archivos de1 sistem a. Con elas se busca im prim ir a las précticas archivisticas la
profesionalidad y la m odernizaciôn queexigen lasnorm asinternacionalesen vigencia,afin
de convertirIosarchivosdelSNA en agenteseticacesdedesarrollo nacional.
ARTiCULO 3.Gesti6n documyntal
Lostitularesde 1asinstitucionesdelSNA son responsablesde lacustodia de susarchivosy
de la gestiôn delosdocum entos,desdesu origen o recepci6n,hastasu disposiciônfinal.Este

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proceso se debe hacer conform e a las politicas y lasnormativas descritas en elpresente
Reglam ento y dem âs instrum entos seialados en él.Para este propésito,las instituciones
deben dotarsedeun m anualpropio,queexprese laadopciôn de1asm edidasnecesariaspara
garantizar la organizacitm, integridad, conservaciôn y acceso de los usuarios a la
docum entaciôn que crea y gestiona en elcum plim ientode susfunciones.
ARTiCULO 4.Patrimonio documentaldominicano
Elpatrim onio docum entalde la Repflblica Dom inicana esté formado por los docum entos
que se conservan en elAGN ;1os producidos y recibidos por los érganos delGobierno
Central,elPoderLegislativo,elPoderJudicial,1osorganism osm unicipalesy provinciales,
lasuniversidadespûblicas,academ iasy demâsinstitucionesdeigualnaturaleza',lasnotarfas;
losregistrospûblicosdeinstitucioneseclesiésticasy losarchivosprivadosadscritosalSNA .
ARTiCULO 5. M inisteriodeCulturay elAGN
LasupervigilanciaylafacultaddetutelaejercidaporlaM inisteriodeCultura sobreel
AGN,prevista en elPérrafo Unico delArticulo 12,de Ia Ley N0.481-08,dell1de
diciem brede2008,selim itaacom probarquesusactuacionesserealicen deacuerdo con las
disposicioneslegalesy de conform idadcon la politicaculturaldelEstado.
PiRRAFO. En caso de diferendo entre ambas instituciones, la Ministerio de
Administraciôn Pflblica ejerceré la funciôn de ârbitro,con la potestad de dirimir las
diferenciasentre1aspartes,m ediantelaudo definitivo.
CH iTULO 11
SISTEM A N ACIO NAL DE AR CH IV O S
ARTiCULO 6.Homologaci6n de procesosarchivisticos
ElSistema Nacionalde Archivos(SNA)establecela normalizaciôn y la homologaciôn de
losprocesosarchivfsticosen lasinstituciones que lo conform an para garantizarla eficacia
adm inistrativa,la salvaguarda de1patrim onio documentalde la Naciôn,elacceso de los
ciudadanosalainform aci6n y laconform aci6ndeun estado dederecho.
ARTiCULO 7.Programa de gesti6n documental
Los titulares de 1as instituciones pflblicas y privadas que form an parte del SN A deben
confonnarunProgramadeGestiônDocumental,compuestoporelconjuntodeestructuras,
norm as,funciones,proçedim ientosy recursos utilizados por cadaorganism o en la gestiôn
de losdocum entosdesde su creacifsn hasta su disposiciôn final.D ichosprogram asdeberén
seradaptadosa lasnormasdelôrgano rectordelsistem a.

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PiRRAFO:Las instituciones que carezcan de un Programa de Gesti6n Documental
conform arén un Sistem a Institucionalde Archivos,integrado por elarchivo central,Ios
archivosdegestiön y elarchivo histôrico,enlasinstitucionesdondeexistaesteflltim o.
ARTiCULO 8.ArchivoCentral
Corresponde a lasegunda etapa delciclo vitaldeIosdocum entos.Setransfieren alarchivo
centralaquellos docum entos que han cum plido elplazo de perm anencia en elarchivo de
gestiôn.Elarchivo centrales elresponsabledelfuncionam iento de losarchivosde gestiön
de la instituciôn.Las principales funciones y atribuciones de1 archivo centralson las
siguientes:
Coordinar y controlarelfuncionam iento de los archivos de gestiôn de la entidad
correspondiente.
Recibiry registrarlosdocum entostransferidosporlosarchivosdegestiôn.
ElaborarIosrepertoriosde seriesdocum entales delarchivo centralpara facilitar las
tareastécnicascorrespondientes.A estefin seutilizaré elformulario SN A-FOOI,del
anexo.
Aplicar principios précticos y técnicos de valoraciôn a través de la Com isiôn de
Evaluaciôn Institucional.
Garantizarelcontrol,la conservacitm preventiva,lavaloraciôn y la utilizaciôn delos
docum entoshasta quesetransfieranalarchivo histôrico correspondiente.
6. Presentar las propuestas de valoracién de 1os docum entos a la Com isién de
Evaluaciôn Institucionalpara su conocim iento y tinesde Iugar.
Elaborar m anuales, instructivos y dem âs instrum entos que posibiliten el
funcionam iento de losarchivosdegestiön.
8. Aplicarlasnorm asy losprocedim ientosestablecidosparalagesti6n docum ental.
9. Crearlascondicionesnecesariaspara la gestiôn,en beneficio dela adm inistracitm y
delSNA .
10. Establecerlosplazospara lastransferenciasdesde Iosarchivosde gestiôn para que
sehagan en eltiem po en que resulte m ésconveniente.
M anteneractualizado elcuadro declasiticaciön de lainstituciôn,
incluyendo los
cuadrosdelosarchivosdegestiôn.
Coordinarcon losarchivosdegestiön laelaboracién de lastablas deretenciôn para
su som etim iento a la Com isiôndeEvaluaciôn y Acceso deFondosDocum entales.
13. Asignarlacodificaciôn correspondientealosarchivosde gestiön.
14. Recomendarmedidps paramqiorarlosprocesosdegestiôn documental.
15. Describirlasseriesdocum entales,de acuerdo con lasnorm as internacionalesy los
criterios establecidos por el érgano rector del SNA .A este fin se utilizaré el
formulario SNA -F002,delanexo
Elaboralplanesdeprevenciôn antedesastresyreconiendarlasm edidasnecesariasen
situacionesde em ergencia.

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ARTiCULO 9.Valoraci6n documental
La valoraciôn es obligatoria para cualquier serie docum entaly se debe realizar en los
archivosdegestién,centraly en los histéricos,para aquellasseriesquecarezcan deella.El
procedim iento de valoraci6n serealizarâ delaform a siguiente:
l.EIencargado delarchivo central,en coordinaciôn con elresponsable decada archivo de
gestiôn,identiticaré lasseriesy elaboraré lastablasderetenciôn que determ inarân eltiempo
de permanencia de cada una ellas en los archivos de la instituci6n.Dichas tablas serén
aprobadasporla Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso deFondosDocumentales.
2.Con el auxilio de técnicos calificados,elencargado delarchivo centralpresentaré la
propuesta de Ias series,con sus respectivas evaluaciones a la Com isiôn de Evaluacitm
lnstitucional,la cualconocerâ la m ism a y la tram itarâ a la Com isiôn deEvaluaciön y Acceso
deFondosD ocum entales,paralosfinesdelugar.
3.A fin de realizarlas evaluaciones de las series docum entales se utilizaré elform ulario
SNA -F003delanexo.
ARTiCULO 10.Tablasderetencién
La tabla de retencitm docum ental es un instrum ento archivistico mediante el cual se
establecen losplazosde perm anencia de1asseriesy lostiposdocum entalesen cada archivo,
de acuerdo con el ciclo vital de los docum entos. Las tablas de retenciön deben ser
elaboradas por los archivos de gestiôn,conjuntamente con el archivo centralde la
instituciôn,y som etidas a losorganism os com petentes para su aprobacitm .Elm odelo de
tabla de retencién quese deberé utilizareselform ulario SNA -F004,de1anexo.
ARTiCULO 11.Comisi6n de Evaluaci6n Institucional
Las instituciones integrantes deI SNA conform arén una Com isiön de Evaluaci6n
lnstitucional(CE1),queserâ laresponsabledelproceso devaloraciôn,la cualdesarrolaré
susatribucionesenelém bito delarchivo central.Estaré integradapor:
1. Eltitulardela entidad o su representante.
2. Elencargado deIarchivo central dela lnstituciôn.
3. ElConsultorJurfdico dela entidad.
4. E1 Encargado del Archivo de gestiôn. que custodia la serie por
valorar.
Susfunciones son lassiguientes:
1. Evaluary determ inarla vigencia adm inistrativa y legalde los docum entosen sus
diferentesform atos.
2. Som eter, a la Com isiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos
Docum entales,lastablasde retenciôn de documentos,elaboradaspor cada entidad
para su aprobaciôn.

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Som eter, a la Com isién de Evaluaciôn y Acceso de Fondos D ocum entales, la
propuesta deelim inaciôn dedocum entos.
Velar por elcum plim iento de 1os plazos de conservaciôn y transferencias de los
documentos; asf como de cualquier otra disposiciôn relabionada con elbuen
f'uncionam iento delosarchivosde su âm bito.
Utilizar los instructivos, form ularios y dem âs instrum entos necesarios para el
cumplimiento desusfunciones.
ARTiCULO 12.Eliminacién documental
La elim inaciôn de los docum entos,una vez aprobada por la Com isiön de Evaluaciön y
Acceso de Fondos Docum entales, es realizada por la la Com isiön de Evaluaciön
lnstitucionaldela entidad correspondiente,en presenciade un representantedeIAGN y los
testigosqueserequieran para talefecto.
Para la eliminaciôn fisica de documentos se establece un plazo de 60 dias,a partirde la
publicacitm de la resoluciôn de elim inacitm,en un m edio decirculaciôn nacional.Para dicho
expurgo se utilizaré elformulario SNA-F005,delanexo.
PXRRAFO:Elactadeeliminaciônsehaceporduplicado,unodeloscualesseconservaen
elarchivo centraldela entidad productora delosdocum entoselim inadosy el otro serem ite
ala Com isién de Evaluaciôn y Acceso deFondosDocum entales.
ARTiCULO 13.Transferenciasalarchivo hist6rico
Las tablas de retenciôn de los archivos centrales deben prever las transferencias a los
archivoshistôricos,lascuales se harân de acuerdo con elcalendario aprobado porlaJunta
deCoordinacitm Técnica,afin deevitarcongestionam ientos.
Lastransferenciasdesdeel archivo centralalhistérico cumplen losm ism osrequisitosque
las realizadas desde el archivo de gestiôn alcentral,pero se establece que la relaciön de
entrega se haga portriplicado;unacopia para elarchivo quetransfiere,otra para elarchivo
centraly la tercerapara elârea de adm isiôn de1archivocorrespondiente.Lastransferencias
alarchivo histôrico serén preparadas,conform ealform ulario SN A-F006,delanexo.
Pi
FO:Ladocumentaciönproducida porIosorganismosde1sectorpûblico,adscritoso
vinculados a los M inisterios,cuyos cam posde acciön sean las provincias,municipiosy
distritosm unicipales,se transferirâalarchivoregionalcorrespondiente.
ARTiCULO 14.Archivo de gesti6n
En el archivo de gestiôn, los documentos deben perm anecer hasta agotar su trâm ite
adm inistrativo o que su necesidad de consulta sea frecuente.Las principales funcionesy
atribucionesde1archivo de gestiôn son lassiguientes:
1. Organizary conservarla docum entaciôn resultantede la gestiôn adm inistrativa.
2. Sum inistrarla inform aciôn querequieralaadm inistraciôn.

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Elaborar, en coordinaciôn con elarchivo central, las tablas de retenci6n de los
docum entosgenerados.
Controlarelpréstam o documental y asegurarla recuperaciôn de 1osdocum entoso
expedientesm ediantesu registro.
Confeccionarticherosy otrosinstrumentospara recuperarla inform aciôn.
Limpiarlosdocumentosantesde su transferencia alarchivo central(quitargrapas,
clips, bandas de goma, carpetilas, fôlders innecesarios) o a la biblioteca
institucional,en elcaso delosdocumentosinformativos(libros,foletos,catélogos,
brochures,invitaciones).
Transferiralarchivo centrallosdocum entos originaleso susrespectivos registros,
conforme a 1os plazos establecidos y conservar copias de las transferencias
realizadas.
ARTiCULO 15.Formaci6n de expedientes
La form aciôn de expedientes en la oficina se inicia con eldocum ento que da origen al
trém ite.Luego se agregan sucesivam ente los demés docum entos, pruebas, dictém enes,
notificaciones,entreotros,queform an partede1asunto hasta su resoluciôn.
ARTiCULO 16.Identificaci6n documental
En la fase de identificaciön docum entalelarchivo de gestiön procederé de la manera
siguiente:
Identifica elsujeto productor,conforme con lasnormasinternacionalesvigentes
sobre la m ateria y elabora,en coordinaciôn con elarchivo central,su cuadro de
clasificaciôn.
2. Determ inalascom petenciasamparadaspordisposicioneslegalesy adm inistrativas.
3. Identifica Iostiposdocum entales generadosen la oficina.
4 Registra los datosobtenidos en fichasde identiticaciôn de series,lascualesserân
rem itidasalarchivo centralpara formarelrepertorio general.
ARTiCULO 17.Clasificaciôn documental
Cada archivo de gestitm tendré su cuadro declasificacién,elcualdeberé serelaborado en
coordinaciön con elarchivo central y abarcaré todoslosexpedientesque genere la oticina.
Elm ism o representa laorganizaciönffsicade losdocumentosgenerados.La clasificaciôn se
realizarâde lam anera siguiente:
l. Asignaciôn delcôdigo,quesehace desdeelm om ento de la creaciôn o recepciôn del
docum ento, conforme con la codificaciôn asignada por elarchivo central de la
instituciôn
2. Denom inaciôn delaserie,conform econ elcuadro declasificaciôn correspondiente.
3. Aplicacién de loscriteriosorgànico,orgânico-funcionalo funcional,de acuerdo con
la estructura de cadaentidad yrespetandoelprincipio deprocedencia.

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ARTiCULO 18.Ordenaci6n
Laordenaciôn deIosdocum entosse realizadespuésdeconcluida lafasede clasiticaciôn y
se harâconfonne a la naturaleza de lasseries,auxiliéndose de Iossistem as m éscomunes,
com o son:
l. Cronolégico:Se observa elsiguiente orden para los expedientesque la integran
(aho,mes,dia).Losexpedientesseordenarândemaneraadministrativa:deabajo
haciaarriba,en elorden en quefueron creados,excepto cuando existan anexos,para
los cuales no se tom arâ en cuenta la fecha,y se colocarén en el lugar que 1es
corresponde.
2. Alfabético: Se ordena siguiendo el alfabeto, ya sea por m aterias, nom bres de
personaso delugares(geogrâtkoso toponfmicos).En caso depersonas,primero se
colocan losapellidosy luego losnombres.
3. Num érico: Se establece Ia ordenaciôn de Ios docum entos siguiendo la serie de
logaritm os,desdeeluno en adelante, en form a correlativa, para su ubicacitm en el
espacio fisico correspondiente.
M t-rictitzo 19.Descripciôn de expedientes
En elarchivo de gestiôn,elproceso dedescripciön se realiza a niveldeexpediente,para lo
queseutilizaré elform ulario SNA F-002,delanexo.
ARTiCULO 20.Transferenciasalarchivocentral
E1plazo de penmanencia de losdocumentosen elarchivo degestiön,una vez finalizado su
trém ite,no podré serm ayordecinco asos,acuyo térm ino son transferidosalarchivo central
correspondiente.La transferencia desdeel archivo de gestién al central serealizaréen la
form aindicadaen elform ulario SN A-F007,delanexo.
ARTiCULO 21.Archivo hist6rico
Las instituciones de1 Estado y las privadas incorporadas al SN A, que acogiéndose al
Articulo 27,de la Ley No.48l-08,tengan suspropiosarchivoshistôricos,deberân cum plir
con 1osrequerim ientosde dichaLey y elpresenteReglam ento.
Lasfuncionesprincipalesdelarchivo histérico son Iassiguientes:
Conservarlosdocum entosque tengan valorhistörico y cultural.
Elaborar gufas,inventarios,catâlogos o cualquier otro instrum ento de descripcién
quefaciliteelacceso.
3. D ifundirla riquezadocum entalporlosmediosapropiados.
4. Aplicar m edidas preventivas de conservaciôn para la preservaciôn de su acervo
documental.
Habilitar espacio para la consulta de docum entos por parte de investigadores y
personasinteresadas;asicom o para servicio dereproducciôn.

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6. Ofrecer servicio de reproducciön de documentos y expedir certificaciones de los
m ism os,conforme a loestablecido porla Ley y esteReglam ento.
ARTiCULO 22.Descripci6n en elarchivo histôrico
Se procederé a la descripciôn de aquellasseriesdocum entalesque no hayan sido descritas
desde su procedencia.Siguiendo la descripci/m m ultinivel,ésta sedeberé com pletarhasta el
niveldefondo,deacuerdo con 1asnorm asnacionalese internacionalesvigentes.Para talfin
se usarà elformularioSNA F-008.
PiRRAFO:La descripciôn de colecciones personales,protocolos notarialesy otros
documentosespeciales,sehaceconform e con losinstrum entosconsignadosen 1osm anuales
e instructivoselaboradosatalesfines.
ARTiCULO 23.Documentoselectrônicos
Las instituciones del SNA deberén aplicar el Sistem a de G estién de Documentos
Electrônicos aprobado por la Junta de Coordinaciôn Técnica de1 AGN .Entretanto, los
planesarchivfsticosseajustarénalossiguientescriterios:
1- Son docum entoselectrtm icoso docum ento-e que requieren tratam iento archivistico,
aquéllosque:
a)tienen valorcontable (facturaselectrénicaso facturas-e).
b)contienenfirmaelectrtmicayvalorjuridico(convenios,contratos,entreotros).
c)basesdedatos,informesy otrosqueseconsideren devalortrascendente en su
formato electrénico (censos,entre otros).
2- Seprepararén lastablasderetenciôn dedocum entos-e,discrim inando porm edio de
la evaluaciôn archivistica losque sedeben conservar.
lmplem entar1astécnicasdeconservaciôn de1osdocum entoselectrônicosadecuadas
para contrarrestarIa posible pérdida de inform aciôn,ya sea poreldeterioro de los
soportescom o deIossoftwares,m ediante la program aciôn de1asm igracionesde los
datosy otrasm edidasdeseguridad queperm itan elacceso continuo alosmismos.
ARTiCULO 24.Normasdedescripci6n
En 1osdiferentesnivelesde descripciôn,fondos,subfondos,series, unidadesdocum entales
com puestasy sim ples,seaplican losprocedim ientosprevistosen lasnorm assiguientes:
l. Norm a Dom inicanadeDescripciôn Archivistica.
2. Norm a lnternacionalGeneralde Descripciôn Archivfstica
ISAG (G).
3. N orm a lnternacionalsobre losRegistrosde A utoridadde
ArchivosRelativosa lnstituciones,Personasy Fam ilias
(ISSAR-CPF).
4. NormaInternacionalpara bescribirInstitucionesqueCustodian FondosdeArchivo
(ISDIAH).

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ARTiCULO 25.Archivosregionales
Los archivos regionales son ôrganos encargados de dirigir y coordinar la funciôn
archivistica a niveles distrital,m unicipaly provincial,los cuales aplican las politicas y
normas trazadas por elA GN .Poseen autonom ia adm inistrativa y dependencia técnica,
tinancieray norm ativa delAGN .
PA FO :La im plementaciön delosarchivosregionalesesté determ inadaporla divisiôn
geogrâfica adm inistrativa vigente,de acuerdo conloscriteriossiguientes'.
1. Ubicaciôn y nivelde accesibilidad.
2. Densidad poblacional.
3. lm portanciasocial,econöm ica,educativa,politicae histôrica de la provinciadonde
funcionaré.
Estructura fisicacon lascondicionestécnicasrequeridas.
ARTiCULO 26.FuncionesdeIosarchivosregionales
A dem âsde lasconsignadasen la Ley Generalde Archivos,los archivosregionalestienen
las siguientesfunciones:
1. EjecutarlapoliticaarchivfsticadelSNA,enlaregiôncorrespondiente.
2. Presentar inform es periôdicos al AGN de la situaciön y funcionam iento de los
archivosincorporadosalSNA en laregiôn.
Organizareventospara Ia divulgaciôn delacervo docum entaldela regiôn.
Gestionar a través del AGN la declaratoria de utilidad ptiblica de los fondos
docum entalesprivados,devalorhistôrico y cultural.
Recibirlaspropuestasdeelim inacién de documentosprocedentesde lasCom isiones
deEvaluacitm lnstitucionales,paraserremitidasalDirectorG eneraldelAGN .
ARTiCULO 27.RequisitosparaDirectory SubdirectordeIosarchivosregionales
Para serD irectory Subdirectordeun Archivo Regionalse requiere:
1. Serdom inicano de nacim iento o haberadquirido lanacionalidad.
2. Estarenplenoejerciciode1osderechoscivilesy polfticos.
3. N o haber sido condenado a penas atlictivase infam antes,m ediante sentencia que
hayaadquiridolaautoridaddelacosairrevocablementejuzgada.
Serun profesionalde reconocida capacidad y experiencia técnica en elérea de la
investigacitm histôrica,archivistica u otraaffn,durantealmenoscinco (5)ahos.
N o tener relaciön de parentesco por consanguinidad hasta eltercer grado o de
afinidad hasta elsegundo grado inclusive,con elPresidente de la Reptiblica,el
Vicepresidente,elMinistrodeCulturaocualquierM iembrodelConsejoDirectivo.

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ARTiCULO 28.FuncionesdeIDirectory SubdirectordeIosarchivosregionales
Eldirectordelarchivo regionaltiene Iasfuncionessiguientes:
Ejecutarlapoliticaarchivisticade1SNA,enlaregiôncorrespondiente.
Som eteralAGN elpresupuesto anualpara su aprobaciôn.
Presentar inform es periödicos alA GN de la situaciön y funcionalniento de los
archivospflblicosy losprivadosde la regiôn,incorporadosalSNA .
Elaborarlosplanesoperativos paraeldesarrollo y elfuncionam iento de 1osarchivos
bajosudirecci6n,loscualesdeberén sersometidosa consideraciôn delConsejo
Directivo via la D irecciôn Generalde1AGN .
lnform ara la Direccitm GeneraldelA GN la necesidad de personalpara elnorm al
desem peso del Archivo, pudiendo recom endar candidatos para llenar 1as plazas
disponibles.
6. RepresentaralD irectorde1AGN ,en actividadesrelativasa susfunciones,en caso de
serrequerido.
Expedircertiticacionesde1osdocumentosbajo su custodia.
PiRRAFO:ElSubdirectordelArchivoRegionalejerceréinterinamentelarepresentaci6n
delDirector,en caso deausencia tem poralde éste,con todaslasatribucionesque le confiere
elpresenteReglam ento o cualquierotraasignadapordicho titular.
ARTiCULO 29. Comisi6n deEvaluaciôn y Acceso deFondosDocumentalesdeIos
archivosregionales
Esta Com isiôn tendré lasfuncionessiguientes:
Aprobar1aspropuestasdetablasderetencitm deIosarchivosbajosujurisdicciôn,lo
que debe inform ara Ia Com isiôn deEvaluaci6n y Acceso de FondosDocum entales
de1AG N.
Rem itiralDirectorGeneraldelAGN las propuestasde elim inaciôn de docum entos
que reciba de la Com isiôn deEvaluaci6n Institucionaldecada entidad.
Conocer la gestitm de declaratoria de utilidad ptiblica de archivos privados con
valorhistörico iniciada porlosarchivosregionales,para su trém ite aIa Com isiôn de
Evaluaciôn y Acceso deFondosDocum entalesdelAGN .
Otrasno atribuidasporla Ley Generalde Archivos a la Com isién de Evaluaciôn y
A cceso de FondosDocum entalesde1AGN .
ARTiCULO 30.lncorporaciéndearchivosprivadosalSNA
La incorporaciôn delosarchivosprivadosalSNA sehace dela form a siguiente:
l. Elrepresentante delarchivo interesado solicita porescrito alD irectorGeneralde1
AGN su incorporaciôn aljN.i.Lasolicitud debecontenerunadescripciön somera
de 1as principales caraderisticas del archivo,en cuanto a condiciones fisicas y

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ambientales,inventario de la docum entaciôn,instrum entosde consulta y norm as
em pleadas,personaldisponibley form acitm delm ism o.
ElDirectordelA GN designarâunacom isiôn que rendiréun informe de la situacitm
de1 archivo de que se trate. La m ism a estarâ integrada por el Director deI
Departam ento de1Sistem a NacionaldeA rchivose Inspectorfa,el Encargado de la
Unidad de A dm isionesy un Técnico deIDepartam ento deConservacitm .
La prioridad para la incorporaciôn de los archivos privados al
SNA estaré
determ inada porlosvalorescientifico,culturalehistôrico de la docum entaciön y el
estado deconservaciôn dela m ism a.
Agotadas 1as gestiones relativas a la incorporacién,la Com isiôn de Evaluaciôn y
Acceso de Fondos Docum entales em itiré una resolucién para acogero rechazarla
peticiôn.
Los archivos privados incorporados al SNA serân inscritos en la Seccién de
ArchivosPrivadosdelRegistroNacionaldeArchivos,bajo ladireccitm delAGN,
sin perdersu carécterprivado.
PiRRAFO:ElConsejoDirectivodelAGN propondréalPoderEjecutivounrégimende
estim ulos no pecuniarios para los archivos privados incorporados al SNA ,tales com o:
prem ios anuales, asistencia técnica, divulgacitm, pasantias, fondos concursables para
proyectosarchivisticos,program asdebecasy otros.
ARTiCULO 31.Supervisiôn dearchivosprivados
E1EstadodominicanoatravésdeIAGN ejercelasupervisitm paralapreservaci6nsobrelos
documentos,en posesiôn depersonasnaturaleso juridicasprivadas,declaradosdeinterés
culturaly/o histôrico,en todoslosarchivosincorporadosalSN A.
ARTiCULO 32.RegistrosdelSNA
LosarchivosdelSNA utilizarân losregistrosdelnandadosporlosdistintosdepartam entosy
éreas,para eldesem peio delasfuncionesarchivfsticas.
PiRILAFO.LoslibrosregistrosdelSNA seràn inicializadoselprimerdfa laborablede
enero de cadaafio y clausurados elûltim o dia laborable de diciem bre delm ism o aio.En
cada libro,se consignaré su usoy lacantidad defoliosquecontienen.
c-e i-rtm o III
6RGANOS DEL SISTEM A NACIONAL DE ARCHIVOS
ARTiCULO 33.brganoscreadosporLey
LosôrganosdelSNA creadosporLey son lossiguientes:
A rchivo G eneralde ia Naciön.

&- ,
W> A é % ' 00.-
2 .
3.
4 .
5.
ConsejoDirectivo delAGN.
Com isiôn deEvaluaciôn y Acceso deFondosDocum entales.
Junta deCoordinaciôn Técnica delAGN.
Archivosregionales.
ARTiCULO 34.Estructura deIAGN
Laestructuraorganizativa de1A rchivo G eneralde la Naciôn esla siguiente:
1. D ireccitm General.
2. Subdirecciôn General.
3. DirectorEjecutivo.
4. SecretariaGeneral.
5. Departam ento de RecursosHum anos.
6. D epartam ento A dm inistrativo y Financiero.
7. D epartam ento delSistema Nacionalde Archivose lnspectorfa.
8. Departam ento de Investigaciön y Divulgacién.
9. D epartam ento de M aterialesEspeciales.
l0. D epartam ento de Conservaciôn y ServiciosTécnicos.
11. Departam ento de Descripci6n.
12. D epartam ento de Referencias.
l3. Departam ento de Hemeroteca y Biblioteca.
PiRIèAFO 1:LaestructuradelConsejoDirectivodelAGN,delosarchivosregionales,de
la Junta de Coordinacién Técnica delAGN,de la Com isiôn de Evaluacitm y Acceso de
FondosDocumentales,estâ definida en laLey Generalde A rchivos,en susarticulos l9,35,
48y 51,respectivam ente.
PiRRAFO Il:ElDirectorGeneralmediante elEstatuto Orgânico definirâ lasfuncionesde
cadadepartam ento y éreascontem pladosenla estructura generaldelAGN .
ARTiCULO 35.ResolucionesdeIDirectordelAGN
LosactosdelDirectorGeneraldelAGN expedidosen elejercicio de susfuncionesse
denom inan Resoluciones.Son de cumplim iento obligatorio en todas las instituciones e
instancias,que conforman elSNA,y seasientan en un registro bajo custodia dela Secretaria
General.
ARTiCULO 36.FuncionesdelAGN
Ademés delasestablecidasen la Ley,constituyen funcionesdelA GN :
l. Promoverla organizacién y elfoftalecim iento de losarchivosa nivelesnacional,
regional y m unicipal para garantizar la eticacia de la gestitm dcl Estado y la
conservacitm delpatrim onio documentaldelanacitm.

=>
Respaldar 1os archivos privados que presten servicios pûblicos y aquellos que
revistan especialim portanciaculturalo histôrica.
Prom over la investigaciôn,en base a la inform aciôn contenida en los distintos
archivos.
Garantizareluso y la consultade losarchivospara las decisiones de lagestitm
adm inistrativa.
Publicary difundirobrasde interésarchivistico,histöricoy cultural.
Llevar un registro de archivo de personas naturales o juridicas propietarias,
poseedoraso tenedorasde docum entoscon valorhistôrico o cultural.
7. Contratarpersonasnaturalesojuridicas,conIascondicionesrequeridas,pararealizar
1as actividades de acopio, organizaciôn, conservaciôn y custodia de fondos
docum entales,o cualquierotra actividad requerida en su funcionam iento.
8. Regularlasactividadesreferentesalmanejodefondos documentalesproducidos
porIasentidadesprivadasintegradasal SNA .
Codificarlosarchivoscentrales,histôricosy regionalesdelSNA .
Organizar,cada dos aios,un encuentro nacionalde archivos, y peri6dicam ente
congresos,sem inarios,talleresy cursosde formaciôn,actualizaciôn eintercam bios
deexperienciasen m ateriaarchivistica a distintosniveles.
ARTiCULO 37.ActosdeIConsejoDirectivodelAGN
LosactosadministrativosdelConsejoDirectivodelAGN sedenominanResolucionesy,al
igualque 1as actas de sus reuniones, son suscritas por su Presidente y el Secretario y
asentadasenunregistrobajocustodiadelaSecretariaGeneral.
ARTiCULO 38. FuncionesdeIDepartamento deISistema NacionaldeArchivose
Inspectoria
ElDepartam ento del Sistema Nacionalde A rchivos e lnspectoria tendrâ a su cargo las
siguientesfunciones:
V igilar en buen funcionam iento delSistem a Nacionalde A rchivos de la Reptiblica
Dom inicana.
Planitk ar las actuacionesde politica archivistica,relacionadascon la gestiôn de los
docum entosdelosorganism osde1SN A.
3. Coordinarla red de archivosintegradosen elsistem a.
4. Elaborary difundirla norm ativa archivistica aplicada a losorganism osdelSN A.
5. lnspeccionarelfuncionam iento de losarchivosde1SNA .
6. Actualizar el censo del patrim onio docum ental dom inicano,1as estadisticas, el
directorio dearchivosy realizarcualquierotro programapara elmejoramiento del
SNA .
Elaborarlosinstrum entosdecontroldelosprocesosarchivisticos.
A signarloscôdigoscon-espondientesaorganism osdelSNA .

&- .
ARTiCULO 39. Asiento de la Comisién de Evaluaci6n y Acceso de Fondos
Docum entes
LaCom isiôn deEvaluaciôn y AccesodeFondosDocum entestendré su asiento en elAGN y
susfuncionesadm inistrativasestarénadscritasa la Secretaria General.
ARTiCULO 40.Funci6n de la Juntade Coordinaci6n Técnica
Adem és de 1as funciones contenidas en la Ley General de Archivos, la Junta de
Coordinacitm Técnica estableceré las norm as para la gestiön de los docum entos
electrénicos.
ce irtit,o Iv
CONSERVACIUN DE DOCUM ENTOS
ARTiCULO 41.Conservaci6npreventiva
Los archivos del SN A deben im plem entar program as de conservacién preventiva para
asegurar la integridad de los docum entos desde su creacién hasta su disposicién final.El
AGN establecerâ 1os criterios para implem entar procedim ientos de conservaciôn y
preservaciôn de los docum entos.Las instituciones del SNA deberén presentar inform es
anualesdelaejecuciôndelosplanesdeconservaciônpreventiva.
PiRRAFO 1:Seentiendeporconservaciôn preventivaelconjunto deaccionestendentesa
garantizar la preservaciôn de1 patrim onio documental,m ediante program as para lograr
condicionesambientalesadecuadas,procedimientosdemanejo,almacenamiento,exhibiciön
y traslado delosdocum entos.Para laconservacitm preventiva de losdocum entosse deben
ejecutarlasaccionessiguientes:
1. Limpiaradecuadamente 1asinstalaciones,estanteriasy unidadesde conservacién.
2. Monitoreary controlar los factores ambientales de los depôsitos (temperatura,
humedad relativa,iluminaciôn y ventilacitm).
Realizardiagnôstico delestado de conservacitm de losdocumentos.
Establecerplanesde prevenciôn y respuestasante desastres.
Elaborar planes de controlintegralde plagas,con productos perm itidos que no
daien nielambiente nilosdocumentos.
6. Establecerprocedimientospara elmanejo,almacenamiento,exhibiciôn y traslado de
losdocum entos.
PXRRAFO II:Losdocumentoscustodiadosporlosarchivossedeben resguardardela
hum edad, altas tem peraturas, la intem perie, estar colocados en lugares adecuados y
separadosdeobjetosajenosalosmismos.
ARTiCULO 42.Documentosen soportesespeciales
Losarchivoshistéricos,porm otivo de conservaciôn,deben crearlasseccionesfacticiasque
serequieran,afindepreservarfotograffas,diapositivas,léminas,dibujos,mapas,planosy
otrosm aterialescuyo soporte o formato requieran de un cuidado particular.Se colocaré un

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16
9 lutçmN
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>> = é % ' *0.-
testigo o ficha,en ellugardeorigen correspondiente , que rem ita a la unidad de instalacién
delasecciôn creada para su conservaciôn y viceversa.
PiRRAFO:Losarchivoscentralesalhacersusrelacionesdeentregadeberânindicaren la
columna quecorresponda cuéles expedientestransferidoscontienen materialesen soportes
especiales.
ARTiCULO 43.Restauracién dedocumentos
Larestauraciônserefierealconjuntode intervencionesdecarécterfacultativoaplicadasal
docum ento originalo equivalente alm ism o,destinadas a restablecersu aspecto form aly
estético parafacilitarsu lectura y com prensién , segûn elprincipio de m inim aintervencitm ,
de acuerdo con Ia naturaleza y elestado de conservacitm delsoporte , conform e con las
normasderestauraciôn y Iosserviciosexistentesen elpafs.
PiRRAFO 1: Los métodos aplicados en la restauracién de documentos deben ser
aprobados por la Junta de Coordinacién Técnica delSNA y supervisadosperiödicam ente
porlosinspectoresdelSN A .
PiRRAFO 11: Cualquier proceso de restauraciôn debe tener como principio la
reversibilidad de los m étodos utilizados, de m odo que no cause un daio mayor al
docum ento en ellargo plazo.
ARTiCULO 44.Digitalizaci6n ymicrofilmaci6ndedocumentos
Ladigitalizaciôn y Iam icrofilm aciôn son mediosde preservaciôn y difusiôn de los fondos
documentales.Estos procesostécnicosestén sujetosa los instructivos internos de los
archivosintegrantesdelSNA ,una vez hayan sido hom ologadosporelAGN . Losmétodos
utilizados para la reproducciôn digitalo en m icrotilm , de docum entos antiguos , deben
garantizarsu integridad.
PiRIu FO:La documentaciôn en su soporte originalconsiderada devalorpermanentese
debem anteneren dicho soporte,aunquesereproduzca dicha inform aciôn porotrosm edios
de alm acenam iento. En ningfln caso, los originales se deben destruir , pucs siem pre
pertenecen alpatrim onio docum entaldeIanaciôn.
ARTiCULO 45.Edificio dearchivo
Losedificiosdearchivosdeben cum plirlascondicionestécnicasestablecidasporelA GN y
las norm as internacionales sobre la m ateria. Para tal propösito el D irector General
estableceréunanormativa,deacuerdoconelConsejoDirectivoyseintegrarâunacomisiôn
mixtacon lasautoridadesdelMinisterio deObrasPtiblicasy Comunicaciones(SEOPC),
aprobada por la Junta de Coordinacitm Técnica. Entre los criterios técnicos para las
edificaciones dearchivosseencuentran:
1. Funcionalidad archivfstica y calidad arquitectônica.
2. Separarlosdepésitosde las âreas técnicasy de servicios.
3. Destinarelsesenta porciento deledificio de archivo para dep6sitosdedocumentos .

&- .
>> A é % ' 0-
6.
G arantizar el desplazam iento y la seguridad delpersonal, asi com o la adecuada
m anipulaciôn dela docum entacitm .
Garantizar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacitm de los
docum entos
Poseerelem entosde controly aislam iento que garanticen la seguridad delosacervos
docum entales.
ARTiCULO 46.Dep6sitosdearchivo
Losresponsablesde losarchivosdelSNA deben garantizarIosespaciosy lasinstalaciones
necesariasparasumejorfuncionamiento,deacuerdoconloscriteriosestablecidosparalos
edificiosdearchivos.
PiRRAFO'Lasinstitucione'sdelSNA podrénestablecerdep6sitosintermediosfueradesu
instalaciôn principal, donde transferirén la docum entaciôn pendiente de tratam iento
archivistico,o en casosdeemergencia,conforme alpresenteReglam ento .
ARTiCULO 47.Mobiliariodearchivo
E1diseiodelmobiliario dearchivo estésujeto alascondicionespropiasdeIosdocumentos,
de acuerdo con su naturaleza: dim ensiones, volum en y peso . Debe contar con las
caracteristicas de resistencia, solidez estructural,recubrim iento, aislam iento , seguridad,
distribuciôn para garantizarla correcta m anipulacién y adecuada conservaciôn , acordecon
1asm edidasconsignadasen este Reglam ento y en lasresolucioneseinstructivosal respecto
em itidosporel AGN .
ARTiCULO 48.Archivo deSeguridad
Las instituciones del SNA crearén archivos de seguridad, dotados de condiciones
ambientalesespecialesy protecciôn paralaconservaciön de lossoportes,y , en lo posible,se
deben ubicaren lugar diferente de aquéldonde se conservan los documentos originales .
Estascondiciones son establecidasm edianteresoluci6n em itida porelD irectorGeneraldel
AGN .Losarchivosde seguridadestân integradospor:
1. Lasprimerascopiasde todas lasreproduccionesrealizadasen ejecuciôn de los
program asdelarchivo correspondiente.
Lasprim erascopiasde lasreproduccionesrealizadasa solicitud delosusuarios .
Cualesquiera otrasque lessean rem itidasparasu custodia .
PiRRAFO:Losarchivosde seguridad no sepueden utilizarparaconsulta pflblica;se
restringe su utilizaciönpara la em isiônde nuevascopias.

18
> >=>
CAPiTULO V
ACC ESO Y C ON SULTA DE LO S DO CUM ENTOS
ARTiCULO 49.Acceso a losdocumentos
Los titulares de archivos de1 SN A son responsables de garantizar el acceso de los
ciudadanosalosdocumentosbajosucustodia,conformealaLey GeneraldeArchivos,la
Ley deLibreAcceso a la lnform aciôn Pûblicay cualquierotra disposiciôn legalespecffica.
La Com isiôn de Evaluacitm y Acceso deFondosDocum entalesdefinirâ losplazosdeacceso
a losdocum entosrestringidos,de acuerdo con lo establecido porla Ley N o.481-08,en sus
articulos56 y 57.
ARTiCULO 50.Instructivosde servicios
LosarchivoscentralesehistdricosdelSNA deben elaborary hacercum plirsusinstructivos
de usuariosy servicios,los cualesse colocan en un lugarvisible y deben sercum plidos
estrictam ente por 1os usuarios.Toda peticiôn de servicio se debe realizar siguiendo los
procedim ientosestablecidosen cadainstructivo.
ARTiCULO 51.Consultadedocumentos
La consulta de docum entosen losarchivosdelSNA se realiza enespacioshabilitadosy por
losmediosdisponiblesalefecto.Losusuariosdeben cum plirestrictam ente con lasnorm as
deconsulta.
ARTiCULO 52.Reproducciôn y certificaci6n de documentos
LosarchivosdelSNA podrén tenerserviciosde reproducciôn dedocumentos(fotocopias,
microfilm,fotografia digital)y expedircertificacionesdeinformacionescontenidasen los
documentoscustodiados.
PARRAFO:Lassolicitudesdecertificaciôn se harân mediante elfonnulario SNA-F009,
delanexo,y su expediciôn seregistraré en ellibro correspondiente.
ARTiCULO 53.Reproducciôn porcausa de conservaciôn
Los docum entos que presenten deterioro fisico, que im pida su uso directo, serén
reproducidos mediante un sistem a que no acelere su deterioro,perm itiendo asielacceso a
lasreproduccionesy ala conservaciôn delosoriginales.

=>
CAPiTULO V1
ING RESO Y SALIDA D E D O CUM ENTO S
ARTiCULO 54.lngreso dedocumentos
Elingreso de documentos en los archivos histéricos delSN A se realizaré utilizando los
controlesadm inistrativosque garanticen su acceso y conservaciôn . Lasform asde ingreso
dedocum entosson las siguientes'.
1. Transferenciasregulares.
2. Donacién o legado.
3. Com pra.
4. Expropiaciôn.
5. Com odato.
ARTiCULO 55.Transferenciasregulares
Esta form a de ingreso de docum entos se consigna en los articulos 14 y 2 1 delpresente
Reglamento,relativo al A rchivo Centraly alde G estiôn,respectivam ente . LaCom isiôn de
Evaluaciôn y A cceso de FondosDocum entalesdefiniré elcalendario de transferencia hacia
elAGN y losarchivosregionales.
ARTiCULO 56.Donaciôn de documentos
La donaciön de documentosesunade 1asform asde ingreso alosarchivos , m ediante lacual
una persona fisica o moralentrega de m anera gratuita y detinitiva docum entos a una
instituciôn archivisticapara su custodia y/o difusiôn.Elprocedim iento para la donaciôn de
docum entoseselsiguiente:
Eldonante expresa por escrito su voluntad de donar los docum entos alarchivo
receptor.Se adjunta un inventario somero de la documentaciôn,en elcualse
especitica tipo docum ental,contenido y fechasextrem as.
Elarchivo receptorcrea una com isiôn para evaluar la docum entaciôn y rendir un
inform ea la Com isiôn deEvaluaciön y Acceso de FondosDocum entales .
Una vez decidido elingreso de losdocum entos,elarchivo receptorprocede adar
entrada a los mismosen elLibro de lngreso,bajo elcontrolde laUnidad de
Adm isiôn.A este fin,se utilizaré elActa de Donaciön SN A-FOIO , delanexo.
Concluido el proceso del ingreso de Ia donaciön , se designarâ con el nom bre
acordado entre Iosdonantesy elreceptor.
ARTiCULO 57.Recepci6n depublicaciones
Laspublicacionesotk iales,com o la Gaceta Otk ial,losboletinesdeIascâm araslegislativas
y delosm inisteriossedeben rem itira la H em erotecadelAGN .

20
&- ,
>> A é > ' * ,.-
PiRItAFO:Elplazo paraque1oseditoresnacionalesdepositensuspublicacionesen la
Biblioteca delAGN esdetreinta(30)diaso unmes,apartirde lafecha de la ediciôn de1as
m ism as.
ARTiCULO 58.Compra dedocumentos
La comprade docum entosseharé conform e aun estudio y a unavaloracitm previa,con Ia
aprobaciôn de la Com isiön de Evaluacitm y Acceso de Fondos D ocum entales, la cual
autorizaréalDirectorGeneraldelAGN parasuejecuciön.Lacompraseharédeacuerdo
con lasnolnnasestablecidasporlasleyesvigentessobrela m ateria.
ARTiCULO 59.Expropiaci6ndedocumcntos
Elingreso de docum entos por expropiacién se realizarâ cuando elA GN se entere,por
cualquierm edio,de que un archivo privado de valorhistörico se encuentre en condiciones
deriesgo,que im pliquen destrucciôn,pérdida o deterioro totalo parcialde losdocum entos.
En taIcaso,se designarâ una Com isiôn que se encarguede hacerlascomprobacionesdel
estado de conservaciön delosdocumentos.
PiRIu FO:ElDirectorGeneraldelAGN orientarâalpropietariodelarchivoatomarlas
m edidasnecesarias de conservacién y organizacién de la docum entaciôn,para lo cualel
propietario podrâ contar con Ia asesorfa del AGN .En caso de que no obtemperc, se
procederé a la adquisicitm por com pra, donacién o expropiacién de dicho acervo
documental.Laexpropiacitm realizadaseanotaréenunregistroque estarébajoelcontrol
delaUnidad deAdm isiôn delarchivo correspondiente.
Alt'ricllt,o 60.EIcomodato
E1comodato esun contrato porelcualuna persona fisica o m oral entrega gratuitamente
documentosa un archivo deISN A para su custodiay difusi6n,con la especificaciôn de la
accesibilidad y elplazo dedevoluciôn d elosm ism os.Esta forma de ingreso dedocumentos
se efectfla dela siguientem anera:
Elarchivo receptordebe infbrm ara laCom isiônde Evaluaciôn y A cceso deFondos
Docum entales la propuesta de suscribir un convenio de com odato,para que ésta
em ita su opini6n.
LaCom isiôn deEvaluacién y Acceso deFondosDocum entalesprocedea evaluarlos
documentosobjetode1contrato.
En caso de opiniôn favorable,la Com isiön de Evaluacién y A cceso de Fondos
Docum entalesautoriza la elaboracitm delcontrato,porpartedelarchivo receptor.
Elarchivo receptorlleva un registro delosdocum entosrecibidos,en elcualsehace
constarlascondicionesde acceso y lafecha de devoluciôn acordadaen elconvenio.

&- ,
>> A 4 A & ' V -
ARTiCULO 61.Salida dedocumentos
Para la salida tem poral de docum entos histöricos o adm inistrativos, se debe seguir el
procedim iento siguiente:
La entidad o persona fisica interesada solicitaré por escrito altitular de1archivo
correspondiente elpréstam o de losdocum entosdesu interés.
2. Elarchivo correspondientetram itarâ la solicitud alDirectorGeneraldelAGN .
3. Aprobada la solicitud,en caso de docum entoshist6ricos,se procederâa la tasacién
de losm ism os,porpersonalcalificado para talesfines.
Elsolicitante,deserrequerido jorelAGN,deberâcontratarunapôlizaprojorcional
al valor estipulado en Ia tasaciön, que asegure la docum entaciön durante su
perm anencia fuera delarchivo.
ElD irectorGeneralde1A GN autorizarâ porescrito la salida de losdocum entos.Los
gastosde embalajeytransportecoren acargodelsolicitantey éstossedeben
realizarporuna em presa especializada o porelpersonalde archivo,que garantice
quelosdocumentosestén debidamente protegidos.
Losdocum entosserân retiradosporpersonaldebidam ente acreditado,mediantecarta
de entrega suscrita porelencargado deIarchivo y la parte solicitante.La entidad
prestataria harâ una copia de seguridad de 1osdocum entos solicitados,cuyo costo
asum iréelsolicitante.
Silos documentos objeto de préstamo estén destinados a ser exhibidos,las
condicionesdesu exposicitm deberâ seraprobadaspreviamente porelAGN .
8. Los préstamos de documentos se asentarén en un registro bajo custodia del
Departam ento o érea deReferencia delArchivo correspondiente.
PiRRAFO 1:Lospréstamosinternosdedocumentosestarén sujetosalosinstructivos
elaboradosparatalestines,conform ealform ularioSNA -FO l1delanexo y alLibro Registro
correspondiente.
PiRRAFO II:Lasolicituddepréstamosexternosdedocumentossecursaréporanteel
Director GeneraldelAGN,quien la som eteré a la Com isiön de Evaluaciön y Acceso de
FondosDocum entalespara su conocim iento.A talesfines,seutilizaré elform ulario SN A-
F012,delanexo.
PiR'RAFO 111:La salida definitiva dedocumentosde losarchivosdelSNA se realizaré
portransferenciao elim inacitm.Am basformasestén consignadasen 1osartfculos 12,13,14
y 20delpresente Reglamento.

22
&- ,
>> A 4 % ' 0-
ce irtm o vII
M GIM EN oE PERSONAL
ARTiCULO 62.Deberesdelpersonaldearchivo
Los servidores pûblicos delSNA estarén som etidos alrégim en legalvigente y deberén
cum plir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza delcargo y las funciones
propiasdeltrabajo a desarolaren cada archivo.
PiRRAFO:La conducta de los archiveros debe responder a los c6digos de dica
profesionalesdefinidosporlasinstituciones,elSNA y porlasasociacionesprofesionalesde1
ram o.
ARTiCULO 63.Categorizaci6n delpersonal
Elpersonalde archivo se clasificaréen técnico y adm inistrativo.Espersonaltécnico elque
tienea su cargo la aplicaciôn de losprincipiosy lastareasarchivisticasquehacen efectiva la
gestiôn docum entaly adm inistrativo,elque sirve de apoyo albuen funcionam iento de Ios
archivos.
PiRRAFO: El personal técnico y administrativo serâ clasificado en categorias
ocupacionales,de acuerdo con la definiciôn de puestos y funcionesestablecidosde com fm
acuerdo porelAGN y elM inisterio deAdministraciôn Ptkblica.
ARTiCULO 64.Formaci6n deIpersonal
El AGN propiciaré acuerdos con el M inisterio de A dm inistraciôn ptiblica y otros
organism osde1Estado para im pulsarprogram asdeform acitm en archivistica alpersonalde
losarchivosdelSNA ;asfcom o program asdecapacitaciön desarrolladosporsfm ism o o en
asociacitm con otrasinstitucioneseducativas.
PiRItAFO:LaJuntadeCoordinaciônTécnicapodréhacerpropuestasparaeldesarrolode
program as de formacién profesional a nivel universitario, a través dc la SEECYT o
recom endarprogram asya existentes.
ARTiCULO 65.Responsabilidadaltérminodefunciones
Losservidorespûblicosresponsablesde1osarchivos,alcesarsusfuncionessentregarén los
m ism os al nuevo titular, debidam ente inventariados, conform e con 1as norm as y los
procedim ientosqueestablezca elAGN,sinque im plique exoneraci6nde responsabilidad en
caso de irregularidades.

23
&- ,
CAPITULO VIII
D E LAS IN FM CCIONES Y SAN CIO NES
ARTiCULO 66.DeIainspectoria
E1Departam ento del Sistem a N acionalde Archivos e lnspectoria realizarâ inspecciones
periödicaspara garantizarla conservacitm eintegridad delpatrim onio docum entaly rendiré
losinformesy lasrecom endacionesque seannecesarios.Estableceré plazosparacorregirIas
irregularidadesy 1asviolacionesa laLey Generalde Archivosy elpresenteReglam ento.
ARTiCULO 67.Procedimientoanteviolaciones
Lasirregularidadesy violacionesque afecten elpatrim onio docum entaly losdem ésbienes
de1SNA serén objetode1assancionesprevistasenlasleyes.A estefin,elDepartamentodel
Sistem a Nacionalde Archivoselnspectoriaprocederéde laform a siguiente:
Realizaré la investigacitm correspondiente,que incluirâ interrogatorios,fotograffas,
videosy cualquierotro elem ento de prueba necesario paratipificarlainfraccién.
2. Levantarâ Acta delnfraccitm,conform ealform ulario SN A-FOI3,delanexo.
CAW TULO IX
D ISPO SICIO NES FINA LES Y TM
NSITO RIAS
ARTiCULO 68.Alcancede lasresolucionesdeIAGN
Las resoluciones de carécter técnico-adm inistrativo,dictadas por elDirector GeneraldeI
AGN,tienen la fuerza deaplicabilidad juridica complementaria,tanto delaLey Generalde
ArchivosNo.48l-08, deI1lde diciem brede 2008:com o delpresenteReglam ento.
ARTiCULO 69.Obligatoriedad deIReglamento
Este Reglamento es de carâcter obligatorio y portanto deroga toda disposiciôn de igual
jerarqufa que lesea contraria y entrarâen vigencia aldia siguientedeldecreto contentivo
delm ism o.A partirde la prom ulgaciôn delpresenteReglamento,1asinstitucionespûblicas
tendrân un plazo de dos(2)ahospara su implementaci6n,y las privadasincorporadasal
SNA,dispondrén de tres(3)ahos.
ARTiCIJLO 70.Expurgosy transferenciasen curso
Las instituciones que conservan grandes voltkm enes de docum entos y que no hayan
realizado la evaluaciôn correspondiente deberén iniciarla m isma,identificando las series
quecumplen con losrequisitosmfnimosdela Ley parasu conservacitm permanente.éstas
serén transferidasdeacuerdo con elcalendario establecido.Lasdem âsseriesde docum entos
podrân ser som etidasen propuestasde expurgo a las instaneias institucionalesy delSNA
competentes.

24
&- .
>> A 4 % ' 00.-
ARTiCULO 71.Suspensi6ntemporaldetransferencias
Dada la disponibilidad lim itada de espacio en losdep6sitosdelAGN,quedan suspendidas
lastransferencias,salvo aquélasautorizadasporla Direcciôn GeneraldelAGN.zsta
avisarém edianteResoluciôn,elreiniciodelastransferenciasregulares.
ARTiCULO 72.AnexosdelReglamento
Losanexosquesiguen form an partedelpresenteReglam ento,cuyo contenido presentam osa
continuacitm :
SNA-FOOI:Form ulario para Repertorio deSeries
SN A-F002:Form ulario para D escripciôn Archivistica
SN A-F003:Formulario paraldentificaciôn y Valoraci6n
SNA-F004:Form ulario para Tabla de Retenciön
SNA-F005:Form ulario deA cta de Eliminaciôn
SNA-F006:Form ulario paraTransferenciasalArchivo Histörico
SN A-F007:Form ulario paraTransferenciasalArchivo Central
SN A-F008:Formulario paraIaD escripciön de Fondosy Colecciones
SNA-F009:Form ulario para Solicitud de Certiticaciôn
SNA-FOIO:Form ulario de Actade Donaciôn
SNA-FOII:Form ulario paraSolicitud paraPréstam o lnterno
SNA-FOIZ:Form ulario paraSolicitud dePréstam o Externo
SNA-FOIJ:Form ulario de Actade lnfracciôn

=>
A N EX O S
AlkcHlvo GENERAL DE LA NACION
FORM ULARIO PAM REPERTORIO DE SERIES
SNA-FOOI
Nom bre seriedocum ental
brganoproductor -
No. de
Fecha registro Fechadesalida Fecha de
Asos de general Signaturas por salida por Observaciones
ingreso de transferencia elim inaciôn
entrada
I
)
INSTRU CTIVO
l. Seconsignarâ eltitulodelaserie.
2. Se selsalarâ elsujeto productory laoficinaproductora.
3. Seasignarén losaiosde la serie.
4. Se especificarâ la fecha en que serecibiô laserie.
5. Se consignarâ el nûm ero de entrada que tiene la serie en elLibro de Registro
GeneraldeEntrada.
6. Seasignaré lasignatura topogréfica delaseriepara su ubicaciôn en elestante.
7. Se anotarâ la fecha en quese realiza la transferencia.
8. En caso de elim inaciôn seespeciticaré la fecha en que serealiza.
9. Observaciones.

vjl evilja l
26
O *q.
A > *=>
AR CH IV O G EN EM L D E LA N A C IO N
FORM ULARIO PAltytDESCRIPCIUN ARCHIW STICA
SN A-F002
1AREA D E ID ENTIFICACIO N
1.1Côdigo dereferencia:DO A GN
1.2Titulo:
l.3Fechasextrem as:
1.5Volumen:
1.4 N iveldedescripciôn:
Ea Unidad de lnstalaciôn
compuesta (Expediente)
(Documento)
Serie) o Unidad documental
Unidad documental simple
2 AREA DE CO NTEXTO
2.1Nom bredelproductor.
3.AREA DE CO NTENIDO Y ESTRU CTUR A
3.1A lcancey contenido:
4 AREA DE C ON DICIO NES DE AC CESO
4.1Caracterfsticasfisicas 4.1.1Estado de conservaciôn: B R M
4.1.2 ldiom a: 4.1.3Letra
4.1.4 Software
4.l.5Hardware

27
&- ,
5.iREA DE DOCUM ENTACIUN ASOCIADA
5.1Unidadesde descripciön relacionadas
6.AR EA DE PUNTO S DE ACCESO
6.lDescriptoresonomâsticos:
6.2Descriptoresde m ateria
6.3Descriptoresgeogrâficos
6.4 D escriptoresinstitucionales:
7.AREA D E NO TAS
7.1lçotas:
8.AREA D E C ONTRO L DE LA DESCRIPCION
8.lDescripciôn realizadapor:
8.2Fechadeladescripciôn
j' lI
j l

28
&- ,
> > A é A + -. V o.-
IN STRUCTIVO
La descripciôn archivistica en sus diferentes niveles esté fundam entada en la N orm a
Dom inicana de Descripcitm A rchivistica,en losdiferentes instructivoscorrespondientesy
enlaNormalnternacionalGeneraldeDescripciônArchivisticaISAD (G),persiguevarios
propôsitos:
Garantizar descripcionesconsistentesy apropiadas.
Facilitarlarecuperacitm y elintercam bio de inform aciôn e integrarla descripciônde
diferentesarchivosen un sistem a unificado deinform acitm .
3. Interconectarlosdistintosnivelesde descripciön sin repetirinform aciôn.
Launidad fundamentaldedescripciôn eselfondo o conjunto dedocumentos,orgénicamente
creadosy/o recibidos,poruna instituciôn,un particulary una fam ilia en eldesarrollo de sus
f'unciones,respetando elprincipio deorigen y procedencia,sin teneren cuentalaform ao el
soporte,usados.
Ladescripcitm multinivelse sustenta en la norma ISAD (G).A travésdela combinaci6n
de sus26 elem entos se puede reconstruirla descripciön decualquierunidad docum ental,a
cualquiernively la form aciôn de todos1osinstrum entosdedescripci/m.
Larecuperaciôn deinform aciôn se consigue porm edio de lacreaciôn deûûpuntosdeacceso''
quedeben retlejarelprincipiodeprocedencia.
Lasâreasen quese distribuyen los26 elementosde descripciôn de la ISAD-(G)son:
. XREA DE IDENTIFICACIUN
. AREA DE CONTEXTO
. XREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
. XREA DE ACCESO Y UTILIZACIUN
. XREA DE DOCUMENTACIUN ASOCIADA
. 414E.* DE PIJNTOS DE ACCESO
. XREA DE NOTAS
. XREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIUN
1.âREA DE IDENTIFICACIUN:Se incluye informaciön esencialparaidentificarla
unidad dedescripciôn.

29
&- .
W'ev> A é A * ' * -
Côdigo deReferencia:Cédigo de1paisque segfln laNonna1SO 3166 esDO,m és
elcôdigodelarchivoyelconjuntodeIetrasynûmerosconlosqueseidentificay
localiza en eldepôsito.
N (nave)
E (estante)
A (anaquel)
Signatura(expedienteylegajo)
Ejemplo:DO AGN FONDO N -E-A TOPOGRAFICO
DO Co'digo de pais
AGN ............as1'glasde archivo
N
N u'mero de depo'sito
E .. N u'm ero de estante
A
N u'merode anaquel
Signatura.....Nu'mero delegajo > de expedientenu'mero > de inventario topogra-flco.
Titulo:Denominalaunidaddedescripci6n.Sereflejaeltituloquerepresentaalaserie
documental.
Consignar eltitulo form al,asignarle un titulo conciso,de acuerdo con las reglas de
descripcién m ultinively Iasnorm asnacionales.
En caso necesario,sieltitulo form aleslargo,éste se puede abreviarsiem pre que no se
pierda inform aciôn esencial.
Cuando se utiliceun tftulo atribuido,se deberé incluiren losnivelesinferiory superior
elnombre deIproductor.Se puede incluir,porejemplo,elnombre delautordel
documento',asf como un térm ino que indique eltipo docum entalde la unidad de
descripciôny,ensucaso,algunaexpresi6nqueretlejelafunciôn,actividad,objeto,la
ubicaciôn o eltem a.
Distinguir entre los titulos fonmales y los atribuidos, de acuerdo con las norm as
nacionaleso idiomâticas.Ejemplo:
Ayuntamiento RealdeBayaguana (Fondo)
Alcaldia Municipalde Bayaguana (Secciôn)
Expedientesdecausasciviles(Serie)
Ejemplos:Seriesdocumentales
ExpedientesdepresupuestosordinariosdelA yuntam iento deSanto Dom ingo.

30
&- ,
Expedientesdeventasde terrenos.
Expedientessobre ventade esclavos
Expedientessobrenom bram ientosdealcaldes.
Actasdelasaudienciasde1TribunaldePrim eralnstancia dePuerto Plata.
l.3Fechas'.ldentitkary consignarlas(s)fecha (s)deIa unidad dedescripciôn.Secumplirâ
tanto paraseriescom o para expedientesy seindica la fecha inicialy la ûltima queabarca
la docum entacién que se describe.Para cada descripcién,consignar,alm enos,uno de
1os siguientes tipos de fechas, el més adecuado a la docum entaciôn y al nivelde
descripciôn.
@
@
@
La (s)fecha(s)en la(s)queelproductoracumulö losdocumentosen elejercicio
o desarrollo desu actividad.
La (s)fecha (s)deproducciöndelosdocumentos:Aquise incluyen lasfechasde
las copias, ediciones o versiones, anexos u originales de las unidades
docum entalesproducidascon anterioridad a suacum ulaciôn.
Precisareltipo defecha utilizado.Deacuerdo con lasnorm asnacionalespueden
em plearseeidentificarseotrasfechas.
Consignar, segfm los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas la cual debe
entenderse siem precom o inclusive,a no serquela unidad de descripcitm sea un archivo
corriente o partede él.
Ejemplos:
1844-10-25(Expedientesque abarquentma sola fecha).
l861-1962 (Secolocala primeray ûltima fecha contenida en elexpediente).
Prim ero elaho,luego elm esy porflltim o,eldfa
Ejemplo:182-03-29/1962-04-12
1885-1898predom inantel887-1896
(1925)-07-26 /1927-04-1l(Para fechasconfusas,borrosas,ilegiblessecolocarâla
fecha entre corchetes).
l.4 Nivelde descripcitm :ldentifiçary consignar elnivelde organizaci6n de la unidad de
descripciôn.

&- ,
Ejemplos:
Fondo
Sub-fondo
Serie
Sub-serie
Unidad docum entalcompuesta /expediente
Unidad docum entalsim ple /docum ento.
Serecom iendautilizarlosnivelesde fondo,serie,unidad sim pley com puesta,respetando la
norma porm edio de losntim erosque indican elnivel.
Volumen y Soporte dela Unidad de descripciôn (Cantidad,tamaio,dimensiones).
ldentiûcalaextensiön fisicaconelnt-lmero exacto delibros,Iegajos,expedientesy
docum entos,segt'm elnivelqueseesté describiendo.
Consignar el volum en de la unidad de descripcitm especificando el nflm ero de
unidades ffsicas en cifras arébigas y la unidad de m edida.Especificarelsoporte o
soportesdela unidad de descripciôn.
Alternativam ente,consignarlosm etroslinealesde estanteria o losm etroscflbicosde
alm acenam iento de la unidad de descripci6n. Si el volum en de la unidad de
descripcién se especifica en m etros lineales y se considera conveniente aladir
inform aciôn adicional,éstadebefigurarentreparéntesis.
E'em J pios:
2000 expedientes
25O fotografias
27 kil6metros dedocum entos
30 m etros lineales
SoportekSe indica elsoporte de la serie o de los doeum entos cuando no estén en el
soportetradicionaldepapel,ejemplo:mtcrofilm,basesdedatos,etc.
2.éREA DE CONTEXTO
Ciertainformaciôndeestaérea,porejemplo,elnombrede1odelosproductor(es)y la
historiainstitucional/biogrâticase puedesen determ inadasaplicaciones,incluirseen los
correspondientesficherosdeencabezam ientosautorizados.

32
. &- z
+# 1 L > ' 0-
2.1Nom bredelo de losproductor/es:Sirve paraidentificaralproductoro productoresde la
unidad dedescripciôn.
Designarelnombredela (s)entidad (es)o persona (s)fisica (s)responsable(s)dela
producci6n,acum ulaciôn y conservacitm delosdocum entosde launidad dedescripcién.
Elnom bre se deberâ especificar de m anera norm alizadasde acuerdo con las norm as
nacionaleseinternacionalesyconlosprincipiosdelaISAAR (CPF).
Ejemplos:
Juzgado dePrim era lnstancia de Sam ané
Coleccién dedocum entos Jc'sé GabrielG arcia
2.2 Historia lnstitucional/Resefia biogréfica
Asignarbrevem entecualquierdato significativo sobreelorigen,evoluciôn,desarrollo y
lafunci6ndelaentidad(0entidades)osobrelavidayeltrabajodela(s)persona(s)
fisica(s)responsable(s)delaproducciôndelosdocumentos.Enelcasodequeexista
inform aciôn adicionalen alguna publicacidn,citardicha fuente.
Lasâreasdeinformaciön de laISAAR (CPF)contienen informacionesespecficasque
pueden ser incluidas en este elem ento.Para personas o fam ilias,consignar datos com o
nom bres completos y titulos,fechas y lugares de nacim iento y fallecim iento,sucesivos
dom icilios, actividades, em pleos o cargos, nom bre original,otros posibles nom bres y
acontecim ientossignificativos.
2.3 HistoriaArchivistica'.
Sesalarlostraspasossucesivosde propiedad,responsabilidad y/o custodia de launidad de
descripciôn e indicaraquellos hechos que hayan contribuido a conform ar su estructura y
organizacién actual, por ejemplo, la historia de su organizacién, la producciôn de
instrumentosdedescripciôn contem porâneos,la reutilizaci6n de losdocum entosparaotros
objetivoso lasmigracionesdeformatos.
Precisar,en elcaso de que se conozcan,las fechas de estos hechos.Sise desconoce la
historia archivistica, indicar este dato. Opcionalm ente, si la unidad de descripciön se
transfiere directam ente desde elproductor,no consignarla historia archivistica,pero hacer
constarla form a de ingreso.

I&>*
&-
+...+mw = é > ' 0-
2.4 Form a de ingreso'.
lndicar elorigen de la unidad de descripcién,la fecha y/o elm odo deadquisiciôn,siem pre
que no se trate,en todo o en parte,de inform aciôn contidencial.Sielorigen sedesconoce,
consignareste dato.Opcionalm ente,aiadirnûm ero deacceso o côdigos.
Ejemplos:
TransferidaporlaPresidencia de la Reptiblicaen septiem brede 2004.
Adquirida porelA rchivo GeneraldeIa N aciôn en octubre de2001.
3.iREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTUM
3.lSebrinda informaciôn relativa alobjeto,organizaciön y valorpotencialde la unidad de
descripci6n.
Se especitica la estructura a la quepertenece elnivelque se describe,sesalando direcciôn,
secciön,subsecciôn y negociado,segfln aparezca en la documentacién.
Se sesalaelnflm ero que tiene la serieen elcuadro de clasificacitm.Estetiltim o aspecto no
lo recogela norm a,pero seconsidera im portanteporque esun instrum ento âgilque perm ite
unarâpida recuperaciôn de lainformaci6n.
3.2 A lcancey Contenido'.Ofreceinform aciön necesaria para apreciarelvalorpotencialde la
unidad dedescripciôn.Permiteunavisiôn deconjunto(porejemplo:periodosdetiempo,
émbito geogréfico)y realiza un resumen decontenido (porejemplo:tiposdocumentales,
materia principal,procedim ientos adm inistrativos y la existencia de originales y copias,
ademâsdelrepertorio legislativo que corresponda a la serie descrita).
Ejemplo:
E1fopdo Juzgados de Paz fue rem itido alA rchivo Generalde la N acién portransferencia.
Contiene docum entaciön relativa a sentenciasciviles,sentenciaspenales,libro de actasde
conciliaciones, libros de asientos de sentencias,côdigos,decretos, ordenanzas,actas de
consejosdefamilias,entreotros.
Los fondos que cuentan con instrum entos de descripciôn como catélogos, ticheros,
relacionesdeentrega,sepueden tom aren cuentapara facilitarla descripciôn y se debepartir
de1asdescripcioneselaboradasconelobjetivodemejorarlaso sustituirlasen loscasos
necesaros i y s (5l0 confeccionar los indices de m ateria , onomésticos , geogrâficos e

%h.
14*41 4
34
&- .
W> A é % ' 0 -
institucionales,para facilitarlarecuperacitm de la inform aci6n.Elim inaraquellasfichasde
losexpedientesno localizadospordeterm inadascausas.
3.3 Folios:Sepone la cantidad depéginasque tiene eldocum ento descrito y flnicam entese
llenaen la descripciôn deexpediente.
Valoraci6n,selecci6n y elim inaciön:Consignarlas actividadesde valoraciön,selecciön y
elim inaciôn realizadas o planificadas sobre la unidad de descripcitm ,especialm ente si
afectan de algunam anera a la interpretacién de Iadocumentaciôn.En su caso estableceral
responsable delaacci6n.
4.iREA DE CONDICIONESDE ACCESO Y UTILIZACIUN
4.1 Caracteristicas fisicas y requisitos técnicos:Ofrece inform aciôn acerca de cualquier
caracteristica fisica importante o requisito técnico que afecte al uso de la unidad de
descripciôn. Indica cualquier condicién fisica importante, tales com o: necesidades de
preservaciôn,que afecten aluso de la unidad de descripciön y lossoftware y/o hardware
necesariospara accedera launidad dedescripci6n.
Ejemplos:Estado deconservaciénBueno(B)Regular(R)Malo (M).
4.2ldioma/escriturats)delosdocumentos:lnforma Ia lengua y/o escritura y sistemasde
simbolosutilizadosen la unidad de descripciôn.
Se especifica elidiom a cuando 1osdocum entosestén en un idiom a que no sea elcastellano.
Se reseia la (s)elidioma(s)y/o escritura(s)delosdocumentosque forman la unidad de
descripciôn. Especifica cualquier tipo de alfabeto, escritura, sistem a de sim bolos o
abreviaturasutilizadas.
Opcionalmente,también se utilizan loscorrespondientescôdigoslSO delenguas(lSO 639-1
y ISO 639-2:Normaslnternacionalespara Côdigosde Lenguas)o escritura(s),(lSO l5924:
Norma lnternacionalpara NombresdeEscrituras).
4.3Letra:Se sesalaré sieldocum ento o serieesté m anuscrito,m ecanografiado o im preso,y
eltipo deletra.
5.iREA DE DOCUM ENTACIUN ASOCIADA
5.1 Existencia y localizaciön de originales'.SiIa unidad de descripciôn estâ form ada por
copias,indicarsu existencia,localizaciôn,disponibilidad y/o elim inaciôn deoriginales.

35
&- ,
Sieloriginalde la unidad de descripciôn estâ disponible (en lapropia instituciôn o en otro
lugar),especificarsu localizaciôn junto con cualquierotro controlsignificativo.
Si1osoriginalesyanoexisten o su localizaciôn sedesconoce,consignareste hecho.
Ejemplos:
Originalesen M inisterio deCultura
Originalesdestruidosen 1999.
5.2 Existencia y localizaciön decopias'.lndicala existencia,localizaci6n y disponibilidad de
copiasdelaunidad dedescripciôn.
Sila copia de launidad dedescripciônestédisponible(en la mismainstitucién o en otro
lugar)especitkarsu localizaciôn,y cualquierotro controlsignificativo.
Ejemplo:Digitalizaciôn dedocumentosdelfondo.
5.3Unidadesdedescripciönrelacionadas'.Aquiseconsignaré,sinosehubieseretlejadoa
niveldefondo,1asunidadesde otrosfondosrelacionadascon estasseries.
lnform aracercade lasunidadesde descripcién que seencuentran en elm ism o archivo o en
otro lugary que tengan alguna relaciôn con la unidad de descripciön,porelprincipio de
procedencia o porcualquierotra clasedeasociaci6n (es).
Elnplem utla introduccitm adecuaday explicarlanaturaleza de dicha relaciôn.SiIa unidad
de descripciôn relacionada es un instrum ento de descripcién,consignar elelemento de
descripciôn de1instrum ento de descripcién.
Ejemplos'.
Ltjgardenacimiento
LOPEZ DE MIGUEL,JUAN (NATURAL DE SAJTIAGO DE LOSCABALLEROS)
CASASECA,JOSV LUIS(NATUM L DE ESPANA)
Parentesco
GOMEZ TORO,FRANCISCO (HIJO DE MXXIMO GUMEZ)
HENRiQUEZ URERA,PEDRO (HIJO DE SALOMV URERA)

36
> >=>
6.éREA DE NOTAS
7.1 Notas delarchivero:Se brindaré infonnaciôn adicionalque no haya sido incluida en
ninguna de las otras âreas.Consignar inform aciôn especialo cualquierotra inform aciön
signiticativa que no haya sido incluida en ningfln otro elemento deladescripciôn.
Ejemplo:
lncompleto:Faltalapâgina 50 en eloriginal.
7.iREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIUN
7.lNotadelarchivero:Especiticarquiénrealizö la descripciön.
Especificar1asfuentesconsultadaspara prepararla descripcién y quién la elaboré
Fecha(s)dela(s)descripciôn(es):Indicarcuéndofueelaboraday/orevisada (dia,mesy
aso).
Sesalarla (s)fecha (s)en la que seha preparado y/o revisado ladescripciôn.

37
&- .
>> A 4 % ' 00,..-
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIUN
FORM ULARIO DE IDENTIFICACIUN Y VALORACIUN
SNA-F003
1.IDENI-IFICACIUN
1.DENOMINACIôN DE LA SERIE
Denom inaciôn vigente
Denom inacionesanteriores
Otrasdenom inacicmes
Fecha inicialde la serie
Fecha final
Serie subordinada Si: No:
Nom bre de Ia serie
rinci al
Côdigo de la serie:
2.PROCEDENCIA Y FECHASDE CREACIUN Y EXTINCIUN
Organism o Unidad Fecha Fecha
adm inistrativa/funciôn inicial tinal
3.CON TEN IDO

38
&- .
4.LEGISLACIUN
Rango D isposiciôn Fecha de Fecha de G. 0 .
aprobaciôn publicacitm No.
6.SERIES RELACIO NADA S
A)SERIES DUPLICADAS:
Nom brede la serie Organism o U nidad Adm inistrativa

39
&- ,
B)SERIES SUBORDINADAS
C) SERIES QUE
RECOPILATORIA
CONTENGAN INFORMACIUN COMPLEMENTARIA O
7.ORDENACI6N
Ordenacién
Num érica
A lfabética
Q Q L Q 1
Otros !Onoméstica Materias Geogréfica j'
l 1.
8.DESCRIPCIUN
Porunidad de instalacién
Porunidad docum ental

40
> >=>
Observaciones
9.VOLUM EN
Archivo de gestién
IArchivo central
Histôrico
No.unidades
instalaciön
M etros
lineales
10.SOPORTE FiSICO
Papel
lnformâtico
Otros
Q
D
11.VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
A dm inistrativo
Fiseal
Juridico
'Plazo
Plazo
Plazo
I
Inform ativo'.
1
Justificaciôn

41
&- .
j.j.* 1StOr1cO. r* +
Justiticaci6n
l2.RVGIMEN DE ACCESO:
111.SELECCIUN
13.SELECCIUN
A)PROPUESTA DE SELECCIUN DE LA SERIE:
B)PROPUESTA DE TIPO DE MUESTREO:
Selectivo:
A leatorio:
M ixto:
Probabilfstico:
Otros:
C)PLAZOS DE TRANSFERENCIAS:
'
Al Archivo Central: plazo y
ificaciôn
j l
ust $ 1
A1ArchivoHistôrico:plazoy 1 (
justitkaciôn
j
l I i

42
> >=>
lV .OBSERVACIONES
l4.OBSERVACIONES
v.XREA DE CONTROL
Responsable de1 estudio de
ldentificaciôn y Valoraciôn:
Archivo/sdonde seha llevado acabo
eltrabajodecampo:
Fechas extrem as del periodo
estudiado:
Fecha de realizacitm :
Fecha derevisiôn:
l
INSTRUCTIV O :
Seconsignaladenominaciöndelaserie(Iasfechasextremas.
Sesehala el6rgano productory lasfunclonesde launidad adm inistrativaquegenera la serie
documental.
Se anotala fechainicialdelorganismo productory la final(sidesaparece).
Se especitica elcontenido dela serie.
Seindica la legislaciön relacionada con la funcién de la oficina productora.
Seconsigna latipologfa queseutilizé paraconocerlasfuncionesde la oficinaproductora.
Se anotan Iasseriesque contienen inform aciön sim ilaro com plem entaria,lasque preceden
o suceden a la que se esté valorando.
Se consigna el sistem a de ordenacitm utilizado para Ia serie docum ental que
valorando.
se esté
Seespecificasise han elaborado indiceseinventarios
Seespecifica elvolumen delaserie documental(nflmero de unidadesde instalaciôn y
metroslineales)
Se especificaelvalorde laserie:temporal(administrativo,fiscal,juridico)o permanente
(informativo ehistérico)y losplazosde losmismos.
Seconsignasila serie tiene libreacceso o siesteesrestringido

43
&- ,
W> A 4 % ' *-
ARclllvo GENEM L DE LA NACIUN
FORM ULARIO PAltA TABLA DE RETENCI6N
SNA-F004
No.dehoja(1)
Organismo:(2)
Otkinaproductora:(3)
Aprobaci6n de la
Series Valorde la serie Plazo de Com isiôn de
documentales (5) retenciôn Evaluaciôn y Observaciones
(4) (6) Acceso
(7)
j
1 I
l
IN STRUCTIV O :
S e deben consignar el nflm ero que identifica cada hoja, siguiendo un orden
consecutivoquedeterminaréeltotaldelashojasutilizadas.
2. Seescribirâelnom bre dela entidad u organism o.
3. Se especitk aré elnom brede la unidad adm inistrativa.
4. Seriesdocumentales:Nom bresdelasseries.
5. Se especificarâsila serie esde valortem poralo perm anente.
6. Se especificaré el plazo en térm inos de tiem po que los docum entos deben
perm aneceren elarchivo degestiôn o en elarchivo central.
7. Se especiticarâ la fecha en que seaprobaron 1osplazosderetenciôn.
8. Observaciones.

44
&- ,
ACTA DE ELIM INACIWN
sN A-F005
No.de Acta
ARclllvo GENERAL DE LA NACI6N
Resolucién N o.
defecha:
Descripciôn de la seriea eliminar(totalo parcial)
Nûmero de unidadesa destruir(en letrasy nûmeros):
F'echasextrem asdela docum entacién:
Referencia alasm uestras a conservarse y su localizaciôn
M iembrosdela com isiôn
Fecha lugar de la elim inaciôn fisica de los docum entos
Nom brey firm adelresponsabledelaelim inaciôn
INSTRUCTW O :
E1DirectorGeneralde1AGN ,quien preside laCom isitm de Evaluaciön y A cceso de
Fondos Docum entales, convoca a los dem és m iem bros de la m ism a e indica la
finalidad,lugar,fecha y horade la sesién.

=>
2 .
4 .
5.
ElD irectordelAGN procede a som etera discusiôn Ia propuesta de la Com isiôn de
Evaluacién lnstitucionalde la entidad,la cualdebe indicar los tiposdocum entalesa
elim inar.En caso deestarcontem pladosen lastablasde retenciôn indicarsu nûm ero,
fechasextrem asy cantidad.
En caso de que la docum entaciôn a elim inar no esté contemplada en 1as tablas de
retenci6n se deberâ presentarladescripciôn deltipo documentaldeform a genérica,la
unidad productora,fechasextrem asy cantidad.
La Com isiön deEvaluaciön y Acceso deFondosDocum entales seleccionaré muestras
delasserieselim inadasqueserén conservadasporelArchivo Centralcorrespondiente.
El D irector General del AGN procederâ a publicar en un m edio de circulaciôn
nacional,la resoluciôn de elim inaciôn.
La Com isi6n de Evaluacitm y Accesode FondosDocum entalesexpediré la resoluciôn
de elim inaciôn de la seriea elim inar,y procederé alevantarelacta deelim inacitm.
Lasactasdeeliminaciônseasentarânenun libroregistro paratalesfines,bajo la
responsabilidad dela SecretariaGeneralde1AGN .

46
&- ,
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIUN
FORMULARIO PARA TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO HISTURICO
SN A-F006
Côdigo No.
No.totalde hojas
FechadeIatransferencia dfa m es alAo
No.registro delorganism o -
Productor'.
No.Cuadro de Clasiticaciôn
No.orden
Fechasextrem as
Nignatura topogrâfica
Cantidaddeexpedientes
Contenido delaunidad
IN STRUCTIV O
4.
Revisi6n de lasseries a no transferir falte ningfln paracom expediente probarsu dentro existencia. de cada serie y que esté
Com probaciôn de que
debidam ente organizada.
La transferencia de las series se harâ en carpetas,libres de presillas,clips,ligas o
cualquierotro tipo dematerialquepueda degradarelpapel.
La colocaciôn de1osdocumentosse debehaceren cajasnormalizadas(de cartm y Ph
neutro),o en cualquiertipo deenvolturaquegarantice laconservacién.Numeraciônde
todas1ascajaso envolturasparaidentificarcadauna deestasunidadesdeinstalaciôn,
segùn elmodelo de relaciôndeentrega.Ademés,sedebeconsignaren lacajao
envoltura el nom bre de la entidad,archivo de que procede, fechas extremas y
cödigos.
lncluirjunto
elaborados
a la documentaciön que se transfiere los instrum entos de descripciôn
en elarchivo rem itente (indices,inventarios, catâlogos).

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:+2%
47
l
f&>*
&- ,
Envio de la relaciôn de entrega en duplicado porparte delA rchivo de Central al
histôrico,antes de Ia transferencia fisica de la docum entaciôn. Elencargado de éste
autorizarâ la transferencia luego de com probar su exactitud.De las relaciones de
entrega,una copiase entregarâ alarchivo histôrico,una alAGN y Iaoriginalquedaré
enposesiôn delarchivo quetranstiere.
Elaboraciôn deun Registro deTransferencias,form adoporlasrelacionesdeentrega.

48
& - ,
W> A 4 % ' * -
AltcHlvo GENERAL DE LA NACIôN
FO RM ULARIO
SN A-F007
PAR A TRA NSFER ENCIAS AL A RCH IVO CENTRAL
CödigoNo.
Cantidad de expedientes
Archivo rem itente'.
Instituciôn deprocedencia'.
Unidad adm inistrativa:
No.deregistro desalida:
No.registro organism o
Côdigo de la serie'.
No.deregistro generalde ingresos'.
Fecha delngreso'.
Productor'.
Calendario de transferencia'.
Valoraciôn:
Tipologia
No.deorden
Contenido
Archivorem itente
Fechadesalida
INSTRUCTIVO
No.totaldehojas
No.de cajas
N o.cuadro de clasiticaci6n
Fechasextrem as
Signaturatopogréfica
Archivo receptor
Revisiôndelosexpedientesa transferirparacom probarsu ekistencia.
Com probaciön deque no falte ningtin docum entos dentro decadaexpediente y que
estédebidam ente organizado.
La transferencia de losexpedientes se haré encarpetas,libresde presillas,clips,ligas
ocualquierotro tipo de m aterialque puedadegradarelpapel.
La colocaci6n de1osdocumentosse debehaceren cajasnormalizadas(decartön y Ph
neutro),o en cualquiertipo de envolturaquegarantice la conservaciôn.
Numeraciôn de todaslascajas o envolturaspara identiticarcada una deestas
unidades de instalaciôn,segûn elm odelo de relaciôn de entrega.A dem âs,se debe
consignaren la caja o envolturaelnombre dela entidad,archivo dequeprocede,
fechasextrem asy côdigos.
lncluirjuntoa ladocumentacién quesetransfiere,losinstrumentosdedescripciôn
elaboradosenelarchivoremitente(indices,inventarios,catélogos).

49
1.> !
luo
&- ,
Envfo de la relaciôn de entrega en duplicado,antes de la transferencia ffsica de la
docum entaciôn. Elencargado delarchivo central autorizaré Ia transferencia luego de
com probarsu exactitud.
8. Elaboraciôn de un registrode transferenciasform adopor1asrelacionesde entrega.

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50
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*4
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
FORMULARIO PARA LA DESCRIPCIUN DE FONDOS Y COLECCIONES
SN A-F008
1AREA DE IDENTIFICA CION
1.1Côdigo dereferencia:DO A GN
l.2 Titulo:
1.3FechasExtrem as:
l.4 Nivelde descripciôn:Fondo
l.5Volum en:
2 AREA D E CONTEXTO
2.lNombredelproductor:
Historiainstitucional:
Historiaarchivistica
3AREA DE CON TEM DO Y ESTRUCTUR A
I3.lEstructuray clasiticaciôn:Orgénico-Funcional
!
3.2 A lcance y Contenido:
Valoraciôn:
Form a de ingreso:
3.2.3Datoses ecificos
32 3.lEscala: 3.2.3.2 Proyeccién:
$ -
I
3.2.3.3Relieve: !
3.2.3.4Técnica: 6
3,4 Folio ,

=>
4 AREA DE CONDICION ES DE ACCESO
4.1Caracterfsticasffsicas 4.1.1Estadodeconservaciôn: B X R M
4.l.2 Lengua:Espaiol 4.1.3 Letra:
5AREA DE DOCUM ENTA CION ASO CIADA
5.1Unidadesde descriciôn relacionadas
6XREA DE PUNTOS DE ACCESO
6.lDescriptoresonom ésticos:
6.zD escriptoresde m ateria:
6.3Descriptoresgeogréficos:
6.4Descriptoresinstitucionales:
)
7 A REA DE N OTAS
7.lNotas:
8AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION
8.lDescri ciön realizada or:
8.2Fecha de Ia descri ci6n:
l

=>
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIUN
FORMULARIO PAIG SOLICITUD DE CERTIFICACIUN
SNA-F009
Solicitud No.
Dia m es a;o Teléfono:
Yo
portador/a de la
Cédula de ldentidad y Electoral (o Pasaporte) No.
, de
nacionalidad , con dom icilio y residencia en
de Ia Provincia
,solicito que se copie y
certifiquelaexistenciaen esteArchivo Generaldela Naciôn (AGN)deldocumento quese
describe mâs abajo, a tin de presentar dicha certitscaciôn como es debido ante
para 1os tines de lugar en
.Hago la
presentesolicitud:a)para mimismo/a b)para otra persona dequien
presento autorizaci6n o carta poderpara representarlo.
Sonnera del docum ento solicitado Para
Porlo cualfirm o la presentesolicitud.
Solicitante
N ota:Las certificaciones serân entregadas a partir de 21 dfas laborables de hecha esta
solicitud.Porfavor,antesde pasara recogerla llam eala D irecciôn deIAGN para contirm ar
que la m ism a esté lista.

&- ,
ARCHIVO GENEM L DE LA NACIUN
FORMULARIO DE ACTA DE DONACIUN
SNA-FOIO
N o.
Yo , nacionalidad
m ayor de edad, portador de la cédula de ldentidad y
Electoral (0 Pasaporte) No. residente en
calle casa No. delsector ,cedo a titulo
de donacitm definitiva la colecciôn de , autorizando al
Archivo
a hacer uso y difusién de la m isma en provecho de la
Naciôn dominicana.Dado en ,a los ( )diasdel
mes de1aiso ( ).
Firm a deldonante
Encargado de1archivo receptor

&- .
ARCHIVO GENEM L DE LA NACIUN
FORMULARIO DE SOLICITUD PARA PR/STAM O INTERNO
SN A-FOII
Organism o
N o.de
N om bre delsolicitante
Fecha
M otivosde1préstam o'.
No.de registro
l
Docum entaciôn general Signatura Unidad de Fecha de
solicitada conservaciôn devoluciôn
Solicitante

A > >=>
A R C H IV O G EN ER AL D E LA N A C IO N
FORM ULARIO DE SOLICITUD DE PR/STAM O EXTERNO
SNA-F012
Or anismo
Nom bre delsolicitante
M otivosdelpréstam o:
Destino-.
Form a
transporte:
No.de registro 1
Documentaciôn general Signatura Unidad dejFecha del
solicitada
conservaciôn
(devoluciön
I
1 .
.
l i l
l l il I -1 l
Firm a solicitante

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A w > >=>
Altclllvo GENERAL DE LA NACIUN
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS E INSPECTORiA
FORMULARIO DE ACTA DA INFM CCIUN
SNA-F013
Acta nûm .
Involucrados'.
Nombre CédulaN o.
Calidad'.
Direcciön:
lnforme Ejecutivo de lnspectoria'.
Bienesafectados

'.&1'ifzp
*
57
'
1/>h
gW ,
Formato'.
D escripciôn somera:
*
plataform a, inform ética,m obiliario, especificar daios y su
En caso de infraestructura ,
m agnitud'.
Nom bresy firmas:
lnspector
lnspector
lnspector
Testigo
Testigo
DAD O en la ciudad de Santo Dom ingo de Guzmén, Distrito N acional, capital de la
Repûblica Dominicana,a los dos (2 )diasdelmesde marzo dela;o dosmil
diez (2010),a;o 167delalndependenciay 147de laRestauraciôn.
e*
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e elFer éndez