i i. el memorando - Tecnológico de Costa Rica

I I. E L MEMORANDO
En: Gabriel Vargas Acuña. Redacción de documentos
administrativos. Cartago. Instituto Tecnológico de
Costa Rica, 1996
A. FUNCION DEL MEMORAND0
El memorando o memorándum es un tipo de comunicación escrita de desarrollo
relativamente reciente. Se considera menos formal que la carta por lo que sólo
se usa para las relaciones externas de la organización, es decir entre empleados
de los distintos niveles jerárquicos.
Aunque "memorándum" quiere decir "lo que debe ser recordado", no sólo las
advertencias o las disposiciones urgentes se transmiten con su formato. En
realidad se aplica a toda clase de contenidos necesarios para el trabajo. Los más
comunes son los siguientes:
Comunicaciones circulares. Información de interés general sobre disposiciones
relativas a nuevos horarios, reconocimientos salariales, normas de seguridad
industrial, fechas para actividades futuras, etc.
Minutas de reuniones o consultas. Información sobre situaciones en que se han
conversado asuntos de trabajo y se desea fijar por escrito lo acordado o definido al
respecto.
Reportes de hechos o situaciones. Datos relativos a situaciones no rutinarias
como paros en la producción, accidentes, cambios de última hora.
Solicitudes especiales. Ordenes específicas de trabajo o respuestas a estas.
Autorizaciones. La respuesta a solicitudes de las que que debe quedar
constancia a los involucrados, también se fijan por medio de memorandos.
Resulta evidente, por lo anterior, que la palabra memorando se refiere en realidad
a la forma de presentación del documento, no al tipo de contenido que en él se
incluye.
B. DIFERENCIA ENTRE CARTA Y MEMORANDO
La carta y el memorando son como los dos brazos de la comunicación
administrativa. La primera es una forma de expresión muy antigua, con múltiples
variantes y elaborados recursos. El segundo es, por el contrario, más reciente y
sencillo aunque con gran capacidad adaptativa.

Ambas formas son imprescindibles y complementarias. El comunicador
administrativo, para obtener mejor provecho de cada una, debe conocer sus
características y alcances. A continuación se incluye un cuadro que compara los
dos géneros:
____________________________________________________________
LA CARTA ADMINISTRATIVA EL MEMORANDO
Uso externo e interno en la organización
Uso interno
Formal: saludos, agradecimientos,
fórmulas
Compleja: estructura, normas, estilos.
Informal: sin saludos,
Simple: encabezado y mensaje
Extensa: antecedentes, desarrollo,
desenlace
Función informativa y de relaciones
públicas
Extensión breve o extensa
Concreta: directo al asunto
Función informativa
Extensión breve
Rígida: usos definidos
Flexible: diversos usos
Puede verse que los rasgos fundamentales del memorando apuntan a la sencillez,
al pragmatismo, a la franqueza.
C. FORMATO DEL MEMORANDO
El memorando consta básicamente de un encabezado y un mensaje. En el caso
de comunicaciones muy breves y estandarizadas puede usarse un formulario,
normalmente de media página, que se rellena con los datos respectivos; no
obstante, lo usual es digitarlos completos.
En el encabezado debe haber una síntesis del mensaje: su remitente, su
destinatario, la descripción del asunto, la fecha. El propósito de este componente
es que el destinatario pueda, en un golpe de vista, enterearse de los datos básicos
del mensaje que se le remite.

_________________________________________________________
____________________________________________________________
ESTRUCTURA
EJEMPLO
Membrete ***
Palabra "memorando"
MEMORANDO
Palabra "Para" seguida del destinatario PARA: Ing. Pedro Ruiz, Director
Recursos Humanos
Palabra "De" seguida del remitente DE: Sr. Luis A. Salas P, Jefe
Oficina de Planillas
Palabra "Asunto" seguida de una breve
síntesis de lo tratado
ASUNTO: Fechas de pago 1997
Palabra "Fecha" con la del día completa FECHA: 2 de mayo de 1996
Número de oficio 199-96
Mensaje. Expresado concisamente, sin
saludos ni despedidas
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Indicaciones: copias, forma de
circulación
xxxxxxxxx
xxxxxxxx
El remitente del memorando debe ser el primer aspecto que se indique. Se usa la
preposición "Para:" y no "A:" práctica que parece, más bien, un calco del inglés
"To:".
La firma del memorando se pone junto al nombre del remitente.
La expresión del asunto debe ser muy concreta pero suficientemente explicativa.
Por ejemplo, de nada sirve decir escuetas frases como "Reunión", "Pago",
"Información solicitada", etc., las cuales indican muy poco por sí mismas. Sería
preferible concretar: "Reunión de personal", "Pago de segunda quincena julio",
"Equipo de seguridad ocupacional", etc. Tampoco es aceptable poner en la línea
de asunto la usual aunque inútil frase "Lo que se indica".
Finalmente, la fecha se escribe completa: día, mes y año en forma desarrollada.
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D. REDACCION DEL MENSAJE
Como se ha visto anteriormente, la estructura memorando puede ser vehículo de
comunicaciones circulares, de peticiones, de informes, de autorizaciones, de
avisos específicos, etc. Las siguientes recomendaciones se refieren al
memorando breve (no más de una página). En el caso de documentos más
extensos, probablemente informes, puede verse el capítulo Informe
Administrativo, en este mismo libro.
Para la redacción del mensaje pueden tomarse en cuenta las siguientes
recomendaciones:
1. Establecer el propósito. Esto implica conocer previamente lo que nos
proponemos lograr con el comunicado.
Ejemplos de propósito:
Lograr la instauración inmediata de normas de higiene industrial.
Motivar al personal de ingeniería por la aceptación lograda por productos de
la empresa.
2. Definir la idea principal. El redactor debe empezar por clarificar su principal
idea sobre el asunto. Para ello se recomienda redactarla de primero, lo cual no
implica iniciar con ella el memorando.
Ejemplos de idea principal:
Los principios de higiene deben aplicarse en todos los puntos de la planta en
que haya contacto con la materia prima.
La aceptación de los productos de la empresa obedece en gran parte a la
labor de ingeniería.
3. Preparar un listado de las ideas que se incluirán. Esto se hace sólo en el
caso de que el documento por preparar sea de alguna extensión.
4. Escribir el memorando.
4.1. Si se trata de un documento en el que se solicita algo, empezar por una
justificación y continuar con la idea principal.

Ejemplo:
Por razones de la nueva ley tributaria es obligatorio exigir las facturas
timbradas a todos los profesionales que presten servicios a la Empresa.
Esta disposición debe tenerse presente tanto en las cajas, a la hora de
entregar cheques, como en la Contabilidad, en el momento de formalizar
contratos.
4.2. Si es un documento en el que se concede algo, empezar por la idea principal
y continuar con sus implicaciones.
Ejemplo:
Tengo el gusto de comunicarle que el Consejo de Investigación aprobó, en
su sesión 19-95, su proyecto denominado "Techos asfálticos para vivienda
popular".
Algunas observaciones específicas hechas por miembros del Consejo podré
transmitírselas personalmente con el fin de que se inicie de inmediato el
desarrollo del proyecto.
5. Cerrar con una idea de buena disposición. En el último párrafo del
memorando conviene expresar una actitud positiva.
Ejemplos:
Ante este nuevo reto, la Junta Directiva confía en su personal de ingeniería y
le expresa todo su apoyo y reconocimiento.
Permanezco a la disposición de los supervisores para aclarar cualquier
asunto relacionado con el tema.
E. EJEMPLOS DE MEMORANDO
A continuación se incluyen dos ejemplos normales de memorando. Ambos
documentos, en los que los nombres son supuestos, no tienen la intención de
convertirse en modelos de este género, sino mostrar la forma en que se concretan
algunas de las recomendaciones realizadas.
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EJEMPLO 1
MEMORANDO DEL JEFE DE PRODUCCION INDUSTRIAL A LOS
SUPERVISORES
NUTRIPAN S.A.
Productos alimenticios
MEMORANDO
PARA:
DE:
ASUNTO:
FECHA:
Supervisores de Producción
Ing. Luis F. Ramírez V., Jefe
Producción Industrial
Uso guantes, redecilla, gorra
3 de febrero de 19__
604-99
Nuestra compañía sigue de líder en cuanto a la rigurosidad de las normas de
higiene que aplicamos a la producción
En la actualidad, la Gerencia está impulsando un programa para controlar
hasta el mínimo factor de contaminación que pueda darse en la planta. Para
ello se va a generalizar el uso de guantes quirúrgicos y de gorra y redecilla
en todas las instancias en que se manipula materia prima o producto no
empacado. Estos lugares son: Rampa de Desalmacenaje, Bodega 1,
Transporte Interno.
Las medidas señaladas regirán a partir del próximo 15 de marzo y, como es
nuestra política en materia de higiene, tendrán carácter obligatorio para todo
el personal. Permanezco a la disposición de los supervisores para aclarar
cualquier asunto relacionado con el tema.

EJEMPLO 2
MEMORANDO DE LA JEFE DE PERSONAL SOBRE AUMENTO A LOS
INGENIEROS
CREACIONES METALICAS S.A.
MEMORANDO
PARA:
DE:
ASUNTO:
Ingenieros de Planta
Licda. Luisa González F., Presidenta
Junta Directiva
Reconocimiento salarial por éxitos de la Empresa
FECHA:
19 setiembre de 19__
316-97
En nombre de la Junta Directiva, deseo felicitarlos por su decisiva
contribución para que nuestra empresa mereciera el PREMIO A LA CALIDAD
METALMECANICA, adjudicado por la Asociación Metalúrgica de Madrid.
La Junta Directiva se ha propuesto celebrar el Premio reconociendo en
términos concretos el esfuerzo de los trabajadores. Por tal razón, en lo que a
los ingenieros atañe, se ha acordado un aumento de 40% a la base salarial.
Este reconocimiento, que rige a partir del próximo 1o. de octubre, coloca a
nuestros profesionales como los mejor remunerados del Sector
Metalmecánico.
Deseo, finalmente, invitarlos a seguir participando en el esfuerzo de la Empresa
para seguir mereciendo su prestigio.
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