Business Process Management. - By Dre-Learning.Com

BPM
Modulo 1 - Introducción al BPM
El Business Process Management posibilita tener un padrón de procesos corporativos
y ganar puntos de productividad y eficiencia. Las soluciones de BPM sirven todavía
para medir, analizar y perfeccionar la gestión del negocio y de los procesos de
análisis financiera de una empresa.
¿Lo que es BPM
El concepto de BPM surgió en los Estados Unidos, y en 2003 comenzó a ser utilizado
en gran escala por organizaciones interesadas en nuevas herramientas para la
implementación y el control de sus estrategias. BPM (Business Process Management,
o Gestión del Performance Corporativa) es una categoría de sistemas enfocada en el
acompañamiento de desempeño.
El aparecimiento del BPM aconteció a partir de la ola de implementación de los
sistemas integrados de gestión (ERPs) en las grandes empresas privadas. Están en
esta categoría productos como SAP, Peoplesoft y sus similares nacionales: Microsiga,
Datasul etc. Los ERPs contienen una infinidad de reglas, cuya alteración es costosa y
demorada, requiriendo personal especializado de TI. Ya los BPMs extraen de los ERPs
la administración de estas reglas y posibilitan a los analistas de proceso hacer
alteraciones sin modificar la programación.
El objetivo del BPM es acompañar sistemáticamente como los recursos físicos,
financieros, humanos y tecnológicos de una organización son alocados y convertidos
en acciones operacionales en la busca por las metas organizacionales, a partir de la
definición de prioridades.
El BPM permite el análisis, definición, ejecución, acompañamiento y administración
de procesos, incluyendo el soporte para la interacción entre personas y aplicaciones
informatizadas diversas. Mejor que todo, él posibilita que las reglas del negocio de la
organización, travestidas en la forma de procesos, sean creadas e informatizadas por
las propias áreas de gestión, sin interferencia de las áreas técnicas.
La meta de estos sistemas es tener un padrón de procesos corporativos y ganar
puntos en productividad y eficiencia. Las soluciones de BPM son vistas como
aplicaciones cuyos principales propósitos son medir, analizar y optimizar la gestión
del negocio y los procesos de análisis financiera de la empresa.
Estas soluciones pueden fornecer infraestructura para analizar y implementar los
procesos de negocios, objetivando reducir el TCO (Total Cost of Ownership) y
reorganizar la compañía, para optimizar el desempeño.
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Para usar el BPM efectivamente, las organizaciones deben dejar de enfocar
exclusivamente en los datos y en la administración de informaciones.
Estructura del BPM
El punto certero que el BPM ataca es justamente la automatización de procesos por
toda la empresa, pero con total adherencia a las modificaciones de negocios que un
mercado de fuerte competición exige. No existe una combinación única y exacta de
los procesos, metodologías e indicadores, y en muchos casos estos existen
aisladamente.
Una herramienta de BPM debe soportar las actividades básicas de la gestión, que
pueden ser resumidas en:
•Definir una estrategia para conducir el performance;
•Traducir la estrategia en objetivos, indicadores y metas;
•Acompañar el progreso en relación a las metas;
•Analizar los motivos en caso de metas no alcanzadas y
•Seleccionar e implementar acciones correctivas.
Sistemas de BPM sirven para ayudar la empresa a controlar mejor sus propios
procesos, a reformarlos cuando es necesario y a realizar tareas importantes con más
eficiencia. Estos sistemas dan al usuario más control sobre la automatización de
procesos, lo que alivia el trabajo de la informática. El BPM impone a la empresa un
desafío muy grande, pues obliga el usuario a dos acciones que, casi siempre, a él no
le gusta hacer: repensar en las tareas del día-a-día y, al menos en la fase de
implementación, trabajar lado a lado con el personal de informática.
Objetivos de la aplicación
El objetivo de esta herramienta no es re-hacer sistemas legados, pero sí automatizar
flujos de forma rápida y simples, sin precisar mover en el legado. Debido al carácter
operacional, las soluciones hacen una puente directa con el usuario, se comportando
como una herramienta de trabajo directa, y no un backoffice para el área de TI.
Otra cuestión directamente relacionada al BPM es la necesidad de reducir el longo
ciclo de integración. Las empresas ya tienen sus sistemas complejos. Este tipo de
herramienta apenas extrae de estos sistemas las actividades que entran en el
proceso, como una camada complementar y de supervisión de los aplicativos
instalados.
Después de la identificación, las actividades son almacenadas por un repositorio de
procesos. Cuando la empresa pretende mudar o construir un nuevo proceso, el BPM
va a su base y usa un modelo existente. Esto elimina la necesidad de aplicativos
personalizados, reduciendo tiempo de trabajo y costos.
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Enfoque en Personas
Las herramientas de BPM utilizan el lenguaje de los ejecutivos de negocios, y las
piezas fundamentales de su engranaje son las personas; por eso, la misión de los
proveedores de las herramientas de BPM es auxiliar las empresas y sus equipos en la
adecuación al nuevo perfil de gestión. Una de las posibilidades es adoptar un proceso
orientado de aproximación que no hace diferencia entre el trabajo realizado por un
funcionario y las actividades realizadas por el computador.
Esta amplia forma de lidiar con procesos obliga las compañías a cambiar la visión
vertical y departamental de gestión por un abordaje horizontal, automatizando,
integrando y optimizando procesos del negocio con clientes, asociados y
funcionarios.
Existe la necesidad de formar un equipo de ejecutivos aliado a la de profesionales de
tecnología, un tipo de Process Management Center (PMC), en el cual todos se dirigen
para la planificación y re-planificación de procesos, a fin de establecer formas de
cuidar de los riesgos, indicadores y métricas de desempeño.
Las soluciones de BPM permiten el acceso simplificado a las consultas, análisis e
informes corporativos porque integran bancos de datos diferentes – de ERP, CRM y
call centers –, pero unifican las informaciones en una interface de fácil utilización.
BPM y Workflow
El BPM se origina de los sistemas de workflow que existen desde el fin de la década
de 80. Se trata de un conjunto de softwares, donde están incluidos los procesos
utilizados para administrar el performance de la empresa (como elaboración de
estrategias, presupuestos y proyecciones), las metodologías que direccionan a
algunos procesos (como el Balanced Scorecard, o gestión con base en el valor) y los
indicadores usados para medir el performance, de acuerdo con los objetivos
estratégicos y operacionales. Independientemente de que nació del workflow, la
propuesta de BPM no pretende substituir otras soluciones de TI.
La base de trabajo del antiguo workflow era la automatización del flujo de trabajo. El
BPM debe permitir que los usuarios reciban sus tareas en cajas de entrada
semejantes a las del correo electrónico y puedan recibirlas con las instrucciones
correspondientes y los links para los documentos que necesitan consultar para la
ejecución de estas tareas. Elimina, así, la necesidad del usuario levantar de la mesa
y buscar documentos que están archivados en lugares desconocidos.
El BPM posibilita representar gráficamente todos los tipos de flujos, desvíos y
trámites, incluyendo lazos paralelos y separación de documentos para que puedan
fluir por canales independientes etc.
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El conocimiento sobre esta variedad de tipos de flujos evolucionó después de la
sistematización y del padrón promovidos por Workflow Management Coalition
(WfMC).
Cada herramienta de workflow, entretanto, usaba su propia notación gráfica. Esto
está mudando, y los padrones de notación desarrollados por la Business Process
Management Initiative tienden a ser adoptados por todas las herramientas de BPM,
facilitando mucho la vida de los usuarios. Procesos envuelven tareas humanas y
operaciones automatizadas. Los antiguos workflows no incluían las operaciones
ejecutadas por sistemas aplicativos fuera de ellos. De aquel tiempo para hoy, hubo
una evolución significativa en las tecnologías de integración de sistemas
(middleware, servidores de aplicaciones, y todo lo que se comprende hoy en el
concepto de EAI - Enterprise Application Integration). Alias, de cierta forma, el BPM
adiciona a los antiguos workflows la tecnología de EAI.
Con eso, el BPM permite, además de lo que los workflows hacían, la transferencia de
datos para sistemas que puedan ejecutar tareas de forma automática y captura de
vuelta de los resultados, para que la transacción continúe por medio de los usuarios.
Esto es especialmente importante para procesos inter-organizacionales comunes en
gobierno, pues muchos servicios prestados por los órganos públicos envuelven
diversas instancias verticales y horizontales.
BI x BPM
Mismo que no sea una herramienta puramente estratégica, como los productos de BI
(Business Intelligence), destinados a auxiliar ejecutivos en la tomada de decisión, el
BPM puede explicar porque, muchas veces, estas herramientas no surten el efecto
deseado. BI y BPM son productos distintos. El BPM se destina al ajuste de la
operación y de las decisiones tácticas de la empresa. Con él, se hace el alineamiento
de las estrategias, con base en la comparación con indicadores previamente
relacionados a los objetivos corporativos.
Ya las herramientas tradicionales de BI se destinan principalmente al
acompañamiento del pasado. Ellas ofrecen informaciones que serán centralizadas en
los sistemas de BPM, como la gestión de performance. Las soluciones de BPM
engloban un BI más avanzado e integrado, con metodologías y herramientas como el
BSC (Balanced Scorecard). O sea, el BPM está un paso adelante en resultados y
complexidad para las empresas que quieren tener un área de TI más fuerte dentro
de la organización.
Estas soluciones agregan a las funcionalidades del BI reglas de negocios y ciclos de
administración para todas las áreas de la empresa. Más de lo que una solución de
apoyo a la tomada de decisiones, el BPM es un conjunto de aplicaciones y procesos
planificados para optimizar la ejecución de estrategias de negocios establecidas por
la empresa.
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Trabaja con una visión más amplia de la corporación, en cuanto el BI es
departamental. Por incorporar informaciones en tiempo real y emitir alertas con los
indicadores que están se desviando de los límites esperados, el BPM es pro-activo y
tiene enfoque en la oportunidad. Ya el BI es reactivo y tiene como base
informaciones históricas.
El BPM trata de la ejecución física y del control de las actividades previamente
definidas en un proceso, que ciertamente generan datos e informaciones a ser
analizados y consolidados con indicadores, y las herramientas de BI utilizan estos
datos agregándolos a otros, dirigidos al negocio de la empresa.
Las aplicaciones de BPM tienen como importante característica de diferenciación la
capacidad de ‘mirar para frente’, o sea, de posibilitar previsiones y planificaciones,
proporcionando un elemento de pro-actividad para las organizaciones. El BI analiza y
comprende el desempeño pasado y actual, en cuanto las soluciones de BPM
complementan este cuadro al dar a la empresa la capacidad para administrar su
desempeño actual y futuro.
Por tanto, BPM y BI son conceptos distintos que pueden se ayudar. En cuanto el
enfoque del BI es la disponibilidad de la información para la tomada de decisión, el
BPM mira en la gestión de los procesos organizacionales y en su control efectivo,
permitiendo mensurar la eficiencia de la empresa. Durante la ejecución del BPM, la
información necesaria al BI puede ser generada. Pero en cuanto el BI direcciona, el
BPM, de hecho, es quien conduce la corporación.
Guía del BPM
Las empresas tienen sus procesos mapeados, están con la documentación en las
manos, pero la mayoría no sabe como ellos funcionan en la práctica. Lo que el BPM
hace es tirar estas ideas de la cabeza de los usuarios y colocarlas en práctica. A
seguir, el paso a paso de este proceso:
1.Encontrar un vocabulario común entre los departamentos de TI y de negocios. Las
herramientas de BPM usan el mismo lenguaje de las personas de negocios.
Departamentos de TI precisan trabajar con terminologías del género para adoptar las
herramientas correctas.
2. Después de mapear todos los procesos de la empresa, tienen que identificar los
problemas entre los medios y los departamentos. Personas de negocios precisan
entender y aceptar la integración de otros equipos en sus procesos. Cada uno tiene
su papel. El de TI es integrar, definir escalabilidad y compatibilidad. Antes de todo,
es preciso concordar en compartir los procesos.
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3. Comenzar a trabajar con herramientas de modelaje. Los ejecutivos precisan
descubrir los diferentes procesos que están envueltos en sus empresas.
Con el BPM, los procesos operacionales se quedan completamente integrados a los
sistemas analíticos y viceversa, de forma que cada uno pueda cambiar informaciones
con el otro en tiempo real. Entre los beneficios obtenidos con el BPM, uno muy
importante es el hecho de que todos los tomadores de decisión tienen una clara
visión de los indicadores críticos para el desempeño de los negocios y que los datos
son reunidos y presentados de forma consistente para toda la empresa.
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BPM
Modulo 2 - El Uso del BPM
El Business Process Management (BPM) trae muchos beneficios a una organización,
como la reducción de tareas manuales, eliminación de esfuerzos en duplicidad,
reducción del lead time, mejoría de servicios al cliente, direccionamiento automático
de problemas para los gerentes, entre otras ventajas.
Beneficios del BPM
El BPM es una combinación de administración de procesos/workflow con tecnología
de integración de aplicativos para apoyar la interacción humana y posibilitar una
amplia integración entre sistemas. En la práctica, se trabaja con BPM teniendo como
base la antigua disciplina de Organización y Métodos, que se modernizó con el
nombre de Revisión o Re-ingeniaría de Procesos. Esta práctica identifica y soluciona
embotellamientos en los procesos, y propone mejorías en los mismos.
El workflow posibilita automatizar los flujos de los procesos por medio de
herramientas de Tecnología de Información. Las más comúnmente utilizadas son el
e-mail y la intranet, pero diversas otras de workflow están disponibles en el
mercado. Herramientas de BPM más sofisticadas consiguen unir el Mapear y el
Control de los Procesos al workflow.
La disciplina de integración de aplicativos, más comúnmente llamada de EAI
(Enterprise Application Integration), visa integrar los sistemas de la empresa entre sí
(por ejemplo, sistemas legados con sistemas desarrollados en plataforma de
Internet), y viene siendo bastante utilizada por las empresas, en la busca por
racionalización de procesos. El BPM procura englobar esta gama de softwares
(desarrollados o de estante) utilizados en EAI con administración de procesos y
workflow.
Entre los beneficios de la utilización de las técnicas de BPM, podemos citar:
•Eliminación/reducción de tareas manuales
•Eliminación de esfuerzos en duplicidad
•Reducción del lead time de los procesos
•Mejoría de servicios al cliente
•Seguridad de que las reglas del negocio están siendo realmente seguidas en la
práctica
•Direccionamiento automático de problemas/excepciones para los gerentes/
responsables por los procesos
•Camino de la auditoria completa de los procesos realizados en la empresa
•Satisfacción de los niveles de servicio combinados con clientes
•Aumento de la ventaja competitiva de la empresa
•Integración de sistemas desconectados
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Con el uso de proyectos de BPM, pasa a existir la facilidad de comprobar ciertos
beneficios, tales como: aumento de ventas, generado por clientes más satisfechos y
reducción de costos, consecuentes de procesos ampliamente controlados.
La fuerza de la integración
Una solución de Business Process Management precisa atender a las diversas
exigencias de administración de un proceso. La primera característica es la capacidad
de integración completa. Ella precisa conseguir la integración en medio a toda la
complejidad de sistemas y usuarios existentes y, en muchas veces, hasta salir de la
empresa durante el proceso, viabilizando el B2B (business to business).
La administración del proceso de negocios se concentra en el modelaje y en la
orquestación del flujo de trabajo entre funciones individuales en aplicaciones
diferentes, para automatizar y dinamizar procesos de negocios anteriormente
independientes. Puede ser encarado como una lógica de la integración de un flujo de
trabajo por medio de las aplicaciones. En muchos casos, el BPM está inicialmente
enfocado en procesos de negocios de larga duración que pueden llevar horas, días,
meses, o un tiempo todavía mayor para su conclusión. Además de procesos de
negocios que se extienden por varias aplicaciones e incluyen interacción con los
usuarios.
Evolución del ERP
La administración de procesos de larga duración exige un acompañamiento del
estado del proceso en cuestión, durante toda la ejecución. Típicamente, las
herramientas de BPM incluyen también modelaje de automatización y componentes
de administración. Los componentes de modelaje permiten a los analistas de
negocios definir, visualizar y administrar procesos individuales, sin necesidad de
comprender los detalles técnicos subyacentes de como el proceso realmente es
implementado.
El BPM puede suplir algunas carencias de los ERPs, como la de remodelar y optimizar
procesos de back office ya automatizados. Él transfiere funciones para dentro del
ERP, pero no permite mucha flexibilidad. La administración del proceso de negocios
posibilita a las organizaciones automatizar y dinamizar sus procesos manuales y
juntar sistemas operacionales y de administración anteriormente autónomos. El
resultado es un negocio más ágil y eficiente, más capaz de responder a las
mudanzas de mercado.
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Administración y Web Services
El BPM posibilita la definición, ejecución, acompañamiento, análisis y mejoría de los
procesos de una empresa, propiciando un significativo lucro de productividad. Este
concepto tiene como principal objetivo responder a preguntas del tipo: ”¿Como
acompañar la eficiencia de la ejecución de mis procesos”, ”¿Como identificar
embotellamientos”, ”¿Como garantir que los procesos estén siendo ejecutados”.
Con eso, se torna posible proveer análisis en tiempo real, además de históricos sobre
el andamiento de los procesos críticos de una empresa. La administración con BPM
es altamente facilitada.
Las iniciativas de BPM también tienen la misión de aumentar el desempeño
operacional, en cuanto se intenta ampliar el valor de los sistemas ya existentes en
las empresas. Las herramientas de BPM serian base no solo para metodologías de
gestión de proyectos y recursos de TI (como PMI, ITIL, ICMM, SLA, SLM), pero
también para Web Services – o la re-planificación de la arquitectura de procesos, a
partir de la distribución de componentes en redes remotas colaborativas. La
comunicación de datos móviles de banda ancha gana destaque por cuenta de la
movilidad aliada a la profundidad, siendo el camino natural de la convergencia
utilitaria de medios y padrones.
Existe una gran demanda por acceso a la información y por la realización de
transacciones de forma rápida y eficiente. Esta demanda es generada por diversos
públicos, como funcionarios, clientes y asociados dentro de la empresa. Pero,
muchas veces, las informaciones están disponibles en sistemas legados múltiplos, lo
que dificulta el acceso a ellas. Las herramientas de BPM, EAI y Web Services ayudan
a crear interfaces únicas e intuitivas para facilitar el acceso, aumentando mucho la
productividad y el control. El punto-clave para obtener resultado con este tipo de
herramienta está en la realización de una planificación detallada, en que los procesos
son especificados y las reglas del negocio son definidas.
En la adopción y el acompañamiento de los procesos de negocios, es necesario
adoptar algunos servicios como configuración y implementación de herramientas
para automatización de procesos, integración con sistemas corporativos y desarrollo
de aplicaciones de negocios. Comprenden:
•Implementación de herramientas para BPM
•Integración con sistemas legados
•Desarrollo de aplicaciones de negocios
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Detalles de los Servicios para BPM
1. Gestión Corporativa
Diagnóstico Corporativo – Levantamiento completo de toda la operación de la
empresa, con el uso de listas de verificación, entrevistas ejecutivas y
acompañamiento del proceso in-loco, buscando el levantamiento de los principales
puntos de alerta y recomendaciones de mejoría para los procesos. El análisis
envuelve los siguientes procesos:
•Planificación y Organización de la Empresa
•Marketing, Ventas y Productos
•Producción, Calidad y Instalaciones
•Logística y Cadena de Abastecimiento
•Administración Financiera
•Recursos Humanos
•Tecnología de la Información
Modelo de Gestión – Planificación y auxilio en la implementación de un nuevo modelo
de negocios, envolviendo la revisión de las directrices estratégicas del negocio,
definición de los procesos-clave del negocio, revisión de la estructura organizacional
y definición de los principales planos de acción para adopción del nuevo modelo de
gestión.
Programas de Calidad – Preparación de la organización para la implementación de las
normas ISO 9000:2000 y ISO/TS 16949:2002, que están desarrolladas con base en
la visión por procesos.
2. Gestión de Procesos de Negocios
La gestión de una organización a partir de un abordaje por procesos considera el
análisis de estos procesos tanto para nivel gerencial (también llamados procesosclave
de negocios) cuanto para el nivel operacional de la empresa. De esta forma, es
posible tener una visión integrada de toda la gestión, determinando las actividades,
los responsables y indicadores de desempeño para todos los procesos de negocios.
Gestión de Procesos Gerenciales/Procesos-Clave – con base en las directrices
estratégicas y en el modelo de gestión corporativa definidos para el negocio, se
mapea y analiza todos los procesos-clave de la organización. Son identificadas sus
entradas y salidas, la relación cliente-proveedor dentro de la cadena de valor del
negocio, el flujo de actividades dentro de cada proceso y los indicadores de
desempeño relacionados al acompañamiento de los resultados y al desempeño de
cada uno, en un painel de bordo gerencial.
Todo el proyecto es conducido de forma a preparar la organización para la mudanza
en la gestión del negocio que será implementada y de forma totalmente integrada
con el equipo de líderes de la organización, procurando capacitarlos y prepararlos
para el nuevo papel de liderazgo que tendrán de asumir.
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Gestión de Procesos Operacionales – Toda la operación de una empresa puede ser
resumida como un conjunto de flujos de actividades que ocurren tanto dentro de un
proceso-clave cuanto por medio de varios procesos-clave.
La metodología identifica, para cada proceso operacional en análisis, los principales
puntos de mejoría, sean ellos re-trabajos, embotellamientos, necesidades de
automatización de procesos, definición de responsabilidades, entre otros.
3. Automatización de Procesos de Negocios
La tecnología es una poderosa aliada para la efectiva implementación de la gestión
de procesos de negocios. Las metodologías de BPM fornecen los servicios y las
herramientas necesarias a la automatización de estos procesos.
Actuación estratégica
Dentro de una empresa, son varias las soluciones y aplicaciones para la utilización de
datos corporativos, análisis departamentales y estrategias organizacionales. Pero,
estos procesos acostumbran crear una infinidad de datos tan dispersos que acaban
dificultando el acceso a las informaciones realmente relevantes.
Las herramientas de BI fueron las primeras a surgir para organizar estos datos
dispersos y extraer informaciones útiles de ellos. Las soluciones de BPM representan
una evolución de estas herramientas. El BPM finalmente torna posible la integración
de datos de múltiples fuentes.
Él proporciona una visión común para toda la organización y posibilita un proceso de
administración financiera y de desempeño que alinee metas individuales con los
objetivos corporativos. Además de eso, las soluciones de BPM dan a las empresas el
poder de anticipar resultados y tomar decisiones antes del surgimiento de
problemas, permitiendo a la corporación mudar de una postura básicamente reactiva
para una realidad pro-activa.
La implementación de la plataforma completa de BPM permite que las organizaciones
obtengan resultados lucrativos, aumentando la eficiencia operacional, y abren
oportunidades de crecimiento. Estas aplicaciones representan un conjunto de
soluciones amplias para todo el proceso de definición de estrategias, modelaje de
negocios, planificación, acompañamiento de performance, informes y análisis.
Los negocios exigen mudanzas que ni siempre los parques tecnológicos existentes
consiguen entregar. Las soluciones de BPM fueron creadas para rellenar la laguna
entre lo que la empresa quiere y lo que el parque tecnológico existente ofrece.
Además de eso, el BPM tiene la flexibilidad de reglas, permitiendo su adopción, por
parte de las más diferentes industrias y tipos de compañías.
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BPM
Modulo 3 - Funcionamiento
El funcionamiento del BPM depende de la preparación del proceso de
implementación. Esto se inicia con la definición de las necesidades de una
organización. Y para que todo corra dentro de lo esperado, es preciso preparar las
personas para esta mudanza.
Enfoque en procesos
Podemos llamar el Business Process Management (BPM) de filosofía de gestión
soportada por plataformas tecnológicas, porque funciona exclusivamente apoyado en
otros procesos de modo a integrarlos y representarlos hasta la entrega final del
resultado al cliente.
El trabajo del BPM considera procesos, o sea, todas las unidades de trabajo
juntamente con los caminos trazados por ellas, apoyados en las reglas en vigor.
Siendo así, el BPM está en el centro de las competencias, organización, reglas y
procesos, y permite una visión amplia sobre toda esta estructura.
La plataforma tecnológica abriga todos los procesos, subprocesos y los respectivos
flujos de información. Es importante decir que los procesos no son obligatoriamente
automatizados, porque en determinadas situaciones es necesario incluir
informaciones externas que pueden nortear la operación de modo diferente. Pero,
eso solo acontece cuando el responsable por el acompañamiento del proceso
interviene, pudiendo corregir el camino, la secuencia del subproceso y la relación con
los otros interlocutores.
El proceso puede ser manipulado apenas por quien tiene autorización para hacerlo y
es posible crear restricciones por perfil de acceso. En este sentido, el BPM está
siendo muy implementado en ambientes que precisan de definiciones rigorosas,
concretas, en un corto espacio de tiempo y con acceso de procesos que debe ser
controlado.
Los componentes de la arquitectura de la plataforma BPM son todos
interdependientes. Existe la herramienta de planificación y interfaces que llevan las
informaciones que llegaron a la camada de integración. Esta camada es compuesta
por la suma de la automatización de procesos, con el workflow y las reglas de la
organización. Abajo, está la transformación de datos y los servicios de conectividad.
Entender el funcionamiento de los procesos de gestión colabora para la visión de los
clientes de que los sistemas de información son necesarios. El BPM todavía es nuevo,
pero ya es visto como vital. Para que eso se establezca y para que el funcionamiento
sea efectivo, algunos factores son determinantes durante su implementación.
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En primer lugar, está el empeño de la administración, que debe estar consciente de
la necesidad de la organización, esto porque dentro de la escala jerárquica este tipo
de decisión es mucho más aceptada cuando es tomada por la parte más alta de la
pirámide, además del hecho de que será por medio de este empeño que el restante
de los funcionarios también se empeñará en la utilización de los procesos.
Implementación
Después de tomar la decisión, comienza la preparación del proceso de
implementación. Es cuando son claramente definidas las necesidades de la
organización, que ni siempre consigue discernir que tipo de estructura se adapta a
sus procesos. Además de eso, hay también la cuestión de la preparación de las
personas para la mudanza, pues muchas de ellas negligencia el nuevo y no
concuerdan en abandonar el papel.
En este caso, vale dejar claro que serán obtenidos beneficios, envolviendo tanto los
menores costos cuanto la mejoría de los procesos. Un tercero punto que debe ser
considerado es la elección del proveedor, que, en conjunto con los tomadores de
decisión, tiene el papel de definir los sistemas necesarios y la estrategia de
implementación más adecuada.
Hay un punto en relación a la implementación que todavía divide el mercado en
opiniones diferentes y que puede reflejar en el funcionamiento de los sistemas. Lo
que se discute es el hecho de como debe ser conducido el proceso de transición para
sistemas de BPM. Algunos dicen que la implementación debe ser realizada por fases,
comenzando por departamentos específicos para que las personas puedan tomar
conocimiento, poco a poco, de como funcionan los programas. Otros defienden el
contrario, para extender los beneficios para toda la organización de una sola vez.
Pero, es siempre necesario que exista un trabajo de adaptación, pues sin una análisis
previa, los sistemas pueden no funcionar; al final, cada negocio requiere una
adaptación diferente. La solución precisa ser de fácil utilización, por se tratar de un
producto de front-end, accesible al trabajador individual. Además de eso, es preciso
que exista una integración cada vez mayor con las aplicaciones ya existentes.
Además de eso todo, el BPM precisa aumentar el valor de lo que ya existe, y de esa
forma la organización podrá medir si está o no siguiendo los requisitos de
implementación y funcionamiento. No se puede pedir que las empresas hagan
inversiones todavía mayores, pues es el BPM que debe se interconectar con la
infraestructura existente.
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Un reflejo de la arquitectura abierta
El Business Process Management adviene de los antiguos sistemas de workflow que
existen desde los años 80. Workflow, como el propio nombre dice, es el flujo de
trabajo. Él es responsable por el transporte de tareas en una cadena secuencial de
ejecutores. Pero, estos sistemas de workflow tenían la deficiencia de ser sistemas
propietarios y, por esta razón, casi no había comunicación con los otros sistemas de
la organización. Con la aparición de la arquitectura abierta, fue posible la evolución
para este nuevo concepto.
El workflow se tornó entonces un componente del BPM. Una de sus funciones es
separar la lógica de las llamadas reglas de negocios y tener como padrón el concepto
de pensar sobre estas mudanzas. Tener la lógica separada hace con que sea más
fácil para el responsable por la TI alterar la aplicación para adecuar sus negocios y
sus reglas de negocios. Las tareas pueden ser ejecutadas por uno o más sistemas de
computador y por diversas personas. Además de eso, el workflow define el orden de
ejecución, las condiciones de las tareas y lo que estas son capaces de representar
junto al flujo de informaciones.
La base del antiguo workflow era la automatización del flujo de trabajo, pero el BPM
agrega más valor y permite que las personas reciban los comandos en una especie
de caja de entrada, con las instrucciones correspondientes y los links que encaminan
para los documentos que precisarán consultar para completar el comando enviado.
De acuerdo con la propuesta de Georgakopoulos (1995), la clasificación de workflow
puede ser realizada de la siguiente forma:
•Workflows ad hoc: son responsables por la descripción de los procesos simples,
creando un esquema para a coordinación y cooperación de tareas, en que no hay un
padrón fijo para el flujo de informaciones entre las personas participantes. Como
ejemplo, tenemos los procesos de oficina, documentación de productos y propuestas
de ventas.
•Workflows administrativos: envuelven actividades francamente estructuradas,
repetitivas, previsibles y con reglas simples de coordinación de tareas. Un ejemplo es
el procesamiento de órdenes de compras y autorización de vacaciones y viajes.
•Workflows de producción: envuelven actividades altamente estructuradas que
describen procesos de información complejos. Normalmente, su ejecución exige un
alto nivel de transacciones que tienen acceso a múltiples sistemas de información.
Los procesamientos de requisición de seguros, de facturas bancarias y de tarjetas de
crédito son algunos ejemplos.
En este contexto, el concepto de administración funciona también como una
herramienta gráfica que permite la visualización de todos los flujos, desvíos y
trámites, lo que incluye también, lazos paralelos, junciones de documentos,
separación de documentos etc.
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Esta cuestión de la interface gráfica es un avanzo muy significativo, ya que los
antiguos sistemas de workflow tenían esta visualización separadamente, alocada en
cada herramienta.
BPM en el mundo de los portales
Los portales se caracterizan por garantir el acceso a los procesos, sea de una
organización gubernamental o privada. Estos procesos pueden ser tanto intraorganizacionales,
cuanto inter-organizacionales. Para lidiar con este segundo caso, es
preciso que todos los sistemas de las organizaciones participantes estén integrados
y, en este caso, el BPM es fundamental.
Es el inicio de una etapa en que el ambiente virtual predominará sobre el físico. Lo
que los funcionarios acostumbraban encontrar en el archivo de la oficina podrán
tener acceso en el portal, sin precisar salir de sus mesas. Pero, para que esta
tendencia pueda se concretizar es preciso que hasta mismo los procesos triviales
estén inseridos en el portal, o sea, desde el control de entrada y salida de los
funcionarios hasta el control de estoques, por ejemplo.
Sin el uso del BPM, la migración para este concepto virtual seria inviable, pues los
costos de modelaje y programación serían mucho mayores. Existe un camino muy
interesante que es posible trillar con el BPM y que va mucho más allá de lo que
podíamos hacer hasta entonces. Es posible hacer una transferencia de datos para
sistemas que puedan ejecutar tareas de forma automática y después recibir la
respuesta, de modo a continuar la transacción con las personas.
La ola de los ERPs, que tuvo inicio en el final de la década de 90, trajo también las
infinitas reglas de difícil alteración, que demandan profesionales especializados y
consecuentemente más tiempo y costos. Con el nuevo concepto, es posible extraer la
administración de estas reglas del ERP y permitir a los analistas hacer alteraciones
sin mudar la programación.
Web Services en el BPM
El BPM puede también ser visto como base para los Web Services, o la replanificación
de la arquitectura de procesos por medio de la distribución de
componentes en redes remotas colaborativas y para metodologías de gestión de
proyectos y recursos de TI.
La junción del BPM con Web Services y XML está transformando la forma como las
compañías encaran y ejecutan el flujo de trabajo. El XML aplica estructura a las
informaciones, dejándolas libres de cualquier dependencia del software. Ya los Web
Services son responsables por la estructura básica para la generación de mensajes,
aplicativo a aplicativo, y llamadas sobre una rede irrestricta.
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Las herramientas de BPM tienen el papel de fornecer la infraestructura de soporte
adicional para atar estas capacidades de modo a crear, implementar y ejecutar todo
lo que fuera colectado en la gestión del flujo de trabajo, integración de aplicativos
empresariales y de asociados comerciales.
Las herramientas de BPM que utilizan Web Services y XML traen una nueva
tendencia que facilita la proliferación en larga escala de procesos comerciales
automatizados y distribuidos. Por este motivo, hubo también un aumento de las
funciones de design y desarrollo de camada de programa para la camada de
información (documento) y de transporte (mensajes).
El proceso de flujo de trabajo, escenarios de integración o interacciones de asociados
funcionan enviando mensajes que son transformadas de acuerdo con el contenido de
la mensaje, con los requisitos de su padrón y con las reglas comerciales.
Transparencia y Modularidad
Dos otras características definen muy bien la cuestión del BPM: Transparencia y
Modularidad. Tal vez, estos sean los puntos de mayor importancia en un escenario
donde los procesos precisan ser auditables y siempre consultados.
Documentos y mensajes son expuestos, auto-descriptivos y extensivos, y funcionan
paralelamente a definiciones del punto de terminal de comunicación, las cuales
también tienen el mismo nivel de facilidad para el usuario. Además de las reglas
comerciales, mapas de transformación y instrucciones para ejecución de procesos,
los cuales cambian y actúan sobre las mensajes y los documentos.
Otra ventaja es que un componente de proceso puede ser acoplado a cualquier otro
para que las mudanzas puedan ser efectuadas en uno de ellos o separadamente. Los
componentes son independientes.
El funcionamiento del BPM es una evolución de otros conceptos que ya están
inseridos en el mercado. El BI, el workflow, el ERP, el CRM son modelos que
complementan el actual concepto de BPM. Todos ellos trabajan con objetivos muy
próximos, pero lo que difiere uno del otro son los procesos y la forma con que cada
uno de ellos lidia con las reglas de negocios y con las actuales adaptaciones. El BPM
vino para agregar valor a todo este legado ya existente, de modo a tornarlo más
eficiente e integrado.
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BPM
Modulo 4 - Mercado
El interese por BPM está principalmente en clientes de las áreas de
telecomunicaciones, bancos y grandes corporaciones. La principal razón de la
implantación de BPM va más allá del control financiero. Un aspecto importante es la
necesidad de apoyar informaciones en una plataforma que permita transparencia y
control.
¿Cual es el escenario
El mercado adquirió una visión sobre el BPM que coloca las aplicaciones como
herramientas que tienen el objetivo de medir, analizar y optimizar la gestión de
negocios y los procesos de análisis financiera de las empresas. Brasil pasa por una
fase de introducción del concepto, pero las proyecciones son positivas.
Se sabe que este mercado está en franco crecimiento. Estimativas realizadas por una
pesquisa de IDC indican que las inversiones en herramientas de BI y BPM serán
arriba de la media. Las tendencias muestran que implementaciones de plataformas
de BPM integradas con las ya tradicionales herramientas de BI y datawarehouse
(almacenamiento de datos) están en el auge dentro de las grandes empresas.
En Brasil, de acuerdo con la pesquisa, el interese está en las grandes empresas y
viene al encuentro de las necesidades de los gestores de las áreas de TI y negocios,
como de ventas, finanzas y de alta administración. Este nuevo camino es reflejo de
la necesidad de mejorar la calidad de las inversiones, después del alineamiento de
las decisiones operacionales con los objetivos estratégicos de las empresas.
Además de eso, se trata de un esfuerzo para hacer la gestión del aumento de la
facturación de las organizaciones, alocando los productos para las áreas de Ventas y
Marketing, y para ganar más conocimiento del perfil del cliente, de modo a tornar las
informaciones estratégicas. IDC entrevistó más de 780 empresas, de diversos
segmentos, y los resultados apuntaron BI y BPM como prioridades de inversiones.
El interese por BPM está principalmente en clientes de las áreas de
telecomunicaciones, bancos y grandes corporaciones. En las medianas empresas, el
énfasis está en BI. En las grandes, BI y BPM están siendo implementados
simultáneamente y eso incluye no solo productos de Balance Scorecard, como
también herramientas de Consolidación de las Finanzas. De cualquier forma, la
principal razón de todo este movimiento de mercado está más allá del control
financiero sobre el desempeño de la empresa y de la colecta y organización de las
informaciones.
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Un aspecto muy importante está en la necesidad de apoyar las informaciones en una
plataforma que permita transparencia y control y que se insiera en la lista de normas
como Sarbanes-Oxley y Basiléia II, por ejemplo. La tendencia es que las
herramientas de BI y los productos de Data Warehouse sean integrados a las nuevas
soluciones de BPM. Paralelamente, los informes generados que desarrollan sus
propias herramientas de BI serán integrados para agregar valor en las operaciones.
Ejemplos de Soluciones
Hasta que la fase de adaptación pase y los clientes entiendan la real necesidad de las
herramientas de análisis, los proveedores están presentando novedades en
soluciones de BPM. Ya hay en el mercado, por ejemplo, una herramienta que
posibilita el control de los procesos que mantienen los servicios de las operadoras
telefónicas. Esta solución utiliza el workflow para dirigir el recibimiento automático de
órdenes de servicios y el encaminamiento de las rutinas.
Es posible también, con determinadas soluciones, acompañar la aplicación, ejecución
y el desarrollo de los flujos críticos de información. Estas herramientas están en
constante modernización y pueden integrar de forma más eficaz los procesos por
utilizaren arquitectura abierta, lo que fue un paso muy importante para la aparición
del BPM y su evolución.
Generalmente, las compañías optan por utilizar las herramientas para aumentar la
satisfacción del cliente, al mismo tiempo en que agilizan los procesos de retirada y la
comercialización de los productos. El mercado está observando en cuanto las
soluciones de BPM pueden ayudar en el día-a-día, pues la implementación acaba
siendo una forma de las compañías adquirieren ventajas competitivas, ya que la
reducción de los costos es repasada para los clientes y torna el negocio, sea él cual
fuera, mucho más atrayente.
Sectores más interesados
La cantidad de datos, y su alto valor, puede ser un punto que influencie la tomada de
decisión por soluciones analíticas y BPM. Ambientes con estas características
demandan un área tecnológica eficiente. Ejemplos de este tipo de necesidad pueden
ser vistos en industrias de manufactura, de tecnología y en el sector financiero.
En estos casos, el BPM es la alternativa que se destaca en lo que se refiere a los
resultados y a la forma de lidiar con la complejidad de los ambientes. Para el suceso
en el funcionamiento de estos ambientes, es preciso enfocar no apenas en datos y
administración de informaciones, pero también en adoptar una forma de igualar el
trabajo realizado por el funcionario y por el computador, por medio de la creación de
un proceso orientado de aproximación.
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En un futuro próximo, no más habrá tecnología sin integración y empresas con datos
importantes que no tengan sistemas de BPM y softwares analíticos, pues el control
de los procesos se torna necesario y esencial en el mercado competitivo actual.
Futuro
El mercado de BPM crece anualmente 20%. La expectativa, de acuerdo con IDC, es
que las ventas lleguen a 3 millones de dólares hasta 2009. Inicialmente, la primera
mirada para BPM estaba enfocada principalmente en la automatización y en la
integración, pero la tendencia es que él se descoloque principalmente para el
cumplimiento de las normas, para la agilización de los negocios y de las aplicaciones
y para la optimización.
La explicación para todo este movimiento es que las compañías están siendo
dirigidas por las reglas de Sarbanes-Oxley y Basiléia II, a recorrer al BPM para
adoptar políticas y procedimientos que son de extrema importancia para el buen
resultado de las empresas.
El procedimiento seguido por el BPM es indicado para obtener respuestas rápidas, al
mismo tiempo en que existe la posibilidad de modificar los requisitos del negocio,
comenzando por el cumplimiento de las normas. La ventaja está en la flexibilidad del
sistema, delante de las mudanzas que precisan ser realizadas constantemente.
Escoja el mejor sistema
En el futuro, así como acontece en los países que adoptaron el concepto de BPM, el
mercado brasilero tendrá muchas ofertas de soluciones dirigidas para esta tendencia
y las empresas tendrán de saber priorizar y avaluar cual es la mejor solución para
cada caso y cual de estas soluciones es más adecuada y puede ser integrada de
forma eficaz al BPM.
Esto solo puede ser realizado después de una evaluación detallada de los productos y
de una discusión con los proveedores sobre la demanda de cada organización. Es
preciso establecer algunos puntos para identificar si los productos que serán
adquiridos pueden ser realmente integrados en una arquitectura de BPM. Además de
eso, es preciso escoger algunos productos para ser comparados antes de tomar la
decisión.
Después de realizada la elección de los productos a ser comparados, es preciso
considerar dos puntos muy importantes. El primero es el que podemos llamar de
capacidad. Se trata de percibir si el producto es compatible a los requerimientos del
BPM de la empresa. El segundo punto engloba la totalidad de la solución, o sea, la
percepción de lo cuanto el producto es completo para se adecuar a las necesidades
de lo cotidiano y del futuro del BPM, que, como ya vimos, demanda flexibilidad para
eventuales mudanzas.
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Midiendo la capacidad de los productos
Es importante considerar diversas características antes de aceitar las ofertas del
mercado tanto en lo que se refiere al BPM cuanto a las soluciones que lo integran. Se
trata del segundo paso delante de la elección de las soluciones y de la decisión por la
integración:
•Todo proceso de negocios es asociado a muchas reglas que administran las
ejecuciones. El número y la complejidad de estas reglas aumentan con el tamaño de
la organización. Los sistemas de BPM precisan tener la habilidad de encajar la lógica
del negocio en la definición de los procesos que determinan la rutina, con base en las
condiciones actuales, sin que exista necesidad de una programación anterior.
•La capacidad de verificar la demanda de trabajo, reutilizar informaciones y ejecutar
tareas de departamentos diferentes, al mismo tiempo (todavía que sean iguales), es
un punto de extrema importancia para reducir el tiempo de trabajo.
•Una solución de BPM robusta debe proveer un método dinámico de certificación y
una ligación con el Web Service, entre otros métodos.
•Es preciso considerar la habilidad de encaminar tareas para las filas de funciones y
permitir el acceso a determinados grupos.
•El sistema precisa ser susceptible a mudanzas en el medio del camino.
•La interface precisa ser de fácil manejo y entendimiento.
•Una arquitectura de BPM envuelve un gran número de personas. Para alcanzar
estas personas y proveer conectividad, es importante que la solución fornezca una
interface con base en Web.
•La solución precisa ser capaz de extraer informaciones de otras aplicaciones y crear
tareas.
•Es preciso que exista una lista de tareas de todos los participantes.
•La habilidad para documentar un proceso de negocios es muy importante y es,
ciertamente, una exigencia-clave para a calidad de la tecnología.
•Un sistema precisa obligatoriamente ser compuesto de seguridad y autenticación,
ya que carga consigo un gran volumen de informaciones de usuarios diferentes.
Cuando uno de esos usuarios se conecta, el sistema precisa estar apto a confirmar a
su identidad para que no exista ningún error de acceso.
•Es interesante que exista la posibilidad de comunicación entre los participantes y
que sea posible consultar otros usuarios sobre determinadas tareas.
Calidad de los productos
Además de los puntos que miden la capacidad, las organizaciones deben evaluar la
totalidad del producto de BPM y los componentes que el software ofrece:
•Una de las características necesarias del software moderno de BPM es la habilidad
de mostrar gráficamente los mapas de workflow para los procesos de negocios.
•En muchos casos, procesos de negocios son designados y desarrollados por
múltiples personas y deben estar en un sistema que soporte design y esfuerzo de
desarrollo conjunto.
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•Es importante considerar que el proceso de negocios lidia con individuos, sus
funciones en el trabajo y los grupos a los cuales ellos pertenecen. La habilidad de
estar a par de la estructura organizacional del negocio es un requisito esencial. El
software de BPM debe proveer algún método que englobe el mapa organizacional de
la compañía.
•Procesos de negocios generalmente envuelven personas con diferentes habilidades
y responsabilidades. Muchas veces, participar del proceso es parte del trabajo, pero
no es el trabajo todo. Por eso, la interface de estas personas con el sistema de BPM
debe ser de fácil utilización y se encajar en la rutina sin perjudicar el trabajo. Una
solución de BPM completa va proveer múltiples interfaces con los clientes, incluyendo
soporte por aplicaciones como un e-mail común, portales y wireless.
•La administración de un módulo es un importante componente del software de BPM
porque fornece capacidad, como procesos de instalación, control de la versión y
administración total de los procesos de negocios.
•La mejor forma de reducir el tiempo de las tareas es mantener las personas fuera
de ellas. Esto puede ser realizado cuando los sistemas automatizados en la
corporación son usados para realizar las tareas. Lo que no apenas reduce el tiempo
de las tareas, como también los errores. Para tornar este proceso más fácil,
soluciones de BPM deben ser compatibles con Web Services.
•Es importante almacenar la información de los negocios en el banco de datos. En
este caso, la conexión al banco de datos es esencial para el buen funcionamiento del
BPM. Además de eso, por el hecho de BPM envolver un gran número de personas,
esta conexión precisa ser establecida en el servidor del usuario, donde es mucho
más rápido, fácil y centralizado y donde las actividades son integradas.
•Un sistema de BPM debe tener escalabilidad para habilitar un grande número de
usuarios y para envolver un gran número de transacciones a ser procesadas. Esto
implica que el servidor también tenga escalabilidad. En la arquitectura del servidor
moderno, el mejor método de realizar esto es por medio de clusters.
El mercado de BPM sufrirá transformaciones al largo de los años, adquiriendo nuevas
tecnologías y modernizando la arquitectura en un escenario donde hay siempre
nuevos esfuerzos de administración.
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BPM
Modulo 5 - Desafíos y estrategias
Implantar el BPM envuelve soluciones tecnológicas y mudanzas en la perspectiva
gerencial. Por eso, si no fuera muy bien entendida por la organización, puede trabar
ya en la fase de planificación. Es fundamental trabajar en común acuerdo, para
evitar conflictos y enfocar en las estrategias del BPM.
En la práctica
Cualquier iniciativa que tenga como meta primordial rever procesos corporativos es
traumática. Todavía más si el objetivo fuera revolucionar su modo de actuación.
Independientemente de cual es la vertical en que la empresa actúa. En las áreas de
finanzas, telecomunicaciones o gubernamental, los procesos de negocios son siempre
un punto delicado. Mismo con las promesas de revolución en la actuación, con
consecuente reducción de costos y corte en los gastos, el primer entrabe para la
consolidación de una solución en BPM está en concienciación.
Como envuelve soluciones tecnológicas y mudanzas en la perspectiva gerencial, el
BPM traba ya en la fase de planificación. Conflictos latentes entre departamentos y
profesionales, bien como objetivos centralizadores y egoístas pueden tener en el BPM
la pólvora de que necesitaban para explotar en la compañía. Por eso, para evitar
conflictos, enseñan los especialistas, el comportamiento es enfocar la estrategia del
BPM en la mentalidad de la corporación.
Una vez que los procesos están presentes en innumeras áreas y componen el tripeé
fundamental para actuación de cualquier empresa, sumado con personas y
tecnología, el impacto puede ser mejor calculado y distribuido.
Entretanto, es necesaria mucha cautela y planificación para no transformar lo que
seria una revolución positiva en una pesadilla corporativa. Pensar detalladamente en
los sistemas de workflow, factor esencial en BPM, es un paso que auxilia en la
implementación del concepto.
Mismo que ni los especialistas entren en acuerdo con la definición del BPM, la
implementación está siempre vinculada a resultados prácticos. El Centro Americano
de Productividad y Calidad (APQC, de la sigla en ingles), para citar un ejemplo,
reconoce el BPM como una forma de gestión que gobierna los sistemas de workflow
dentro de una organización.
En vez de enfocar apenas en un determinado departamento, es importante
fundamentar en el negocio de la organización, independiente y participando en las
diversas unidades de negocios, orquestando los procesos en esta dirección. Para
tanto, antes de todo, el concepto exige un lazo fuerte de unión en la empresa para
poder pasar para los próximos pasos.
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Pautado en la tecnología
Lo que torna la implementación del BPM todavía más delicada y compleja es el hecho
que, además de causar una revolución en la forma de administrar los negocios y en
las relaciones internas, todavía es necesaria la implementación de herramientas
tecnológicas avanzadísimas, soluciones que acompañen y sean el brazo virtual de
esta revolución en la gestión.
Consultorías, empresas enfocadas en hardware, creadoras de aplicativos,
desenvolvedoras de soluciones, integradoras, especialistas en BI, en fin, las ofertas
son innumeras. ¿Como el cliente puede se defender de tantas opciones y escoger la
mejor forma para su actuación La respuesta más sensata es, primeramente,
entender sus objetivos de negocios, y, después, definir en que medida la
implementación del BPM puede auxiliar en la planificación estratégica, bien como en
la reducción de los costos y en la optimización de la actuación.
Pensando en una implementación paso a paso, el BPM precisa priorizar las rutinas de
automatización. Además de cuidar de su implementación, es preciso tener
herramientas de acompañamiento, tanto para confirmar la exactitud de estas rutinas
cuanto para no generar embotellamientos en el desempeño. Otro punto íntimamente
relacionado con el BPM es la administración centralizada, un gran desafío para los
actuales ambientes de TI de cualquier empresa, así como la re-ingeniaría de
procesos.
De cualquier forma, por más que los conceptos y los abordajes sean diferentes, una
idea es fundamental: ningún proveedor tiene capacidad de fornecer soluciones en
todo el enfoque del concepto de BPM. Esto genera más un punto de conflicto.
Además de unificar las diversas soluciones tecnológicas distribuidas en los diversos
puntos de la cadena, del ERP al CRM, pasando por el BI y Utility Computing, es
necesario un entendimiento específico entre las soluciones que se proponen a actuar
en el BPM, cada una en su especialidad, para alcanzar un resultado satisfactorio en la
compañía y que compense toda la inversión y el esfuerzo.
Más de lo que tecnologías
Un concepto semejante al BPM, que tiene sido apuntado como un requisito previo a
su implementación, es la arquitectura orientada a procesos. En otras palabras, la
organización precisa definir detalladamente sus procesos, teniendo en mente sus
requisitos de desempeño y consiguiendo identificar exactamente cuales actividades
son necesarias o precisan ser evitadas en alineamiento a los objetivos estratégicos.
Mismo que sea como cambiar el motor del avión con él en pleno vuelo, esta es la
fase más fácil de la implementación.
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El desafío siguiente es, en busca de los beneficios alardeados por los analistas,
quebrar literalmente las barreras entre y dentro de los departamentos para
determinar, de forma final, quien es responsable por los procesos, de la primera a la
última actividad, por medio de las innumeras divisiones de la organización.
El BPM toca en un punto-clave que es una directriz a ser seguida en todas las
organizaciones: garantir que toda y cualquier actividad soporte los objetivos
estratégicos en su totalidad. Alcanzar esta realidad ideal, como no podía dejar de
ser, es un desafío enorme y interminable. Para tanto, es necesario que todos los
análisis y proyectos tengan una perspectiva de proceso. Para el BPM, la única forma
de generar resultados interesantes es por intermedio de los procesos, siendo la
forma más primaria de una estructuración importante para la segmentación.
Los gestores líderes precisan de un modelo empresarial y de un sistema que permita
no solo entender la complejidad de los procesos, pero también comprender de qué
forma ellos agregan valor para los clientes, además de definir de qué forma
aumentan los diferenciales competitivos de la compañía. Esto puede ser realizado
enfrentando el desafío de aumentar la productividad usando menos recursos o
entrando en la arena global de los negocios.
Por ser un concepto reciente en este abordaje actual, que envuelve gestión y
soluciones tecnológicas, el BPM es mira de estudios y análisis para definir los
desafíos y entender como las prioridades y las decisiones son definidas para la
institución del concepto. Está siendo planificado por algunas instituciones un estudio
para examinar la práctica del concepto, buscando determinar, en líneas generales,
las mejores prácticas para el BPM. La idea es analizar ejemplos de la realidad, para
replicar las estrategias, técnicas y herramientas utilizadas por las instituciones que
obtuvieron más suceso en la implementación del BPM. Así, con el enfoque en las
mudanzas necesarias, tanto a nivel de la organización cuanto en lo cultural, es
posible alcanzar una transición efectiva para una empresa orientada a procesos.
De ojo en el retorno
Un factor que complica para el BPM es el hecho de tener una obligación inmediata de
generar retorno. Sea en el primer impacto con aumento de productividad y reducción
de costos, sea en la estructura más consolidada que posibilita definición más
inmediata del Retorno de las Inversiones (ROI, de la sigla en ingles). En general,
esta definición es polémica y compleja para asuntos restrictos a la tecnología. La
definición también está relacionada a mudanzas en la forma de administrar el
negocio, lo que torna el escenario todavía más complejo.
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En una estructura de negocios consolidada en procesos, y no apenas en áreas
aisladas, la medición puede ser facilitada. En el final de las cuentas, el ROI para el
BPM solo existe cuando los procesos de negocios están fortalecidos y optimizados,
cuando la compañía está pronta para se analizar en el nivel máximo de detalles
posible, escapando del cálculo inmediato que considera los aportes apenas como el
alto costo de hacer negocios.
El BPM todavía es visto por diversos sectores empresariales como más una onda
tecnológica de entre tantas otras. Su capacidad de optimizar la actuación de la
empresa, bien como la posibilidad de un cálculo con mayores aciertos del ROI, debe
mudar este pensamiento. El abordaje holístico y la necesidad de hacer proyecciones
en medio y largo plazo hacen el concepto despertar miedo en los empresarios, pero
su retorno motiva las experiencias.
Al sabor de las reglamentaciones
Más de lo que el miedo del prejuicio o la voluntad de estar a frente de su tiempo, lo
que tiene motivado las empresas a adoptar nuevas tecnologías y formas de
administración diferenciadas son las reglamentaciones. Sarbanes-Oxley, Basiléia II,
HIPAA y USA Patriot Act, solo para citar algunas, se tienen multiplicado en los más
diferenciados sectores, teniendo una línea-maestra entre ellos: la busca por mayor
transparencia en la actuación del mercado.
Así como la implementación de un BPM no es alcanzada en su plenitud si apoyada en
apenas un único proveedor, atender a las reglamentaciones también exige una
actuación con abordaje holístico envolviendo diversos fabricantes, todo para escapar
de las restricciones y de las pesadas multas que atormentan el mercado.
De cualquier forma, buena parte de los componentes necesarios ya está disponible y,
con un proyecto de BPM consolidado, atender a las demandas de las
reglamentaciones será bien menos desesperador.
Específicamente para Sarbanes-Oxley, una parte de las respuestas a las exigencias
está, en líneas generales, en una combinación de un BPM con políticas de Seguridad
de la Información y el Enterprise Performance Management (EPM) consolidado. Por
tanto, la cuestión de las reglamentaciones está más allá de la furia de adquisiciones
de nuevas soluciones, de pensar que la compra de más alguna herramienta
completamente nueva va resolver todo, pero sí en una administración racional de la
estructura disponible, combinando de forma inteligente los componentes disponibles
y analizando con dedicación la compra de otros. Infelizmente, en cuanto innúmeros
componentes de tecnología son parte de la solución, varios también generan riesgos.
Y las formas de hacer la administración racional son explicadas aquí: primero, es
necesario definir su enfoque y su audiencia. Acompañe modelos aplicados en
empresas del mismo nido de mercado, después, verifique como la situación está
siendo conducida en otras verticales.
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Todavía que diferentes en su core business, las estrategias para la estructuración de
las compañías en respuesta a las reglamentaciones pueden auxiliar a fornecer las
respuestas que se está procurando.
Costo y beneficio
Se llega al momento de recoger los laureles de la implementación, después superar
los desafíos, encarar la enorme mudanza de mentalidad en la esfera gerencial,
adoptar los diversos proveedores de tecnología que pueden, juntos, fornecer la
solución más completa en BPM, además de adaptar el legado en la infraestructura de
TI de la empresa a la nueva realidad.
El esfuerzo coordinado – que acabó resultando en una disminución de los límites
entre los departamentos, después que la palabra de orden se tornó procesos, con la
consecuente mejoría en las relaciones internas – permite una gestión más
inteligente. Al final, nadie se dispondría a enfrentar tamaña mudanza, sin que los
resultados fueren realmente compensadores. Y son.
La gestión enfocada en procesos renueva la forma de actuar de la compañía,
resultando en la inmediata optimización en la actuación y en la reducción de costos.
La faceta de padrón de los procesos, en determinada escala, también auxilia en la
disminución de la complejidad interna, consecuente mejora en la productividad de la
compañía como un todo. Paralelamente a todas estas mudanzas, el nivel de
eficiencia también alcanza un nuevo escalón, revolucionando la rutina productiva de
la compañía.
Mejor de todo, el BPM agrega valor a la clave de actuación de la corporación: su
estrategia de negocios. Con eso, el departamento de tecnología va soportar a
plataforma en cuanto las áreas de alta administración manipulan y orientan los
rumos de la compañía, en una asociación más transparente y de resultados más
inmediatos. Los procesos de negocios están en el núcleo de la actuación de cualquier
compañía y el BPM es la forma más fácil de hacer su re-ingeniaría e integrarlos a las
mudanzas de necesidades que aparecen con el tiempo.
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BPM
Modulo 6 - Internet y BPM
Las tecnologías de Internet, como el http, TCP/IP y el Web browser, son apuntadas
como catalizadores de productos y conceptos, teniendo el BPM a frente de ellos. Los
proveedores de BPM adoptaron tecnologías de Web para generar un aumento
significativo en el enfoque y, principalmente, en el potencial de los sistemas de BPM.
Los beneficios de la Internet
La Internet fue la principal motivación que mudó el concepto de la automatización
del workflow, hasta entonces restricto a poquísimas empresas del sector financiero y
de seguros y, todavía así, apenas dentro de determinadas áreas críticas. Con la
explosión de la red mundial de computadores y, por consecuencia, de las
oportunidades de negocios en la Web, la automatización del workflow se tornó una
solución utilizada largamente, que tiene potencial de alcanzar todos los
departamentos y, en un extremo, prácticamente todos los desktops dentro de una
empresa.
En el inicio de la consolidación de lo que vendría a se tornar el Business Process
Management (PBM), la adición del business process modeling y las métricas para la
automatización del workflow tuvieron papel preponderante. En otras palabras, es
posible colocar el desarrollo de la Internet como uno de los mayores motivos para la
popularización del concepto de BPM y pensamiento sobre él.
La Internet y sus tecnologías, como el http, TCP/IP y el Web browser, son apuntados
por analistas, como el autor Rashid N. Khan, como catalizadores de una serie de
productos y conceptos, teniendo el BPM a frente. Los proveedores y consultorías en
BPM se apoyaron y adoptaron tecnologías Web para agregar la solución, generando
como resultado un aumento significativo en el enfoque y, principalmente, en el
potencial de los sistemas de BPM. Especialistas apuntan que el uso extensivo de los
sistemas de BPM es una tendencia gracias a su relación con la Internet y las
herramientas de la red, además de una presencia cada vez más masificada en los
ambientes corporativos y de la amplitud de su enfoque de actuación.
La mudanza para las aplicaciones cliente/servidor permitió, de cierta forma, la
aparición del BPM. Los proveedores de estas soluciones tuvieron que soportar
diferentes protocolos de red, una vez que sus clientes no se restringían al padrón, y
eso pagó el costo del desenvolvimiento y de la distribución de diversos tipos de
solución, destacadamente, el BPM. Con el dominio del TCP/IP como protocolo de red
padrón, acabó la preocupación con cual tipo de protocolo de red soportar, lo que
significa una nueva facilidad para los proveedores de BPM, ya que no es más
necesario tener amplitud de actuación en los diversos protocolos, dirigiendo este
costo para otra área de más necesidad.
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Otro punto de importancia fundamental en la relación entre Internet y BPM está en la
habilidad de alcanzar un número muy grande de usuarios potenciales a costo
relativamente bajo. La posibilidad de tener acceso a el sistema de BPM sin el usuario
estar físicamente preso a un local determinado también es otro punto en que la
Internet actúa como el mayor aliado de estos sistemas. Al adoptar los padrones de la
Internet, los proveedores de BPM pueden ofrecer soluciones que aumentan su
posibilidad de alcance y permiten la participación en los procesos de negocios en,
virtualmente, cualquier lugar del globo.
Como en un círculo virtuoso, el uso combinado de sistemas de BPM con Internet y
sus tecnologías aumenta el enfoque de actuación y permite obtener más suceso en la
gestión de compañías globales. Esto, por su vez, resulta en aumento de
productividad de las empresas y en mayor complejidad en la distribución de sus
productos, lo que representa una necesidad todavía mayor de sistemas consolidados
de BPM.
Internet Mail
Uno de los más importantes beneficios del BPM es reducir el tiempo de las tareas.
Para eso, los sistemas de BPM deben ser pro-activos, o sea, deben llevar las tareas
para la finalización. Pero, el Web browser es básicamente un medio reactivo. Un
usuario no sabe si existen informaciones nuevas hasta apuntar el Web browser para
un sitio específico. Por eso, usando solamente el Web browser, los procesos de
negocios en la Internet no serian pro-activos. Este dilema puede ser resuelto con el
uso del e-mail, otra tecnología importante cuando hablamos de Internet, en conjunto
con los sistemas de BPM.
Muchas empresas utilizaban sus propios sistemas de e-mail, como Microsoft, Novell,
Lotus y IBM, y era extremamente difícil para muchos de estos sistemas
interactuaren. Y también era muy difícil para proveedores de BPM soportar diversas
plataformas de e-mail diferentes, por eso, restringieron la tecnología a grupos
menores de usuarios que compartían el mismo tipo de e-mail.
El crecimiento de la Internet trajo con él la amplia aceptación y el uso de los
servicios de e-mail en la Internet con base en los protocolos SMTP y POP. Con el
pasar del tiempo, SMTP y POP se tornaron los protocolos predominantes y todos los
principales proveedores de tecnología ahora los soportan. Ellos trajeron dos
beneficios principales para los sistemas de BPM. El primero es que los proveedores
de BPM pueden fácilmente soportar un protocolo de e-mail, sabiendo que será
ampliamente acepto y usado. El segundo es que usando sistemas de e-mail con base
en la Web, los proveedores pueden tornar los sistemas de BPM pro-activos.
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Cuando un usuario tiene una nueva tarea, el sistema de BPM envía un e-mail. Este
mensaje de e-mail trae un link y otras informaciones descriptivas sobre la tarea. Con
un clic en el link, el usuario es dirigido rápidamente al Web browser del formulario
electrónico de la tarea, y puede cumplirla.
Web Services
Uno de los mayores desafíos de integrar una aplicación con otra es el alto costo y la
gran demanda de tiempo que se lleva usando tecnologías normales. Esta no es
apenas una barrera para el e-commerce entre compañías y mejorías productivas
dentro de ellas, pero también prende estas empresas a las aplicaciones existentes y
a sus asociados de negocios, pues el costo de la mudanza es muy alto. Esta actitud
reduce la competición y crea ineficiencias.
En cuanto el XML fornece un formato para el cambio de informaciones, ello no seria
una tecnología tan revolucionaria si fuera apenas más un método para el cambio de
informaciones entre aplicaciones. En cuanto las tecnologías corrientes son con base
en métodos de integración manual, la próxima tecnología revolucionaria debe
fornecer un método más fácil y, si posible, automatizado, de integración. Esto
reduciría dramáticamente el costo de integración y tornaría posible para las
empresas la facilidad de relaciones con asociados, sin ser responsable por el costo.
Las tecnologías de la Internet tuvieron un efecto profundo en el BPM. En una
contribución simbólica y reversa, el BPM tiene el potencial de tornar mayor el
impacto de como la Internet es usada para dirigir negocios y requisitos sociales de la
economía global del siglo XXI.
Globalización de la cadena de valor
La economía individual de las naciones del pasado tiene abierto camino para la
economía global. En esta economía emergente, las empresas precisan crear valor
adoptando los más eficientes recursos humanos, materiales y logísticos, siempre que
estos sean prácticos, económicos y seguros. En retorno, las compañías ofrecen el
valor que crearon a los consumidores por todo el mundo. Esta cadena global de
proveimiento de valor creó una demanda para procesos de negocios que no son
apenas rápidos, pero también giran el globo.
Reduciendo el tiempo de las tareas y llevando la Internet a todos los cantos del
globo, el BPM es vital para esta cadena de proveimiento de valor. Él permite que
consumidores, proveedores, asociados y empleados de cualquier lugar del mundo
participen en procesos de negocios que puedan reducir drásticamente el tiempo de
respuesta y aumentar la agilidad de la cadena de suministros.
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Fuerza de trabajo
La fuerza de trabajo en la economía mundial, especialmente la de los profesionales
de conocimiento, está se tornando cada vez más móvil. Esta fuerza de trabajo
demanda medios de participación en los procesos de negocios de lugares remotos. Si
ellos estuvieran atados a sus desktops para procesos de trabajo, seria imposible ser
móviles sin sacrificar su habilidad de responder de forma rápida. La combinación de
BPM y Internet puede ofrecer una forma de permitir que trabajadores móviles
participen en procesos de negocios de sus casas, oficinas remotas, PDAs y lugares de
acceso público a la Internet. Con el crecimiento de tecnologías sin cable y de
computación móvil, aumenta la demanda por acceso a procesos de negocios por una
creciente fuerza de trabajo móvil.
Una de las consecuencias de tener una cadena de suministros de valor es el aumento
de la especialización. Toda compañía u organización que participa de la economía
global intenta aumentar su contribución reduciendo costos, aumentando el valor que
fornece, o la combinación de estos dos. El resultado de eso es tener más
especialización, o sea, compañías especializadas y necesidades individuales de
ofrecer sus servicios o valores a un grupo mayor de consumidores al mismo tiempo
en que aumentan su especialización.
BPM es un método eficiente de profesionales especializados en ofrecer sus servicios a
un mercado mayor, por medio de la participación en pasos específicos de los
procesos de negocios completos (end-to-end). El BPM permite a ellos se integrar en
niveles específicos del proceso de negocios de sus clientes y ofrecer funciones o
servicios altamente especializados en estos niveles. Todos los otros aspectos del
proceso de negocios del cual participan son transparentes para ellos, y no son sus
responsabilidades.
BPM en la Internet
La economía moderna no es apenas global, pero también demanda la conducción de
los negocios en la velocidad de la Internet. Cuando largas distancias separan los
participantes de la cadena de suministros de valor, ellos no pueden darse al lujo de
actuar y responder a una velocidad que refleje la distancia física. Esto acaba,
invariablemente, por disminuir el valor de la cadena de suministros.
El BPM y otras tecnologías colaborativas que apalancan la Internet global permiten
que estas compañías respondan en la velocidad de la Internet sin se preocupar con
distancia o con huso horario. Reducir el tiempo de las tareas es uno de los más
importantes beneficios del BPM. Uno de los caminos más significativos para reducir el
tiempo de las tareas es eliminar el tiempo tomado para que las informaciones y
decisiones viajen de un lugar até hasta el otro, a pesar de la distancia.
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Existen tres tendencias de la industria que fueran viabilizadas a partir de la aparición
de las soluciones robustas de BPM:
•El crecimiento del e-commerce como uno de los primeros medios de comercio entre
compañías y el público consumidor.
•La creciente tendencia en dirección al Business Process Outsourcing (BPO)
•El desarrollo de propósitos generales de Business Process Service Providers (BPSPs)
La aparición de la Internet como la red universal tuvo un profundo impacto en las
tecnologías de BPM. Una razón fundamental para la universalidad de la Internet es el
hecho de ser con base en padrones ampliamente aceptos. La industria de BPM
también precisa de padrones únicos para el requerimiento y uso de esta nueva
categoría de software.
Si el BPM representará un papel mayor en el crecimiento y uso de la Internet para
comercio y colaboración, es importante desarrollar padrones apropiados. Los
padrones más importantes dirigieron la semántica para colaboraciones de negocios
entre asociados de negociación. Padrones para interacción de negocios ya fueron
desarrollados en industrias específicas.
Cuando el asunto son padrones técnicos, la historia se torna más interesante, pues,
generalmente, son moldados por intereses competitivos de la industria de TI. Existen
de hecho padrones establecidos, juntamente con otros padrones que vieron y fueron
mismo que con el pasar de los años. En cuanto los padrones técnicos se tornaron
muy importantes para el mundo del BPM, las compañías no deben esperar que los
últimos padrones aparezcan para comenzar su jornada por la administración de
procesos.
El objetivo es usar las mejores herramientas disponibles y adoptar los padrones
relevantes conforme ellos aparezcan. También es muy importante entender que la
propuesta primaria de los padrones es la interoperabilidad tecnológica, y ellos no
deben ser considerados como innovaciones. ¿Cuales padrones deben ser
observados Ciertamente, las compañías deben mantener el ojo sobre industrias
específicas de colaboración en padrones y deben participar del desarrollo de estos
padrones.
La Internet y el BPM continuarán a tener una relación de sinergia que los dirigirá al
próximo nivel. La Internet desempeñó un importante papel, dejando disponible una
red global como padrón de plataforma para desarrollo de procesos de negocios. La
aparición del XML y de los Web Services contribuyó para el crecimiento de lenguajes
padrón que permiten que los sistemas de BPM se comuniquen con otras aplicaciones.
El BPM está aumentando poco a poco el valor de la Internet, forneciendo la habilidad
para conducir transacciones sofisticadas y de múltiples tareas, dentro y fuera de
empresas, sin considerar la separación geográfica.
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BPM
Modulo 7 - Perspectivas y Conclusión
Retomando el concepto
Aún no existe un consenso mínimo que pueda señalarse sobre el concepto Business
Process Management. Consultoras, proveedores, especialistas y clientes definen el
BPM conforme las necesidades del momento, dadas las delicadas características de la
percepción sobre el tema y por actuar en un ambiente de extrema complejidad. Los
sistemas de BPM son muy exigentes, tanto desde el punto de vista tecnológico de la
corporación como también respecto a su organización interna e, inclusive, en la
mentalidad de administración y en la cultura de cada compañía, lo que justifica la
controversia del tema. Sin embargo, la idea central está relacionada a la reingeniería
de procesos, con el apoyo de los sistemas de Workflow, para alcanzar el estado de
arte en administración corporativa.
Pero, de forma resumida, puede ser dividido dentro de las siguientes características:
Integrar todos los factores en los procesos (personal, tecnologías y equipamientos)
para garantizar compatibilidad
Responder rápidamente a cambios del mercado
Reforzar estándares, políticas y procedimientos de toda la organización
Crear puntos de contacto únicos para procesos específicos y tener la capacidad de
comprender la responsabilidad del proceso.
Aumentar la habilidad de monitorear el desempeño al eliminar obstáculos y
garantizar que las tareas se realicen dentro del período esperado.
Monitorear el estado actual de todos los procesos al identificar las actividades que
concuerden con los estándares, políticas y procedimientos.
Unificar a los funcionarios de las diversas unidades y entre las estructuras de la
organización.
Buscar actividades que admitan automatización y que eliminen actividades
redundantes.
Aumentar, conforme sea necesario, la ejecución automática de procesos y los
cambios que los reajusten a las nuevas necesidades.
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Detallar actividades que formen parte de procesos que no le agreguen valor para la
compañía.
Aumentar la productividad por el análisis del tiempo y de los costos insumidos
durante la realización de los procesos.
Alterar la mentalidad corporativa para una idea en continuo desarrollo.
Aparentar hacia los clientes ser una organización sin fisuras.
Alcanzar objetivos estratégicos con transparencia entre las unidades y con control
administrativo.
BPM en el futuro
El XML (eXtensible Markup Language) está al frente pero los Web Services también
son puntos importantes para saber cómo el Business Process Management se
comportará en el futuro. La facilidad de interpretación del formato explica el motivo
por el cual el XML está, rápidamente, transformándose en un lenguaje de uso masivo
para la integración de aplicaciones business to business.
¿Qué resultados tiene el BPM con esto Los resultados son profundos y de enorme
extensión. Ya que uno de los principales desafíos del BPM radica en la obligación de
integrarse con otras aplicaciones pues, en caso contrario, la integración y la
maximización de los procesos se desvanecen. Y no sólo las aplicaciones, que en sí
que ya serían un desafío más que suficiente para los proveedores, sino también en
los variados lenguajes tecnológicos utilizados por las aplicaciones.
De esta forma, en caso que el XML no estuviese consolidado como el lenguaje
estándar por ser tan utilizado, los sistemas de BPM deberían prestarle atención,
también, a toda la variedad de lenguajes disponibles. Aumentaría exponencialmente
el nivel de complejidad en cada cliente, además de las inversiones necesarias para
adquirir la capacidad de comprender toda esta diversidad.
La posibilidad de que el XML permita la creación, conforme la necesidad del cliente,
de sus propios tags para la definición de los datos de interés específico para su línea
es otro de los motivos de la aceptación, en gran medida del lenguaje. Esta
permisividad de creación de tags, por parte de los equipos de TI que están instalados
en los clientes, en la búsqueda de la resolución de las necesidades específicas de
cada segmento de mercado, se considera un elemento altamente significativo en el
XML. Se supera de esta forma el temor de estar fechado, no se permite que las
inversiones en el lenguaje sean desperdiciadas con el paso del tiempo. Por lo tanto,
la compatibilidad con el BPM no corre riesgos.
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El problema es que el XML no responde a todos los temas pendientes para la
integración y el desarrollo modular de soluciones basadas en las necesidades de cada
línea. Además, el lenguaje es sólo una forma más eficiente de intercambiar datos
entre aplicaciones, lo que, por sí sólo, no responde a la necesidad de un método más
simple de integración, con la posibilidad de poder realizar la automatización para
reducir costos y aumentar la productividad, además de simplificar las relaciones
entre los asociados sin que se sientan amenazados por los costos.
Para ello, además de cumplir otros requisitos, el Internet Engineering Committee
definió los estándares en Web Services. Además del XML, también las tecnologías:
SOAP (Simple Object Access Protocol), WSDL (The Web Services Description
Language) y UDDI (The Universal Discovery and Directory Integration).
Por lo tanto, la combinación entre los Web Services y el BPM se dará en doble
retroalimentación, cada uno sirviendo de combustible para el otro. Para citar algunos
ejemplos: la Automatización de Procesos de Negocios podrá, en poco tiempo, ser
presentada como un Web Service para facilitar la integración, y podrá promover el
servicio vía UDDI y publicar la especificación de interfaz a través del WSDL.
Además, el sistema de BPM puede presentar su interfaz de task-level vía Web
Service, ya que el concepto coordina los procesos de negocios y determinadas tareas
específicas pueden completarse por terceras aplicaciones como los Web Services.
Éstos pueden ser usados por el BPM para mostrar el status de determinadas
instancias de procesos. A su vez, los Web Services pueden ser usados para extraer
métricas de los procesos de negocios y el BPM puede usar Web Services como un
agente de automatización, e incluir, en algunos casos, una tercera aplicación en
cualquier paso del proceso de negocios.
Con esto, el creciente uso de los Web Services alentará el proceso de estandarización
según como se presenta las métricas. De esta forma, el mayor beneficio del BPM
será la integración empresarial, lo que trae como resultado una reducción de costos,
facilidad de implementación y flexibilidad para la creación de los proyectos.
El ideal de BPM
En un escenario ideal, el Business Process Management pasa por todos los sistemas
empresariales, y tiene a los Web Services como intermediarios. De esta manera, la
compañía del futuro deberá tener, en un primer momento, el BPM actuando sobre
cada sistema, como ERP, CRM, SFA, DM, Financiero, entre otros. En tal escenario, el
BPM hará la interfaz entre todas las instancias de la empresa, o sea, los clientes, los
socios, la esfera de decisión y los propios empleados. Aunque la administración sea
un desafío, se trata sólo de una etapa inicial en búsqueda de una consolidación
futura.
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Ya en una segunda etapa, considerada ideal por diversos especialistas del sector, el
BPM funcionará de manera análoga a una solución de middleware, actuará con
interfaz vía Web Services y Service-Oriented Architecture, relacionará los procesos
de negocios de todas las áreas de la empresa y también todos los sistemas
tecnológicos. Será el intermediario entre los clientes, los socios, la esfera de decisión
y los empleados.
Así, consolidado y en completa operación, el BPM puede ser el actor principal de la
revolución de la actuación corporativa, pues al apoyarse en la automatización de
procesos, las respuestas inmediatas están relacionadas con la reducción de costos y
con el cambio de imagen de la empresa, además de resultar en un sensible aumento
de la productividad.
El salto entre las dos etapas está directamente relacionado a la adopción de
estándares de Web Services y, también, al apoyo del Service-Oriented Architecture.
Con esto concluido, el sistema de BPM orquestará los procesos de negocios dentro de
la compañía, sobrepasando sus estructuras, lo que puede generar un cambio
respecto a los proveedores. De esta forma, permitirá una mayor especificidad en el
valor específico de cada proceso y de cada aplicación de negocios. Como resultado,
un ambiente corporativo mucho más integrado y con más posibilidades de
administración maximizada.
Conclusión
El mercado globalizado demanda actores empresariales cada vez más conectados y
competitivos. Esto sólo se concreta, ya que la disputa adquiere ahora un carácter
global, con la creación de diferenciales competitivos definitivos y una gestión
maximizada, creada para maximizar los recursos, sean estos humanos, materiales o
tecnológicos. El laberinto de Dédalos en la corporación, con sus islas aisladas y
luchando entre sí, no tiene más sentido y puede poner en riesgo la vida de
innumerables empresas.
Por ello, la integración y la visión de una compañía sin remiendos adquiere
fundamental importancia. En ese sentido, ingresa el Business Process Management,
se apoya en la base de toda actuación empresarial y los procesos de negocios, para
llegar al estado de arte en gestión. Todo esto en búsqueda de un nivel de actuación
que garantice la supervivencia en esta nueva realidad, con la mayor incidencia
competitiva y con el aumento de la velocidad en casi todas las relaciones, además de
las innovaciones tecnológicas que llegan a todo vapor para cambiar el panorama.
Además, se vuelve necesario plantear un análisis crítico para comprender de qué se
trata la nueva onda y cómo puede, realmente, revolucionar la actuación de las
empresas. Fue así con Internet, que comenzó como un sistema restringido al mundo
Académico y Gubernamental, para revelarse como el mayor cambio tecnológico del
planeta en todos los tiempos.
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Los Web Services, aunque en etapas iniciales de desarrollo, parecen seguir el mismo
camino, y tienen todo para alterar el horizonte, no sólo tecnológico, sino también
empresarial y de cómo las empresas se relacionan entre sí.
En este camino, el BPM no corre el riesgo de quedarse parado. Pues, aunque no
exista ninguna sombra de consenso en relación al concepto, su práctica trata de
forma integrada los tres pilares de toda empresa moderna: personas, tecnología y
activos. Y se basa en los procesos de negocios, característica que sobrepasa la
actuación de cualquier compañía, ya sea una pequeña empresa exportadora en
Indonesia, ya sea una gigante de software con actuación en diversos países, que
produce en China y tiene el cuartel general en Estados Unidos.
Las inversiones en la estructuración de un complejo sistema de BPM jamás se
perderán y aunque el desafío parezca enorme, los resultados y las potencialidades
compensan con tranquilidad, y ubican a la compañía en esa nueva realidad mundial.
El crecimiento del e-commerce como uno de los medios prioritarios de negociación,
no sólo en la interfaz cliente/empresa, sino en los negocios entre compañías,
también es un factor que coloca al BPM en un lugar destacado. Solamente con un
sistema estructurado es posible aprovechar efectivamente esta forma de comercio,
que se apoya en las tecnologías más modernas para obtener los mejores resultados.
Además de los negocios, el Business Process Management también refuerza la
colaboración y, en cierta medida, las asociaciones entre las compañías.
Especialmente en los sectores de tecnología, en el que, generalmente, las
asociaciones son comunes para la consolidación y el fortalecimiento con el objetivo
de competir en el mercado, un sistema BPM facilita enormemente ese proceso.
El desarrollo del BPM también tendrá efectos en la industria de la tecnología. Las
soluciones propietarias de integración (EAI, de la sigla en inglés) por ser caras y con
un ciclo altísimo de implementación, perderán espacio rápidamente, aunque
empresas que invirtieron en esa solución tengan un legado difícil del cual librarse. De
todas formas, a mediano plazo, los altos costos volverán inviable el mantenimiento
de estas soluciones de middleware, y convergirán, en el mejor escenario posible,
hacia un sistema de BPM.
Por lo tanto, el Business Process Management debe ser considerado uno de los
mayores breaktrougth del nuevo siglo. Los motivos ya fueron planteados, pero, de
forma resumida, por alterar el panorama tecnológico, administrativo y de relaciones
entre las empresas, con los resultados vistos y obtenidos de manera simple en
cuanto a las inversiones referidas a la tecnología. El BPM se presenta como la forma
más inteligente para que las empresas se preparen para enfrentar el nuevo mundo y
estructurarse mejor para las revoluciones tecnológicas que están por venir.
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