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MANUAL DE <strong>POL</strong>ÍTICAS Y <strong>PRO</strong>CEDIMIENTOS<br />
JUNTA DIRECTIVA<br />
<strong>POL</strong>ÍTICA: FUNCIONES Y DISPOSICIONES PARA EL DESEMPEÑO DE<br />
LAS JUNTAS REGIONALES<br />
Dirigido a: Juntas Regionales y Auxiliares de Fiscalía.<br />
Número:<br />
<strong>POL</strong>-<strong>JD03</strong><br />
Versión: 01<br />
Enero 2010<br />
Revisado por: Junta Directiva<br />
Fecha de emisión:<br />
16 de Diciembre de 2009<br />
Elaborado por:<br />
Comisión de Revisión de Políticas.<br />
Reemplaza a:<br />
<strong>POL</strong>/<strong>PRO</strong>-<strong>JD03</strong> versión 2, <strong>POL</strong>/<strong>PRO</strong>-JD04 Versión 1<br />
Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria 003-<br />
2010, celebrada el 12 de Enero de 2010, acuerdo No. 03.<br />
OBJETIVO:<br />
Establecer las funciones propias de las Juntas Regionales como órgano colegiado, así como las<br />
funciones específicas de cada puesto directivo y Auxiliares de Fiscalía.<br />
<strong>POL</strong>ÍTICAS GENERALES:<br />
1. Funciones de la Junta Regional:<br />
a) Sesionar en forma ordinaria máximo tres veces al mes y extraordinariamente cuando lo<br />
convoque la presidencia de la Junta Regional. El orden del día para las sesiones<br />
extraordinarias debe ser entregado al menos 24 horas antes de la sesión. Las sesiones<br />
ordinarias serán remuneradas, las extraordinarias no. Para que la Junta Regional pueda<br />
celebrar sus sesiones de trabajo, requerirá la presencia de al menos tres del total de sus<br />
miembros.<br />
b) Participar en el desarrollo de las sesiones que realicen y firmar el registro de asistencia en<br />
cada reunión.<br />
c) Formular y presentar a la Junta Directiva, un plan de trabajo anual, un informe de labores y el<br />
proyecto de presupuesto anual, en el tiempo establecido.<br />
d) Organizar y asistir a la Asamblea Regional Anual.<br />
e) Cumplir y hacer que se cumplan los acuerdos de la Junta Directiva que sean de su<br />
competencia.<br />
f) Cumplir con los fines del Colegio y las normas establecidas en su Ley Orgánica y otra<br />
normativa existente.<br />
g) Promover en las instituciones educativas de su región, actividades como congresos,<br />
capacitaciones, divulgación de información, entre otras, relacionadas con la calidad de la<br />
educación y la adecuada imagen corporativa del Colegio.<br />
h) Coordinar, de acuerdo con las políticas establecidas, acciones de desarrollo de<br />
infraestructura y mantenimiento en el centro de recreo de su región, cuando exista.<br />
Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.<br />
<strong>POL</strong>-<strong>JD03</strong><br />
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i) Velar por la custodia de los bienes del COLY<strong>PRO</strong> asignados a la Junta Regional.<br />
j) Utilizar la base de datos del Colegio actualizada en forma responsable, así como contribuir<br />
con la actualización de la misma cada vez que sea necesario.<br />
k) Fijar por acuerdo y comunicar a la Junta Directiva la fecha, hora y lugar donde se llevarán a<br />
cabo las sesiones de trabajo de la Junta Regional, y los cambios que se presenten.<br />
l) Fomentar alianzas estratégicas entre el Ministerio de Educación Pública, universidades y otras<br />
instituciones de la región, para el desarrollo profesional y personal de las personas colegiadas.<br />
m) Gestionar convenios comerciales que aumenten los beneficios de la colegiación.<br />
n) Promover y garantizar la designación de los representantes institucionales, así como trasladar<br />
la respectiva nómina a la Fiscalía, a más tardar en el mes de marzo de cada año, para que<br />
se verifique que todos sean colegiados y que se encuentren al día en sus obligaciones con el<br />
Colegio. Comunicar la nómina definitiva a la Junta Directiva en la primera quincena del mes<br />
de Abril de cada año.<br />
o) Facilitar las gestiones administrativas a las personas colegiadas.<br />
p) Incentivar a los Coordinadores Institucionales el sentido de pertenencia e identificación con<br />
la Corporación, para que comuniquen y promuevan los asuntos de interés para las personas<br />
colegiadas.<br />
q) Supervisar las funciones de la persona asignada para atender la plataforma regional de<br />
servicios.<br />
r) Conocer, aplicar y mantener un archivo actualizado de las políticas y procedimientos de la<br />
Corporación, así como asistir a todas las reuniones o capacitaciones convocadas por la<br />
Junta Directiva.<br />
s) Orientar a las personas interesadas en realizar pagos o donaciones de dinero para que lo<br />
efectúen en las cuentas bancarias del Colegio. Ningún miembro de la Junta Regional está<br />
autorizado para recibir dinero o donación.<br />
t) Gestionar compras de bienes y servicios atendiendo lo establecido en la política<br />
(<strong>POL</strong>/<strong>PRO</strong>-<strong>PRO</strong>V-01).<br />
u) Velar para que las juramentaciones extraordinarias se realicen según los lineamientos<br />
establecidos por la Corporación.<br />
2. Funciones de la Presidencia:<br />
a) Elaborar el orden del día de las sesiones.<br />
b) Presidir las asambleas regionales y las sesiones de la Junta Regional.<br />
c) Revisar y firmar conjuntamente con el Tesorero y Fiscal el control de fondos de gastos menores<br />
de Junta Regional. (F-TES02)<br />
d) Representar a la Junta Regional en las diversas actividades de interés corporativo o delegar<br />
esta función a uno de sus compañeros de junta para ese efecto.<br />
e) Presentar un informe en la Asamblea Regional sobre el trabajo realizado por la Junta<br />
Regional.<br />
Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.<br />
<strong>POL</strong>-<strong>JD03</strong><br />
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f) Decidir con doble voto de calidad en caso de empate en una votación.<br />
g) Velar para que las funciones asignadas a la Junta Regional se cumpla a cabalidad.<br />
3. Funciones de la Secretaría:<br />
a) Levantar el acta de las sesiones y de las asambleas regionales.<br />
b) Custodiar y mantener al día los libros de actas de las asambleas y de las sesiones.<br />
c) Llevar en forma eficiente y ordenada el archivo de la Junta Regional.<br />
d) Firmar las actas, acuerdos y otros documentos de la Junta Regional.<br />
e) Comunicar los acuerdos de la Junta Directiva y la Asamblea a quien corresponda.<br />
f) Dar trámite oportuno a la correspondencia enviada y recibida.<br />
g) Firmar y enviar mensualmente el control de asistencia a sesiones (F-TES06) con los datos<br />
correspondientes a la Recepcionista de de la sede de Alajuela, para el pago de los<br />
estipendios.<br />
4. Funciones de la Tesorería:<br />
a) Administrar adecuadamente según la política (<strong>POL</strong>/<strong>PRO</strong>-TES03) el fondo de gastos menores<br />
depositada en la cuenta a nombre del Colegio, asignada a su Junta Regional.<br />
b) Rendir informes financieros en las sesiones de la Junta Regional y la Asamblea Regional.<br />
c) Solicitar facturas proformas cuando se requieran.<br />
d) Gestionar la compra de bienes y servicios de acuerdo con la política (<strong>POL</strong>/<strong>PRO</strong>-<strong>PRO</strong>V-01).<br />
e) Revisar y firmar conjuntamente con el Presidente y Fiscal el control de fondos de gastos<br />
menores de Junta Regional (F-TES02).<br />
f) Realizar inventarios semestrales de activos asignados a la Junta Regional e informar por<br />
escrito a la Unidad de Contabilidad del Colegio.<br />
5. Funciones de la Vocalía:<br />
a) Sustituir las ausencias temporales o permanentes de cualquier miembro de la Junta Regional.<br />
b) Realizar todas aquellas funciones que le sean encomendadas por la Junta Regional.<br />
6. Funciones del o la Fiscal Regional:<br />
a) Velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica No. 4770, Reglamentos, acuerdos de Junta<br />
Directiva y de la Junta Regional que sean de su competencia.<br />
b) Velar porque los libros de actas y el archivo se mantengan al día y se lleven en forma<br />
correcta.<br />
c) Asistir a las reuniones de Junta Regional y a las Asambleas Regionales.<br />
d) Denunciar cualquier irregularidad a quien corresponda.<br />
Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.<br />
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e) Velar por el cumplimiento de la programación anual de la Junta Regional.<br />
f) Velar por el ejercicio legal, ético y competente de la profesión docente, administrativa y<br />
técnica docente.<br />
g) Velar porque se realicen los inventarios de activos asignados a la Junta Regional.<br />
h) Coordinar con los Auxiliares de Fiscalía las funciones que le fueran asignadas, en aquellas<br />
regiones donde exista este recurso.<br />
i) Revisar y firmar conjuntamente con el Presidente y Tesorero el control de fondos de gastos<br />
menores de Junta Regional (F-TES02)<br />
j) Velar porque las sesiones de la Junta Regional, se lleven a cabo en orden, con el quórum<br />
necesario y se registren las firmas de los asistentes.<br />
k) Brindar asesoría e información regularmente a los representantes institucionales de su región,<br />
para la debida divulgación de las actividades que el Colegio organiza.<br />
l) Recibir, revisar y trasladar vía courier o personalmente, según corresponda, ante la<br />
Plataforma de Servicios asignada, las solicitudes de incorporación.<br />
m) Dar trámite a las denuncias presentadas por los interesados en la zona ante la Unidad de<br />
Fiscalización.<br />
n) Elaborar constancias de colegiación y tramitar constancias de pensión, estados de cuenta y<br />
elaboración de carné de las personas colegiadas.<br />
ñ) Visitar instituciones educativas en su región y distribuir materiales informativos y oficiales del<br />
Colegio, remitidos por la Junta Directiva, Departamento de Fiscalía o de Comunicaciones.<br />
o) Organizar y dirigir las juramentaciones extraordinarias que se realicen en su región, en<br />
coordinación con la Junta Regional y la Unidad de Incorporaciones de la Fiscalía del Colegio.<br />
p) Salvaguardar eficientemente la documentación de los trámites que le corresponden.<br />
q) Promover y divulgar los servicios que brinda la Corporación a las personas colegiadas y a la<br />
sociedad costarricense.<br />
r) Rendir informes mensuales en la sesión de la Junta Regional y a quien designe la Junta<br />
Directiva. Estos informes deben ser avalados, firmados y sellados por el presidente de la Junta<br />
Regional.<br />
s) Cumplir con el horario de oficina establecido por la Junta Regional, cuando se cuente con<br />
este recurso.<br />
t) Todo aquello que le encomiende la Fiscalía del Colegio o la Junta Directiva.<br />
7. Funciones de los Auxiliares de Fiscalía:<br />
a) Asistir a las reuniones de Junta Regional (con voz y sin voto) y a las Asambleas Regionales.<br />
b) Denunciar cualquier irregularidad a quien corresponda.<br />
c) Coadyuvar con el fiscal regional y la Unidad de Fiscalización para el cumplimiento del<br />
ejercicio legal, ético y competente de la profesión.<br />
Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.<br />
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d) Brindar asesoría e información de manera regular a los representantes institucionales de su<br />
región, para la debida divulgación de las actividades que el Colegio organiza.<br />
e) Recibir, revisar y trasladar vía courier o personalmente, según corresponda, ante la<br />
Plataforma de Servicios asignada, las solicitudes de incorporación.<br />
f) Dar trámite a las denuncias presentadas por los interesados en la zona ante la Unidad de<br />
Fiscalización.<br />
g) Elaborar constancias de colegiación y tramitar constancias de pensión, estados de cuenta y<br />
elaboración de carné de las personas colegiadas.<br />
h) Visitar instituciones educativas en su región y distribuir materiales informativos y oficiales del<br />
Colegio, remitidos por la Junta Directiva, Departamento de Fiscalía o de Comunicaciones.<br />
i) Organizar y facilitar las juramentaciones extraordinarias que se realicen en su región, en<br />
coordinación con la Junta Regional y la Unidad de Incorporaciones de la Fiscalía del Colegio.<br />
j) Salvaguardar eficientemente la documentación de los trámites que le corresponden.<br />
k) Promover y divulgar los servicios que brinda la Corporación a las personas colegiadas y a la<br />
sociedad costarricense.<br />
l) Rendir informes mensuales en sesión de Junta Regional y a quien designe la Junta Directiva.<br />
Estos informes deben ser avalados, firmados y sellados por el presidente de la Junta Regional.<br />
m) Cumplir con el horario de oficina establecido por la Junta Regional, cuando se cuente con<br />
este recurso.<br />
n) Todo aquello que le encomiende la Fiscalía del Colegio o la Junta Directiva.<br />
8. Disposiciones Generales:<br />
a) Los Directores que se ausenten de las sesiones de la Junta Regional, deberán justificar por<br />
escrito su inasistencia ante la Presidencia o la Secretaria de la Junta Regional. En los casos<br />
de ausencia justificada, quien presida o coordine la sesión, indicará a la Secretaria que<br />
deje constancia de ello en el acta correspondiente.<br />
b) Si un directivo llega tarde por más de veinte minutos de la hora convocada o se retira de la<br />
sesión por veinte minutos perderá su derecho a percibir el estipendio, excepto que<br />
comunique en ese tiempo por cualquier medio a la Junta Regional, el motivo excepcional<br />
que le impide llegar al inicio de la sesión y la Junta Regional decidirá si toma en cuenta o<br />
no la justificación.<br />
c) El orden del día será aprobado por la Junta Regional al inicio de la sesión.<br />
d) Los acuerdos o resoluciones serán adoptadas por simple mayoría de los presentes con<br />
derecho a voto, salvo en aquellos casos que por disposición legal, se exija una mayoría<br />
calificada.<br />
e) Los miembros de la Junta Regional presentes en una sesión, votarán de forma afirmativa o<br />
negativa los asuntos sometidos a su conocimiento, cuando quiera razonar su voto para que<br />
así conste en el acta respectiva, solicitará a la Presidencia su consignación, debiendo éste<br />
ordenar la trascripción literal de las manifestaciones realizadas en la sesión.<br />
Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.<br />
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f) Para revocar un acuerdo firme se requerirá mayoría calificada de la totalidad de los<br />
miembros de la Junta Regional.<br />
g) Los miembros de la Junta Regional podrán interponer recursos de revisión contra un<br />
acuerdo. El recurso de revisión contra un acuerdo podrá interponerse hasta tanto no se<br />
haya aprobado el acta respectiva y deberá ser resuelto en la sesión donde se conozca esa<br />
acta. Se establece como excepción los casos de urgencia declarada por el Presidente,<br />
quien podrá decidir resolver el recurso en el acta de presentación o convocar una sesión<br />
extraordinaria para su conocimiento.<br />
h) Las mociones, acuerdos y demás disposiciones aprobadas por la Junta Regional, podrán<br />
revisarse una sola vez, a solicitud de cualquier Director, siempre que la revisión se pida a<br />
más tardar con la revisión del acta. Esta solicitud de revisión deberá resolverse en la misma<br />
sesión donde se conoce el acta para aprobación.<br />
i) Los miembros de la Junta Regional y el Auxiliar de Fiscalía guardarán discrecionalidad sobre<br />
los asuntos que se pongan en conocimiento durante el desarrollo de la sesión. El<br />
incumplimiento a ésta política implica la pérdida de su credencial de directivo.<br />
j) Los acuerdos firmes adquieren su ejecutoriedad al momento de ser tomados por la Junta<br />
Regional. Para efectos de impugnación el plazo correrá al momento de ser tomado o<br />
conocido por los miembros de la Junta Regional para terceros, el plazo se contabilizará a<br />
partir de su notificación.<br />
k) Contra los acuerdos de la Junta Regional, podrá interponerse el recurso de apelación<br />
dentro del tercer día hábil a partir de la aprobación del acta respectiva o de la fecha de<br />
notificación del acuerdo al interesado.<br />
l) La Junta Regional podrá revocar los acuerdos que no hayan sido ejecutados, cuando sea<br />
conveniente para los intereses de la Región o del Colegio o se esté ante actos nulos según<br />
lo establece la Ley General de la Administración Pública, en cuyo caso se requerirá de una<br />
mayoría calificada de los miembros presentes.<br />
El incumplimiento de estas políticas será sujeto a régimen disciplinario.<br />
*** FIN DE LA <strong>POL</strong>ÍTICA ***<br />
Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.<br />
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