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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
JUNTA DIRECTIVA
POLÍTICA: FUNCIONES Y DISPOSICIONES PARA EL DESEMPEÑO DE
LAS JUNTAS REGIONALES
Dirigido a: Juntas Regionales y Auxiliares de Fiscalía.
Número:
POL-JD03
Versión: 01
Enero 2010
Revisado por: Junta Directiva
Fecha de emisión:
16 de Diciembre de 2009
Elaborado por:
Comisión de Revisión de Políticas.
Reemplaza a:
POL/PRO-JD03 versión 2, POL/PRO-JD04 Versión 1
Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria 003-
2010, celebrada el 12 de Enero de 2010, acuerdo No. 03.
OBJETIVO:
Establecer las funciones propias de las Juntas Regionales como órgano colegiado, así como las
funciones específicas de cada puesto directivo y Auxiliares de Fiscalía.
POLÍTICAS GENERALES:
1. Funciones de la Junta Regional:
a) Sesionar en forma ordinaria máximo tres veces al mes y extraordinariamente cuando lo
convoque la presidencia de la Junta Regional. El orden del día para las sesiones
extraordinarias debe ser entregado al menos 24 horas antes de la sesión. Las sesiones
ordinarias serán remuneradas, las extraordinarias no. Para que la Junta Regional pueda
celebrar sus sesiones de trabajo, requerirá la presencia de al menos tres del total de sus
miembros.
b) Participar en el desarrollo de las sesiones que realicen y firmar el registro de asistencia en
cada reunión.
c) Formular y presentar a la Junta Directiva, un plan de trabajo anual, un informe de labores y el
proyecto de presupuesto anual, en el tiempo establecido.
d) Organizar y asistir a la Asamblea Regional Anual.
e) Cumplir y hacer que se cumplan los acuerdos de la Junta Directiva que sean de su
competencia.
f) Cumplir con los fines del Colegio y las normas establecidas en su Ley Orgánica y otra
normativa existente.
g) Promover en las instituciones educativas de su región, actividades como congresos,
capacitaciones, divulgación de información, entre otras, relacionadas con la calidad de la
educación y la adecuada imagen corporativa del Colegio.
h) Coordinar, de acuerdo con las políticas establecidas, acciones de desarrollo de
infraestructura y mantenimiento en el centro de recreo de su región, cuando exista.
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i) Velar por la custodia de los bienes del COLYPRO asignados a la Junta Regional.
j) Utilizar la base de datos del Colegio actualizada en forma responsable, así como contribuir
con la actualización de la misma cada vez que sea necesario.
k) Fijar por acuerdo y comunicar a la Junta Directiva la fecha, hora y lugar donde se llevarán a
cabo las sesiones de trabajo de la Junta Regional, y los cambios que se presenten.
l) Fomentar alianzas estratégicas entre el Ministerio de Educación Pública, universidades y otras
instituciones de la región, para el desarrollo profesional y personal de las personas colegiadas.
m) Gestionar convenios comerciales que aumenten los beneficios de la colegiación.
n) Promover y garantizar la designación de los representantes institucionales, así como trasladar
la respectiva nómina a la Fiscalía, a más tardar en el mes de marzo de cada año, para que
se verifique que todos sean colegiados y que se encuentren al día en sus obligaciones con el
Colegio. Comunicar la nómina definitiva a la Junta Directiva en la primera quincena del mes
de Abril de cada año.
o) Facilitar las gestiones administrativas a las personas colegiadas.
p) Incentivar a los Coordinadores Institucionales el sentido de pertenencia e identificación con
la Corporación, para que comuniquen y promuevan los asuntos de interés para las personas
colegiadas.
q) Supervisar las funciones de la persona asignada para atender la plataforma regional de
servicios.
r) Conocer, aplicar y mantener un archivo actualizado de las políticas y procedimientos de la
Corporación, así como asistir a todas las reuniones o capacitaciones convocadas por la
Junta Directiva.
s) Orientar a las personas interesadas en realizar pagos o donaciones de dinero para que lo
efectúen en las cuentas bancarias del Colegio. Ningún miembro de la Junta Regional está
autorizado para recibir dinero o donación.
t) Gestionar compras de bienes y servicios atendiendo lo establecido en la política
(POL/PRO-PROV-01).
u) Velar para que las juramentaciones extraordinarias se realicen según los lineamientos
establecidos por la Corporación.
2. Funciones de la Presidencia:
a) Elaborar el orden del día de las sesiones.
b) Presidir las asambleas regionales y las sesiones de la Junta Regional.
c) Revisar y firmar conjuntamente con el Tesorero y Fiscal el control de fondos de gastos menores
de Junta Regional. (F-TES02)
d) Representar a la Junta Regional en las diversas actividades de interés corporativo o delegar
esta función a uno de sus compañeros de junta para ese efecto.
e) Presentar un informe en la Asamblea Regional sobre el trabajo realizado por la Junta
Regional.
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f) Decidir con doble voto de calidad en caso de empate en una votación.
g) Velar para que las funciones asignadas a la Junta Regional se cumpla a cabalidad.
3. Funciones de la Secretaría:
a) Levantar el acta de las sesiones y de las asambleas regionales.
b) Custodiar y mantener al día los libros de actas de las asambleas y de las sesiones.
c) Llevar en forma eficiente y ordenada el archivo de la Junta Regional.
d) Firmar las actas, acuerdos y otros documentos de la Junta Regional.
e) Comunicar los acuerdos de la Junta Directiva y la Asamblea a quien corresponda.
f) Dar trámite oportuno a la correspondencia enviada y recibida.
g) Firmar y enviar mensualmente el control de asistencia a sesiones (F-TES06) con los datos
correspondientes a la Recepcionista de de la sede de Alajuela, para el pago de los
estipendios.
4. Funciones de la Tesorería:
a) Administrar adecuadamente según la política (POL/PRO-TES03) el fondo de gastos menores
depositada en la cuenta a nombre del Colegio, asignada a su Junta Regional.
b) Rendir informes financieros en las sesiones de la Junta Regional y la Asamblea Regional.
c) Solicitar facturas proformas cuando se requieran.
d) Gestionar la compra de bienes y servicios de acuerdo con la política (POL/PRO-PROV-01).
e) Revisar y firmar conjuntamente con el Presidente y Fiscal el control de fondos de gastos
menores de Junta Regional (F-TES02).
f) Realizar inventarios semestrales de activos asignados a la Junta Regional e informar por
escrito a la Unidad de Contabilidad del Colegio.
5. Funciones de la Vocalía:
a) Sustituir las ausencias temporales o permanentes de cualquier miembro de la Junta Regional.
b) Realizar todas aquellas funciones que le sean encomendadas por la Junta Regional.
6. Funciones del o la Fiscal Regional:
a) Velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica No. 4770, Reglamentos, acuerdos de Junta
Directiva y de la Junta Regional que sean de su competencia.
b) Velar porque los libros de actas y el archivo se mantengan al día y se lleven en forma
correcta.
c) Asistir a las reuniones de Junta Regional y a las Asambleas Regionales.
d) Denunciar cualquier irregularidad a quien corresponda.
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e) Velar por el cumplimiento de la programación anual de la Junta Regional.
f) Velar por el ejercicio legal, ético y competente de la profesión docente, administrativa y
técnica docente.
g) Velar porque se realicen los inventarios de activos asignados a la Junta Regional.
h) Coordinar con los Auxiliares de Fiscalía las funciones que le fueran asignadas, en aquellas
regiones donde exista este recurso.
i) Revisar y firmar conjuntamente con el Presidente y Tesorero el control de fondos de gastos
menores de Junta Regional (F-TES02)
j) Velar porque las sesiones de la Junta Regional, se lleven a cabo en orden, con el quórum
necesario y se registren las firmas de los asistentes.
k) Brindar asesoría e información regularmente a los representantes institucionales de su región,
para la debida divulgación de las actividades que el Colegio organiza.
l) Recibir, revisar y trasladar vía courier o personalmente, según corresponda, ante la
Plataforma de Servicios asignada, las solicitudes de incorporación.
m) Dar trámite a las denuncias presentadas por los interesados en la zona ante la Unidad de
Fiscalización.
n) Elaborar constancias de colegiación y tramitar constancias de pensión, estados de cuenta y
elaboración de carné de las personas colegiadas.
ñ) Visitar instituciones educativas en su región y distribuir materiales informativos y oficiales del
Colegio, remitidos por la Junta Directiva, Departamento de Fiscalía o de Comunicaciones.
o) Organizar y dirigir las juramentaciones extraordinarias que se realicen en su región, en
coordinación con la Junta Regional y la Unidad de Incorporaciones de la Fiscalía del Colegio.
p) Salvaguardar eficientemente la documentación de los trámites que le corresponden.
q) Promover y divulgar los servicios que brinda la Corporación a las personas colegiadas y a la
sociedad costarricense.
r) Rendir informes mensuales en la sesión de la Junta Regional y a quien designe la Junta
Directiva. Estos informes deben ser avalados, firmados y sellados por el presidente de la Junta
Regional.
s) Cumplir con el horario de oficina establecido por la Junta Regional, cuando se cuente con
este recurso.
t) Todo aquello que le encomiende la Fiscalía del Colegio o la Junta Directiva.
7. Funciones de los Auxiliares de Fiscalía:
a) Asistir a las reuniones de Junta Regional (con voz y sin voto) y a las Asambleas Regionales.
b) Denunciar cualquier irregularidad a quien corresponda.
c) Coadyuvar con el fiscal regional y la Unidad de Fiscalización para el cumplimiento del
ejercicio legal, ético y competente de la profesión.
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d) Brindar asesoría e información de manera regular a los representantes institucionales de su
región, para la debida divulgación de las actividades que el Colegio organiza.
e) Recibir, revisar y trasladar vía courier o personalmente, según corresponda, ante la
Plataforma de Servicios asignada, las solicitudes de incorporación.
f) Dar trámite a las denuncias presentadas por los interesados en la zona ante la Unidad de
Fiscalización.
g) Elaborar constancias de colegiación y tramitar constancias de pensión, estados de cuenta y
elaboración de carné de las personas colegiadas.
h) Visitar instituciones educativas en su región y distribuir materiales informativos y oficiales del
Colegio, remitidos por la Junta Directiva, Departamento de Fiscalía o de Comunicaciones.
i) Organizar y facilitar las juramentaciones extraordinarias que se realicen en su región, en
coordinación con la Junta Regional y la Unidad de Incorporaciones de la Fiscalía del Colegio.
j) Salvaguardar eficientemente la documentación de los trámites que le corresponden.
k) Promover y divulgar los servicios que brinda la Corporación a las personas colegiadas y a la
sociedad costarricense.
l) Rendir informes mensuales en sesión de Junta Regional y a quien designe la Junta Directiva.
Estos informes deben ser avalados, firmados y sellados por el presidente de la Junta Regional.
m) Cumplir con el horario de oficina establecido por la Junta Regional, cuando se cuente con
este recurso.
n) Todo aquello que le encomiende la Fiscalía del Colegio o la Junta Directiva.
8. Disposiciones Generales:
a) Los Directores que se ausenten de las sesiones de la Junta Regional, deberán justificar por
escrito su inasistencia ante la Presidencia o la Secretaria de la Junta Regional. En los casos
de ausencia justificada, quien presida o coordine la sesión, indicará a la Secretaria que
deje constancia de ello en el acta correspondiente.
b) Si un directivo llega tarde por más de veinte minutos de la hora convocada o se retira de la
sesión por veinte minutos perderá su derecho a percibir el estipendio, excepto que
comunique en ese tiempo por cualquier medio a la Junta Regional, el motivo excepcional
que le impide llegar al inicio de la sesión y la Junta Regional decidirá si toma en cuenta o
no la justificación.
c) El orden del día será aprobado por la Junta Regional al inicio de la sesión.
d) Los acuerdos o resoluciones serán adoptadas por simple mayoría de los presentes con
derecho a voto, salvo en aquellos casos que por disposición legal, se exija una mayoría
calificada.
e) Los miembros de la Junta Regional presentes en una sesión, votarán de forma afirmativa o
negativa los asuntos sometidos a su conocimiento, cuando quiera razonar su voto para que
así conste en el acta respectiva, solicitará a la Presidencia su consignación, debiendo éste
ordenar la trascripción literal de las manifestaciones realizadas en la sesión.
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f) Para revocar un acuerdo firme se requerirá mayoría calificada de la totalidad de los
miembros de la Junta Regional.
g) Los miembros de la Junta Regional podrán interponer recursos de revisión contra un
acuerdo. El recurso de revisión contra un acuerdo podrá interponerse hasta tanto no se
haya aprobado el acta respectiva y deberá ser resuelto en la sesión donde se conozca esa
acta. Se establece como excepción los casos de urgencia declarada por el Presidente,
quien podrá decidir resolver el recurso en el acta de presentación o convocar una sesión
extraordinaria para su conocimiento.
h) Las mociones, acuerdos y demás disposiciones aprobadas por la Junta Regional, podrán
revisarse una sola vez, a solicitud de cualquier Director, siempre que la revisión se pida a
más tardar con la revisión del acta. Esta solicitud de revisión deberá resolverse en la misma
sesión donde se conoce el acta para aprobación.
i) Los miembros de la Junta Regional y el Auxiliar de Fiscalía guardarán discrecionalidad sobre
los asuntos que se pongan en conocimiento durante el desarrollo de la sesión. El
incumplimiento a ésta política implica la pérdida de su credencial de directivo.
j) Los acuerdos firmes adquieren su ejecutoriedad al momento de ser tomados por la Junta
Regional. Para efectos de impugnación el plazo correrá al momento de ser tomado o
conocido por los miembros de la Junta Regional para terceros, el plazo se contabilizará a
partir de su notificación.
k) Contra los acuerdos de la Junta Regional, podrá interponerse el recurso de apelación
dentro del tercer día hábil a partir de la aprobación del acta respectiva o de la fecha de
notificación del acuerdo al interesado.
l) La Junta Regional podrá revocar los acuerdos que no hayan sido ejecutados, cuando sea
conveniente para los intereses de la Región o del Colegio o se esté ante actos nulos según
lo establece la Ley General de la Administración Pública, en cuyo caso se requerirá de una
mayoría calificada de los miembros presentes.
El incumplimiento de estas políticas será sujeto a régimen disciplinario.
*** FIN DE LA POLÍTICA ***
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