TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Sena
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Sena
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Dirección General<br />
<strong>TABLA</strong> <strong>DE</strong> <strong>RETENCIÓN</strong> <strong>DOCUMENTAL</strong><br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES <strong>DOCUMENTAL</strong>ES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
1-2025 004 AFILIACIONES<br />
03 Afiliaciones y Novedades a Caja de<br />
Compensación X 3 0 X<br />
Formularios de afiliación<br />
031 CAPACITACION<br />
01 Capacitación especializada<br />
Oferta de Formación en Empresa<br />
Invitación a Funcionarios<br />
Postulación de Aspirantes<br />
Remisión a Empresa del Listado de<br />
Participantes<br />
Informe de Ejecución<br />
X<br />
X 3 0 X<br />
02 Capacitación no Formal X 3 0 X<br />
En Regionales<br />
Solicitud Regional Y Anexos<br />
Propuestas de Capacitación<br />
Solicitud de Concepto A Formación<br />
Profesional<br />
Concepto Técnico<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Los documentos se eliminan porque pierde<br />
vigencia administrativa y no genera valores<br />
secundarios<br />
Se elimina porque carece de valores<br />
secundarios, solo soportan la gestiòn<br />
Se elimina porque carece de valores<br />
secundarios, solo soporta la gestiòn. Las<br />
acciones de capacitación se registran en los<br />
informes anuales de capacitación y los<br />
cetificados de participación se conservan en la<br />
Historia Laboral de los servidores públicos o en<br />
los expedientes de los contratos de trabajadores<br />
oficiales.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN <strong>DOCUMENTAL</strong> DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE <strong>DE</strong> DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano 1<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos<br />
Vo. Bo. Claudia Yazmín Cañas Beltran, Coordinadora Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - probada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
Dirección General<br />
<strong>TABLA</strong> <strong>DE</strong> <strong>RETENCIÓN</strong> <strong>DOCUMENTAL</strong><br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES <strong>DOCUMENTAL</strong>ES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Lista de Participantes<br />
Liquidación de Gasto Para Capacitación<br />
Actas de Compromiso<br />
Solicitud de Traslado Presupuestal<br />
Resolución Traslado<br />
X<br />
Cartas de Invitación<br />
X<br />
Evaluación Del Evento X X X<br />
En Dirección General<br />
Solicitud de de la pendencia<br />
X<br />
Visto bueno de Secretaria General<br />
X<br />
Comunicación de Interés a Ente Capacitador<br />
X<br />
Solicitud de C:D:P<br />
X<br />
Resolución de Autorización<br />
X<br />
Inscripción de participantes<br />
X<br />
Registro Presupuestal<br />
X<br />
Carta de Compromiso Entidad Oferente X<br />
Invitación a Participantes<br />
X<br />
Orden de Viaje<br />
X<br />
Acta de Compromiso<br />
X<br />
Cuenta de cobro<br />
X<br />
Remisión para Pago<br />
X<br />
Legalización de Comisión<br />
X<br />
041 CONVENIOS<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN <strong>DOCUMENTAL</strong> DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE <strong>DE</strong> DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano 2<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos<br />
Vo. Bo. Claudia Yazmín Cañas Beltran, Coordinadora Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - probada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
Dirección General<br />
<strong>TABLA</strong> <strong>DE</strong> <strong>RETENCIÓN</strong> <strong>DOCUMENTAL</strong><br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES <strong>DOCUMENTAL</strong>ES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
07 Convenio Universidades X X 0 20 X X X X<br />
Convocatoria Para Otorgar Apoyos<br />
Formulario De Solicitud De Apoyo<br />
Consolidado de solicitudes recibidas de la<br />
Regionales<br />
Listado provisional de asignación de apoyo<br />
Remisión de listado provisional a las<br />
Universidades<br />
Relación de notas de aspirantes<br />
Listado definitivo de asignación de apoyos<br />
Reporte de contra prestación de servicios<br />
Reporte costos de la matricula<br />
Acta de cruce de cuentas<br />
163 PLANES<br />
02 Planes de Capacitación<br />
Consolidado de necesidades regionales<br />
Consolidado dirección general<br />
Plan nacional de capacitación<br />
165 PRESTAMOS<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X 1 4 X<br />
X<br />
X<br />
Una vez terminado el tiempo de retención se<br />
hace una selección por muestreo cualitativo<br />
y representativo con la misión de la entidad y<br />
se digitaliza.<br />
Documentos administrativos esenciales. Se<br />
conservan totalmente, como evidencia del<br />
cumplimiento de las funciones en soporte<br />
electrónico.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN <strong>DOCUMENTAL</strong> DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE <strong>DE</strong> DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano 3<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos<br />
Vo. Bo. Claudia Yazmín Cañas Beltran, Coordinadora Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - probada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
Dirección General<br />
<strong>TABLA</strong> <strong>DE</strong> <strong>RETENCIÓN</strong> <strong>DOCUMENTAL</strong><br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
01<br />
SERIES <strong>DOCUMENTAL</strong>ES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
Prestamos Calamidad Domestica Y/O<br />
Educativos X 1 0 X X<br />
Soportes de préstamo<br />
Solicitud de capacidad de pago<br />
Capacidad de pago<br />
Autorización de descuento<br />
Pagare<br />
170 PROGRAMAS<br />
Resolución de préstamo<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
03 Programa de Bienestar X X 1 9 X X<br />
Plan de bienestar y socialización<br />
Cronograma de actividades<br />
06 Programas de Inducción<br />
Listado de funcionarios nuevos<br />
Plan de inducción<br />
Invitaciones<br />
Informes de ejecución de la inducción<br />
203 SISTEMA GENERAL <strong>DE</strong> ESTÍMULOS<br />
Convocatorias<br />
Formulario de Inscripción<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X 1 9 X X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
1 4 X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Cumplido el tiempo de retención se elimina en el<br />
archivo de gestión, porque no genera valores<br />
secundarios<br />
Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos<br />
programas de bienestar, que por sus<br />
características hayan marcado un hito histórico<br />
en la entidad.<br />
Documento de trámite, eliminar una vez<br />
cumplido el tiempo de retención<br />
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de<br />
retención se elimina<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN <strong>DOCUMENTAL</strong> DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE <strong>DE</strong> DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano 4<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos<br />
Vo. Bo. Claudia Yazmín Cañas Beltran, Coordinadora Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - probada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
Dirección General<br />
<strong>TABLA</strong> <strong>DE</strong> <strong>RETENCIÓN</strong> <strong>DOCUMENTAL</strong><br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES <strong>DOCUMENTAL</strong>ES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Relación de Inscritos<br />
X<br />
Certificación de Cumplimiento de Requisitos<br />
X<br />
Asignación de Cupos a Regionales<br />
X<br />
Resolución de Asignación de Apoyo<br />
X<br />
Comprobantes de Matricula X X<br />
Certificado de Disponibilidad Presupuestal<br />
X<br />
Certificados de Notas X X<br />
Factura o Cuentas De Cobro X X<br />
104 INFORMES<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
08 Informes de Gestión X 1 4 x<br />
Informes<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Soporta únicamente la gestión anual de la<br />
Entidad. Esta Información está consolidada en<br />
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina<br />
una vez culminado el tiempo de retención.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN <strong>DOCUMENTAL</strong> DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE <strong>DE</strong> DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano 5<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos<br />
Vo. Bo. Claudia Yazmín Cañas Beltran, Coordinadora Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano - probada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
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