manual de gestiÃ³n por procesos de impacto (gpi)

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Para un adecuado seguimiento de un proyecto, hay que organizar desde el principio las reuniones, los talleres y los informes. Hacer un calendario para toda la gestión no es garantía, pero aumenta la probabilidad de que se cumpla con los pasos necesarios. Además, todos pueden planificar mejor su tiempo. Para formular un calendario, se puede considerar los siguientes aspectos: ❙❘ Reuniones mensuales dentro de la segunda semana del mes siguiente. ❙❘ Reuniones trimestrales dentro de la primera semana del mes subsiguiente (una semana antes, se difunden los informes de los procesos a los participantes). ❙❘ Talleres de liderazgo cada semestre (participan el directorio, la gerencia y los involucrados en el proyecto). ❙❘ Taller de evaluación al final de la gestión anual. Además, la documentación del proyecto necesita ser administrada. Para ello, la EPS debe asignar internamente las funciones administrativas de forma clara e inequívoca: ❙❘ Mantener toda la documentación del proyecto (contratos, acuerdos, protocolos, informes,…). ❙❘ Reclamar los datos para el monitoreo de los responsables, juntarlos en una lista y difundirla. ❙❘ Reclamar los informes de las reuniones y difundirlos. ❙❘ Reclamar los insumos para los informes de avance, componer el informe y difundirlo (informes mensuales, trimestrales, y anuales). Esta administración debe reportar directamente al gerente general. 75
2.5 Claves del éxito Las siguientes preguntas pueden servir como base para un autodiagnóstico del propio proceso de cambio. ❙❘ Orientación hacia impactos: • ¿Existe una clara visión de los impactos que tiene el proyecto hacia afuera de la EPS (usuarios, entorno) • ¿Se monitorean los impactos permanentemente y se corrigen los desvíos ❙❘ Disciplina en cumplir con la ejecución del ciclo: • ¿Los líderes han entendido el sentido de las etapas de ciclo y las ejecutan de forma proactiva • ¿Las responsabilidades para la administración de proyecto están claramente asignadas • ¿El sistema de monitoreo produce los datos requeridos a tiempo y en una calidad adecuada • ¿Las reuniones y los informes se hacen en el ritmo indicado ❙❘ Gestión del cumplimiento de las inversiones: • ¿La solicitud para el financiamiento ha sido enviada a tiempo y cumplió con los requisitos previstos ¿Cambios necesarios son comunicados de forma adecuada y a tiempo • ¿Se mantiene un contacto directo con una persona del financiador 76
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