manual de gestión por procesos de impacto (gpi)

Al principio del proceso de mejora en una EPS, por lo general los líderes y los asesores
tienen que “empujar al personal” para que ejecute las tareas planificadas, pero con
el tiempo los responsables ganan cada vez más confianza y seguridad para actuar de
forma proactiva e independiente.
Antes de la ejecución de una subactividad, el responsable debe cumplir con las actividades
previas, asegurando todo lo necesario con respecto a:
• Autorizaciones (procedimientos internos, del municipio, del cliente,…)
• Recursos humanos (compañeros de trabajo o de otras sectores de la EPS,
terceros)
• Recursos materiales (máquinas, herramientas, insumos, elementos de
seguridad, vehículos,…)
• Recursos financieros (dinero en efectivo o recursos presupuestados)
• Informaciones (planes, listas, manuales,…)
La ejecución de una subactividad termina con su registro en el sistema de seguimiento.
Este registro abarca la información sobre la ejecución y también informaciones
sobre los resultados específicos.
En algunos casos, las subactividades incluyen la ejecución de una serie de acciones
que deben ser previamente organizadas para poder obtener el resultado deseado. Es
conveniente considerarlas como “mini-proyectos”. El Anexo 7 presenta un modelo de
“Plan de trabajo” que dispone de los siguientes campos, entre los principales:
Parámetro
Proceso, Línea de acción,
Actividad y Subactividad
Indicador
Procesos relacionados
Acciones
Responsables
Fechas
Estado – comentarios
Descripción
Con estas informaciones se ubica la subactividad en la planificación del
proyecto.
El indicador de una Subactividad indica hasta dónde llega su alcance.
En algunos casos, una Subactividad puede contribuir con sus impactos a
más de un proceso, por lo que el Plan de Trabajo debe prever los procesos
relacionados con dicha subactividad.
Se distinguen todas las acciones necesarias de realizar para el cumplimiento
de la Subactividad.
Nombre del responsable de cada acción.
Indicar la fecha de inicio y la fecha prevista de terminación de cada acción.
Se va complementado durante la ejecución del Plan de Trabajo, para registrar
el estado de cada acción (en ejecución, demorado, finalizada) y/o para
registrar todo tipo de comentario que se considere relevante.
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