manual de gestión por procesos de impacto (gpi)

2.4.1 Planificación
La planificación convierte la comprensión de la situación de la EPS que se ha adquirido
durante el diagnóstico, en medidas concretas para el mejoramiento. Es un
proceso de varios pasos cuyo resultado es una matriz de planificación, donde se
definen todos los detalles de las acciones a realizar.
Al principio de cada gestión 9 , la EPS y los asesores organizan un taller de planificación,
donde participa una gran parte del personal. En este taller se disponen de las
informaciones relevantes y de los actores importantes para tomar las decisiones más
importantes para el mejoramiento de la EPS.
El resultado final de este taller es un documento - la matriz de planificación - que
contesta a todas las preguntas en relación con lo que se sucederá en el proyecto hasta
fines del año:
• ¿Qué se quiere lograr
• ¿Qué se hace
• ¿Cuándo lo hace
• ¿Quién es responsable
• ¿Quién participa
• ¿Qué recursos se necesita
• ¿Qué riesgos hay que considerar
El prerrequisito imprescindible para planificación es un diagnóstico actual. En los
casos donde el lapso de tiempo entre el diagnóstico y la aprobación del proyecto es
largo (ej. entre 6 meses y dos años), es necesario realizar una validación del diagnóstico
con datos actuales antes de entrar en la planificación. Desde la segunda gestión, la
evaluación final del ciclo anual refleja la situación actual de la EPS y reemplaza así la
función del diagnóstico.
En base a los siguientes criterios se puede componer la lista de participantes para el
taller de planificación:
❙❘ La cantidad de personas depende del tamaño de la EPS, es deseable que participen
de todos los niveles y áreas.
9 Es recomendable, que la primera planificación cubra el periodo hasta el fin de año, cuando se planifique un nuevo año
completo.
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