TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Sena

Dirección General
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia
SERIE
CÓDIGO
SUB-
SERIE
SERIES DOCUMENTALES
Tradición
Documental
Retención
(años)
Disposición
Final
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo
Tecnologia de
CT
Conservación
Electró Gestión Central
Original Copia
nico
SF SE M D
S
E
PROCEDIMIENTO
1-6072 173 PERFILES
01 Perfiles de Instructores
Metodología para Elaboración de Perfiles de
Instructores
Consolidado de Programas de Formación
Proyectos de Perfiles
Solicitudes de Ajustes
Perfiles para Contratación de Instructores
Aprobados
Consolidado nacional de Perfiles de
Instructores
Remisión de Perfiles a Regionales y Centros
13 ASPIRANTES A INSTRUCTORES
X 5 0 X
01 Semillero de Aprendices X 5 0 X X
Definición de Requisitos por Redes de
Conocimiento
Protocolo de Requisitos de Aspirante
Listado de Inscritos por Redes de
Conocimiento
Plan de Entrenamiento por Redes de
Conocimiento
Remisión a Regionales y Centros
Consolidado de Candidatos a Instructores
Informe Cualitativo y Cuantitativa de
Semillero de Aprendices
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Documento de trámite, cumplido el tiempo de
retención se pueden eliminar.
Cumplido el tiempo de retención se selecciona
una muestra del 10% y se elimina en el archivo
de gestión porque no soporta valores primarios
ni secundarios.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental
DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL
Grupo de Gestión de Instructores 1
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión Final 2012
Vo. Bo. Hernando Oviedo Vera, Coordinador Grupo de Gestión de Instructores - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.

Dirección General
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia
SERIE
CÓDIGO
SUB-
SERIE
163 PLANES
SERIES DOCUMENTALES
Tradición
Documental
Retención
(años)
Disposición
Final
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo
Tecnologia de
CT
Conservación
Electró Gestión Central
Original Copia
nico
SF SE M D
02 Planes de Capacitación X 1 4 X
Necesidades de capacitación de
Instructores por Redes, Regionales y
Centros
Consolidado Nacional de Necesidades de
Capacitación de Instructores
Plan de Capacitación
Remisión a Regionales y Centros
Informe Consolidado de Capacitación de
Instructores
226 VALORACIÓN DEL DESEMPEÑO
01 Metodología de valoración de Instructores X 5 0 X
Metodología de Evaluación
02 Modelos de valoración de Instructores X 5 0 X
Acto Administrativo Aprobando diseño
Remisión a Regionales y Centros
Informe de aplicación de Pruebas en
Regionales y Centros
03 Planes de mejoramiento de Instructores
Plan de mejoramiento
Pruebas de Valoración
Informe Consolidado de Ejecución
104 INFORMES
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X 5 0 X
X
X
X
X
S
E
PROCEDIMIENTO
Documentos administrativos esenciales. Se
conservan totalmente, como evidencia del
cumplimiento de las funciones en soporte
electrónico.
Eliminar cumplido el tiempo de retención, ya que
no soporta valores secundarios.
Eliminar cumplido el tiempo de retención, ya que
no soporta valores secundarios.
Eliminar cumplido el tiempo de retención, ya que
no soporta valores secundarios.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental
DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL
Grupo de Gestión de Instructores 2
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión Final 2012
Vo. Bo. Hernando Oviedo Vera, Coordinador Grupo de Gestión de Instructores - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.

Dirección General
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia
SERIE
CÓDIGO
SUB-
SERIE
SERIES DOCUMENTALES
Tradición
Documental
Retención
(años)
Disposición
Final
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo
Tecnologia de
CT
Conservación
Electró Gestión Central
Original Copia
nico
SF SE M D
S
E
PROCEDIMIENTO
08 Informes de Gestión
Informes
X 1 4 X
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental
DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL
Grupo de Gestión de Instructores 3
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión Final 2012
Vo. Bo. Hernando Oviedo Vera, Coordinador Grupo de Gestión de Instructores - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.