Informe sietema Control Interno Contable 2010 - Hospital Militar
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INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
VIGENCIA <strong>2010</strong><br />
HOSPITAL MILITAR CENTRAL<br />
OFICINA DE CONTROL INTERNO<br />
Gladys Consuelo Céspedes Martinez<br />
Jefe Oficina <strong>Control</strong> <strong>Interno</strong><br />
Gustavo Adolfo Galvis Parada<br />
Auditor <strong>Interno</strong><br />
Bogotá D.C. 25 de febrero de 2011
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL<br />
HOSPITAL MILITAR CENTRAL<br />
DIRECCIÓN GENERAL<br />
OFICINA DE CONTROL INTERNO<br />
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
Introducción<br />
La evaluación se realizó a los controles existentes en las actividades de<br />
identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de<br />
reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados<br />
contables básicos y demás informes, análisis e interpretación de la<br />
información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que<br />
se hayan implementado en el <strong>Hospital</strong> para el mejoramiento continuo del<br />
proceso contable.<br />
El fundamento normativo para desarrollar esta evaluación se da en<br />
cumplimiento de la Resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría<br />
General de la Nación, la cual adopta el procedimiento de control interno<br />
contable y del reporte anual de la evaluación a la Contaduría General de la<br />
Nación.<br />
Alcance<br />
El informe corresponde al periodo comprendido del 01 de enero al 31 de<br />
diciembre de la vigencia <strong>2010</strong> y evalúa el control interno contable de la<br />
<strong>Hospital</strong> <strong>Militar</strong> Central.<br />
Metodología<br />
Se evaluaron las actividades del proceso contable de las áreas de la<br />
Subdirección de Finanzas y los demás proveedores de la información<br />
contable, mediante inspecciones físicas de los soportes documentales,<br />
visuales, entrevistas y consultas en el Sistema de Información de la Entidad.<br />
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1. EVALUACIÓN CUANTITATIVA.<br />
NÚMERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,39 ADECUADO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,45 ADECUADO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,65 ADECUADO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,06 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,65 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,71 ADECUADO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y<br />
DEMÁS INFORMES 4,76 ADECUADO<br />
1.2.2<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,67 ADECUADO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,02 ADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,02 ADECUADO<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O<br />
RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO<br />
CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
La evaluación de <strong>Control</strong> <strong>Interno</strong> <strong>Contable</strong> de acuerdo a los parámetros<br />
establecidos por la CGN, se obtuvo en resultado de 4.39 puntos sobre 5,<br />
indicando que el CIC es adecuado; permaneciendo esta calificación igual<br />
frente al año anterior.<br />
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2. EVALUACIÓN CUALITATIVA<br />
FORTALEZAS<br />
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El talento humano del nivel profesional y técnico asignado al área<br />
contable cuenta con la experiencia suficiente y conocimiento que permite<br />
liderar las actividades de otras áreas en aspectos contables, dando como<br />
resultado la eficiencia en el proceso.<br />
Cuenta con herramientas técnicas, tecnológicas y un sistema integrado<br />
que permiten que el proceso de generación de la información contable se<br />
haga a través de módulos con sus responsables; así mismo se tiene<br />
clasificada la información para los diferentes usuarios y a nivel general<br />
se pública periódicamente en la página Web de la entidad.<br />
De las revisiones periódicas y el envío de la información contable<br />
mediante CHIP a la Contaduría General de la Nación, el plan de cuentas<br />
se mantiene actualizado.<br />
Los libros de contabilidad se diligencian y se llevan de acuerdo con lo<br />
establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran individualizados en la<br />
contabilidad, así mismo su tratamiento contable.<br />
Durante el año <strong>2010</strong> con el fin de realizar los ajustes correspondientes,<br />
se efectuó la verificación de la propiedad planta y equipo, de 189 áreas<br />
solo quedaron 11 por depurar, un 5,8%. En las Farmacias se realizo al<br />
finalizar el año el inventario físico.<br />
Se ha dado cumplimiento de la elaboración del cálculo actuarial de<br />
pensiones de jubilación a dic/10, los registros de acuerdo con el<br />
procedimiento establecido y el ajuste en años en cumplimiento de los<br />
Artículos 38 y 41 del Decreto 1748 de 1995 y Resolución 1555 de <strong>2010</strong><br />
de la Superintendencia Financiera.<br />
Se dió cumplimiento al proceso de empalme por el cambio del<br />
Representante Legal, para lo cual el Director Saliente efectuó el Acta de<br />
Entrega, presentando los informes financieros con corte 30 de abril/10<br />
como se evidencia en el Tomo 4, folios de 60 al 107.<br />
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Los soportes documentales de los registros contables se encuentran<br />
debidamente organizados y archivados y de fácil ubicación.<br />
DEBILIDADES<br />
Sigue sin darse cumplimiento a la política contable para que se elaboren<br />
y revisen oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los<br />
valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo de las<br />
partidas superiores a seis meses.<br />
El <strong>Hospital</strong> cuenta con un Manual de Políticas <strong>Contable</strong>s sin actualizar<br />
desde diciembre/2009, de igual forma los procedimientos<br />
correspondientes al Proceso Recursos Financieros fueron aprobados en<br />
el 2009.<br />
El uso inadecuado de la cuenta 3235 superávit por donación, como<br />
resultado del traslado de medicamentos de alto costo en custodia,<br />
afectando el patrimonio e inventarios de la entidad.<br />
En cumplimiento de la norma se esta circularizando a entidades sobre<br />
los valores registrados en la contabilidad, pero no se observa efectividad<br />
en la conciliación de la cuentas reciprocas, caso especial con las cuotas<br />
partes pensionales por cobrar y por pagar.<br />
La verificación del inventario físico del Almacén de Insumos <strong>Hospital</strong>arios<br />
no cumplió con el procedimiento establecido de realizar dos conteos<br />
físicos para establecer las diferencias.<br />
No se esta dando cumplimiento a las políticas contables de: garantizar la<br />
actualización permanente de los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable y la realización de autoevaluaciones periódicas para determinar<br />
la efectividad de los controles implementados en cada una de las<br />
actividades.<br />
No se evidencia actualización del Mapa Riesgos del Proceso Recursos<br />
Financieros, que permita mitigar los riesgos.<br />
Con la Resolución 750 de diciembre 02 de 2008 se creó el Comité<br />
Técnico de Sostenibilidad <strong>Contable</strong>; sin que se haya observado<br />
cumplimiento de sus funciones y acciones desde su creación hasta<br />
diciembre/10.<br />
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No se ha cumplido a cabalidad la política interna se indica que las<br />
transacciones o hechos económicos deberán ser registrados<br />
diariamente, lo que genera que el cierre no se haga en tiempo real o al<br />
día.<br />
AVANCES<br />
Se está mejorando en la identificación de las partidas conciliatorias<br />
bancarias superior a seis meses, sin embargo aún persisten debilidades<br />
en la depuración de las partidas del 2009 y primer semestre <strong>2010</strong>.<br />
Se ha mejorado en la calidad de los soportes que originan las<br />
operaciones, en especial con la generación de actas de las diferentes<br />
conciliaciones realizadas entre el área contable y las demás áreas.<br />
Se esta dando aplicación a la publicidad periódica de la información<br />
contable en la pagina Web de la entidad para conocimiento de todos los<br />
usuarios.<br />
RECOMENDACIONES<br />
Establecer un procedimiento contable para la recepción y despacho de<br />
los medicamentos de alto costo suministrados por las Fuerzas <strong>Militar</strong>es,<br />
que no afecte los inventarios y el patrimonio de la entidad, como es el<br />
con el uso de las cuentas de orden acreedoras; así mismo este tendrá<br />
que ser documentado y aprobado por el Comité Técnico de<br />
Sostenibilidad de la Información Financiera.<br />
Establecer los requisitos documentales que se deben tener en cuenta<br />
para las donaciones de muebles y enseres efectuadas por las empresas<br />
privadas y personas naturales.<br />
Establecer un cronograma concertado con las otras entidades del<br />
gobierno y se de cumplimiento para conciliar las cuentas reciprocas, en<br />
especial las cuotas partes pensionales a favor y en contra, y se<br />
determinen los valores por las partes, para que se de tramite al cobro y<br />
pago de las mismas.<br />
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Realizar reuniones periódicas del Comité Técnico de Sostenibilidad de<br />
la Información Financiera, con el fin de dar cumplimiento a las funciones<br />
establecidas de acuerdo con la norma.<br />
Actualizar y dar cumplimiento del Manual de Políticas <strong>Contable</strong>s teniendo<br />
en cuenta la evaluación realizada.<br />
Brigadier General RICARDO GOMEZ NIETO<br />
Director General de Entidad Descentralizada adscrita del<br />
Sector Defensa<br />
GLADYS CONSUELO CÉSPEDES MARTINEZ<br />
Jefe Oficina <strong>Control</strong> <strong>Interno</strong><br />
Proyecto: Gustavo Adolfo Galvis Parada - Auditor<br />
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Anexo A. Cuestionario de Evaluación de <strong>Control</strong> <strong>Interno</strong> <strong>Contable</strong><br />
NOTA: El contenido de la calificación de las preguntas de este cuestionario con las<br />
respectivas observaciones es el mismo que se remitió en línea a la Contaduría General de<br />
la Nación a través del aplicativo SCHIP el día 25 de Febrero 2011. Los valores<br />
Los valores calculados de cada uno de los ítems son calculados directamente por el<br />
aplicativo CHIP, teniendo en cuenta que solo admite números enteros, la calificación<br />
pueden diferir, sin cambiar la calificación global.<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CALIFICACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,39<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,45<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,65<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
Se tienen debidamente identificados los<br />
productos del proceso contable que deben<br />
suministrarse a las demás áreas de la<br />
entidad y a los usuarios externos?<br />
Se tienen debidamente identificados los<br />
productos de los demás procesos que se<br />
constituyen en insumos del proceso<br />
contable?<br />
Se tienen identificados en la entidad los<br />
procesos que generan transacciones,<br />
hechos y operaciones y que por lo tanto se<br />
constituyen en proveedores de información<br />
del proceso contable?<br />
Existe una política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones<br />
realizados en cualquier dependencia del ente<br />
público, son debidamente informados al área<br />
contable a través de los documentos fuente<br />
o soporte?<br />
Se cumple la política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones<br />
realizados en cualquier dependencia del ente<br />
público, son debidamente informados al área<br />
contable a través de los documentos fuente<br />
o soporte?<br />
Los hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales realizados por la<br />
entidad contable pública son de fácil y<br />
confiable medición monetaria?<br />
Las cifras existentes en los estados,<br />
informes y reportes contables se encuentran<br />
soportadas con el documento idóneo<br />
correspondiente?<br />
4,00<br />
5,00<br />
5,00<br />
4,50<br />
5,00<br />
5,00<br />
4,50<br />
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OBSERVACIONES<br />
Se tienen establecidos los siguientes productos:<br />
Balance General, Estado de la Situación Financiera,<br />
Económica y Social; Estado de Cambios en el<br />
Patrimonio y las Notas a los Estados Financieros; sin<br />
que se haya elaborado el Estado de Flujo de<br />
Efectivo, el cual hace parte de la Estructuración de<br />
los Estados <strong>Contable</strong>s Básicos según el Manual de<br />
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.<br />
Se tienen plenamente identificados y están<br />
relacionados dentro del Manual de Políticas<br />
<strong>Contable</strong>s Internas.<br />
Los procesos que generan información contable se<br />
dan a través de los módulos del sistema de<br />
información: Cartera, Facturación, Talento Humano,<br />
Inventarios, Presupuesto, Tesorería, Activos Fijos y<br />
Pagos (cuentas por pagar)<br />
Se cuenta con la política en donde todas las<br />
dependencias que generan información, deben<br />
reportar y entregar a Área de Contabilidad todos los<br />
soportes de las transacciones, pero no se refiere a la<br />
calidad de los soportes, como el caso de las<br />
donaciones de bienes y los documentos que<br />
soportan la elaboración de los inventarios físicos de<br />
los Almacenes y las Farmacias.<br />
Los hechos económicos son reconocidos bajo la<br />
moneda legal colombiana, cifras que son aclaradas<br />
en las notas a los estados financieros según se<br />
considere.<br />
Si, excepto en los documentos de algunas<br />
donaciones de equipos que no se encuentran las<br />
actas del valor de la donación y en los inventarios<br />
físicos de fin de año del Almacén de Insumos<br />
<strong>Hospital</strong>arios en donde se realizó solo un conteo.<br />
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8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
Son adecuadas y completas las<br />
descripciones que se hacen de las<br />
transacciones, hechos u operaciones en el<br />
documento fuente o soporte?<br />
Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable<br />
conocen suficientemente las normas que<br />
rigen la administración pública?<br />
Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable<br />
conocen suficientemente el Régimen de<br />
Contabilidad Pública aplicable para la<br />
entidad?<br />
Los hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales que han sido objeto<br />
de identificación están soportados en<br />
documentos idóneos y de conformidad con la<br />
naturaleza de los mismos?<br />
Los documentos fuente que respaldan los<br />
hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales contienen la información<br />
necesaria para realizar su adecuada<br />
identificación?<br />
Los hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales que han sido objeto<br />
de identificación fueron interpretados de<br />
conformidad con lo establecido en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
3,50<br />
5,00<br />
5,00<br />
5,00<br />
5,00<br />
4,00<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,65<br />
22<br />
23<br />
24<br />
25<br />
26<br />
27<br />
28<br />
Se realizan periódicamente conciliaciones y<br />
cruces de saldos entre las áreas de<br />
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y<br />
demás áreas y/o procesos de la entidad?<br />
Se realizan periódicamente tomas físicas de<br />
bienes, derechos y obligaciones y se<br />
confronta con los registros contables para<br />
hacer los ajustes pertinentes?<br />
Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan<br />
adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas?<br />
Se hacen verificaciones periódicas para<br />
comprobar que los registros contables se<br />
han efectuado en forma adecuada y por los<br />
valores correctos?<br />
Se efectúan los registros contables en forma<br />
cronológica y guardando el consecutivo de<br />
los hechos, transacciones u operaciones<br />
realizadas, cuando a este último haya lugar?<br />
Se generan listados de consecutivos de<br />
documentos para hacer verificaciones de<br />
completitud de registros?<br />
Se conoce y aplica los tratamientos<br />
contables diferenciales existentes entre<br />
entidades de gobierno general y empresas<br />
4,50<br />
3,75<br />
4,00<br />
4,50<br />
5,00<br />
5,00<br />
Las restricciones en los campos de la base<br />
información, solo permite registrar datos básicos; no<br />
incorporándose la información necesaria en los<br />
comprobantes de contabilidad, para que sea mas<br />
comprensible la transacción.<br />
Se cuenta con personal con experiencia.<br />
El personal del Área de Contabilidad tiene<br />
conocimiento normativo, los cuales lideran las<br />
actividades de las otras áreas en cuanto a los<br />
procedimientos contables que se deben aplicar.<br />
Los hechos económicos, financieros y sociales se<br />
encuentran soportados con documentos idóneos.<br />
Las operaciones han sido interpretados de acuerdo<br />
con el Régimen de Contabilidad Pública; excepto lo<br />
relacionado con el recibo medicamentos de alto costo<br />
del Batallón de Servicios 21 del Ejercito Nacional,<br />
registrados como un superávit por donación en la<br />
cuenta de Patrimonio 3235, cuando no corresponde<br />
a ésta, sin que se evidencie el documento origen de<br />
esta transacción, para determinar su registro<br />
contable.<br />
Se evidenciaron conciliaciones del Área de<br />
Contabilidad con las Áreas de Cartera, Activos Fijos,<br />
Talento Humano, Cuentas por Pagar y la Oficina<br />
Asesora Jurídica, de las cuales se elaboran las<br />
respectivas actas de las acciones a tomar, no se<br />
observó conciliaciones con Presupuesto.<br />
Durante el año <strong>2010</strong> con el fin de realizar los ajustes<br />
correspondientes, se efectuó la verificación de la<br />
propiedad planta y equipo, de 189 áreas solo<br />
quedaron 11 por depurar, un 5,8%. En las Farmacias<br />
se realizo al finalizar el año el inventario físico. Para<br />
el caso de los Almacenes solamente efectuaron un<br />
conteo, debido a la falta de cumplimiento de los<br />
procedimientos.<br />
Si, excepto el uso dado a la cuenta 3235 superávit<br />
por donación en cuanto a la entrega de<br />
medicamentos de MDN<br />
Las revisiones son realizadas por el Área de<br />
Contabilidad cada vez que realiza las conciliaciones<br />
con las diferentes áreas proveedoras de la<br />
información contable.<br />
La fecha y consecutivo de la transacciones las<br />
suministra automáticamente el sistema de<br />
información.<br />
El sistema de información los suministra.<br />
5,00 Los tratamientos contables se aplican de acuerdo a<br />
lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación.<br />
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9
29<br />
30<br />
31<br />
32<br />
33<br />
públicas?<br />
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL<br />
HOSPITAL MILITAR CENTRAL<br />
DIRECCIÓN GENERAL<br />
OFICINA DE CONTROL INTERNO<br />
El proceso contable opera en un ambiente<br />
de sistema de integrado de información y<br />
este funciona adecuadamente?<br />
Son adecuadamente calculados los valores<br />
correspondientes a los procesos de<br />
depreciación, provisión, amortización,<br />
valorización, y agotamiento, según aplique?<br />
Los registros contables que se realizan<br />
tienen los respectivos documentos soportes<br />
idóneos?<br />
Para el registro de las transacciones, hechos<br />
u operaciones se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
Los libros de contabilidad se encuentran<br />
debidamente soportados en comprobantes<br />
de contabilidad?<br />
4,50 Si, excepto que los Módulos de Jurídica y Costos no<br />
están integrados.<br />
Los cálculos se encuentran parametrizados en el<br />
sistema de información, los cuales son generados<br />
automáticamente; lo correspondiente a valorización<br />
4,50 terrenos y edificios se realiza técnicamente<br />
periódicamente; para el caso de las inversiones no se<br />
ha ajustado el software para que genere los<br />
rendimientos financieros.<br />
5,00 Las operaciones que realiza la entidad, cuenta con<br />
los respectivos soportes.<br />
5,00 Las operaciones cuentan con los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad.<br />
5,00 Se encuentran debidamente soportados por los<br />
respectivos comprobantes.<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,71<br />
1.2.1<br />
ELABORACIÓN DE ESTADOS<br />
CONTABLES Y DEMÁS INFORMES<br />
4,76<br />
Se elaboran y diligencian los libros de<br />
34<br />
contabilidad de conformidad con los<br />
5,00<br />
parámetros establecidos en el Régimen de<br />
Se llevan de conformidad a los establecidos en el<br />
Contabilidad Pública?<br />
Régimen de Contabilidad Publica.<br />
Las cifras contenidas en los estados,<br />
35 informes y reportes contables coinciden con<br />
los saldos de los libros de contabilidad?<br />
5,00 Las cifras son las reflejadas en los saldos en libros al<br />
cierre de la vigencia/10<br />
36<br />
Se siguen presentando algunas fallas técnicas tales<br />
Se efectúa el mantenimiento, actualización y<br />
como la generación de reportes e informes, sin<br />
parametrización necesarios para un<br />
4,00 embargo no han sido de impacto que generen<br />
adecuado funcionamiento del aplicativo<br />
perdida de información; las terminales no son<br />
utilizado para procesar la información?<br />
actualizadas periódicamente.<br />
37<br />
38<br />
39<br />
40<br />
1.2.2<br />
41<br />
42<br />
Se elaboran oportunamente los estados,<br />
informes y reportes contables al<br />
representante legal, a la Contaduría General<br />
de la Nación, a los organismos de<br />
inspección, vigilancia y control, y a los<br />
demás usuarios de la información?<br />
Las notas explicativas a los estados<br />
contables cumplen con las formalidades<br />
establecidas en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
El contenido de las notas a los estados<br />
contables revela en forma suficiente la<br />
información de tipo cualitativo y cuantitativo<br />
físico que corresponde?<br />
Se verifica la consistencia entre las notas a<br />
los estados contables y los saldos revelados<br />
en los estados contables?<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN<br />
Se presentan oportunamente los estados,<br />
informes y reportes contables al<br />
representante legal, a la Contaduría General<br />
de la Nación, y a los organismos de<br />
inspección, vigilancia y control?<br />
Se publica mensualmente en lugar visible y<br />
de fácil acceso a la comunidad el balance<br />
5,00<br />
5,00<br />
4,30<br />
“Nuestro Reto la Excelencia en Salud”<br />
controlinterno@hospitalmilitarcentral.gov.co<br />
Es reportada oportunamente a la Contaduría General<br />
de la Nación, a la Contraloría General de la<br />
República y demás órganos de control y usuarios de<br />
la información; se publica mensualmente en la página<br />
Web de la entidad.<br />
Cumplen con lo establecido en el RCP<br />
Se ha mejorado en la revelación de los hechos<br />
económicos, sin embargo continua presentando<br />
debilidades en el Efectivo, ya que no se indica la<br />
antigüedad de las partidas pendientes por conciliar<br />
por $ 101.02 millones que fueron incorporadas en la<br />
cuenta 290580; sin darse cumplimiento a la política<br />
establecida, observándose partidas del año 2009 y<br />
primer semestre de <strong>2010</strong>.<br />
5,00 Son consistentes con los saldos revelados en los<br />
Estados.<br />
4,67<br />
5,00 Se esta dando cumplimiento.<br />
5,00<br />
Periódicamente se viene publicando en la página<br />
Web institucional los estados financieros certificados.<br />
10
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL<br />
HOSPITAL MILITAR CENTRAL<br />
DIRECCIÓN GENERAL<br />
OFICINA DE CONTROL INTERNO<br />
general y el estado de actividad financiera,<br />
económica, social y ambiental?<br />
43<br />
Se utiliza un sistema de indicadores para<br />
analizar e interpretar la realidad financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad?<br />
4,00<br />
La información contable se acompaña de los<br />
44<br />
respectivos análisis e interpretaciones que<br />
facilitan su adecuada comprensión por parte<br />
4,00<br />
de los usuarios?<br />
45<br />
La información contable es utilizada para<br />
cumplir propósitos de gestión?<br />
5,00<br />
Se asegura la entidad de presentar cifras<br />
46 homogéneas a los distintos usuarios de la 5,00<br />
información?<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,02<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,02<br />
47<br />
Se identifican, analizan y se le da tratamiento<br />
adecuado a los riesgos de índole contable de<br />
la entidad en forma permanente?<br />
3,00<br />
48<br />
49<br />
50<br />
51<br />
52<br />
53<br />
54<br />
55<br />
56<br />
57<br />
58<br />
Existe y funciona una instancia asesora que<br />
permita gestionar los riesgos de índole<br />
contable?<br />
Se realizan autoevaluaciones periódicas<br />
para determinar la efectividad de los<br />
controles implementados en cada una de las<br />
actividades del proceso contable?<br />
Se han establecido claramente niveles de<br />
autoridad y responsabilidad para la ejecución<br />
de las diferentes actividades del proceso<br />
contable?<br />
Las políticas contables, procedimientos y<br />
demás prácticas que se aplican internamente<br />
se encuentran debidamente documentadas?<br />
Los manuales de políticas, procedimientos y<br />
demás prácticas contables se encuentran<br />
debidamente actualizados, y sirven de guía u<br />
orientación efectiva del proceso contable?<br />
Se evidencia por medio de flujogramas, u<br />
otra técnica o mecanismo, la forma como<br />
circula la información a través de la entidad y<br />
su respectivo efecto en el proceso contable<br />
de la entidad?<br />
Se ha implementado y ejecuta una política<br />
de depuración contable permanente y de<br />
sostenibilidad de la calidad de la<br />
información?<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se<br />
encuentran debidamente individualizados en<br />
la contabilidad, bien sea por el área contable<br />
o en bases de datos administradas por otras<br />
dependencias?<br />
Los costos históricos registrados en la<br />
contabilidad son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo<br />
dispuesto en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
Se cuenta con un área contable<br />
debidamente estructurada de conformidad<br />
con la complejidad, desarrollo tecnológico y<br />
estructura organizacional de la entidad?<br />
Los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable cumplen con los requerimientos<br />
2,00<br />
2,00<br />
5,00<br />
5,00<br />
4,00<br />
“Nuestro Reto la Excelencia en Salud”<br />
controlinterno@hospitalmilitarcentral.gov.co<br />
Se evidencian indicadores, pero no se efectúa el<br />
análisis de la situación financiera, económica y<br />
social.<br />
Los estados contables son acompañados de las<br />
Notas de carácter general y especifico, observando<br />
un breve recuento de la cuenta y el valor; pero se<br />
presentan debilidades en el análisis financiero.<br />
Es utilizada para análisis y cumplir propósitos de<br />
gestión<br />
La información contable presenta cifras homogéneas.<br />
No se evidencia actualización del Mapa Riesgos del<br />
Proceso Recursos Financieros, que permita mitigar<br />
los riesgos.<br />
Teniendo en cuenta que mediante Resolución 750 de<br />
diciembre 02 de 2008 se creó el Comité Técnico de<br />
Sostenibilidad <strong>Contable</strong>; nunca se ha reunido para<br />
ejercer sus funciones.<br />
No se encontraron evidencias de la autoevaluaciones<br />
realizadas.<br />
Se cuenta con niveles de autoridad y<br />
responsabilidad.<br />
Se cuenta con la normatividad dada por la CGN y el<br />
Manual de Políticas <strong>Contable</strong>s aprobado mediante<br />
Resolución 876 del 11 de diciembre de 2009.<br />
El <strong>Hospital</strong> cuenta con un Manual de Políticas<br />
<strong>Contable</strong>s sin actualizar desde diciembre/2009, de<br />
igual forma los procedimientos correspondientes al<br />
Proceso Recursos Financieros fueron aprobados en<br />
el 2009.<br />
5,00 Esta contemplado en los procedimientos de las área<br />
proveedoras de la información y en el Manual de<br />
Políticas contables.<br />
Se encuentra en el Manual de Políticas <strong>Contable</strong>s, se<br />
esta circularizando trimestralmente solo las cuentas<br />
2,80 reciprocas, pero no se esta evidenciando efectividad<br />
en las conciliaciones con otras entidades,<br />
especialmente con las cuotas partes pensionales.<br />
5,00<br />
5,00<br />
5,00<br />
5,00<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran<br />
individualizados en la contabilidad.<br />
El Área de Contabilidad cuenta con la estructura<br />
indicada.<br />
Los funcionaros del área contable cuentan con la<br />
experiencia y antigüedad en el cargo.<br />
11
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL<br />
HOSPITAL MILITAR CENTRAL<br />
DIRECCIÓN GENERAL<br />
OFICINA DE CONTROL INTERNO<br />
59<br />
60<br />
61<br />
62<br />
técnicos señalados por la entidad de acuerdo<br />
con la responsabilidad que demanda el<br />
ejercicio de la profesión contable en el sector<br />
público?<br />
Se ha implementado una política o<br />
mecanismo de actualización permanente<br />
para los funcionarios involucrados en el<br />
proceso contable y se lleva a cabo en forma<br />
satisfactoria?<br />
Se producen en la entidad informes de<br />
empalme cuando se presentan cambios de<br />
representante legal, o cambios de contador?<br />
Existe una política para llevar a cabo en<br />
forma adecuada el cierre integral de la<br />
información producida en todas las áreas o<br />
dependencias que generan hechos<br />
financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales?<br />
Los soportes documentales de los registros<br />
contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad<br />
con las normas que regulan la materia?<br />
2,50<br />
5,00<br />
3,00<br />
5,00<br />
Aunque existe la política de actualización, no se dio<br />
cumplimiento a las capacitaciones del personal del<br />
Área <strong>Contable</strong> y de otras áreas involucrado en el<br />
proceso contable y en la emisión de instructivos<br />
contables por parte del Contador del <strong>Hospital</strong>.<br />
En mayo de <strong>2010</strong> se presentó cambio del<br />
Representante Legal, para lo cual el Director Saliente<br />
efectuó el Acta de Entrega, presentando los informes<br />
financieros con corte 30 de abril/10 como se<br />
evidencia en el Tomo 4, folios de 60 al 107.<br />
En la política interna se indica que las transacciones<br />
o hechos económicos deberán ser registrados<br />
diariamente, sin embargo esta no se cumple a<br />
cabalidad, la falta de oportunidad de los registros<br />
hacen que el proceso se atrase, lo que genera que el<br />
cierre no se haga en tiempo real o al día.<br />
Se evidencia organización y archivo de los<br />
documentos que soportan los registros contables<br />
“Nuestro Reto la Excelencia en Salud”<br />
controlinterno@hospitalmilitarcentral.gov.co<br />
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