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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
POLITICA Y PROCEDIMIENTO: INGRESOS ECONOMICOS
Número:
POL/PRO-TES04
Versión: 3
Diciembre 2012
Dirigido a: Órganos y colaboradores.
Revisado por: Comisión de Revisión de Políticas
Fecha de emisión:
26 de Mayo de 2010
Elaborado por:
Encargada de la Unidad de Tesorería
Reemplaza a: POL/PRO-TES11 versión 5,
POL/PRO-TES12 versión 1, POL-TES13 versión 1 y
POL-TES04 versión 2.
Aprobado para entrar en vigencia: Sesión
ordinaria 061-2010, celebrada el 05-07-10,
Acuerdo 06.
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos necesarios para la administración de los ingresos recibidos por el
Colegio.
POLÍTICAS GENERALES:
1. Todo ingreso económico será respaldado por un comprobante de recibo, emitido por el
cajero. Dicho documento no debe presentar tachones, entrerrenglonaduras u otras
alteraciones que hagan dudar de su veracidad. Los valores deben ser custodiados en la caja
fuerte, mientras se realiza el depósito bancario.
2. Todos los ingresos económicos se depositarán a la cuenta bancaria del Colegio designada y
bajo ninguna circunstancia serán utilizados para compras u otros fines, tales como: cambio de
cheques, “vuelto” de un pago realizado con un cheque, etc.
3. Los sobrantes y faltantes en los ingresos realizados no serán neteados (compensados); el
sobrante será depositado en la cuenta del Colegio y el faltante debe ser reintegrado por el
cajero.
4. El cajero y la persona asignada son responsables de revisar los depósitos y/o tulas, así como de
reponer los faltantes reportados por el Banco.
5. Con respecto a los ingresos recaudados durante el día serán depositados al banco de la
siguiente manera:
a) Si no supera lo establecido en el artículo 23 inciso g de la Ley Orgánica 4770 traído a
valor presente, se custodiará en la caja fuerte hasta completar dicho monto, el cual
será enviado a depositar con un mensajero del Colegio.
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) Si no supera el monto establecido en el inciso anterior multiplicado por tres será
depositado por el mensajero del Colegio.
c) Si el monto a depositar es superior al establecido en el inciso anterior se depositará por
medio de la transportadora de valores.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Los ingresos generados en los centros de recreo serán trasladados de la siguiente manera:
a) Centro de Recreo Alajuela: el chequeador de casetilla entregará al cajero el dinero y
comprobantes de recibo, el mismo día que fueron percibidos o a más tardar el día hábil
siguiente, antes de las 9:00 a.m. Los ingresos recibidos durante el fin de semana serán
depositados el día martes en el horario establecido.
b) En temporada alta (vacaciones en diciembre y enero, Semana Santa, vacaciones de
quince días en julio) los encargados de los centros de recreo, deben realizar al menos
un depósito por semana o cuando se complete el monto máximo por erogación
establecido para pagos por caja chica.
c) En temporada baja (meses restantes) al menos un depósito cada quince días o cuando
se complete el monto máximo por erogación establecido para pagos por caja chica,
esto a la cuenta corriente del Colegio suministrada por la Unidad de Tesorería, se debe
indicar lo que se está depositando (numeraciones de recibos y tiquetes).
2. El encargado de los centros de recreo custodia los tiquetes, recibos y dinero en efectivo en un
lugar seguro.
3. Siempre que el Oficial de Plataforma de Alajuela preste un servicio de reservación de cabina, o
confección de carné familiar, debe solicitar el comprobante de recibo que compruebe el
pago realizado en la caja del Colegio, si la reservación es vía telefónica el colegiado debe
enviar el depósito por fax.
4. La Unidad de Tesorería realizará arqueos periódicos del fondo de trabajo, valores recibidos,
tiquetes y comprobantes de recibos en blanco, en los centros de recreo al menos 3 veces al
año, o cuando se considere necesario.
5. Los comprobantes de depósitos realizados por la transportadora de valores serán retirados del
banco, al menos dos veces por semana.
6. El cajero es responsable de cumplir con el protocolo de seguridad establecido en la POL-DEJ 01
***FIN DE LA POLÍTICA***
DESCRIPCIÓN SUBPROCEDIMIENTO: INGRESOS ECONOMICOS EN LAS SEDES
No. Actividades Responsable
1. Recibe los pagos en efectivo, tarjeta, cheque y trasferencias
correspondientes a cuotas de colegiatura, préstamos, incorporaciones,
alquiler de cabinas, alquiler de salón, alquiler de bar y restaurante entre
otros, y emite un comprobante de recibo en cada caso.
2. Sella el recibo de dinero (original y copia) emitido con la leyenda de
cancelado y la fecha del día. Entrega el original y conserva la copia
como comprobante del ingreso del dinero, en el caso de recibos por
concepto de incorporación imprime uno adicional, para que conste en
el expediente de la persona que realiza el pago.
Cajero
Cajero
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3. Si por alguna razón se anula un recibo se debe sellar con dicha
indicación y adjuntar el original y la copia anulada, además de
presentarse en el resumen de ingresos del día.
4. Verifica las características físicas y seguridades de cada billete para
determinar su validez (tamaño, textura, marca de agua, registro
perfecto, figura precolombina, según cada caso) si hay dudas con
respecto a su legitimidad se revisa en la máquina detectora de billetes
falsos.
5. Endosa los cheques recibidos como pago en el momento de recibirlos
con el sello que indica, “Depositar únicamente a la cuenta corriente
No_______, con la cuenta corriente a la que corresponda el pago. Dicho
importe quedará como una cuenta por pagar hasta que el cheque se
haga efectivo.
6. Confronta los pagos realizados con tarjeta, con la cédula de identidad
de la persona que va a realizar el pago, verificando que la firma de la
cédula de identidad coincida con la del voucher.
7. Tramita el cobro máximo (20 días plazo) de los pagos realizados por
tarjeta en forma manual, si se da el vencimiento de algún voucher este
deberá responder por el importe del mismo.
Cajero
Cajero
Cajero
Cajero
Cajero
DESCRIPCIÓN SUBPROCEDIMIENTO: CIERRE DE INGRESO DIARIO
1. Realiza, al día siguiente, el resumen de ingresos para lo cual emite del Cajero
sistema el reporte de ingresos diarios con la fecha del día anterior,
verifica el consecutivo de los recibos y la distribución que realizó el
sistema de los mismos.
2. Realiza el cierre de la máquina de tarjetas y saca copia a los Voucher. Cajero
3. Compara el total de efectivo que muestra el reporte con el efectivo en
caja, imprime el reporte y lo archiva en un fólder en conjunto con los
recibos, posteriormente procede a realizar el depósito del dinero.
Cajero
DESCRIPCIÓN SUBPROCEDIMIENTO: REVISION DEL INGRESO
1. Lleva a cabo una detallada revisión de los ingresos de ambas Sedes,
(consecutivo de recibos, sumatoria de recibos, # de documento de las
transferencias, total de tarjetas, entre otros)
2. Alimenta el auxiliar de ingresos con el consecutivo de los recibos y
depósitos emitidos
3. Compara en forma diaria y documentada que el mismo monto del
depósito sea el que ingrese a la cuenta bancaria y controla la cantidad
de días entre el día del ingreso y la fecha del depósito en la cuenta
bancaria, posteriormente los traslada al Departamento de Contabilidad
para su registro correspondiente.
Auxiliar de
Tesorería
Auxiliar de
Tesorería
Auxiliar de
Tesorería
DESCRIPCIÓN SUBPROCEDIMIENTO: CONTROLES SOBRE INGRESO
1. Traslada mensualmente los auxiliares de control de consecutivos de
recibos y depósitos, además el auxiliar de los depósitos registrados en las
cuentas corrientes a la Jefatura de Tesorería para su revisión.
2. Revisa (que no se presenten saltos de consecutivos y aclara cualquier
situación especial que se observe) y firma los auxiliares que maneja la
auxiliar de Tesorería y toma las medidas necesarias en el caso de que se
presente alguna irregularidad.
12. Lleva un auxiliar con el consecutivo de recibos manuales que utilizan los
cajeros y mensajeros y realiza arqueos periódicos de estos documentos.
Auxiliar de
Tesorería
Encargada de
Tesorería
Auxiliar de
Tesorería
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DESCRIPCIÓN SUBPROCEDIMIENTO REVISIÓN DE DEPOSITOS
No. Actividad Responsable
1. Presenta a la a la Auxiliar de Tesorería, el ingreso del día, el efectivo en un
sobre de manila con el depósito del banco correspondiente, la planilla
debidamente completada, la bolsa de seguridad y el libro de control de
depósitos en donde debe estar anotada: la fecha en que se envía el
depósito, el número de la bolsa, el número de depósito(s), el monto y la
firma de la persona encargada de revisar la bolsa de seguridad.
2. Cuenta conjuntamente con el cajero el dinero y verifica que en el ingreso
del día, en la boleta de depósito, en la planilla de la transportadora y en el
libro de control se refleje el mismo monto.
3. Introduce el depósito revisado en la bolsa de seguridad (tula) que
suministra la Transportadora de Valores, la cual debe ser sellada en
presencia de los dos.
4. Firma el libro de control y la planilla de la Transportadora en conjunto con el
cajero, en señal de responsabilidad por el dinero entregado.
Cajero
Auxiliar de
Tesorería/
Encargado de
Plataforma S.J.
Cajeros/
Auxiliar de
Tesorería/
Encargado de
Plataforma de San
José
Auxiliar de
Tesorería/
Encargado de
Plataforma de San
José / Cajeros
5. Informa a la transportadora cuando hay depósito Cajeros
6. Resguarda la bolsa de seguridad en la caja fuerte de cada centro de
trabajo, debe informar a la empresa contratada para el transporte de
valores cuando hay depósito y espera que pase.
7. Solicita la firma en la planilla correspondiente en señal de recibido y el retiro
de la bolsa de seguridad para que se realice el depósito respectivo.
8. Completa el formulario de mensajería para enviar el dinero con el
mensajero, recaudado en la caja cuando cumpla con la Política General
5 inciso a y b de esta política.
9. Firma el libro de diario mencionado en el punto 4, en señal de recibido el
dinero y al día hábil siguiente debe presentar la boleta de depósito, sellada
y firmada por el cajero del banco, esto se realiza en los casos que el monto
no supere el establecido en la política general 5, inciso b
10. Coordina para que dos veces por semana los mensajeros retiren los
depósitos realizados por la transportadora de valores en los bancos y los
traslada a la Unidad de Contabilidad para que se adjunten al ingreso
respectivo y se anotan en el control de ingresos entregados a la Unidad de
Contabilidad.
11. Verifica que en los depósitos conste el sello y la firma del cajero del banco
y traslada vía memorando a la Unidad de Contabilidad, en el caso de que
alguno de estos no conste, imprime el comprobante desde Internet
Banking y lo adjunta al depósito.
12. Si un depósito se anula, este debe quedar constando en el resumen de
ingresos como anulados y se le debe entregar a la Auxiliar de Tesorería la
copia y la original para actualizarlos en el auxiliar correspondiente.
Cajeros
Cajeros
Cajeros
Mensajero
Auxiliar de Tesorería
Auxiliar de Tesorería
Cajero
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DESCRIPCIÓN SUBPROCEDIMIENTO: INGRESO A LOS CENTROS DE RECREO
No. Actividad Responsable
1. Solicita el comprobante de recibo al colegiado, verificando la reservación
previa y además debe ser cotejado con el listado enviado semanalmente
por el Oficial de Plataforma de Alajuela
2. Mantiene los recibos, tiquetes y dinero en efectivo custodiados en un lugar
seguro
3. El consecutivo de los tiquetes de entradas, no puede presentar
alteraciones, ni saltos en el consecutivo.
4. Envía la colilla del depósito, el talón de los tiquetes en consecutivo que
fueron entregados y que conforman el monto depositado deben ser
enviados vía encomienda o courier a la Unidad de Tesorería en la Sede de
Alajuela, durante la tercera semana de cada mes, con el fin de realizar el
registro del ingreso correspondiente.
5. Lleva un auxiliar con los tiquetes utilizados en cada Centro de Recreo,
anotando el número de recibo con el que el cajero de Alajuela lo registra
en el sistema de contabilidad, la fecha, el consecutivo de los tiquetes de
entradas y el monto, además de realizar arqueos sorpresivos de estos
documentos en blanco.
Encargado del centro
de Recreo
Encargado del centro
de Recreo
Encargado del centro
de recreo
Encargado del centro
de recreo
Auxiliar de tesorería
***FIN DEL PROCEDIMIENTO***
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