AC 2005 Vol-1.pdf - Cecmed - Infomed

Control de la documentación... 171
carpetas destinadas para ello en el área de
Aseguramiento de la Calidad, quedando
conformado el Archivo Maestro. Los
documentos no vigentes se conservan en el
Archivo Pasivo, conformándose así la
Historia del Documento. En esta área,
además, se reproducen de forma cuidadosa
los documentos en las cantidades
necesarias para su distribución a las áreas
involucradas con las actividades descritas
en ellos, identificándose las copias como
“copia fiel del original”; se controla y
registra la distribución de copias a las
áreas, lo cual garantiza la recogida y
destrucción de las mismas una vez que no
están vigentes. Estas copias están
disponibles de forma segura en los lugares
de fácil acceso para garantizar su cuidado
y conservación siendo responsables de su
custodia los documentadores por área.
La actualización de los procedimientos se
lleva a cabo anualmente y en caso de las
instructivas y los registros de instructivas
se hará cada tres años como máximo. El
sistema para el control de la
documentación establece, además, las
modificaciones urgentes a la
documentación cuando no sea posible
esperar a la actualización de esta,
facilitando así la introducción inmediata
de acciones para la mejora.
Existe un mecanismo para el control de
cambios realizados a los documentos, que
garantiza la identificación de estos,
señalándolo en el cajetín de los PNO,
según la página que se modifique con la
firma y fecha de aprobación. Las
modificaciones a cualquier documento se
revisan y aprueban por los mismos niveles
responsables de la revisión y aprobación
del documento original. En la medida que
se identifican, en cada área,
modificaciones que no representen un
cambio urgente del documento, éstas son
registradas de forma independiente y se
conservan en el área hasta que corresponda
la actualización del mismo.
Durante todo este proceso están
implicados una serie de registros que se
van llenando y supervisando según lo
establecido, quedando así la evidencia de
la realización de estas actividades.
Considerando las posibilidades que brinda
la intranet del Centro para la factibilidad
de información actualizada, en
Aseguramiento de la Calidad se ha creado
un sitio Web para brindar una rápida y
efectiva información acerca del estado de
los documentos referentes a la calidad a
todos los especialistas del Centro. Este
sitio facilita el acceso, desde cualquier
máquina conectada a la red interna, al
listado de los procedimientos, manuales,
regulaciones, instructivas y registros que
rigen las actividades de la Institución [10].
Esta forma de comunicación entre las
áreas de la Institución y Aseguramiento de
la Calidad, mejora en gran medida el
acceso a la información, acerca del estado
de la documentación de calidad del
CECMED.
La aplicación del sistema de control de la
documentación antes descrito ha permitido
dar un salto significativo tanto en calidad
como en cantidad de los documentos
necesarios, lo cual se muestra en la Tabla
2.
Tercera Etapa
Del 2003 a la fecha, el área de
Aseguramiento de la Calidad se encuentra
en una etapa de seguimiento y
mejoramiento del Sistema de Control de
Documentos diseñado, durante la cual:
• Se continuó perfeccionando el PNO
00.001 y el PNO 00.002, elaborándose
una nueva edición de cada uno de ellos
para el control de la documentación.
• Los balances semestrales y anuales con
el estado del cumplimiento del control de