AC 2005 Vol-1.pdf - Cecmed - Infomed
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Control de la documentación... 171<br />
carpetas destinadas para ello en el área de<br />
Aseguramiento de la Calidad, quedando<br />
conformado el Archivo Maestro. Los<br />
documentos no vigentes se conservan en el<br />
Archivo Pasivo, conformándose así la<br />
Historia del Documento. En esta área,<br />
además, se reproducen de forma cuidadosa<br />
los documentos en las cantidades<br />
necesarias para su distribución a las áreas<br />
involucradas con las actividades descritas<br />
en ellos, identificándose las copias como<br />
“copia fiel del original”; se controla y<br />
registra la distribución de copias a las<br />
áreas, lo cual garantiza la recogida y<br />
destrucción de las mismas una vez que no<br />
están vigentes. Estas copias están<br />
disponibles de forma segura en los lugares<br />
de fácil acceso para garantizar su cuidado<br />
y conservación siendo responsables de su<br />
custodia los documentadores por área.<br />
La actualización de los procedimientos se<br />
lleva a cabo anualmente y en caso de las<br />
instructivas y los registros de instructivas<br />
se hará cada tres años como máximo. El<br />
sistema para el control de la<br />
documentación establece, además, las<br />
modificaciones urgentes a la<br />
documentación cuando no sea posible<br />
esperar a la actualización de esta,<br />
facilitando así la introducción inmediata<br />
de acciones para la mejora.<br />
Existe un mecanismo para el control de<br />
cambios realizados a los documentos, que<br />
garantiza la identificación de estos,<br />
señalándolo en el cajetín de los PNO,<br />
según la página que se modifique con la<br />
firma y fecha de aprobación. Las<br />
modificaciones a cualquier documento se<br />
revisan y aprueban por los mismos niveles<br />
responsables de la revisión y aprobación<br />
del documento original. En la medida que<br />
se identifican, en cada área,<br />
modificaciones que no representen un<br />
cambio urgente del documento, éstas son<br />
registradas de forma independiente y se<br />
conservan en el área hasta que corresponda<br />
la actualización del mismo.<br />
Durante todo este proceso están<br />
implicados una serie de registros que se<br />
van llenando y supervisando según lo<br />
establecido, quedando así la evidencia de<br />
la realización de estas actividades.<br />
Considerando las posibilidades que brinda<br />
la intranet del Centro para la factibilidad<br />
de información actualizada, en<br />
Aseguramiento de la Calidad se ha creado<br />
un sitio Web para brindar una rápida y<br />
efectiva información acerca del estado de<br />
los documentos referentes a la calidad a<br />
todos los especialistas del Centro. Este<br />
sitio facilita el acceso, desde cualquier<br />
máquina conectada a la red interna, al<br />
listado de los procedimientos, manuales,<br />
regulaciones, instructivas y registros que<br />
rigen las actividades de la Institución [10].<br />
Esta forma de comunicación entre las<br />
áreas de la Institución y Aseguramiento de<br />
la Calidad, mejora en gran medida el<br />
acceso a la información, acerca del estado<br />
de la documentación de calidad del<br />
CECMED.<br />
La aplicación del sistema de control de la<br />
documentación antes descrito ha permitido<br />
dar un salto significativo tanto en calidad<br />
como en cantidad de los documentos<br />
necesarios, lo cual se muestra en la Tabla<br />
2.<br />
Tercera Etapa<br />
Del 2003 a la fecha, el área de<br />
Aseguramiento de la Calidad se encuentra<br />
en una etapa de seguimiento y<br />
mejoramiento del Sistema de Control de<br />
Documentos diseñado, durante la cual:<br />
• Se continuó perfeccionando el PNO<br />
00.001 y el PNO 00.002, elaborándose<br />
una nueva edición de cada uno de ellos<br />
para el control de la documentación.<br />
• Los balances semestrales y anuales con<br />
el estado del cumplimiento del control de