AC 2005 Vol-1.pdf - Cecmed - Infomed

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Control de la documentación...
subdirecciones y la Dirección como
responsables de la aprobación de la
documentación del Centro.
Se actualizó el PNO 00.001 y se continuó
en la identificación y elaboración de la
documentación. Se incluyeron los
manuales, las instructivas y los registros
de instructivas como tipos de documentos
del sistema, quedando estructurada así la
base documental del CECMED (ver Fig.
2).
Los documentos se identificaron
debidamente según los códigos
establecidos de acuerdo al tipo de
documento y al área que lo elabora, según
se muestra en la Tabla 1. El código indica,
además, el orden consecutivo del
documento en el área.
En el caso de los registros, se codificaron
de forma tal que permite relacionarlo con
el procedimiento o instructiva de la
actividad donde se utilicen.
Los documentos se actualizan
periódicamente y se conservan en lugares
seguros y de fácil y rápido acceso por lo
que están disponibles para los especialistas
que lo requieran o bajo condiciones de
seguridad en el caso de que sean
confidenciales. Se conservan por tiempo
definido, declarándose en el momento de
su aprobación.
En el año 2003 quedó implementado el
sistema de control de la documentación en
el CECMED (Fig. 3), partiendo de que
todos los documentos necesarios para la
realización de las actividades son
identificados por los jefes de áreas,
teniendo en cuenta los procesos que se
desarrollan. Los títulos de los documentos
son reflejados en un listado de acuerdo al
tipo de documento, con código, título,
edición, fecha de aprobación; y en la
medida que son elaborados y aprobados se
actualiza esta lista con el código del
documento aprobado, la edición, fecha de
aprobación y la fecha de derogación en
caso de que proceda. La actualización es
responsabilidad del documentador,
persona del área encargada de tramitar
directamente con el responsable de la
documentación del Centro, así como de
garantizar la conservación adecuada de la
misma.
A partir del listado de los documentos
identificados, cada jefe de área planifica a
principios de año (enero) la elaboración o
actualización anual de los documentos
junto con el área de Aseguramiento de la
Calidad, la cual controlará el
cumplimiento del mismo durante todo el
año. Los documentos que excepcionalmente
se elaboren fuera de lo planificado
son controlados y solo se acepta esta
condición después de un análisis de
Aseguramiento de la Calidad con el jefe
del área teniendo en cuenta la necesidad de
su aprobación inmediata.
Los especialistas responsables de las
actividades operativas y técnicas, elaboran
los documentos y tendrán en cuenta los
criterios emitidos por otros especialistas
del área y del Centro relacionados con la
actividad descrita. Son escritos de forma
clara, legible, sin ambigüedades y están
fechados y firmados por las personas que
lo elaboran, revisan y aprueban. Además,
son revisados por el jefe del área y
Aseguramiento de la Calidad para
comprobar la correcta descripción de los
pasos y el uso del formato y estructura
adecuados respectivamente. Concluida la
revisión del documento se presenta a
Aseguramiento de la Calidad para tramitar
su aprobación y el responsable del control
de la documentación del Centro es el
encargado de presentarlo a aprobación,
según el nivel establecido para cada
documento.
Los documentos aprobados son
controlados, conservándose el original en