AC 2005 Vol-1.pdf - Cecmed - Infomed
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170<br />
Control de la documentación...<br />
subdirecciones y la Dirección como<br />
responsables de la aprobación de la<br />
documentación del Centro.<br />
Se actualizó el PNO 00.001 y se continuó<br />
en la identificación y elaboración de la<br />
documentación. Se incluyeron los<br />
manuales, las instructivas y los registros<br />
de instructivas como tipos de documentos<br />
del sistema, quedando estructurada así la<br />
base documental del CECMED (ver Fig.<br />
2).<br />
Los documentos se identificaron<br />
debidamente según los códigos<br />
establecidos de acuerdo al tipo de<br />
documento y al área que lo elabora, según<br />
se muestra en la Tabla 1. El código indica,<br />
además, el orden consecutivo del<br />
documento en el área.<br />
En el caso de los registros, se codificaron<br />
de forma tal que permite relacionarlo con<br />
el procedimiento o instructiva de la<br />
actividad donde se utilicen.<br />
Los documentos se actualizan<br />
periódicamente y se conservan en lugares<br />
seguros y de fácil y rápido acceso por lo<br />
que están disponibles para los especialistas<br />
que lo requieran o bajo condiciones de<br />
seguridad en el caso de que sean<br />
confidenciales. Se conservan por tiempo<br />
definido, declarándose en el momento de<br />
su aprobación.<br />
En el año 2003 quedó implementado el<br />
sistema de control de la documentación en<br />
el CECMED (Fig. 3), partiendo de que<br />
todos los documentos necesarios para la<br />
realización de las actividades son<br />
identificados por los jefes de áreas,<br />
teniendo en cuenta los procesos que se<br />
desarrollan. Los títulos de los documentos<br />
son reflejados en un listado de acuerdo al<br />
tipo de documento, con código, título,<br />
edición, fecha de aprobación; y en la<br />
medida que son elaborados y aprobados se<br />
actualiza esta lista con el código del<br />
documento aprobado, la edición, fecha de<br />
aprobación y la fecha de derogación en<br />
caso de que proceda. La actualización es<br />
responsabilidad del documentador,<br />
persona del área encargada de tramitar<br />
directamente con el responsable de la<br />
documentación del Centro, así como de<br />
garantizar la conservación adecuada de la<br />
misma.<br />
A partir del listado de los documentos<br />
identificados, cada jefe de área planifica a<br />
principios de año (enero) la elaboración o<br />
actualización anual de los documentos<br />
junto con el área de Aseguramiento de la<br />
Calidad, la cual controlará el<br />
cumplimiento del mismo durante todo el<br />
año. Los documentos que excepcionalmente<br />
se elaboren fuera de lo planificado<br />
son controlados y solo se acepta esta<br />
condición después de un análisis de<br />
Aseguramiento de la Calidad con el jefe<br />
del área teniendo en cuenta la necesidad de<br />
su aprobación inmediata.<br />
Los especialistas responsables de las<br />
actividades operativas y técnicas, elaboran<br />
los documentos y tendrán en cuenta los<br />
criterios emitidos por otros especialistas<br />
del área y del Centro relacionados con la<br />
actividad descrita. Son escritos de forma<br />
clara, legible, sin ambigüedades y están<br />
fechados y firmados por las personas que<br />
lo elaboran, revisan y aprueban. Además,<br />
son revisados por el jefe del área y<br />
Aseguramiento de la Calidad para<br />
comprobar la correcta descripción de los<br />
pasos y el uso del formato y estructura<br />
adecuados respectivamente. Concluida la<br />
revisión del documento se presenta a<br />
Aseguramiento de la Calidad para tramitar<br />
su aprobación y el responsable del control<br />
de la documentación del Centro es el<br />
encargado de presentarlo a aprobación,<br />
según el nivel establecido para cada<br />
documento.<br />
Los documentos aprobados son<br />
controlados, conservándose el original en