AC 2005 Vol-1.pdf - Cecmed - Infomed
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Control de la documentación...<br />
Un sistema de calidad documentado<br />
implica el desarrollo y control de todos los<br />
documentos relativos a la calidad de todos<br />
los procesos que se realizan; asegurar la<br />
disponibilidad de la información para todo<br />
el personal que la requiere y demostrar,<br />
además, que se tiene un proceso de control<br />
de los documentos que incluya el acceso,<br />
la revisión y disposición de las versiones<br />
vigentes. Esto incluye la organización de<br />
la documentación de forma tal que permita<br />
la identificación y consulta rápida de la<br />
información; la conexión de los<br />
documentos que contienen información<br />
relacionada; un listado actualizado con la<br />
referencia de todos los documentos<br />
disponibles para el personal de la<br />
organización; un formato establecido para<br />
cada tipo de documento; las revisiones y<br />
aprobaciones de los documentos por<br />
personal autorizado y con suficiente<br />
experiencia e información en el tema; la<br />
actualización periódica de los documentos<br />
y en caso de cambios, que estos sean<br />
controlados y autorizados por las personas<br />
designadas [6-9].<br />
Este trabajo tiene como objetivo el diseño<br />
e implementación del Sistema de Control<br />
de Documentos del SGC en el CECMED,<br />
donde actualmente se dirigen los esfuerzos<br />
hacia la gestión de la calidad, no solo para<br />
alcanzar los objetivos de la calidad, sino el<br />
objetivo de la organización en su conjunto.<br />
Métodos<br />
Para el diseño e implantación del SCD se<br />
utilizó una metodología de trabajo por<br />
etapas (ver Fig. 1), la cual se presenta a<br />
continuación.<br />
Primera Etapa: Diagnóstico de la<br />
situación de la organización con<br />
relación al control de la documentación<br />
(1998-2000)<br />
En esta etapa para determinar la situación<br />
de la organización con relación al control<br />
de los documentos, se planificó la<br />
realización de un diagnóstico que nos<br />
proporcionaría una información de partida<br />
para la identificación:<br />
- Todos los documentos operativos y<br />
técnicos que existían en las diferentes<br />
áreas.<br />
- Los aspectos que incidían en el<br />
desarrollo del sistema de documentación<br />
(personal, Dirección, recursos, entre<br />
otras)<br />
Concluido el diagnóstico, se desarrolló un<br />
plan de acciones con vistas a eliminar o<br />
disminuir las diferencias identificadas en<br />
el mismo.<br />
Segunda Etapa: Diseño e<br />
implementación del Sistema de<br />
Documentación (2001-2002)<br />
Esta etapa se caracterizó por la revisión<br />
del cumplimiento del plan de acciones<br />
elaborado en la primera etapa, con el fin<br />
de crear las bases para:<br />
- Diseñar el SCD.<br />
- Actualizar el procedimiento para el<br />
control de la documentación (PNO<br />
00.001).<br />
- Implementar el SCD diseñado.<br />
- Emitir nuevos documentos.<br />
Tercera Etapa: Evaluación y<br />
Seguimiento del proceso para el control<br />
de la documentación (2003 a la fecha)<br />
En esta última etapa se propone la<br />
evaluación del sistema diseñado y el<br />
mejoramiento del mismo como parte del<br />
proceso de mejora continua.<br />
Resultados y Discusión<br />
Primera Etapa<br />
Los resultados obtenidos en el diagnóstico<br />
realizado en 1998 fueron los siguientes: