AC 2005 Vol-1.pdf - Cecmed - Infomed

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Control de la documentación...
Un sistema de calidad documentado
implica el desarrollo y control de todos los
documentos relativos a la calidad de todos
los procesos que se realizan; asegurar la
disponibilidad de la información para todo
el personal que la requiere y demostrar,
además, que se tiene un proceso de control
de los documentos que incluya el acceso,
la revisión y disposición de las versiones
vigentes. Esto incluye la organización de
la documentación de forma tal que permita
la identificación y consulta rápida de la
información; la conexión de los
documentos que contienen información
relacionada; un listado actualizado con la
referencia de todos los documentos
disponibles para el personal de la
organización; un formato establecido para
cada tipo de documento; las revisiones y
aprobaciones de los documentos por
personal autorizado y con suficiente
experiencia e información en el tema; la
actualización periódica de los documentos
y en caso de cambios, que estos sean
controlados y autorizados por las personas
designadas [6-9].
Este trabajo tiene como objetivo el diseño
e implementación del Sistema de Control
de Documentos del SGC en el CECMED,
donde actualmente se dirigen los esfuerzos
hacia la gestión de la calidad, no solo para
alcanzar los objetivos de la calidad, sino el
objetivo de la organización en su conjunto.
Métodos
Para el diseño e implantación del SCD se
utilizó una metodología de trabajo por
etapas (ver Fig. 1), la cual se presenta a
continuación.
Primera Etapa: Diagnóstico de la
situación de la organización con
relación al control de la documentación
(1998-2000)
En esta etapa para determinar la situación
de la organización con relación al control
de los documentos, se planificó la
realización de un diagnóstico que nos
proporcionaría una información de partida
para la identificación:
- Todos los documentos operativos y
técnicos que existían en las diferentes
áreas.
- Los aspectos que incidían en el
desarrollo del sistema de documentación
(personal, Dirección, recursos, entre
otras)
Concluido el diagnóstico, se desarrolló un
plan de acciones con vistas a eliminar o
disminuir las diferencias identificadas en
el mismo.
Segunda Etapa: Diseño e
implementación del Sistema de
Documentación (2001-2002)
Esta etapa se caracterizó por la revisión
del cumplimiento del plan de acciones
elaborado en la primera etapa, con el fin
de crear las bases para:
- Diseñar el SCD.
- Actualizar el procedimiento para el
control de la documentación (PNO
00.001).
- Implementar el SCD diseñado.
- Emitir nuevos documentos.
Tercera Etapa: Evaluación y
Seguimiento del proceso para el control
de la documentación (2003 a la fecha)
En esta última etapa se propone la
evaluación del sistema diseñado y el
mejoramiento del mismo como parte del
proceso de mejora continua.
Resultados y Discusión
Primera Etapa
Los resultados obtenidos en el diagnóstico
realizado en 1998 fueron los siguientes: