CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Liliana Brito Peláez
Rafael López Hoyos
Rafael López Hoyos
Cargo: Auxiliar Administrativo Cargo: Secretario de Despacho Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO
Correspondencia externa
recibida
Código: P-SAD-42
Versión: 03
Fecha: 30/08/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3
6. CONTENIDO..................................................................................................... 5
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7
9. ANEXOS ............................................................................................................ 7

PROCEDIMIENTO
Correspondencia externa
recibida
Código: P-SAD-42
Versión: 03
Fecha: 30/08/2011
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto ofrecer un servicio eficiente en cuanto a
recepción, radicación y distribución de la correspondencia externa recibida.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la correspondencia externa recibida con destino a
todas las dependencias o unidades administrativas de la administración central
departamental, incluye la participación directa de la Secretaría de Servicios
Administrativos.
3. DEFINICIONES
3.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes
dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la
Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina Privada, Oficinas, Secretarías de
Despacho.
4. NORMATIVIDAD
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8,11 y 12. Manejo de Comunicaciones
Oficiales.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Servicios administrativos.
SUBPROCESO: Gestión Administrativa.
5.2 INTERRELACIONES

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PROVEEDOR: Comunidad, entidades públicas y privadas, institutos
descentralizados, servidores públicos.
CLIENTE: Todos los procesos
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
Que no se entregue en la oficina competente.
Que la persona que la recepciona traspapele la información.
5.3.2 Puntos de control
Radicación y seguimiento al trámite de la correspondencia externa
recibida.(Actividad 5)

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6. CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
1
Identificar medios de recepción:
mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, pagina web, otros
Correspondencia
recibida
Auxiliar
Administrativo
1 día
2
Recibir documentos oficiales,
verificación y confrontación de folios,
copias, anexos, firmas.
Revisión
Auxiliar
Administrativo
1 día
3
Dar el recibido en el original de la
guía.
Entrega Guía
Auxiliar
Administrativo
1 día
4
Diligenciar constancia de recibo.
(Hora, libro radicador).
Radicado
Auxiliar
Administrativo
1 día
5
Organizar la correspondencia según el
radicado en forma consecutiva de
menor a mayor, se pasa el documento
para digitar la información en un
formato establecido, registrar el
número de radicado, fecha de
recibido, procedencia, lugar, número
de oficio, resumen del contenido y,
anexos. Pasar a la dependencia
competente para dar trámite.
Radicación
Auxiliar
Administrativo
1 día
6
Imprimir el formato y anexar la
correspondencia, que se envía a las
diferentes dependencias.
Envío de
correspondencia
Auxiliar
Administrativo
1 día
7
Entregar al mensajero verificando que
hayan quedado bien radicados.
Verificación
Auxiliar
Administrativo
1 día
8
Realizar recorrido (mensajero 9 3 o 4
veces al día, según el volumen de
correspondencia recibida al llegar a
cada dependencia hacer entrega de
los documentos recogiendo las firmas
del recibido.
Entrega
Auxiliar
Administrativo
1 día

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recibida
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Versión: 03
Fecha: 30/08/2011
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9 Devolver la planilla de control con
firmas claras.
Verificación de
Entrega
Auxiliar Servicios
Generales
1 día

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Versión: 03
Fecha: 30/08/2011
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Código Nombre Recolección Indización Clasificación
F-SAD-03
Correspondencia
recibida externa
Auxiliar
Administrativo
Base de datos
Cronológicoconsecutivo
Personal
Autorizado
Auxiliar
Administrativo
Tiempo de
Retención
Lo establecido en la
Tabla de Retención
Método
Archivo Central
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
9.1 Correspondencia Recibida.
9. ANEXOS
9.1 F-SAD-03 Correspondencia Recibida Externa.