DE SEAT CAJA DE HERRAMIENTAS - Anglo American

4B.10 INCLUSIÓN DE LOS STAKEHOLDERS EN LA
PLANIFICACIÓN PARA EMERGENCIAS
A continuación, se muestra el proceso APELL de 10 etapas
para desarrollar un plan de emergencia con la participación de
los stakeholders, en la Figura 4B.3. Proporciona un modelo
simple pero sólido para el proceso básico.
El proceso debe tratarse siempre como iterativo; es decir, es
posible que sea necesario rever las tareas anteriores como
resultado de desarrollos posteriores. Por ejemplo, las pruebas de
los planes de emergencia pueden revelar la necesidad de hacer
participar a nuevos stakeholders.
Tarea 1: Identificar a los participantes
Una vez que se han caracterizado los riesgos (inherentes y
percibidos) de un sitio, pueden identificarse los stakeholders
con el fin de desarrollar y revisar el plan de emergencia. En
términos de APELL, este es el Grupo coordinador local de
planificación ante emergencias. En el caso de que los contactos
primarios no estén disponibles, es importante identificar
contactos alternativos o secundarios dentro de cada grupo
de stakeholders. Esto aumenta el reconocimiento entre los
stakeholders de que su rol en la gestión de emergencias
es importante.
Tarea 2: Evaluar los riesgos
Los stakeholders clave deben participar en la evaluación de
los riesgos de emergencia (incluidas, en particular, las partes
externas que pueden causar una emergencia, como una
instalación industrial cercana) y de los grupos de servicios
de emergencia que estarían directamente involucrados en la
respuesta ante emergencias.
Figura 4B.3 El proceso APELL
1. Identificar la respuesta ante emergencias y
establecer sus roles, recursos e inquietudes
2. Evaluar los riesgos y peligros que pueden producirse
en situaciones de emergencia en la comunidad y
definir las opciones para disminuir los riesgos
3. Hacer que los participantes revisen su propio plan
de emergencia, incluidas las comunicaciones, para que
se adecuen a una respuesta coordinada
4. Identificar las tareas de respuesta necesarias que
no están cubiertas por los planes existentes
5. Ajustar las tareas a los recursos disponibles
de los participantes identificados
6. Realizar los cambios necesarios para mejorar los
planes de emergencia existentes, integrarlos a un plan
comunitario general y lograr un acuerdo
7. Certificar el plan comunitario integrado y obtener apoyo
para este y las aprobaciones relevantes
8. Comunicar la versión final del plan integrado a los
grupos participantes y garantizar que todos los agentes
que responden ante emergencias estén capacitados
9. Probar y revisar los planes en forma regular
Es importante comprender el modo en el que los stakeholders
perciben cada riesgo, para presentar la información de los
riesgos del sitio con precisión y preparar al equipo de respuesta
ante emergencias para las discusiones sensibles que puedan
surgir (por ejemplo, los impactos de las emergencias operativas
en los residentes locales y el medio ambiente).
Los stakeholders deben participar en la identificación y
evaluación de los escenarios de emergencia relevantes. Sin
embargo, es importante asistir a tales discusiones con una idea
clara de los escenarios potenciales. Normalmente, resulta útil
desarrollar una variedad de escenarios de emergencia para
analizar con los stakeholders. Por ejemplo, escenarios medios
razonables para la planificación de recursos y peores escenarios
razonables para la planificación de contingencias. Por lo general,
los debates se centran en los peores escenarios y el modo en
el que la probabilidad debe tenerse en cuenta en el proceso
de planificación.
Resulta importante incluir las emergencias potenciales
relacionadas con el transporte hacia y desde la operación (envío
marítimo, operaciones portuarias, transporte terrestre, etc.). Esto
puede implicar diferentes grupos de stakeholders en las rutas de
transporte que pueden encontrarse a una distancia remota de
la operación.
Tarea 3: Revisar los planes existentes
La mayoría de los sitios y las instalaciones vecinas de Anglo
American ya cuentan con planes de emergencia. Los servicios
de emergencia locales y los organismos gubernamentales
también cuentan con planes de emergencia. Estos planes
deben revisarse siempre como punto de partida y, por lo
general, resultan muy útiles para establecer relaciones con
los stakeholders clave. Puede ser necesario revisar la lista de
stakeholders o de los miembros del grupo de planificación
siguiendo este ejercicio.
La revisión de los planes existentes normalmente revela brechas
que deben abordarse para garantizar una respuesta adecuada
ante emergencias. En esta etapa, es fundamental hacer que
los stakeholders identifiquen sus inquietudes en relación con
las medidas existentes. Sin estas sugerencias, será más difícil
obtener la aceptación de los stakeholders en una etapa futura.
En este punto del proceso, también puede resultar útil
desarrollar una lista de control de todos los requisitos
regulatorios relacionados con la respuesta ante emergencias.
Tarea 4: Identificar las tareas de respuesta
necesarias
La determinación de la información de los stakeholders
debe permitirles poner en práctica sus responsabilidades
deseadas. Por ejemplo, normalmente, es beneficioso informar
a los stakeholders acerca de los controles y programas
más importantes disponibles para evitar que se produzcan
emergencias, y brindarles información relacionada con los
riesgos potenciales.
Durante la planificación, debe comprender qué considera
particularmente importante cada stakeholder en el caso de una
emergencia. Por ejemplo, es comprensible que los organismos
ambientales se centren en la protección de los activos
ambientales.
Desarrolle contactos de medios y planes de relaciones
de medios (preferiblemente, que no se centren solo en la
planificación ante emergencias) para garantizar que se difunda
información precisa a través de los medios. Los empleados de
Anglo American deben garantizar que toda participación con los
medios respete la Política de medios de Anglo American.
10. Comunicar el plan integrado a la comunidad en general
84 Herramienta 4B: compromiso de los stakeholders en la planificación ante emergencias