DE SEAT CAJA DE HERRAMIENTAS - Anglo American

Cuadro 2B.4 Principios para una participación exitosa
La participación efectiva de los stakeholders puede producir beneficios;
no obstante, si se gestiona de manera deficiente, implica un daño
potencial para las relaciones con los stakeholders. Se deben aplicar
principios clave:
• Garantizar que el personal de Anglo American que gestiona la
participación tenga las capacidades relevantes de mediación,
comunicación o resolución de conflictos para el contexto local.
• Reconocer que las habilidades de debate afianzadas que suelen
poseer los gerentes senior no siempre son productivas en un
ejercicio de participación de los stakeholders. El objetivo principal es
escuchar y entender las perspectivas de los stakeholders, en lugar
de “ganar” argumentos.
• Establecer objetivos, roles y alcance claros para las actividades
de participación.
• Gestionar las expectativas de los stakeholders; mantener un
registro central de los compromisos y no hacer promesas que
no puedan cumplirse.
• Garantizar que se entreguen mensajes coherentes (p. ej., mensajes,
preguntas y respuestas clave).
• Con frecuencia, la gente necesita escuchar mensajes varias veces.
Asegurarse de que los mensajes sean claros y coherentes, y que se
repitan regularmente.
• Asegurarse de que el proceso de participación sea adecuado a
nivel social y cultural.
• Garantizar la participación de una muestra representativa de
stakeholders: omitir a determinados grupos o subgrupos de
stakeholders puede generar conflictos.
• Establecer un sistema para la retroalimentación y el seguimiento de
los problemas planteados. No hacerlo puede debilitar la confianza.
• Asegurarse de brindar a los stakeholders un punto clave de contacto
y de ofrecer acceso a los sistemas para informar los problemas.
• Cuando sea posible, asegurarse de que la representación de la
gerencia senior envíe mensajes valiosos sobre el compromiso con el
proceso de participación.
• Los medios de comunicación pueden estar presentes en las
reuniones realizadas en foros públicos. Es prudente suponer que
todo lo que se diga durante la participación de los stakeholders
aparecerá en los medios de comunicación locales.
Tarea 1: determinar los objetivos y el alcance de la
participación de los stakeholders
Antes de emprender el proceso de participación, es importante
ser claro sobre el objetivo de la participación (consulte la
Sección 2B.4). Es esencial que el personal de nivel senior
respalde estos objetivos y brinde al personal de implementación
el apoyo y el tiempo requeridos para concentrarse en el
proceso de participación, así como la autoridad para abordar los
problemas planteados.
Tarea 2: clasificar a los stakeholders, incluidos sus
problemas y preocupaciones
La Sección 2B.5 proporciona orientación detallada sobre la
identificación y la clasificación de los stakeholders, incluidos sus
problemas y preocupaciones. Mientras que la mayoría de las
operaciones ya tienen un proceso establecido para identificar
a los stakeholders, es esencial garantizar que sea integral e
inclusivo.
Tarea 3: identificar los procesos de participación
existentes
La operación debe identificar los procesos y actividades de
participación ya establecidos y decidir si estos pueden usarse
durante el proceso de SEAT y, si es así, cómo pueden mejorarse.
Para cada actividad de participación actualmente en curso, el
personal debe evaluar críticamente la probabilidad de que estas
cumplan con los objetivos de participación de SEAT.
Tarea 4: desarrollar un SEP
Debe desarrollarse un SEP integral que detalle lo siguiente:
• Alcance: los stakeholders que participarán, así como los
problemas e impactos conocidos que deben abordarse
durante la participación.
• Vulnerabilidades: todas las vulnerabilidades entre los grupos
de stakeholders (p. ej., conflictos o dinámica de poder) que
deben considerarse en el proceso de participación.
• Enfoque: el modo preferido de participación y comunicación
para cada grupo de stakeholders. La selección del enfoque
preferido debe reflejar la preferencia de la operación y de los
stakeholders (consulte la Sección 2B.6 a continuación para
obtener orientación adicional).
• Plan de implementación: las actividades y el cronograma
de implementación del SEP. El enfoque y la frecuencia de
las actividades de participación deben reflejar el carácter y la
gravedad de los problemas e impactos.
• Información: la información que requieren los stakeholders
para entender y evaluar el desempeño de la operación en
relación con los problemas e impactos sin afectar a los
stakeholders, el personal o la confidencialidad comercial.
• Accesibilidad: el carácter y la duración de las actividades
de participación (se debe recordar la notificación adecuada
de las reuniones a los stakeholders), así como los canales de
comunicaciones adecuados relevantes para cada grupo de
stakeholders a fin de garantizar la accesibilidad.
• Recursos: la identificación de recursos humanos y
financieros requeridos para implementar el SEP, que incluyen
los roles y las responsabilidades en las actividades de
participación.
• Comunicaciones: las comunicaciones claras son esenciales.
Cuando se notifique a los stakeholders sobre su participación,
es importante informarlos sobre su rol en el proceso y qué
pueden esperar. Se puede usar una “Hoja de datos de
stakeholders”, que se proporciona al final de esta herramienta,
para informar a los stakeholders.
Algunas operaciones ya han experimentado intentos por parte
de un grupo de stakeholders de excluir a otro grupo durante
el proceso de participación. El compromiso de Anglo American
con la participación de los stakeholders significa que no se
pueden admitir tales presiones: la participación debe ser
representativa y equilibrada. La exclusión de grupos representa
un incumplimiento de las políticas establecidas en el Social
Way de Anglo American y podría poner en riesgo también la
reputación de la compañía. Por lo tanto, los gerentes deben ser
rotundos contra dicha presión de manera que esas exclusiones
sean, por consiguiente, inadmisibles.
48 Herramienta 2B: desarrollo de un plan de participación de los stakeholders