DE SEAT CAJA DE HERRAMIENTAS - Anglo American

Herramienta 7B: intercambi de
los resultados del proceso de
SEAT con los stakeholders
7B.1 OBJETIVOS
El objetivo de esta herramienta es proporcionar orientación sobre
la presentación de informes a los stakeholders en relación con los
hallazgos y los compromisos que emanan del proceso de SEAT.
Al dar participación a los stakeholders en el proceso de SEAT
(por ej. generando una comprensión de los temas clave,
accediendo a los datos de base, planteando las posibles
respuestas de gestión, etc.), acarrea la obvia responsabilidad
de efectuar una retroalimentación. Dichos informes conforman
una parte integral del proceso de SEAT y sientan una base
permanente para la responsabilidad, es decir, para el monitoreo
del progreso que se realiza en cuanto al cumplimiento de los
compromisos de gestión. En el caso contrario, si no se efectuase
la retroalimentación, los stakeholders podrían sentir que sus
aportes no han sido tenidos en cuenta y no podrán ver cómo
se abordaron los problemas que ellos plantearon. Esto, a su
vez, podría afectar los niveles de confianza entre una operación
y sus stakeholders, y esto provocaría cierta animosidad por
parte de los stakeholder al momento de involucrarse en futuras
actividades de participación.
Dada la importancia de las retroalimentaciones, el
proceso de SEAT no se considera completo hasta
que se haya efectuado la retroalimentación, es decir,
hasta que se genere el informe y se distribuya entre
los stakeholders.
7B.2 CUÁNDO SE DEBE USAR ESTA HERRAMIENTA
La retroalimentación estructurada se debe incluir en el proceso
de SEAT:
••
al finalizar el Paso 3, una vez identificado y evaluados todos
los impactos y problemas, al momento de desarrollar las
respuestas de gestión a estos impactos o problemas;
••
al finalizar el Paso 6, una vez que se han desarrollado los
planes de gestión y supervisión; y
••
adurante el Paso 7, una vez finalizado el bosquejo del
informe de SEAT.
Las ventajas de incluir un informe provisorio al final del Paso 3
son las siguientes:
••
crea la oportunidad de debatir y probar la solidez y la validez
de los resultados y las respuestas propuestas antes de su
ejecución definitiva; y
••
la participación de los stakeholders desarrolla una
comprensión y una responsabilidad compartidas sobre los
problemas o impactos, y permite la participación de los
stakeholders en el desarrollo de las respuestas de gestión.
Incluso en el caso de que no sea posible la retroalimentación
después del Paso 3, es importante que los stakeholders tengan
la posibilidad de comentar sobre el bosquejo del informe de
SEAT.
7B.3 PLANIFICACIÓN DE LA RETROALIMENTACIÓN
PARA LOS STAKEHOLDERS
Resulta muy útil incluir los siguientes pasos en el proceso de
retroalimentación:
••
El objetivo y el alcance de la participación de los
stakeholders en la fase de retroalimentación. Los objetivos
de la retroalimentación de los stakeholders son diferentes
de los de las rondas de participación iniciales y, por ende,
deben revisarse. Los objetivos clave que se deben considerar
incluyen los siguientes:
– brindar a los stakeholders la posibilidad de comentar sobre
el bosquejo del informe de SEAT; y
– brindar a la operación la posibilidad de verificar la precisión
y la integridad del bosquejo de su informe de SEAT,
además de la aptitud de las medidas de gestión que se han
identificado.
Estos objetivos se deben considerar al desarrollar un abordaje
sobre la retroalimentación de los stakeholders.
••
Los stakeholders clave para la fase de retroalimentación.
En general, todos los stakeholders que participaron en el
informe de SEAT deben recibir al menos una copia del
informe. Los stakeholders más importantes también deben
recibir un resumen personal. En términos generales, la
operación debe tomar las medidas necesarias para garantizar
que todos los stakeholders locales tengan, como mínimo,
la capacidad de acceder a copias gratuitas del informe, en
formato electrónico o impreso.
••
Medios de retroalimentación. Los puntos específicos que
debe sopesar e incluir en su plan son:
– el modo preferido de participación de los diferentes grupos
de stakeholders;
– la lista de actividades necesarias al preparar la participación;
– el cronograma de las actividades de participación (no olvide
notificarles a los stakeholders con la antelación debida); y
– la identificación de los roles y las responsabilidades en las
actividades de participación, incluida la preparación.
La Tabla 7B.1 ofrece una proforma para planificar un enfoque
de retroalimentación.
Herramienta 7B: intercambio de los resultados del proceso de SEAT con los stakeholders
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